BAB IV PEMBAHASAN. 4.1 Prosedur Pelayanan Sirkulasi Menggunakan Program Libsys ( Library

Transkripsi

1 39 BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Prosedur Pelayanan Sirkulasi Menggunakan Program Libsys ( Library System ) Perkembangan Teknologi Informasi telah mendorong perubahan diberbagai sektor kegiatan layanan di perpustakaan, dengan menerapkan teknologi perpustakaan diharapkan mampu meningkatkan kualitas pelayanan secara optimal. Pada umumnya perpustakaan di perguruan tinggi telah menerapkan sistem komputerisasi/otomasi berbasis internet. Selain itu dengan menerapkan teknologi di perpustakaan akan mampu meningkatkan citra positif dimata pemustaka. Pada dasarnya layanan sirkulasi merupakan layanan yang paling dekat dengan pemustaka, layanan sirkulasi turut ambil bagian dalam meningkatkan citra positif di perpustakaan. Maka dari itu dalam layanan ini dibutuhkan staff/tenaga ahli yang sudah terlatih dibidang kepustakawanan agar dapat melayani pemustaka dengan baik. Tugas di layanan sirkulasi itu sendiri adalah melakukan transaksi peminjaman, pengembalian, perpanjangan bahan pustaka, pemberian sanksi dan membuat statistik pengunjung. Dengan menerapkan sistem automasi Libsys (Library System) di perpustakaan akan membantu akan membantu meringankan tugas pustakawan di layanan sirkulasi, dengan adanya program Libsys (Library System) semua transaksi baik itu pengembalian buku, peminjaman buku, perpanjangan buku dan

2 40 pemberian sanksi akan secara otomatis tercatat dalam sistem/server perpustakaan. Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) telah menerapkan sistem otomasi/komputerisasi di layanan sirkulasi dengan menggunakan program Libsys (Library System). Semua civitas akademik Institut Agama Islam Negeri (IAIN) yang sudah terdaftar menjadi anggota perpustakaan maka secara otomastis data tersebut tersimpan di server perpustakaan. Program Libsys (Library System) dapat mengelompokan anggota perpustakaan secara otomatis berdasarkan tipe keanggotaan dan tipe koleeksi yang boleh dipinjam. UPT Pusat Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri mempunyai aturan batasan koleksi yang boleh dipinjam, lama peminjaman bahan pustaka, maksimal jumlah perpanjangan bahan pustaka, koleksi yang boleh dipinjam pemustaka, dan pemberian sanksi berupa denda dengan jumlah tertentu. Ketentuan tersebut secara otomatis tersimpan di dalam program Libsys (Library System). Selain itu ada beberapa ketentuan lain berdasarkan tipe peminjam bahan pustaka yaitu : Mahasiswa Peminjam jenis ini hanya boleh memninjam buku maksimal 3 untuk mahasiswa semester 1-5, untuk mahasiswa semester 6 ke atas mendapatkan dispensasi dan boleh meminjam koleksi bahan pustaka maksimal 5 bahan pustaka. Sedangkan untuk mahasiswa pasca sarjana boleh meminjam koleksi bahan pustaka sebanyak maksimal 5 bahan

3 41 pustaka. Peminjam jenis ini boleh meminjam bahan pustaka dalam tempo 1 minggu dan boleh memperpanjang 1 kali Dosen dan Karyawan Peminjam jenis ini boleh meminjam bahan pustaka maksimal 5 bahan pustaka. Dengan waktu tempo peminjaman selama 4 minggu dan boleh diperpanjang sebanyak 1 kali Peminjam Non Civitas Akademik Peminjam jenis ini hanya boleh meminjam maksimal 3 bahan pustaka dengaan tempo peminjaman 1 minggu dan perpanjangan waktu peminjaman sebanyak 1 kali. Layanan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN menggunakan sistem terbuka/open access. Dimana pemustaka yang akan memanfaatkan koleksi bahan pustaka bisa langsung mencari sendiri bahan pustaka yang akan dipinjam. UPT Pusat Perpustakaan IAIN surakarta menerapkan sistem ini bertujuan untuk memudahkan pemustaka yang akan memanfaatkan koleksi bahan pustaka, karena dengan menerapkan sistem ini pemustaka bebas memilih sendiri bahan pustaka yang diinginkan. Selain itu dengan diterapkanya sistem ini diharapkan layanan di bagian sirkulasi dalam hal peminjaman, pengembalian, pembuatan statistik dan pemberian sanksi bisa berjalan secara optimal. Hal tersebut sesuai dengan pendapat Lasa Hs (1994:2) yang menyatakan bahwa tujuan layanan sirkulasi adalah sebagai berikut:

