PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA KUKI MIE RESTO DI PURWOREJO DENGAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA KUKI MIE RESTO DI PURWOREJO DENGAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Rachmad Riyadi kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 PLANS OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM AT KUKI MIE RESTO IN PURWOREJO WITH MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA KUKI MIE RESTO DI PURWOREJO DENGAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 Rachmad Riyadi Ali Mustopa Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In this modern era, the use of computers is one requirement in almost all aspects of human life. Computer as an advanced technology device finally selected as one of the alternatives that can help manage the flow of large amounts of information and assist in making the right decisions and accurate. Kuki Mie Resto is a new restaurant in Purworejo serving noodle dishes and other menus that making financial reports still manually, thus recording transactions is less precise and accurate. Therefore, the author would like to create an application by using Microsoft Visual Basic 6.0 and is expected to facilitate the application of the owner of the restaurant in the making and get a more accurate financial statements. Keywords: Information Systems, Accounting, Microsoft Visual Basic, Kuki Mie Resto

4 1. PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dalam bidang informasi yang sangat cepat telah membawa dunia memasuki era modern yang lebih cepat dari yang dibayangkan sebelumnya. Hampir semua kegiatan manusia baik yang berskala kecil maupun skala besar dan dari kalangan bisnis hingga kalangan akademisi / pendidikan sangat memerlukan teknologi untuk mempermudah pekerjaan. Teknologi informasi yang dimanfaatkan secara tepat akan membawa pengaruh yang positif terhadap suatu perusahaan, antara lain peningkatan produktivitas, efisiensi kerja dan kemajuan perusahaan sehingga mampu menghadapi persaingan usaha yang semakin kompetitif. Ketepatan dan kecepatan dalam pengelolaan data transaksi pada perusahaan menjadi salah satu kunci untuk dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat. Penyajian informasi yang demikian dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan untuk mempertahankan, melakukan evaluasi, maupun upaya mengembangkan usahanya. Keberadaan komputer saat ini merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat penting sebagai salah satu sarana untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat dan tepat waktu yang mencakup berbagai bidang terutama dalam hal pengolahan data. Komputer dirasa memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer memiliki kemampuan menyimpan data dalam jumlah yang besar, kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dengan hasil yang lebih akurat. Komputer juga dapat disesuaikan dengan keinginan penggunanya serta komputer dapat meminimalisasi masalah atau kesalahan yang muncul dalam penyajian informasi. Permasalahannya, belum semua badan usaha atau pengusaha menggunakan teknologi informasi yang terkomputerisasi untuk proses pengolahan data. Seperti yang terjadi pada Kuki Mie Resto di Purworejo. Dalam pengolahan data transaksi pada Kuki Mie Resto di Purworejo masih kurang efektif dan efisien sehingga mengakibatkan keterlambatan laporan keuangan dan sering terjadi kesalahan pencatatan transaksi. Teknologi komputer memiliki kemampuan untuk mendukung pembentukan informasi Akuntansi (SIA) yang mampu menyerap data, mengolah dengan prosedur tertentu, menyajikan data secara cepat dan tepat juga mendistribusikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Melihat hal yang seperti itu, untuk memenuhi kebutuhan pada Kuki Mie Resto dibutuhkan suatu teknologi informasi yang lebih optimal dan telah terkomputerisasi, sehingga nantinya dapat memberikan solusi yang tepat untuk kelancaran dalam pengolahan data transaksi pada Kuki Mie Resto secara optimal.

5 2. LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem Pada dasarnya sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Sedangkan definisi lain adalah suatu kesatuan yang terdiri dari elemen-elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Banyak ahli mengajukan konsep sistem dengan deskripsi yang berbeda, tetapi pada prinsipnya hampir sama dengan konsep dasar sistem umumnya. 2.2 Definisi Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. 1 Sedangkan definisi lain mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan bisnis. 2.3 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. 2.4 Definisi Akuntansi Akuntansi didefinisikan sebagai seni mencatat, menggolongkan dan meringkas transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara tertentu dan dalam bentuk satuan uang, serta menafsirkan hasil-hasilnya. Definisi lain menyatakan bahwa akuntansi adalah suatu jasa. Fungsinya menyajikan informasi kuantitatif tentang lembaga-lembaga ekonomi, terutama yang bersifat keuangan, yang bertujuan agar berguna di dalam pengambilan keputusan ekonomis. Proses Pencatatan Proses Penggolongan Proses peringkasan Proses pelaporan Bukti Transaksi Jurnal Buku Besar Laporan Keuangan Gambar 2.1 Proses Akuntansi 1 Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, C.V Andi Offset Yogyakarta, Hal 31

