BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Riwayat Perusahaan Yayasan Saddhapala merupakan sebuah Yayasan yang bergerak dalam bidang sosial keagamaan. Nama Yayasan Saddhapala ditetapkan berdasarkan pemungutan suara yang diadakan oleh para aktivis beragama Buddha yang berada di perumahan Bojong Indah Cengkareng Jakarta Barat. Dengan melalui pemungutan suara, ditetapkan nama Yayasan Saddhapala dan 9(sembilan) orang sebagai pendirinya, yang mana setiap keluarga hanya boleh diwakili oleh satu orang pendiri. Maka berdirilah Yayasan Saddhapala dengan Akta Pendirian No:21 pada tanggal 4 Juli 1992 oleh notaris Darsono Ps. SH. Setelah Yayasan terbentuk, pada tanggal 28 Juli 1992 dibuatkanlah Akta tanah seluas 783 m2, yang mana untuk pembayaran Akta tanah tersebut diadakan malam penggalangan dana. Setelah 2(dua) tahun berjalan pada tahun 1993 untuk menghindari perpindahan tempat, maka dengan swadaya umat dan masyarakat sekitar dihimpunlah dana untuk membangun di atas tanah tersebut sebuah bedeng sementara untuk melaksanakan kegiatan Yayasan Saddhapala. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain: a) Di Bidang Keagamaan - Mendirikan dan mengelola perpustakaan agama Buddha di Indonesia. - Menyokong kebutuhan para Bhikkhu (pemuka agama Buddha) dalam menyebarkan agama. - Mendirikan dan mengelola pusat pembinaan mental dan spiritual bagi umat beragama Buddha. - Menerbitkan buku-buku dan majalah untuk disalurkan kepada umat Buddha secara berkala. - Mengembangkan dan membina kebudayaan agama Buddha yang bercorak Indonesia. - Membantu program pemerintah dalam menyelenggarakan lembaga pendidikan dari tingkat dasar hingga perguruan tinggi. b) Di Bidang Sosial - Menyelenggarakan panti asuhan, klinik dan rumah sakit. 29

2 30 Dalam melakukan kegiatan-kegiatan tersebut, Yayasan Saddhapala juga didukung oleh beberapa organisasi sosial kemasyarakatan baik dikalangan internal maupun external. Dengan adanya dukungan yang terus menerus diberikan baik secara moral maupun spiritual, Yayasan Saddhapala berkembang sedemikian pesat dan dapat dengan sangat baik menjalankan semua kegiatan-kegiatannya. Dengan datangnya krisis ekonomi yang melanda Indonesia pada tahun 1998, kembali Yayasan Saddhapala dengan keyakinan dan semangatnya yang begitu kuat, serta berpegang pada Visi dan Misi dibidang keagamaan dan sosial, mencoba membangun kembali Yayasan Saddhapala dengan mengadakan acara peletakan batu pertama pada tanggal 31 Desember 1998, yang mana acara tersebut mendapat sambutan baik dari kalangan external seperti Forum Komunitas Kerukunan Umat Beragama (FKKUB) di Jakarta barat, Paguyuban Tokoh Agama (PATOGA) dan para simpatisan. Sedangkan dari kalangan internal seperti Sangha Theravada Indonesia (STI), Majelis Agama Buddha Theravada Indonesia (MAGHABUDHI), Pemuda Theravada Indonesia (PATRIA), dan Wanita Theravada Indonesia (WANDANI) Sehingga membangkitkan semangat yang luar biasa untuk terus berjuang mewujudkan cita-cita semula. Hasil dana untuk pembangunan baru terkumpul 10% dari Rencana Anggaran Biaya, namun Yayasan Saddhapala tidak berkecil hati. Sambil mengurus Izin Membangun Bangunan, pengumpulan dana terus berlanjut sampai pada puncaknya diadakan acara Malam Dana pada tanggal 31 Juli 1999, setelah pengurusan IMB selesai pada tanggal 28 Desember 1999, kemudian pada tanggal 26 Maret 2000 dimulailah pembangunan dengan diadakan acara Pemancangan Tiang Pertama, setelah 15(lima belas) bulan lamanya bangunan telah dapat diselesaikan. Dan pada pertengahan tahun 2001 tepatnya pada bulan Oktober, gedung Yayasan Saddhapala sudah dapat digunakan. Dan pada tanggal 4 Juli 2002 merupakan hari ulang tahun yang ke 10(sepuluh) berdirinya Yayasan Saddhapala sekaligus peresmian gedung Yayasan Saddhapala yang selanjutnya disebut Saddhapala Graha.

