DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 1/ TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan kaedah pengurusan latihan staf di UPM. Skop ini merangkumi analisis keperluan latihan, penyediaan takwim latihan, pengendalian latihan, penyertaan latihan, penilaian latihan dan penilaian keberkesanan latihan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam Manual Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam Panduan Kaedah Pengiraan dan Pengumpulan Jumlah Jam/Hari Mengikuti Latihan Program Pembangunan Profesional Staf UPM Terbitan 2008 Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Latihan UPM Brosur/Risalah Pengumuman latihan daripada Agensi Kerajaan dan bukan Kerajaan seperti SIRIM, INTAN, MPC dan lain-lain - Takwim latihan UPM - Takwim latihan PTJ UPM/PGR/MK Manual Kualiti UPM SOK/LAT/GP01/TAKWIM SOK/LAT/GP02/PENILAIAN SOK/LAT/GP03/PEMILIHAN PENCERAMAH Garis Panduan Penyediaan Takwim Latihan Pegawai Akademik Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan Latihan Garis Panduan Pemilihan Penceramah

2 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 2/ TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Calon : Staf UPM yang diarahkan/memohon untuk mengikuti latihan JKJK : Jawatankuasa Jaminan Kualiti JKLS : Jawatankuasa Latihan Staf PTJ JKLU : Jawatankuasa Latihan Universiti KB : Ketua Bahagian KJ : Ketua Jabatan KP : Ketua Pentadbiran Latihan : Kursus, Seminar, Konvensyen, Bengkel, Forum, Simposium dan Kolokium Latihan Dalaman : Latihan yang dianjurkan oleh UPM atau mana-mana PTJ di UPM sama ada dilaksanakan di dalam atau di luar kampus Latihan Luaran : Latihan yang dianjurkan oleh Institusi/Organisasi/Agensi luar OMPD : Operator Mesin Pemprosesan Data Pelaksana : PTJ yang bertanggungjawab melaksanakan latihan modul khusus UPM iaitu Pejabat Bendahari, Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Pusat Pembangunan Akademik, Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi dan Taman Pertanian Universiti Penilai : Pegawai yang dikenalpasti untuk menilai keberkesanan latihan staf Peserta : Staf UPM yang telah ditawarkan/diarahkan dan diberi kebenaran menghadiri latihan Penyelia : Pegawai atasan yang menyelia secara terus tugas staf Ketua PTJ : Dekan/Pengarah/Ketua Bahagian PLS : Penyelaras Latihan Staf UPM/Ketua, Bahagian Pembangunan Sumber Manusia di Pejabat Pendaftar TPLS(PEL) : Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ Pelaksana TPLS(PTJ) : Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)/Staf yang membantu TPLS dalam urusan pentadbiran latihan SL : Seksyen Latihan (Bukan Akademik), Pejabat Pendaftar UPM : Universiti Putra Malaysia WP : Wakil Pengurusan

3 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 3/ TANGGUNGJAWAB Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi dan dilaksanakan.

4 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 4/ CARTA ALIR Mula 7.1 Sediakan takwim latihan staf UPM Maklum Kepada TPLS (PTJ) untuk Kemaskini Profil Latihan staf Pastikan profil Latihan Dikemaskini Cetak Senarai Latihan Edar Senarai Latihan Kepada TPLS (PEL) Sediakan Takwim Latihan Staf Pelaksana Dapatkan Pengesahan Ketua PTJ Takwim Disahkan? Buat Pindaan (b) Hantar Takwim ke SL Sahkan Takwim Latihan Buat Pindaan (b) Takwim Disahkan? Maklumkan Takwim Latihan Kepada Staf A

