UPSI (ISO) / BSM / P06 PINDAAN : 01

Transkripsi

1 M / S : 1 / TUJUAN Untuk memastikan urusan gaji dan elaun kakitangan Universiti Pendidikan Sultan Idris dilaksanakan mengikut peraturan dan pekeliling yang berkuat kuasa. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Sumber Manusia bagi memastikan urusan gaji dan elaun kepada semua kakitangan Universiti Pendidikan Sultan Idris yang bertaraf tetap, sementara, kontrak dan sambilan dilaksanakan dengan teratur. 3.0 RUJUKAN 3.1 Pekeliling Perkhidmatan Kerajaan 3.2 Surat Pekeliling Perkhidmatan Kerajaan 3.3 Surat Edaran Jabatan Perkhidmatan Awam 3.4 Arahan Kerja Pengurusan Gaji dan Elaun Kakitangan Tetap, Sementara dan Kontrak. 3.5 Arahan Kerja Pengurusan Gaji Kakitangan Bertaraf Sambilan 4.0 DEFINISI BIL PERKARA DEFINISI 4.1 Gaji Gaji pokok mengikut JGMM 4.2 Elaun Sejumlah amaun yang diberikan kepada pegawai berdasarkan pekeliling atau keputusan yang dibuat oleh pengurusan Universiti 4.3 Pegawai Semua kategori pegawai yang sedang berkhidmat yang dilantik oleh Universiti secara tetap, sementara, kontrak dan sambilan

2 M / S : 2 / 10 SINGKATAN BIL PERKARA SINGKATAN 5.1 Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua PTj 5.2 Pendaftar P 5.3 Ketua Bahagian Sumber Manusia Ketua BSM 5.5 Penolong Pendaftar PP 5.6 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PT(P/O) 5.7 Bahagian Sumber Manusia BSM 5.8 Pusat Tanggungjawab PTj 5.9 University Integrated Management System UIMS 5.10 Jadual Gaji Minimum Maksimum JGMM 6.0 PROSEDUR BIL. TINDAKAN 6.1 Urusan Gaji dan elaun kakitangan PTj / unit di BSM perlu memaklumkan perubahan gaji / elaun melalui memo / surat selewat-lewatnya pada 7hb setiap bulan bagi tujuan pembayaran gaji / elaun berkenaan pada bulan semasa. TANGGUNG JAWAB PTj DOKUMEN Memo / Surat

3 M / S : 3 / 10 Sekiranya tarikh tersebut adalah hari cuti, maka makluman perubahan gaji / elaun perlu diberi lebih awal. Sekiranya memo / surat makluman tersebut diterima selepas 7hb, maka gaji / elaun yang berkenaan akan dibayar pada bulan berikutnya. Bagi urusan pemotongan gaji, PTj perlu mengemukakan secara bertulis kepada Pendaftar bersama dengan lampiran / dokumen sokongan (jika berkenaan). Bagi kakitangan bertaraf sambilan, surat tawaran kerja perlu diberi sesalinan kepada Unit Perkhidmatan BSM bagi tujuan pembayaran gaji pegawai berkenaan. Unit Perjawatan BSM Surat tawaran PTj perlu mengemukakan senarai kehadiran kakitangan sambilan bagi bulan sebelumnya kepada BSM untuk tujuan pembayaran gaji pegawai berkenaan selewat-lewatnya pada 3hb setiap bulan. Sekiranya tarikh tersebut adalah hari cuti, maka senarai kehadiran perlu dikemukakan lebih awal. Senarai PTj

4 M / S : 4 / 10 kehadiran tersebut juga perlu disahkan oleh Ketua PTj atau penyelia pegawai berkenaan. 6.2 Proses gaji dan elaun kakitangan Menerima senarai kehadiran / makluman pemotongan atau perubahan gaji / elaun daripada PTj / unit di BSM. P / Ketua BSM / PP / PT(P/O) Memo / Surat / senarai kehadiran Menyemak data gaji / elaun yang diterima atau bilangan hari bekerja bagi kakitangan sambilan PP / PT(P/O) Memasukkan data gaji / elaun / bilangan hari bekerja di dalam UIMS. PT(P/O) Mencetak laporan perubahan gaji / elaun. PT(P/O) Meluluskan perubahan gaji / elaun melalui UIMS PP Membuat pengiraan pemotongan gaji berdasarkan makluman daripada PTj. PP / PT(P/O) Merekodkan laporan perubahan atau pemotongan gaji / elaun di dalam buku rekod perkhidmatan pegawai yang PP / PT(P/O) Buku rekod perkhidmatan kerajaan