3 Struktur Organisasi YAYASAN SADDHAPALA Pembina Pengawas Ketua Umum Ketua 1 Ketua 2 Seketaris Umum Seketaris Bendahara Umum Bendahara Bidang Sosial Bidang Usaha Bidang Pendidikan Bidang Humas Bidang Rumah Tangga Bidang Perpustakaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yayasan Saddhapala (Sumber : Ketua Umum Yayasan Saddhapala)

4 Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan yang ada di Yayasan Saddhapala adalah sebagai berikut : 1. Pembina a. Pembina adalah anggota yayasan yang mempunyai kewenangan yang tidak diserahkan kepada pengurus atau pengawas. b. Anggota Pembina tidak diberi gaji dan tunjangan oleh Yayasan. c. Jika terdapat lebih dari seorang anggota Pembina, maka seorang diantaranya diangkat sebagai Ketua Pembina. d. Seorang anggota Pembina berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksud tersebut kepada Yayasan paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran dirinya. Wewenang dan tanggung jawab Pembina antara lain : a. Pembina berwenang bertindak untuk dan atas nama Pembina. b. Keputusan mengenai perubahan Anggaran Dasar. c. Pengangkatan dan pemberhentian anggota pengurus dan anggota Yayasan. d. Penetapan kebijakan umum Yayasan berdasarkan Anggaran Dasar Yayasan. e. Pengesahan program kerja dan rancangan anggaran tahunan Yayasan. f. Menetapkan keputusan mengenai penggabungan atau pembubaran Yayasan. g. Pengesahan laporan tahunan. h. Penunjukan likuidator dalam hal Yayasan dibubarkan. 2. Pengawas a. Pengawas adalah anggota yayasan yang bertugas melakukan Pengawasan dan memberi nasihat kepada pengurus dalam menjalankan kegiatan Yayasan. b. Pengawas terdiri dari 1 (satu) orang atau lebih anggota pengawas. c. Jika diangkat lebih dari 1 (satu) orang pengawas, maka 1 (satu) orang diantaranya dapat diangkat sebagai Ketua Pengawas. Wewenang dan tanggung jawab pengawas antara lain :

5 33 a. Pengawas wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugas pengawasan untuk kepentingan Yayasan. b. Ketua Pengawas dan satu anggota Pengawas berwenang bertindak untuk dan atas nama pengawas. c. Pengawas berwenang memasuki bangunan, halaman, atau tempat lain yang dipergunakan Yayasan. d. Memeriksa dokumen dan pembukuan serta memcocokannya dengan uang kas. e. Mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh pengurus, serta memberi peringatan kepada pengurus yang tidak menjalankan tugasnya dengan baik. f. Pengawas dapat memberhentikan untuk sementara 1 (satu) orang atau lebih Pengurus, apabila Pengurus tersebut bertindak bertentangan dengan Anggaran Dasar dan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. g. Pemberhentian sementara itu harus diberitahukan secara tertulis kepada yang bersangkutan disertai alasannya. h. Dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari terhitung sejak tanggal pemberhentian sementara itu, Pengawas diwajibkan untuk melaporkan secara tertulis kepada Pembina. i. Dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari terhitung sejak tanggal laporan diterima oleh Pembina sebagaimana dimaksud dalam ayat (6), maka Pembina wajib memanggil anggota Pengurus yang bersangkutan untuk diberi kesempatan membela diri. j. Dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari terhitung sejak tanggal pembelaan diri sebagaimana dimaksud dalam ayat 7 (tujuh), Pembina dengan keputusan Rapat Pembina wajib : 1. Mencabut keputusan pemberhentian sementara. 2. Memberhentikan anggota Pengurus yang bersangkutan. k. Apabila Pembina tidak melaksanakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (7) dan ayat (8), maka pemberhentian sementara batal demi hukum, dan yang bersangkutan menjabat kembali jabatannya semula. l. Apabila seluruh Pengurus diberhentikan sementara, maka untuk Pengawas diwajibkan mengurus Yayasan.

