PEKELILING BENDAHARI BIL. 4 TAHUN 2008 PENYEDIAAN CADANGAN PERBELANJAAN MENGURUS UNIVERSITI MALAYSIA SABAH BAGI TAHUN 2010 DAN 2011

Transkripsi

1 No. Ruj : UMS/BN3.1/P5/4 ( 15 ) Tarikh : 23 Disember 2008 PEKELILING BENDAHARI Semua Dekan Sekolah / Pusat, Semua Pengarah Institut/Jabatan Semua Ketua Unit Semua Pemegang Waran Pusat Tanggungjawab. PEKELILING BENDAHARI BIL. 4 TAHUN 2008 PENYEDIAAN CADANGAN PERBELANJAAN MENGURUS UNIVERSITI MALAYSIA SABAH BAGI TAHUN 2010 DAN Tujuan 1.1 Pekeliling ini bertujuan: Sebagai panduan bagi penyediaan Cadangan Perbelanjaan Mengurus Universiti Malaysia Sabah (UMS) tahun 2010 dan 2011; Memaklumkan peraturan dan tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab () serta Pemegang Waran dalam proses penyediaan cadangan perbelanjaan dan laporan anggaran belanjawan program dan prestasi bagi memastikan cadangan perbelanjaan dan laporan dikemukakan dengan kemas dan teratur serta mengikut jadual yang ditetapkan. 2. PENYEDIAAN CADANGAN PERBELANJAAN MENGURUS 2.1 Ketua diminta memberi perhatian kepada senario ekonomi negara dan dunia serta strategi Bajet Kerajaan semasa menyediakan cadangan

2 perbelanjaan tahun 2010 dan 2011 bagi masing-masing. Ketua-Ketua juga hendaklah merancang dan merangka tindakan pengurusan secara strategik dan berkesan untuk memastikan sumber kewangan digunakan dengan cara yang paling optimum bagi mencapai objektif yang ditetapkan. 2.2 Dalam menyediakan cadangan perbelanjaan, Ketua adalah dipohon untuk mengambil perhatian perkara-perkara berikut : merancang dan menyediakan keperluan dengan rapi dan teliti bagi mengelakkan sebarang lebihan perbelanjaan atau keperluan peruntukan tambahan. Kenaikan perbelanjaan mengurus hendaklah disederhanakan ke tahap yang paling mapan supaya perbelanjaan mencerminkan keperluan sebenar Cadangan Dasar Baru termasuk perluasan dasar sedia ada seperti menyediakan program/kursus/ sekolah baru perlu disokong dengan surat kelulusan daripada Kementerian Pengajian Tinggi/Senat Universiti. Kertas kerja lanjut mengenai penubuhan program/ sekolah baru hendaklah turut disertakan Cadangan One-Off di bawah peruntukan mengurus seperti pembelian peralatan, naiktaraf dan ubahsuai bangunan perlu mengambil kira keupayaan untuk membelanjakan peruntukan tersebut dalam jangkamasa satu tahun kewangan Cadangan One-Off bagi permohonan pembelian/ naik taraf peralatan aset bukan ICT hendaklah dalam bentuk jadual dengan menyatakan maklumat berkaitan (a) bilangan peralatan sedia ada, (b) bilangan tambahan yang diperlukan, dan (c) justifikasi keperluan. Perakuan daripada Unit Instrumentasi, Pusat Penyelidikan dan Inovasi UMS hendaklah disertakan bagi peralatan bernilai melebihi RM100, setiap satu unit Cadangan One-Off bagi permohonan pembelian atau menaiktaraf peralatan ICT seperti perkakasan atau perisian dan peralatan Alat Bantu Mengajar hendaklah disertakan dengan perakuan teknikal daripada Unit Media & Teknologi Pendidikan [UMTP] UMS Cadangan One-Off bagi permohonan ubahsuai/ naiktaraf ruang hendaklah disertakan dengan perakuan teknikal daripada Jabatan Pembangunan & Penyelenggaran [JPP] UMS Cadangan Dasar Baru dan One-Off hendaklah diteliti keperluannya dan senarai keutamaan dibuat di dalam ringkasan Cadangan Dasar baru dan One-Off mengikut format yang ditetapkan. Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s 2 drpd 8

