PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE UPDATED 11/01/18

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE UPDATED 11/01/18

2 DAFTAR ISI A. Kontak... 5 B. Human Resource Information System (HR Admin) Dashboard Saldo (Balance)... 7 a. Melihat jumlah saldo... 7 b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer Merubah Informasi Company Profile Menu Master Employee...9 a. Insert data karyawan melalui formulir...9 b. Upload data karyawan c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan e. Melihat Data Karyawan f. Mengunduh Data Karyawan g. Deaktivasi Karyawan h. Menghapus Data Karyawan Menggunakan Mesin Pencarian Master Division a. Membuat Master Division b. Mengedit Master Division c. Menghapus Division Master Department a. Membuat master department b. Mengedit Master Department c. Menghapus Master Department Master Job Title a. Membuat Master Job Title b. Mengedit Master Job Title c. Menghapus Job Title d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi Master Position Master Team Group a. Membuat Master Team Group b. Mengedit Master Team Group c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group e. Mengganti Supervisor Master Team Group f. Menghapus Master Team Group Master Grade a. Membuat Master Grade b. Mengedit Master Grade c. Menghapus Master Grade Master Allowance a. Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) b. Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) c. Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) Halaman 2 dari 88

3 d. Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) kepada karyawan Master Shift a. Membuat Master Shift b. Mengedit Master Shift c. Menghapus Master Shift d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift Master Shift Pattern a. Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah Periode Mingguan Master Shift Roster a. Membuat Roster Baru b. Memasukkan Karyawan ke dalam Roster c. Mengeluarkan Karyawan dari Roster d. Merubah Nama Roster e. Menghapus Roster f. Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster Master Event & Holiday a. Membuat Master Event dan Holiday b. Mengedit Master Event dan holiday c. Menghapus Master Event dan Holiday Master Contract a. Membuat Master Contract b. Menambah Variabel pada Master Contract. 48 c. Mengedit Master Contract d. Menghapus Master Contract e. Memperbaharui kontrak Master Letter a. Membuat Master Letter Type b. Mengedit Master Letter Type c. Menghapus Master Letter Type d. Membuat Master Letter Template e. Mengedit Master Letter Template f. Menghapus Master Letter Template g. Melakukan pengiriman Letter Leave (Cuti) a. Membuat Master Leave b. Mengedit Master Leave c. Menghapus master Leave d. Mengatur Jatah Cuti Reguler e. Melakukan Pengajuan Cuti f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh atasan) g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh Admin HR) Permission (Izin) a. Membuat Master Permission b. Mengedit Master Permission c. Menghapus Master Permission d. Melakukan Pengajuan Izin e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) Replacement Halaman 3 dari 88

4 a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan) b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR) Overtime a. Membuat Master Overtime b. Mengedit Master Overtime c. Menghapus Master Overtime d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime f. Mengajukan Lembur g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan Lembur (oleh admin HR) Assessment...66 a. Membuat Master Assessment...66 b. Mengedit Master Assessment c. Menghapus Master Assessment Master Branch a. Membuat Master Branch Mengelola Admin...69 a. Menambahkan Admin HRD/Finance...69 b. Menghapus Admin HRD/Finance Mengelola Daftar (List) a. Membuat Daftar (List) b. Memasukkan karyawan ke Daftar (List) Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan Mengelola Bonus a. Membuat Bonus Karyawan Mengelola Claim a. Admin HR Membuat Data Claim Karyawan b. Mencari Data Claim Karyawan Help Desk Data Kehadiran a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel Memasukkan Data Kehadiran Melalui Excel Melakukan Validasi Data Kehadiran a. Melakukan Absensi melalui Smartphone b. Melakukan Validasi Data Absensi Report Setting Log C. Human Resources Information System (Finance Admin) Panduan Dashboard Finance Admin Panduan Melihat dan Merubah Angka Gaji (Salary) Panduan Mengisi Nilai Tunjangan Tetap (Job Allowance) Panduan Melihat Data Gaji Bulanan dan Melakukan Proses Pembayaran Gaji Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement TAX INCOME SETTINGS LOG HELP DESK Halaman 4 dari 88

