BAHASAN PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI LAHIRNYA PROYEK SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI. Hendri Sopryadi,M.T.I 9/28/2011

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAHASAN PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI LAHIRNYA PROYEK SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI. Hendri Sopryadi,M.T.I 9/28/2011"

Vera Sudirman
7 tahun lalu
Tontonan:

1 9/28/2011 PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI PERTEMUAN - 2 LAHIRNYA BAHASAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI Sistem Informasi dalam organisasi Proyek sebagai sarana strategi organisasi Lahirnya internal Proyek internal Proyek eksternal 1

2 9/28/2011 P P R E O N S D E U S K U N G P U R T O A S M E A S RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter) LOGISTIK MASUK (INBOUND LOGIS- TICS) INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN MANAJEMEN SDM PENGEMBANGAN TEKNOLOGI PEMBELIAN SUMBER DAYA OPERASI LOGISTIK KELUAR OUT-BOUND LOGISTICS PEMASAR- AN DAN PENJUAL- AN LAYANAN PELANG- GAN KEUNG- GULAN BERSA- ING P P R E O N S D E U S K U N G P U R T O A S M E A S LOGISTIK MASUK (INBOUND LOGISTICS) AUTO- MATED J.I.T. WARE- HOUSING RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN dan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF MANAJEMEN SDM INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER PEMBELIAN SUMBER DAYA E-COMMERCE DENGAN PEMASOK OPERASI COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU- FACTURING SYSTEM LOGISTIK PEMASAR- KELUAR AN DAN OUTBOUND PENJUAL- LOGISTICS AN ON-LINE P.O.S. AND ORDER PROCESS- ING INTERAC- TIVE TARGETED MAR- KETING LAYANAN PELANGGAN CRM KEUNG- GULAN BERSAING SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI LAHIRNYA INTERNAL VISI MISI - KEBIJAKAN TUJUAN STRATEGI ORGANISASI STRATEGI FUNGSI LAIN PORTOFOLIO PROGRAM STRATEGI TI-SI PORTOFOLIO TI-SI PROGRAM TI-SI TI-SI Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi Portfolio: Sekumpulan rencana pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai Program: Sekumpulan yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak 2

3 9/28/2011 Proyek yang sudah direncanakan Urutan kegiatan: Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek: Biaya Operasional Waktu Legal Persetujuan pelaksanaan Penunjukan Manajer Proyek Urutan kegiatan: Proyek yang dipicu kebutuhan mendesak 1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan kepada manajer TI/SI 2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk melakukan diskusi dengan manajer unit 3. Manajer unit (dibantu analis sistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan: - Biaya - Operasional - Waktu - Legal 4. Persetujuan pelaksanaan 5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya analis sistem di atas) ORGANISASI Proyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional (CHIEF EXECUTIVE) KEDUDUKAN INTERNAL DALAM ORGANISASI 3

4 9/28/2011 ORGANISASI Proyek ditangani lewat koordinasi manajer PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH (CEO) ( CEO ) PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT (CEO) ( CEO ) - MAN. KOORDI- NASI MAN. MAN. PROY B A 4

5 9/28/2011 PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROPOSAL UNTUK INTERNAL Karakteristik Otoritas % Personil organisasi yg full time di Peran manajer Sebutan manajer Staf administrasi Fungsional Tak ada s.d rendah Matriks lemah Terbatas T i p e o r g a n i s a s i Matriks seimbang Rendah s.d sedang % 15% 60% Waktu Koord. / Pimpinan Waktu Koord. / Pimpinan Manajer Matriks kuat Sedang s.d tinggi 50 % 95 % Manajer / program Proyek Tinggi s.d penuh 85 % % Manajer / program Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi Proposal mendefinisikan: o Apa yang akan dilakukan o Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi o Bagaimana hasil akan mendukung strategi Memuat business case awal Format sebaiknya baku, menggunakan template 1. Nama Proyek: 2. Tanggal pengajuan: Contoh Template Proposal Internal 3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak: 4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan) 5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu solusi) 6. Tujuan dan sasaran serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi 7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi ) 8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome ) Contoh Muatan BUSINESS CASE 1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajer ) 2. Nomor revisi dokumen: 3. Manfaat dan Biaya: 4. Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya) Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK; Jasa konsultansi; dll, Penggunaan SDM, dalam jam 5

6 9/28/2011 Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanj) 5. Sumber Pendanaan 6. Resiko Faktor resiko Strategi mitigasi 7. Alasan organisasi untuk melaksanakan (justification) 8. Catatan Tambahan Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya PEMERINTAH Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan: Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahan-perubahannya. PEMERINTAH (lanj) PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun Keppres No. 61 tahun Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2) 3.PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3) 4.PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4) 5.PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5) 6.PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6) 7.PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-7) Menyiapkan dokumen pelelangan dan dasar penilaian: KAK, RKS, HPS Pengumuman penawaran pekerjaan di media Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal Menyelenggarakan aanwijzing Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan (aanwijzing) Menyusun dan menyerahkan Proposal administrasi Proposal Teknis Proposal Biaya PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK) 6

7 9/28/2011 DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference) RKS: Rencana Kerja dan Syarat HPS: Harga Perkiraan Sendiri KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) TERMS OF REFERENCE (TOR) KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal 1. Latar Belakang 2. Maksud dan Tujuan 3. Sasaran 4. Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen 5. Sumber pendanaan 6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih, pengetahuan 7. Jangka pelaksanaan 8. Tenaga ahli 9. Keluaran 10.Laporan RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) 1. Umum 2. Addendum Dokumen Seleksi 3. Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran 4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi, Evaluasi Teknis, ) HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) Disiapkan instansi pemerintah pemberi pekerjaan Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah. 7

8 9/28/2011 MUATAN USULAN TEKNIS A. PENDAHULUAN B. PENGALAMAN PERUSAHAAN C. PEMAHAMAN KAK D. TANGGAPAN TERHADAP KAK E. APRESIASI INOVASI F. PENDEKATAN DAN METODOLOGI G. RENCANA KERJA H. JADUAL AN PEKERJAAN I. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI K. ORGANISASI AN PEKERJAAN L. LAPORAN M. PENDUKUNG N. FASILITAS PENDUKUNG O. PENUTUP LAMPIRAN : 1. DOKUMEN PENDUKUNG 2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP & KELENGKAPANNYA 3. LAIN-LAIN 8

dokumen-dokumen yang mirip

MANAJEMEN PROYEK KONTEKS & PROSES PERTEMUAN 2

MANAJEMEN PROYEK KONTEKS & PROSES PERTEMUAN 2 DEFINISI PROYEK Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan tertentu (Schwalbe K, 2002). DEFINISI MANAJEMEN PROYEK