a. Bagian akuntansi personilnya dari lulusan akuntasi minimal D3. Penerapan struktur pengendalian intern tersebut kemudian akan di

Transkripsi

1 a. Bagian akuntansi personilnya dari lulusan akuntasi minimal D3. b. Manajer akunting dijabat oleh karyawan yang telah berpengalaman dalam bidangnya selama min. 3 tahun dan berpendidikan minimal S1 akuntansi. Penerapan struktur pengendalian intern tersebut kemudian akan di analisis dan di evaluasi oleh pihak manajemen apakah sudah efektif dalam menekan resiko yang akan mengganggu siklus hidup perusahaan. Pengelolaan piutang yang baik mutlak diperlukan perusahaan dan salah satunya dengan adanya pengendalian intern yang baik atas piutang usaha. BAB II TINJAUAN PENELITIAN A. Tinjauan Teoritis a. Pengertian dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern

2 Menurut Mulyadi (2001:163) Pengendalian Intern adalah Bahwa pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001:SA seksi 319 paragraf 06) Pengendalian Intern adalah : Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan konisaris, manajemen dan personal lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Dari definisi pengendalian intern tersebut terdapat beberapa konsep dasar berikut ini : 1) Pengendalian Intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern itu sendiri bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat persuasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas. 2) Pengendalian Intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh setiap jenjang organisasi.

3 3) Pengendalian Intern dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. 4) Pengendalian Intern ditujukan untuk mencapai tujuan meliputi pelaporan keuangan, keamanan asset perusahaan, kepatuhan perusahaan dan efektifitas. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001:SA paragraf 07) bahwa unsur-unsur pengendalian intern adalah : 1) Lingkungan Pengendalian 2) Penaksiran Resiko 3) Aktivitas Pengendalian 4) Informasi dan Komunikasi 5) Pemantauan Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur diatas merupakan unsur-unsur yang melekat dalam berbagai pengendalian intern dan menjadi pedoman yang harus diperhatikan dalam merancang pengendalian intern. Suatu pengendalian intern perusahaan tertentu dianggap memuaskan dan mungkin tidak bagi perusahaan lain, walaupun sifat dan ukuran perusahaan tersebut sama, misalnya karena mutu pegawai kedua

4 perusahaan berbeda. Jadi manajemen melakukan pengendalian intern berdasarkan penelitian, pengalaman dan kebijaksanaan yang sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan. b. Prosedur dan Unsur-unsur Pengendalian Intern Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001:219) jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut : 1) Prosedur order penjualan 2) Prosedur persetujuan kredit 3) Prosedur pengiriman 4) Prosedur penagihan 5) Prosedur pencatatan piutang 6) Prosedur distribusi penjualan 7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Ad.1) Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan memberikan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. Ad.2) Prosedur Persetujuan Kredit

5 Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. Ad.3) Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang terccantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Ad.4) Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Ad.5) Prosedur Pencatatan Piutang Setelah faktur penjualan diterbitkan, bagian akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang. Ad.6) Proses Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. Ad.7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

6 Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. terdiri dari : Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit 1. Organisasi a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a. Penerimaan order dari pembeli di otorisasi oleh penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. b. Persetujuan pemberian kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman)

7 c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasikan oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirm pada copy surat order pengiriman. d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. f. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit) g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang di dukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. h. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakainya di pertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. i. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.

8 j. Secara perodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. k. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. c. Pengertian dan Jenis-jenis Piutang 1. Pengertian Piutang Pada saat sekarang ini penjualan barang dan jasa banyak dilakukan secara kredit sehingga terdapat tenggang waktu antara penyerahan barang atau jasa sampai pada saat diterimanya uang. Pada saat tenggang waktu tersebut penjual mempunyai tagihan piutang kepada pembeli. Selain dari penjualan barang dan jasa, tagihan dapat timbul dari berbagai kegiatan lain seperti memberi pinjaman kepada karyawan, pembayaran uang muka dan pengakuan akuntasi karena dasar waktu (accrual basis). Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fees (2005:391), Piutang (receivable) meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya. Piutang timbul dari beberapa jenis transaksi, dimana yang paling umum ialah dari penjualan barang atau jasa secara kredit. Piutang biasanya timbul sebagai akibat dari transaksi-transaksi penjualan barang atau