5 A. Kontak Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah penggunaan, silahkan memberikan masukan kepada: Protus Tanuhandaru B. Human Resource Information System (HR Admin) 1. Dashboard Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat analisa tindak lanjut Guide Balance Active Employee Inactive Employee Leave Approval Overtime Approval Replacement Approval Permission Approval Panduan pengisian data bagi pengguna yang pertama kali menggunakan aplikasi Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk menanggung invoice bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem dan aktif sebagai karyawan Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem, namun telah di-deaktivasikan (misalnya, mengundurkan diri dan sebagainya) Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti Employee Late Rate Chart Garis dan titik berwarna kuning menunjukkan tingkat total keterlambatan dalam satuan menit dari bulan ke bulan (setiap Halaman 5 dari 88

6 titik pada sebuah bulan bisa di-klik untuk menampilkan tabel kronologi keterlambatan untuk bulan tersebut) Garis dan titik berwarna merah menunjukkan tingkat total kepulangan lebih awal dalam satuan menit dari bulan ke bulan (setiap titik pada sebuah bulan bisa di-klik untuk menampilkan tabel kronologi kepulangan lebih awal untuk bulan tersebut) Employee Late Rate Table Absent Rate Month on Month Attendance Status pie chart Attendance Indifference pie chart Employee birthday This Month Contract End Soon Total keterlambatan dalam satuan menit dan berapa kali keterlambatan tersebut terjadi untuk karyawan yang terlambat Jumlah mangkir bulanan Status kehadiran berdasarkan kategori cuti berbayar, cuti tidak berbayar, izin berbayar, izin tidak berbayar, hadir, dan mangkir Status kehadiran berdasarkan kategori check in dan check out Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan Kontrak karyawan yang akan habis. Kontrak bisa langsung diperbaharui melalui dashboard. Pending Permission Request From Superordinate Pending Leave Request From Superordinate Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui Diagram Pie untuk status izin Tabel izin yang harus ditindaklanjuti Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui Diagram Pie untuk status Cuti Tabel cuti yang harus ditindaklanjuti Halaman 6 dari 88

7 2. Saldo (Balance) Setiap tanggal 20, Anda akan mendapatkan tagihan berdasarkan jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem. Jumlah tagihan tersebut akan mengurangi nilai saldo dari bulan ke bulan. Oleh karena itu, untuk menggunakan aplikasi KaryaOne, Anda harus memiliki nilai saldo yang selalu lebih besar daripada nilai tagihan bulanan Anda. a. Melihat jumlah saldo 1. Jumlah saldo bisa dlihat langsung pada dashboard 2. Selain itu, pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas 3. Klik Billing 4. Anda akan melihat jumlah saldo Anda pada kotak di sebelah kiri atas b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer 1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas 2. Klik Billing 3. Proses pembayaran bisa dilakukan melalui kotak berjudul Top Up 4. Anda bisa meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up 5. Klik close untuk menutup panduan tersebut 6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda bisa memilih pilihan nilai yang tersedia 7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun. 8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda bisa memilih salah satu dari beberapa paket promo yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda mendapatkan tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda. 9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak dan total juga akan langsung berubah 10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan klik tombol USE COUPON 11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui transfer, klik tombol TRANSFER 12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran 13. Jika semua sudah ok, klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melanjutkan 14. Anda akan melihat tabel yang menunjukkan penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti dengan pembayaran 15. Klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti dengan pembayaran Halaman 7 dari 88