6 34 3. Ketua Umum a. Dalam hal diangkatnya lebih dari 1 (satu) orang Ketua, maka 1 (satu) orang diantaranya diangkat sebagai Ketua Umum. b. Ketua Umum tidak dapat merangkap sebagai pembina, pengawas atau pelaksana kegiatan. Wewenang dan tanggung jawab Ketua Umum antara lain : a. Ketua Umum bertanggung jawab penuh atas kepengurusan Yayasan untuk kepentingan Yayasan. b. Ketua Umum dan anggotanya wajib menyusun program kerja dan rancangan anggaran tahunan Yayasan untuk disahkan Pembina. c. Ketua Umum dan anggotanya wajib memberikan penjelasan tentang segala hal yang ditanyakan oleh pengawas. d. Ketua Umum dan anggotanya wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugasnya dengan mengindahkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 4. Ketua 1 a. Ketua 1 (satu) diangkat oleh Ketua Umum dengan persetujuan Pembina dan Pengawas dalam hal membantu tugas Ketua Umum. b. Ketua 1 (satu) adalah orang perseorangan yang mampu melakukan perbuatan hukum dan tidak dinyatakan bersalah melakukan pengurusan yayasan yang menyebabkan kerugian bagi masyarakat dan negara berdasarkan putusan pengadilan. Wewenang dan tanggung jawab Ketua 1 antara lain : a. Membantu Ketua Umum dalam hal menyusun program kerja dan rancangan anggaran tahunan untuk disahkan Pembina. b. Ketua 1 (satu) bertugas dan berfokus untuk mengatur segala tindakan hukum yang bersangkutan dengan Yayasan. c. Melaporkan segala hal yang bersangkutan dengan tindak hukum yayasan dan bertanggung jawab atas pelaporan tersebut. 5. Ketua 2 a. Ketua 2 (dua) diangkat oleh Ketua Umum dengan persetujuan Pembina dan Pengawas dalam hal membantu tugas Ketua Umum. b. Ketua 2 (dua) adalah orang perseorangan yang mampu melakukan perbuatan hukum dan tidak dinyatakan bersalah melakukan pengurusan

7 35 yayasan yang menyebabkan kerugian bagi masyarakat dan negara berdasarkan putusan pengadilan. Wewenang dan tanggung jawab Ketua 2 antara lain : a. Membantu Ketua Umum dalam hal menyusun program kerja dan anggaran tahunan untuk disahkan Pembina. b. Ketua 2 (dua) bertugas dan berfokus pada pengembangan programprogram kegiatan Yayasan. c. Melaporkan segala hal yang bersangkutan dengan kegiatan Yayasan dan bertanggung jawab penuh dengan pelaporan tersebut. 6. Sekretaris Umum a. Dalam hal diangkat lebih dari 1 (satu) orang Sekretaris, maka 1 (satu) orang diantaranya diangkat sebagai Sekretaris Umum. b. Sekretaris Umum diangkat oleh Pembina melalui Rapat Pembina untuk jangka waktu 5 (lima) tahun dan dapat diangkat kembali. c. Melaksanakan kepengurusan Yayasan secara langsung dan penuh. Wewenang dan tanggung jawab Sekretaris Umum antara lain : a. Sekretaris Umum bertugas mengelola administrasi Yayasan. b. Mencatat dan membuat notulen rapat Yayasan. c. Sekretaris Umum wajib memberikan penjelasan segala hal tentang administrasi yang ditanyakan oleh Pengawas. 7. Sekretaris a. Sekretaris Umum bersama dengan sekretaris diangkat oleh Pembina melalui Rapat Pembina untuk jangka waktu 5 (lima) tahun. b. Melaksanakan kepengurusan Yayasan secara langsung dan penuh. Wewenang dan tanggung jawab Sekretaris antara lain : a. Membantu Sekretaris Umum mengelola administrasi Yayasan. b. Menggantikan Sekretaris Umum apabila berhalangan hadir. c. Mencatat dan membuat notulen rapat Yayasan. d. Sekretaris Umum wajib memberikan penjelasan segala hal tentang administrasi yang ditanyakan oleh pengawas. 8. Bendahara Umum a. Dalam hal diangkatnya lebih dari 1 (satu) orang Bendahara, maka 1 (satu) orang diantaranya diangkat sebagai Bendahara Umum.