4 42 1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin. 2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. 3. Terjaminya pengembalian peminjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga. 4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi. 5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera di ketahui Syarat Layanan Sirkulasi UPT Pusat Perpustakaan IAIN surakarta telah memenuhi syarat sebagai layanan sirkulasi yang sesuai dengan fungsinya, hal tersebut dapat dilihat dari kegiatan-kegiatan yang ada di dalam layanan tersebut diantaranya yaitu sebagai berikut: Setiap transaksi baik peminjaman, pengembalian, pemberian sanksi dan perpanjangan bahan pustaka otomatis tercatat di dalam program Libsys (Library System) sehingga layanan di bagian sirkulasi akan berjalan dengan lancar Dengan menerapkan sistem terbuka/open access maka prosedur dalam kegiatan di layanan sirkulasi dapat berjalan dengan baik serta mudah dipahami oleh pemustaka dan pustakawan.

5 Dengan menggunakan program Libsys (Library System) tugas di layanan sirkulasi akan berjalan dengan lancar dan cepat karena data perputaran bahan pustaka akan tercatat secara otomatis Dengan menggunakan program Libsys (Library System) maka keamanan data pemustaka dan koleksi bahan pustaka akan terjaga dengan baik. Kegiatan tersebut dapat dijadikan sebagai indikator bahwa layanan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN surakarta telah memenuhi syarat sebagai layanan sirkulasi yang baik. Hal tersebut sesuai dengan syarat yang dikemukakan oleh Lasa Hs (1994:2) yaitu: 1. Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur. Sebab keteraturan ini akan membantu kelancaran tugas kepustakawanan. 2. Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak menimbulkan masalah. 3. Pekerjaan itu data dikerjakan dengan cepat dan mudah. Sebab peminjam buku akan lebih senang apabila dapat segera dilayani dalam waktu yang singkat. 4. Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. Sebab buku dan bahan pustaka lain berisi hasil rekaman pemikiran manusia yang harus dijaga kelestarianya.

6 44 Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa layanan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN sudah memenuhi syarat sebagai perpustakaan perguruan tinggi yang baik Jenis tugas layanan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN. Agar layanan sirkulasi bisa berjalan dengan lancar maka perlu diketahui tugas layanan sirkulasi tersebut pada dasarnya adalah mengurusi bagian yang berhubungan dengan masalah perputaran bahan pustaka perpustakaan dengan pemustaka. Tugas yang ada di dalam layanan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN Surarakrta sebagai berikut Peminjaman Layanan ini merupakan layanan utama yang ada di perpustakaan pada umumnya. Di UPT Pusat Perpustakaan IAIN layanan peminjaman dibagian sirkulasi sudah menggunakan sistem komputerisasi dengan menggunakan Libsys (Library System). Pada bagian peminjaman di layanan sirkulasi hanya melayani peminjaman buku saja Pengembalian Di UPT Pusat Perpustakaan IAIN layanan pengembalian di bagian sirkulasi sudah menggunakan sistem komputerisasi dengan menggunakan Libsys (Library System). Pada bagian pengembalian di layanan sirkulasi hanya melayani pengembalian bahan pustaka saja.

7 Pemberian sanksi Setiap pemustaka yang terlambat mengembalikan koleksi bahan pustaka di UPT Pusat Perpustakaan IAIN akan dikenai sanksi administrasi dengan ketentuan Rp. 300/hari Pembuatan statistik Layanan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN bertanggung jawab dalam pembuatan statistik pengunjung dan koleksi bahan pustaka. Pembuatan statistik dilakukan 1 bulan sekali. Kegiatan-kegiatan tersebut pada dasarnya merupakan tugas utama dalam layanan sirkulasi, hal tersebut dapat dijadikan sebagai acuan bahwa tugas yang ada di dalam layanan sirkulasi UPT Pusat Perpustakaan IAIN sudah memenuhi kriteria sebagai perpustakaan yang baik. Kegiatan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN sudah sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Lasa Hs (1994:3) tugas yang ada dalam layanan sirkulasi antara lain yaitu : 1. Peminjaman Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat. 2. Pengembalian Pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering dijadikan satu dengan peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini dapat berdiri sendiri. Petugas commit dibagian to user ini harus tegas dan teliti sebab

