Audit Siklus Akuisisi dan Pembayaran : Pengujian Pengendalian, Pengujian Substantif atas Transaksi, dan Utang Usaha

Transkripsi

1 Audit Siklus Akuisisi dan Pembayaran : Pengujian Pengendalian, Pengujian Substantif atas Transaksi, dan Utang Usaha Akun dan Kelas Transaksi dalam Siklus Akuisisi dan Pembayaran Tujuan keseluruhan dari audit atas siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta bagi akuisisi disajikan secara wajar sesuai dengan prinsipprinsip akuntansi yang diterima umum. Terdapat 3 kelas transaksi yang dimasukkan dalam silus : 1. Akuisisi barang dan jasa 2. Pengeluaran kas 3. Retur dan pengurangan pembelian serta diskon pembelian. Sepuluh akun khusus yang terlibat dalam siklus akuisisi dan pembayaran ditunjukkan oleh akun-t. Untuk setiap akun pengendalian, contoh akun beban pembantu juga disajikan. Pada akun-t menunjukkan bahwa setiap transaski didebet atau dikredit ke utang usaha. Karena banyak perusahaan melakukan akuisisi secara langsung dengan menggunakan cek atau kas kecil. 1

2 Akun-akun dalam siklus Akuisisi dan Pembayaran Kas di Bank Pembelian bahan baku Utang Usaha Retur dan pengurangan Pembelian Properti,pabrik&peralatan Retur dan mengurangi pembelian Pengeluaran Kas Akuisisi barang dan jasa Diskon pembelian Diskon pembelian dibayar dimuka Beban Akun pengendali Akun pengendali Akun pengendali beban manufaktur beban penjualan beban administrasi Pembantu: Perlengkapan Perjalanan pejabat Biaya hukum Akun pembantu: Akun Komisi Beban perjalanan Beban pengiriman Perbaikan Iklan Biaya audit 2

3 Hukum Fungsi Bisnis dalam Siklus serta Dokumen dan Catatan yang Terkait Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang serta jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. Siklus tersevut umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa itu, dan berakhir dengan pembayaran utang usaha. Contoh perusahaan manufaktur kecil yang membuat produk berwujud untuk dijual kepada pihak ketiga akan digunakan tetapi prinsip-prinsip dapat diterapkan pada perusahaan jasa, entitas pemerintahanm dan jenis organisasi lainnya. Setiap bisnis ketika mencatat tiga kelas transaski pada siklus akuisisi dan pembayaran. Ketiga fungsi pertama adalah mencatat akuisisi barang dan jasa secara kredit, sementara fungsi yang keempat adalah mencatat untuk pembayaran kepada vendor. Kelas transaski, Akun, Fungsi Bisnis, serta Dokumen dan Catatan Terkait untuk Siklus Akuisisi dan Pembayaran Kelas transaksi Akun Fungsi Bisnis Dokumen&Catatan Akuisisi Persediaan Memroses Permintaan pesanan pembelian pembelian Properti, pabrik, dan peralatan Beban dibayar dimuka Perbaikan leasehold Utang usaha Beban manufaktur Beban penjualan Beban administrasif Menerima barang dan jasa Mengakui kewajiban Pesanan pembelian Laporan penerimaan Faktur vendor Memo debet Voucher File transaski akuisisi Jurnal akuisisi atau listing File induk utang usaha Neraca saldo utang usaha 3

4 Pengeluaran kas Kas di bank (dari ) Utang usaha Diskon pembelian Memroses dan mencatat Laporan vendor Cek File transaksi Jurnal pengeluaran kas atau listing Permintaan akan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi siklus ini, permintaan dan perserujuan yang diperlukan tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijakan perusahaan. Dokumen yang umum digunakan meliputi : Permintaan Pembelian Digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang. Hal ini dapat berupa permintaan akuisisi seperti atas bahan oleh seorang auditor atau supervisor ruang penyimpanan, perbaikan, pihak luar oleh personil kantor atau pabrik, atau asuransi oleh wakil presiden direktur yang bertanggung jawab atas properti dan peralatan. Pesanan Pembelian Dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor. Pesanan tersebut mencakup deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang serta jasa yang ingin dibeli perusahaan dan seringkali digunakan untuk menunjukkan otorisasi akuisisi. Perusahaan menyerahkan pesanan pembelian secara elektronik kepada vendor yang telah memiliki sistem electronic data interchange (EDI). Ketika barang telah diterima, pengendalian yang memadai akan mewajibkan dilakukannya pemeriksaan atas deskripsi, kuantitas, kedatangan yang tepat waktu, dan kondisi. Laporan penerimaan adalah kertas atau dokumen elektronik yang dibuat pada saat barang diterima. Pengakuan kewajiban yang tepat atas penerimaan barang dan jasa memerlukan pencatatan yang tepat waktu dan akurat. Dokumen dan catatan yang umum meliputi : Faktur Vendor Dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu akuisisi. Faktur tersebut menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang serta jasa yang diterima, harga, syarat diskon tunai, tanggal penagihan, dan total jumlahnya. Untuk perusahaan yang menggunakan EDI, faktur vendor yang 4