9 penyerahan jasa, pemberian pinjaman, pesanan-pesanan yang diterima atau saham dan surat berharga lain yang akan diterbitkan, klaim atas ganti rugi dari perusahaan asuransi, dan sewa atas aktiva yang dioperasikan oleh pihak lain. Tagihan yang timbul dari transaksi penjualan barang atau penyerahan jasa kepada pelanggan, pada umumnya merupakan sebagian besar dari modal kerja perusahaan. Sebagai akibat masalah pengendalian dan kebijakan kredit, serta pengumpulan piutang merupakan salah satu faktor yang perlu mendapatkan perhatian serius oleh manajemen. Perkiraan yang berhubungan dengan piutang antara lain adalah pendapatan atas penjualan, perkiraan dengan piutang antara lain seperti penghapusan piutang, biaya piutang ragu-ragu barang yang dikembalikan oleh pembeli kepada penjual karena tidak sesuai dengan perjanjian sebelumnya (retur penjualan). 2. Jenis-jenis Piutang Piutang dapat digolongkan sesuai dengan proses terjadinya piutang tersebut. Untuk mendapatkan suatu gambaran yang jelas dari piutang, maka piutang dapat dibagi dalam beberapa golongan. Niswonger, Warren, Reeve dan Fees (2005:392) menyatakan bahwa klasifikasi piutang adalah : Ada 3 jenis piutang yaitu piutang usaha, wesel tagih, dan piutang lainlain. Piutang usaha diperkirakan dapat tertagih hari. Wesel tagih

10 periode kreditnya lebih dari 60 hari. Piutang lain-lain jika dapat tertagih dalam satu tahun, maka diklasifikasikan sebagai aktiva lancar dan jika tertagih lebih dari satu tahun maka diklasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa klasifikasi piutang jika dapat tertagih disebut aktiva lancar dan bila tidak tertagih lebih dari satu tahun disebut aktiva tidak lancar. Secara umum, piutang dapat digolongkan menjadi dua bagian yaitu piutang dagang dan piutang non dagang. a. Piutang Dagang (Trade Receivable) Piutang adalah jumlah yang terutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah diberikan sebagai bagian dari operasi bisnis normal. Piutang dagang biasanya yang paling signifikan yang dimiliki perusahaan. Piutang dagang dapat digolongkan sebagai berikut : 1) Piutang Usaha (Account Receivable) Piutang usaha merupakan jumlah yang dibayarkan oleh pelanggan atas penjualan barang dan jasa dalam kegiatan usaha normal. Waktu pembayaran piutang usaha pada umumnya antara hari. Pemberian kredit ini dilakukan dengan perjanjian informal antara penjual dan pembeli yang didukung oleh dokumen-dokumen perusahaan, seperti faktur pesanan penjualan dan kontrak penyerahan. Biasanya piutang dagang dikenakan biaya, walaupun

11 ada kemungkinan bunga ataupun beban ditambahkan jika pembayaran tidak dilakukan dalam satu periode yang telah ditentukan yaitu periode dimana debitur wajib melunasi hutangnya. 2) Wesel Tagih (Notes Receivable) Wesel tagih adalah janji tertulis untuk membayar sejumlah uang tertentu pada tanggal tertentu di masa depan. Wesel tagih dapat berasal dari penjualan, pembiayaan ataupun transaksi lainnya. Tetapi wesel tagih kebanyakan berasal dari transaksi peminjaman uang yaitu dengan diberikannya trade receivable dengan disertai wesel. Wesel tagih bisa bersifat jangka panjang. Wesel dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu : 2.1 Wesel tagih berbunga (Interest bearing notes) Pada wesel tagih berbunga, dinyatakan berapa persen bunganya dan berapa hari jangka waktu pelunasannya. Pada hari pelunasannya pihak yang menerima atau memegang wesel harus membayar sejumlah nilai nominal ditambah bunga yang terhutang. 2.2 Wesel tagih tanpa non bunga (Non interest bearing notes) Pada wesel tagih tanpa bunga, dinyatakan jumlah yang harus dibayar dan berapa hari jangka waktu pelunasannya. Dengan

