MODUL MASTER DATA KARYAWAN. Menu ini digunakan untuk menginput semua data karyawan yang ada di perusahaan. Data

Transkripsi

1 MODUL MASTER DATA KARYAWAN Menu ini digunakan untuk menginput semua data karyawan yang ada di perusahaan. Data Karyawan ini nanti akan terkait ke transaksi absen dan transaksi gaji, sehingga input datanya harus teliti karena banyak field yang harus diisi. Cara menambah data : 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan. 2. Klik New untuk menambah data, maka muncul jendela Data Karyawan yang terdiri dari beberapa tab menu yang harus diisi sebagai berikut. Tab Data Karyawan 1 NIK Diisi Nomor Induk Karyawan 2 Nama Diisi nama lengkap karyawan 3 User Input 4 Date Input Muncul otomatis kode user yang menginput kode karyawan tersebut. Muncul otomatis sesuai dengan tanggal diinputnya karyawan tersebut. 5 Last ID Muncul otomatis kode user yang melakukan Edit data karyawan. 6 Last Date Muncul otomatis sesuai dengan tanggal terakhir dikelolanya data karyawan tersebut. 7 Non Aktif Checklist jika data sudah tidak digunakan 8 Foto Klik Add untuk mengambil foto karyawan (**format harus.bmp)

2 Tab Karyawan memiliki beberapa tab menu yaitu: - Personal 1 Tgl Lahir Diisi tanggal lahir karyawan 2 Tempat Lahir Diisi tempat lahir karyawan 3 Agama Diisi agama karyawan, klik tanda panah hitam untuk memilihnya 4 Telp. Rumah Diisi nomor telepon rumah karyawan 5 Handphone Diisi nomor handphone karyawan 6 Diisi karyawan 7 Golongan Darah Diisi golongan darah karyawan, klik tanda panah hitam untuk memilih 8 Jenis Kelamin Diisi jenis kelamin, klik tanda panah hitam untuk memilihnya. Field ini terkait dengan perhitungan pajak. 9 Orang yg bisa dihub Diisi nama, status hubungan dan nomor telp orang terdekat yang bisa dihubungi. - Alamat 1 Alamat KTP Diisi alamat karyawan sesuai dengan KTP 2 Alamat Domisili Diisi alamat domisili karyawan

3 - Absensi 1 Jabatan 2 Divisi 3 Departemen 4 Cabang 5 Group 6 NIK dimesin 7 Jadwal Kerja Klik 2x untuk mengambil kode jabatan. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Jabatan Klik 2x untuk mengambil kode divisi. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Divisi Klik 2x untuk mengambil kode departemen. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Departemen Klik 2x untuk mengambil kode cabang. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Cabang Klik 2x untuk mengambil kode group karyawan. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Group Karyawan Diisi Nomor Induk Karyawan sesuai dengan yang ada di mesin absen. Klik 2x untuk mengambil kode jadwal kerja. Apabila belum ada, maka harus didaftarkan dahulu pada Master Jadwal Kerja 8 Jam Absensi Sesuai dengan Jadwal Kerja Checklist kotak ini berlaku bagi pegawai yang absennya tidak menggunakan mesin absen namun sudah ditetapkan sesuai dengan jadwal kerja masing-masing karyawan 9 Status Karyawan Diisi status karyawan (Tetap/Kontrak/Harian) 10 Proses Gaji M (mingguan), B (bulanan), H (harian) 11 Libur Masuk Apabila karyawan saat hari libur tetap masuk, maka diisi Y(yes), jika tidak maka diisi N (no) Pilih Status Lembur Karyawan (SPL (Surat Perintah Lembur) = 12 Status Lembur lembur dengan SPL, Automatic = lembur tanpa SPL, Entitle = tidak berkewajiban untuk lembur) 13 Jumlah Hari Kerja 14 Jumlah Shift Diisi jumlah hari kerja karyawan, ini akan berpengaruh terhadap perhitungan gaji. Pilih 1 jika karyawan hanya bekerja 1 shift dalam sehari atau pilih 2 jika karyawan bekerja 2 shift dalam sehari.