8 16. Lakukan pembayaran berdasarkan informasi yang tersedia, baik secara online melalui aplikasi bank yang Anda gunakan atau melalui mesin ATM 17. Jika Anda telah melakukan pembayaran, lakukan konfirmasi dengan mengklik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda telah bayarkan 18. Masukkan informasi terkait pembayaran seperti jumlah transfer, nama bank, nama akun, dan nomor rekening 19. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melanjutkan 20. Proses pembayaran yang telah Anda konfirmasikan akan divalidasikan oleh KaryaOne. Jika nominal pembayaran telah sesuai dengan jumlah yang ditagihkan, saldo Anda akan bertambah sesuai dengan nilai Top Up Anda. c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer 1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas 2. Klik Billing 3. Proses pembayaran bisa dilakukan melalui kotak berjudul Top Up 4. Anda bisa meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up 5. Klik close untuk menutup panduan tersebut 6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda bisa memilih pilihan nilai yang tersedia 7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun. 8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda bisa memilih salah satu dari beberapa paket promo yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda mendapatkan tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda. 9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak dan total juga akan langsung berubah 10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan klik tombol USE COUPON 11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui kartu kredit, klik tombol CREDIT CARD 12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran 13. Masukkan informasi yang dibutuhkan seperti nomor telpon, nomor kartu, tanggal kadaluarsa kartu, nomor CVV 14. Jika semua sudah ok, klik tombol BAYAR SEKARANG untuk melanjutkan 15. Sistem akan melakukan validasi terhadap informasi yang Anda masukkan terkait dengan kartu kredit yang Anda gunakan untuk melakukan pembayaran 16. Anda diminta untuk memasukkan One-Time Password yang dikirimkan melalui SMS 17. Masukkan kode yang Adda terima melalui SMS ke dalam file One Time Password (OTP) Halaman 8 dari 88

9 18. Klik tombol Masukkan OTP untuk melanjutkan 19. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa konfirmasi pembayaran telah berhasil dilakukan 3. Merubah Informasi Company Profile 1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas 2. Klik Company Profile 3. Anda bisa merubah informasi Company Profile, First Name Contact Person, Last Name Contact Person, Phone Number, dan Address 4. Lakukan perubahan yang diperlukan 5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan 4. Menu Master Employee a. Insert data karyawan melalui formulir 1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data master division, satu data master department, satu data master grade dan satu data master job title 2. Pada sidebar menu, klik Master Data 3. Klik Master Employee 4. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas 5. Klik Insert 6. Pilih Form 7. Klik tombol SELECT 8. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal Info sampai employee info 9. Isi field first name 10. Isi field last name jika ada. Jika tidak ada, berikan tanda Pilih gender 12. Masukkan nomor NPWP jika ada 13. Pilih status pernikahan 14. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor) 15. Pilih agama Halaman 9 dari 88

10 16. Masukkan tempat lahir 17. Masukkan tanggal lahir 18. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 19. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info 20. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas 21. Masukkan alamat sekarang 22. Masukkan nomor kontak Masukkan nomor kontak Masukkan pribadi karyawan 25. Masukan nomor kontak darurat Masukkan nomor kontrak darurat Masukan alamat kontak darurat 28. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 29. Sekarang anda akan memasukkan data family info 30. Masukan Nama Ayah 31. Masukan Nama Ibu 32. Masukan status pernikahan karyawan 33. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak 34. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 35. Sekarang anda akan memasukkan data education info 36. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk Education background Pilih level pendidikan 38. Masukan nama lembaga pendidikan 39. Masukkan major atau jurusan 40. Masukkan tahun dimulainya pendidikan 41. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan 42. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu 43. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 44. Sekarang anda akan memasukkan data experience info 45. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini Halaman 10 dari 88

11 46. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja 47. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut 48. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut 49. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut 50. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut 51. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu 52. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 53. Sekarang anda akan memasukkan data employee info 54. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di samping kanan 55. Masukkan kantor. ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses dashboard karyawan 56. Pilih grade 57. Pilih Division 58. Pilih Department 59. Pilih Job Title 60. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title 61. Masukkan Join Date 62. Pilih status karyawan 63. Masukan tanggal dimulainya kontrak 64. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak 65. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan untuk penggajian 66. Masukkan nomor rekening karyawan 67. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama bisa berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda 68. Masukkan nomor BPJS Kesehatan 69. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan 70. Masukkan nomor asuransi 71. Tentukan jatah kuota cuti 72. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan 73. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. 74. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee Halaman 11 dari 88

