FASILKOM UNSIKA MATERI KULIAH MANAJEMEN PROYEK. Manajemen Proyek Dalam Proyek

Transkripsi

1 FASILKOM UNSIKA MATERI KULIAH MANAJEMEN PROYEK Manajemen Proyek Dalam Proyek

2 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada perencanaan pembuatan proyek sebuah sistem, diperlukan berbagai macam komponen yang terlibat didalamnya. satu hal yang harus diperhatikan atau diutamakan oleh seorang manajer proyek dalam melakukan perencanaan adalah menghitung, baik secara kualitatif maupun kuantitatif, resiko yang akan terjadi dalam proses pengerjaan. Dalam dunia IT tentu banyak terjadi persaingan, entah dari dari pihak perseorangan, Perusahaan, maupun mancakup yang lebih luas lagi. Dalam peenerapannya sebuah teknologi dalam perusahaan memerlukan perencanaan yang strategis khususnya penerapan teknologi pada manajemen proyek, agar penerapan dapat sesuai dengan tujuan bisnis yang diharapkan oleh perusahaan. Jika penerapan teknologi informasi dalam manajemen proyek tidak sesuai dengan tujuan bisnis yang diinginkan maka akan menimbulkan risiko. Risiko yang timbul akibat dari penerapan teknologi informasi yang salah dalam manajemen proyek akan menyebabkan proses bisnis yang tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya reputasi perusahaan, bahkan hancurnya perusahaan. Pada kenyataaannya penerapan manajemen proyek teknologi informas itu sendiri membutuhkan investasi yang cukup besar, dan seiring dengan teknologi yang terus berkembang dari waktu ke waktu, membuat proses manajemen proyek pun menjadi semakin sulit, karena harus memahami teknologi yang baru. Dengan adanya manajemen proyek yang didukung dengan penggunaan hardware diharapkan dapat membantu perusahaan dalam hal meminimalkan tingkat kerugian yang tidak diinginkan oleh. BAB II PENGERTIAN MANAJEMEN DAN PROYEK 2.1 pengertian Proyek Sebuah rangkaian aktifitas unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu pula (Chase et al.,1998). Sebuah proyek memiliki beberapa karakteristik penting yang terkandung didalamnya yaitu: sementara (temporary), unik dan progressive elaboration. (PMBOK Guide, 2004) a. Sementara (temporary) berarti setiap proyek selalu memiliki jadwal yang jelas kapan dimulai dan kapan diselesaikan.

3 b. Sebuah proyek berakhir jika tujuannya telah tercapai atau kebutuhan terhadap proyek itu tidak ada lagi sehingga proyek tersebut dihentikan. c. Unik artinya bahwa setiap proyek menghasilkan suatu produk, solusi, service atau output tertentu yang berbeda-beda satu dan lainnya. d. Progressive elaboration adalah karakteristik proyek yang berhubungan dengan dua konsep sebelumnya yaitu sementara dan unik. - Setiap proyek terdiri dari langkah-langkah yang terus berkembang dan berlanjut sampai proyek berakhir. - Setiap langkah semakin memperjelas tujuan proyek Macam Macam Proyek 1. Proyek Konstruksi Berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik. Contoh: proyek pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan boiler. 2. Proyek penelitian Berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul suatu tanaman. Muncul di lembaga komersial maupun pemerintah. Setelah produk baru ditemukan atau dibuat biasanya akan disusul pembuatan secara massal untuk dikomersialisasikan. 3. Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah berupa: Perancangan struktur organisasi Pembuatan sistem informasi manajemen Peningkatan produktivitas perusahaan Pemberian training Timbulnya Ide Proyek 1. Dari Klien langsung ke Konsultan/kontraktor - Macam pekerjaan yang ditangani sudah jelas. - Tidak ada proses tender sehingga tidak ada kompetitif dalam perebutan proyek. - Khusus untuk proyek yang nilainya relatif kecil. - Contoh: suatu perusahaan swasta meminta konsultan manajemen untuk membuat suatu corporate plan. 2. Karena ada tawaran dana - Adanya tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu. - Penyusunan proposal proyek

