ANLISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN PEGAWAI PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN NABIRE.

Transkripsi

1 ANLISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN PEGAWAI PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN NABIRE Naskah Publikasi diajukan oleh Melva Resarina Sidabutar kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 ANALYSIS AND SYSTEM INFORMATION DESIGN OF OFFICIAL GOVERNMENT DATA COLLECTION IN INDUSTRY AND TRADE COOPERATION OF NABIRE ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN PEGAWAI PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN NABIRE Melva Resarina Sidabutar Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Computer-based information technology, now increasingly covering almost all aspects including service KOPERINDAG Kab Nabire. Therefore,now many companies and government organizations in indonesia technology. Nevertheless there are still many goverment agencies still face difficulties because of the problems and weaknesses of the system are made. Therefore we need a new data processing system which computerized data processing system. Data processing was done carefully,thoroughly and precisely so as not to cause delay in the presentation of an information. Data processing applications have a very important influence in an institution keadministrasian,especially in terms of processing and presenting data. Nevertheless there are still many government agencies are still doing manual processing system,causing various problems and slowness in processing and presenting data. Computer is one tool that can process data quickly and precisely than human capabilities. Especially in data processing that is big enough and fast information is needed both for internal and external. Concrete measures undertaken service KOPERINDAG Kab. Nabire to be able to compete is to use information technology such as information system application which can later be easy to create employment report. One of these applications are staffing information system which is to facilitate the processing of data that previously was done manually. By using the computer all data can be collected even become one and canb be easily used at anytime. Very berbada far with that done manually, because the data is stored neatly and very difficult to be taken at anytime due to storange that is not effective, because the computerized system is needed for those who still do it manually. Keyword : data,informaton,system

4 1. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi yang semakin pesat khususnya dibidang komputerisasi mendorong banyak instansi dan perusahaan-perusahaan milik negara maupun swasta untuk dapat memanfaatkan teknologi ini agar mampu bersaing dalam era globalisasi seperti sekarang ini. Kantor dinas koperasi perindustrian dan perdagangan di kabupaten nabire, memiliki sistem pengolahan data yang masih terdapat kekurangan dan kelemahan, menghambat proses administrasi kepegawaian, karena memperoleh data dilakukan dengan memeriksa dari sekian tumpukan arsip yang ada,sehingga memerlukan banyak waktu. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Da sar Sistem Pengertian Sistem Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem mempunyai maksuda tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives) 2.2 Konsep Da sar Informa si Pengertian Informasi Menurut Gordon B. Davis, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengembalian keputusan saat ini atau mendatang Siklus Informasi Data yang diolah melalui suatu model sehingga menjadi beberapa informasi yang cukup penting oleh sipenerima,yang akan digunakan sebagai bahan masukan untuk melakukan pengambilan keputusan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali yang lebih bermanfaat lagi Kualitas Informa si Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor,yaitu sebagai berikut :

5 a. Akurat, informasi yang dihasilkan har us bebas dari kes alahankesalahan menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. b. Tepat Waktu, informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang nilainya akan berkurang bahkan mungkin tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan dalam pengembalian sebuah keputusan. c. Relevan, informasi yang dilakukan harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. 2.3 Konsep Da sar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Letih dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem didalm suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Sistem Informa si Kepegawaian Merupakan sistem yang mengolah data kepegawaian. Dimana sistem ini dibuat untuk mempermudah pengolahan data pegawai dalam suatu instansi atau perusahaan. Adapun tujuan dari sistem kepegawaian ini adalah untuk membentuk mekanisme pengumpulan data,entry data, sehingga data yang ada dapat dijamin kebenaranya dan memberikan informasi yang optimal yang dapat membantu pimpinan menentukan kebijakan kepegawaian dan dapt membantu manajemen kepegawaian. 2.4 Konsep Analisis dan Perancangan Sistem Analisis Sistem Analisis sistem penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke d alam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,kesempaan,hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharpakan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. 2.5 Konsep Da sar Ba sis Data Basis data adalah sekumpulan data yang saling berkaitan satu dengan yang lain sehingga dapat menyajikan sebuah informasi yang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