12 75. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan b. Upload data karyawan Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien, khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne menyediakan fitur dimana Anda bisa menggunakan template spreadsheet untuk melakukan upload data karyawan. 2. Klik Master Employee 3. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas 4. Klik Insert 5. Pilih Excel 6. Klik tombol SELECT 7. Klik tombol DOWNLOAD TEMPLATE 8. Buka file yang baru saja diunduh 9. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang Anda perlu ketahui. Anda tidak diperbolehkan untuk merubah informasi yang tersedia dalam tab upload, tab cheat dan tab Help. Anda hanya diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling 10. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda bisa mengisi data 11. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing kolom dengan referensi sebagai berikut: String free text Dropdown refer to cheat sheet String number Number number Text free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil Abaikan Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat Angka bulat Kata yang berisi huruf besar atau kecil Halaman 12 dari 88

13 String dd-mmmyyyy String free text String yyyy Date dd-mmm-yyyy Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy Kata yang berisi huruf besar atau kecil Tahun dengan format yyyy Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy 12. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau optional (tidak wajib untuk diisi) 13. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai contoh 14. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name sampai kolom terakhir 15. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab upload memiliki data yang sama dengan tab filling. 16. Klik Tab Help 17. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload 18. Copy password tersebut 19. Klik Tab Upload 20. Hover mouse Anda pada tab upload 21. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu 22. Pilih Unprotect Sheet 23. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password 24. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste 25. Klik OK untuk melanjutkan 26. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda bisa melakukan perubahan pada Tab Upload 27. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut 28. Klik baris dibawahnya 29. Lakukan paste untuk menduplikasi formula 30. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan 31. Jika semua sudah ok, simpan file template 32. Pada aplikasi karyawan, klik upload 33. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan Halaman 13 dari 88

14 34. Klik upload 35. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian data 36. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu diperbaiki 37. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut 38. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil dimasukkan 39. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee 40. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan Pengisian Data Awal oleh HR Admin 2. Klik Master Employee 3. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas 4. Klik Self Services 5. Klik tombol ADD EMPLOYEE 6. Masukkan First Name 7. Masukkan Last Name 8. Masukkan Office 9. Masukkan Staff ID 10. Masukkan Job Title 11. Pilih Grade 12. Masukkan Join Date 13. Pilih Contract Status 14. Masukkan Start Date 15. Masukkan End Date 16. Masukkan Leave Quota 17. Masukkan Bank Name (jika sudah tersedia) 18. Masukkan Account Number (jika sudah tersedia) 19. Masukkan Account name (jika sudah tersedia) Halaman 14 dari 88

15 20. Masukkan BPJS Kesehatan (jika sudah tersedia) 21. Masukkan BPJS Ketenagakerjaan (jika sudah tersedia) 22. Masukkan Insurance Number (jika sudah tersedia) 23. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE untuk menyimpan 24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan 25. Sistem akan secara otomatis mengirim kepada calon karyawan baru agar calon karyawan tersebut bisa mengisi tambahan informasi yang diperlukan Calon Karyawan Mengisi Tambahan Informasi 1. Sebagai calon karyawan baru, Anda akan menerima dari sistem yang meminta Anda untuk mengisi tambahan informasi yang diperlukan 2. Buka tersebut. Jika tidak ditemukan, buka folder SPAM untuk mengecek tersebut. 3. Klik tombol HERE yang tersedia dalam tersebut 4. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang harus diisi, dimulai dari Personal Info sampai Experience Info 5. Isi field first name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin) 6. Isi field last name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin). Jika Anda tidak memiliki nama belakang, berikan tanda - 7. Pilih gender (jika tidak tepat) 8. Masukkan nomor NPWP jika ada 9. Pilih status pajak 10. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor) 11. Pilih agama 12. Masukkan tempat lahir 13. Masukkan tanggal lahir 14. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 15. Sekarang Anda akan memasukkan data Contact info 16. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas 17. Masukkan alamat sekarang 18. Masukkan nomor kontak Masukkan nomor kontak Masukkan pribadi Anda 21. Masukan nomor kontak darurat Masukkan nomor kontrak darurat 2 Halaman 15 dari 88