12 demikian jumlah yang tercantum pada wesel ini merupakan jumlah yang harus diterima pada saat jatuh tempo. b. Piutang Non Dagang (Non Trade Receivable) Piutang non dagang adalah semua piutang yang timbul dari transaksi-transaksi yang secara tidak langsung berhubungan dengan penjualan barang atau penyerahan jasa yang dilakukan oleh perusahaan, termasuk diantaranya : 1) Piutang yang timbul dari transaksi pinjaman, seperti piutang kepada perusahaan afiliasi, piutang karyawan. 2) Piutang kepada perusahaan asuransi, atas kerugian-kerugian yang dipertanggungjawabkan. 3) Piutang pajak yang disetor 4) Piutang yang timbul dari pesanan atas penjualan atau penerbitan surat-surat berharga atau sekuritas seperti piutang saham, piutang pemesa surat utang obligasi. 5) Piutang yang timbul dan merupakan fungsi waktu dan piutang pendapatan seperti piutang bunga, sewa, dividen, royalitas. d. Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang

13 Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui penjualan kredit. Dalam perusahaan tersebut penerimaan kas dari penjualan tunai biasanya merupakan sumber penerimaan kas yang relatif kecil. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan : a. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan (bukan atas unjuk), akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan. b. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Penerimaan kas dari piutang usaha melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut ini : a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang saatnya ditagih oleh bagian penagihan. b. Bagian penagihan mengirimkan penagih yang merupakan karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada debitur.

14 c. Bagian penagihan menerima cek atau uang tunai dari debitur. d. Bagian penagihan menyerahkan cek/uang tunai kepada bagian kas e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. f. Bagian kas mengirimkan kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada pelanggan. Bagian kas menyetorkan cek, uang tunai ke bank. Bila yang disetor adalah cek maka dilakukan pengesahan oleh pejabat yang berwenang dan perusahaan melakukan kliring atas cek tersebut. Dan bila berupa uang tunai maka slip setoran menjadi bukti penerimaan kas pada perusahaan. e. Pengendalian Intern Piutang Usaha Aktivitas pengendalian meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa kebijakan manajemen telah dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ditujukan untuk mengawasi dan mengendalikan resiko yang mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian piutang usaha dapat dijabarkan dalam empat unsur yang meliputi pengawasan pemrosesan informasi, pemisahan tugas, pengawasan fisik dan review kinerja.

15 1. Pengawasan pemrosesan informasi Setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan harus diotorisasi dengan tepat. Jika setiap transaksi khususnya transaksi piutang dilakukan dengan tidak menggunakan otorisasi dan melalui prosedur yang ditetapkan perusahaan maka akan terjadi kekacauan dan pencatatan dan penyampaian informasi tentang piutang usaha tersebut. Untuk memastikan kelayakan atas kredit, maka pegawai departemen kredit bertugas untuk memeriksa kelayakan dari permohonan kredit. Berdasarkan hasil pemeriksaan dari bagian kredit tersebut maka bila kredit disetujui akan diberikan otorisasi. Otorisasi dapat berlaku umum atau berlaku khusus. Otorisasi umum berarti manajemen menyusun kebijakan bagi seluruh bagian organisasi untuk ditaati. Otorisasi khusus dilakukan terhadap transaksi secara individual. Otorisasi umum tercermin dalam dokumen transaksi yang dalam hal ini otorisasi untuk prosedur piutang yang meliputi : a. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan, pengiriman dan penerimaan kas diberi nomor dan dirancang secara cermat. b. Setelah itu tembusan faktur tersebut dikirim ke bagian kredit. Bagian departemen kredit akan memeriksa apakah calon debitur memiliki kemampuan untuk membayar kredit yang akan diberikan. Selain itu departemen kredit akan memeriksa apakah calon debitur tersebut