5 M / S : 5 / 10 berkenaan (untuk kakitangan bertaraf tetap, sementara dan kontrak sahaja). Menyimpan salinan laporan perubahan gaji di dalam fail peribadi pegawai yang berkenaan dan juga fail gaji sambilan bagi laporan perubahan gaji kakitangan sambilan. Rujuk Arahan Kerja: UPSI(ISO) / BSM / P06 / AK01 UPSI(ISO) / BSM / P06 / AK02 PT(P/O) Laporan Perubahan Gaji 6.3 Arahan Pembayaran / Pemotongan Gaji kepada Jabatan Bendahari Menghantar laporan perubahan gaji / elaun kepada Jabatan Bendahari pada 10hb setiap bulan dan pada 5hb setiap bulan bagi laporan perubahan gaji kakitangan sambilan. Sekiranya terdapat keperluan untuk melewatkan penghantaran laporan perubahan gaji / elaun berkenaan, BSM akan memaklumkan kepada Jabatan Bendahari. PP / PT(P/O) Membuat memo arahan pemotongan gaji kepada Jabatan Bendahari bagi pegawai yang berkenaan. PP / PT(P/O) Memo

6 M / S : 6 / REKOD BIL PERKARA TEMPOH TEMPAT 7.1 Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan Simpanan Kekal Bilik Fail 7.2 Fail Peribadi Sepanjang Perkhidmatan 7.3 Fail Gaji Kakitangan Sambilan 5 tahun Bilik Fail Kabinet besi di bilik pegawai 8.0 LAMPIRAN (Tiada)

7 M / S : 7 / CARTA ALIR 9.1 Pengurusan Gaji dan Elaun Kakitangan ng Bertaraf Tetap, Sementara dan Kontrak Mula Menerima makluman perubahan atau pemotongan gaji / elaun kakitangan Potong gaji? Menyemak data gaji / elaun mengikut kelayakan pegawai atau berdasarkan memo/surat yang diterima Membuat pengiraan pemotongan gaji Membuat memo arahan pemotongan gaji kepada Jabatan Bendahari Memasukkan data gaji dan elaun di dalam UIMS Memperakukan data gaji dan elaun di dalam UIMS Diperakukan? Mencetak laporan perubahan gaji / elaun (Kew.8) Mendapatkan kelulusan laporan perubahan gaji (Kew.8) daripada Pendaftar B A C SAMBUNG

8 M / S : 8 / 10 SAMBUNG B A C Diluluskan? Meluluskan data gaji / elaun di dalam UIMS Pembetulan? Membuat pembetulan pada laporan perubahan gaji (Kew.8) dan juga pada UIMS Membuat salinan laporan perubahan gaji (Kew.8) Menghantar laporan perubahan gaji (Kew.8) / memo pemotongan gaji kepada Jabatan Bendahari Merekodkan perubahan atau pemotongan gaji / elaun di dalam buku rekod perkhidmatan pegawai Menyimpan salinan memo pemotongan atau laporan perubahan gaji / elaun (Kew.8) di dalam fail peribadi pegawai Tamat

9 M / S : 9 / Pengurusan Gaji Kakitangan ng Bertaraf Sambilan Mula Menerima maklumat gaji kakitangan sambilan Memasukkan data gaji kakitangan sambilan di dalam UIMS Menerima senarai kehadiran kakitangan sambilan yang telah disahkan daripada PTj Menyemak bilangan hari bekerja pegawai Memasukkan bilangan hari bekerja pegawai dan memproses gaji di dalam UIMS Mencetak laporan perubahan gaji (Kew.8) Mendapatkan kelulusan laporan perubahan gaji (Kew.8) daripada Pendaftar Diluluskan? Meluluskan data gaji di dalam UIMS D SAMBUNG

10 M / S : 10 / 10 SAMBUNG D Pembetulan? Membuat pembetulan pada laporan perubahan gaji (Kew.8) dan juga pada UIMS Membuat salinan laporan perubahan gaji (Kew.8) Menghantar laporan perubahan gaji (Kew.8) kepada Jabatan Bendahari Menyimpan salinan laporan perubahan gaji (Kew.8) di dalam fail gaji kakitangan sambilan Tamat