16 23. Masukan alamat kontak darurat 24. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 25. Sekarang Anda akan memasukkan data family info 26. Masukan Nama Ayah 27. Masukan Nama Ibu 28. Masukan status pernikahan 29. Jika Anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak 30. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 31. Sekarang Anda akan memasukkan data education info 32. Masukkan informasi pendidikan dengan memasukkan informasi untuk Education background Pilih level pendidikan 34. Masukan nama lembaga pendidikan 35. Masukkan major atau jurusan 36. Masukkan tahun dimulainya pendidikan 37. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan 38. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu 39. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan 40. Sekarang Anda akan memasukkan data experience info 41. Masukkan informasi pengalaman kerja Anda dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini 42. Masukkan nama perusahaan dimana Anda pernah bekerja 43. Masukkan posisi Anda ketika bekerja di perusahaan tersebut 44. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut 45. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut 46. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut 47. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan mengulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu. 48. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan. 49. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih bisa melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi. Halaman 16 dari 88

17 HR Admin Melakukan Validasi Data yang diisi oleh Calon Karyawan 1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah diisi oleh calon karyawan. 2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan datanya. 3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya. 4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan. 5. Anda juga bisa mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda. 6. Pada sidebar menu, klik Master Data. 7. Klik Master Employee. 8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas. 9. Klik Self Service. 10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda ingin validasikan datanya. 11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan 12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi. 13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda bisa memberikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data. 14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan. 15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda bisa memilih untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda bisa langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. 16. Karena data yang telah diisi masih perlu diperbaiki, pilih pilihan pertama. Simpan data tersebut sebagai draf dan kirimkan kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut. 17. Klik Submit untuk melanjutkan. 18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan. 19. Sistem akan secara otomatis mengirim kepada calon karyawan baru agar calon karyawan tersebut bisa melakukan revisi berdasarkan masukan dari HR Admin. Halaman 17 dari 88

18 Calon Karyawan Melakukan Revisi Data 1. Sebagai calon karyawan, Anda akan mendapatkan dimana Anda bisa mengklik tombol Here untuk membuka kembali data yang Anda telah isi sebelumnya dan untuk melihat pesan dari HR Admin 2. Lakukan koreksi berdasarkan masukan dari HR Admin 3. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melakukan penyimpanan 4. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih bisa melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi HR Admin Melakukan Validasi Data dan Menjadikan Calon Karyawan sebagai Karyawan 1. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah direvisi oleh calon karyawan 2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan data yang telah direvisi 3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya 4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan 5. Anda juga bisa mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda. 6. Pada sidebar menu, klik Master Data. 7. Klik Master Employee. 8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas. 9. Klik Self Service. 10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda ingin validasikan datanya. 11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan 12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi 13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda bisa sekali lagi memberikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat 14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan 15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda bisa memilih untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim kepada calon karyawan Halaman 18 dari 88

