Sumasni Sulaiman. Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari

Transkripsi

1 Sumasni Sulaiman. Bahagian Pengurusan Perolehan Pejabat Bendahari PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM UiTM Shah Alam 1

2 TEMPOH SAH LAKU SEBUT HARGA / TENDER Tempoh sah laku SEBUT HARGA hendaklah TIDAK MELEBIHI 90 HARI DARI TARIKH TUTUP SEBUT HARGA bergantung kepada kompleksiti sebut harga yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah dipelawa semula. Tempoh sah laku TENDER yang MINIMUM ADALAH SEMBILAN PULUH (90) HARI, yang dikira dari tarikh tender ditutup. Pengerusi Lembaga Perolehan diberi kuasa untuk melanjutkan tempoh sah laku tender. Agensi hendaklah memastikan pelanjutan tempoh tersebut dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku asal tamat. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 2

3 PROSES ANALISA TENDER / SEBUT HARGA RASMI Proses analisa sebut harga / tender adalah proses di mana tawaran penyebut harga / penender dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut Harga / tender. Sebut harga / tender yang paling menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan dalam dokumen sebut harga / tender. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal. Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah membuat penilaian sebut harga / tender dengan mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing). PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 3

4 JAWATANKUASA TEKNIKAL DAN JAWATANKUASA PENUBUHAN& PELANTIKAN / PENAMATAN AHLI Naib Canselor boleh menubuhkan serta melantik dan menamatkan ahli Jawatankuasa Penilaian Harga dan Jawatankuasa Teknikal bagi UiTM Shah Alam dan kampus-kampus di dalam Negeri Selangor Rektor boleh menubuhkan serta melantik dan menamatkan ahli Jawatankuasa Penilaian Harga dan Jawatankuasa Teknikal bagi UiTM Cawangan dan kampus negeri. - Satu salinan surat pelantikan diberi kepada Bahagian Pengurusan Perolehan UiTM Shah Alam. PENGURUSAN PEROLEHAN UiTM 4

5 JAWATANKUASA TEKNIKAL DAN JAWATANKUASA JAWATANKUASA TEKNIKAL tidak kurang 3 orang; 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli. Terdiri dari pegawai mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut. Mesti bermesyuarat. Edaran tidak dibenarkan. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K. JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA tidak kurang 2 orang ; 1 orang Pengerusi dan 1 orang ahli. Mesti bermesyuarat. Edaran tidak dibenarkan. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K. JAWATANKUASA PENILAIAN KERJA tidak kurang 3 orang, 1 orang Pengerusi dan 2 orang ahli. Salah seorang AJK hendaklah seorang pegawai teknikal. Mesti bermesyuarat. Edaran tidak dibenarkan. Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli J/K. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 5

6 PENILAIAN TEKNIKAL PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 6

7 PENILAIAN TEKNIKAL Jawatankuasa Penilaian Teknikal bertanggungjawab untuk : memastikan penilaian teknikal dan syor yang dibuat adalah tepat serta memenuhi spesifikasi dan syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga / tender. Menyemak dan memastikan pematuhan tawaran syarikat kepada spesifikasi dokumen dengan membuat perbandingan di antara spesifikasi UiTM, tawaran petender / penyebut harga, dan katalog/contoh/gambar (mana yg berkenaan)yang disertakan. Menyemak semua maklumat yang dikemukakan di dalam dokumen dan menyediakan Jadual Penilaian Teknikal terperinci bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh vendor. Menyediakan kedua-dua penilaian teknikal dan penilaian harga bagi perolehan Sebut Harga Rasmi / Tender di mana dokumen teknikal dan dokumen harga tidak diasingkan. (Analisa disatukan) PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 7

8 PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Analisa Teknikal PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 8

9 PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Analisa Teknikal 0 atau 1 0 = TIDAK mengikut spesifikasi 1 = Mengikut Spesifikasi 2 atau 3 2 = katalog disertakan 3 = katalog TIDAK disertakan Hasil perbandingan di antara spesifikasi UiTM, pematuhan tawaran petender / penyebut harga, dan katalog/contoh/gambar (mana yg berkenaan) yang disertakan. Perlu dicatat sekiranya dokumen tender / sebut harga mensyaratkan katalog perlu dikemukakan bersama tawaran syarikat. 1 boleh diberi hanya jika tawaran memenuhi KESEMUA spesifikasi UiTM. [semua kriteria spesifikasi dalam laporan analisa terperinci dicatat ( ) ] 0, 3, jika vendor gagal menyertakan katalog (jika disyaratkan wajib) kerana menyebabkan penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat.

