BAB 3 DESKRIPSI PROSEDUR YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 DESKRIPSI PROSEDUR YANG BERJALAN 3.1. Gambaran Umum LKC Bina Nusantara University Riwayat LKC Bina Nusantara University Pengembangan perpustakaan Universitas Bina Nusantara telah dilakukan sejak tahun Pengembangan ini dilakukan untuk mendukung kegiatan belajar, penelitian, dan pelayanan sosial dalam lingkungan Universitas Bina Nusantara. Nama perpustakaan Bina Nusantara telah mengalami beberapa kali perubahan yang sejalan dengan perubahan nama induk organisasinya. Nama yang pertama kali terpilih adalah perpustakaan Akademi Teknik Komputer (ATK). Pada tahun 1986 nama perpustakaan Universitas Bina Nusantara kembali mengalami perubahan menjadi perpustakaan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer. Dan pada akhirnya sejak tahun 1996 berubah nama menjadi perpustakaan Universitas Bina Nusantara. Perpustakaan merupakan suatu layanan bagi mahasiswa dan dosen sejak tahun Pada awalnya perpustakaan ini terletak di Kampus Syahdan, Jalan KH Syahdan no.9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat. Perpustakaan ini terletak di lantai pertama gedung L. Perpustakaan ini memiliki ruang seluas ±150m². Sejalan dengan perkembangan teknologi yang diterapkan pada Universitas Bina Nusantara, layanan perpustakaan juga mengalami pengembangan. 44

2 45 Pada tahun 1986 ruang perpustakaan dipindahkan di lantai pertama gedung M. Kemudian pada tahun 1994, perpustakaan itu pindah lagi gedung K dan gedung J dan sistem otomatisasi telah dilakukan dengan menerapkan program Visual Foxpro 1. Perkembangan yang signifikan terjadi pada tahun 1998, ketika perpustakaan ini pindah ke Kampus Anggrek, Jalan Kebon Jeruk Raya No 27 Jakarta Barat. Perpustakaan ini terletak di lantai ketiga, keempat dan kelima memiliki luas ruang sebesar m². Otomatisasi perpustakaan telah sepenuhnya diterapkan pada tahun Sistem yang otomatis tersebut dikenal dengan nama Sistem Informasi Perpustakaan (SIPus) yang di dalamnya termasuk akuisisi, katalog, dan sirkulasi buku. Perpustakaan telah sepenuhnya menerapkan layanan akses terbuka, di mana pengguna dapat mengakses koleksi perpustakaan secara bebas. Layanan otomatis ini diberikan kepada pengguna perpustakaan. Library Knowledge Center (LKC) ini bertujuan untuk menyediakan layanan yang lebih baik untuk mendukung penawaran kurikulum Universitas. Pada tahun 2008, LKC pindah ke lantai satu, yang memiliki ruang seluas ± 1400 m². Bertempat di gedung baru, LKC juga menyediakan ruang diskusi dan ruang rekreasi. Dengan tersedianya fasilitas ini, pengguna perpustakaan mendapat tempat yang lebih nyaman untuk belajar dan melakukan kehidupan sosial akademis 1 Sebuah program aplikasi yang memiliki kemampuan untuk membuat, mengolah, dan mengelola suatu database dengan cepat dan mudah.

3 46 mereka. Program Literatur Informasi dilakukan lebih intens untuk para pengguna perpustakaan, yang dilakukan oleh para pustakawan dan ketersediaan pustakawan mobile yang membimbing siswa secara pribadi atau per kelompok, yang dapat membantu mereka dalam mencari informasi dan menggunakannya secara etis dan legal. Peminjaman dan mengembalian diterapkan oleh sistem RFID. Pada tahun 2010 library cafe tersedia di di Ruang Rekreasi Visi dan Misi LKC Bina Nusantara University Visi Visi yang dimiliki LKC Bina Nusantara University yaitu : LKC dan BINUS akan menjadi pemimpin di area nasional dan internasional dalam hal penyediaan, pengembangan dan pengiriman sumber daya informasi dan layanan yang penting bagi proses pembelajaran, penelitian dan penemuan pengetahuan baru Misi Misi yang dimiliki LKC Bina Nusantara University yaitu: 1. Untuk menyediakan sumberdaya dan layanan yang akan mendukung proses pembelajaran dan penelitian yang dibutuhkan oleh komunitas universitas. 2. Untuk menyediakan suasana pembelajaran yang mendukung. 3. Untuk bekerja sama dengan universitas nasional dan internasional untuk mengembangkan pengetahuan dan layanan.

4 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Bina Nusantara University Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bina Nusantara University (Sumber : Bina Nusantara University)

5 Struktur Organisasi LKC Bina Nusantara University Gambar 3.2 : Struktur Organisasi Library and Knowledge Center (LKC) Sumber : Library and Knowledge Center (LKC) Keterangan : B3 - B7 merupakan binusian level untuk tingkatan di organisasi LKC Uraian Tugas dan Wewenang 1. Library and Knowledge Center Manager Tugas dan wewenang : a. Memberikan layanan yang berkualitas sesuai dengan standar ISO. b. Meningkatkan suasana pembelajaran dalam LKC. c. Membuat program yang melibatkan mahasiswa atau dosen yang mendorong penggunaan koleksi LKC.

6 49 d. Memastikan koleksi telah terjaga dan di maintenance. e. Mengawasi stock opname pada seluruh material LKC. f. Semua koleksi yang tersedia harus diinformasikan kepada pengguna LKC. g. Mengawasi kerja support staff dan petugas LKC. h. Memberikan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan petugas LKC. i. Memastikan perekrutan petugas yang memiliki kualifikasi. j. Menyiapkan anggaran tahunan k. Memastikan penggunaan anggaran sebaik-baiknya. 2. Support Staff Tugas dan wewenang : - Bertanggung jawab dalam pendistribusian majalah dan koran pada semua bagian Bina Nusantara University. - Bertanggung jawab dalam melakukan entry data ke dalam komputer mengenai jumlah dan judul majalah maupun koran yang akan didistribusikan setiap harinya. - Bertanggung jawab sebagai sekertaris Manager LKC Bina Nusantara University. - Bertugas sebagai administration staff untuk meng-approve maupun mengurus cuti, ijin dan cuti sakit pegawai. - Bertugas membantu tugas harian Section Head (tergantung permintaan). - Bertugas membuat laporan pekerjaan setiap bulannya. - Bertugas membuat notulen rapat.

