MODUL PERKULIAHAN. Komunikasi Bisnis. Negosiasi Bisnis. Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Transkripsi

1 MODUL PERKULIAHAN Komunikasi Bisnis Negosiasi Bisnis Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ekonomi dan Bisnis S-1 Akuntansi Abstract Pada modul ini akan mempelajari mengenai negosiasi bisnis. Kompetensi Mahasiswa setelah selesai mempelajari modul ini diharapkan mampu untuk memahami negosiasi bisnis. 1

2 A. Latar Belakang Negosiasi Bisnis, suatu proses komunikasi antara dua pihak, yang masingmasing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama. Negosiasi berlangsung secara kontinu atau terus menerus hingga tercapai suatu kesepakatan. Dimana tujuan negosiasi adalah menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak secara adil dan memenuhi harapan dan keinginan kedua belah pihak. Selain itu juga untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindari kerugian atau memecahkan masalah (Kesavan, Bernacchi, & Mascarenhas, 2013). Tujuan bernegosiasi: Menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan / keinginan kedua belah pihak. Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindari kerugian atau memecahkan problem yang lain. Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain: - Persiapan yang cermat - Presentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak - Ketrampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka - Pendekatan yang logis (masuk akal) untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling menguntungkan serta saling menghormati. - Kemauan untuk membuat konsesi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi bila terjadi kemacetan. B. Proses Bernegosiasi Ada 3(tiga) tahapan dalam proses bernegosiasi: 1. Tahap Perencanaan (Planning phase) A. Sasaran Negosiasi, Apa hasil yang diharapkan dalam bernegosiasi. Ada 2 jenis sasaran dalam bernegosiasi, yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar (batas minimal yang dapat dicapai) B. Strategi Negosiasi, Merupakan cara atau teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi. Ada 2

3 beberapa strategi negosiasi yang dapat digunakan dalam bernegosiasi, antara lain: o Strategi Kooperatif, Sasarannya mencapai kesepakatan kedua belah pihak Semboyan win-win solution (saling menguntungkan) Mempercayai pihak lawan Melakukan kompromi jika diperlukan dan timbal balik Menciptakan landasan dan kepentingan bersama o Strategi Kompetitif, Sasaran strategi ini adalah mengalahkan lawan Tidak mempercayai lawan dan siap bertarung Menurut sebuah konsesi, menegaskan posisi dan melancarkan tekanan Tidak memberikan apa-apa dan menghabiskan semuanya o Strategi Analitis, Pemecah masalah Negosiasi sbg latihan dlm memecahkan masalah Kreatif dan bersama-sama mencari solusi Kriteria yang obyektif dlm mengambil kepututsan Memberikan alasan yang rasional C. Proses Negosiasi, Merupakan proses tawar menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah pihak yang saling menguntungkan. Ada 6 tahapan dalam proses begosiasi: a) Persiapan, Berkaitan dengan pengumpulan informasi secukupnya dan penentuan tim negosiasi yang sebaik-baiknya yang akan diikut sertakan dalam proses negosiasi. b) Kontak pertama, Tahap pertemuan secara langsung antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi. c) Konfrontasi, Tahap saling berargumentasi terhadap segala sesuatu yang akan dinegosiasikan. 3