10 PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Analisa Teknikal 5 4 Katalog BERBEZA dari tawaran Katalog TIDAK LENGKAP Jawatankuasa tidak dapat menyemak pematuhan spesifikasi tawaran disebabkan maklumat Jenama / model / gambar / butiran spesifikasi atau lain-lain maklumat barang dalam katalog didapati berbeza dari tawaran dalam dokumen. 0, 4 kerana penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat Jawatankuasa tidak dapat menyemak pematuhan spesifikasi tawaran disebabkan maklumat barang dalam katalog tidak mencukupi untuk Jawatankuasa membuat penilaian 0, 5 kerana penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat

11 PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Analisa Teknikal 7 6 Kualiti DIRAGUI TIADA tawaran Teknikal Catatan kod 6 digunakan jika syarikat tidak membuat tawaran bagi item yang berkenaan. 0, 6 7 boleh digunakan sekiranya Jawatankuasa meragui kualiti item yang ditawarkan atas alasanalasan yang munasabah. Contoh ; Maklumat negara pembuat yang berbeza dari negara prinsipal sesuatu jenama, Harga terlalu rendah Asas / alasan perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat.

12 PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Analisa Teknikal 8 atau 9 8 = Contoh disertakan 9 = contoh TIDAK disertakan 10 Ada nama syarikat Perlu dicatat sekiranya dokumen tender / sebut harga mensyaratkan contoh perlu dikemukakan bersama tawaran syarikat. 0, 9, jika vendor gagal menyertakan contoh (jika disyaratkan wajib) kerana menyebabkan penilaian / perbandingan pematuhan tawaran tidak boleh dibuat. Bagi analisa yang dibuat berasingan, ahli jawatankuasa teknikal tidak boleh mengetahui nama petender. Oleh itu, dokumen tawaran teknikal yang terdapat nama syarikat tidak layak disyorkan 0, 10.

13 PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Analisa Teknikal 23 atau = Tempoh serahan TERLALU LAMA 24 = Tempoh serahan TIDAK DICATAT 22 Tempoh serahan minima Perlu dicatat sekiranya tempoh serahan tidak dicatat atau tempoh serahan ditawarkan terlalu lama dan tidak boleh diterima oleh JK Teknikal 25 Tempoh jaminan TIDAK DICATAT

14 PENILAIAN TEKNIKAL - Penggunaan Analisa Teknikal 11 DISYORKAN OLEH JAWATANKUASA TEKNIKAL Dicatat untuk syarikat setelah JK Teknikal berpuas hati bahawa tawaran teknikal memenuhi kesemua spesifikasi dan syarat tender / sebut harga. JK Teknikal boleh mengesyor lebih dari satu (1) petender/ penyebut harga.yang layak dan memenuhi syarat. Hasil dari kombinasi kod 1 dan 22 (mana yang berkenaan)

15 Tempoh masa untuk menyiap dan menghantar Laporan Analisa:- Sebut Harga Rasmi 14 hari Tender 30 hari PROSES PENYEDIAAN PENILAIAN TEKNIKAL Analisa 0 (Tidak Mengikut Spesifikasi) atau 1 (Mengikut spesifikasi) adalah WAJIB dicatat dalam ruang catatan bagi setiap tawaran vendor yang dianalisa Dokumen perlu dikemukakan:- Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat Jadual Ringkasan Analisa Jadual Analisa Terperinci Integriti Pact PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 15

16 PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 16

17 Jawatankuasa Penilaian Harga bertanggungjawab untuk memastikan penilaian harga dan syor yang dibuat adalah tepat serta memenuhi syarat yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga / tender. Mesti bermesyuarat. Edaran tidak dibenarkan. Menyemak dan memastikan semua dokumen Sebut Harga Rasmi / Tender yang diterima adalah lengkap. Menyemak semua maklumat yang dikemukakan di dalam dokumen dan menyediakan Jadual Penilaian Harga terperinci bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh vendor yang menyertai Sebut Harga Rasmi / Tender mengikut setiap jenis item dan secara berpakej. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 17