7 50 - Mempunyai kewenangan dapat mengakses HRIS (Human Resource Information Systems) seperti read, approve, edit dan entry data. - Dapat melihat stock dan budget untuk peralatan kantor (ATK). - Memiliki kewenangan dalam mengedit jam kerja para pegawai perpustakaan. 3. Head of Consortium & Consultancy Tugas dan wewenang : a. Melakukan kerja sama dengan pihak luar (dalam dan luar negeri) untuk meningkatkan aksesbilitas koleksi dan layanan. b. Melakukan konsultasi untuk pengembangan perpustakaan dan pusat informasi di Indonesia. c. Bertanggung jawab pada pencarian mitra kerja yang dapat mengembangkan koleksi dan layanan LKC Bina Nusantara University. d. Sebagai coordinator kelompok pustakawan di dan luar LKC Bina Nusantara University. e. Sebagai asesor profesi pustakawan. f. Sebagai nara sumber bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi. g. Sebagai pengajar / trainer bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi.

8 51 4. Collection Development Section Head Tugas dan wewenang : a. Sebagai kepala bagian yang membawahi bagian pengadaan, pengolahan dan perawatan koleksi LKC Bina Nusantara University. b. Mengumpulkan usulan-usulan baik dari pihak internal LKC Bina Nusantara University maupun pihak jurusan mengenai pengadaan koleksi baru. c. Menyediakan buku-buku referensi yang diperlukan dalam proses pembelajaran mahasiswa. d. Melakukan order buku yang diperlukan dalam kegiatan penunjang pembelajaran mahasiswa. e. Melakukan seleksi terhadap permintaan pengadaan buku dari pihak jurusan. f. Melakukan registrasi terhadap koleksi baru. g. Mengoordinasikan tugas perbaikan buku kepada staff collection development. h. Menerima buku dalam kondisi yang rusak dari bagian sirkulasi LKC Bina Nusantara University. i. Bertanggung jawab dalam proses stock opname j. Bertanggung jawab dalam proses k. Bertanggung jawab sebagai auditor internal l. Bertanggung jawab untuk membuat laporan pekerjaan per bulan

9 52 5. Reader Services Section Head Tugas dan wewenang : a. Bertanggung jawab dalam memberikan layanan operasional yang disediakan oleh LKC Bina Nusantara University. b. Bertanggung jawab dalam pengadaan promosi layanan perpustakaan. c. Bertugas dalam melakukan manajemen koleksi pada LKC Bina Nusantara University. d. Bertugas menerima saran, kritik maupun complain dari mahasiswa. e. Bertugas dalam mengatur jam kerja dan shift masuk para staff perpustakaan. f. Bertanggung jawab dalam membuat laporan hasil kerja per bulan. g. Mempunyai kewenangan dalam membuat dokumen ISO (Internasional Standard Organization). h. Membuat peraturan yang akan diterapkan dalam LKC Bina Nusantara University. i. Mengadakan sosialisasi layanan yang ada pada LKC Bina Nusantara University. j. Memonitor kualitas peralatan yang digunakan pada LKC Bina Nusantara University. k. Melakukan management user, untuk menentukan hak akses tiap bagian. l. Menentukan dispensasi yang harus diberikan mahasiswa atas kerusakan yang terjadi.

10 53 6. Electronic Service & System Section Head Tugas dan wewenang : a. Bertugas sebagai e-collection, seperti memasukkan data mentah yang diterima dan memasukkannya ke dalam situs LKC Bina Nusantara University. b. Membuat laporan mengenai e-collection setiap bulan. c. Bertugas mejadi quality checking. d. Bertugas melakukan training staff baru untuk bagian e-collection. e. Mempunyai hak akses sebagai admin untuk aplikasi back-office LKC Bina Nusantara University. f. Memiliki hak untuk membatasi hak akses dari setiap pegawai ataupun mahasiswa terhadap situs LKC Bina Nusantara University Layanan yang Disediakan oleh LKC Bina Nusantara University Sebagai pilar penting dalam proses pembelajaran mahasiswa, maka LKC Bina Nusantara University pun memberikan layanan yang mendukung kenyamanan mahasiswa dalam berinteraksi dengan LKC Bina Nusantara University. Adapun layanan yang diberikan oleh LKC Bina Nusantara University yaitu : Layanan Sirkulasi Peminjaman dan Pengembalian Buku Setiap anggota perpustakaan aktif dapat meminjam buku sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

11 54 a. Layanan Peminjaman Buku Tandon Buku tandon adalah buku yang tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang oleh mahasiswa. Buku tandon ini bertujuan untuk tetap menjaga stok buku di LKC Bina Nusantara University agar minimal tetap tersedia satu buku. Buku tandon ini akan sangat berguna bila kondisi buku teks dalam keadaan kosong. Alasan buku dikategorikan tandon yaitu karena jumlah buku yang tersedia hanya ada 1 atau karena harga buku tersebut terlalu mahal sehingga dengan budget perpustakaan yang terbatas, tidak cukup untuk membeli banyak buku tersebut. b. Layanan Pengembalian Buku Tandon Semua buku tandon hanya dapat dibaca dalam ruangan LKC Bina Nusantara University. Selain itu, buku tandon dapat dipinjam mahasiswa untuk difotokopi. Lamanya peminjaman buku tandon untuk difotokopi adalah tiga jam. Lewat dari itu, akan dikenakan denda per jamnya. Untuk pengembalian buku tandon dapat dilakukan dengan mendatangi bagian sirkulasi LKC Bina Nusantara University. c. Layanan Peminjaman Buku Teks Buku teks adalah kategori buku yang dapat dipinjam untuk dibawa pulang oleh mahasiswa. Peminjaman buku teks dilakukan dengan menggunakan mesin auto-borrowing dan umumnya buku teks berjumlah lebih dari satu buku untuk setiap judul bukunya. d. Layanan Pengembalian Buku Teks Semua buku teks dapat dipinjam selama satu minggu. Setelah satu minggu, maka buku tersebut harus dikembalikan kepada bagian