19 untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda bisa langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan 16. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda bisa memilih pilihan kedua. Simpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada kesalahan, Anda bisa terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut. 17. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan 18. Klik Submit untuk melanjutkan 19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan Karyawan Melakukan Perubahan Data Pribadi 1. Sebagai karyawan, Anda bisa secara langsung melakukan pengkinian data Anda melalui dashboard Anda sendiri 2. Pada sidebar menu, klik Profile 3. Klik My Profile 4. Klik tombol Ikon bergambar pensil pada kanan atas 5. Lakukan perubahan yang diperlukan 6. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE CHANGES untuk melakukan penyimpanan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. 8. Perubahan membutuhkan validasi dari HR Admin HR Admin Melakukan Validasi Data (Self Services) 1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada pengajuan perubahan data yang dilakukan oleh karyawan 2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengajukan perubahan data 3. Klik tombol Employee Update Data pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan datanya 4. Anda akan melihat tampilan perbandingan data lama dan perubahan data yang diajukan 5. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi Halaman 19 dari 88

20 6. Jika ada bagian yang tidak tepat, klik tombol REJECT 7. Berikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat 8. Jika semua ok, klik tombol YES untuk melanjutkan 9. Masuk kembali ke Master Data -> Master Employee -> Menu -> Self Services 10. Anda akan masuk ke daftar calon karyawan pada menu Self Services, klik tombol Action berwarna biru (Berbentuk orang dan tanda tambah) kemudian Anda akan melihat kembali data karyawan yang sudah diisi oleh karyawan tersebut dan klik Submit. 11. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda bisa memilih untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim kepada calon karyawan untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda bisa langsung menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan 12. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda bisa memilih pilihan kedua. Simpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada kesalahan, Anda bisa terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut. 13. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan 14. Klik Submit untuk melanjutkan 15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan e. Melihat Data Karyawan 2. Klik Master Employee 3. Klik nama karyawan yang tersedia dalam daftar karyawan 4. Anda akan melihat informasi sebagai berikut: Nama Division Department Job Title Join Date Masa bakti Umur Grade Status karyawan Shift karyawan Team group Pendidikan terakhir Assessment Status sanksi Jatah cuti regular Unpaid leave Halaman 20 dari 88

21 Jumlah mangkir Jumlah izin yang telah digunakan untuk tahun berjalan Pada tab basic info First Name Last Name Gender Religion Place of Birth Date of Birth Nomor Identitas Staf Nomor BPJS Kesehatan Grade Nomor BPJS Ketenagakerjaan Nomor identitas Nomor NPWP Nomor asuransi Status Pajak Contact 1 Contact 2 Emergency Contact 1 Emergency Contact 2 Emergency Contact name Emergency Contact Relation pribadi kantor Alamat sekarang Origin address Emergency Address Informasi nama bank Rekening bank Nama pemilik rekening Pada tab Education Background Nama lembaga pendidikan Level pendidikan Jurusan Tahun dimulainya pendidikan Tahun berakhirnya pendidikan Pada Tab Word Experience Nama perusahaan Jabatan Deskripsi pekerjaan Tahun dimulainya pekerjaan Tahun berakhirnya pekerjaan Halaman 21 dari 88

22 Pada Tab Job Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title dan dimulainya pekerjaan Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak, tanggal berakhirnya kontrak, dan periode Pada Tab Family Info Marital Status Spouse Name Nama Anak 1 Nama Anak 2 Nama Anak 3 Nama Ayah Nama Ibu Pada Tab Assessment Informasi assessment seperti nama assessment, score, deskripsi dan tanggal terakhir diperbaharuinya data assessment Pada Tab Activity log Informasi ketepatan waktu hadir (ontime) Informasi keterlambatan (late check in) Informasi pulang lebih awal (early check out) Informasi mangkir (absent) Informasi hari libur (day off) Pada Tab History Informasi history job seperti status, division, department, job title, Start Work, End Work dan Period Informasi history contract seperti status, reference, start, end dan period Informasi history grade seperti grade, start, end dan period Informasi history assessment seperti assessment, score, description dan test date Informasi history sanction seperti sanction, start, end dan period Tab Timeline yang menunjukkan dinamika perubahan karyawan tersebut Halaman 22 dari 88