5 dikirimkan secara elektronik, yang akan mempengaruhi cara auditor mengevaluasi bukti. Memo Debet Dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan pengurangan jumlah yang terutang lepada vendor akibat retur barang atau pengurangan yang diberikan. Memo tersebut sangan mirip dengan faktur vendor, tetapi mendukung pengurangan utang usaha dan bukan peningkatan. Voucher Sering digunakan oleh organisasi dalam menetapkan cara yang formal untuk mencatat dan mengendalikan akuisisi, terutama dengan memungkinkan setiap transaksi akuisisi diberi nomor urut. Voucher meliputi sampul atau folder yang berisi dokumen dan paket dokumen yang relevan seperti pesanan pembelian, salinan packing slip, laporan penerimaan, dan faktur vendor. File Transaksi Akuisisi File yang dibuat komputer yang meliputi semua transaski akuisisi yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode, seperti satu hari, satu minggu, atau satu bulan. File ini berisi semua informasi tentang setiap transaski, seperti nama vendor, tanggal, jumlah, klasifikasi akun atau klasifikasi, dan deskripsi serta kuantitas barang dan jasa yang dibeli. Serta menampung retur dan pengurangan pembelian atau dapat diselenggarakan file terpisah untuk transaski tersebut. Informasi dalam file transaksi akuisisi dapat diogunakan untuk berbagai catatan, lisiting, atau laporan seperti jufrnal akuisisi, file inmduk utang usaham dan transaski untuk saldo akun atau divisi tertentu. Jurnal akuisisi atau listing Dibuat dari file transaksi akuisisi dan umumnya meliputi nama vendor, tanggal, jumlah, da klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi, seperti perbaikan dan pemeliharaan, persediaan, atau utilitas. Jurnal atau listing dapat mencakup setiap periode waktu, yang biasanya sebulan. Jurnal atau listing meliputi total setiap jumlah akun yang dicatat selama periode waktu tersebut. Transaksi yang dicatat dalam jurnal akan diposting secara simultan ke buku besar umum dan jika dilakukan secara kredit, ke file induk utang usaha. File Induk Utang Usaha Mencatat transaksi akuisisi, serta vretur dan pengurangan akuisisi untuk setiap vendor. File induk ini diperbarui dari file transaksi akuisisi, retur dan pengurangan, serta yang terkomputerisasi. Printout file induk sama dengan total saldo utang usaha dalam buku besar umum. 5

6 Printout file induk utang usaha menunjukkan, per vendor, saldo awal utang usaham setiap akuisisi, retur dan pengurangan akuisisim, dan sakdo akhir. Neraca Saldo Utang Usaha Mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap faktur atau voucher pada suatu titik waktu. Neraca tersebut dibuat secara langsung dari file induk utang usaha. Laporan Vendor Dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur dan pengurangan, pembayaran kepada vendordan saldo akhir. Saldo dan aktivitas merupakan representasi vendor atas transaksi yang dilakukan selama periode berjalan, bukan klien. Pembayaran atas pembelian barang dan jasa merupakan aktivitas yang signifikan bagi semua entitas dan juga mengurangi saldo akun kewajiban terutama utang usaha. Dokumen yang terkait dengan proses yang diperiksa auditor termasuk : Cek. Dokumen ini umumnya digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah jatuh tempo. Segabian besar perusahaan menggunakan cek yang dibuat melalui komputer berdasarkan informasi yang tercantum dalam file transaksi akuisisi pada saat barang dan jasa diterima. Cek dibuat dalam format multi salinanm dimana yang asli diberikan pada pihak yang dibayar, satu salinan diarsipkan dengan faktur vendor dan dokumen pendukung lainnya, dan yang lainnya diarsip secara numeris. Setelah cek ditandatangani oleh orang yang berwenang, cek tersebut menjado sebuah aktiva. Saat cek dicarikan oleh vendor atau dkliring oleh bank klien, cek itu disebut sebagai cek yang dibatalkan. File Transaksi Pengeluaran Kas File yang dibuat dengan komputer yang mencantumkan semua transaksi yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode. File ini berisi jenis informasi yang seperti yang dibahas untuk file transaksi akuisisi. Jurnal atau listing Pengeluaran Kas adalah listing atau laporan yang dibuat dari file transaksi yang mencantumkan semua transaksi selama setiap periode waktu. Transaksi yang sama, termasuk semua informasio yang relevan, akan dicantumkan dalam file induk utang usaha dan buku besar. Bagaimana E-Commerce Mempengaruhi Siklus Akuisisi dan Pembayaran 6