12 55 sirkulasi LKC Bina Nusantara University. Lewat dari waktu yang telah ditentukan, maka akan dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang ada Perpanjangan Buku Buku teks yang dipinjam dapat diperpanjang masa peminjamannya oleh mahasiswa. Perpanjangan masa peminjaman buku ini dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : a. Via Petugas Sirkulasi LKC Bina Nusantara University. Setelah satu minggu masa peminjaman, mahasiswa dapat memperpanjang peminjaman buku yang ia pinjam, dengan mendatangi bagian sirkulasi LKC Bina Nusantara University. Masa perpanjangan buku ini selama satu minggu. b. Via situs LKC Bina Nusantara University. Mahasiswa juga dapat memperpanjang masa peminjaman buku lewat situs Hanya saja, perpanjangan yang dilakukan lewat situs ini hanya dapat dilakukan satu kali, setelah masa peminjaman pertama telah jatuh tempo. Untuk perpanjangan kedua, mahasiswa harus mengembalikan buku terlebih dahulu, baru kemudian meminjamnya kembali Pemesanan Buku (Booking Book) Terbatasnya jumlah koleksi buku di LKC Bina Nusantara University membuat pihak LKC Bina Nusantara University menyediakan layanan untuk melakukan booking buku. Dengan adanya layanan ini diharapkan permintaan

13 56 mahasiswa lainnya akan buku tersebut dapat terpenuhi sehingga buku tidak di monopoli untuk keuntungan satu orang. Booking buku hanya dapat dilakukan di saat jumlah buku dalam keadaan kosong atau semua buku sedang di pinjam. Seluruh anggota (mahasiswa) dapat melakukan booking melalui situs LKC Bina Nusantara University. Saat buku tersedia maka akan ada message pada akun mahasiswa. Buku dapat diambil di LKC Bina Nusantara University dimana buku tersebut tersedia. Jika setelah 3 hari sejak pemberitahuan tersedianya buku mahasiswa tidak mengambil buku tersebut maka buku tersebut akan kembali ke koleksi dan dapat dipinjam oleh mahasiswa yang lain Layanan Skripsi / Thesis a. Layanan Peminjaman Buku Skripsi Setiap mahasiswa semester akhir tentunya harus menempuh skripsi. Untuk menyusun skripsi, tentunya diperlukan bahan pendukung, selain buku materi, juga dapat berupa referensi dari skripsi yang telah ada sebelumnya. Menyadari pentingnya hal tersebut, maka LKC Bina Nusantara University memberikan layanan peminjaman buku skripsi. Hanya saja, peminjaman buku skripsi hanya dapat dilakukan dalam ruangan LKC Bina Nusantara University dan tidak dapat difotokopi. b. Layanan Pengembalian Buku Skripsi Untuk melakukan pengembalian buku skripsi dapat dilakukan pada petugas bagian thesis LKC Bina Nusantara University.

14 Layanan Koleksi Multimedia a. Layanan Peminjaman Koleksi Multimedia Koleksi multimedia adalah segala jenis koleksi LKC Bina Nusantara University dalam bentuk CD/DVD. Koleksi ini semula hanya dapat dipinjam di dalam ruangan LKC Bina Nusantara University. Tapi, mulai september 2012 telah ditetapkan prosedur baru untuk peminjaman koleksi multimedia. Koleksi multimedia dapat dipinjam untuk digunakan di dalam LKC Bina Nusantara University atau dipinjam untuk dibawa pulang. b. Layanan Pengembalian Koleksi Multimedia Semua koleksi multimedia dapat dipinjam selama tiga hari. Setelah tiga hari, mahasiswa harus mengembalikan koleksi multimedia tersebut kepada petugas bagian sirkulasi LKC Bina Nusantara University Intralibrary Loan Intralibrary loan merupakan layanan baru yang ditawarkan oleh LKC Bina Nusantara University. Dengan intralibrary loan mahasiswa dapat melakukan peminjaman pada salah satu LKC Bina Nusantara University (misalnya : Anggrek) dan melakukan pengembalian pada LKC Bina Nusantara University manapun. Pada saat pengembalian di LKC lain, status dari peminjaman mahasiswa akan menjadi telah dikembalikan namun jumlah buku di situs LKC Bina Nusantara University belum bertambah. Selanjutnya buku akan dikirimkan oleh kurir ke LKC asal buku. Pada saat pengembalian,

15 58 petugas LKC akan mencatat pengembalian buku sehingga di situs LKC Bina Nusantara University jumlah buku akan ter-update Layanan Referensi Bimbingan Pemakai Secara berkala LKC Bina Nusantara University akan melatih pengguna untuk mengakses koleksi dan penelusuran informasi. Bagi pengguna yang ingin mengikuti pelatihan secara pribadi maupun rombongan dapat menghubungi petugas LKC di masing-masing kampus Tutorial Class Tutorial Class merupakan bentuk bimbingan pemakai yang mana materi, serta waktunya dapat disesuaikan dengan jadwal yang diinginkan. Permintaan dapat dilakukan secara online atau onsite Online Information Retrieval Services Online Information Retrieval Services merupakan layanan jasa penelusuran informasi yang diberikan kepada pengguna OReS (Online Reference Services) OReS (Online Reference Services) merupakan layanan referensi online via Yahoo!Messenger yang dapat di akses melalui situs LKC Bina Nusantara University ( Jadi mahasiswa dapat berkomunikasi dan bertanya pada petugas perpustakaan yang sedang bertugas dengan melalui situs LKC Bina Nusantara University.