4 15 Tgl Masuk Diisi tanggal karyawan tersebut mulai bekerja 16 Tgl Pegawai Tetap 17 Tgl Berakhir Muncul sesuai tanggal ditetapkannya karyawan sebagai pegawai tetap, input pada menu Perubahan Status Karyawan. Muncul otomatis tanggal berakhirnya masa kontrak/percobaan, sesuai yang diinput pada menu Perubahan Status Karyawan. 18 Tgl Resign Muncul otomatis sesuai dengan pengunduran diri karyawan. Diisi tanggal umur pensiun karyawan, apabila karyawan telah 19 Tgl Umut Pensiun mendekati 30 hari sebelumm usia pensiun pemberitahuannya akan muncul di Reminder. - BPJS dan Pajak 1 Jamsostek Diisi data-data Jamsostek 2 Pajak Diisi data-data perpajakan - Bank 1 Rekening Bank Diisi data rekening bank karyawan untuk kepentingan saat penggajian.

5 - Asuransi 1 Asuransi Kesehatan Diisi apabila telah terdaftar pada salah satu asuransi kesehatan - Lain-lain Diisi nomor urut report, apabila user akan melihat report terkait 1 No. Urut Report data karyawan dengan urutan tertentu maka No.Urut Report ini sangat membantu 2 NIK Atasan Klik 2x untuk mengambil NIK Atasan, ini terkait dengan Acc Pengajuan Cuti. Yang berhak melakukan Acc adalah NIK Atasan ini. 3 Seragam Diisi nomor seragam 4 Jemputan Checklist apabila karyawan merupakan karyawan jemputan. 5 Berkacamata Checklist apabila karyawan memakai kacamata. 6 Point Service Diisi point service 7 Outlet Klik 2x untuk mengambil kode outlet 8 Brand Klik 2x untuk mengambil kode brand

6 - Data Pribadi 1 No. KTP Muncul otomatis apabila kolom No.KTP di tab Alamat sudah diisi. 2 No. SIM Diisi nomor SIM yang dimiliki 3 Tgl. Berlaku Diisi tanggal berlakunya masing-masing SIM. - Claim

7 1 + Tombol untuk menambah data claim baru 2 Kode Klik 2x untuk mengambil kode claim 3 Nilai Claim Diisi nominal claim 4 - Tombol untuk menghapus record 5 Open Claim Digunakan untuk menarik semua kode klaim dari master claim Tab Keluarga Diisi identitas keluarga yang bersangkutan dengan karyawan. Cara menambah data baru : 1. Klik (+), untuk menambah data baru. 2. Input data sesuai dengan kolomnya, jika sudah selesai tekan Enter pada keybord. 3. Apabila akan menghapus record, pilih saja recordnya kemudian klik (-).

8 Tab Riwayat Pekerjaan Sebelumnya Diisi riwayat pekerjaan di perusahaan tempat sebelumnya bekerja, baik dari jabatan terakhir kemudian alasan berhenti bekerja. Cara menambah data baru : 1. Klik, untuk menambah data baru. 2. Input data sesuai dengan kolomnya, jika sudah selesai tekan Enter pada keybord. 3. Apabila akan menghapus record, pilih saja recordnya kemudian klik Tab Pelatihan

9 Diisi riwayat pelatihan tiap karyawan yang pernah mengikuti pelatihan/seminar yang berkaitan dengan pekerjaan. Cara menambah data baru : 1. Klik, untuk menambah data baru. 2. Input data sesuai dengan kolomnya, jika sudah selesai tekan Enter pada keybord. 3. Apabila akan menghapus record, pilih saja recordnya kemudian klik. Tab Pendidikan Tab ini digunakan untuk menginput data riwayat pendidikan karyawan, mulai dari jenjang yang paling rendah hingga ke jenjang yang paling tinggi. Cara menambah data baru : 1. Klik, untuk menambah data baru. 2. Input data sesuai dengan kolomnya, jika sudah selesai tekan Enter pada keybord. 3. Apabila akan menghapus record, pilih saja recordnya kemudian klik 4. Setelah selesai klik Save untuk menyimpan.

