PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE UPDATED 25/10/17

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI KARYAONE UPDATED 25/10/17

2 DAFTAR ISI A. Kontak... 6 B. Human Resource Information System Melakukan registrasi Dashboard Menu Master Employee... 9 a. Insert data karyawan melalui formulir... 9 b. Upload data karyawan c. Melihat Data Karyawan d. Deaktivasi Karyawan e. Menghapus Data Karyawan Menggunakan Mesin Pencarian Master Division a. Membuat Master Division b. Mengedit Master Division c. Menghapus Division Master Department a. Membuat master department b. Mengedit Master Department c. Menghapus Master Department Master Job Title a. Membuat Master Job Title b. Mengedit Master Job Title c. Menghapus Job Title d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi Master Position Master Team Group a. Membuat Master Team Group a. Mengedit Master Team Group b. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group Halaman 2 dari 66

3 c. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group d. Menghapus Master Team Group Master Grade a. Membuat Master Grade b. Mengedit Master Grade c. Menghapus Master Grade Master Allowance a. Membuat Master Allowance b. Mengedit Master Allowance c. Menghapus Master Allowance d. Mengalokasikan Allowance kepada karyawan Master Shift a. Membuat Master Shift b. Mengedit Master Shift c. Menghapus Master Shift d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift Master Event & Holiday a. Membuat Master Event dan Holiday b. Mengedit Master Event dan holiday c. Menghapus Master Event dan Holiday Master Contract a. Membuat Master Contract b. Mengedit Master Contract c. Menghapus Master Contract d. Memperbaharui kontrak Master Letter a. Membuat Master Letter b. Mengedit Master Letter c. Menghapus Master Letter d. Melakukan pengiriman Letter Master Leave a. Membuat Master Leave b. Mengedit Master Leave c. Menghapus master Leave d. Mengatur jatah cuti reguler e. Melakukan pengajuan cuti f. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh atasan) g. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh Admin HR) Halaman 3 dari 66

4 16. Melakukan Demo Permission a. Membuat Master Permission b. Mengedit Master Permission c. Menghapus Master Permission d. Melakukan Pengajuan Izin e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) g. Melakukan pengajuan izin melalui smartphone h. Melakukan persetujuan atau penolakan izin melalui smartphone (oleh atasan) Replacement a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan) b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR) Overtime a. Membuat Master Overtime b. Mengedit Master Overtime c. Menghapus Master Overtime d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime f. Mengajukan Lembur g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh admin HR) Assessment a. Membuat Master Assessment b. Mengedit Master Assessment c. Menghapus Master Assessment d. Memberikan assessment kepada karyawan Help Desk Data Kehadiran a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel Memasukkan data kehadiran melalui excel Melakukan Validasi Data Kehadiran a. Melakukan Absensi melalui Smartphone b. Melakukan Validasi Data Absensi Report Setting Halaman 4 dari 66

5 26. Log Halaman 5 dari 66

6 A. Kontak Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah penggunaan, silahkan memberikan masukan kepada: Protus Tanuhandaru B. Human Resource Information System 1. Melakukan registrasi Klik create account melalui link Pada halaman registrasi, isi nama perusahaan Masukan alamat perusahaan Masukan industri perusahaan Masukan jumlah karyawan Masukan nama kota Masukan Negara Masukan Zip Code Masukan nomor telpon Klik Continue untuk melanjutkan ke bagian Account & Billing Info Masukan alamat Masukan password. Minimal 6 digit Konfirmasikan password Anda Masukan nama depan Masukan nama belakang Jika Anda ingin menggunakan informasi perusahaan untuk penagihan, centang disini Sebaliknya, Anda bisa mengisi alamat, kota, Negara, zip dan nomor telpon yang bisa dihubungi Jika semua sudah ok, klik Submit untuk melanjutkan Halaman 6 dari 66

7 Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang meminta Anda untuk mengkonfirmasikan alamat Anda Anda akan secara otomatis dialihkan ke halaman utama KaryaOne Check inbox Anda yang Anda gunakan untuk registrasi guna melakukan konfirmasi Klik disini untuk melakukan konfirmasi 2. Dashboard Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat tindak lanjut Balance Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk menanggung invoice bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne Employee Number Leave Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem (termasuk karyawan yang telah di-deaktivasikan) Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti Approval Overtime Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti Approval Replacement Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti Approval Permission Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti Approval Sanction Jumlah karyawan yang terkena sanksi Approval Halaman 7 dari 66