16 LiCallS (Library Call Services) LiCallS (Library Call Services) merupakan layanan referensi yang dapat dilakukan melalui telepon Layanan Mobile Librarian (LKC Anggrek) Layanan mobile librarian merupakan layanan yang diberikan oleh petugas perpustakaan untuk membantu mahasiswa dalam menelusuri informasi di seluruh area LKC Bina Nusantara University Layanan Fotokopi Untuk layanan fotokopi, LKC Bina Nusantara University tidak menyediakannya di dalam perpustakaan. Pihak LKC Bina Nusantara University hanya memberikan rekomendasi tempat fotokopi buku yang terdekat di setiap kampus yaitu : Kampus Anggrek Kampus JWC Kampus Kijang : Zenta, biaya fotokopi Rp. 150,- /lb. : Copy Center, biaya fotokopi Rp. 150,- /lb. : Lantai 1, biaya fotokopi Rp. 150,- /lb Layanan Scan LKC Bina Nusantara University memberikan layanan scan untuk buku koleksi referensi (encyclopedia, kamus, buku DKV, buku tandon, dan lain-lain). Layanan scan ini dilakukan oleh petugas LKC dan softcopy dapat dikirimkan melalui ataupun dengan flashdisk. Layanan scan memiliki ketentuan : untuk setiap judul buku, maksimal scan sebanyak 10 (sepuluh)

17 60 lembar. Hal ini bertujuan agar tidak melanggar hak cipta dari buku / koleksi referensi yang akan di scan Layanan Pencarian Buku Koleksi LKC Bina Nusantara University Dalam rangka mempermudah mahasiswa dalam menemukan buku yang mereka inginkan, maka LKC Bina Nusantara University memberikan layanan pencarian buku lewat suatu alat yang dikenal dengan nama OPAC (Online Public Access Catalog). OPAC dapat membantu mahasiswa dalam menemukan lokasi (rak) buku yang mereka inginkan Penggunaan Teknologi Informasi untuk Proses Berjalan Bina Nusantara University sangat menyadari pentingnya penggunaan teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya. Sebagai bagian dari Bina Nusantara University, LKC merupakan pilar penting yang mendukung proses pembelajaran mahasiswanya. Oleh karenanya penerapan teknologi informasi pada LKC Bina Nusantara University juga terus dikembangkan. Pada tahun 1994, LKC Bina Nusantara University mulai menerapkan sistem otomatisasi untuk mendukung kegiatannya. Tahun inilah yang merupakan cikal bakal perkembangan teknologi informasi yang diterapkan pada LKC Bina Nusantara University. Selanjutnya pada tahun 1999, LKC Bina Nusantara University menerapkan Sistem Informasi Perpustakaan (SIPus) yang merupakan awal dari teknologi yang diterapkan pada LKC Bina Nusantara University sekarang ini. Teknologi informasi yang diterapkan ini digunakan untuk membantu aktivitas operasional pada LKC Bina Nusantara University. Misalnya untuk membantu pengorganisasian buku lewat

18 61 penggunaan barcode, RFID Tag, pengadaan mesin OPAC yang dapat digunakan untuk membantu pencarian buku, pengadaan situs Penerapan dan pengembangan teknologi informasi ini merupakan bukti bahwa baik pihak Bina Nusantara University dan LKC sangat menyadari manfaat yang dihasilkan dengan menerapkan teknologi informasi Hardware LKC Bina Nusantara University Penerapan teknologi informasi ini tentunya ditunjang dengan penggunaan hardware teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan LKC Bina Nusantara University. Hardware yang digunakan diantaranya adalah sebagai berikut : Personal Computer (PC) LKC Bina Nusantara University menyediakan sejumlah PC yang digunakan oleh petugas LKC untuk menjalankan aplikasi sirkulasi frontoffice serta back-office LKC Bina Nusantara University. Selain itu, PC juga dipergunakan sebagai fasilitas OPAC. OPAC adalah komputer (PC) yang disediakan oleh LKC Bina Nusantara University sebagai fasilitas dalam pencarian buku agar mempermudah pencarian lokasi buku yang ada di LKC Bina Nusantara University.

19 All-in-one PC All-in-one PC merupakan gabungan dua komponen utama PC yakni monitor dan CPU ke dalam satu perangkat yang ringkas namun dengan kemampuan dan fitur yang tidak kalah dari PC desktop konvensional. All-in-one PC digunakan sebagai mesin auto-borrowing. Mesin auto-borrowing adalah allin-one PC yang digunakan untuk melakukan peminjaman buku secara terkomputerisasi tanpa bantuan dari petugas (self-service). All-in-one PC ini di install dengan aplikasi peminjaman (auto-borrowing) agar dapat melakukan peminjaman buku sendiri. Mesin auto-borrowing akan secara otomatis menyimpan data peminjaman yang dilakukan oleh mahasiswa, berdasarkan buku yang ia pinjam serta flazz card yang digunakan untuk melakukan peminjaman buku tersebut Electronic Entrance Gate Untuk memasuki LKC Bina Nusantara University, mahasiswa diwajibkan untuk melakukan tapping flazz card pada electronic entrance gate. Setiap tapping yang dilakukan pada electronic entrance gate tersebut akan tercatat dalam sistem. Data ini akan digunakan untuk mengetahui berapa jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University per harinya, yang kemudian dapat diakumulasikan sesuai kebutuhan, yang dapat digunakan untuk bahan pertimbangan keputusan strategis pihak LKC Bina Nusantara University.

20 Electronic Gate Electronic gate diletakkan pada pintu keluar LKC Bina Nusantara University bertujuan untuk mencegah terjadinya pencurian koleksi yang dimiliki oleh LKC Bina Nusantara University. Jika mahasiswa belum melakukan peminjaman buku pada mesin auto-borrowing atau mesin auto-borrowing mengalami error yang mengakibatkan data peminjaman tidak dapat tersimpan, maka electronic gate akan berbunyi sebagai penanda bahwa buku yang dibawa oleh mahasiswa tersebut belum valid peminjamannya Barcode Reader Koleksi perpustakaan seperti buku skripsi dan koleksi multimedia dilengkapi dengan barcode untuk menjaga keamanan buku agar tidak keluar dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang telah ditetapkan. Saat melakukan peminjaman atau pengembalian, petugas akan membaca (scan) barcode yang ada pada koleksi perpustakaan tersebut dengan menggunakan barcode reader. Pada saat peminjaman, informasi mengenai koleksi tersebut akan muncul pada layar petugas dan petugas akan menyimpan data peminjaman pada sistem. Begitupula saat pengembalian, dengan melakukan scan pada barcode yang ada pada koleksi, sistem akan menampilkan informasi mengenai koleksi tersebut serta informasi mengenai peminjaman yang telah dilakukan RFID Tag RFID Tag dipasang pada setiap buku tandon ataupun buku teks. Setiap RFID tag memiliki kode tersendiri, kode ini akan disimpan dalam database beserta dengan informasi dari koleksi buku. Jadi saat peminjaman ataupun

