PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMK BUDI UTOMO CIKAMPAK LABUHAN BATU SELATAN SUMATERA UTARA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMK BUDI UTOMO CIKAMPAK LABUHAN BATU SELATAN SUMATERA UTARA NASKAH PUBLIKASI Diajukan oleh Muhammad Kasirun kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 INFORMATION SYSTEM DESIGN FOR NEW STUDENTS ACCEPTANCE AT SMK BUDI UTOMO CIKAMPAK LABUHAN BATU SELATAN SUAMTERA UTARA. ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMK BUDI UTOMO CIKAMPAK LABUHAN BATU SELATAN SUMATERA UTARA Muhammad Kasirun Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information system design for new students acceptance At SMK Budi Utomo Cikampak Labuhan batu Selatan Sumatera Utara for this is still done manually, which means that in terms of enrollment, registration is still using a system that is not computerized, which allows the student an error collection new data. With the problem of the convenience and savings of course considered for the creation of new systems that will simplify data processing students. Thus, the required application of information technology as a means of data processing, the storage of data quickly and accurately. The technology will be to facilitate and accompany students data collection new processes and produce reliable data processing to adapt to a cooling. The methodology used to use the method of observation, interviews and literature. The software that will be used is SQL Server 2080 database and Microsoft Visual Basic 2010.Net as a tool. The contents of the computer system works to treat new students for data collection. The conclusion of a new computerized system to facilitate the collection of new students so that work can be done quickly and not spend a lot of time. Keyword: Information System, Information, Acceptance Student 2

4 3 1. Pendahuluan Pada era ini perkembangan teknologi informasi berkembang dengan pesat sehingga dapat memungkinkan mempermudah segala bentuk pekerjaan dengan cepat, tepat dan akurat. Karena teknologi informasi merupakan salah satu kebutuhuan pokok primer bagi perkembangan dunia yang menggunakan komputer. Pada saat ini penggunaan teknologi komputer sebagai salah satu alat teknologi dan informasi yang sangat vital pada setiap aspek kehidupan perusahaan, pabrik, perkantoran, kesehatan, sosial dan budaya terutama dibidang pendidikan, sehingga kita mulai tergantung pada bantuan teknologi informasi untuk dalam memenuhi kebutuhan. Dalam hal ini kehadiran komputer dalam dunia pendidikan dapat memanfaatkan sistem informasi sebagai pendukung kegiatan sekolah yang tepat berdasarkan data-data yang ada, sehingga kinerja pengolahan data pada sekolah dapat ditingkatkan. Perancangan program penerimaan siswa baru merupakan rancangan program yang menggunakan media komputer sebagai alat untuk menghasilkan sebuah program yang lebih baik sehingga dapat memberikan manfaat yang nyata bagi para penggunanya. SMK Budi Utomo Cikampak Sumatera Utara merupakan salah satu instansi swasta yang bergerak dibidang pendidikan. Saat ini SMK Budi Utomo masih menggunakan cara manual dalam pengolahan data calon siswa barunya, seperti pencatatan identitas siswa dalam pendaftaran tanpa bantuan komputer, kelemahannya adalah adanya kemungkinan terjadi kesalahan sewaktu dalam pencatatan dalam pendaftaran yang bisa diakibatkan faktor manusia dan faktor-faktor lainnya. Maka dari sumber daya manusianya pun harus dapat mendukung hal tersebut. Untuk memperoleh sumber daya manusia yang diharapkan seperti diatas maka sitstem penerimaan siswa baru harus menetapkan kriteria yang sesuai diharapkan. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk-bentuk yang berguna untuk membuat keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena informasi menurunkan ketidakpastian (meningkatkan pengetahuan) informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan metode atau dengan cara cara tertentu. Pengertian informasi menurut Raymond Mcleod informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat saat mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Pengertian informasi menurut Sutabri adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambil keputusan. Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto, (1999: 692), Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Abdul Kadir (2002: 31); McFadden dkk (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

5 4 Pengertian Informasi Menurut George H. Bodnar, (2000: 1), Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat Pengertian Informasi Menurut Lani Sidharta (1995: 28), Informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang berguna untuk membuat keputusan Pengertian informasi menurut Anton M. Meliono (1990: 331), Informasi adalah data yang telah diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan Pengertian Informasi Menurut Gordon B. Davis (1991: 28), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Dan Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya (Wikipedia - Indonesia). Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. 2.2 Definisi Sistem Informasi Menurut Robert A. leitch dan K.roscoe sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditunjukkan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tiap transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan Komponen Sistem Informasi Stair (1992) yang dikemukakan oleh al-fatta menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: 1. Perangkat Keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan masukan data, memproses data dan keluaran data. 2. Perangkat Lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. 3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. 4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif. 5. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manejer, analis, programmer, dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

6 5 6. Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode, dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer. 2.3 Definisi Penerimaan Siswa Baru Sistem informasi penerimaan siswa baru (PSB) adalah suatu kumpulan informasi mengenai pengolahan kegiatan penerimaan siswa baru dengan menyediakan berbagai fasilitas yang mendukung proses penerimaan siswa baru. 2.4 Konsep Perancangan Flowchart Flowchart atau diagram alir merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkahlangkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut. 1. Bagan alir sistem (system flowchart) Merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir system menunjukan apa yang dikerjakan pleh sistem. Beberapa contoh alir sistem: Tabel 2.1 Bagan alir sistem Simbol Arah proses Fungsi Symbol document Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas. Symbol keyboard Menunjukan input yang menggunakan on line keyboard