8 Employee Tingkat total keterlambatan dalam satuan menit Rate Late Chart Employee Late Rate Total keterlambatan dalam satuan menit untuk setiap karyawan. Jumlah keterlambatan Table Absent Rate Jumlah mangkir bulanan Month on Month Attendance Status Attendance Status kehadiran berdasarkan kategori cuti berbayar, cuti tidak berbayar, izin berbayar, izin tidak berbayar, hadir, dan mangkir Status kehadiran berdasarkan kategori check in dan check out Indifference Employee Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan birthday This Month Contract End Kontrak karyawan yang akan habis Soon Employee on Karyawan yang terkena sanksi Sanction Pending Permission Request From Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui Diagram Pie untuk status izin Tabel izin yang harus ditindaklanjuti Superordinate Pending Leave Request From Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui Diagram Pie untuk status Cuti Tabel cuti yang harus ditindaklanjuti Superordinate Halaman 8 dari 66

9 3. Menu Master Employee a. Insert data karyawan melalui formulir 1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data master division, satu data master department, satu data master grade dan satu data master job title 2. Pada sidebar menu, klik Master Data 3. Klik Master Employee 4. Klik Insert 5. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal Info sampai employee info 6. Isi field first name 7. Isi field last name 8. Pilih gender 9. Masukkan nomor NPWP 10. Pilih status pernikahan 11. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor) 12. Pilih agama 13. Masukkan tempat lahir 14. Masukkan tanggal lahir 15. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 16. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info 17. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas 18. Masukkan alamat sekarang 19. Masukkan nomor kontak Masukkan nomor kontak Masukkan pribadi karyawan 22. Masukan nomor kontak darurat Masukkan nomor kontrak darurat Masukan alamat kontak darurat 25. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 26. Sekarang anda akan memasukkan data family info Halaman 9 dari 66

10 27. Masukan Nama Ayah 28. Masukan Nama Ibu 29. Masukan status pernikahan karyawan 30. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak 31. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 32. Sekarang anda akan memasukkan data education info 33. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk Education background Pilih level pendidikan 35. Masukan nama lembaga pendidikan 36. Masukkan major atau jurusan 37. Masukkan tahun dimulainya pendidikan 38. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan 39. Anda bisa terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu 40. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 41. Sekarang anda akan memasukkan data experience info 42. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk pengalaman kerja terkini 43. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja 44. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut 45. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut 46. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut 47. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut 48. Anda bisa terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu Halaman 10 dari 66

11 49. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan 50. Sekarang anda akan memasukkan data employee info 51. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di samping kanan 52. Masukkan kantor. ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses dashboard karyawan 53. Pilih grade 54. Pilih Division 55. Pilih Department 56. Pilih Job Title 57. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title 58. Masukkan Join Date 59. Pilih status karyawan 60. Masukan tanggal dimulainya kontrak 61. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak 62. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan untuk penggajian 63. Masukkan nomor rekening karyawan 64. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama bisa berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda 65. Masukkan nomor BPJS Kesehatan 66. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan 67. Masukkan nomor asuransi 68. Tentukan jatah kuota cuti 69. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan 70. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. 71. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee Halaman 11 dari 66

12 72. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan b. Upload data karyawan Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien, khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne menyediakan fitur dimana Anda bisa menggunakan template spreadsheet untuk melakukan upload data karyawan. 2. Klik Master Employee 3. Klik download template 4. Buka file yang baru saja diunduh 5. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang Anda perlu ketahui. Anda tidak diperbolehkan untuk merubah informasi yang tersedia dalam tab upload, tab cheat dan tab Help. Anda hanya diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling 6. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda bisa mengisi data 7. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing kolom dengan referensi sebagai berikut: String free text Dropdown refer to Kata yang berisi huruf besar atau kecil Abaikan cheat sheet String number Number number Text free text String dd-mmm- Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat Angka bulat Kata yang berisi huruf besar atau kecil Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy Halaman 12 dari 66