6 2.5 Definisi Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya Konsep Dasar Basis Data Pengertian Basis Data Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunaka dan ditampilkan kembali, dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program aplikasi secara optimal, serta disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah konsep yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan dan didasarkan pada persepsi dari sebuah dunia nyata yang terdiri dari sekumpulan objek, disebut entiti dan relasi diantara objek-objek tersebut. Tabel 2.1 Elemen-elemen ERD dan Simbolnya Simbol Nama Entitas, adalah suatu objek yang didefinisikan dalam lingkungan pemakai Relasi, menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah entitas yang berbeda Atribut, berfungsi mendeskripsikan karakter entitas. (atribut yang berfungsi sebagai primary key diberi garis bawah) Garis, sebagai penghubung antara relasi dengan entitas, relasi dan entitas dengan atribut 2 Kusrini dan Andi Koniyo, Tuntunan Praktis membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visua Basic dan Microsoft SQL Server, C.V Andi Offset Yogyakarta, Hal 10 3 Ibid, Hal140

7 2.7 Konsep Permodelan Sistem Flowchart Flowchart (bagan alir) adalah bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Tabel 2.2 Simbol-simbol pada Flowchart Simbol Dokumen / Arsip. Fungsi Proses, suatu yang menunjukkan setiap pengolahan yang dilakukan oleh komputer. Input dengan keyboard. Multiple dokumen. Connector, suatu prosedur akan masuk atau keluar melalui simbol ini di dalam lembar yang sama. Arus, simbol ini digunakan untuk menggambarkan arus proses dari suatu kegiatan lain. Hard disk storage, input/output yang menggunakan harddisk DFD DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik sistem lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada.

8 Gane/Sarson Entitas Eksternal Tabel 2.3 Simbol-simbol DFD Keterangan Entitas eksternal, dapat berupa orang/unit terkait yang berinteraksi dengan sistem tetapi di luar sistem. Proses Orang, unit yang mempergunakan atau melakukan transformasi data. Komponen fisik tidak diidentifikasikan. Aliran Data Aliran data dengan arah khusus dari sumber ke tujuan. Data Store Penyimpanan data atau tempat daa direfer oleh proses. 2.8 Perangkat Lunak yang Digunakan Microsoft SQL Server 2012 Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data rasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa Kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. 4 Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. 3. TINJAUAN UMUM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Kuki Mie Resto didirikan pada awal tahun Resto ini terletak di Jl. KH Ahmad Dahlan No. 88 Purworejo. Letaknya cukup strategis di pinggir jalan, 4 Andi Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic & Microsoft SQL, C.V Andi Offset Yogyakarta, Hal 1

9 dekat dengan pasar induk Baledono Purworejo, sehingga mudah dijangkau. Pemilik sekaligus pemimpin atau pengelola Kuki Mie Resto adalah bapak Nathanael Sutejo Sarwono. Resto ini beroperasi 6 hari dalam satu minggu, di resto ini ada berbagai menu olahan mie dan ayam serta minum-minuman. Pembayaran yang dilakukan oleh konsumen dilakukan secara tunai. Pencatatan keuangan dalam resto ini dilakukan dengan cara menulis seluruh transaksi ke dalam jurnal di sebuah buku, kemudian ke dalam buku besar, dan menyusun keuangannya. Laporan keuangan dan manajerial inilah yang digunakan oleh pemilik resto untuk menganalisa perkembangan usaha yang sedang berjalan untuk mengambil keputusan. Struktur perusahaan yang tersusun baik dapat membantu memperlancar aktivitas perusahaan. 3.2 Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan Visi 1. Menjadi resto yang menyajikan makanan yang berkualitas sehingga dapat memuaskan konsumen Misi 1. Meningkatkan pelayanan terhadap konsumen. 2. Mencari konsumen sebanyak-banyaknya demi kelangsungan usaha agar tetap stabil Tujuan 1. Mendapatkan keuntungan dari usaha yang dijalankan. 2. Dapat mensejahterakan karyawan. 3.3 Struktur Organisasi Pemilik/pemimpin Karyawan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