8 46 sering terjadi pelanggaran misalnya: keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan dan pemalsuan tanggal kembali. 3. Penagihan Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaran perlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. 4. Sanksi Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringanya sanksi tergantung pada jenis pelanggaranya. 5. Bebas pinjam Untuk menjaga koleksi secara keseluruhan maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaanya atau untuk keperluan lain diperlukan keterangan bebas pinjam. 6. Statistik Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui perkembangan perpustakaan. Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca di tempat pada waktu tertentu. Dengan melihat kegiatan layanan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN dapat ditarik kesimpulan bahwa tugas-tugas yang ada di layanan sirkulasi UPT Pusat commit Perpustakaan to user IAIN sudah lengkap

9 47 dimana meliputi peminjaman, pengembalian, pemberian sanksi dan pembuatan statistik. 4.2 Langkah-langkah membuka Program Libsys (Library System) Untuk membuka program Libsys (Library System) diperlukan komputer yang terkoneksi dengan internet serta sudah terhubung dengan server. Apabila syarat tersebut sudah terpenuhi maka program Libsys (Library System) sudah bisa dioperasikan. Berikut ini adalah prosedur membuka program Libsys (Library System): Langkah pertama, membuka Browser pada komputer. Program Libsys (Library System) bisa dijalankan dengan menggunakan Mozilla Firefox, Google Chrome maupun Internet Explorer. Dalam tulisan ini penulis menggunakan Google Chrome untuk menjalankan program tersebut Prosedur membuka program Libsys (Library System), ketik alamat /libsys_iain_surakarta/system/ pada Google Chrome lalu tekan enter pada keyboard.

10 48 Gambar 1 Membuka Program Libsys Setelah program Libys terbuka, maka akan diarahkan ke menu log in. Gambar 2 Menu Log In.

11 Setelah melakukan Log In dengan ID dan Pasword tertentu, maka akan diarahkan ke Home/halaman utama Libsys (Library System), selanjutnya program Libsys sudah bisa dioperasikan. Gambar 3 Tampilan Utama Libsys (Library System). 4.3 Prosedur Peminjaman Dengan Menggunakan Program Libsys Berikut ini adalah prosedur melakukan peminjaman di UPT Pusat Perpustakaan IAIN Pertama, pemustaka mencari sendiri bahan pustaka yang ingin dipinjam dengan cara menelusuri koleksi dengan menggunakan Online Public

12 50 Access Catalog (OPAC) atau pemustaka bisa langsung menuju ke rak buku dan langsung memilih bahan pustaka secara langsung Kedua, apabila pemustaka sudah menemukan koleksi yang akan dipinjam maka bisa langsung dibawa ke meja sirkulasi untuk ditunjukan kepada petugas sirkulasi Selanjutnya pemustaka menunjukan kartu Anggota Perpustakaan untuk kemudian diproses oleh petugas sirkulasi Selanjutnya petugas melakukan proses transaksi peminjaman dengan menggunakan program Libsys (Library System). Berikut ini adalah proses melakukan transaksi peminjaman : a. Klik Menu Transaksi pada Dashboard program Libsys ( Library System) seperti pada gambar. Gambar 4 Menu Transaksi b. Maka setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

13 51 Gambar 5 Menu tampilan utama Transaksi. c. Selanjutnya arahkan kursor/mouse pada kolom No. Anggota kemudian klik satu kali, seperti pada gambar. Gambar 6 Tampilan transaksi d. Langkah selanjutnya adalah melakukan scaner barcode pada kartu anggota perpustakaan dengan menggunakan Barcode Reader.

14 52 Gambar 7. Kartu Anggota Perpustakaan. Sumber: Kartu anggota UPT Pusat Perpustakaan IAIN. e. Maka secara otomatis data peminjam akan langsung muncul dimonitor seperti pada gambar. Gambar 8 Data peminjam perpustakaan.

15 53 f. Setelah data peminjam muncul, maka langkah berikutnya adalah mengarahkan kursor/mouse pada kolom Scan Nomor Barcode buku kemudian klik satu kali. Gambar 9. Menu kolom scan barcode buku. g. Langkah selanjutnya adalah memasukan kode barcode buku dengan cara melakukan scan barcode buku dengan menggunakan Barcode Reader maka secara otomatis judul buku akan tersimpan dan muncul dimonitor seperti pada gambar.

16 54 Gambar 10. Tampilan judul buku yang akan dipinjam. h. Langkah terakhir untuk menyelesaikan transaksi peminjaman yaitu dengan cara menekan tombol F2 pada keyboard atau scroll mouse kebawah lalu pilih simpan. Gambar 11 Langkah menyimpan transaksi.