13 yyyy String free text String yyyy Kata yang berisi huruf besar atau kecil Tahun dengan format yyyy Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy Date dd-mmmyyyy 8. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau optional (tidak wajib untuk diisi) 9. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai contoh 10. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name sampai kolom terakhir 11. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab upload memiliki data yang sama dengan tab filling. 12. Klik Tab Help 13. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload 14. Copy password tersebut 15. Klik Tab Upload 16. Hover mouse Anda pada tab upload 17. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu 18. Pilih Unprotect Sheet 19. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password 20. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste 21. Klik OK untuk melanjutkan 22. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda bisa melakukan perubahan pada Tab Upload 23. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut 24. Klik baris dibawahnya Halaman 13 dari 66

14 25. Lakukan paste untuk menduplikasi formula 26. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan 27. Jika semua sudah ok, simpan file template 28. Pada aplikasi karyawan, klik upload 29. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan 30. Klik upload 31. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian data 32. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu diperbaiki 33. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut 34. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil dimasukkan 35. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee 36. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah masukkan c. Melihat Data Karyawan 2. Klik Master Employee 3. Klik nama karyawan yang tersedia dalam daftar karyawan 4. Anda akan melihat informasi sebagai berikut: Nama Division Department Job Title Join Date Masa bakti Umur Grade Status karyawan Shift karyawan Team group Pendidikan terakhir Halaman 14 dari 66

15 Assessment Status sanksi Jatah cuti regular Unpaid leave Jumlah mangkir Jumlah izin yang telah digunakan untuk tahun berjalan Pada tab basic info First Name Last Name Gender Religion Place of Birth Date of Birth Nomor Identitas Staf Nomor BPJS Kesehatan Grade Nomor BPJS Ketenagakerjaan Nomor identitas Nomor NPWP Nomor asuransi Status Pajak Contact 2 Emergency Contact 1 Emergency Contact 2 Emergency Contact name Emergency Contact Relation pribadi kantor Alamat sekarang Origin address Emergency Address Informasi nama bank Rekening bank Nama pemilik rekening Contact 1 Pada tab Education Background Nama lembaga pendidikan Level pendidikan Jurusan Tahun dimulainya pendidikan Tahun berakhirnya pendidikan Pada Tab Word Experience Halaman 15 dari 66

16 Nama perusahaan Jabatan Deskripsi pekerjaan Tahun dimulainya pekerjaan Tahun berakhirnya pekerjaan Pada Tab Job Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title dan dimulainya pekerjaan Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak, tanggal berakhirnya kontrak, dan periode Pada Tab Family Info Marital Status Spouse Name Nama Anak 1 Nama Anak 2 Nama Anak 3 Nama Ayah Nama Ibu Pada Tab Assessment Informasi assessment seperti nama assessment, score, deskripsi dan tanggal terakhir diperbaharuinya data assessment Pada Tab Activity log Informasi ketepatan waktu hadir (ontime) Informasi keterlambatan (late check in) Informasi pulang lebih awal (early check out) Informasi mangkir (absent) Informasi hari libur (day off) Halaman 16 dari 66

17 Pada Tab History Informasi history job seperti status, division, department, job title, Start Work, End Work dan Period Informasi history contract seperti status, reference, start, end dan period Informasi history grade seperti grade, start, end dan period Informasi history assessment seperti assessment, score, description dan test date Informasi history sanction seperti sanction, start, end dan period Tab Timeline yang menunjukkan dinamika perubahan karyawan tersebut d. Deaktivasi Karyawan Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau meninggal bisa dideaktivasikan dari aplikasi. Ikuti langkah berikut: 2. Klik Master Employee 3. Klik tombol ikon silang pada baris nama karyawan yang akan dideaktivasikan 4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan secara permanen 5. Pilih No, set to INACTIVE employee (All Related Data will be SAVED) 6. Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah di-deaktivasikan Halaman 17 dari 66