5 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 5/18 A Sediakan takwim latihan staf PTJ 7.3 Dapatkan Maklumat Kepeluan Latihan Staf Jalankan Analisis Keperluan Latihan dan Sedakan Takwim Latihan PTJ Dapatkan Pengesahan Ketua PTJ Disahkan? Maklum Takwim Latihan Kepada Staf PTJ Laksanakan Latihan Latihan Anjuran Pejabat Pendaftar? Kenal Pasti Latihan yang akan Dijalankan dan sediakan Keperluan Latihan Keluarkan Surat Tawaran Beserta Borang Pengesahan Kehadiran Latihan Latihan Anjuran Pelaksana? / / / / Latihan Anjuran PTJ 7.7 Dapatkan Kelulusan dan Kembalikan Borang Kepada Urus Setia / / Perlu Pengganti? Kenal Pasti Pengganti / / B

6 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 6/18 B Hadiri Latihan / / Edar Borang Penilaian Program dan Keberkesanan Latihan pada Awal Latihan Buat Analisis dan Sediakan Laporan Penilaian Program Program Berkesan? Kemaskini Rekod Latihan Sediakan Laporan Pengendalian Latihan Perlu Hantar ke SL? Hantar Laporan ke SL Sertai latihan (latihan yang bukan dianjurkan oleh Pejabat Pendaftar, Pelaksana atau PTJ) Latihan yang Dipohon? / / / / / / / / / Isi Borang Ketidakpatuhan 7.5.7(b) / 7.6.7(b) / 7.7.7(b) Dapatkan Maklumat Latihan 7.9 Penyertaan Latihan yang Ditawarkan/ Diarahkan Terima Tawaran/Arahan Mengikuti Latihan Kemukakan Permohonan Dapatkan Kebenaran Maklum Kepada Pemohon Diluluskan? Tamat C

7 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 7/18 C Hadiri Latihan / Kemaskini Rekod Latihan Laksanakan Penilaian Keberkesanan Latihan Kenalpasti Staf yang Perlu Dinilai Keberkesanan Latihan Tentukan Pegawai Penilai Edar Borang Penilaian Jalankan Penilaian Borang Dikembalikan? Buat Analisis Keberkesanan Latihan / Hantar Peringatan Latihan Berkesan? Isi Borang Ketidakpatuhan (b) Sediakan Laporan Pelaksanaan Latihan 7.12 Tamat

8 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 8/ PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Sediakan takwim latihan staf UPM Maklumkan kepada TPLS(PTJ) untuk mengemaskini profil latihan dan keperluan latihan staf dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya pada minggu pertama bulan Oktober setiap tahun Pastikan profil latihan dikemaskini selewat-lewatnya pada akhir bulan November setiap tahun. PLS TPLS(PTJ) Cetak senarai latihan yang akan dijalankan. PLS Edar senarai latihan modul khusus kepada TPLS(PEL) untuk penyediaan takwim Sediakan takwim latihan staf (modul umum dan khusus). PLS/TPLS(PEL) Dapatkan pengesahan takwim latihan staf (modul khusus) daripada Ketua PTJ. (a) Jika takwim disahkan, ikut langkah (b) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu dan ulang langkah Hantar takwim latihan staf (modul khusus) ke SL selewatlewatnya pada pertengahan Disember. PLS PLS/TPLS(PEL) TPLS(PEL) Sahkan takwim latihan staf (modul umum dan khusus) dalam Mesyuarat JKLU selewat-lewatnya pada akhir bulan Disember setiap tahun. (c) Jika disahkan, ikut langkah (d) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu dan ulang langkah PLS

