KOMUNIKASI BISNIS PESAN BISNIS RUTIN DAN POSITIF. Dosen : Fitria Nursanti SE., MPd. S1 Akuntansi. Modul ke: Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

Transkripsi

1 KOMUNIKASI BISNIS Modul ke: PESAN BISNIS RUTIN DAN POSITIF Fakultas Ekonomi dan Bisnis Dosen : Fitria Nursanti SE., MPd. Program Studi S1 Akuntansi

2 Routine Messages (Pesan Rutin) Pembuka : Pernyataan atau ide pokok Pertengahan / isi : Penjelasan rinci Penutup: Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan Good News (Berita/ kabar baik) Pembuka : Pernyataan good news Pertengahan / Isi: Penjelasan rinci Penutup: Mengingatkan kembali goodnews atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan Mulai dengan pernyataan ide pokok yang jelas, diikuti dengan penjelasan secara rinci dan diakhiri dengan pernyataan yang ramah dan harapan tindakan. Strategi penulisan untuk permintaan rutin dan pesan-pesan positif adalah dengan pendekatan langsung.

3 Keunggulan : 1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan. 2. Menekankan pada hasil suatu analisis; 3. Menghemat waktu bagi audien karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yg perlu memperoleh perhatian

4 Kelemahan : 1. faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya; 2. Kesediaan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yg telah diajarkan sebelumnya.

5 Komponen-komponen penting dalam penulisan pesan-pesan poositif : 1. Ide-ide pokok yang jelas menyampaikan informasi mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan dari audiens. 2. Penjelasan yang rinci Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu menjelaskan poin-point secara lengkap. 3. Penutup surat kemukakan keramaha dan tindakan khusus yang diharapkan

6 Good news tentang pekerjaan Menggunakan pendekatan langsung Contoh : penerimaan kerja; kenaikan pangkat/jabatan/posisi; memperoleh bonus kerja; tunjangan hari raya; kenaikan gaji; dan penghargaan prestasi kerja

7 Pesan-pesan Good News dan Good Will Pesan-Pesan Goodwill Goodwill adalah perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui : Pemberian selamat kepada orang lain (kenaikan jabatan) Penyampaian selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok (selamat ulang tahun, ucapan pneyelasain studi dll)

8 a. Pesan dengan Good News Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upayaupaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai dan masyarakat pada umumnya dengan mengirimkan berita baik (good news). Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik (good news) menggunakan pendekatan langsung. 1). Good News tentang pekerjaan 2). Good News tentang produk 3). Pesan-pesan Goodwill b. Pesan Dengan Niat Baik (Goodwill) Goodwill adalah suatu perasaan yang positif yang dapat mendorong untuk menjaga hubungan bisnis.

9 Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan adalah : 1. Ucapan selamat (Congratulation) Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu. Misalnya, memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan melakukan kegiatan tertentu, peresmian gedung baru, pembukaan cabang baru, dan lain-lain. 2. Penghargaan (Message of Appreciation) Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan mencapai prestasi kerja tertentu 3. Ucapan Dukacita Ucapan dukacita itu lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon ataupun datang secara langsung.

10 C. MENULIS JAWABAN POSITIF Surat Konfirmasi Pesanan Confirmation letter yang biasa di gunakan untuk menyatakan bahwa pesanan telah diterima. Diperlukan apabila terdapat pesan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi Menjawab Pernyataan Informasi : Setiap permintaan adalah penting baik dalam maupun luar organisasi. Untuk memenuhi setiap permintaan audiens / pembaca tidaklah mudah. Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk mengambil beberapa tindakan harus di lakukan oleh tingkatan yang lebih tinggi. Selanjutnya, oleh karena surat menggunakan kop surat, maka harus sering membuat rencana tanggapan dengan lebih hati hati.

11 Menangani Permintaan Kredit Rutin Kredit merupakan sesuatu yang biasa, maka kebanyakan pemintaan kredit adalah rutin, seperti: 1. Persetujuan Kredit : Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut. Dalam pembuka surat di mulai dengan ide-ide pokok, pada bagian pertengahan surat mencakup beberapa hal antara lain: batas maksimal, jumlah kredit, tanggal rekening di kirim, potongan harga, beban bunga dan tanggal jatuh tempo 2. Memberikan Referensi Kredit : Apabila kita diminta untuk membuat surat rekomendasi, maka perlu di perhatikan: yaitu permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan dan nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

12 Surat Konfirmasi Pesanan Biasa digunakan untuk menyatakan bahwa pesanan telah diterima. Dengan menggunakan pendekatan langsung Bagian awal : berisi pernyataan kabar baik bagian tengah ; kapan pengiriman, harga barang, biaya pengiriman, pajak dan penjelasan kemungkinan munculnya masalah terhadap barang bagaian akhir :meyakinkan kepada audiens apa yang Anda lakukan berikutnya.

13 2. Menjawab Pertanyaan Informasi a. Menjawab permintaan dengan penawaran potensial. konsumen prospeif sering meminta laporan tahunan, katalog, brosur, dll utk membantu mereka mengambil keputusan. Surat tanggapan yang sopan, bersedia membantu dapat menggugah mereka untuk membeli. b. Menjawab permintaan Tanpa Penjualan beberapa permintaan dari luar tidak mempunyai kesempatan untuk menjual suatu produk. Dalam menjawab permintaan tersebut. Dalam menjawab tsb : (1) menjawab semua pertanyaan dgn jujur dan lengkap; (2) berikan kesan yang menyenangkan

14 DAFTAR PUSTAKA Bovee. Courtland L; Thill, John V. Business Communication Today. Ed. 6,Edisi Internasional. Upper Saddle River. New Jersey, Prentice Hall International, Purwanto, Djoko., (2010), Komunikasi Bisnis, Edisi 4, Jakarta: Erlangga Burhanudin, SE., SE., M.Si., Komunikasi Bisnis.Ed. 1., Jakarta: Pustaka Pelajar Guffey, M.E., Rhodes, K & Rogin, P., (2006), Komunikasi Bisnis: Proses dan Produk, Buku I, Edisi 4, Terj. Jakarta: Salemba 4 Alder, Ronal B. and Jeanne M. Elmhorst Communicating at work: Principles and Practices for Business and Professions. Fithh Edition. New York: McGraw-Hill. Pace, R. Wayne and Don F. Faules Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

15 Terima Kasih Dosen : Fitria Nursanti SE., MPd