6 3.3 Identifikasi Masalah Dari penjelasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan beberapa masalah yang timbul pada dinas KOPERINDAG kab. Nabire yaitu : 1. Pengolahan data yang kurang efektif dan efisiensi dikarenakan belum optimalnya penggunaan komputer. 2. Proses pembuatan laporan yang masih lambat dan kurang akurat 3. Pegawai yang menangani proses pembuatan laporan sudah bekerja secara maksimal namun kemampuan kerja sistem masih dirasakan kurang. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN Analisis Kebutuhan Informa si Informasi merupakan hal yang penting bagi sebuah organisasi. Dengan informasi yang lengkap organisasi-organisasi dapat membuat keputusan-keputusan yang lebih baik sehingga tujuan organisasi akan dapat tercapai. 3.5 Analisis kelayakan sistem Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisa kelayakan adalah menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembang dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak. 3.7 Perancangan Sistem Rancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan peranc angan secara rinci dengan sistem baru yang akan diterapkan Rancangan Model Rancangan model yang dibuat menggunakan 2 sistem, yang pertama yaitu diagram alir (Flowchart) yaitu sistem yang akan mengidentifikasi urut-urutan atau prosedur kerja pada sebuah sistem. Sistem flowchart ini sangat berpengaruh terhadap pembuatan sistem. Sedangkan yang kedua adalah logical model yang digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram),model ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi pada sistem informasi secara logika akan bekerja. 3.8 Perancangan Basis Data Database merupakan kumpulan dari dua data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasi datanya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi,karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai.

7 3.9 Perancangan Tabel Rancangan tabel bertujuan untuk merancang struktur tabel. Rancangan struktur tabel bertujuan untuk menentukan tipe data dan ukuran masing-masing tabel,sehingga data dapat disimpan dengan ukuran dan tipenya. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengertian Implementasi Sistem Implementasi merupakan tahap dimana program aplikasi siap dioperasikan pada keadaan y ang sebenarnya sehingga dari sini akan diketahui apakah program aplikasi benar - benar dapat menghasilakan keluaran yang sesuai dengan tujuan yang diinginkan. 4.2 Rencna Implementasi Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.3 Pelaksanaan Prose s Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini,yaitu untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemlihan Personil Proses pemilihan personil untuk menjadi user atau admin dalam menjalankan sistem diambil dari pegawai dinas KOPERINDAG yang sudah ada. Selain tidak perlu lagi mencari pegawai yang baru, maka dengan menggunakan pegawai yang lama diharapkan kinerja sistem tidak akan banyak mengalami gangguan karena pegwai yang alam bisa mengerti. 2. Pelatihan Personil Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Metode yang bisa ditempuh untuk melak ukan pelatihan personil,yaitu: a. Pelatihan Prosedur b. Pelatihan Tutorial c. Pelatihan Praktek Kerja Instalasi Perangkat Lunak

8 1. Instalasi SQL Server Instalasi Aplikasi Pengetesan Program Pengetesan sistem dilaksanakan setelah dilakukan pengetesan program. Tujuan pengetesan program sistem untuk memastikan bahwa komponen -komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Uji coba sistem dilakukan secara menyeluruh dengan kata lain apakah kumpulan dari program-program telah berjalan dengan baik dalam satu sistem. Pengetesan sistem dilakukan agar diketahui apakah program telah bebas dari kesalahan-kesalahan yang timbul dalam penulisan program pengolahan data pegawai adalah : a. Kesalahan bahasa atau kesalahan penulisan yaitu kesalah didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan apa yang telah disyaratkan. b. Kesalahan waktu proses yaitu kesalahn yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Keselahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya,karena kompiler menentukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi kerena tidak dapat dikerjakan Tindak Lanjut Implementasi Pada tahap tindak lanjut implementasi ini terdapat tahapan pemeliharaan sistem dilaksanakan selagi sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan meliputi : a. Memahami berbagai kendala dan kelemahan pada sistem yang digunakan dengan tujuan untuk melakukan analisis kearah pengembangan. b. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan sistem unutk digunakan sebegai referensi Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem selesai dengan baik,tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.

9 4.4 Pembahasan Program Pembahasan program (manual program) dimaksuda untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan atau mengoperasikan sistem yang diusulkan sekaligus sebagai penentuan yang akan menggunakannya Form Login Gambar 4.18 Form Login Fungsi form password adalah auntetifikasi hak ases pengguna untuk masuk kemenu utama. Untuk memulai program terlebih dahulu memasukkan nama dan password kemudian klik tombol Login atau tekan enter Form Menu Utama Gambar 4.20 Form Menu Utama

10 Setelah memasukan password yang benar maka akan masuk ke menu utama yang menampilkan tombol-tombol utama. Dan bila di klik tombol utama tersebut akan muncul sub - subnya, kemudian bila diklik tombol sub-subnya tersebut akan masuk ke form yang dituju Form Input Data Pegawai Gambar 4.21 Form input data pegawai Sub menu data pegawai digunakan untuk memasukan data-data pegawai yang ada di dinas koperasi perindustrian dan perdagangan Kab. Nabire Form Input Data Jabatan

