OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P009. PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN Tarikh: 30/04/2013

Transkripsi

1 Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara proses pengurusan Pemberian Taraf Berpencen bagi staf tetap yang tidak memilih skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) semasa proses Pengesahan Dalam Perkhidmatan dibuat. 2.0 SKOP Skop Prosedur ini meliputi penghantaran surat pemakluman, penerimaan dokumen, kelulusan oleh JPA dan pendaftaran sebagai Ahli KWAP [Kumpulan Wang Persaraan] (Diperbadankan). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Warta Kerajaan Persekutuan P.U. (A) 1 Tajuk Dokumen Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) Bahagian VII Opsyen Bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja dan Pemberian Taraf Berpencen Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2003 Panduan Urusan Persaraan dan Pencen - Bahagian IV Urusan Pra-Persaraan (Pemberian Taraf Berpencen)

2 Halaman: 2/8 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN PEND : Pendaftar PT : Pegawai Tadbir KJ : Ketua Jabatan e-ihrams : Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam KWAP : Kumpulan Wang Persaraan (Diperbadankan) KWSP : Kumpulan Wang Simpanan Pekerja : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) RKP : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Rekod Kenyataan Perkhidmatan RKP : Rekod Kenyataan Perkhidmatan PTB : Pemberian Taraf Berpencen Seksyen PCP : Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/8 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Semak Senarai Staf 7.2 Hantar Surat Pemakluman Kepada Staf 7.3 Terima Dokumen 7.4 Hantar Dokumen Ke JPA 7.5 Terima Kelulusan Daripada JPA 7.6 Kemaskini Caruman KWSP (Staf) Dalam Sistem e-ihrams 7.7 Hantar Surat Kelulusan JPA dan Penyata Tamat Caruman KWSP Kepada Staf 7.8 Pendaftaran Ahli KWAP 7.9 Terima dan Input Nombor Ahli KWAP 7.10 Kemaskini Rekod 7.11 Tamat 7.12

4 Halaman: 4/8 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Semak Senarai Staf Cetak senarai staf yang telah layak untuk diberi taraf berpencen daripada Sistem e-ihrams Buat semakan dengan merujuk Fail Pegawai Buat saringan staf yang memenuhi syarat-syarat berikut: (a) Staf lantikan tetap yang telah genap tempoh selama tidak kurang daripada tiga (3) tahun perkhidmatan yang boleh dimasukira (Tempoh Cuti Tanpa Gaji dan Cuti Belajar Tanpa Gaji tidak dimasukira); (b) Telah disahkan dalam perkhidmatannya sekarang; dan (c) Memilih Skim Pencen 7.3 Hantar Surat Pemakluman Kepada Staf Hantar surat pemakluman pengisian Borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (JPA.BP.SPPP.B06) Sedia Rekod Kenyataan Perkhidmatan staf. RKP 7.4 Terima Dokumen Jika lengkap, sahkan dokumen Jika tidak lengkap maklumkan kepada staf melalui emel.

5 Halaman: 5/8 7.5 Hantar Dokumen Ke JPA Sediakan surat berserta dokumen berikut untuk dihantar ke JPA; Borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (JPA.BP.SPPP.B06); Rekod Kenyataan Perkhidmatan (RKP); dan Salinan kad pengenalan 7.6 Terima Kelulusan Daripada JPA Terima surat kelulusan PTB daripada JPA Rekodkan tarikh kelulusan PTB dalam sistem e-ihrams. 7.7 Kemaskini Caruman KWSP (staf) Dalam Sistem e-ihrams Kemaskini caruman KWSP kepada Skim Pencen mengikut tarikh kelulusan PTB dalam sistem e- IHRAMS Sediakan penyata tamat caruman KWSP kepada Bendahari 7.8 Hantar Surat Kelulusan JPA dan Penyata Pemberhentian Caruman KWSP kepada Staf Sediakan surat kepada staf beserta maklumat berikut: salinan surat kelulusan JPA Penyata Pemberhentian Caruman KWSP Cetak penyata RP dan sahkan untuk rekod dalam Fail Pegawai.

6 Halaman: 6/8 7.9 Pendaftaran Ahli KWAP Daftar nama staf sebagai ahli KWAP secara online di portal Cetak skrin pendaftaran ahli 7.10 Terima dan Input No. Ahli KWAP Terima surat pendaftaran ahli daripada KWAP dan input No. Ahli dalam sistem e-ihrams selewatlewatnya lima (5) hari bekerja dari tarikh terima surat Kemaskini Rekod Kemaskini Rekod dan masukkan dokumen dalam Fail Pegawai 7.17 Tamat

7 Halaman: 7/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod / Alamat IP Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. Fail Pegawai (No. Staf) PT (P/O) Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar Pendaftar Surat Pemakluman Senarai Semak PTB Salinan Kad Pengenalan (Bahagian depan dan belakang) Penyata KWSP Surat Perakuan Pemberian Taraf Pekerja Berpencen & Borang Perakuan Pemberian Taraf Berpencen (JPA.BP.SPPP.B06) Surat Kelulusan PTB daripada JPA Surat Pemakluman Kelulusan PTB dan Penyata Pemberhentian Potongan KWSP kepada Staf Penyata RP yang dicetak melalui sistem e-ihrams Penyata Penamatan Caruman KWSP kepada Pejabat Bendahari Borang pendaftaran nombor ahli (Per. C.P.I- Pin.2/ 86) Surat Pendaftaran Ahli daripada KWAP Seksyen Pengurusan Rekod dan Data Sepanjang tempoh perkhidmatan Arkib 2. e-ihrams Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) Pegawai Teknologi Maklumat idec idec -

8 Halaman: 8/8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (PEND)- 3/2011 OPR/PEND: 4/2013 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali Ke-2 kertas edaran untuk pertimbangan dan kelulusan mesyuarat pengurusan pejabat pendaftar pada 25/04/2013 Disedia dan Disemak KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 08/08/2011 WP 30/04/2013