10 3.4 Sistem yang Berjalan Data pembelian tunai Data penjualan tunai Pencatatan pembelian tunai Pencatatan penjualan tunai Buku pembelian tunai Buku penjualan tunai Pengolahan data transaksi Pembuatan laporan keuangan Laporan keuangan Gambar 3.2 Sistem yang Berjalan

11 Gambar 4.1 Flowchart yang diusulkan 4. PEMBAHASAN 4.1 Rancangan Sistem yang Diusulkan Flowchart yang Diusulkan

12 4.2 DFD yang Diusulkan DFD Level 0 Gambar 4.2 DFD Level DFD Level 1 Gambar 4.3 DFD Level 1

13 Gambar 4.4 ERD 4.3 Perancangan Basis Data Entity Relationship Diagram

14 4.3.2 Hubungan Antar-tabel Gambar 4.5 Hubungan Antar-tabel 4.4 Manual Program Manual program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows. Fungsi dari manual program adalah memberikan keterangan berupa tampilan program yang sudah jadi agar user dapat mengenal program aplikasi Form Login From Login digunakan untuk masuk kedalam menu utama. Hanya pengguna yang mengetahui passwordnya yang bisa masuk, sehingga keamanan dapat terjaga. Dalam hal ini pengguna tersebut adalah pemilik resto. Gambar 4.6 Form Login

15 4.4.2 MDI Form Dalam form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem informasi akuntansi tersebut. Gambar 4.7 MDI Form Form Transaksi Form Transaksi digunakan untuk mengolah data transaksi. Gambar 4.8 Form Transaksi

16 4.4.4 Laporan Jurnal Umum Laporan jurnal umum ini menampilkan data jurnal umum secara keseluruhan berdasarkan periode tertentu. Gambar 4.9 Laporan Jurnal Umum Laporan Neraca Laporan neraca menampilkan data neraca pada periode tertentu. Gambar 4.10 Laporan Neraca

17 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian pada Kuki Mie Resto, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Untuk membuat sistem informasi akuntansi pada Kuki Mie Resto diperlukan langkah-langkah yaitu meneliti masalah yang ada, melakukan wawancara, mengumpulkan landasan teori yang terkait dengan penelitian, melakukan perancangan DFD dan ERD, melakukan implementasi database dan interface serta melakukan pengujian terhadap program. 2. Proses pencatatan, pengolahan data dan pembuatan laporan-laporan menjadi lebih cepat. 3. Penerapan sistem informasi akuntansi ini mampu meningkatkan kinerja. 5.2 Saran Dalam pembuatan aplikasi sistem informasi akuntansi pada Kuki Mie Resto masih terdapat beberapa kekurangan. Penulis berusaha untuk mengajukan beberapa pemikiran berupa saran sebagai pertimbangan, antara lain : 1. Agar dilakukan perawatan berkala baik perawatan perangkat lunak maupun perawatan perangkat keras yang berhubungan dengan aplikasi ini. 2. Pada sistem ini belum ada sistem untuk menghitung retur pembelian, diharapkan jika Kuki Mie Resto telah berkembang, sistem perhitugan retur pembelian dapat ditambahkan.

18 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan perancangan sistem informasi.yogyakarta:andi Offset. Kadir, Abdul Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Kristanto, Andri Perancangan sistem informasi dan aplikasinya. Yogyakarta: Gava Mediauf. Kusrini & Koniyo, Andri Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server.Yogyakarta:Andi Offset. Ladjamudin, Al-Bahra Bin Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic & Microsoft SQL.Yogyakarta:Andi Offset. Sutrisno Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan.Yogyakarta:Ekonisia Wahyono, Teguh Sistem informasi konsep dasar, analisis desain dan implementasi.yogyakarta: Graha Ilmu.