16 mempunyai piutang di perusahaan dan bila ada maka di periksa apakah pembayaran kreditnya lancar atau tidak. c. Petugas kredit lainnya akan melakukan verifikasi atas pembukuan dan memperoleh jumlah piutang usaha yang dibukukan. Tahap ini petugas membandingkan total yang dibukukan dengan jumlah hitungan sebelumnya yang ada di lembar jurnal. d. Bila jumlah total piutang usaha cocok dengan rekening kendali cocok maka transaksi tersebut akan dibukukan ke buku besar umum. Sedangkan bila ada kesalahan (error) yang terdeteksi selama pemrosesan dapat diperbaiki segera mungkin dengan menerapkan prosedur perbaikan kesalahan yang telah diterapkan atau memberitahukan petugas piutang lainnya mengenai kesalahan pembukuan tersebut dan kemudian menyelesaikan pembukuan buku besar umum. e. Bila formulir pesanan / faktur penjualan dibuat rangkap dan telah mendapat otorisasi yang sahih, biasanya termasuk persetujuan pesanan dan kredit pelanggan. f. Barang pesanan ditransfer dari gudang melalui surat pesanan atau daftar pengambilan persediaan dengan adanya otorisasi tertentu. g. Pelanggan ditagih hanya setelah ada pemberitahuan dari bagian pengiriman barang tentang jumlah barang yang dikirim, sebagian

17 dengan dokumen pengiriman yang formal dan dengan acuan daftar harga yang berlaku. h. Retur dan kelonggaran penjualan serta penghapusan rekening harus disetujui sebelumnya oleh manajer kredit dan satu manajer lain. i. Semua data dalam faktur penjualan termasuk perhitungan, diversifikasi oleh petugas penagihan. j. Bagian kasir akan menagih piutang usaha dari debitur. Bila terdapat petugas lain bagian penagihan maka kasir akan mencatat penerimaan kas dari petugas bagian penagihan tersebut. Bila suatu piutang dipandang tidak tertagih, manajer kredit akan meminta piutang tersebut dihapus dengan menyiapkan nota penghapusan. Jika disetujui manajer yang berwenang maka transaksi penghapusan diproses dengan cara yang sama. Penagihan pelanggan hanya dapat dilakukan setelah ada otorisasi dari bagian penagihan dengan menyerahkan daftar piutang yang telah jatuh tempo kepada bagian penagihan. Prosedur penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan, dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut : a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang saatnya ditagih oleh bagian penagihan.

18 b. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur. c. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remittance advice) dari debitur. d. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kas. e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. f. Bagian kas mengirimkan kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. g. Bagian kas menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsment oleh pejabat yang berwenang. h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan. Mencakup bukti transaksi dan catatancatatan berupa laporan-laporan, mulai pesanan penjualan sampai pernyataan piutang (laporan bulanan). Dokumen sebagai bukti transaksi, harus memadai untuk memberikan keyakinan bahwa seluruh transaksi diotorisasi dengan pantas dan benar dicatat. Dokumen dan catatan sebaiknya disiapkan pada saat terjadi transaksi, ringkas dan