23 f. Mengunduh Data Karyawan. 2. Klik Master Employee. 3. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas. 4. Klik Export. 5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin masukkan ke dalam daftar yang akan diunduh 6. Anda bisa menggunakan kotak pencarian yang tersedia pada setiap kolom untuk mencari karyawan berdasarkan parameter Staff ID, First Name, Last Name, Division, Department, dan Job Title 7. Anda bisa mengklik tombol SELECT ALL untuk memasukkan semua karyawan ke dalam daftar yang akan diunduh 8. Klik tombol EXPORT untuk mengunduh data karyawan yang telah dipilih 9. Buka dokumen yang baru saja diunduh g. Deaktivasi Karyawan Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau meninggal bisa dideaktivasikan dari aplikasi. Karyawan yang telah di-deaktivasikan masih terhitung sebagai karyawan yang dihitung pada saat tanggal penagihan. Ikuti langkah berikut: 2. Klik Master Employee 3. Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan dideaktivasikan 4. Klik Inactivate employee 5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan secara permanen 6. Pilih No, set to INACTIVE employee (All Related Data will be SAVED) 7. Klik tombol INACTIVATE untuk melanjutkan 8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah dideaktivasikan Halaman 23 dari 88

24 9. Untuk memastikan karyawan tersebut telah dideaktivasikan, lihat data master employee. Karyawan yang telah dideaktivasikan memiliki kotak berwarna merah. 10. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah deaktivasikan. h. Menghapus Data Karyawan Pengguna bisa melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan pengisian atau karyawan telah mengundurkan diri, pensiun atau meninggal. Ikuti langkah berikut: 2. Klik Master Employee 3. Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan dideaktivasikan 4. Klik Inactivate employee 5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan secara permanen 6. Pilih Yes (All Related Data will be DELETED) 7. Klik tombol INACTIVATE untuk melanjutkan 8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah dihapus 5. Menggunakan Mesin Pencarian Agar Anda bisa secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan, Anda bisa menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan informasi sebagai berikut: a. Umur b. Grade c. Shift d. Division e. Department f. Job Title g. Position h. Team i. Contract j. Leave Halaman 24 dari 88

25 k. Absent l. Permission Untuk menggunakan mesin pencarian, ikuti langkah panduan berikut: 1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan atas 2. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih satu parameter pencarian atau lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus 3. Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris yang memiliki tanda plus 4. Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age) 5. Anda bisa menambahkan parameter apabila diperlukan untuk mengerucutkan hasil pencarian 6. Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon tiga baris 7. Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between, at most dan / atau at least dengan deskripsi sebagai berikut: Is Is not Between At most At least In Days In Weeks In Months In Years Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan kondisi Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah kondisi Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah kondisi Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun 6. Master Division a. Membuat Master Division 2. Klik Master Division Halaman 25 dari 88

26 3. Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT 4. Masukkan nama Division 5. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Master Division baru telah berhasil dibuat 7. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data Master Division b. Mengedit Master Division 2. Klik Master Division 3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar pensil pada baris Master Division yang ingin dirubah 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Division 2. Klik Master Division 3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama division yang ingin dihapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus division tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama division hanya bisa dihapus apabila division tersebut tidak digunakan 7. Master Department a. Membuat master department Halaman 26 dari 88

27 2. Klik Master Department 3. Klik tombol ikon INSERT 4. Pada dropdown menu division, pilih division 5. Masukkan nama department 6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master department baru telah berhasil dibuat 8. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data master department b. Mengedit Master Department 2. Klik Master Department 3. Pada tabel daftar nama department, klik ikon gambar pensil pada baris master department yang ingin dirubah 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Master Department 2. Klik Master Department 3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama department yang ingin dihapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus department tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama department hanya bisa dihapus apabila department tersebut tidak digunakan Halaman 27 dari 88

28 8. Master Job Title a. Membuat Master Job Title 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol ikon INSERT 4. Pilih department 5. Pilih Position 6. Masukkan nama Job Title 7. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa job title baru telah berhasil dibuat 9. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data master job title b. Mengedit Master Job Title 2. Klik Master Job Title 3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar pensil pada baris master job title yang ingin dirubah 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Job Title 2. Klik Master Job Title 3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar silang pada baris nama job title yang ingin dihapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus job title tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus Halaman 28 dari 88