8 36 b. Bendahara Umum diangkat oleh Pembina melalui Rapat Pembina untuk jangka waktu 5 (lima) tahun. c. Melaksanakan kepengurusan Yayasan secara langsung dan penuh. Wewenang dan tanggung jawab Bendahara Umum antara lain : a. Bendahara Umum bertugas mengelola keuangan Yayasan. b. Bertanggung jawab atas keuangan Yayasan. c. Bendahara Umum wajib memberikan penjelasan segala hal tentang keuangan Yayasan. 9. Bendahara a. Bendahara diangkat oleh pembina melalui Rapat Pembina untuk jangka waktu 5 (lima) tahun. b. Melaksanakan kepengurusan Yayasan secara langsung dan penuh. Wewenang dan tanggung jawab Bendahara antara lain : a. Membantu Bendahara Umum dalam mengelola keuangan Yayasan. b. Bertanggung jawab atas keuangan Yayasan. c. Menggantikan Bendahara Umum jika berhalangan hadir. d. Bendahara wajib memberikan penjelasan segala hal tentang keuangan Yayasan. 10. Bidang Sosial Bidang Sosial adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam melakukan kegiatan-kegiatan sosial kemanusiaan sesuai dengan Visi dan Misi Yayasan. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Sosial mempunyai wewenang sebagai berikut: Wewenang dan tanggung jawab Bidang sosial antara lain : a. Melaksanakan urusan Yayasan dibidang kegiatan sosial. b. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Umum. c. Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam menjalankan tugasnya. d. Melaporkan seluruh hasil kegiatan sosial kepada Ketua Umum. 11. Bidang Usaha Bidang Usaha adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penambahan kas Yayasan. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Usaha mempunyai wewenang sebagai berikut:

9 37 Wewenang dan tanggung jawab Bidang Usaha antara lain : a. Melaksanakan urusan Yayasan dibidang kegiatan usaha. b. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Umum. c. Mengusahakan mengadakan kegiatan-kegiatan untuk menambah kas Yayasan. d. Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam menjalankan tugasnya. e. Melaporkan seluruh hasil kegiatan usaha kepada Ketua Umum. 12. Bidang Pendidikan Bidang Pendidikan adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan urusan Yayasan dibidang pendidikan serta menjalin kerjasama dengan berbagai pihak. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Pendidikan mempunyai wewenang sebagai berikut: Wewenang dan tanggung jawab Bidang Pendidikan antara lain : a. Melaksanakan urusan Yayasan dibidang penyelenggaraan pendidikan dan keagamaan. b. Menjalin kerjasama dengan lembaga pemerintah dan non-pemerintah dalam hal penyelenggaraan pendidikan dan keagamaan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Umum. d. Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam menjalankan tugasnya. e. Melaporkan seluruh hasil penyelenggaraan pendidikan dan keagamaan kepada Ketua Umum. 13. Bidang Humas Bidang Humas adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam melakukan hubungan komunikasi yang baik dengan pihak dalam maupun luar Yayasan. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Humas mempunyai wewenang sebagai berikut: Wewenang dan tanggung jawab Bidang Humas antara lain : a. Membangun dan mengelola hubungan komunikasi antara Yayasan dengan masyarakat atau lembaga-lembaga lainnya. b. Menjalin kerjasama dan atau mengajukan proposal untuk mendukung usaha-usaha Yayasan dengan persetujuan Ketua Umum.