17 Prosedur Pengembalian Dengan Menggunakan Program Libsys (Library System) Berikut ini adalah prosedur langkah dalam melakukan pengembalian di UPT Pusat Perpustakaan IAIN Pemustaka yang ingin mengembalikan buku yang dipinjam harus datang sendiri ke perpustakaan dengan membawa buku yang akan dikembalikan dan kartu anggota perpustakaan Pemustaka menyerahkan buku dan dan kartu anggota perpustakaan kepada petugas bagian sirkulasi. Selanjutnya petugas sirkulasi akan melakukan transaksi pengembalian dengaan menggunakan program Libsys (Library System). Berikut ini adalah proses petugas perpustakaan didalam melakukan transaksi pengembalian: a. Klik menu transaksi pada Dashboard menu Libsys (Library System). Gambar 12 Menu Transaksi

18 56 b. Maka setelah itu akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut. Gambar 13 Menu utama transaksi. c. Selanjutnya arahkan kursor/mouse pada kolom Nomor Anggota kemudian klik satu kali. Gambar 14 Tampilan kolom nomor Anggota Perpustakaan. d. Langkah berikutnya adalah melakukan scan pada barcode kartu anggota perpustakaan dengan menggunakan Barcode Reader. Maka

19 57 secara otomatis data buku yang dipinjam akan muncul di monitor seperti pada gambar. Gambar 15 Data peminjam buku. e. Langkah berikutnya yaitu mengubah status peminjaman buku menjadi pengembalian buku dengan cara mengarahkan kursor/mouse pada kolom status kemudian klik satu kali seperti pada gambar. Gambar 16 Mengubah status peminjaman/pengembalian

20 58 f. Jika status sudah diubah menjadi kembali maka untuk menyelesaikan transaksi tekan F2 pada keyboard atau scroll mouse kebawah lalu pilih simpan. Gambar 17 Mengakhiri Transaksi Sumber: Program Libsys (Library System). UPT Perpustakaan IAIN 4.5 Prosedur Penagihan Denda dalam Sirkulasi Menggunakan Program Libsys (Library System) Dalam proses pengembalian buku di layanan sirkulasi sering ditemui pemustaka yang terlambat mengembalikan buku atau tidak sesuai dengan tanggal kembali. Penagihan denda di UPT Pusat Perpustakaan IAIN dapat dilakukan pada saat pemustaka mengembalikan buku, setelah kartu anggota discan menggunakan Barcode Reader maka secara otomatis data keterlambatan pengembalian akan muncul dimonitor seperti pada gambar.

21 59 Gambar 18 Data keterlambatan pengembalian buku. Maka langkah selanjutnya adalah menarik denda sesuai nominal yang tertera diprogram Libsys (Library System) berdasarkan berapa lama buku tersebut terlambat, dengan rincian keterlambatan 1 buah buku Rp. 300/hari. Pemberian sanksi berupa denda tersebut bertujuan untuk memberi efek jera kepada pemustaka agar pemustaka mengembalikan buku yang dipinjam tepat pada waktunya. Gambar 19 Jumlah nominal yang harus dibayar pemustaka.

22 Prosedur Perpanjangan Masa Pinjam Menggunakan Program Libsys (Library System ) Prosedur perpanjang masa pinjam buku di UPT Pusat Perpustakaan IAIN adalah sebagai berrikut : Pemustaka yang akan perpanjang buku harus datang sendiri membawa buku yang akan diperpanjang serta membawa kartu perpustakaan Pemustaka menyerahkan buku dan kartu anggota perpustakaan kepada petugas sirkulasi. Selanjutnya petugas sirkulasi akan memproses transaksi perpanjangan buku dengan menggunakan program Libsys (Library System). Berikut adalah proses melakukan transaksi perpanjang buku dengan menggunakan program Libsys (Library System) : a. Klik menu transaksi pada Dashboard menu Libsys (Library System). Gambar 20 Menu Transaksi

23 61 b. Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini. Gambar 21 Menu utama transaksi c. Kemudian arahkan kursor/mouse pada kolom Nomor Anggota perpustakaan, kemudian klik satu kali. Gambar 22. Tampilan kolom Nomor Anggota.. d. Langkah selanjutnya adalah melakukan scaner barcode pada kartu anggota perpustakaan dengan menggunakan Barcode Reader. Secara otomatis data buku yang akan diperpanjang muncul di monitor seperti pada gambar.