9 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 9/ Maklumkan takwim latihan yang telah disahkan kepada staf UPM selewat-lewatnya minggu pertama bulan Januari setiap tahun. Nota: Bagi penyediaan takwim latihan pegawai akademik (Pusat Pembangunan Akademik), rujuk Garis Panduan Penyediaan Takwim Latihan Pegawai Akademik, UPM/PEND/GP01/TAKWIM 7.3 Sediakan takwim latihan staf PTJ Dapatkan maklumat keperluan latihan staf melalui salah satu/mana-mana sumber berikut: a) Borang Soal Selidik Keperluan Latihan (SOK/LAT/BR02/ 01); b) Minit-minit mesyuarat yang berkaitan; c) Laporan-laporan yang berkaitan; d) Brosur/risalah/pengumuman latihan; dan e) Sumber-sumber lain yang berkaitan Jalankan analisis keperluan latihan dan sediakan takwim latihan staf PTJ selewat-lewatnya pada minggu akhir bulan Januari setiap tahun Dapatkan pengesahan takwim latihan staf daripada Ketua PTJ. (a) Jika takwim disahkan, ikut langkah (b) Jika tidak disahkan, buat pindaan yang perlu dan ulang langkah Maklumkan takwim latihan staf yang telah disahkan kepada staf PTJ selewat-lewatnya pada minggu pertama bulan Februari setiap tahun. PLS JKLS JKLS/KP/ PT

10 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 10/ Laksanakan Latihan Tentukan jenis latihan sama ada: a) Latihan anjuran Pejabat Pendaftar, ikut langkah 7.5; b) Latihan anjuran Pelaksana, ikut langkah 7.6; dan c) Latihan anjuran PTJ, ikut langkah Latihan anjuran Pejabat Pendaftar (Modul Umum UPM) Kenalpasti latihan yang akan dijalankan serta sediakan persiapan latihan seperti penceramah, tempat, kemudahan, peralatan, katerer dan keperluan-keperluan lain Maklumkan tawaran latihan kepada peserta/ptj berkenaan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti surat, memo, e-mel dan sebagainya selewat-lewatnya 7 hari sebelum latihan dijalankan. Gunakan Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/ 03) atau kaedah lain yang bersesuaian untuk mendapatkan maklumbalas peserta/ptj sekiranya perlu. Nota: Bagi latihan yang dirancang secara ad-hoc, maklumkan kepada peserta secepat mungkin sebelum latihan dijalankan. PLS/ PLS/ Hadiri latihan dengan jayanya. Peserta Edarkan borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus dan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/ 05) kepada peserta dan dapatkan kembali borang yang telah dilengkapkan sebelum latihan berakhir. PLS/ Buat analisis penilaian program latihan: a) Jika program memuaskan, ikut langkah 7.5.6; b) Jika program tidak memuaskan, lengkapkan borang ketidakpatuhan dan rujuk prosedur tindakan pembetulan. PLS/ Nota : Latihan adalah memuaskan sekiranya purata markah penilaian adalah 4.0 dan ke atas.

11 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 11/ Rekod data latihan ke dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan. OMPD/ Sediakan laporan pengendalian latihan. PLS/ 7.6 Latihan anjuran Pelaksana Latihan (Modul Khusus UPM) Kenalpasti latihan yang akan dijalankan serta sediakan persiapan latihan seperti penceramah, tempat, kemudahan, peralatan, katerer dan keperluan-keperluan lain Maklumkan tawaran latihan kepada peserta/ptj berkenaan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti surat, memo, e-mel dan sebagainya selewat-lewatnya 7 hari sebelum latihan dijalankan. Gunakan Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/ 03) atau kaedah lain yang bersesuaian untuk mendapatkan maklumbalas peserta/ptj sekiranya perlu. Nota: Bagi latihan yang dirancang secara ad-hoc, maklumkan kepada peserta secepat mungkin sebelum latihan dijalankan Hadiri latihan dengan jayanya. Peserta Edarkan Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus dan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan, (SOK/LAT/BR02/ 05) kepada peserta dan dapatkan kembali borang yang telah dilengkapkan sebelum latihan berakhir Buat analisis penilaian program latihan: (a) Jika program memuaskan, ikut langkah 7.6.6; (b) Jika program tidak memuaskan, lengkapkan borang ketidakpatuhan dan rujuk prosedur tindakan pembetulan Nota : Latihan adalah memuaskan sekiranya purata markah penilaian adalah 4.0 dan ke atas.