10 Cara mengubah data : 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan. 2. Maka tampil jendela Data Karyawan, pilih kode Karyawan yang akan diubah kemudian klik Edit. 3. Setelah selesai melakukan edit data, klik Save untuk menyimpan. Cara menghapus data: 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan. 2. Maka muncul jendela Data Karyawan, pilih Kode Karyawan yang akan dihapus kemudian klik Delete untuk menghapus data.

11 3. Muncul jendela konfirmasi, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan hapus data. Cara menampilkan data: 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan 2. Maka muncul jendela Data Karyawan, pilih kode Data Karyawan yang akan ditampilkan kemudian klik View.

12 3. Klik Back atau Next untuk ke data sebelum dan sesudahnya, jika telah selesai menampilkan data klik Close untuk menutupnya. Terdapat beberapa data yang bisa diimport pada menu Data Karyawan seperti: - Data Karyawan - Data Pelatihan - Data Keluarga - Data Pendidikan - Riwayat Pekerjaan Sebelumnya - Data Claim Cara input template excel (Data Pendidikan): 1. Buka folder Template Excel yang telah disediakan oleh Batik Software di folder Program. 2. Buka template dengan nama M0012_MASTER KARYAWAN (PENDIDIKAN).xls, nama template ini tidak boleh diubah. 1 Kode Diisi NIK Karyawan 2 Periode Mulai Diisi periode dimulainya jenjang pendidikan 3 Periode Akhir Diisi periode berakhirnya jenjang pendidikan 4 Jenjang Diisi jenjang pendidikan maksimal 3 karakter 5 Kota Diisi nama kota 6 Negara Diisi nama negara 7 Jurusan Diisi nama jurusan, jika tidak ada maka kosongkan saja. 3. Setelah selesai klik Save untuk menyimpannya.

13 Cara mengimport data : 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan, pilih kode karyawan yang datanya akan diimport kemudian klik kanan. Pilih Import Excel >> Data Pendidikan (contoh import Data Pendidikan). Lihat gambar dibawah ini. 2. Maka muncul jendela Import File Excel, pilih elipsis untuk mengambil file yang akan diimport dengan nama file M0012_MASTER KARYAWAN (PENDIDIKAN).xls (harus ada di folder Template Excel).

14 3. Klik Proses untuk mulai melakukan proses import, maka akan tampil pemberitahuan sebagai berikut. Pilih Yes untuk membatalkan. untuk melanjutkan (data yang lama akan terhapus) atau No 4. Jika pilih Yes maka proses import akan berlangsung, setelah proses selesai maka muncul pemberitahuan bahwa proses import telah selesai. Klik OK pemberitahuan tersebut. untuk menutup 5. Setelah selesai melakukan Import, klik Close untuk menutupnya. Cara mengexport data : 1. Buka Modul Master >> Karyawan >> Data Karyawan, pilih kode karyawan yang datanya kan diexport kemudian klilk kanan. Pilih Export >> Data Karyawan (contoh export Dataa Karyawan). Lihat gambar dibawah ini.

15 2. Maka muncul jendela untuk menyimpan file export, pilih folder kemudian isi nama file dan extention file kemudian klik Save untuk menyimpan. 3. Setelah proses export selesai maka akan muncul pemberitahuan sebagai berikut. Klik OK untuk menutup pemberitahuan tersebut. Hal-hal yang perlu diperhatikan : Data Karyawan apabila sudah digunakan untuk proses absensi maupun proses gaji tidak boleh di hapus, karena dapat mengakibatkan kerusakan data. Apabila Karyawan sudah tidak digunakan lagi, sebaiknya dinonaktifkan saja.