What Is Job Analysis?

Transkripsi

1 Analisis Jabatan

2 The Objective Discuss the foundation of HR Information system Explain how managers and HR department depend on accurate job analysis information List of the major methods of collecting job analysis information Describe the context and uses of a job description Identify efficiency and behavioral consideration in the design of jobs Discuss the different job redesign techniques used to improve the quality of work life

3 What Is Job Analysis? A job analysis is a systematic exploration of the activities within a job. It is a technical procedure used to define the duties, responsibilities, and accountabilities of a job This analysis involves the identification and description of what happening on the job accurately and precisely identifying the required tasks, the knowledge, and skills necessary for performing them, and the conditions under which they must performed.

4 Analisa Jabatan Job Analysis method for describing jobs and the human attributes necessary to perform them (metode untuk menggambarkan pekerjaan dan manusia yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan sifat-sifat mereka)

5 Manfaat Job Analysis? Analisis penyusunan kepegawaian: Informasi pekerjaan. Desain organisasi : menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi Redesain pekerjaan : untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja.

6 Analisa Jabatan Terdapat 2 pendekatan analisa jabatan : Orientasi pada Jabatan Pendekatan yang berorientasi pada informasi tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan Orientasi pada Orang Pendekatan yang berorientasi pada informasi deskripsi atribut dan kemampuan yang harus dimiliki seseorang untuk suatu jabatan

7 Analisa Jabatan Orientasi pada Orang Umumnya ada 4 atribut yang dianalisis: Knowledge what the person knows Skill what the person knows to do Ability person capacity to do something Other personal characteristic

8 Tujuan Analisa Jabatan Analisa jabatan memiliki tujuan: 1. Pengembangan Karir 2. Aspek Legal 3. Penilaian Kinerja 4. Rekrutmen dan seleksi 5. Pelatihan 6. Penetapan Gaji 7. Klasifikasi jabatan

9 Sumber Informasi Analisa Jabatan Proses analisa jabatan membutuhkan sumber informasi yang berasal dari : Analisis Organisasi (IRMA) Observer yang terlatih Atasan Lansung Pemegang Jabatan tersebut

10 Cara Memperoleh Informasi Analisa Jabatan 4 cara umum untuk memperoleh informasi analisa jabatan : Melakukan pekerjaan tersebut Pengamatan terhadap orang yang melakukannya Wawancara kepada pihak yang ahli dalam pekerjaan itu Melalui kuesioner

11 Conducting the Job analysis Review draft with supervisor Understand the purpose of the job analysis Understand the role of the job in the organization Develop draft Benchmark position Seek clarification Determine how to collect job analysis information Source : De cenzo & Robbins

12 Application of Job analysis information Job Description Job Specification Job Performance Standards Source: Wherther & Davis

13 Key Elements of the Job Description Job identification data Job summary Job duties Job environment Job specifications Minimum qualifications

14 The multifaceted nature of Job analysis Labor relations Recruiting Selection Safety & health Compensation Performance appraisal Job analysis Job Description Job specification Career development Strategic human resource planning Employee training Employee development

15 TEKNIK ANALISIS JABATAN Observasi Analisis Pekerjaan Fungsional Wawancara Kuesioner Kuesioner disesuaikan Kuesioner Informasi Analisis Pek. Kuesioner lengkap Kuesioner analisis posisi Catatan harian karyawan.

16 OBSERVASI Mengobservasi orang yang melaksanakan pekerjaan Pekerjaan diasumsikan konstan sepanjang waktu. Tujuan : untuk menganalisis persyaratan dari pekerjaan, bukan menilai.

17 Analisis Pekerjaan Fungsional The Department of Labor Job analyst uses observation methods to gather information about an employee Information organized into 3 categories Data People Things

18 Contoh Analisis Pekerjaan Fungsional Work Functions Data Orang Barang 0. Pensintesaan 0. Penasihatan 0. Penetapan 1. Koordinasi 1. Negosiasi 1. Bekerja cermat 2. Analisis 2. Instruksi 2. Pengendalian 3. Pengumpulan 3. Penyeliaan 3. Dorongan 4. Komputasi 4. Peragaman 4. Manipulasi 5. Penyalinan 5. Pembujukan 5. Pemeliharaan 6. Pembandingan 6. Pembicaraan 6. Pemberian 7. Pelayanan 7. Penanganan 8. Melayani Skor ditemukan dengan melakukan observasi, nilai 0 untuk nilai tertinggi

19 WAWANCARA Ada 3 jenis ( inidividu, kelompok karyawan, kelompok supervisor) Validitas tgt pada : Penggunaan metode sistematik Sampel yang diambil Kelemahan : distorsi informasi Diperlukan informasi tambahan.

20 KUESIONER Kuesioner yang disesuaikan dengan aktivitas organisasi. Kuesioner terbitan Informasi untuk membongkar tugas, tanggung jawab, kemampuan, standar kinerja pekerjaan. Kuesioner : analisis kuantitatif

21 KUESIONER ANALISIS POSISI Position Analysis Quest. Berisi 194 butir (6 dimensi), menggambarkan pentingnya suatu unsur dasar. PAQ menyajikan skor kuantitatif: Informasi input Proses mental Output kerja Relationship Job contex

22 Catatan Harian Karyawan Pencatatan secara berkala tugas, aktivitas karyawan Analisis yang membutuhkan waktu, ketelitian yang tinggi dan biaya yang mahal. Berguna untuk menganalisis struktur kerja, organisasi, persyaratan staff, kebutuhan pelatihan.

23 KRITERIA TEKNIK JOB ANALYSIS Keandalan (reliability) : Ukuran konsistensi Validitas : ukuran akurasi Menghimpun data dari kary dan superv. Tujuan analisis

24 Masalah2 dalam JOB ANALYSIS Ketakutan karyawan (ancaman pekerjaan, tingkat gaji, tingkat produksi). Mengumpulkan informasi yang mutakhir.

25 Keberhasilan JOB ANALYSIS Komitmen manajemen puncak Keterlibatan serikat pekerja Keterlibatan karyawan Komunikasi yang efektif Penugasan personalia untuk pelaksanaan Penggunaan pakar Pengumpulan data Penggunaan alat dan teknik yang tepat. Penggunaan komite untuk pengawas.

26 The Job Design Input-output Framework Organizational elements Feedback Environmental elements Job design Productive and satisfying job Behavioral elements INPUTS TRANSFORMATION PROCESS DESIRED OUTPUTS

27 Organizational elements Mechanistic approach Work flow Work practices Ergonomics Environmental elements Employee abilities and avaibility Social and cultural expectations Behavioral elements Autonomy Variety Task identity Task significance Feedback

28 Techniques of job redesign Underspecialization - Work simplification - Reenggineering Overspecialization - Job rotation - Job enlargement - Job enrichment - Autonomous work teams Source: Wherther & Davis

29 Job Design To Increase Motivation The Job Characteristics Model Job Enrichment Job Rotation Work at home Flexible hours Source: De Cenzo & Robbins

30 Job characteristic Model Core Job Characteristic Critical psychological states Individual work outcomes Skill variety Task identity Task significance Autonomy Feedback Experienced meaningfulness of the work Experienced responsibility for outcomes of the work Knowledge of actual result of the work High intrinsic work motivation High-quality work performance High satisfaction with the work Low absenteeism and turnover MModerators Growth-need strengh Knowledge and skill Context satisfactions

31 Job Design Techniques Job simplification Job enlargement Job enrichment Empowering Team building

32 Kelly s Twin-Track Model of Job Redesign