19 dapat dimengerti, multi guna serta dirancang dalam bentuk tertentu agar informasi yang disajikan benar dan tepat. Contoh, suatu dokumen harus dilengkapi dengan tanggal transaksi, ada nomor urut, ada area untuk dibubuhi tanda tangan dalam otorisasi transaksi. Dokumen yang digunakan harus multiguna maka harus dirancang agar dokumen yang digunakan untuk satu transaksi dibuat hanya satu dokumen tetapi dibuat dalam bentuk rangkap dimana dokumen rangkap tersebut akan dikirimkan ke departemen lainnya sehingga satu lembar dokumen asli akan langsung menghasilkan salinan data yang dibutuhkan. Satu transaksi harus menggunakan satu dokumen asli hal ini untuk menghindari penyelewengan. Setiap dokumen atau bukti transaksi didukung oleh satu atau lebih dokumen pendukung seperti surat pesanan, surat penyerahan barang dan surat pengiriman barang. Pengecekan independen dapat dilakukan setiap hari atau periodikal terhadap catatan-catatan yang dipegang orang-orang yang berbeda yang saling mendukung atau mengecek. Pengecekan independen meliputi verifikasi atau pembuktian pekerjaan yang telah dilakukan oleh bagian lain dan pengecekan kesesuaian dokumen-dokumen. Saling pengecekan harus dilakukan setiap pihak yang terlibat dalam suatu transaksi khususnya pada transaksi penjualan kredit yang menimbulkan piutang usaha.

20 Bentuk pengecekan independen terhadap saldo piutang yang umum digunakan adalah dengan mengirim secara periodik daftar piutang kepada debitur/konsumen. Pengiriman lebih baik dilakukan oleh pihak independen. Bentuk pengecekan lain yang dapat digunakan adalah dengan merekonsiliasi buku tambahan piutang dengan buku besar piutang secara periodik. Pengecekan sejak dini juga dapat dilakukan misalnya bagian kredit yang memberikan persetujuan dapat mengecek permintaan pesanan dengan daftar harga. Bagian faktur juga dapat menjadi pihak piutang secara periodik. Pengecekan sejak dini juga dapat dilakukan misalnya bagian kredit yang memberikan persetujuan dapat mengecek permintaan pesanan dengan daftar harga. Bagian faktur juga dapat menjadi pihak yang independen dalam melakukan pengecekan keabsahan suatu dokumen pengiriman dan mencocokkannya dengan pesanan penjualan yang telah disetujui sebelum mengeluarkan faktur. 2. Pemisahan tugas yang memadai Pemisahan tugas dilakukan dengan alasan untuk memberikan pengecekan silang atas pekerjaan pihak lain dan menghindari karyawan melakukan tugas yang saling bertentangan. Contoh, bagian penerimaan kas (kasir) yang bertugas melakukan pemrosesan terhadap penerimaan kas tidak diperbolehkan untuk memberikan otorisasi dalam penghapusan piutang, bagian kredit tidak boleh menerima kas dari

21 debitur. Dikaitkan dengan pengendalian intern piutang usaha maka harus dipisahkan bagian penjualan kredit dengan kredit serta bagian penagihan piutang. Hal ini diperlukan untuk mengontrol kecenderungan bagian penjualan untuk menjual barang tanpa memperdulikan kolektivitas piutang. Bagian kredit juga harus terpisah dari bagian akuntansi, hal ini bertujuan untuk menjamin ketelitian pencatatan piutang serta keamanan piutang itu sendiri. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi kas. Bila kedua bagian tersebut dikendalikan oleh seorang karyawan maka akan memberikan kesempatan untuk karyawan tersebut melakukan penyelewengan dengan merubah catatan akuntansi seperti lapping. Bagian penerimaan kas/menagih harus dipisahkan dengan bagian pencatatan penerimaan kas dari piutang, hal ini untuk menghindari penyalahgunaan piutang usaha. Pemisahan piutang usaha dilakukan untuk langkah-langkah berbeda yang terlibat dalam pemrosesan transaksi. Dalam transaksi penjualan misalnya, tanggung jawab untuk otorisasi penjualan, pemenuhan order, pengiriman barang dan pembuatan kartu piutang debitur harus dilakukan oleh individu yang berbeda. 3. Pengendalian fisik atas kelayakan dan catatan Bentuk pengendalian fisik dalam pembahasan ini adalah tidak hanya pengendalian terhadap fisik piutang tetapi juga terhadap dokumen-dokumen yang mendukungnya. Bentuk pengendalian secara