21 64 pengembalian koleksi perpustakaan dengan menggunakan book reader, RFID tag yang ada di koleksi buku tersebut akan terbaca dan tampil informasinya pada layar mesin auto-borrowing atau layar petugas. RFID tag ini digunakan untuk mencegah terjadinya pencurian koleksi perpustakaan atau keluarnya koleksi perpustakaan tanpa melalui prosedur yang telah ditetapkan oleh LKC Bina Nusantara University Book Reader Mesin auto-borrowing ataupun PC petugas sirkulasi dilengkapi dengan book reader, yang berfungsi untuk membaca sinyal RFID dari FRID tag yang dipasang pada koleksi buku LKC Bina Nusantara University. Jadi informasi mengenai buku yang dipinjam atau dikembalikan ke perpustakaan akan terbaca dan tampil pada layar masin auto-borrowing ataupun PC petugas sirkulasi. Jenis book reader yang digunakan oleh LKC Bina Nusantara University adalah AMP Card Reader Untuk melakukan peminjaman koleksi perpustakaan, mahasiswa akan meletakkan flazz card pada card reader. untuk mencatat informasi mengenai peminjam serta informasi peminjaman akan di simpan ke database peminjaman LKC Bina Nusantara University. Jenis card reader yang digunakan di LKC Bina Nusantara University adalah Omnikey 5321.

22 Electronic Data Capture (EDC) Machine Pembayaran denda di LKC Bina Nusantara University dilakukan secara cashless. Jadi, petugas LKC akan menggunakan mesin EDC untuk menerima pembayaran denda ataupun biaya administrasi dari mahasiswa ataupun dosen CCTV Cameras Untuk menjaga keamanan, LKC Bina Nusantara University dipasang dengan kamera CCTV yang terletak pada tempat-tempat strategis. Hasil pemantauan dari kamera CCTV direkam dan dikelola oleh petugas bagian electronic services and system. Kamera CCTV ini berfungsi untuk mencegah terjadinya pelanggaran oleh mahasiswa misalnya pencurian handphone di area LKC Bina Nusantara University. Semua ini akan terekam oleh kamera CCTV dan dapat ditindaklanjuti oleh pihak LKC Bina Nusantara University Prosedur yang Berjalan Berikut prosedur yang berjalan di LKC Bina Nusantara University yang bersumber dari situs LKC Bina Nusantara University ( : Peraturan Umum 1. Anggota perpustakaan harus membawa BINUSIAN ID mereka saat memasuki perpustakaan. 2. Harus berpakaian dengan layak. Anggota perpustakaan harus mengenakan kaos dan sepatu dan diharapkan untuk tetap menjaga kebersihan dirinya.

23 66 3. Merokok di dalam area perpustakaan tidak diijinkan dengan alasan apapun juga. 4. Semua tas, dan barang bawaan harus dititpkan di area loker. Anggota harus meminta nomor loker kepada petugas yang bertugas. Menghilangkan nomor loker akan diberi sangsi yang sesuai. 5. Suasana hening harus tetap dijaga selama berada di area baca dan bunyi telepon genggam tidak boleh mengganggu anggota lainnya. 6. Tindakan kriminalitas yang dilakukan termasuk merubah konfigurasi atau aplikasi yang ada di komputer perpustakaan, memindahkan barang tanpa ijin, mencabut dan mematikan perlengkapan perpustakaan dilarang. 7. Jika perusakan disebabkan pada fasilitas ataupun buku koleksi perpustakaan, orang yang terkait diwajibkan membayar biaya penggantian. 8. Tidak ada buku, majalah dan koleksi yang dapat dipindahkan dari tempat yang seharusnya tanpa pemberitahuan terlebih dahulu di counter circulation. 9. Semua pengunjung yang ingin mengunjungi perpustakaan harus telah memiliki ijin sebelumnya. 10. Tas/barang-barang lain yang tertinggal di perpustakaan dan diambil dikemudian harinya akan dikenakan sangsi sesuai dengan peraturan yang berlaku. 11. Perpustakaan tidak bertanggungjawab atas hilangnya barang-barang milik pribadi baik itu dicuri maupun yang rusak selama berada di area perpustakaan.

24 Kelalaian dalam menaati satu atau lebih peraturan perpustakaan dapat mengakibatkan penundaan/pencabutan hak akses untuk koleksi dan layanan yang disediakan perpustakaan Prosedur Intralibrary Loan 1. Anggota Perpustakaan harus datang langsung ke lokasi buku untuk melakukan peminjaman. 2. Koleksi buku yang dipinjam hanya di Perpustakaan Anggrek, Kijang, dan JWC. 3. Buku yang dapat dipinjam adalah buku teks atau buku tandon (khusus tandon hanya bisa dipinjam maksimal 3 jam). 4. Hak pinjam buku 1 eksemplar dengan jangka waktu peminjaman 1 minggu, dapat diperpanjang 1 kali selama 1 minggu jika tidak dibooking atau terlambat. 5. Buku teks dapat dikembalikan di lokasi Perpustakaan Anggrek, Kijang, dan JWC. 6. Buku tandon harus dikembalikan di lokasi asal buku. 7. Setiap keterlambatan akan dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang berlaku Prosedur Peminjaman Buku Kampus Anggrek 1. Peminjam buku wajib menggunakan kartu BINUSIAN Flazz sendiri pada saat transaksi.

25 68 2. Hak Pinjam dan Masa Peminjaman Peminjam Mahasiswa S1, Mahasiswa S2, Mahasiswa S3 Mahasiswa Online Learning Dosen S1, Dosen S2, Dosen S3 Total Lama Lama Peminjaman Peminjaman Perpanjangan 3 buku 1 minggu 1 minggu apabila tidak dibooking atau terlambat 1 buku 1 minggu 1 minggu apabila (Intralibrary tidak dibooking Loan) atau terlambat 2 buku (tandon Selama jam Tidak atau teks) layanan (hanya untuk dipinjam di ruang void) 3 buku 1 semester Tidak 1 buku (Intralibrary Loan) 2 buku (tandon atau teks) 1 minggu 1 minggu apabila tidak dibooking atau terlambat selama jam Tidak layanan (hanya untuk dipinjam di ruang void) 2 buku 1 semester 1 semester apabila tidak dibooking atau terlambat 3 buku 1 minggu (buku 1 minggu apabila teks atau tandon) tidak dibooking atau terlambat