10 38 c. Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam melaksanakan tugas Humas. d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Ketua Umum. e. Melaporkan seluruh hasil komunikasi yang akan dan atau telah dibangun kepada Ketua Umum. 14. Bidang Rumah Tangga Bidang Rumah Tangga adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam melakukan kegiatan operasional Rumah Tangga Yayasan setiap harinya. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Rumah Tangga mempunyai wewenang sebagai berikut: Wewenang dan tanggung jawab Bidang Rumah Tangga antara lain : a. Membantu dan menyiapkan segala kebutuhan Rumah Tangga Yayasan. b. Menjaga dan merawat seluruh alat kekayaan Yayasan. c. Mengawasi dan mengevaluasi kondisi fisik gedung milik Yayasan. d. Merencanakan dan merealisasikan pengadaan sarana dan prasarana Yayasan. e. Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam melaksanakan kegiatan Rumah Tangga Yayasan. f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Umum. g. Melaporkan seluruh hasil kegiatan Rumah Tangga kepada Ketua Umum. 15. Bidang Perpustakaan Bidang Perpustakaan adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam melakukan kegiatan operasional Perpustakaan setiap harinya. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Perpustakaan mempunyai wewenang sebagai berikut: Wewenang dan tanggung jawab Bidang Perpustakaan antara lain : a. Merencanakan kegiatan pengadaan buku dan barang-barang lain yang diperlukan perpustakaan. b. Melakukan pelayanan yang meliputi peminjaman dan pengembalian buku. c. Merencanakan dan melakukan program perawatan buku. d. Menghitung stok buku secara berkala.

11 39 e. Berkoordinasi dengan bidang-bidang lainnya dalam melaksanakan tugasnya. f. Melaporkan seluruh hasil kegiatan Perpustakaan kepada Ketua Umum Sistem yang sedang berjalan Sistem yang sedang berjalan pada perpustakaan Yayasan Saddhapala adalah dengan menggunakan dokumen pencatatan. Dimana pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku didukung oleh laporan pembukuan manual untuk mendukung sistem yang digunakan Prosedur Perpustakaan Yayasan Saddhapala Anggota yang ingin meminjam buku harus menemui petugas perpustakaan dan menyerahkan kartu anggota untuk didata kedalam daftar hadir. Jika anggota belum memiliki kartu anggota, maka anggota harus mendaftarkan diri ke petugas. Setelah didata petugas wajib memberitahukan kepada anggota aturan peminjaman buku yaitu buku yang dipinjam hanya boleh 2 (dua) buku dalam 1(satu) minggu. Setelah petugas memberitahukan aturan peminjaman kepada anggota, maka anggota dapat langsung memilih buku untuk dibaca atau dipinjam di rak buku perpustakaan Yayasan Saddhapala. Bagi anggota yang telah memilih buku untuk dipinjam, dapat langsung menemui petugas untuk mendata buku yang dipinjam. Buku yang dipinjam tidak boleh hilang atau rusak jika buku tersebut hilang atau rusak maka anggota wajib mengganti buku tersebut dengan yang baru. Jika anggota terlambat mengembalikan buku sesuai ketentuan, maka anggota akan dikenakan denda sebesar Rp.500,00 (lima ratus rupiah) per-hari dan per-buku. Setelah selesai membaca dan ingin mengembalikan buku, maka anggota harus menemui petugas perpustakaan dengan membawa buku dan kartu anggota, kemudian petugas akan mengecek kondisi buku dan data peminjaman, jika kondisi buku masih baik dan tidak bermasalah dengan waktu pengembalian, maka anggota telah menyelesaikan proses pengembalian buku, tapi jika buku yang dikembalikan ditemukan kerusakan dan adanya keterlambatan dalam pengembalian maka anggota akan dikenakan denda sesuai dengan aturan yang berlaku.