7 Perusahaan menggunakan Internet dan opsi e-commerce lainnya untuk merampingkan proses akuisisi barang dan jasa setta proses lainnya seputar manajemen mata rantai suplai. Informasi mengenai deskripsi produk, penetapan harga, skedul pengiriman, dan syarat lainnya telah tersedia di Internet melalui Website vendor dan database mengenai produk yang diperlukan dari host of provider sebelum mengambil keputusan akuisisi. Beberapa perusahaan menggunakan ekstranet yang merupakan jaringan kerja pribadi yang dibangun atas dasar teknologi Internet, yang memungkinkan pemasok dan pelanggan bisnis mengomunikasikan serta melakukan bisnis secara langsung dalam settingan yang aman. Perusahaan mengakses ekstranet yang terhubung dengan pemasok yang telah disetujui terlebih dahulu untuk memesan produk atau jasa serta untuk memperoleh informasi yang berguna dalam mengambil keputusan pembelian dimasa depan. Perusahaan lainnya menggunakan lelang business to business yang diselenggarakan di Internet untuk menegosiasikan pembelian perlengkapan dan jasa yang diperlukan dalam lelang terbuka. Lelang berbasis Internet seringkali melibatkan pool pemasok dan pelanggan yang lebih besar, yang bernegosiasi melalui portal lelang untuk pembelian serta penjualan produk dan jasa. Banyak yang berpendapat bahwa penggunaan Internet untuk memperoleh barang dan jasa menimbulkan efisiensi pasar dan harga yang lebih murah karena pasar online akan memungkinkan jumlah pemasok dan pelanggan yang lebih besar untuk menegosiasikan pembelian serta penjualan produk dan jasa. Penggunaan Internet untuk mengakuisisi barang dan jasa juga sering memungkinkan pengiriman produk dan jasa dengan lebih cepat karena waktu yang terkait dengan melakukan pemesanan secara online dapat dihemat. Metodologi untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi Pada audit khusus, akun yang paling banyak menyita waktu untuk diversifikasi oleh pengujian atas rincian saldo adalah akun piutang usaha, persediaan, aktiva tetap, utang usaha, dan beban. Empat dari lima akun ini berhubungan langsung dengan siklus akuisisi dan pembayaran. Jika auditor dapat mengurangi pengujian atas rincian saldo akun dengan menggunakan pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk memverifikasi efektivitas pengendalian internal terhadap akuisisi serta, waktu bersih yang dapat dihemat sangatlah besar. Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus akuisisi dan pembayaran dibagi kedalam 2 bidang yang luas : 7

8 1.pengujian akuisisi, yang meliputi 3 dari 4 fungsi bisnis yang telah dibahas sebelumnya dalam bab ini: memroses pesanan pembelian, menerima barang dan jasa, serta mengakui kewajiban. 2. Pengujian pembayaran, yang menyangkut fungsi keempat, yaitu memroses dan mencatat. Auditor harus memahami pengendalian internal untuk siklus akuisisi dan pembayaran sebagai bagian dari pelaksanaan prosedur penilaian risiko dengan mempelajari bagian arus klien, mereview kuisionerpengendalian internal, serta melaksanakan pengujian walkthrough untuk transaksi akuisisi dan pengeluaran kas. Pengendalian internal kunci untuk setiap bisnis yaitu otorisasipembelian, pemisahan fungsi penyimpanan barang yang diterima dari fungsi lainnya, pencatatan yang tepat waktu dan review yang independen atas transaksi, serta otorisasi pembayaran kepada vendor. Otorisasi Pembelian. Otorisasi yang tepat untuk melakukan akuisisi akan memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh adalah demi memenuhi tujuan perusahaan yang diotosrisasi, dan menghindari akuisisi item yang berlebihan atau tidak diperlukan. Metodologi untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Siklus Akuisisi dan Pembayaran Memahami pengendalian internalakuisisi dan Menilai risiko pengendalian yang direncanakan-akuisisi dan 8

9 Menentukan luas pengujian pengendalian * Merancang pengujian Prosedur audit pengendalian dan Ukuran pengujian substantif sampel atas transaksi untuk Item yang akuisisi dan akan dipilih guna memenuhi Penetapan tujuan audit yang *Luas pengujian pengendalian ditentukan oleh waktu berkaitan dengan ketergantungan yang direncanakan pada pengendalian. Utnuk perusahaan publik, pengujian harus cukup untuk menerbitkan opini mengenai pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan. Setelah permintaan pembelian melalui suatu akuisisi telah disetujui, pesananpembelian untuk memperoleh barang atau jasa harus mulai dibuat. Pesanan pembelian yang dibuat untuk vendor atas suatu item tertentu pada harga tertentu akan dikirimkan pada atau sebelum waktu yang ditetapkan. Biasanya perusahaan meminta departemen pembelian untuk memastikan kualitas barang dan jasa yang memadai pada harga minimum. Agar pengendalian internal berjalan baik, departemen pembelian harus terpisah dari departemen yang mengotorisasi akuisisi atau menerima barang. Pemisahan Penyimpanan Aktiva dan Fungsi Lainnya. Sebagian besar perusahaan meminta departemen penerimaan untuk mulai membuat laporan penerimaan sebagai bukti penerimaan dan pemeriksaan barang. Harus dikendalikan secara fisik dari saat penerimaannya hingga penggunaan atau pelepasannya. Personil didepartemen penerimaan harus idnependen dari personil ruang penyimpanan dan departemen akuntansi. Catatan akuntansi harus mentransfer tanggung jawab atas barang setiap kali barang itu dipindahkan, dari penerimaan ke penyimpanan, dari penyimpanan ke manufaktur dan seterusnya. Pencatatan yang Tepat Waktu dan Review Independen atas Transaksi. Dalam beberapa perusahaan, pencatatn kewajiban atas akuisisi dibuat atas dasar penerimaan barang dan jasa. Departemen utang usaha umumnya bertanggung jawab untuk memverifikasi kelayakan akuisisi. Pengendalian yang penting dalam departemen utang usaha dan teknologi informasi adalah persyaratan bahwa personil yang mencatat akuisisi tidak boleh memiliki akses ke kas, sekuritas, dan aktiva lainnya. Prosedur yang tepat untuk menyimpan 9

