DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 1.0 Tujuan Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan peraturan dan proses kerja yang terlibat dalam urusan penggunaan, tempahan, pembatalan tempahan dan penamatan penggunaan kemudahan media kepada pelanggan perpustakaan. 2.0 Kelayakan Pelanggan Semua kakitangan dan mahasiswa UPM layak untuk menggunakan kemudahan media yang disediakan (Rujuk Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan dan Kemudahan Perpustakaan (OPR/PSAS/DR03/KEL) 3.0 Tempoh Penggunaan 3.1 Mengikut tempoh penggunaan bahan atau keperluan pengajaran / pembelajaran. 3.2 Tempoh penggunaan boleh dilanjutkan sekiranya tidak ada tempahan oleh pelanggan lain. 4.0 Kadar Bayaran Perkhidmatan 4.1 Penggunaan semua perkhidmatan adalah percuma kecuali yang termaktub di dalam Cetakan mikrofis / mikrofilem dikenakan bayaran seperti berikut: Kakitangan dan Mahasiswa UPM sen satu keping jika salinan foto dibuat oleh pelanggan sen satu keping jika salinan foto di buat oleh staf BMA Pelanggan luar (pelajar IPTA dan kakitangan kerajaan) sen satu keping TARIKH KUATKUASA : 22/08/ drp. 8

2 5.0 dan Kapasiti Pelanggan bagi Bilik / Ruang Media 5.1 Auditorium Lukut 1 Kapasiti maksima : 72 pelanggan. 5.2 Auditorium Lukut BPD 1 Kapasiti maksima : 60 pelanggan. 5.4 BPD 2 Kapasiti maksima : 13 pelanggan. komputer, LCD, pembesar suara, papan putih, skrin tayangan, projektor filem, projektor slaid. komputer, LCD, pembesar suara, papan putih, skrin tayangan, projektor filem, projektor slaid. Kapasiti maksima : 18 pelanggan. 5.5 BPD 3 : Komputer TARIKH KUATKUASA : 22/08/ drp. 8

3 5.6 BPD 4 : Projektor slaid. 5.7 BPD BPD 6 : Komputer 5.9 BPD BPD 8 : Pemain kaset / CD BPD 9 : Pemain kaset / CD. TARIKH KUATKUASA : 22/08/ drp. 8

4 5.12 BPD BPD 11 : Pemain kaset / CD Ruang menonton video Kapasiti maksima : 5 pelanggan Ruang menonton televisyen : Kapasiti maksima : 6 pelanggan Ruang membaca mikrofis / mikrofilem : Pembaca mikrofis, Pembaca mikrofilem 5.17 Ruang mencetak mikrofis dan mikrofilem : Pencetak/Pembaca mikrofis dan mikrofilem TARIKH KUATKUASA : 22/08/ drp. 8

5 6.0 Peraturan Penggunaan Bilik / Ruang Media OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN 6.1 Tempahan penggunaan Auditorium Lukut 1 dan 2 mesti dilakukan oleh pegawai akademik atau wakilnya sekurang-kurangnya sehari sebelum tarikh yang diperlukan. 6.2 Pelanggan perlu memaklumkan kepada staf kaunter BMA setelah selesai menggunakan Auditorium Lukut 1 dan Pelanggan yang menggunakan bilik BPD 3 11 mesti menutup lampu, peralatan yang digunakan, serta mengunci pintu bilik tersebut selepas menggunakannya. Bahan-bahan dan kunci mesti diserahkan kepada staf kaunter BMA. 6.4 Laporkan sebarang kerosakan pada kelengkapan bilik / ruang kepada staf kaunter BMA. 7.0 Proses Kerja 7.1 Tempahan Kemudahan Media Prosedur Tanggungjawab Terima permohonan tempahan kemudahan media Minta pelanggan mengisi Borang Penggunaan Bahan / Bilik Padang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD). Untuk mengguna bahan di Bilik Malawati, Auditorium Lukut 1 dan 2, buat tempahan dalam talian Isi Borang Tempahan Kemudahan Media (OPR/PSAS/BR05/TKM) dan simpan bersama Borang Penggunaan Bahan / Bilik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD) dalam Log Rekod Tempahan Kemudahan Media (OPR/PSAS/BL05/TKM) Adakah pemohon memerlukan bahan? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah TARIKH KUATKUASA : 22/08/ drp. 8

6 7.1.5 Semak bahan di katalog perpustakaan dan di rak Jika ada, ikut langkah Jika tiada, ikut langkah Ambil dan simpan bahan tempahan di rak tempahan Isi slip tempahan dengan catat butiran nama penempah, tarikh, tempat, bahan dan masa bahan akan digunakan dan lekatkan pada bahan Maklumkan pengesahan tempahan kepada pemohon. 7.2 Pembatalan Tempahan Kemudahan Media Prosedur Tanggungjawab Terima permohonan pembatalan tempahan Batal tempahan di Borang Tempahan Kemudahan Media (OPR/PSAS/BR05/TKM) di dalam Log Rekod Tempahan Kemudahan Media (OPR/PSAS/BL05/TKM) dan buang Borang Penggunaan Bahan/Bilik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD) Maklumkan pengesahan pembatalan tempahan kepada pelanggan Adakah tempahan bahan dibuat? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Simpan bahan tempahan ke rak asal Buang slip tempahan. TARIKH KUATKUASA : 22/08/ drp. 8

7 7.3 Penggunaan Kemudahan Media Prosedur Adakah tempahan telah dibuat atau permohonan baru? Tanggungjawab Jika permohonan baru, ikut langkah Jika tempahan telah dibuat, ikut langkah Minta pelanggan mengisi Borang Penggunaan Bahan/Bilik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD). Tempahan untuk Bilik Malawati, Auditorium Lukut 1 dan 2 perlu dibuat dalam talian di Pangkalan Data Lotus Notes. Bagi tempahan luar, pindahkan maklumat di Borang Penggunaan Bahan/Bilik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD) ke Pangkalan Data Lotus Notes Adakah permohonan memerlukan bahan? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Semak bahan di katalog perpustakaan dan di rak Sedia semua alatan / bahan / kunci Serah alatan / bahan / kunci kepada pelanggan dan simpan kad matrik / kakitangan / surat pelanggan beserta Borang Penggunaan Bahan / Bilik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD) Terima dan simpan kunci Bilik Pandang Dengar Beri tunjukajar penggunaan alatan, jika pelanggan memerlukan. / Juruteknik TARIKH KUATKUASA : 22/08/ drp. 8

8 7.4 Penamatan Penggunaan Kemudahan Media OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Prosedur Terima semua alatan / bahan yang dikembalikan oleh pelanggan Adakah perkhidmatan dikenakan bayaran? Tanggungjawab Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Uruskan pembayaran perkhidmatan. Isi bil tunai dan serahkan bil tunai (salinan pembeli) kepada pelanggan, jika perlu. Simpan wang dalam peti. Seterusnya rujuk Garis Panduan Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW) Minta pelanggan mengisi ruang maklumbalas pelanggan terhadap perkhidmatan yang disediakan di dalam Borang Penggunaan Bahan / Bilik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD) bercetak atau dalam talian Kembalikan surat / kad matrik / kakitangan kepada pelanggan/surat Simpan alatan atau / dan bahan yang telah digunakan. Failkan Borang Penggunaan Bahan / Bilik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD) dalam Log Penggunaan Bahan / Bilik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BL05/BPD). TARIKH KUATKUASA : 22/08/ drp. 8