18 - Penggunaan Analisa Harga PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 18

19 PROSES PENYEDIAAN - Penggunaan Analisa Harga Contoh : Borang penilaian prestasi syarikat 12 Prestasi pembekalan 13 Prestasi pembekalan syarikat TIDAK syarikat memuaskan memuaskan Jika pernah ada rekod / pengalaman perolehan lepas dari syarikat petender / penyebut harga yang disempurnakan dengan baik. Perlu ada, rekod prestasi yang tidak memuaskan dari pengalaman perolehan yang lepas. Laporan perlu dikemukakan ke Unit Pemantauan & Penguatkuasaan BPP, UiTM Shah Alam. Syarikat telah dimaklumkan secara bertulis. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 19

20 - Penggunaan Analisa Harga 14 Mempunyai pengalaman berkaitan 15 TIDAK mempunyai pengalaman berkaitan Petender / penyebut harga menyenaraikan pengalaman bekalan / perkhidmatan / kerja yang lepas dengan agensi lain. Mesti disertakan dengan bukti seperti salinan Surat Setuju Terima atau pesanan jabatan. Petender / penyebut harga TIDAK menyenaraikan pengalaman bekalan / perkhidmatan / kerja yang lepas dengan agensi lain. ATAU senarai pengalaman TIDAK disertakan dengan bukti seperti salinan Surat Setuju Terima atau pesanan jabatan. *boleh dipertimbangkan, bergantung kepada jenis barang / perkhidmatan PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 20

21 - Penggunaan Analisa Harga 16 TIADA maklumat kewangan - Petender tidak menyertakan Salinan Penyata Bank / Surat Kemudahan Kewangan - Penyata Bank disertakan, tetapi maklumat bakinya ditutup PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 21

22 - Penggunaan Analisa Harga 17 Lampiran 3(a) lengkap diisi 18 & 19 Lampiran 3(a) TIDAK LENGKAP diisi / TIDAK diisi Petender / Penyebut harga melengkapkan Lampiran 3(a) dengan maklumat tawaran harga terperinci. Lampiran 3(a) tidak diisi ATAU tidak diisi dengan lengkap maklumat tawaran harga terperinci. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 22

23 - Penggunaan Analisa Harga 20 Keupayaan Kewangan Memuaskan 21 Keupayaan Kewangan Tidak Memuaskan Keupayaan mudah tunai petender mencapai *peratusan minimum keupayaan kewangan yang ditetapkan. Keupayaan mudah tunai petender TIDAK mencapai *peratusan minimum keupayaan kewangan yang ditetapkan. Rujuk; Jadual Kadar Peratusan Minimum Keupayaan Kewangan PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 23

24 Kadar peratusan minimum keupayaan kewangan yang boleh dipertimbangkan oleh Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi KAEDAH PEROLEHAN Tender Sebut Harga Rasmi JENIS PEROLEHAN KADAR PENILAIAN KEWANGAN Bekalan 3% Perkhidmatan Am / Kerja / Perkhidmatan Fasiliti Bekalan 1.5% Perkhidmatan Am / Kerja / Perkhidmatan Fasiliti ASAS PENILAIAN KEWANGAN Tawaran setiap jenis item 3% Tawaran keseluruhan Tawaran setiap jenis item 1.5% Tawaran keseluruhan Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk : deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit nilai kemudahan kredit tambahan yang layak/akan diperolehi oleh penyebut harga daripada bank atau institusi kewangan. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 24

25 - Penggunaan Analisa Harga 26 Harga berpatutan dalam julat ± 20% 27 Harga terlalu RENDAH Harga tawaran syarikat di dalam julat ± 20% daripada Harga Anggaran Jabatan, munasabah untuk diterima. Harga tawaran syarikat Terlalu Rendah melebihi -20% daripada Harga Anggaran Jabatan. Dikhuatiri kualiti rendah, stok lama, barang tiruan, dll * Boleh dipertimbangkan jika Jawatankuasa Teknikal berpuas hati dengan tawaran teknikal yang memenuhi keperluan spesifikasi. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 25

26 - Penggunaan Analisa Harga 28 Harga terlalu tinggi melebihi julat +20% 29 Harga Tidak Dicatat Harga tawaran syarikat Terlalu Tinggi melebihi +20% daripada Harga Anggaran Jabatan. Tidak harus dipertimbangkan Petender / penyebut harga tidak mencatat tawaran harga dalam dokumen tawaran PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 26