10 catatan, dan pengecekan independen atas kinerja juga merupakan pengendalian yang penting dalam fungsi utang usaha. Otorisasi Pembayaran. Pengendalian yang paling penting terhadap termasuk : 1. Penandatanganan cek oleh individu yang memiliki wewenan yang tepat. 2. Pemisahan tanggung jawab untuk menandatangani cek dan melaksanakan fungsi utang usaha. 3. Pemeriksaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh si penandatangan cek pada saat cek ditandatangani. Cek harus dipranomori. Dan dicetak pada kertas khusus yang membuatnya sulit untuk mengubah payee atau penerima pembayaran atau jumlah. Perusahaan harus berhati-hati dlama melakukan pengendalian fisik terhadap cek kosong, yang sudah tidak digunakan lagi dan yang telah ditanda tangani. Ikhtisar Tujuan Audit yang berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Akuisisi. Tujuan Audit yang berkaitan dengan transaksi Akuisisi yang dicatat adalah untuk barang dan jasa yang diterima, yang konsisten dengan kepentingan terbaik klien(keterjadian) Pengendalian Internal Kunci Permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur vendor dilampirkan pada voucher. * Akuisisi disetujui pada tingkat yang tepat. Komputer menerima ayat jurnal pembelian hanya dari vendor yang diotorisasi dalam file induk vendor. Dokumen dibatalkan untuk Pengujian Pengendalian yang Umum dokumen dalam paket vouher untuk eksistensi. indikasi persetujuan. Berusaha untuk menginput transaksi dengan vendor yang valid dan tidak valid. indikasi pembatalan. Pengujian Substantif atas Transaksi yang Umum Mereview jurnal akuisisi, buki besar umum, dan file induk utang usaha untuk melihat jumlah yang besar atau tidak biasa. * dokumen yang mendasari untuk melihat kelayakan dan otentitasnya (faktur vendor, laporan penerimaan, pesanan pembelian, dan permintaan pembelian)* file induk vendor menyangkut yang 10

11 Transaksi akuisisi yang ada telah dicatat ( kelengkapan) Transaksi akuisisi yang dicatat sudah akurat (keakuratan) Transaksi akusisi telah dicantumkan dengan benar dalam file induk persediaan dan utang usaha serta diihktisarkan secara benar (posting dan pengikhtisaran) Transaksi akuisisi telah mencegah digunakan lagi. Faktur vendor, laporan penerimaan, pesanan pembelian, dan permintaan pembelian diverifikasi secara * Pesanan pembelian telah dipranomori dan diperhitungkan. Laporan penerimaan telah dipranomori dan diperhitungkan.* Voucher telah dipranomori dan diperhitungkan. Perhitungan dan jumlahnya sudah diverifikasi secara Total batch dibandingkan dengan laporan ikhtisar komputer. Akuisisi disetujui untuk harga dan diskon Isi file induk utang usaha telah diverifikasi secara File induk utang usaha dan total neraca saldo telah dibandingkan dengan saldo buku besar umum. Bagan akun yang memadai telah indikasi verifikasi urutan pesanan pembelian. urutan laporan penerimaan. urutan voucher. indikasi verifikasi file total batch untuk melihat tanda tangan klerk pengendali data; membandingkan totalnya dengan laporan ikhtisar. indikasi persetujuan. indikasi verifikasi tanda tangan pada akun buku besar umum yang menunjukkan perbandingan. prosedur manual tidak biasa. Menelusuri akuisisi persediaan ke file induk persediaan. aktiva tetap yang diakuisisi. Menelusuri dari file laporan penerimaan ke jurnal akuisisi. * Menelusuri dari file faktur vendor ke jurnal akuisisi. Membandingkan transaksi yang tercatat dalam jurnal akuisisi dengan faktur vendor, laporan penerimaan, dan dokumentasi pendukung lainnya. * Menghitung ulang keakuratan klerikal pada faktur vendor, termasuk diskon dan ongkos angkut. Menguji ketepatan klerikal dengan memfooting jurnal dan menelusuri posting ke buku besar umum serta file induk utang usaha dan persediaan. Membandingkan klasifikasi dengan 11

12 diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi) Transaksi akuisisi telah dicatat pada tanggal yang benar (penetapan waktu) digunakan. Klasifikasi akun telah diverifikasi secara Prosedur mengahruskan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah barang dan jasa diterima. Tanggal telah diverifikasi secara dan bagan akun. indikasi verifikasi prosedur manual dan mengamati apaka ada faktur vendor yang belum tercatat. indikasi verifikasi bagan akun dengan merujuk ke faktur vendor. Membandingkan tangganl laporan penerimaan dan faktur vemdor dengan tanggal pada jurnal akuisisi. * * laporan penerimaan hanya digunakan untuk barang berwujud sehingga tidak digunakan untuk jasa, seperti utilitas serta reparasi dan pemeliharaan. Seringkali, faktur vendpr merupakan satu-satunya dokumentasi yang tersedia. * prosedur analitis ini juga dapat diterapkan pada tujuan lainnya, termasuk kelengkapan, keakuratan, dan penetapan waktu. Efisiensi audit yang signifikan dapat dicapai pada banyak audit apabila pengendalian beroperasi secara efektif. Empat dari enam tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi akuisisi memerlukan perhatian khusus sehingga harus diperiksa secara lebih teliti. 1. Akusisi yang Dicatat adalah untuk Barang dan Jasa yang Diterima, Konsisten dengan Kepentingan Utama dari Klien (Keterjadian). Jika auditor yakin bahwa pengendalian sudah memadai untuk tujuan ini, pengujian atas transaksi yang tidak benar dan transaksi yang dicatat padahal sebenenarnya tidak ada dapat dikurangi secara drastis. Pengendalian yang memadai juga dapat mencegah klien untuk mencantumkan beban bisnis atau transaksi aktiva yang curang atau yang terutama memberikan manfaat bagi manajemen atau karyawan lainnya dan bukan entitas yang sedang diaudit. Beberapa contoh, transaksi yang tidak dapat saja terjadi, seperti akuisisi item pribadi yang tidak diotorisasi oleh karyawan. 2. Akuisisi yang Ada Telah Dicatat (Kelengkapan). Kelalaian untuk mencatat akuisisi barang dan jasa yang diterima secara langsung akan mempengaruhi saldo utang usaha dan mungkin menghasilkan lebih saji laba bersih serta ekuitas pemilik. Dalam beberapa audit mungkin sulit untuk melakukan pengujian atas rincian saldo guna menentukan apakah transaksi yang ada belum dicatat, sehingga auditor harus mengandalkan pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk tujuan ini. 12