26 69 Peminjam Dosen S1, Dosen S2, Dosen S3 Dosen S1, Dosen S2, Dosen S3 Dosen Online Learning Total Peminjaman Lama Peminjaman Lama Perpanjangan maks. 5 buku 3 bulan, untuk sesuai penyusunan permintaan /perbaikan CO, melalui dengan menyerahkan fotokopi surat tugas dan/atau sesuai dengan data yang diterima dari IDC atau Sekretariat Online Learning 1 buku 1 minggu 1 minggu apabila (Intralibrary tidak dibooking Loan) atau terlambat 2 buku (tandon selama jam Tidak atau teks) layanan (hanya untuk dipinjam di ruang void) 3 buku 1 semester Tidak maks. 5 buku 3 bulan, untuk sesuai penyusunan permintaan /perbaikan CO, melalui dengan menyerahkan fotokopi surat tugas dan/atau sesuai dengan data yang diterima dari IDC

27 70 Peminjam Dosen Online Learning Total Peminjaman 1 buku (Intralibrary Loan) 2 buku (tandon atau teks) Lama Lama Peminjaman Perpanjangan 1 minggu 1 minggu apabila tidak dibooking atau terlambat selama jam Tidak layanan (hanya untuk dipinjam di ruang void) Karyawan 3 buku 1 minggu 1 minggu apabila tidak dibooking atau terlambat 1 buku (Intralibrary Loan) 2 buku (tandon atau teks) 1 minggu 1 minggu apabila tidak dibooking atau terlambat selama jam Tidak layanan (hanya untuk dipinjam di ruang void) Peserta Special 2 buku 1 minggu 1 minggu apabila Class BINUS Center 1 buku (Intralibrary Loan) 2 buku (tandon atau teks) tidak dibooking atau terlambat 1 minggu 1 minggu apabila tidak dibooking atau terlambat selama jam Tidak layanan (hanya untuk dipinjam di ruang void)

28 71 Peminjam Total Lama Lama Peminjaman Peminjaman Perpanjangan Alumni 1 buku 2 minggu 1 minggu apabila tidak dibooking atau terlambat Semua 1 Multimedia Selama jam Tidak Anggota layanan LKC (menggunakan di tempat) Dosen 1 Kaset 1 minggu / 1 Tidak multimedia semester (materi kuliah) Semua 2 buku (tandon) 3 jam Tidak Anggota Tabel 3.1 Hak Pinjam dan Masa Peminjaman 3. Perpanjangan buku dapat dilakukan melalui telepon, datang ke perpustakaan, atau situs ( Perpanjangan buku hanya bisa dilakukan 1 kali Prosedur Peminjaman Skripsi 1. Skripsi hanya dibaca di tempat dengan menunjukkan kartu BINUSIAN Flazz 2. Maksimal sekali peminjaman adalah 2 eksemplar. 3. Pengunjung Non-BINUSIAN harus membawa surat pengantar dari Perguruan Tinggi asal dan menunjukkan Kartu Mahasiswa yang masih berlaku (surat pengantar berlaku 3 bulan).

29 Prosedur Booking Buku 1. Semua Anggota dapat melakukan booking satu (1) buku melalui situs LKC ( 2. Jika Anggota sudah melakukan booking buku dan tidak melakukan peminjaman dalam waktu tiga (3) hari kerja, perpustakaan memiliki hak untuk membatalkan booking buku yang telah dilakukan dan memberikannya pada Anggota lain. 3. Status buku yang telah di booking dapat di cek melalui situs perpustakaan pada menu MY CART. 4. Status buku yang di booking dapat di cek melalui menu MY CART pada situs perpustakaan. Jika buku telah tersedia, surat pemberitahuan akan dikirimkan pada akun Anggota Pengembalian dan Pembayaran Denda 1. Anggota perpustakaan harus mengembalikan koleksi yang dipinjam pada waktu atau sebelum tanggal jatuh tempo. Tiga (3) hari setelah tanggal jatuh tempo koleksi perpustakaan, mahasiswa akan menerima surat pemberitahuan melalui akun BINUS MAYA mereka. Dosen dan karyawan akan menerima pemberitahuan melalui akun Microsoft Outlook mereka. 2. Seluruh hak dan permintaan anggota perpustakaan untuk sertifikasi akademis apapun akan ditolak bagi seluruh mahasiwa atau karyawan yang memiliki tunggakan kewajiban pada perpustakaan. 3. Anggota perpustakaan dapat melihat transaksi rinci dan transaksi resmi yang diterima mereka pada akun MY CART.

30 73 Detil denda perpustakaan sebagai berikut: a. Denda Tipe Anggota Mahasiswa S1, Mahasiswa Online Learning, Dosen S1, Dosen Online Learning, karyawan, Peserta Special Class BINUS Center Mahasiswa S1, Mahasiswa Online Learning, Dosen S1, Dosen Online Learning, karyawan, Peserta Special Class BINUS Center Mahasiswa S1, Mahasiswa Online Learning, Dosen S1, Dosen Online Learning, karyawan, Peserta Special Class BINUS Center Kategori Total Denda Denda Buku Rp / hari/buku Buku (Intralibrary Loan) Buku (ruang void) Rp / hari/buku N 2 x jumlah denda setiap anggota, N = jumlah hari keterlambata n Keterangan Maks. Rp /buku Tanpa batas maksimal Tanpa batas maksimal

31 74 Tipe Anggota Kategori Total Denda Keterangan Denda Mahasiswa S2, Buku Rp. Maksimal Rp. Mahasiswa S3, 2.000/hari/bu untuk 1 Dosen S2, Dosen S3 ku buku, Maksimal Rp untuk 2 buku atau Rp untuk 3 buku jika dikembalikan bersamaan Alumni Buku Rp. Maksimal Rp /hari/bu ku Semua Anggota Loker Rp Semua Anggota Ketinggalan Rp barang/tas Semua anggota Fotokopi Rp. Maksimal Rp. 500/jam/kole ksi Dosen Kaset Rp Maksimal Rp Tabel 3.2 Denda dalam LKC Bina Nusantara University Peminjam yang keberatan membayar denda pinjaman void, dapat mengganti dengan buku yang harga buku dibawah nominal denda yang harus dibayar.