18 8. Untuk memastikan karyawan tersebut telah dideaktivasikan, lihat data master employee. Karyawan yang telah dideaktivasikan memiliki kotak berwarna merah. 9. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama karyawan yang Anda telah deaktivasikan. e. Menghapus Data Karyawan Pengguna bisa melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan pengisian atau karyawan telah mengundurkan diri, pensiun atau meninggal. Ikuti langkah berikut: 2. Klik Master Employee 3. Klik tombol ikon silang pada baris nama karyawan yang akan dihapus 4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan secara permanen 5. Pilih Yes (All Related Data will be DELETED) 6. Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah dihapus 4. Menggunakan Mesin Pencarian Agar Anda bisa secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan, Anda bisa menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan informasi sebagai berikut: a. Umur b. Grade c. Shift d. Division e. Department f. Job Title Halaman 18 dari 66

19 g. Position h. Team i. Contract j. Leave k. Absent l. Permission Untuk menggunakan, ikuti langkah panduan berikut: 1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan atas 2. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih satu parameter pencarian atau lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus 3. Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris yang memiliki tanda plus 4. Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age) 5. Anda bisa menambahkan parameter apabila diperlukan untuk mengerucutkan hasil pencarian 6. Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon tiga baris 7. Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between, at most dan / atau at least dengan deskripsi sebagai berikut: Is Is not Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan kondisi Between At most Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah kondisi At least Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah kondisi In Days In Weeks In Months In Years Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun Halaman 19 dari 66

20 4. Master Division a. Membuat Master Division 2. Klik Master Division 3. Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT 4. Masukkan nama Division 5. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Master Division baru telah berhasil dibuat 7. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data Master Division b. Mengedit Master Division 2. Klik Master Division 3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar pensil pada baris Master Division yang ingin dirubah 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Division 2. Klik Master Division 3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama division yang ingin dihapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus division tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus Halaman 20 dari 66

21 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama division hanya bisa dihapus apabila division tersebut tidak digunakan 5. Master Department a. Membuat master department 2. Klik Master Department 3. Klik tombol ikon INSERT 4. Pada dropdown menu division, pilih division 5. Masukkan nama department 6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master department baru telah berhasil dibuat 8. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data master department b. Mengedit Master Department 2. Klik Master Department 3. Pada tabel daftar nama department, klik ikon gambar pensil pada baris master department yang ingin dirubah 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Master Department Halaman 21 dari 66

22 2. Klik Master Department 3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama department yang ingin dihapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus department tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama department hanya bisa dihapus apabila department tersebut tidak digunakan 6. Master Job Title a. Membuat Master Job Title 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol ikon INSERT 4. Pilih department 5. Pilih Position 6. Masukkan nama Job Title 7. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa job title baru telah berhasil dibuat 9. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa menggunakan fitur upload template untuk membuat data master job title b. Mengedit Master Job Title 2. Klik Master Job Title 3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar pensil pada baris master job title yang ingin dirubah Halaman 22 dari 66

23 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Job Title 2. Klik Master Job Title 3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar silang pada baris nama job title yang ingin dihapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus job title tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title tersebut tidak digunakan d. Mengatur Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan Lembur 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement 5. Kotak bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya 6. Untuk memindahkan sebuah kotak, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut 7. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna kotak tersebut berubah menjadi merah Halaman 23 dari 66

24 8. Lepaskan tombol mouse Anda 9. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan perubahan 10. Klik OK untuk melanjutkan 11. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak telah berhasil dipindahkan 12. Perlu Anda ketahui bahwa apabila ada Job Title yang kosong, maka persetujuan atau penolakan pengajuan dilakukan oleh Job Title yang berada di atas Job Title yang kosong tersebut 13. Perlu Anda ketahui juga bahwa penggantian atasan karyawan juga memindahkan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement yang masih dalam proses 14. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya bisa dihapus apabila job title tersebut tidak digunakan e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Disini Anda bisa menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement 5. Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih 6. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department, memilih Position, dan mengisi nama Job Title 7. Pilih Department 8. Pilih Position 9. Masukkan nama Job Title 10. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan 11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title yang baru saja Anda buat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas Halaman 24 dari 66