13 3. Akuisisi Telah Dicatat secara Akurat (Keakuratan). Luas pengujian yang terinci atas banyak akun neraca dan beban tergantung pada evaluasi auditor keefektifan pengendalian internal terhadap keakuratan transaksi akuisisi yang dicatat. Jika klien menggunakan catatan persediaan perpetual, pengujian yang terinci atas persediaan juga dapat dikurangi secara signifikan apabila auditor yakin bahwa catatanperpetual memang akurat. Pengendalian terhadap akuisisi yang dicantumkan dalam catatan perpetual biasanya diuji sebagai bagian dari pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akuisisi. 4. Akuisisi Telah Diklasifikasikan dengan Benar (Klasifikasi). Pengujian yang terinci atas setiap akun tertentu dapat dikurangi jika auditor yakin bahwa pengendalian internal sudah memadai untuk meberikan kepastian yang layak menyangkut klasifikasi yang benar dalam jurnal akuisisi. Relatif menghabiskan banyak waktu bagi auditor untuk mendokumentasikan pengujian atas akuisisi aktiva tetap pada periode berjalan dan akun beban demi tujuan keakuratan dan klasifikasi. Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Pengeluaran Kas Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi Pengeluaran kas yang dicatat adalah untuk barang dan jasa yang benar-benar diterima (keterjadian) Pengendalian Internal Kunci Terdapat pemisahan tugas yang memadai antara utang usaha dan penyimpanan cek yang ditandatangani. Dokumentasi pendukung diperiksa sebelum cek ditandatangani oleh orang yang berwenang. Persetujuan pembayaran pada Pengujian Pengendalian yang Umum Membahas dengan personil dan mengamati aktivitas. Membahas dengan personil dan mengamati aktivitas. indikasi persetujuan. Pengujian Substantif atas Transaksi yang umum Mereview jurnal, buku besar umum, dan file induk utang usaha atas jumlah yang besar atau tidak biasa. * Menelusuri cek yang dibatalkan ke ayat jurnal akuisisi terkait dan memeriksa nama payee serta jumlahnya. cek yang dibatalkan untuk melihat 13

14 Transaksi yang ada telah dicatat (kelengkapan) Transaksi yang dicatat sudah akurat (keakuratan) Transaksi telah dicantumkan dengan benar dalam file induk utang usaha dan diikhtisarkan secara benar (posting dan pengikhtisaran) Transaksi telah dikalsifikasikan secara benar (klasifikasi) dokumen pendukung diberikan pada saat cek ditandatangani. Cek telah dipranomori dan diperhitungkan. Rekonsiliasi bank disiapkan setiap bulan oleh karyawan yang independen yang mencatat atau penyimpanan aktiva. Perhitungan dan jumlah diverifikasi secara Rekonsiliasi bank disipakna setiap bulan oleh orang yang independen. Isi file induk utang usaha diverifikasi secara File induk utang usaha dan total neraca saldo dibandingkan dengan saldo buku besar umum. Bagian akun yang memadai digunakan. Klasifikasi akun diverifikasi secara Memperhitungkan urutan cek. rekonsiliasi ban dan mengamati penyusunannya. indikasi verifikasi rekonsiliasi bank dan mengamati penyusunannya. indikasi verifikasi tanda tangan pada akun buku besar umum yang menunjukkan perbandingan. prosedur manual dan bagan akun. indikasi verifikasi tanda tangan yang terotorisasi, endorsement yang tepat, dan pembatalan oleh bank. dokumen pendukung sebagai bagian dari pengujian akuisisi. Merekonsiliasi yang tercatat dengan pada laporan bank (bukti pengeluaran kas). Membandingkan cek yang dibatalkan dengan jurnal akuisisi yang terkait dan ayat jurnal prngrluaran kas. Menghitung ulang diskon tunai. Menyiapkan bukti. Menguji keakuratan klerikal dengan memfooting jurnal dan menelusuri psoting ke buku besar umum serta file induk utang usaha. Membandingkan klasifikasi dengan bagan akun dengan merujuk ke faktur vendor dan jurnal akuisisi. 14

