SISTEM INFORMASI TOOL CRIB DI BENGKEL POLITEKNIK MANUFAKTUR NEGERI BANGKA BELITUNG TIMAH. Naskah Publikasi. diajukan oleh Feni Puspita

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI TOOL CRIB DI BENGKEL POLITEKNIK MANUFAKTUR NEGERI BANGKA BELITUNG TIMAH Naskah Publikasi diajukan oleh Feni Puspita Kepada SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 SYSTEM INFORMASI TOOL CRIB IN WORKSHOP POLYTECNIC STATE MANUFAKTURING TIN BANGKA BELITUNG SISTEM INFORMASI TOOL CRIB DI BENGKEL POLITEKNIK MANUFAKTUR NEGERI BANGKA BELITUNG TIMAH Feni Puspita Kusnawi JurusanSistemInformasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Tool Crib is a place that provides the tools in the machining process. In the Tool Crib, students and workshop instructors can borrow the tools needed for their work in the machining process. Which requires that every student is able to directly apply what has been obtained from the theory according to which the student majoring take. Manufacturing Polytechnic State Bangka Belitung Timah, the program / department maintenance and repair of machinery, mechanics, and electronics that require using a variety of equipment to practice immediately. In this paper will discuss the existing problems in the Tool Crib. Data processing system of borrowing and repayment tool in the Tool Crib tools still manual, with notes on the book, sometimes the equipment was not recorded properly causing any equipment lost or damaged. Looking at the above problems, it is necessary to repair the system is running so that the problem can be overcome by good teaching and learning activities and expedite the time to practice. Keyword : Computerized Data Processing, Borrowing and Repayment Computer

4 1. Pendahuluan Peralatan adalah komponen yang sangat diperlukan untuk membantu dalam suatu proses atau kegiatan yang akan atau sedang dilaksanakan, terutama bagi perguruan tinggi kejuruan yang mengharuskan setiap mahasiswanya mampu untuk secara langsung mempraktekkan apa yang telah didapat dari teori sesuai dengan jurusan yang mahasiswa ambil di perguruan tersebut. Untuk itu peralatan juga harus disimpan pada tempat yang aman, agar terjaga dari kehilangan ataupun rusak, tempat penyimpanan peralatan yang disebut dengan tool crib, dimana tool crib adalah tempat peminjaman khususnya alat mekanik. Begitu pula dengan politeknik manufaktur Negeri Bangka Belitung dengan jurusan perawatan dan perbaikan mesin dimana dalam praktek harus bisa merancang suatu elemen-elemen dalam menghasilkan produk, pengembangan produk dan pemodifikasi produk yang mengharuskan memakai berbagai peralatan untuk praktek langsung, sehingga mahasiswa mampu menerapkan langsung apa yang sudah didapat dalam kelas teori. Namun peralatan yang ada terkadang tidak terdata dengan baik yang menyebabkan ada peralatan praktek yang hilang maupun rusak dan mahasiswa harus membayarnya dengan kerja paruh waktu selama 15jam perhari bahkan lebih itupun tergantung dari dosen jika mahasiswa tidak mampu untuk menggantikan barang yang hilang maupun rusak, terutama bagi peralatan praktek dari jurusan perawatan dan perbaikan mesin yang sering keluar masuk dari tool crib di bengkel penyimpanan alat yang dikarenakan pendataan saat peminjaman dan pengembalian peralatan praktek yang masih kurang baik dan manual dimana dulunya menggunakan system koin serta mahasiswa hanya memiliki 10 koin untuk meminjam peralatan di bengkel. Oleh sebab itu di buatlah skripsi dengan judul Sistem Informasi Tool Crib di Bengkel Polman Negeri Ba ngka Belitung Timah. Skripsi ini untuk membantu pihak dosen/ketua bengkel dalam mendata peralatan praktek yang ada, sehingga dapat memperlancar kegiatan belajar mengajar terutama saat melakukan praktek lapangan. 2. LandasanTeori 2.1 Konsep Da sar Sistem Definisi Sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsure atau variable -variabel yang saling terorganisiasi, saling berinterasksi, dan saling bergantung sama lain (Hanif Al Fatah, Analisis perancangan sistem informasi,andi 2007).Sedangkan menurut Murdick dan Ros (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengna lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara,definisi sistem dalam