32 75 b. Layanan Biaya Administrasi Jenis Layanan Biaya Administrasi Keterangan Biaya penggantian buku hilang Kunjungan Non- BINUSIAN Scan koleksi buku (hanya 10 lembar atau 1 bab) Cetak artikel dari Jasa Penelusuran Informasi Rp /buku BINUSIAN Rp /hari/lokasi - Rp per lembar BINUSIAN Rp per lembar Non-BINUSIAN Rp per lembar Non-BINUSIAN Cetak artikel Proquest dari CD Proquest Rp. 500 per lembar untuk teks, Rp per lembar untuk gambar Rp per lembar untuk teks, Rp per lembar untuk gambar BINUSIAN Non-BINUSIAN Tabel 3.3 Layanan Biaya Administrasi

33 Prosedur Fotokopi 1. Pengguna dapat memfotokopi buku dengan meminjam terlebih dahulu ke bagian sirkulasi 2. Koleksi perpustakaan yang dapat difotokopi adalah buku teks, tandon, restricted, jurnal, dan majalah dengan jumlah maksimum 10 lembar/1 bab untuk sekali fotokopi (sesuai hak cipta). 3. Perpustakaan berhak melarang buku atau koleksi tertentu untuk difotokopi dengan alasan hak cipta, dan apabila proses tersebut dapat merusak koleksi. 4. Hasil fotokopi hanya untuk pengguna Perpustakaan dan untuk kepentingan pendidikan. Dilarang menyebarluaskan hasil fotokopi bagi orang atau institusi lain, terlebih diperjualbelikan. 5. Koleksi Perpustakaan yang difotokopi dipinjamkan maksimal selama 3 jam. Apabila terjadi keterlambatan pengembalian, pengguna akan dikenai denda sesuai dengan peraturan yang berlaku Prosedur untuk Sanksi Menghilangkan atau Merusak Koleksi Setiap pengguna yang menghilangkan atau merusak koleksi harus mengganti sejumlah koleksi yang dihilangkan atau dirusak, dengan ketentuan sebagai berikut : a. Menghilangkan Koleksi Buku 1. Jika yang dihilangkan buku asli, peminjam harus mengganti dengan buku asli, bukan buku bekas, bukan buku hadiah, dan kondisi yang masih layak baca dengan judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, edisi, dan jilid yang sama. Jika tidak diperoleh buku dengan kriteria

34 77 di atas, bisa diganti dengan edisi terbaru atau subjek yang sama. Jika buku yang dicari tidak ditemukan peminjam wajib menghubungi petugas. 2. Jika yang dihilangkan buku fotokopi, peminjam harus mengganti dengan buku asli, bukan buku bekas, bukan buku hadiah, dan kondisi yang masih layak baca dengan judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, edisi, dan jilid yang sama. Jika tidak diperoleh buku dengan kriteria di atas, peminjam bisa mengganti dengan edisi terbaru atau subjek yang sama. Jika buku yang dicari tidak ditemukan peminjam wajib menghubungi petugas. b. Merusak koleksi buku baik sebagian atau keseluruhan karena basah atau sebab lainnya 1. Jika yang dirusak buku asli, peminjam harus mengganti dengan buku asli, bukan buku bekas, bukan buku hadiah, dan kondisi yang masih layak baca dengan judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, edisi, dan jilid yang sama. Jika tidak diperoleh buku dengan kriteria di atas, bisa diganti dengan edisi terbaru atau subjek yang sama. Jika buku yang dicari tidak ditemukan peminjam wajib menghubungi petugas. 2. Jika yang dirusak buku fotokopi, peminjam harus mengganti dengan buku asli, bukan buku bekas, bukan buku hadiah, dan kondisi yang masih layak baca dengan judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, edisi, dan jilid yang sama. Jika tidak diperoleh buku dengan kriteria di atas, peminjam bisa mengganti buku dengan edisi terbaru atau

35 78 subjek yang sama. Jika buku yang dicari tidak ditemukan peminjam wajib menghubungi petugas. c. Menghilangkan atau merusak koleksi non-buku baik sebagian atau keseluruhan Pengguna perpustakaan yang menghilangkan atau merusak koleksi non-buku (CD, kaset, majalah, koran, jurnal, kliping, dll.) baik disengaja maupun tidak disengaja maka diwajibkan mengganti dengan koleksi non-buku yang baru dan sama dengan yang dihilangkan atau dirusak. Jika koleksi non-buku yang dicari tidak ditemukan pengguna wajib segera menghubungi petugas Larangan dan Sanksi Tingkat Jenis Larangan 1 Tidak memakai sepatu dan/atau berpakaian tidak sopan 2 Membuat gaduh Tidur Makan dan minum Membuang sampah sembarangan 3 Melakukan pelanggaran tingkat 1 dan 2 secara berulang Menggunakan komputer untuk keperluan lain yang tidak berhubungan dengan kegiatan pembelajaran Sanksi Tidak boleh memasuki Perpustakaan Dikeluarkan dari ruangan Perpustakaan Tidak dapat menggunakan fasilitas perpustakaan selama 1 bulan

36 79 Tingkat Jenis Larangan Sanksi 3 Menggunakan fasilitas perekam untuk Dikeluarkan dari mengeksploitasi karya tulis yang Perpustakaan dan menyebabkan pelanggaran hak cipta diberikan sanksi sesuai serta mengarah kepada penjiplakan (plagiarisme) PTTKK yang berlaku di BINUS University 4 Merokok Dikeluarkan dari Perpustakaan dan diberikan sanksi sesuai PTTKK yang berlaku di BINUS University 5 Melakukan pelanggaran tingkat 4 secara berulang Menambah atau mengurangi aplikasi program komputer di Perpustakaan Membuka web site atau situs pornografi dan game / chatt online Menggunakan kartu BINUSIAN Flazz orang lain untuk transaksi di Perpustakaan 6 Melakukan pelanggaran tingkat 5 secara berulang Dengan sengaja merusak data dan fasilitas komputer yang ada di Perpustakaan 6 Merusak fasilitas lain/nonkomputer yang ada di Perpustakaan Berbuat asusila dan berkelahi di dalam Perpustakaan Tidak diperbolehkan meminjam koleksi Perpustakaan selama satu semester Dicabut keanggotaan Perpustakaan untuk selamanya Dicabut keanggotaan Perpustakaan untuk selamanya