15 Transaksi telah dicatat pada tanggal yang benar (penetapan waktu) Prosedur mengharuskan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah cek ditandatangani. Tanggal diverifikasi secara prosedur manual dan mengamati apakah terdapat cek yang belum tercatat. indikasi verifikasi Membandingkan tanggal pada cek yang dibatalkan dengan jurnal. Membandingkan tanggal pada cek yang dibatalkan dengan tanggal pembatalan bank. Terdapat 3 perbedaan yang penting antara akuisisi dan pembayaran dibandingkan dengan siklus lainnya. 1. Terdapat sejumlah besar akun yang terlibat dalam silus ini, termasuk akun laporan laba rugi dan neraca. Hal ini meningkatkan potensi salah saji klasifikasi, yang beberapa mungkin akan mempengaruhi laba. 2. Sudah lebih umum bagi transaksi dalam silus ini untuk menuntut pertimbangan yang signifikan, seperti biaya lease dan konstruksi. Auditor seringkali mengurangi tingkat pengecualian yang dapat ditoleransi untuk atribut keakuratan. 3. Jumlah nilai uang setiap transaksi dalam silus mencakup rentang yang luar. Akibatnya, auditor seringkali memisahkan item-item yang bernilai besar dan tidak biasa serta mengujinya atas dasar 100%. Metodologi untuk Merancang Pengujian atas Rincian Saldo Utang Usaha Karena semua transaksi dalam siklus akuisisi dan pembayaran umumnya mengalir melalui nutang usaha, akun ini penting bagi setiap audit atas siklus akuisisi dan pembayaran. Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar atas barang dan jasa yang diterima dalam peristiwa bisnis yang biasa. Utang usaha harus dibedakan dari kewajiban akrual dan kewajiban berbunga. Kewajiban akan dianggap sebagai utang usaha hanya jika total jumlah kewajiban itu diketahui dan terutang pada tanggal neraca. Jika pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi terkait menunjukkan bahwa pengendalian terlah beroperasi secara efektif, dan jika hasil prosedur analitis memuaskan, auditor mungkin akan mengurangi pengujian atas rincian saldo utang usaha. Usaha untuk merampingkan proses pembelian barang dan jasa, termasuk penekanan yang lebih besar pada pembelian persediaan just in time, pembagian informasi yang meningkat dengan pemasok, dan penggunaan teknologi serta e- commerce untuk melakukan transaksi bisnis, telah mengubah semua aspek siklus akuisisi dam pembayaran bagi banyakperusahaan. Akses oleh pihak eksternal, seperti pemasok, ke catatan akuntansi meningkatkan kemungkinan terjadinya salah saji jika akses tersebut tidak dikendalikan secara layak. Seperti piutang usaha, sejumlah besar transaksi 15

16 dapat mempengaruhi utang usaha. Saldonya seringkali berjumlah besar dan terdiri dari sejumlah besar saldo vendor serta relatif mahal untuk mengaudit akun tersebut. Auditor umumnya menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi yang relatif tinggi untuk utang usaha. Dan juga auditor seringkali menilai resiko inheren sebagai sedang atau tinggi. Pengaruh pengendalian internal klien terhadap pengujian utang usaha dapat diilustrasikan dengan dua contoh: 1. Asumsikan bahwa klien memiliki pengendalian internal yang sangat efektif terhadap pencatatan dan pembayaran akuisisi. Penerimaan barang didokumentasikan secara tepat waktu dengan laporan penerimaan yang telah dipranomori; sementara voucher yang dipranomori disiapkan secara tepat waktu dan efisien serta dicatat dalam file transaksi akuisisi dan file induk utang usaha. Verifikasi utang usaha akan memerlukan sedikit upaya audit setelah auditor menyimpulkan bahwa pengendalian internal beroperasi secara efektif. 2. Asumsikan bahwa laporan penerimaan tidak digunakan, klien menunda pencatatan akuisisi hingga dilakukan, dan karena lemahnya posisi kas, tagihan seringkali dibayar beberapa bulan setelah tanggal jatuh temponya. Kita telah membahas pengendalian terhadap utang usaha dan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi yang paling penting sebelumnya dalam bab ini. Selain pengendalian tersebut, setiap bulan orang yang independen atau program komputer akan merekonsiliasi laporan vendordengan kewajiban yang tercatat dan file induk utang usaha dengan buku besar umum. Penggunaan prosedur analitis merupakan hal yang penting dalam siklus akuisisi dan pembayaran seperti pada siklus lainnya, terutama untuk mengungkapkan salah saji utang usaha. Auditor harus membandingkan total beban tahun berjalan dengan tahun sebelumnya untuk mengungkapkan salah saji utang usaha serta akun beban, karena akuntansi berganda, salah saji akun beban biasanya juga menimbulkan salah saji yang sama pada utang usaha. Tujuan audit atas utang usaha secara keseluruhan adalah untuk menentukan apakah saldo utang usaha telah dinyatakan secara wajar dan diungkapkan secara layak. Terdapat perbedaan penekanan yang penting dalam audit atas kewajiban dan aktiva. Ketika memverifikasi aktiva, auditor menekankan lebih saji melalui verifikasi dengan konfirmasi, pemeriksaan fisik, dan pemeriksaan dokumen pendukung. Perbedaan penekanan dalam mengaudit aktiva dan kewajiban dihasilkan secara langsung dari kewajiban hukum akuntan publik. Karena lebih saji ekuitas pemilik dapat terjadi baik dari lebih saji aktiva atau kurang saji kewajiban, merupakan hal yang alami bagi akuntan publik untuk menekankan kedua jenis salah saji tersebut. 16