7 6 Symbol proceess Simbol yang menunjukan pengolahan dilakukan oleh komputer. Symbol disk and on-line storage Simbol yang menyatakan input berasal dari disk atau output 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis Sistem Analisis Sistem adalah teknik pemecahan masalah yang mengurai bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis Sistem merupakan tahapan paling awal dari perancangan sistem yang menjadi pondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. SMK Budi Utotomo Cikampak Sumatera utara sebelumnya Penerimaan Siswa Baru dilakukan secara manual dengan menuliskan dibuku dalam bentuk laporan. 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Tujuan dari analisis sistem adalah untuk mengevaluasi dan menetukan permasalahan yang dihadapi dalam organisasi. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga untuk mengetahui kelemahan dari sistem yang ada. Apabila kelemahan telah ditemukan, kemudian dilakukan perbaikan dengan sistem yang baru. Untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasi masalah yang terdapat pada sistem lama maka digunakan analisis PIECES ( Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service ). 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Tujuan dari fase analisis kebutuhan adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan pengembangan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut. Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem menjadi dua jenis. Jenis kebutuhan pertama adalah kebutuhan fungsional (Fungsional Requirements) jenis kebutuhan kedua adalah kebutuhan nonfungsional (Nonfungsional Requirements).

8 7 1. Kebutuhan fungsional Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. 2. Kebutuhan Nonfungsional Kebutuhan nofungsional merupakan kebutuhan yang berkaitan dengan alat-alat yang digunakan. Dalam pembuatan sistem informasi diperlukan peralatan-peralatan yang dipakai agar sistem berjalan dengan baik serta diperoleh informasi yang lebih optimal. 3.4 Perancangan Sistem Model peracangan secara umum pada sistem yang diusulkan digmbarkan dalam bentuk flowchart sistem dan diagram arus data yang lebih menjelaskan kepada user mengenai fungsi-fungsi dari sistem secara logika akan bekerja dan flowchart akan menunjukkan urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis computer Flowchart Gambar 3.1 Flowchart Sistem

9 DFD Diagram arus data yang disebut juga dengan data flow diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambar suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan tersimpan. Adapun diagram arus yang diusulkan Sebagai berikut: Gambar 3.2 DFD yang diusulkan 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pembuatan Program Database dan Interface Setelah modul selesai ditulis dan tes secara independent sampai bebas dari kesalahan dan telah dirangkai menjadi unit program, maka unit program perlu dites kembali. Pengetesan ini dimaksudkan untuk meyakinkan bahwa semua modul telah berkerja tanpa mengalami kesalahan. Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetasan terhadap program yang dilakukan melalui input data, hapus dan output data. 1. Pembuatan Program Pembuatan program merupakan tahap implementasi dimana dilakukannya pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga terbentuknya sistem yang baru sesuai yang telah direncanakan. Pengodean ini dilakukan

10 9 dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.Net 2010, sedangkan database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server Berikut ini adalah rangkaian proses pembuatan sistem yang baru: 1. Pembuatan Database (Basis Data) Pembuatan database dan table merupakan langkah awal yang selalu dilakukan dalam membangun sebuah basis data. Dalam pembuatan database system ini, penulis menggunakan Microsoft SQL Server 2008, berikut adalah tabel tabelnya : Gambar 3.3 Tabel Pengguna Gambar 3.4 Tabel Calon Siswa

11 10 2. Pembuatan User interface Setelah pembuatan database langkah selanjutnya yang akan dibuat adalah pembuatan User Interface atau tampilan aplikasi. Dalam pembuatan user interface ini, penulis menggunakan Microsoft Visual Basic 2010.net berikut ini tampilan aplikasi dan skripnya: 1. Pembuatan Menu Utama Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama 4.2 Manual Program Manual program adalah petunjuk untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan program aplikasi dimana proses tersebut dapat dijalankan dengan sistem operasi windows. Fungsi form login adalah autentifikasi hak akses pengguna untuk masuk ke manu utama. Untuk memulai program terlebih dahulu memasukkan nama user dan password, kemudian klik tombol login.

12 11 Gambar 4.2 menu Login dan menu utama 5. Kesimpulan Dengan selesainya kegiatan penelitian, analisis sistem perancangan program sehingga tahap pembahasan diharapkan sebagai berikut: 1. Dalam penerapan sistem informasi penerimaaan siswa baru berbasis komputer dimulai dengan membuat database, membuat form menu utama, form menu login, form menu calon siswa, form menu daftar ulang sampai dengan menu aturan. 2. Pihak sekolah dapat dengan mudah menyeleksi siswa baru apakah diterima atau gagal karena sesuai dengan nilai yang mereka dapatkan karena dihitung secara otomatis oleh sistem. Aplikasi yang di khususkan untuk Sistem Penerimaan Siswa Baru dan akan menyajikan keterangan apakah dapat diterima atau gagal dan tidak memakan waktu yang lama. 3. Dapat menyajikan informasi secara cepat, karena sistem ini hanya membutuhkan waktu 5 menit untuk melakukan proses input data calon siswa baru dan akan menyajikan laporan yang diperlukan. 4. Informasi yang dihasilkan lebih akurat karena waktu pendaftaran calon siswa, siswa dapat dilihat kapan saja sesuai hasil input pada saat penerimaan.

13 11 DAFTAR PUSTAKA Al fatta, Hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersain Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi,Yogyakarta Priyanto, Hidayatullah Visual Basic.Net Membuat Aplikasi Database dan Program Kreatif, Informatika, Bandung. Nugroho, Aryo Menguasai T-SQL Query + Programing SQL Server 2008, Andi, Yogyakarta. Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi, Yogyakarta. Sunyoto, Andi Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft Sql, Andi, Yogyakarta. - (18 September 2013) - (akses 20 September 2013) - (akses 9 Oktober 2013) - (akses 10 oktober 2013) - (akses 12 oktober 2013)