22 fisik hanya dapat dilakukan ketika piutang tersebut dalam bentuk kas yaitu pada saat penerimaan tagihan piutang dan terhadap dokumendokumen yang mendukung catatan piutang. Pengendalian fisik menyangkut pemantauan dua tipe akses terhadap asset dan pencatatan yaitu akses langsung dan tidak langsung. Bentuk-bentuk pengendalian fisik yang dapat dilakukan terhadap piutang dapat dilakukan dengan cara yang akan diuraikan sebagai berikut. Pihak manajemen dalam upaya untuk melindungi kas dari pencurian oleh penagih, maka pihak manajemen dapat membuka asuransi kerugian yang diakibatkan oleh penagih, membatasi akses terhadap kas berarti hanya pegawai yang mendapat wewenang yang berhak mengakses kas. Dari hasil penerimaan kas harus disetorkan ke bank. Ini berarti perusahaan perlu membuka rekening bank dan ini mendukung aspek lain dari struktur pengendalian intern yaitu otorisasi. Dengan dilakukannya penyetoran penerimaan kas ke bank, maka akan tercipta praktek-praktek kas yang terorganisir dan terkendali. Selain itu akan terdapat suatu catatan duplikat mengenai kas yang dibuat oleh pihak luar perusahaan yaitu pihak bank yang dapat digunakan sebagai alat pengecekan independen mengenai kecermatan catatan yang dilaksanakan oleh perusahaan. Selain itu adanya penyetoran uang ke bank setiap hari atas semua uang kas yang diterima selain untuk menghindari tertumpuknya uang kas dalam perusahaan yang mungkin

23 dapat dipergunakan untuk keperluan diluar perusahaan juga menghindari pencurian, kebakaran dan sebagainya. 4. Review kerja Review atau telaah kerja meliputi telaah dan analisis oleh manajemen terhadap laporan-laporan yang memuat perincian item-item yang ada di neraca seperti laporan umur piutang, laporan kegiatan penjualan berdasarkan daerah, divisi atau berdasarkan produk. Seorang manajer harus ditunjuk untuk mereview laporan-laporan yang mengikhtisarkan secara detail saldo-saldo perkiraan piutang dan penjualan. Selanjutnya dari laporan-laporan periodik saldo piutang yang dirinci menurut jenis komoditas dan umurnya, manajer penerima laporan harus mengadakan analisis untuk menaksir jumlah piutang yang macet, mengapa terjadi dan bagaimana tindak lanjutnya. Terlalu besar saldo piutang ataupun saldo piutang ragu-ragu mungkin menunjukkan tidak efektifnya bagian penagihan. Apabila jumlah piutang tersebut telah melewati batas yang telah ditentukan, maka manajemen harus segera mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan cara melakukan penagihan dengan lebih efektif. 5. Pemantauan terhadap piutang usaha

24 Pemantauan yang dilakukan terhadap piutang usaha dapat dilakukan pihak manajemen, internal audit atau pimpinan puncak dengan melihat apakah pengendalian intern piutang telah berjalan dengan efektif. Dalam proses operasional pihak yang berwenang dapat mengganti sistem pengendalian intern piutang sesuai dengan kondisi yang terjadi dan proses ini selalu berlangsung kelanjutan. Pimpinan perusahaan dapat melihat apakah pengendalian intern terhadap piutang usaha sudah memadai atau tidak dengan melihat tingkat piutang yang macet. Semakin rendah tingkat piutang yang tidak tertagih dapat menjadi salah satu indikator menilai apakah struktur pengendalian intern piutang usaha telah memadai dan dijalankan dengan baik dan benar. Penyempurnaaan terhadap pengendalian intern piutang juga dapat dilakukan dengan adanya keluhan-keluhan yang diterima dari konsumen atau pihak luar perusahaan. Adanya perbedaan catatan konsumen dengan kartu piutang perusahaan menunjukkan kualitas pengendalian intern piutang usaha kurang baik. Romney dan Steinbert (2003:195) menyatakan bahwa pengendalian intern adalah Suatu rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat yang dapat diandalkan dan memperbaiki efisiensi jalannya jumlah ditetapkan organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengendalian merupakan salah satu