3 2.3 Perjawatan Permohonan untuk jawatan baru/ tambahan hendaklah dikemukakan ke Pejabat Pendaftar, Universiti Malaysia Sabah untuk dipertimbangkan secara berasingan. 2.4 Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Mengurus Tahun 2010 dan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Mengurus (perjanjian program, dasar sedia ada, cadangan dasar baru, one-off dan cadangan penjimatan) adalah dikemukakan bagi dua tahun iaitu tahun 2010 dan Penyediaan cadangan Anggaran Perbelanjaan Mengurus hendaklah disediakan mengikut garis panduan dan format-format yang dinyatakan dalam Garis Panduan Penyediaan Belanjawan Mengurus Pusat Tanggungjawab Universiti Malaysia Sabah [UMS] Dua Tahun Sekali [ BEN/MP/BC/01]. 2.5 Penyediaan Anggaran Belanjawan Mengurus : Agihan Batas Perbelanjaan bagi penyediaan cadangan Dasar Sedia Ada bagi tahun 2010 dan tahun 2011 adalah berdasarkan jumlah kelulusan peruntukan mengurus bagi tahun. (Batas Perbelanjaan telah diedarkan dalam surat Bendahari bertarikh 23 Disember 2008) Ketua adalah diminta untuk mengemukakan maklumat lengkap mengenai butiran perbelanjaan Dasar Sedia Ada Aktiviti bagi tahun 2010 mengikut Objek Sebagai untuk menyokong pertimbangan permohonan Dasar Baru dan One-Off Cadangan perbelanjaan bagi dasar sedia ada tidak boleh melebihi Batas Perbelanjaan yang telah ditetapan. Jika rancangan perbelanjaan Dasar Sedia Ada 2010 dan 2011 melebihi Batas Perbelanjaan yang diberi, lebihan itu hendaklah dipohon sebagai satu belanja Dasar Baru Dasar Sedia Ada hendaklah disemak untuk mengenalpasti sebarang penjimatan atas pemansuhan aktiviti atau perubahan proses dasar sedia ada dan mengemukakan cadangan penjimatan tersebut (sekiranya ada) mengikut format yang ditetapkan. Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s 3 drpd 8

4 2.5.5 Ketua hendaklah memastikan bahawa cadangan perbelanjaan bagi Dasar Baru dan One-Off hanya dikemukakan untuk pertimbangan setelah keperluannya dikaji dengan teliti dan dianggap benar-benar perlu. 3. PENYAMPAIAN CADANGAN BELANJAWAN MENGURUS 3.1 Cadangan Belanjawan Mengurus (terdiri daripada Perjanjian Program dan Cadangan Perbelanjaan Mengurus (ABM)] yang lengkap bagi tahun 2010 dan 2011 hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bajet, Jabatan Bendahari UMS tidak lewat daripada hari Jumaat, 30 Januari dalam bentuk berikut:- a. bentuk hardcopy yang berjilid (ring binding) sebanyak 6 naskah, dan b. softcopy dalam bentuk CD yang dilabelkan dengan nama masingmasing. 3.2 Cadangan Belanjawan tersebut hendaklah dijilid mengikut susun atur seperti berikut : a. Ringkasan Eksekutif untuk tahun 2010 dan 2011, b. Perjanjian Program untuk tahun 2010 dan 2011 c. Maklumat lengkap mengenai perincian Cadangan Perbelanjaan Dasar Sedia Ada mengikut Objek Sebagai. d. Cadangan Dasar Baru 2010 dan One-Off 2010 e. Cadangan Dasar Baru 2011 dan One-Off 2011 f. Borang ABM-7(BB) yang telah siap diisi untuk : i. Dasar Sedia Ada, ii. Keseluruhan Dasar Baru dan perincian setiap Dasar Baru (satu ABM-7(BB) untuk setiap dasar baru) iii. Keseluruhan One-Off dan perincian setiap One-Off (satu ABM- 7BB untuk setiap one-off) iv. Format ABM-7(BB) - secara keseluruhan untuk Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan One-Off. Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s 4 drpd 8

5 3.3 Penyeragaman Format Bagi tujuan penyeragaman secara keseluruhan, cadangan perbelanjaan bagi tahun 2010 dan 2011 hendaklah dikemukakan mengikut format berikut : a. Menggunakan perisian MS-Word dengan Font Arial, saiz 10 dalam menyediakan dokumen perjanjian program. b. Menggunakan perisian MS-Excel dengan Font Arial Narrow, saiz 8 bagi: Item 11 (Sumber-sumber) Format-format ABM Kalendar Aktiviti Belanjawan UMS bagi tahun 2010 dan 2011 adalah disediakan dalam Lampiran A bagi memudahkan para pengurus pusat tanggungjawab membuat persediaan dan perancangan awal bagi menyediakan sesuatu aktiviti. 3.5 Ketua dan Pemegang Waran adalah bertanggungjawab untuk mengawal perbelanjaan bagi mempastikan ia tidak melebihi peruntukan bagi mencapai matlamat perbelanjaan berhemat dan mengelakkan pembaziran. Ketua serta Pemegang Waran hendaklah mempastikan bahawa pengurusan kewangan bagi maksud perbelanjaan di bawah kawalannya dilaksanakan dengan teratur dan mengikut peraturan kewangan yang sedia ada. 4. LAPORAN ANGGARAN BELANJAWAN PROGRAM DAN PRESTASI BAGI TAHUN 2010 DAN Laporan Untuk Buku Anggaran Belanjawan Program dan Prestasi hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Bajet, jabatan Bendahari sebelum 28 Februari bagi anggaran perbelanjaan Tahun 2010 dan sebelum 28 Februari 2010 untuk anggaran perbelanjaan Format bagi laboran ini adalah seperti dalam Garis Panduan Penyediaan Belanjawan Mengurus Pusat Tanggungjawab Universiti Malaysia Sabah [UMS] Dua Tahun Sekali [BEN/MP/BC/01]. Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s 5 drpd 8