12 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 12/ Rekod data latihan ke dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan Sediakan laporan pengendalian latihan Hantar sesalinan laporan pengendalian latihan ke SL. 7.7 Latihan anjuran PTJ (Mengikut takwim PTJ, Ad-hoc dan lain-lain) Kenalpasti latihan yang akan dijalankan serta sediakan persiapan latihan seperti penceramah, tempat, kemudahan, peralatan, katerer dan keperluan-keperluan lain Maklumkan tawaran latihan kepada peserta/ptj berkenaan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti surat, memo, e-mel dan sebagainya selewat-lewatnya 7 hari sebelum latihan dijalankan. Gunakan Borang Pengesahan Kehadiran Latihan (SOK/LAT/BR02/ 03) atau kaedah lain yang bersesuaian untuk mendapatkan maklumbalas peserta/ptj sekiranya perlu. Nota: Bagi latihan yang dirancang secara ad-hoc, maklumkan kepada peserta secepat mungkin sebelum latihan dijalankan Hadiri latihan dengan jayanya. Peserta Edarkan borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus dan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan, (SOK/LAT/BR02/ 05) kepada peserta dan dapatkan kembali borang yang telah dilengkapkan sebelum latihan berakhir Buat analisis penilaian program latihan: (a) Jika program memuaskan, ikut langkah 7.7.6; (b) Jika program tidak memuaskan, lengkapkan borang ketidakpatuhan dan rujuk prosedur tindakan pembetulan.

13 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 13/18 Nota : Latihan adalah memuaskan sekiranya purata markah penilaian adalah 4.0 dan ke atas Rekod data latihan ke dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan Sediakan laporan pengendalian latihan Hantar sesalinan laporan pengendalian latihan ke SL. 7.8 Sertai latihan (sekiranya tidak mengikut langkah 7.5, 7.6 atau 7.7) Bagi latihan yang dipohon, ikut langkah Bagi latihan yang ditawarkan/diarahkan, ikut langkah Penyertaan latihan yang dipohon(latihan dalaman yang ingin dipohon atau latihan luaran) Dapatkan maklumat latihan yang ingin diikuti Kemukakan permohonan mengikuti latihan dengan mengisi Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/ 02) Pertimbangkan permohonan sama ada diluluskan/tidak diluluskan serta majukan Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan (SOK/LAT/BR02/ 02) yang telah dilengkapkan kepada TPLS(PTJ). Calon Calon Penyelia/KJ/ KB/ Ketua PTJ Sekiranya permohonan diluluskan, hadiri latihan dengan jayanya Rekod data latihan dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan. Peserta

14 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 14/ Penyertaan latihan yang ditawarkan/diarahkan(latihan luaran) Terima tawaran/arahan mengikuti latihan. Calon Dapatkan kebenaran/kelulusan dengan mengisi Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan (SOK/LAT/BR02/ 02) Pertimbangkan permohonan sama ada diluluskan/tidak diluluskan serta majukan Borang Permohonan/Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan (SOK/LAT/BR02/ 02) yang telah dilengkapkan kepada TPLS(PTJ). Calon Penyelia/KJ/ KB/ Ketua PTJ Sekiranya diluluskan, hadiri latihan dengan jayanya. Peserta Rekod data latihan dalam Sistem Pengurusan Latihan selewat-lewatnya 7 hari selepas latihan dijalankan Laksanakan Penilaian Keberkesanan Latihan Kenalpasti peserta yang perlu dijalankan penilaian keberkesanan latihan selewat-lewatnya 3 bulan selepas tamat latihan. Nota: Rujuk Garis Panduan Penilaian Program dan Penilaian Keberkesanan Latihan, SOK/LAT/GP02/PENILAIAN Tentukan pegawai yang sesuai untuk menjalankan penilaian keberkesanan latihan staf. /OPD PLS/ PLS/ Edarkan Borang Penilaian Keberkesanan Latihan, (SOK/LAT/BR02/ 05) kepada pegawai penilai yang telah dikenalpasti Jalankan penilaian keberkesanan latihan staf berdasarkan kepada objektif dan isi kandungan program yang dihadiri dan kembalikan borang kepada TPLS(PTJ) selewat-lewatnya 7 hari selepas borang diterima. PLS/ Penilai