5 kamus Webster s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Sementara menurut Mc.Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang berintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Komponen-komponen sistem atau elemenelemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli berapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi sistem secara keseluruhan Konsep Da sar Informa si Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sumber informasi adalah data. Data belum menunjukkan sesuatu yang bisa dipahami, karena harus diproses terlebih dahulu. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata untuk pengambilan suatu keputusan Konsep Da sar Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-lapoaran yang diperlukan.( Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis, Accounting information System, New Jersey:Prentice- Hall,1983). 3. Analisis dan Perancangan Sistem Mengidentifikasi Masalah Pengembangan sebuah sistem dari sistem yang lama ke sistem yang baru, maka terlebih dahulu harus dilakukan sebuah analisa sistem terhadap sistem yang sebelumnya digunakan. hal ini sangat perlu dilakukan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang dihadapi atau masalah yang muncul pada sistem lama. Selain untuk mengetahui permasalahan yang muncul pada sistem lama, analisis sistem juga berfungsi untuk melakukan study kelayakan dan menganalisa kebutuhan sistem yang ada. Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis pada Sistem Informasi Toolcrib di Bengkel Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung Timah dapat dilihat masalah yang dihadapi yaitu: 1. Pengolahan data pada peminjaman alat di bengkel yang sedang berjalan menghasilakan informasi yang kurang relevan kemampuan kerja system belum

6 terkomputerisasi, dan kurang tepat waktu. Hal ini dapat dilihat dari proses pencatatan data alat bengkel, transaksi peminjaman dan pengembalian alat yang masih bersifat manual (masih menggunakan buku) sehingga memerlukan waktu yang lama dalam mempersiapkan data jika ada pihak lain yang membutuhkan. Selain itu pencatatan manual berpotensi menimbulkan masalah. 2. Proses pencarian datanya kurang cepat Laporan yang dibuat kurang lengkap dan memakan waktu yang lama karena kesulitan dalam penulisan laporan, pendataan disimpan secara manual dalam lembaran buku yang berbentuk arsip Diagram Konteks Pengelolah ToolCrib Data Anggota Data Alat Data peminjaman Data Pengembalian Data admin Laporan data alat Laporan data anggota Laporan data peminjaman Laporan data pengembalian Laporan alat Laporan peminjaman Laporan pengembalian Laporan Anggota 0 Sistem Informasi ToolCrib Kepala ToolCrib Data Flow Diagram (DFD) Gambar 3.2 Diagram Konteks Proses Anggota D1 Anggota Proses pembuatan laporan anggota Proses ALat D2 Alat Proses pembuatan laporan alat Admin Proses Detail pinjam D3 Detail Peminjaman Kepala ToolCrib Proses Peminjaman D4 Peminjaman Proses pembuatan laporan peminjaman Proses Detail Kembali Proses Pengembalian D5 Detail Kembali D6 Pengembalian Proses pembuatan laporan pengembalian Gambar 3.3 Data Flow Diagram

7 3.2.5 RelasiAntarTabel Gambar 3.11 Relasi Antar Tabel 4. Implementasi dan Pembahasan Manual Program 1) Form Login Gambar 4.5 Form Login Pengguna

8 2) Form Menu Utama Gambar 4.6 Form Menu Utama 3) Form Alat From Alat digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus, dan menyimpan data dari inputan alat yang ada pada Polman ini. Berikut tampilan dari form inputan data alat. Gambar 4.7 Tampilan Input Data Member

9 4) Form Anggota Form input data Anggota digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus, menyimpan, dan membatalkan data anggota yang terdaftar di Toolcrib Polman Babel. Berikut tampilan dari form data Anggota: Gambar 4.8 Form Anggota 5) Form Cari Alat Form Cari Alat digunakan untuk mencari data alat yang ada di dalam Toolcrib Pada proses pencarian data alat ini terdapat 2(dua) kategori pencarian, yaitu Kode Koin dan Nama Alat. Berikut ini adalah tampilan form cari alat. Gambar 4.9 Form Cari Alat

10 6) From Cari Anggota From Cari data Anggota digunakan untuk mencari data anggota toolcrib. Pada proses pencarian data anggota ini terdapat 2(dua) kategori pencarian, yaitu pencarian berdasarkan Id Anggota dan Nama Anggota. Berikut ini adalah tampilan form Pencarian data anggota: Gambar 4.10 Form Cari Anggota 7) Form Peminjaman Alat Submenu Peminjaman alat digunakan untuk transaksi peminjaman alat kepada anggota Toolcrib di bengkel yang sudah terdaftar menjadi anggota. Berikut adalah tampilan peminjaman alat: Gambar 4.11 Form Peminjaman