4 3. Lewat proses lelang - Adanya tawaran lelang. - Konsultan/kontraktor saling berkompetisi untuk memenangkan tender/lelang. - Proses lebih rumit dan panjang - Keprofesionalan suatu perusahaan bisa teruji. Jika tender dilakukan secara fair maka hanya perusahaan yang profesional dibidangnya yang kemungkinan besar bisa memenangkan proyek - Contoh: pembangunan jalan, irigasi, fasilitas publik yang lain dan pengadaan alat. 4. Dari dalam perusahaan sendiri - Berasal dari dalam perusahaan sendiri dengan sumber dana dari perusahaan, dan dikerjakan sendiri oleh perusahaan. - Contoh 1: proyek perbaikan proses, fasilitas ataupun manajemen produksi suatu perusahaan manufaktur atau riset dan pengembangan. - Contoh 2: proyek penelitian di dalam lembaga pendidikan seperti tawaran dana penelitian untuk topik tertentu dengan alokasi dana tertentu. 5. Melalui penawaran - Keaktifan pihak konsultan. - Jika suatu perusahaan atau konsultan tidak mendapat pekerjaan, maka sangat mungkin perusahaan akan menawarkan produk/jasa atau solusi dari suatu persoalan kepada perusahaan atau individu yang potensial yang memerlukannya. - Contoh: konsultan yang melakukan presentasi ke suatu perusahaan mengenai pekerjaan apa saja yang bisa dikerjakan oleh konsultan untuk meningkatkan kinerja perusahaan, seperti pembuatan sistem informasi manajemen 2.2 Definisi Manajemen Proyek Aplikasi pengetahuan (knowledges), keterampilan (skills), alat (tools) dan teknik (technique) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek. (PMBOOK, 2004) Manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan proses manajemen proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan controlling serta akhirnya closing keseluruhan proses proyek tersebut. Dalam pelaksanaannya, setiap proyek selalu dibatasi oleh kendala-kendala yang sifatnya saling mempengaruhi (segitiga project constraint) yaitu lingkup pekerjaan (scope), waktu dan biaya. Keseimbangan ketiga konstrain akan menentukan kualitas suatu proyek. Perubahan salah

5 satu atau lebih faktor tersebut akan mempengaruhi setidaknya satu faktor lainnya. (PMBOK Guide, 2004) Gambar 1. Pembatas-pembatas dalam pelaksanaan proyek (Kerzner, 2003) - Perusahaan perlu menjaga agar pencapaian yang diperoleh dalam pelaksanaan proyek tetap menjaga hubungan baik dengan pelanggan (customer relation). - Dalam pencapaian tujuan proyek, perlu memperhatikan batasan waktu, biaya, lingkup pekerjaan dengan memanfaatkan resourse yang dimiliki. - Dalam pelaksanaan proyek ada tawar-menawar (trade off) antara berbagai pembatas. Jika kualitas hasil ingin dinaikkan, akan membawa konsekuensi kenaikan biaya dan waktu dan jika biaya ditekan agar lebih murah dengan waktu pelaksanaan tetap sama maka konsekuensinya kualitas bisa turun Alasan Menggunakan Manajemen Proyek Secara historis, industri konstruksilah yang pertama tama menerapkanya dan merupakan pengguna utama dari metode ini. Biasanya orang menerapkan metode manajemen proyek hanya untuk proyek-proyek fisik atau yang nyata (tangible project). Dewasa ini makin banyak pihak yang telah merasakan manfaat dari penerapan metode manajemen proyek untuk proyek proyek yang non fisik atau intangible seperti : restrukturisasi organisasi, IT (information technology), e-business, dsbnya. Proyek merupakan karakteristik tertentu yang berbeda dengan aktivitas lain, dalam hal organisasi, pengelolaan, pemakaian sumberdaya, waktu, kompleksitas dan ketidakpastian. Maka diperlukan penanganan tertentu terhadap proyek yang berbeda dengan penanganan kegiatan yang lain. Penerapan manajemen proyek secara benar akan mendatangkan keuntungan dari segi waktu dan biaya dibanding jika pengelolaan dilakukan seperti pengelolaan pekerjaan reguler.