15 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 15/ Hantar peringatan sekiranya borang tidak dikembalikan dalam masa 14 hari selepas borang diedarkan Buat analisis keberkesanan latihan. a) Jika berkesan, ikut langkah 7.12; b) Jika tidak berkesan, lengkapkan borang ketidakpatuhan dan rujuk prosedur tindakan pembetulan. Nota: Latihan adalah berkesan sekiranya purata markah penilaian adalah 3.0 dan ke atas Sediakan Laporan Pelaksanaan Latihan Sediakan laporan pelaksanaan latihan staf dan laporkan atau bincangkan dalam Mesyuarat Bersama Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ secara berkala Pantau Status Latihan Staf Pantau status latihan staf setiap 4 bulan dan ambil tindakan yang sesuai sekiranya staf masih belum memenuhi keperluan 7 hari latihan TAMAT PLS/ PLS/ PLS/TPLS (PEL)/ JKLS/KP/PT/ TPLS(PTJ)

16 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 16/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/500/13/1 Pengurusan Latihan Borang Soal Selidik Keperluan Latihan, SOK/LAT/BR02/ 01 Analisis keperluan latihan Takwim latihan Laporan Surat /dokumen lain yang berkaitan Petikan minit mesyuarat berkaitan 2. UPM/(Kod PTJ)/500/13/2/1 Latihan Staf (Kursus Dalaman) Borang Permohonan/ Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/ 02) Surat tawaran/ arahan mengikuti latihan Borang Pengesahan Menghadiri Latihan, SOK/LAT/BR02/ 03 Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/ 05) Surat/memo peringatan/dokumen lain yang berkaitan Senarai kehadiran latihan(sok/lat/br02/ 04) Borang OMR Maklumbalas Penilaian Program/Kursus Laporan pengendalian latihan Tanggungjawab Tempat dan Tanggungjawab Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ 2Tahun PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ 2Tahun Kuasa Melupus Pendaftar/ Ketua PTJ Pendaftar/ Ketua PTJ

17 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 17/18 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 3. UPM/(Kod PTJ)/500/13/2/2 Latihan Staf (Kursus Luaran) Borang Permohonan/ Kebenaran Untuk Mengikuti Latihan, (SOK/LAT/BR02/ 02) Surat tawaran/ arahanmengikuti latihan Borang Pengesahan Menghadiri Latihan, SOK/LAT/BR02/ 03 Borang Penilaian Keberkesanan Latihan (SOK/LAT/BR02/ 05) Dokumen-dokumen lain yang berkenaan 4. UPM/(Kod PTJ)/500/13/2/3 Brosur Latihan Brosur latihan Maklumat latihan Dokumen-dokumen lain yang berkenaan 5. UPM/(Kod PTJ)/500/13/2/4 Maklumat On The Job Training / Pembelajaran Kendiri (SOK/LAT/BRO2/06) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ 2 Tahun PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ 2Tahun PT(P/O) PLS/TPLS(PTJ) SL/PTJ 2Tahun Kuasa Melupus Pendaftar/ Ketua PTJ Pendaftar/ Ketua PTJ Pendaftar/ Ketua PTJ

18 PROSEDUR PENGURUSAN STAF Halaman: 18/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD SOK-LAT: 1/2011 SOK-LAT: 2/2011 SOK-LAT 02/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat JKJK UPM kali ke-2 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke- 229 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke- 232 Disedia dan disemak KB Pembangunan Sumber Manusia KB Pembangunan Sumber Manusia KB Pembangunan Sumber Manusia KB, Pembangunan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 25/5/2011 WP 22/08/2011 WP 05/06/2012