BAB III PELAKSANAAN MAGANG. Pura II (Persero) merupakan perusahaan yang selama tiga bulan. jam masuk kerja mulai pukul sampai dengan WIB.

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB III PELAKSANAAN MAGANG. Pura II (Persero) merupakan perusahaan yang selama tiga bulan. jam masuk kerja mulai pukul sampai dengan WIB."

Yanti Makmur
6 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Penulisan memulai pelaksanaan magang di PT. Angkasa Pura II (Persero) merupakan perusahaan yang selama tiga bulan dari tanggal 01Agustus Oktober 2012 dan di tempatkan di DivisiProject Managemen Unit ( PMU ). Dalam pelaksanaan kegiatan magang dilaksanakan dari hari Senin sampai Jum at dan jam masuk kerja mulai pukul sampai dengan WIB. Dalam melaksanakan magang di PT.Angkasa Pura II (Persero) yang beralamat di Gedung 600 Tangerang, Penulis ditempatkan di Project Managemen Unit ( PMU ). Pertama kali penulis memperkenalkan diri terhadap Ibu Sunti Utami(Assistant Manager secretary of PMU).Selaku pembimbing dari penulis, Kemudian penulis diperkenalkan kepada seluruh karyawan di Unit PMU. Penulis diberikan penjelasan tentang tata tertib yang ada di perusahaan yaitu berpakaian sopan dan rapi. Penulis juga diberitahu tentang jam masuk kerja, jam istirahat, dan jam pulang kerja. Pada hari pertama pelaksanaan magang, penulis merasa canggung serta khawatir tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang 17

2 diberikan karena belum adanya gambaran jelas tentang pelaksanaan magang, tetapi berkat kerjasama dan dorongan dari seluruh staf, akhirnya penulis dapat beradaptasi dengan kondisi dan ruang lingkup pekerjaan pada Unit Project Management. 3.2 Kegiatan Selama Magang Selama kegiatan magang, yang penulis lakukan setiap harinya sama, hanya saja kegiatan tidak selalu tetap karena tergantung dengan ada atau tidaknya pekerjaan yang akan dilakukan oleh penulis Kegiatan Rutin a. Menelpon unit internal atau eksternal yang menjadi anggota b. Mengerjakan power point untuk bahan rapat c. Melakukan penyimpanan surat masuk dan surat keluar. d. Mengisi aplikasi database surat masuk dan suat keluar e. Bertemu dengan tamu yang ingin menemui atasan f. Mencari data surat-surat masuk Kegiatan Non Rutin a. Memfoto copy semua surat masuk dan surat keluar. b. mengantar surat atau risalah rapat kepada peserta rapat c. mengantar surat kepada unit lain yang akan mengikuti rapat 18

3 3.3 Masalah yang Ditemui Pada Unit Kerja Selama pelaksanaan magang di PT.Angkasa Pura II, Penulis menemukan masalah yang dihadapi oleh perusahaan, diantaranya : Masalah Filling Masalah Filling yang dihadapi oleh penulis pada saat melakukan magang yaitu : 1. Kurang rapihnya dalam menempatkan suatu surat-surat. 2. Sulitnya mencari surat yang telah di simpan beberapa waktu lalu. 3. Sering terjadinya kehilangan data-data atau surat yang telah berlalu 4. Komplain dari tamu yang ingin menemui atasan. 3.4 Penyebab Masalah yang Ditemui Masalah Filling ( Pengarsipan ) Masalah Filling yang terjadi yaitu : 1. Kurang rapihnya dalam menempatkan surat-surat, disebabkan media yang dipakai untuk melakukan penyimpanan suatu data adalah lemari penyimpanan yang sudah tidak cukup lagi untuk menyimpan data atau surat-surat dan tidak sebanding kapaitas surat yang melebihi kapasitas dari lemari tersebut. 19

4 2. Sulitnya mencari surat yang telah di simpan beberapa waktu lalu., dikarenakan surat-surat yang telah masuk tidak di letakan pada sesuai tempatnya. 3. Sering terjadinya kehilangan surat-surat penting, di karenakan penyusunan atau peletakan dokumen tidak rapih 4. Komplain dari tamu eksternal, di sebabkan karena tidak rapihnya tempat untuk melakukan penyimpanan data. 3.5 Berbagai Alternatif Penyelesaian Masalah Masalah Filling ( Pengarsipan ) yaitu :Kurang rapihnya dalam menempatkan surat-surat a. Para leader Menambah jumlah lemari penyimpanan di kantor untuk para karyawannya. b. Para karyawan di berikan pengarahan untuk menyimpan dokumen secara rapih c. Para karyawan di harapkan bisa menempatkan dokumen secara sesuai dengan sistemnya masing-masing d. Harus ada sistem filling kabinet ( Lemari penyimpan arsip ), yaitu lemari atau tempat penyimpanan arsip harus ada, hal itu di lakukan agar tidak ada lagi dokumen-dokun penting yang hilang dan dokumen-dokumen akan terlihat lebih rapih. 20

5 3.6 Pemecahan Masalah yang Disarankan Masalah Filling ( Pengarsipan ) 1. Pemecahan masalah yang disarankan yaitu dengan membuat system nomerisasi terhadap dokumen-dokumen yang sudah lama tersimpan 2. membuat system database di komputerisasi, sehingga jika suatu saat ingin mencari dokumen-dokumen yang sudah lama lama maka akan lebih mudah untuk menemuinya. 3. membuat rak/laci khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen yang berantak di meja-meja kantor, sehingga akan terlihat lebih rapi oleh tamu yang berkunjung ke perusahaan.. 4.memusnahkan dokumen-dokumen yang sudah berumur 10 tahun, sehingga dokumen yang lama dengan dokumen yang baru tidak akan tercampur jadi satu. 5. memusnahkan dokumen-dokumen yang tidak penting 6. memberikan pengarahan tambahan tambahan terhadap para karyawan tentang menyusun dokumen secara rapih. Hal itu di lakukan karna jika tidak ada pengarahan tambahan seperti itu maka para karyawan tidak akan mengetahui bagaimana sistematisnya dalam menyusun sebuah dokumen penting. 21

dokumen-dokumen yang mirip

BAB III PELAKSANAAN MAGANG. Provinsi DKI Jakartaselama satu bulan dari tanggal 12Agustus 2013sampai

BAB III PELAKSANAAN MAGANG. Provinsi DKI Jakartaselama satu bulan dari tanggal 12Agustus 2013sampai BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Penulis memulai pelaksanaan magang di Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakartaselama satu bulan dari tanggal 12Agustus 2013sampai dengan 12 September