6 A. Keberhasilan Menggunakan Manajemen Proyek Manajemen proyek dianggap sukses jika bisa mencapai tujuan yang diinginkan dengan memenuhi syarat berikut: - Dalam waktu yang dialokasikan - Dalam biaya yang dianggarkan - Pada performansi atau spesifikasi yang ditentukan - Diterima customer - Dengan perubahan lingkup pekerjaan minimum yang disetujui - Tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama organisasi - Tanpa merubah budaya (positif) perusahaan B. Manfaat Manajemen Proyek dalam proyek - Memenuhi kebutuhan dari proyek dan pelanggan - Menjadikan reinventing the wheel dengan cara melakukan standarisasi dari pekerjaan proyek yang repemtitip - Mengurangi jumlah pekerjaan yang mungkin terlewati. - Menghilangkan duplikasi pekerjaan - Mengendalikan Schedule, Budget, dan sumberdaya (resources) proyek. - Memaksimalkan pemakaian sumberdaya (Resources). C. Dampak Manajemen Proyek Tidak Diterapkan pada Proyek - Target waktu/ deadline tidak tercapai - Pekerjaan yang harus diulangi atau terjadi duplikasi - Budget/ Anggaran yang dilampaui - Kemajuan proyek yang tidak jelas. - Konflik diantara staf selama penugasan diproyek - Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek - Perubahan lingkup proyek yang terus menerus - Tidak ada standarisasi, staf proyek menerapkan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman dan selera sendiri sendiri.

7 BAB III TAHAPAN TAHAPAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 Tahap Identifkasi dananalisiskebutuhan(inisiasi = tahap memilih / seleksi proyek) Pada tahap ini sifat dan batasan masalah dalam proyek ditentukan. Jika tahap ini tidak dilaksanakan dengan baik, kemungkinan suatu proyek akan gagal semakin besar. Kunci utama dalam tahap ini adalah pendefinisian ruang lingkup proyek. 3.2 Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran) Pada tahap ini proyek direncanakan dan dirancang dengan rincian yang sesuai dengan kebutuhan proyek. Tujuan utama perancangan adalah untuk melakukan estimasi biaya, waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. 3.3 Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya Pelaksanaan proyek untuk menyelesaikan rincian yang telah ditentukan sebelumnya pada tahap perencanaan dan perancangan untuk menyelesaikan proyek. Pada tahap ini, diperlukan koordinasi sumber daya manusia dan sumber daya alam yang baik dan benar 3.4 Evaluasi: Monitoring &Pengendalian Pengontrolan diperlukan untuk mengobservasi pelaksanaan proyek sehingga masalah - masalah yang mungkin terjadi dapat diidentifikasi pada waktu yang tepat dan dapat diminimalkan efek yang ditimbulkan 3.5 Terminasi: Penutupan proyek (PemeliharaanProyek). Penutupan proyek ditandai dengan diterimanya proyek oleh pihak yang memesan proyek tersebut BAB IV KESIMPULAN 1.4 Manajemen Proyek dalam Proyek Proyekmerupakankarakteristiktertentu yang berbedadenganaktivitaslain, dalam hal organisasi, pengelolaan, pemakaian sumber daya, waktu, kompleksitas dan ketidakpastian. Maka diperlukan penanganan tertentu terhadap proyek yang berbeda dengan penanganan kegiatan yang lain. Penerapan manajemen proyek secara benar akan mendatangkan keuntungan dari segi waktu dan biaya dibandingkan pengelolaan dilakukan seperti pengelolaan pekerjaan reguler.