11 Gambar 4.22 Form Input data Jabatan Sub menu data jabatan digunakan untuk memasukkan data -data jabatan pegawai yang ada di dinas koperasi perindustrian dan perdagangan Kab. Nabire Form Input Data Pangkat Gambar 4.23 Form Input data jabatan Sub menu data pangkat digunakan untuk memasukan data pangkat para pegawai, dan dapat diubah apabila ada kesalahan Form Input data golongan Gambar 4.24 Form Input data golongan Sub menu data golongan untuk mengisi data golongan, merubah data g olongan, dan mencari data golongan.

12 4.4.7 Form Input data User Gambar 4.25 Form Data User Sub menu data user untuk menentukan siapa saja yang biasa mengelola atau masuk kedalam aplikasi ini Form Input data mutasi Gambar 4.26 Form Input data Mutasi Sub menu data mutasi untuk mengisi datas mutasi, merubah data mutasi,mencari data mutasi,menghapus data mutasi, dan menyimpan data mutasi.

13 4.4.9 Form Input data Pangkat Pegawai Gambar 4.27 Form input data pangkat pegawai Sub menu data pangkat pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data pangkat pegawai,merubah data pangkat pegawai,mencari data pangkat pegawai,menghapus data pangkat pegawai,dan menyimpan data pangkat pegawai Form Input data golongan pegawai Gambar 4.28 Form Input data golongan pegawai Sub menu data golongan pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data golongan pegawai,merubah data golongan pegawai,mencari data golongan pegawai,menghapus data golongan pegawai,dan menyimpan data golongan pegawai.

14 Form Input data jabatan pegawai Gambar 4.29 Form input jabatan pegawai Sub menu data jabatan pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data jabatan pegawai, merubah data jabatan pegawai, mencari data jabatan pegawai, menghapus data jabatan pegawai, dan menyimpan data jabatan pegawai Laporan data pegawai

15 Laporan data mutasi Laporan data golongan

16 Laporan data pangkat Laporan data jabatan

17 Laporan data golongan pegawai Laporan data jabatan pegawai

18 Laporan data jabatan pangkat pegawai

19 5. Kesimpulan dan saran 5.1 Kesimpulan Pada dasarnya penelitian dilakukan sebagai modal utama penyusunan skripsi. Bagaimana dan bagaimana sistem informasi pengolahan data diterapkan, penulis memnbuat kesimpulan sebagai berikut : a. Sistem yang berjalan pada saat ini masih diproses secara manual, baik dalam pelaksanaan dan media penyimpanannya dapat memungkinkan adanya kesulitan dimasa yang akan datang. Meskipun pada saat ini permasalahan tersebut berupa lambatnya penyajian informasi yang dibutuhkan sistem,sehingga sistem kurang efektif. b. Sistem yang baru telah terkomputerisasi yang dibangun berdasarkan sistem yang sedang berjalan,sehingga dapat dikonversikan secara lebih sederhana dan mudah pengoperasiannya. c. Dalam penggunaan sistem baru dengan software visual basic 6.0 dan microsoft SQL server 2000 diharapkan dapat membuat sistem yang sudah berjalan menjadi efektif serta dapat menyajikan informasi secara tepat,cepat dan akurat. Aplikasi yang dibuat sudah layak untuk dipakai meskipun masih sederhana. 5.2 Saran a. Sistem informasi ini berbasis komputer dapat diterapkan untuk membantu pihak instansi atau lembaga atau pengguna yang bersangkutan dalam melakukan pengolahan data dengan jumlah besar. b. Agar lebih efektif maka hendaknya sistem inrformasi pengolahan data pegawai yang dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi. Dengan sistem yang komputerisasi maka semuanya akan berjalan dengan efektif dan efisiensi, sehingga akan menguntungkan pihak pemakai. Dengan kesimpulan dan saran serta informasi yang dapat penulis sampaikan. Dengan mempertimbangkan saran tersebut diatas, penulis berharap sistem yang diusulkan dapat diterima dan diterapkan.

20 DAFTAR PUSTAKA Andi sunyoto (2007), pemrograman database dengan visual basic dan microsoft sql server 2000 Hanif Al Fatta. (2007), Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta : penerbit Andi Offset. Yogyakarta Jogiyanto,HM. Analisis dan desain sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Andi Offset. Yogyakarta Kusrini,M.Kom. (2006). Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data