25 12. Kotak tersebut bisa di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna menentukan hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan menentukan hak akses persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau ijin. 13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan tahan penekanan tombol tersebut 14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna kotak dibawah berubah menjadi merah 15. Lepaskan tombol mouse Anda 16. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan perubahan 17. Klik OK untuk melanjutkan 18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi dengan kotak lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Klik gambar ikon pensil pada kotak job title yang Anda ingin rubah 5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memilih Department, memilih Position, dan mengisi nama Job Title 6. Lakukan perubahan yang diperlukan 7. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan 8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan perubahan 9. Klik Ok untuk melanjutkan Halaman 25 dari 66

26 g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Klik gambar ikon silang pada kotak job title yang Anda ingin hapus 5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus data tersebut 6. Klik OK untuk melanjutkan 7. Perlu Anda ketahui bahwa Job Title hanya bisa dihapus apabila Job Title tersebut memang tidak digunakan h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi 2. Klik Master Job Title 3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi 4. Klik gambar ikon panah pada kotak job title yang Anda ingin keluarkan dari bagan organisasi 5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melepas job title tersebut dari struktur organisasi 6. Klik OK untuk melanjutkan 7. Perlu Anda ketahui bahwa kotak job title yang dilepas tersebut akan bertanggung jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement untuk job title itu sendiri 8. Perlu Anda ketahui juga bahwa kotak job title yang terkait sebagai bawahan kotak job title yang dilepaskan tersebut masih terkait dengan kotak job title yang dilepaskan tersebut 9. Apabila kotak job title yang dilepaskan tersebut kosong, dan kotak job title tersebut memiliki bawahan, maka bawahan tersebut bertanggung Halaman 26 dari 66

27 jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement masing-masing. 7. Master Position Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda bisa merubah nama master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di perusahaan Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan cuti, izin dan lembur. Posisi yang lebih tinggi bisa melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan 2. Klik Master Position 3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama master position yang Anda ingin rubah 4. Lakukan perubahan yang diperlukan 5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahaan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan 8. Master Team Group Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang bisa mewakili pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak bisa mengakses aplikasi a. Membuat Master Team Group 2. Klik Master Team Group 3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert 4. Masukkan nama team group 5. Masukkan deskripsi 6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan Halaman 27 dari 66

28 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil ditambahkan a. Mengedit Master Team Group 2. Klik Master Team Group b. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain 2. Klik Master Team Group 3. Klik icon gambar orang 4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor 5. Cari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama 6. Pilih sebuah nama 7. Klik tombol Set as Supervisor 8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola 9. Klik icon gambar orang 10. Klik tombol Change Leader untuk menentukan leader 11. Cari karyawan yang akan menjadi leader dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama 12. Pilih sebuah nama Halaman 28 dari 66

29 13. Klik tombol Set as Leaders 14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi leader untuk group yang Anda sedang kelola 15. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh orang lain 16. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group 17. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola 18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil ditambahkan c. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group 2. Klik Master Team Group 3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert 4. Masukkan nama team group 5. Masukkan deskripsi 6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil ditambahkan 8. Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain 9. Klik icon gambar orang 10. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor Halaman 29 dari 66

30 11. Cari karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama 12. Pilih sebuah nama 13. Klik tombol Set as Supervisor 14. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola 15. Klik icon gambar orang 16. Klik tombol Change Leader untuk menentukan leader 17. Cari karyawan yang akan menjadi leader dengan memasukkan beberapa karakter yang dimiliki oleh sebuah nama 18. Pilih sebuah nama 19. Klik tombol Set as Leaders 20. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil menjadi leader untuk group yang Anda sedang kelola 21. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan cuti atau izinnya akan dikelola oleh orang lain 22. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group 23. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group untuk menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola 24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil ditambahkan 25. Untuk menghapus nama karyawan dari group, klik baris nama karyawan 26. Klik tombol Delete Selected 27. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama karyawan tersebut telah berhasil dikeluarkan dari group Halaman 30 dari 66