4 d) Konsiliasi, Tahap untuk saling melakukan proses tawar menawar e) Solusi, f) Tahap dimana kedua belah pihak mulai saling menerima dan memberi. g) Pasca Negosiasi, Tahap untuk melakukan konsolidasi bagi kedua belah pihak. Pelaku dalam negosiasi disebut negosiator. Pada tahap perencanaan ini seorang negosiator dapat melakukan berbagai peran penting dalam bernegosiasi. Adapun peran negosiator sebagai berikut: Pemimpin (leader roles) o Mampu bertanggung jawab o Mampu mengambil keputusan dan menentukan strategi secara efektif o Mampu mengelola dan mengevaluasi proses negosiasi Faktual (factual roles) o Mampu mendokumentasikan o Mampu menjawab setiap pertanyaan o Memberikan informasi tambahan o Menyediakan informasi yang akurat dan dapat dipertanggung jawabkan Analitis (analytical roles) o Mampu menampilkan argumen secara logis o Memastikan strategi yang diterapkan o Menegosiasi agenda pertemuan o Menetapkan aturan main Relasional (relational roles) o Memperlancar hubungan antar tim o Memelihara relasi o Peka terhadap reaksi negosiator o Membangiun kepercayaan o Melihat kekuatan dan kelemahan pihak lawan Intuitif (intuitive roles) o Mampu memunculkan ide-ide o Menunjukkan yg penting dan yg kurang penting 4

5 o o Implementasi kedepan Mengantisipasi apa yang akan dilakukan oleh pihak lawan 2. Tahap Implementasi (Implementation phase) Tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi negosiasi memiliki beberapa komponen penting, anatar lain: a) Taktik Negosiasi Taktik cara Anda Taktik bekerja sama Taktik tidak bertindak apa-apa (salah satu trik utntuk mengulur waktu) Taktik melangkah ke tujuan lain (menggeser suatu persoalan ke persoalan lain) b) Ketrampilan Negosiasi c) Perilaku Negosiasi 3. Tahap Peninjauan (Reviewing negosiasi) Kegunaan tahap peninjauan adalah: Untuk memeriksa apakah sudah sesuai dengan tujuan Jika tidak, maka harus dijadikan pelajaran Jika ya, maka pastikan sudah dilakukan dengan baik dan bangun kesuksesan C. Ketrampilan Bernegosiasi Menurut Hartman, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam ketrampilan bernegosiasi (negotiation skills) antara lain: Persiapan, Persiapan yang baik merupakan kunci sukses dalam bernegosiasi. Memulai Negosiasi, Mulai dari memilih waktu yang tepat, tempat yang tepat, pengaturan tempat duduk yang tepat, menciptakan suasana yang positif dan santai, menetapkan agenda, merumuskan tawaran / posisi pembuka, menghadapi konflik, berkomunikasi secara efektif, meningkatkan ketrampilan mendengarkan, peringatan, mencapai kesepakatan dengan lebih cepat. 5

6 Strategi dan Teknik Baik strategi maupun taktik menuntut ketrampilan khusus dalam bernegosiasi. Negosiasi yang sukses bukan saja hasil dari perencanaan atau persiapan yang baik, tetapi juga implementasi yang baik dari sebuah negosiasi. Kompromi Kompromi merupakan salah satu upaya menuju pencapaian kesepakatan kedua belah pihak dalam bernegosiasi. Menghindar Kesalahan Taktis Beberapa hal yang perlu dihindari dalam melakukan negosiasi, antara lain: o Mengajukan permintaan awal yang tidak logis (permintaan tinggi untuk penjual dan permintaan rendah untuk pembeli) o Membuat konsesi bebas o Memulai tanpa daftar penawaran o Melakukan negosiasi terlalu cepat o Bernegosiasi saat terkejut o Menghargai tawaran yang tidak masuk akal o Takut diam o Marah o Tidak menuliskan hasil negosiasi o Bernegosiasi pada saat lelah o Mengecewakan bos Anda o Memaksakan bernegosiasi Menurut Casse, ketrampilan bernegosiasi dapat dibedakan ke dalam dua kelompok besar, yaitu: ketrampilan konvensional / conventional skills (untuk negosiator konvensional) dan non konvensional / nonconventional skills (untuk negosiator non konvensional) 6