27 - Penggunaan Analisa Harga Tidak Isi Borang Tender / Harga Terendah Sebut Harga Tawaran harga syarikat yang menawarkan harga terendah. Harus dipertimbangkan jika syarat-syarat lain dipenuhi. Borang tender / sebut harga hendaklah diisi dan ditandatangani oleh petender bagi menyertai tender. Borang tender / sebut harga yang tidak diisi tidak harus dipertimbangkan PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 27

28 - Penggunaan Analisa Harga 34 Maklumat kewangan TIDAK LENGKAP (Maklumat kewangan yang tidak mencukupi, di mana penilaian masih perlu dibuat, tetapi catatan 34 perlu dicatat. Dokumen penyata bank / Surat Kemudahan Kewangan yang dicetak dari laman web Institusi Kewangan yang tidak disahkan dari Institusi Kewangan yang berkenaan. Petender / penyebut harga mengemukakan hanya satu bulan penyata bank. Penilaian tetap dibuat dengan mengambilkira baki terakhir penyata bank dibahagi 3 PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 28

29 - Penggunaan Analisa Harga 35 Akuan Pembida tidak diisi / tidak lengkap Dikira sebagai dokumen yang tidak lengkap. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 29

30 - Penyusunan Ranking Penyediaan Ringkasan Penilaian bagi setiap tawaran yang dinyatakan oleh penyebutharga / petender hendaklah mengikut setiap jenis item dan secara berpakej dengan susunan bermula daripada harga yang terendah. Mencatatkan Harga Anggaran Jabatan sebagai rujukan, untuk digunakan sebagai asas penilaian kod 26, 27, 28, dan 30. Anggaran Jabatan mestilah sama dengan maklumat Anggaran Jabatan yang digunakan di awal proses perolehan seperti yang dicatat dalam Borang Arahan Pelawaan Sebut Harga / Tender. Anggaran Jabatan tidak boleh diubah di tengah-tengah proses tender / sebut harga rasmi. PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 30

31 - Dasar Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera Bagi Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan (PK1) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melebihi RM100,000, syarikat Bumiputera hendaklah diberi keutamaan harga mengikut peratusan berikut: Nilai Tender Peratusan Keutamaan Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 10% Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta 7% Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta 5% Melebihi RM5 juta hingga RM10 juta 3% Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta 2.50% Melebihi RM15 juta TIADA PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 31

32 - Dasar Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera Bagi Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan (PK1) Keutamaan harga ini adalah berdasarkan kepada nilai tawaran terendah dan boleh diterima dari syarikat Bukan Bumiputera dibandingkan dengan harga terendah syarikat Bumiputera. Contoh; Langkah 1: Harga Tawaran Pembekal Bumiputera (B) RM 200, (-) Harga Tawaran Pembekal Bukan Bumiputera (BB) (RM 185,000.00) Perbezaan Harga RM 15, Langkah 2: Peratus perbezaan = RM15,000 = 7.5 % RM200,000 RUJUK JADUAL KEUTAMAAN % Perbezaan 7.5% < % Keutamaan 10% = PILIH PEMBEKAL BUMIPUTERA (harga lebih tinggi) PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 32

33 - Maklumat GST Penilaian tanpa GST adalah bagi perolehan berkadar sifar/dikecualikan cukai/mendapat pelepasan cukai. JK Penilaian TIDAK PERLU mengisi maklumat penilaian dengan GST. Penilaian dengan GST adalah bagi perolehan perkhidmatan/peralatan bercukai yang tidak mendapat pelepasan cukai. JK Penilaian perlu melengkapkan maklumat penilaian dengan GST. Jawatankuasa perlu menyemak status Pendaftaran GST pembekal dan melengkapkan maklumat penilaian dengan GST bagi syarikat yang berdaftar PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 33

34 Tempoh masa untuk menyiap dan menghantar Laporan Analisa:- Sebut Harga Rasmi 14 hari Tender 30 hari Dokumen perlu dikemukakan:- Lap. Penilaian / Minit Mesyuarat Jadual Ringkasan Analisa Harga Lap. Keupayaan Kewangan Laporan senarai pengalaman penyebut harga Integriti Pact PENGURUSAN PEROLEHAN UITM 34

35