31 d. Menghapus Master Team Group 2. Klik Master Team Group 3. Pada tabel daftar nama Team Group, klik ikon gambar silang pada baris nama Team Group yang ingin dihapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus nama team group tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Team Group hanya bisa dihapus apabila Team Group tersebut tidak digunakan 9. Master Grade Dengan Master Grade, Anda bisa memberikan label tingkat Compensation dan Benefit yang Anda berikan kepada karyawan. a. Membuat Master Grade 1. Pada sidebar menu, klik master data 2. Klik Master Grade 3. Klik Insert 4. Masukkan nama grade 5. Masukkan deskripsi 6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan grade telah berhasil dilakukan b. Mengedit Master Grade 1. Pada sidebar menu, klik master data 2. Klik Master Grade 3. Klik tombol icon pensil pada baris grade yang Anda ingin rubah Halaman 31 dari 66

32 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Master Grade 1. Pada sidebar menu, klik master data 2. Klik Master Grade 3. Klik tombol icon Delete pada grade yang Anda ingin hapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus grade tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa grade telah berhasil dihapus 7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Grade hanya bisa dihapus apabila Grade tersebut tidak digunakan 10. Master Allowance a. Membuat Master Allowance 2. Klik Master Allowance 3. Klik Insert 4. Masukkan nama allowance 5. Klik Add untuk menyimpan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru tersebut telah berhasil ditambahkan 7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance yang Anda ingin rubah 8. Lakukan perubahan 9. Klik Change untuk menyimpan perubahan Halaman 32 dari 66

33 10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil dirubah 11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang Anda ingin hapus 12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus allowance tersebut 13. Klik Delete untuk menghapus 14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil dihapus b. Mengedit Master Allowance 2. Klik Master Allowance 3. Klik Insert 4. Masukkan nama allowance 5. Klik Add untuk menyimpan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru tersebut telah berhasil ditambahkan 7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance yang Anda ingin rubah 8. Lakukan perubahan 9. Klik Change untuk menyimpan perubahan 10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil dirubah 11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang Anda ingin hapus 12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus allowance tersebut 13. Klik Delete untuk menghapus 14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil dihapus Halaman 33 dari 66

34 c. Menghapus Master Allowance 2. Klik Master Allowance 3. Klik Insert 4. Masukkan nama allowance 5. Klik Add untuk menyimpan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru tersebut telah berhasil ditambahkan 7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance yang Anda ingin rubah 8. Lakukan perubahan 9. Klik Change untuk menyimpan perubahan 10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil dirubah 11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang Anda ingin hapus 12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus allowance tersebut 13. Klik Delete untuk menghapus 14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil dihapus d. Mengalokasikan Allowance kepada karyawan 2. Klik Master Employee 3. Klik icon panah dengan arah yang berlawanan pada baris nama karyawan yang Anda ingin atur tunjangannya 4. Klik tombol Add Shift Allowance untuk menambah allowance 5. Pilih jenis shift 6. Masukkan nilai tunjangan 7. Klik icon disket untuk menyimpan Halaman 34 dari 66

35 8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil ditambahkan 9. Anda bisa menambahkan jenis tunjangan lainnya 10. Untuk merubah informasi sebuah shift, klik field dimana Anda ingin membuat perubahan 11. Lakukan perubahan 12. Klik icon disket untuk menyimpan perubahan 11. Master Shift Master shift berpengaruh pada waktu check in dan check out dan absensi. Status mangkir berpengaruh pada tunjangan tidak tetap dan payroll a. Membuat Master Shift 2. Klik Master Shift 3. Klik Shift 4. Untuk membuat shift baru, klik Insert 5. Tentukan waktu disini untuk memberlakukan waktu tersebut untuk semua hari 6. Centang hari yang berlaku untuk shift yang kita sedang buat 7. Atur waktu masuk kerja dan pulang kerja untuk masing-masing hari pilihan 8. Tentukan tingkat toleransi keterlambatan waktu kerja dalam satuan menit 9. Tentukan waktu dimulainya istirahat 10. Tentukan durasi istirahat dalam satuan menit 11. Masukkan nama shift 12. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan shift 13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat Halaman 35 dari 66