37 80 Tingkat Jenis Larangan 7 Melakukan pelanggaran tingkat 6 secara berulang Merobek, menyilet, mencuri atau merusak koleksi Perpustakaan Sanksi Dicabutnya keanggotaan Perpustakaan untuk selamanya, wajib mengganti koleksi yang dirusak, dan mendapat sanksi akademis Tabel 3.4 Larangan dan Sanksi Prosedur Lainnya (Pemberitahuan) 1. Mahasiswa yang akan membawa buku ke ruang Cafe perpustakaan harus melakukan peminjaman terlebih dahulu melalui mesin automated borrowing di dekat pintu masuk ruang Cafe. 2. Selama periode ujian, mahasiswa yang masih memiliki kewajiban pada perpustakaan tidak diperijinkan mencetak kartu KMK; ini dapat menyebabkan penundaan pada jadwal ujian Anggota tersebut. 3. Mahasiswa yang akan lulus tapi tidak mengembalikan koleksi perpustakaan sebelum jadwal kelulusan akan dikeluarkan dari daftar mahasiswa yang lulus. 4. Karyawan yang akan mengundurkan diri tapi tidak mengembalikan koleksi perpustakaan akan dibatalkan dari daftar pengunduran diri karyawan perpustakaan.

38 Temuan Risiko Penerapan teknologi informasi itu tentunya memiliki risiko tersendiri. Adapun risiko yang ditemukan selama penerapan teknologi informasi tersebut adalah: 1. Pengunaan Electronic Entrance Gate a. Terjadinya kerusakan electronic entrance gate b. Kebijakan rentang waktu untuk tapping tidak jelas dipahami oleh mahasiswa. c. Tidak dilaksanakannya prosedur yang berhubungan dengan electronic entrance gate. 2. Penggunaan fasilitas OPAC (Online Public Access Catalog) a. Rendahnya tingkat penggunaan fasilitas OPAC b. Kerusakan fasilitas OPAC 3. Situs LKC Bina Nusantara University (dalam mendukung mesin OPAC) a. Kesalahan penyampaian informasi dalam pencatatan judul buku yang tersedia pada situs LKC Bina Nusantara University. b. Kesulitan memahami informasi tata letak buku pada situs LKC Bina Nusantara University c. Ketidaksesuaian letak buku (DDC) pada situs LKC Bina Nusantara University dengan tata letak sebenarnya. 4. Penggunaan Mesin auto-borrowing a. Kerusakan mesin auto-borrowing b. Terjadinya antrian panjang c. Data peminjaman tidak tersimpan ke dalam database LKC Bina Nusantara University

39 82 5. Peminjaman Buku Teks dan Tandon a. Jumlah koleksi buku LKC Bina Nusantara University tidak memenuhi kebutuhan mahasiswa 6. Pengembalian Buku Teks dan Tandon a. Kerusakan koleksi buku teks 7. Peminjaman Buku Skripsi a. Kesulitan dalam menemukan buku skripsi b. Banyaknya pelanggaran penggunaan buku skripsi c. Pelanggaran hak cipta terhadap koleksi perpustakaan khususnya buku skripsi 8. Pengembalian Buku Skripsi a. Ketidakakuratan data pengembalian buku skripsi 9. Peminjaman Koleksi Multimedia a. Kesulitan dalam pencarian koleksi multimedia b. Kehilangan koleksi multimedia 10. Pengembalian Koleksi Multimedia a. Kerusakan koleksi multimedia 3.7. Pengendalian yang telah diterapkan oleh LKC Bina Nusantara University LKC Bina Nusantara University, yang merupakan bagian internal dari Bina Nusantara University, semenjak tahun 1997 telah mendapatkan ISO ISO 9001 adalah suatu sertifikasi tentang Total Quality Management. Dengan mendapatkan ISO 9001, berarti layanan yang dimiliki oleh LKC Bina Nusanara University telah diakui kualitas pelayanannya. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan Reader Service Section Head LKC Bina

40 83 Nusantara University, didapatkan informasi bahwa seluruh layanan yang dimiliki oleh LKC Bina Nusantara University telah mendapatkan sertifikasi ISO Hal ini menunjukan bahwa pengendalian yang diterapkan pun sesuai dengan sertifikasi yang telah didapatkan tersebut. Adapun pengendalian-pengendalian tersebut adalah sebagai berikut : 1. Pengendalian terkait dengan Buku Skripsi a. Buku skripsi tidak boleh dibawa pulang b. Barcode buku skripsi c. RFID Tag pada buku skripsi d. Buku skripsi harus dipinjam dan dikembalikan melalui petugas e. Stock opname dan checking buku skripsi f. Binding buku skripsi 2. Pengendalian terkait dengan peminjaman Buku Teks dan Tandon a. Penggunaan electronic entrance gate b. Tapping hanya terbuka selama 3 detik c. Ada penetapan waktu 15 menit untuk tapping selanjutnya d. Penerapan RFID Tag e. Peminjaman dengan menggunakan flazz card f. Sekali peminjaman maksimal 3 buku teks ataupun tandon g. Maksimal peminjaman buku teks 1 minggu h. Buku tandon maksimal 3 jam peminjaman i. Form persetujuan pertanggungjawaban atas buku pada mesin auto borrowing j. Pengunaan electronic gate k. Pembagian buku menjadi teks dan tandon

41 84 l. Stock opname 3. Pengendalian terkait dengan pengembalian dan denda a. Kerjasama dengan SRSC (Student Registration Service Center) b. Pengecekan buku (teks dan tandon) oleh petugas saat menerima pengembalian c. Barcode pada buku teks dan tandon d. Penerapan denda untuk keterlambatan pengembalian buku e. Penerimaan denda melalui mesin EDC atau Flazz f. 3 hari sebelum tanggal jatuh tempo akan dikirimkan pesan ke e- mail binusian 4. Pengendalian terkait dengan Multimedia a. Pengecekan kondisi multimedia saat peminjaman dan pengembalian b. Hanya petugas yang dapat membuka lemari koleksi multimedia c. Barcode pada koleksi multimedia d. Catalog koleksi multimedia e. Check inventory koleksi multimedia