UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURBALINGGA. FAKULTAS TEKNIK.:: Nofiyati, S.Kom, M. Kom::: Manajemen Proyek Sistem Informasi::.

Transkripsi

1 UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURBALINGGA FAKULTAS TEKNIK.:: Nofiyati, S.Kom, M. Kom::: Manajemen Proyek Sistem Informasi::. 1

2 Adanya dorongan dari siklus hidup produk (sebagai pendorong utama perlunya manajemen proyek); Adanya kompetisi global (persaingan ketat); Ledakan pengetahuan (menjadi kompleks); Downsizing (desentralisasi) manajemen perusahaan; Peningkatan fokus pada konsumen; Perkembangan yang sangat cepat di dunia ketiga (sebutan US untuk Asia) dan ekonomi tertutup (seperti negara China yang komunis); Proyek kecil yang banyak, biasanya menimbulkan banyak masalah. UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURBALINGGA FAKULTAS TEKNIK.:: Nofiyati, S.Kom, M. Kom::: Manajemen Proyek Sistem Informasi ::. 2 2

3 Terdapat kenyataan, bahwa : 31% proyek IT ditangguhkan sebelum penyelesaian; 88% melampaui waktu atau pendanaan (atau keduanya) yang ditentukan; Dari 100 proyek IT yang dimulai 94 harus diulang; Rata-rata ekstra pengeluaran dalam pendanaan adalah 189% Rata-rata ekstra waktu penyelesaian yang dibutuhkan adalah 222% Penyebabnya : karena visi dan misi proyek melenceng pada saat pelaksanaan. Manajemen proyek sangat diperlukan pada pelaksanaan proyek sebagai alat untuk mengontrol pencapaian visi dan misi, serta pengelolaan sumberdaya pendukung proyek tersebut UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURBALINGGA FAKULTAS TEKNIK.:: Nofiyati, S.Kom, M. Kom::: Manajemen Proyek Sistem Informasi ::. 3 3

4 Visi adalah suatu tujuan (goal) yang dituju di masa depan. Visi memberi arahan kemana perjalanan suatu proyek harus dituju, sehingga diantaranya terjawab : Apa yang diharapkan/dihasilkan dari suatu proyek, Sumberdaya apa saja yang dibutuhkan, Apa saja yang harus dihasilkan, Kapan proyek harus selesai, Siapa saja yang berkepentingan dalam proyek ini, Siapa pengguna akhir proyek. Sebuah proyek tanpa tujuan yang jelas akan menghabiskan banyak waktu, biaya, dan talenta tanpa menghasilkan sesuatu yang bermutu UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURBALINGGA FAKULTAS TEKNIK.:: Nofiyati, S.Kom, M. Kom::: Manajemen Proyek Sistem Informasi ::. 4 4

5 1. Pilihan organisasi buruk. 2. Proyek di tangan manajer saja, Otoritas manajer proyek tidak memadai, Manajer proyek tidak kompeten. 3. Komunikasi buruk, Keikutsertaan anggota tim kurang, Tim tidak disiapkan untuk bekerja dalam tim, Tim tidak dapat berbaur dengan baik (tim tidak kompak). 4. Misi proyek tidak didefinisikan dengan jelas, Tujuan (objectives) tidak disepakati tim dan hasil akhir tidak jelas. 5. Ketidakmampuan untuk mengestimasi tanggal pencapaian target. 6. Tidak ada milestone yang jelas, kendali/kontrol lemah. 7. Perencanaan instalasi dan terminasi proyek buruk. 8. Dokumentasi teknis dan pengguna buruk. 5

6 Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope), waktu, biaya dan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu: 1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat waktu. 2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan 3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati 4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek Keempat komponen tersebut saling mempengaruhi satu sama lain dan dapat digambarkan dalam prisma segitiga atau project triangle. 6

7 UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURBALINGG A FAKULTAS TEKNIK.:: Nofiyati, S.Kom, M.Kom::: Manajemen Proyek Sistem Informasi 7 ::. 7

8 Batasan waktu: Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Batasan Ruang lingkup : Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada pemberi proyek. 8

9 Batasan Biaya : Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang telah direncanakan. Batasan Kualitas: Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang dihasilkan. Dengan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan targettarget yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek. 9

10 Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatanhambatan yang mungkin terjadi adalah: 1. Komunikasi yang tidak baik (Poor communication) 2. Persetujuan yang tidak jelas (Disagreement) 3. Kesalahpahaman (Misunderstandings) 4. Suasana yang tidak mendukung (Bad weather) 5. Pemogokan kerja (Union strikes) 6. Konflik pribadi (Personality conflicts) 7. Manajemen yang tidak baik (Poor management) 8. Definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals d objectives) UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURBALINGG A FAKULTAS TEKNIK.:: Nofiyati, S.Kom, M.Kom::: Manajemen Proyek Sistem Informasi 10 ::. 10

11 Manajer proyek harus menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti: 1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi. 2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek 3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya 4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek. UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURBALINGG A FAKULTAS TEKNIK.:: Nofiyati, S.Kom, M.Kom::: Manajemen Proyek Sistem Informasi 11 ::. 11

12 Faktor Prosentase (%) Kebutuhan yang tidak jelas 13,1 Kurangnya keterlibatan user 12,4 Kurangnya ketersediaan sumber daya 10,6 Harapan yang tidak realistis 9,9 Kurangnya dukungan dari pimpinan 9,3 Perubahan kebutuhan dan spesifikasi 8,7 Kurangnya kualitas proses perencanaan 8,1 Kurangnya kebutuhan terhadap hasil proyek 7,5 Kurangnya kemampuan mengelola teknologi informasi 6,2 Rendahnya tingkat pemahaman teknologi 4,3 Lain-lain 9,9 UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURBALINGG A FAKULTAS TEKNIK.:: Nofiyati, S.Kom, M.Kom::: Manajemen Proyek Sistem Informasi 12 ::. 12

13 Menurut laporan Standish Group s tahun 2001, item berikut akan sangat membantu keberhasilan proyek : Dukungan eksekutif Keterlibatan user Pengalaman manajer proyek Sasaran bisnis yang jelas Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas) Infrastruktur software Kebutuhan dasar perusahaan Metodologi formal Perkiraan yang baik (akurat) 13

14 A. Penunjukan Langsung oleh Client (pemberi kerja). B. Melalui Tender. 14

15 1. Konsultan (tim pengembang) melakukansurvei di perusahaan Client (wawancara, mengumpulkan dokumen, observasi sistem dan prosedur kerja) 2. Konsultan menyusun proposal (bisa dengan berkonsultasi dengan Client). 3. Negosiasi antara Konsultan dan Client.Penanda-tanganan dokumen kontrak oleh Konsultan dan Client. 15

16 1. Client menyusun TOR (Term Of Reference). 2. Pengumuman lelang / tender proyek melalui media publikasi atau pengiriman undangan tender kepada Konsultan-konsultan yang dipilih. 3. Pendaftaran peserta tender (= Konsultan). 4. Pemasukan proposal tender oleh peserta 5. Penilaian dan seleksi proposal pemenang. 6. Pengumuman pemenang. 7. Penanda-tanganan dokumen kontrak dan penerbitan SPK (Surat Perintah Kerja) oleh Client. 16