24 62 Gambar 23 Data buku yang akan diperpanjang. e. Langkah selanjutnya yaitu mengubah status pinjam buku menjadi perpanjang dengan cara mengarahkan kursor/mouse ke arah kolom status kemudian klik satu kali lalu pilih perpanjang. Seperti pada gambar. Gambar 24 Kolom status peminjaman f. Apabila kolom status sudah diubah menjadi perpanjang maka langkah terakhir untuk menyimpan transaksi adalah dengan menekan tombol F2 pada keyboard atau scroll mouse ke bawah lalu pilih simpan.

25 63 Gambar 25. Mengakhiri transaksi. Catatan: Apabila buku sudah melewati batas peminjaman maka buku tersebut sudah tidak bisa diperpanjang, dalam hal ini biasanya petugas sirkulasi akan menarik buku dan melakukan penagihan denda. 4.7 Kendala Yang di Hadapi Dalam Layanan Sirkulasi. Adapun kendala yang dihadapi dalam layanan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN adalah sebagai berikut: Karena layanan sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN sudah menerapkan sistem komputerisasi, maka apabila aliran listrik dari PLN padam secara otomatis kegiatan yang ada di layanan sirkulasi

26 64 tidak bisa berjalan. Karena pada dasarnya faktor pendukung sistem komputerisasi itu sendiri adalah aliran listrik faktor pendukung program Libsys (Library System) pada dasarnya adalah koneksi internet yang mumpuni, jadi apabila jaringan internet terputus/atau mengalami gangguan maka program Libsys (Library System) tidak bisa digunakan sehingga kegiatan layanan di bagian sirkulasi akan lumpuh Di UPT Pusat Perpustakaan IAIN banyak pemustaka yang belum mengetahui kebijakan atau aturan yang diterapkan di ruang lingkup perpustakaan, Dalam hal kegiatan penarikan denda buku yang terlambat dikembalikan, masih sering dijumpai pemustaka yang tidak mau membayar sanksi denda dengan berbagai alasan Dalam hal kedisiplinan, pemustaka yang berkunjung di UPT Pusat Perpustakaan IAIN masih dianggap kurang, Salah satunya sering ditemui pemustaka mengambil buku yang akan dishelving sehingga menggagu jalannya proses shelving Kurangnya staff di bagian sirkulasi sering menimbulkan masalah, dalam hal ini sering dijumpai antrian panjang di bagian peminjaman pada waktu menjelang jam istirahat dan pada waktu menjelang tutup layanan perpustakaan.

27 Pemecahan Masalah Berdasarkan kendala-kendala yang ada di layanan Sirkulasi di UPT Pusat Perpustakaan IAIN tersebut ada berbagai pemecahan masalah antara lain yaitu sebagai berikut : Untuk mengatasi masalah sumber daya listrik sebagiknya pihak UPT Pusat Perpustakaan IAIN tidak hanya mengandalkan aliran listrik dari PLN dengan kata lain pihak terkait perlu menyediakan sumber listrik alternatif yaitu dengan menyediakan Genset dengan kapasitas voltase yang besar agar aliran listrik bisa menjangkau di semua bagian layanan perpustakaan Untuk mengatasi masalah jaringan internet agar tidak terpustus/tidak terganggu yaitu dengan cara meningkatkan kualitas penyedia layanan internet dengan cara memilih berlangganan internet kepada pihak yang terpercaya Dalam penagihan denda kepada pemustaka sering dijumpai pemustaka yang tidak mau untuk membayar denda, untuk mengatasi hal tersebut petugas harus tegas dalam mengambil keputusan. Selain itu pustakawan atau staff bagian sirkulasi harus senantiasa memberikan sosialisasi mengenai kebijakan/aturan yang ada di UPT Pusat Perpustakaan IAIN Sering ditemui pemustaka mengambil buku yang akan dishelving sehingga menggagu jalannya commit to proses user shelving, untuk mengatasi hal

28 66 tersebut sebaiknya pertama posisi rak yang digunakan untuk menampung buku yang telah dikembalikan oleh pemustaka dijauhkan dari jangkauan pemustaka, kedua pustakawan memberi tanda peringatan yang ditempel pada rak, dan diadakan sosialisasi mengenai aturan yang diterapkan di UPT Pusat Perpustakaan IAIN kepada pemustaka, agar pemustaka mengerti Pada waktu menjelang istirahat dan menjelang tutup layanan sering ditemui antrian yang panjang pada bagian peminjaman, untuk mengatasi hal tersebut diperlukan koordinasi antar petugas sirkulasi atau untuk sementara waktu kegiatan pelayanan sirkulasi difokuskan pada layanan peminjaman saja.