6 5. PENUTUP Semua adalah diminta memberi kerjasama di dalam mempastikan bahawa cadangan perbelanjaan yang disediakan adalah mengikut format dan panduan yang terdapat di dalam surat pekeliling ini. Kerjasama yang diberikan oleh akan dapat membantu Jabatan Bendahari dalam menyediakan Belanjawan untuk UMS secara keseluruhannya dengan lebih licin dan teratur. Sekian, terima kasih. Bertekad Cemerlang s.k Y. Bhg. Naib Canselor UMS Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) TImbalan Naib Canselor (Akademik Dan Antarabangsa) Pendaftar Bahagian Audit Dalam UMS Bahagian/ Seksyen Kewangan, Jabatan Bendahari UMS Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s 6 drpd 8

7 Lampiran A KALENDAR AKTIVITI BELANJAWAN MENGURUS UNIVERSITI MALAYSIA SABAH BAGI TAHUN 2010 DAN 2011 Tarikh Aktiviti / Tindakan Tanggungjawab Disember Agihan Batas Perbelanjaan Bendahari UMS Januari. Kursus Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS) Bendahari UMS Januari (minggu ke-3). Bengkel Penyelarasan Belanjawan Mengurus Tahun 2010 dan 2011 Bendahari UMS/ 30 Januari. Mengemukakan Cadangan Perbelanjaan Mengurus Yang Dikemaskini Untuk Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Perbelanjaan Mengurus (6 salinan Hardcopy dan Softcopy dalam CD) 5 17 Februari. Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Perbelanjaan Mengurus Tahun 2010 dan untuk memeriksa/ merundingkan butir-butir Perjanjian Program, cadangan Dasar Baru, One-off bersama Pusat Tanggungjawab Bendahari UMS/ 28 Februari. Mengemukakan Laporan Anggaran Belanjawan Program Dan Prestasi 2010 (2 salinan hardopy dan softcopy dalam CD) Julai September. Semakan Dalaman (Review) Belanjawan Tahun 2010 oleh Seksyen Pengurusan Bajet Bendahari UMS/ 30 November. Mengemukakan Perjanjian Program tahun 2010 dan 2011 peringkat yang telah dikemaskini kepada urusetia 10 Disember. Mengemukakan Rancangan Perjalanan ke Luar Negara dan Permohonan pembelian aset Bagi Tahun 2010 Disember. Agihan Peruntukan Tahun 2010 Bendahari UMS 28 Februari Mengemukakan Laporan Anggaran Belanjawan Program Dan Prestasi 2010 kepada (2 salinan hardopy dan softcopy dalam CD) Februari Majlis Menandatangani Perjanjian Program Pusat Tanggungjawab Bagi Tahun Bendahari UMS Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s 7 drpd 8

8 Tarikh Aktiviti / Tindakan Tanggungjawab 15 April Mengemukakan Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output (suku pertama 2010) kepada Urusetia 15 Julai Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output (suku kedua 2010) Julai September Semakan (Review) Dalaman Belanjawan Tahun 2011 Oleh Jabatan Bendahari UMS Bendahari UMS 15 Oktober Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output (suku ketiga 2010) November Mengemukakan Rancangan Perjalanan ke Luar Negara dan Permohonan pembelian aset Bagi Tahun 2011 Disember Agihan Peruntukan Tahun 2011 Bendahari UMS Januari Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output (suku keempat 2010) April Mengemukakan Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output (suku pertama 2011) kepada Urusetia Julai Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output (suku kedua 2011) Oktober Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output (suku ketiga 2011) Januari Laporan Perbelanjaan dan Laporan Pencapaian Sebenar Spesifikasi Output (suku keempat 2011) Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun 2008 m.s 8 drpd 8