7 Ketrampilan Negosiasi Konvensional Definisi Keuntungan Kerugian 1. Menggunakan pertanyaan Sangat efektif untuk Dapat dianggap sebagai terbuka mengumpulkan informasi dari ancaman oleh negosiator pihak lawan, memperjelas posisi dimana memfokuskan diskusi lawan 2. Menafsirkan atau Memampukan Anda untuk: Dapat memperlambat proses merumuskan kembali Menunjukkan minat negosiasi dan memberi perkataan negosiator Memeriksa pengertian Anda kesan bahwa Anda tidak lawan, dengan kata-kata tentang perkataan pihak terlibat aktif. Dapat membuat sendiri lawan frustasi. Mengulur waktu untuk menyiapkan jawaban Anda Memberi kesempatan pada lawan untuk menambahkan sesuatu 3. Diam setelah sesuatu Sangat baik diterapkan oleh Dapat dianggap pertanyaan atau tepat negosiator Anda. Memaksa menyinggung, sehingga setelah suatu pertanyaan dibuat oleh pihak lawan. (jika anda tidak berbicara ada kemungkinan ia akan mengatakannya lagi) pihak lawan untuk berbagi lebih banyak informasi dengan Anda. memancing reaksi negative dan kecemasan. 4. Menyimpulkan dari waktu Dapat digunakan dengan Hal ini akan memaksa Anda ke waktu untuk mencatat poin-poin penting yang berbagai titik pandang untuk mengukur kemajuan negosiasi untuk kembali ke poin-poin tertentu yang tidak perlu tersamar selama negosiasi. 5. Menyatakan perasaan dan emosi untuk meredakan ketegangan dan membentuk rasa percaya dan mengembangkan Anda tututpi lagi. kesepakatan terdahulu. Terlibat dengan dimensi Abda tahu dari mana kemanusiaan dalam negosiasi, memulainya, tetapi tidak hal ini tak boleh diremehkan. pernah tahu kapan akan selesai (negosiasi bukan latihan psikoterapi) 7

8 Ketrampilan Negosiasi Nonkonvensional Definisi Keuntungan Kerugian 1. Menunjukkan salah Negosiator lawan terpaksa Dapat menyebabkan pengertian tentang maksud pihak lawan, dengan perumusan ulang, pertanyaan atau kesimpulan yang salah 2. Membesar-besarkan apa yang dikatakan negosiator lawan. Katakata yang digunakan adalah, selalu, tidak pernah, tidak mungkin, tak seorangpun, semua orang, sangat. 3. Gerakan yang tak terduga. Anda mengatakan atau melakukan sesuatu yang tidak sesuai dengan hal yang sedang memperjelas posisinya dan ambiguitas dan frustasi menambahkan beberapa informasi. Sangat baik untuk menempati Jika digunakan dengan lebih dahulu posisi ekstern yang kurang halus, ketrampilan ini Anda tahu diincar pihak lawan akan tampak seperti manipulasi murni dan menciptakan jalan buntu Menciptakan efek kejutan yang Berbahaya. Mungkin saja pada akhirnya akan pernah berhasil, tetapi dapat menguntungkan Anda. menimbulkan penolakan dan Negosiator lawan berusaha sikap agresif mengerti apa yang Anda inginkan. Ia kehilangan logika didiskusikan. Anda dari argumentasi beralih ke hal lain, tanpa diduga 4. Bersikap kasar. Dapat memicu reaksi yang Pihak lawan mungkin akan Menggunakan ejekan emosional dan perilaku ofensif meninggalkan Anda begitu yang mengorbankan saja negosiator lawan 5. Menghujani pihak lawan Negosiator harus mengerti, Keberhasilan dengan dengan banyak menimbang dan memutuskan ketrampilan ini tergantung pertanyaan atau terlalu bagaimana menggunakan pada kapasitas pihak lawan banyak informasi informasi tersebut. Ia ada untuk menyerap informasi. 8