36 b. Mengedit Master Shift 2. Klik Master Shift 3. Klik Shift 4. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Shift yang ingin dirubah 5. Lakukan perubahan yang diperlukan 6. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat c. Menghapus Master Shift 2. Klik Master Shift 3. Klik Shift 4. Klik tombol ikon silang pada baris nama Shift yang ingin dihapus 5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus Shift tersebut 6. Klik DELETE untuk melanjutkan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan 8. Perlu Anda ketahui Master shift yang dikaitkan pada karyawan tidak bisa dihapus d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift 2. Klik Master Shift 3. Klik shift Halaman 36 dari 66

37 4. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin memasukkan karyawan 5. Klik tombol Add Employee 6. Pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam shift dengan mengklik baris nama karyawan tersebut 7. Klik tombol Add to Shift 8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan ke dalam shift tersebut e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift 2. Klik Master Shift 3. Klik shift 4. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin mengeluarkan karyawan dari shift tersebut 5. Pilih karyawan yang akan dikeluarkan dari shift dengan mengklik baris nama karyawan tersebut 6. Klik tombol DELETE SELECTED 7. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin mengeluarkan karyawan tersebut dari Shift tersebut 8. Klik DELETE untuk melanjutkan 9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan ke dalam shift tersebut Halaman 37 dari 66

38 12. Master Event & Holiday Master Event & Holiday adalah tanggal hari libur / raya yang menentukan apakah karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur Kalender nasional yang diberikan oleh kementerian akan diisikan oleh KaryaOne Cuti bersama mengurangi jatah cuti a. Membuat Master Event dan Holiday 2. Klik Master Event and Holiday 3. Untuk menambahkan event atau holiday baru, klik tombol Insert 4. Masukkan nama Event atau Holiday 5. Pilih jenis hari libur 6. Pilih tanggal 7. Masukkan deskripsi jika perlu 8. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan 9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil ditambahkan b. Mengedit Master Event dan holiday 1. Pada sidebar menu, klik master data 2. Klik Master Event and Holiday 3. Klik event atau holiday yang ingin dirubah 4. Lakukan perubahan yang diperlukan 5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan Halaman 38 dari 66

39 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Master Event dan Holiday 1. Pada sidebar menu, klik master data 2. Klik Master Event and Holiday 3. Klik event atau holiday yang ingin dihapus 4. Klik tombol icon Delete 5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus event atau holiday tersebut 6. Klik Delete untuk melanjutkan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil dihapus 13. Master Contract Master Contract berguna untuk membantu pengguna untuk memperbaharui kontrak karyawan yang kadaluarsa dengan menggunakan kontrak siap saji yang disimpan di aplikasi Template kontrak bisa di-copy paste ke Microsoft Word a. Membuat Master Contract 2. Klik Master Contract 3. Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert Halaman 39 dari 66

40 4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status 5. Masukan angka period 6. Pilih period type 7. Masukkan nama kontrak 8. Masukkan konten kontrak 9. Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan 10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil dibuat b. Mengedit Master Contract 2. Klik Master Contract 3. Klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin rubah 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Master Contract 2. Klik Master Contract 3. Klik tombol ikon silang pada baris nama Contract yang ingin dihapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus Contract tersebut 5. Klik DELETE untuk melanjutkan Halaman 40 dari 66

41 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan d. Memperbaharui kontrak 2. Klik Master Contract 3. Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert 4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status 5. Masukan angka period 6. Untuk mengedit sebuah template kontrak, klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin rubah 7. Untuk menghapus sebuah template kontrak, klik tombol icon silang pada baris 8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template telah berhasil dihapus 14. Master Letter a. Membuat Master Letter 2. Klik Master Letter 3. Untuk membuat Letter baru, klik Insert 4. Masukkan nama Letter 5. Masukkan Template Subject 6. Masukkan konten 7. Pilih type 8. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan Halaman 41 dari 66

42 9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan letter baru telah berhasil dilakukan b. Mengedit Master Letter 2. Klik Master Letter 3. Klik tombol icon pensil pada baris letter yang Anda ingin rubah 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus Master Letter 2. Klik Master Letter 3. Klik tombol icon Delete pada letter yang Anda ingin hapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus letter tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa letter telah berhasil dihapus d. Melakukan pengiriman Letter 1. Pada sidebar menu, klik Letter 2. Untuk mengirim sebuah surat kepada karyawan, klik Send Letter 3. Pilih jenis penerima surat dengan mengklik dropdown menu Choose Recipient Type Halaman 42 dari 66