29 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title tersebut tidak digunakan d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement 5. Kotak bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya 6. Untuk memindahkan sebuah kotak, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut 7. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna kotak tersebut berubah menjadi merah 8. Lepaskan tombol mouse Anda 9. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan perubahan 10. Klik OK untuk melanjutkan 11. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak telah berhasil dipindahkan 12. Perlu Anda ketahui bahwa apabila ada Job Title yang kosong, maka persetujuan atau penolakan pengajuan dilakukan oleh Job Title yang berada di atas Job Title yang kosong tersebut 13. Perlu Anda ketahui juga bahwa penggantian atasan karyawan juga memindahkan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement yang masih dalam proses 14. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title tersebut tidak digunakan e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement Halaman 29 dari 88

30 5. Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih 6. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department, memilih Position, dan mengisi nama Job Title 7. Pilih Department 8. Pilih Position 9. Masukkan nama Job Title 10. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title yang baru saja Anda buat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas 12. Kotak tersebut bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna menentukan hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan menentukan hak akses persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau ijin. 13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut 14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna kotak dibawah berubah menjadi merah 15. Lepaskan tombol mouse Anda 16. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan perubahan 17. Klik OK untuk melanjutkan 18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi dengan kotak lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Klik gambar ikon pensil pada kotak job title yang Anda ingin rubah 5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department, memilih Position, dan mengisi nama Job Title 6. Lakukan perubahan yang diperlukan 7. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan 8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan perubahan 9. Klik Ok untuk melanjutkan Halaman 30 dari 88

31 g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Klik gambar ikon silang pada kotak job title yang Anda ingin hapus 5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus data tersebut 6. Klik OK untuk melanjutkan 7. Perlu Anda ketahui bahwa Job Title hanya bisa dihapus apabila Job Title tersebut memang tidak digunakan h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Klik gambar ikon panah pada kotak job title yang Anda ingin keluarkan dari bagan organisasi 5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melepas job title tersebut dari struktur organisasi 6. Klik OK untuk melanjutkan 7. Perlu Anda ketahui bahwa kotak job title yang dilepas tersebut akan bertanggung jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement untuk job title itu sendiri 8. Perlu Anda ketahui juga bahwa kotak job title yang terkait sebagai bawahan kotak job title yang dilepaskan tersebut masih terkait dengan kotak job title yang dilepaskan tersebut 9. Apabila kotak job title yang dilepaskan tersebut kosong, dan kotak job title tersebut memiliki bawahan, maka bawahan tersebut bertanggung jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement masing-masing. Halaman 31 dari 88

32 9. Master Position Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda bisa merubah nama master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di perusahaan Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan pengajuan cuti, izin, ganti hari dan lembur. Posisi yang lebih tinggi bisa melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan 2. Klik Master Position 3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Master Position yang Anda ingin rubah 4. Lakukan perubahan yang diperlukan 5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahaan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan 10. Master Team Group Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang bisa mewakili pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak bisa mengakses aplikasi a. Membuat Master Team Group 2. Klik Master Team Group 3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert 4. Masukkan nama team group 5. Masukkan deskripsi 6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil ditambahkan b. Mengedit Master Team Group Halaman 32 dari 88

33 2. Klik Master Team Group 3. Klik ikon bergambar pensil untuk melakukan perubahan 4. Lakukan perubahan yang diperlukan 5. Jika semua sudah ok, klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain 2. Klik Master Team Group 3. Klik icon gambar orang 4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor 5. Anda bisa langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama 6. Pilih sebuah nama 7. Klik tombol Set as Supervisor 8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola 9. Klik icon gambar orang 10. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh Supervisor 11. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group 12. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola 13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil ditambahkan Halaman 33 dari 88