9 diposisi lemah. Anda dapat menolongnya. Dapat kecurigaan. menimbulkan Menurut Oliver, ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan dalam bernegosiasi, antara lain: Persiapan yang baik, Negosiasi yang disertai persiapan yang baik, tidak akan mampu menghasilkan kesepakatan secara optimal. Semakin penting negosiasi, maka semakin banyak persiapan yang harus dilakukan. Berlatih, Sering berlatih dan selalu memperbaiki diri setiap terjadi kekeliruan akan menjadikan modal dasar yang berharga menuju kesuksesan. Menggambarkan Posisi Anda Memberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk berbicara tentang berbagai hal yang berkaitan dengan apa, bagaimana, kapan dimana dan mengapa negosiasi perlu dilakukan. Anda harus dapat mengendalikan apa yang seharusnya Anda lakukan dan jangan terpengaruh oleh pihak lawan Anda. Semakin banyak pihak lawan berbicara, semakin baik untuk mengetahui tentang pihak lawan. Berikan umpan pertanyaan yang memungkinkan pihak lawan terus berbicara tentang apa dan bagaimana posisi dia dalam bernegosiasi. Membuat suatu Usulan / Proposal Jika pihak lawan mengisyaratkan tidak membuat suatu usulan / proposal yang ingin diajukan dalam bernegosiasi, saatnya bagi Anda untuk mengusulkannya. Penawaran Proses bernegosiasi tidak terlepas dengan proses penawaran. Gunakan kesempatan proses penawaran ini dengan sebaik-baiknya. Persetujuan Sasaran dari setiap negosiasi adalah mencapai suatu kesepakatan. D. Hal yang diinginkan pihak lain saat negosiasi merasa nyaman Merasa nyaman akan dirinya sendiri 9

10 Tidak merasa dibohongi Sekutu yang kekal Mengetahui dan memahami lebih banyak Menyelesaikan negosiasi tanpa harus bekerja terlalu keras Mendapatkan harapan uang, barang dan pelayanan yang bagus Mendapatkan perlakuan yang ramah Mendapatkan kondisi dapat disenangi Mendapatkan komunikasi yang jelas Mengetahui kemampuan dan usahanya E. Tipe Negosiator Pemahaman yang baik terhadap karakteristik atau ciri-ciri berbagai macam negosiator akan membantu mempermudah Anda dalam menentukan strategi bernegosiasi. 1. Negosiator Curang Berhati-hati berhadapan dengan negosiator yang curang karena pada dasarnya yang terlintas dalam benaknya adalah bagaimana memenangkan negosiasi dan mengalahkan lawan. Bukanlah mustahil dapat menghalalkan segala cara. 2. Negosiator Profesional Negosiator professional memiliki pengetahuan dan ketrampilan bernegosiasi yang baik. Tahu banyak hal tentang lawan negosiasinya dan tahu bagaimana cara memperoleh apa yang diinginkan. 3. Negosiator Bodoh Negosiator ini cenderung menghendaki kekalahan di kedua belah pihak. Dia berusaha sekuat tenaga agar tidak ada yang keluar menjadi pemenang. 4. Negosiator Naif Negosiator yang tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok perseoalan yang akan dinegosiasikan, bahkan cenderung percaya begitu saja pada pihak lawan negosiasinya. Kalau perlu dia bersedia memberikan apa saja yang diminta oleh pihak lawan negosiasinya. Dengan negosiator naïf, pihak lawan dapat dengan mudah memenangkan negosiasi. Tetapi pihak 10

11 lawan sebaiknya berhati-hati, karena mungkin dia sedang menyembunyikan sesuatu yang tidak diketahui pihak lawan negosiasinya. DAFTAR PUSTAKA Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York: McGrawH-Hill. Bratawidjaja, Thomas Wiyasa Korespondensi Bisnis. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor Business and Professional Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra Katz, Bernard Turning Practical Communication into Business Power. (Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Luthans, Fred Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill. Pace, R. Wayne and Don F. Faules Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Purwanto, Djoko Jakarta: Penerbit Erlangga. Rakhmat, Jalaluddin Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Robbins, Stephen P Organizational Behavior: Concepts, Controversies, Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo. Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Kesavan, R., Bernacchi, M. D., & Mascarenhas, O. a J. (2013). Word of Mouse : CSR Communication and the Social Media. International Management Review, 9(1),