12 40 Selain itu, Yayasan Saddhapala juga memberikan kesempatan kepada para anggota untuk memberikan masukan tentang koleksi buku yang belum pernah ada di Perpustakaan Yayasan Saddhapala. Anggota yang ingin memberikan masukan harus datang menemui petugas perpustakaan dan mengusulkan untuk permintaan buku yang diminati, kemudian petugas perpustakaan akan mencatat permintaan anggota. kemudian petugas akan mencari informasi tentang permintaan buku yang diminati, jika buku tersebut belum ada dan dirasa perlu untuk dipesan maka buku tersebut akan dipesan. Dalam hal memesan buku yang diminati anggota, petugas akan menghubungi supplier untuk memesan buku. Ketika supplier mengantar buku dan ternyata buku yang dipesan tidak sesuai dengan pesanan atau buku tersebut rusak, maka petugas akan membuat retur pembelian untuk menukar buku yang dikirim dengan buku yang sesuai atau tidak rusak. Jika buku yang dikirim sudah sesuai maka petugas akan mengupdate stok buku. Selain meminjamkan buku Yayasan Saddhapala juga menerbitkan karya tulis anggota, anggota memberikan contoh karya tulis kepada petugas, kemudian karya tulis tersebut akan dicek oleh petugas untuk kelayakan terbitnya. Jika layak terbit, maka karya tersebut akan diberikan kepada penerbit untuk di edit dan diterbitkan. Jika tidak layak terbit maka karya tersebut akan dikembalikan kepada anggota untuk diperbaiki. Buku yang sudah diterbitkan akan dijual kepada Distributor dan juga kepada anggota, jika buku yang dikirimkan mengalami kerusakan atau tidak sesuai, maka Distributor akan membuat Retur Penjualan kepada Yayasan Saddhapala untuk ditukar dengan yang sesuai. Dalam hal penjualan buku, Yayasan Saddhapala tidak hanya menjual buku kepada Distributor saja, Yayasan Saddhapala juga mengadakan beberapa Event, disamping untuk kegiatan keagamaan dan sosial, kesempatan ini juga diambil untuk menjual buku-buku yang dikarang oleh Yayasan Saddhapala. buku-buku yang dijual merupakan stok dari perpustakaan Yayasan Saddhapala. Selain Yayasan Saddhapala, para anggota juga mendapat kesempatan untuk berpartisipasi dalam Event tersebut, dimana untuk setiap Event yang diadakan para anggota harus mendaftar ke panitia pengadaan Event dengan mengisi Form Pendaftaran Event. Setelah mendaftar, barulah panitia pengadaan Event

13 41 memberikan kartu peserta Event kepada anggota dan memperbolehkan para anggota untuk berpartisipasi dalam Event yang diadakan Yayasan Saddhapala Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture Perpustakaan Yayasan Saddhapala

14 ata Flow Diagram (Diagram Aliran Data). Data Flow Diagram Context-Level Gambar 3.3 Data Flow Diagram Context-Level Perpustakaan Yayasan Saddhapala

15 Data Flow Diagram Intermediate-Level Gambar 3.4 Data Flow Diagram Intermediate-Level Perpustakaan Yayasan Saddhapala

16 Data Flow Diagram Elementary-Level Gambar 3.5 Data Flow Diagram Elementary-Level Mendaftarkan Master Gambar 3.6 Data Flow Diagram Elementary-Level Transaksi

17 45 Gambar 3.7 Data Flow Diagram Elementary-Level Event Gambar 3.8 Data Flow Diagram Elementary-Level Penjualan Gambar 3.9 Data Flow Diagram Elementary-Level Retur Penjualan

18 46 Gambar 3.10 Data Flow Diagram Elementary-Level Pembelian Gambar 3.11 Data Flow Diagram Elementary-Level Retur Pembelian