11 8) Form Detail Pinjam Detail peminjaman disini hanya sebagai tempat penyimpanan yang telah terinput dari form Peminjaman diatas, jika Tombol Detail Peminjaman dari form peminjaman di clik maka akan muncul form Detail peminjaman dibawah ini: Gambar 4.12 Form Detail Pinjam 9) Form Pengembalian Alat Form pengembalian alat digunakan untuk transaksi pengembalian alat yang sudah di pinjam oleh anggota pada Toolcrib. Jika anggota menghilangkan alat atau merusak alat maka statusnya berubah menjadi hilang/rusak. Berikut tampilan form pengembalian: Gambar 4.13 Form Pengembalian

12 10) Form Detail Pengembalian Detail pengembalian disini hanya sebagai tempat penyimpanan yang telah terinput dari form Pengembalian diatas, jika Tombol Detail Pengembalian dari form pengembalian di clik maka akan muncul form Detail pengembalian dibawah ini: 11) Form Admin Gambar 4.14 Form Detail_kembali From Ubah Password yang disediakan pada aplikasi ini untuk mengganti atau mengubah username dan password yang terdahulu. Berikut ini tampilan form ubah username dan password. Gambar 4.15 Form Admin

13 12) Laporan Data Peminjaman Gambar 4.17 Laporan Peminjaman Alat 13) Laporan Data Anggota Gambar 4.18 Laporan Data Anggota

14 14) Laporan Data Alat Gambar 4.19 Laporan Data Alat 15) Laporan Data Pengembalian Gambar 4.20 Laporan Data Pengembalian

15 16) Surat/Kehilangan/Kerusakan/Telat mengembalikan alat Gambar 4.21 Surat Kehilangan/kerusakan/telat mengembalikan alat 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian,analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan: 1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibatkan tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilakn informasi yang dibutuhkan. Sehingga penyampaian informasi kepada kepala sekolah menjadi terlambat. Misalnya sebagai berikut: waktu pencarian, pemasukan dan pencatatan data yang cukup lama. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan. Dengan pencatatan sistem manual, kinerja jadi mengalami kendala (data yang menumpuk) Informasi yang dihasilkan menjadi terlambat, sehingga tidak tepat waktu Informasi yang dibutuhkan menjadi tidak akurat, karena sering mengalami kesalahan dalam proses pencatatan, pencarian maupun pemasukan data. 2. Dengan menggunakan Sistem Informasi Toolcrib yang sudah terkomputerisasi ini, diharapkan informasi yang dihasilkan di bengkel Politeknik Manufaktur Bangka Belitung ini lebih berkualitas. Dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan pihak sekolah dalam peminjaman alat. Karena dalam sistem terkomputerisasi mempunyai banyak keunutngan sebagai berikut: Menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. Dalam pencatatan data anggota.

16 Sistem ini mampu menghasilakn informasi yang berupa laporan peminjaman dan pengembalian, laporan data alat, laporan data anggota dan lain-lain yang nantinya dijadikan acuan pertimbangan pengambalian keputusan oleh kepala Tollcrib. Informasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas dengan baik. Sistem Toolcrib ini dapat meningkatkan pelayanan kepada anggota terutama dalam proses peminjaman dan pengembalian. Dan informasi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan. Karena data-data yang dihasilkan akan lebih cepat didapat, dan penyampaian informasi baik berupa data anggota atau data alat akan menjadi lebih tepat sasaran. Dengan mengunakan sistem ini dapat dihasilkan sebuah informasi yang akurat, yaitu tentang anggota yang sudah melakukan pe minjaman alat dan bisa didapat juga anggota yang belum membayar denda. 5.2 Saran Berdasarakan analisis dari kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi Toolcrib Politeknik Manufaktur Bangka Belitung dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, saran yang diinginkan disampaikan adalah: 1. Agar kegiatan yang dilakukan maksimum maka perlu ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari kesalahan yang sering terjadi dan perlu adanya juga tenaga ahli yang lebih menguasai bidang computer yang telah dikembangkan. 2. Rancangan sistem yang diusulkan layak dipergunakan dan diharapkan sistem ini masih jauh dari kesempurnaan.

17 DAFTAR PUSTAKA Alam, M. Agus J Pemrograman Database dengan Visual Basic. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Fatta, Hanif Al Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Firdaus Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 untuk Orang Awam. Palembang: Maxikom. H.M, Jogiyanto Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Sutabri, Tata Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Tim Penyusun Analisis & Desain Sistem Informasi. Jakarta: Bina Sarana Informatika. Tim Penyusun Basis Data. Jakarta: Bina Sarana Informatika. (diakses tanggal 5/7/2012)