17 Prosedur Analitis untuk Siklus Akuisisi dan Pembayaran Prosedur Analitis Membandingkan saldo akun beban yang berhubungan dengan akuisisi dengan tahun sebelumnya. Mereview daftar utang usaha untuk melihat utang yang tidak biasa, nonvendor dan utang berbunga. Membandingkan utang usaha individual dengan tahun sebelumnya. Menghitung rasio, seperti pembelian dibagi dengan utang usaha, dan utang usaha dibagi dengan kewajiban lancar. Salah Saji yang mungkin Salah saji utang usaha dan beban. Klasifikasi salah saji untuk kewajiban nondagang. Akun yang tidak tercatat atau tidak ada, atau salah saji. Akun yang tidak tercatat atau tidak ada, atau salah saji. Kita akan menggunakan tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang sama yang kita terapkan untuk memverifikasi piutang usaha, karena tujuan itu juga dapat diterapkan pada kewajiban, dengan tiga modifikasi kecil: 1. Tujuan nilai realisasi tidak dapat diterapkan pada kewajiban. Nilai realisasi hanya dapat diterapkan pada aktiva. 2. Aspek hak dalam tujuan hak dan kewajiban tidak dapat diterapkan pada kewajiban. 3. Untuk kewajiban, penekanan diberikan pada pencarian kurang saji dan bukan lebih saji. Tujuan Audit yang berkaitan dengan saldo dan prosedur pengujian atas rincian saldo yang umum untuk utang usaha. Prosedur audit aktual yang digunakan auditor sangat bervariasi tergantung pada sifat entitas, materialitas utang usaha, sifat dan efektivitas pengendalian internal, serta risiko inheren. Tujuan audit yang berkaitan dengan saldo dan pengujian atas Rincian Saldo untuk Utang Usaha Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Saldo Utang usaha dalam daftar utang usaha sama dengan file induk terkait, dan totalnya ditambahkan dengan benar serta sama dengan Pengujian atas Rincian Saldo yang Umum Menambahkan kembali atau menggunakan komputer untuk menumlahkan total dari daftar utang usaha. Menelusuri total ke buku Komentar Semua halaman tidak perlu difooting jika footing dilakukan secara manual. Kecuali pengendaliannya 17

18 buku besar umum ( detail tie in) Utang usaha dalam daftar utang usaha memang ada (eksistensi) Utang usaha yang ada telah dicantumkan dalam daftar utang usaha (kelengkapan) Utang usaha dalam daftar utang usaha sudah akurat (keakuratan) Utang usaha dalam daftar utang usaha diklasifikasikan dengan benar (klasifikasi) Transaksi dalam siklus akusisi dan pembayaran dicatat periode yang tepat (pisah batas) Perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar kewajiban yang tercakup dalam utang usaha (kewajiban) besar umum. Menelusuri setiap faktur vendor ke file utama menyangkut nama dan jumlah. Menelusuri dari daftar utang usaha ke faktur dan laporan vendor. Mengkonfirmasi utang usaha, dengan menekankan jumlah yang besar dan tidak biasa. Melaksanakan pengujian kewajiban setelah periode (lihat pembahasan) Melaksanakan prosedur yang sama seperti yang digunakan untuk tujuan eksistensi dan pengujian kewajiban setelah periode. Mereview pengujian kewajiban setelah periode (lihat pembahasan) Melaksanakan pengujian yang terinci sebagai bagian dari pengamatan fisik persediaan (lihat pembahasan). Menguji persediaan dalam perjalanan (lihat pembahasan) Melaksanakan pengujian kewajiban setelah periode (lihat pembahasan). Melaksanakan pengujian yang terinci sebagai bagian dari pengamatan fisik persediaan (lihat pembahasan). Menguji persediaan dalam perjalanan (lihat pembahasan). laporan vendor dan mengkonfirmasi utang usaha. lemah, penelusuran ke file induk harus dibatasi. Pada umumnya menerima sedikit perhatian karena perhatian utama tertuju pada kurang saji. Ini merupakan pengujian audit yang penting untuk utang usaha Pada umumnya penekanan pada prosedur ini untuk keakuratan merupakan kurang saji dan bukan penghapusan. Pengetahuan mengenai bisnis klien merupakan hal yang penting bagi pengujian ini. Ini merupakan pengujian audit yang penting untuk utang usaha. Disebut pengujian pisah batas. Biasanya tidak begitu diperhatiakan dalam audit atas utang usaha karena semua utang usaha merupakan kewajiban. 18

19 Pengujian Kewajiban Setelah Periode. Karena menekankan pada kurang saji dalam akun kewajiban, pengujian setelah periode merupakan hal yang penting bagi utang usha. Prosedur audit yang digunakan untuk mengungkapkan utang yang belum tercatat dapat diterapkan pada tujuan keakuratan. Dokumentasi yang Mendasari Pengeluaran Kas Selanjutnya. Auditor memeriksa dokumen pendukung menyangkut setelah tanggal neraca guna menentukan apakah dilakukan untuk kewajiban periode berjalan.laporan penerimaan menunjukkan tanggal persediaan diterima dan oleh karena itu merupakan dokumen yang sangat berguna. Dokumentasi yang Mendasari Untuk Tagihan yang Belum Dibayar Beberapa Minggu Setelah Akhir Tahun. Auditor melaksanakan prosedur ini dengan cara yang sama seperti sebeblumnya dan unutk tujuan yang sama. Prosedur ini berbeda karena dilakukan untuk kewajiban yang belum dibayar mendekati akhir pekerjaan lapangan audit dan bukan untuk kewajiban yang telah dibayar. Menelusuri Laporan Penerimaan yang Dikeluarkan Sebelum Akhir Tahun ke Faktur Vendor Terkait. Semua barang dagang yang diterima sebelum akhir tahun periode akuntanbsu harus dicantumkan sebagai utang usaha. Laporan penerimaan yang diterbitkan hingga akhir tahun ke faktur vendor dan memastikan bahwa laporan itu telah dimasukkan dalam utang usaha, auditor menguji kewajiban yang belum tercatat. Menelusuri Laporan Vendor yang Menunjukkan Saldo yang Jatuh Tempo ke Neraca Saldo Utang Usaha. Jika klien menyimpan file laporan vendor, auditor dapat menelusuri setiap laporan yang memiliki saldo yang jatuh tempo pada tanggal neraca ke listing untuk memastikan bahwa hal itu telah dicantumkan sebagai utang usaha. Mengirim Konfirmasi ke Vendor dengan Siapa Klien Melakukan Bisnis. Walaupun penggunaan konfirmasi untuk utang usaha kurang begitu umum ketimbang untuk piutang usaha, auditor kadang-kadang menggunakannya untuk menguji vendor yang dihapus dari daftar utang usaha, transaksi yang dihilangkan, dan saldo akun yang salah saji. Pengujian Pisah Batas. Utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat beberapa hari sebelum dan setelah tanggal neraca dicantumkan pada periode 19