43 4. Pilih penerima 5. Subject dan konten surat akan langsung terisi secara otomatis berdasarkan surat yang Anda pilih 6. Jika semua sudak ok, klik Send untuk mengirim surat tersebut. 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa surat telah berhasil dikirimkan kepada penerima surat tersebut 15. Master Leave Jatah cuti langsung terpotong secara otomatis Cuti tidak berbayar berpengaruh pada payroll Karyawan hanya bisa membuat pengajuan berdasarkan master kategori yang ada Karyawan bisa melakukan pengajuan melalui smartphone a. Membuat Master Leave 2. Klik Master Leave 3. Klik Insert 4. Masukkan nama leave 5. Masukkan regulation 6. Pilih type 7. Masukkan jumlah quota 8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file 9. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan Halaman 43 dari 66

44 10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan leave baru telah berhasil dilakukan b. Mengedit Master Leave 2. Klik Master Leave 3. Klik tombol icon pensil pada baris leave yang ingin Anda ubah 4. Lakukan perubahan 5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan c. Menghapus master Leave 2. Klik Master Leave 3. Klik tombol icon Delete pada leave yang Anda ingin hapus 4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus leave tersebut 5. Klik Delete untuk menghapus 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa leave telah berhasil dihapus d. Mengatur jatah cuti reguler 2. Klik Master Leave 3. Untuk merubah angka cuti regular, klik tombol icon bergambar orang pada barus cuti regular Halaman 44 dari 66

45 4. Anda bisa merubah angka Leave Quota atau Privilege Cuti untuk sebuah karyawan 5. Lakukan perubahan yang diperlukan 6. Jika semua sudah ok, klik tombol icon bergambar disket pada baris nama tersebut 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan 8. Jika Anda melakukan perubahan untuk beberapa karyawan sekaligus, Anda bisa menggunakan tombol Save All. e. Melakukan pengajuan cuti 1. Pada sidebar menu, klik Attendance 2. Klik Leave 3. Klik Leave application 4. Pilih jenis leave 5. Pilih duration 6. Pilih tanggal cuti 7. Masukkan deskripsi alasan cuti 8. Klik Submit untuk menyimpan 9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil dilakukan f. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh atasan) 1. Pada sidebar menu, klik attendance 2. Klik Leave 3. Klik Leave Approval Halaman 45 dari 66

46 4. Anda bisa melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan cuti dengan mengklik icon pensil pada baris pengajuan leave yang Anda ingin lihat 5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan cuti tersebut 6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut 7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik icon centang pada baris pengajuan cuti yang Anda ingin setujui 8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui pengajuan cuti tersebut 9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti 10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada admin departemen SDM terkait persetujuan pengajuan cuti tersebut 11. Berikan catatan jika perlu 12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti 13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui 14. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik icon silang pada baris pengajuan cuti yang Anda ingin tolak 15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak pengajuan cuti tersebut 16. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut 17. Anda akan melihat tampilan dimana Anda bisa memberikan catatan kepada admin departemen SDM terkait penolakan pengajuan cuti tersebut 18. Berikan catatan jika perlu 19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut Halaman 46 dari 66

47 g. Melakukan persetujuan atau penolakan cuti (oleh Admin HR) 1. Pada sidebar menu, klik Attendance 2. Klik Leave 3. Klik Leave Approval 4. Untuk melihat informasi pengajuan cuti, klik tombol icon pensil pada baris nama karyawan yang mengajukan cuti 5. Klik Close 6. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon silang pada baris nama karyawan yang mengajukan cuti 7. Masukkan alasan penolakan pengajuan cuti jika perlu 8. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti 9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil ditolak 10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon centang pada baris nama karyawan yang mengajukan cuti 11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan cuti jika perlu 12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti 13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui 16. Melakukan Demo Permission Notifikasi dan dashboard Jatah izin 3 kali dalam sebulan Izin tidak berbayar berpengaruh pada payroll Halaman 47 dari 66