25 fungsi manajemen perusahaan yang sangat penting didalam pencapaian tujuan perusahaan sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya. Perencanaan yang telah dibuat harus diiringi dengan pengendalian agar rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dapat direalisir secara efektif dan efisien. Pengendalian piutang sebenarnya dimulai sebelum adanya persetujuan untuk mengirimkan barang dagangan, sampai setelah penyiapan dan penerbitan faktur dan berakhir dengan penagihan hasil penjualan. Prosedur pengendalian intern piutang usaha tersebut berhubungan erat dengan pengendalian penerimaan kas, penjualan dan persediaan. Ditinjau dari segi pendekatan manajemen preventif maka ada tiga bidang pengendalian yang umum pada titik mana dapat diambil tindakan untuk mewujudkan pengendalian piutang. Ketiga bidang ini adalah : a. Pemberian kredit dagang Kebijaksanaan kredit dan syarat penjualan harus tidak menghalangi penjualan kepada para pelanggan yang sehat keadaan keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar karena adanya piutang ragu-ragu yang berlebih. b. Penagihan (Collections)

26 Apabila telah diberikan kredit, harus dilakukan usaha untuk memperoleh pembayaran yang sesuai dengan syarat penjualan dalam waktu yang wajar. c. Penetapan dan penyelenggaraan pengendalian intern yang layak Meskipun pemberian kredit dan penagih telah diadministrasikan dengan baik atau dilakukan secara wajar, ini tidak menjamin bahwa semua pengesahan barang sesuai dengan faktur dan diterima oleh pelanggan selain itu juga untuk mengetahui apakah penerimaan pembayaran piutang benar-benar masuk kedalam rekening bank perusahaan. Oleh karena itu pengendalian intern harus diterapkan dengan baik. Pengendalian intern terhadap piutang usaha tidak lepas kaitannya dengan pengendalian intern terhadap penjualan kredit, sebab piutang dagang umumnya terjadi di sebabkan oleh penjualan kredit untuk mencegah terjadinya penyimpangan atau penyelewengan terhadap piutang maka perlu dirancang juga unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit. B. Tinjauan Penelitian Terdahulu

27 Dibawah ini terdapat dua hasil penelitian terdahulu, yaitu : Nama Judul Perumusan Hasil Penelitian Masalah Penelitian Rusnella Ulfa Pengendalian Apakah dalam Perusahaan telah Intern Penjualan prosedur melakukan Kredit dan penjualan kredit pemisahan tugas Tahun penelitian : Penagihan Piutang pada PT. Indomobil dan penagihan piutang perusahaan sudah antara fungsi kredit dan fungsi penjualan Finance cabang Padang Sidempuan menerapkan pengendalian intern? Dalam kredit, piutang penjualan catatan harus didasarkan pada dokumen sumber yang lengkap dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam pengendalian piutang terdapat tiga hal penting yaitu kebijakan pemberian kredit, penagihan piutang serta penetapan dan penyelenggaraan pengendalian

28 piutang yang layak. Marlina Analisis Apakah terdapat Secara keseluruhan Pengendalian pengendalian ketiga perusahaan Intern Piutang intern yang baik pembiayaan tersebut Tahun Penelitian : Usaha dalam upaya meningkatkan di perusahaan pembiayaan tersebut sehingga telah memiliki pengendalian intern atas piutang usaha 2008 efektivitas dapat yang baik hal ini pengendalian meningkatkan ditunjukkan dengan intern di efektivitas hasil perhitungan Perusahaan penerimaan sebesar 105 untuk Pembiayaan (Studi piutang usaha. PT. FIF, 112,17 Kasus Pada PT. untuk PT. Adira dan F.I.F, PT. Adira PT. Summit Oto dan PT. Summit 101,17 yang Oto Finance) termasuk dalam kriteria baik (93-123) dan hasil perhitungan persentase yang sebagian besar berkisar antara 61% - 80%, juga memiliki tingkat efektivitas penerimaan piutang usaha yang baik pula.