20 yang benar.lima pengujian audit kewajiban setelah periode semuanya merupakan pengujian pisah batas untuk akuisisi, tetapi menekankan pada kurang saji. Untuk menguji jumlah pisah batas lebih saji, auditor harus menelusuri Laporan penerimaan yang dikeluarkan setelah akhir tahun ke faktur terkait guna memastikan bahwa hal itu tidak dicatat sebagai utang usaha. Hubungan Pisah Batas dengan Observasi Fisik Persediaan. Dalam menentukan apakah pisah batas utang usaha sudah benarm sangatlah penting jika pengujian pisah batas dikoordinasikan dengan observasi fisik persediaan. Informasi pisah batas untuk akusisi harus diperoleh selama observasi fisik persediaan. Auditor harus mereview prosedur dalam departemen penerimaan untuk menetukan bahwa semua persediaan yang diterima telah dihitung, auditor harus mencatat pada dokumentasi audit nomor laporan penerimaan terakhir dimana persediaan dilibatkan dalam perhitungan fisik. Selama pekerjaan lapangan akhir tahun, auditor kemudian harus menguji catatan akuntansi menyangkut pisah batas. Jika klien melakukan perhitungan fisik sebelum hari terakhir tahun berjalan, auditor masih harus melakukan pisah batas utang usaha pada saat perhitungan fisik. Persediaan dalam Perjalanan. Menyangkut utang usaham aduitor harus membedakan antara akuisisi persediaan atas dasar FOB destination dan atas dasar FOB origin. Auditor harus menentukan apakah persediaan diakuisisi atas dasar FOB destination atau FOB origin dengan memeriksa faktur vendor. Auditor harus memeriksa faktur atas barang dagang yang diterima tidak lama setelah akhir tahun guna menetukan apakah hal itu dilakukan atas dasar FOB origin. Auditor harus memahami reliabilitas relatif dari tiga jenis utama bukti yang umumnya digunakan untuk memverifikasi utang usaha: faktur vendor, laporan vendor dan konfirmasi. Perbedaan Antara Faktur Vendor dan Laporan Vendor. Auditor harus membedakan antara faktur vendor dan laporan vendor kerika memverifikasi jumlah yang terutang kepada vendor. Auditor akan memperoleh bukti yang sangat andal mengenai setiap transaksi ketika mereka memeriksa faktur vendor dan dokumen pendukung terkait, seperti laporan penerimaan dan pesanan pembelian. Auditor harus membandingkan faktur vendor yang ada dengan milik klien dan masih belum mengungkapkan yang hilang, yang merupakan perhatian utama dalam utang usaha. Perbedaan Antara Laporan Vendor dan Konfirmasi. Perbedaan yang paling penting antara laporan vendor dan konfirmasi utang usaha terletak pada sumber informasinya.laporan vendor disiapkan oleh vendor (pihak ketiga yang independen) tetapi berada ditangan klien pada saat auditor memeriksanya. Respons terhadap permintaan konfirmasi utang usaha umumnya berupa laporan tersendiri yang dikirimkan langsung ke kantor akuntan publik oleh vendor. Respons tersebut menyediakan informasi yang sama seperti 20

21 laporan vendor tetapi lebih dapat diandalkan. Karena ketersediaan laporan vendor dan faktur vendor yang keduanya bukti yang relatif dapat diandalkan karena berasal dari pihak ketiga, konfirmasi utang usaha kurang begitu umum ketimbang konfirmasi piutang usaha. Ketika auditor memeriksa laporan vendor atau menerima konfirmasi, maka dia harus merekonsiliasi laporan atau konfirmasi dengan daftar utang usaha. Dokumen yang umumnya digunakan untuk merekonsiliasi saldo pada daftar utang busaha dengan konfirmasi atau laporan vendor termasuk laporan penerimaan, faktur vendor, dan cek yang dibatalkan. Ukuran sampel untuk pengujian utang usaha sangat bervariasi, tergantung pada faktor-faktor seperti materialitas utang usaha, jumlah utang yang beredar, penilaian risiko pengendalian, dan hasil tahun sebelumnya. Sampling statistik kurang begitu umum untuk digunakan dalam mengaudit utang usaha ketimbang untuk piutang usaha. Mendefinisikan populasi dan menentukan ukuran populasi untuk utang usaha jauh lebih sulit. Karena penekanannya diberikan pada utang usaha yang dihapus, auditor harus berusaha untuk memastikan bahwa populasi melibatkan semua utang yang potensial. 21