19 47 Laporan Daftar Hadir 11.1 Membuat Laporan Daftar Hadir Daftar Hadir Laporan Transaksi 11.2 Membuat Laporan Transaksi Transaksi Laporan Penerbitan Buku 11.3 Membuat Laporan Penerbitan Buku Penerbitan Buku Laporan Event 11.4 Membuat Laporan Event Event Kepala Yayasan Laporan Penjualan 11.5 Membuat Laporan Penjualan Penjualan Laporan Retur Penjualan 11.6 Membuat Laporan Retur Penjualan Retur Penjualan Laporan Request Buku 11.7 Membuat Laporan Request Buku Request Buku Laporan Pembelian 11.8 Membuat Laporan Pembelian Pembelian Laporan Retur Pembelian 11.9 Membuat Laporan Retur Pembelian Retur Pembelian Gambar 3.12 Data Flow Diagram Elementary-Level Membuat Laporan

20 Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Yayasan Saddhapala adalah : 1. Sering terjadinya pengulangan data operasional perpustakaan dan sulit dalam mengakses data-data yang diperlukan seperti data transaksi, data anggota, data permintaan buku, data persediaan buku, data buku yang paling banyak dipinjam, serta data event. 2. Keamanan data yang sangat rendah dikarenakan data-data yang disimpan berupa dokumen pencatatan dalam bentuk kertas yang mudah hilang atau rusak juga dapat dilihat oleh siapa saja. 3. Belum ada alur sistem yang baku untuk operasional perpustakaan, yang mengakibatkan data yang disimpan tidak tersimpan dengan rapi sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat waktu. 4. Klasifikasi/kategori buku belum tersusun dengan rapi, hanya diklasifikasikan secara umum saja. Seperti Buku Keagamaan, Buku anak-anak, Buku orang dewasa dan buletin/majalah. Akibatnya ada beberapa buku yang kategorinya tidak sesuai dengan klasifikasi seharusnya, dan tempat penyimpananpun menjadi tidak konsisten. 5. Koleksi buku-buku yang dipinjam sering tidak diketahui peminjamnya, beberapa buku rusak dan tidak diketahui siapa yang bertanggung jawab akan kerusakannya. 6. Data-data yang ada tidak dapat dijadikan sebagai pendukung proses pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kinerja perpustakaan Alternatif pemecahan masalah 1. Merancang dan membuat database yang bertujuan untuk mempermudah dalam mengakses data-data yang diperlukan, dimana data yang berada didalam database adalah data yang unik yang dibedakan dengan primary key pada tiaptiap fieldnya sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya pengulangan data. 2. Membuat sistem yang dapat meng-generate identitas pengguna/mengatur akses sistem kontrol pada aplikasi dan database yang dibuat, sehingga meminimalkan pengguna yang tidak bertanggung jawab untuk mengakses data-data yang bersifat rahasia.

21 49 3. Membuat alur sistem/prosedur yang baku untuk operasional perpustakaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan aturan yang berjalan dan data yang disimpan akan tersusun dengan rapi. 4. Menganalisis kategori buku yang ada, dan menjadikan lebih rinci. Misalkan untuk buku keagamaan dapat dikategorikan menjadi riwayat para dewa/nabi, buku-buku ajaran, kumpulan ceramah/khotbah dan lain-lain. Serta memberikan sistem pengkodean pada database dan aplikasi agar lebih mudah dalam melakukan pencarian buku dan juga penyimpanannya. 5. Setiap anggota yang ingin melakukan transaksi, harus membawa kartu anggota dan data kartu tersebut disimpan kedalam database yang berhubungan dengan transaksi yang dilakukan anggota. Seperti transaksi peminjaman buku. 6. Menganalisis dan merancang laporan-laporan yang dapat digunakan pihak executive dalam mengambil keputusan. Seperti membuat Laporan stok buku, Laporan anggota, Laporan penerbitan buku, Laporan peserta event, Laporan penjualan, Laporan retur penjualan, Laporan pembelian, Laporan retur pembelian, Laporan penulis, Laporan transaksi, Laporan request buku, Laporan daftar hadir.