1. BAB I PENDAHULUAN

Transkripsi

1 1. BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perpustakaan Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada (FT UGM) merupakan perpustakaan yang berada di lingkungan Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Perpustakaan FT UGM memiliki banyak arsip dalam berbagai bentuk seperti bentuk tercetak dan digital. Bentuk tercetak contohnya adalah koleksi buku dan jurnal tercetak, sedangkan bentuk digital seperti e-library dan artikel digital. Perpustakaan Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada dapat pula digunakan sebagai tempat kerja kelompok bagi mahasiswa. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Adanya undang-undang mengenai masalah pengarsipan menandakan pentingnya pengarsipan dalam suatu lembaga atau organisasi. Perpustakaan FT UGM saat ini masih menggunakan metode pengarsipan konvensional. Pengarsipan konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan. Pengarsipan konvensional pada saat ini dirasa tidak efektif karena hanya mendukung arsip tertulis saja. 1

2 Bentuk-bentuk data atau dokumen yang diarsipkan di Perpustakaan FT UGM saat ini tidak lagi berbentuk teks melainkan bisa berbentuk gambar, rekaman suara (audio), dan rekaman gambar (video). Pengarsipan konvensional tidak dapat merekam data-data digital karena proses perekaman masih menggunakan media kertas. Data audio memang dapat ditulis ulang dalam bentuk teks namun hal ini tentu saja tidak efektif karena penulisan ulang tentu membutuhkan banyak waktu. Perpustakaan FT UGM memiliki banyak kegiatan dan setiap kegiatan tersebut tentunya menghasilkan suatu arsip. Semakin berkembang Perpustakaan FT UGM tentunya arsip atau data yang perlu diarsipkan akan semakin banyak. Semakin banyak arsip tentunya membutuhkan tempat penyimpanan yang lebih banyak. Penambahan tempat penyimpanan tentunya akan berakibat meningkatnya jumlah pengeluaran yang dapat merugikan Perpustakaan FT UGM. Penambahan tempat penyimpanan tentunya akan berdampak pada ruang penyimpanan yang menjadi lebih sempit. Apabila ruangan sudah tidak dapat menampung tempat penyimpanan arsip, maka dibutuhkan adanya ruang baru untuk dapat menampung arsip-arsip tersebut. Penambahan ruang baru dapat dilakukan dengan renovasi instansi atau menggunakan ruang lain untuk menyimpan arsip, namun hal ini tentu tidak efisien dan menimbulkan banyak pengeluaran. Arsip tidak selamanya disimpan karena ada saatnya suatu arsip akan dibutuhkan. Pencarian kembali pengarsipan konvensional akan menjadi kesulitan tersendiri karena adanya arsip yang terselip. Apabila proses pencarian menjadi lama 2

3 tentu hal ini akan membuang-buang waktu dan menyebabkan tertundanya pekerjaan lain. Perpustakaan FT UGM menggunakan kertas sebagai media perekam arsip. Kertas merupakan media yang mudah sobek dan mudah rusak. Apabila terjadi kerusakan pada arsip tentunya akan membuat suatu permasalahan tersendiri bagi suatu instansi atau organisasi. Pengarsipan menjadi lebih mudah dan cepat dilakukan bila dikerjakan secara kolaboratif. Mengerjakan arsip secara kolaborasi harus didukung oleh suatu platform untuk manajemen arsip yang tepat sehingga pengarsipan dapat dikerjakan dengan baik. Pendistribusian arsip dengan cara manual akan membuat distribusi arsip menjadi lama. Permasalahan yang terjadi pada proses pengarsipan konvensional dapat di selesaikan dengan digitalisasi arsip. Akan tetapi digitalisasi arsip saja tidak cukup karena perlu adanya suatu platform yang mendukung proses manajemen pengarsipan sehingga proses pengarsipan dapat berjalan lancar. SharePoint merupakan platform kolaborasi berbasis web dikeluarkan oleh Microsoft Corporation (Amanda Perran, 2011). SharePoint dapat digunakan untuk kolaborasi pengarsipan karena SharePoint memungkinkan seorang pengguna untuk saling berbagi informasi dan dokumen atau arsip dengan pengguna lainnya dengan mudah dan cepat dalam suatu jaringan komputer. SharePoint mendukung berbagai macambentuk data seperti gambar, audio, dan video. 3

4 Arsip tergolong menjadi 2 bagian yaitu arsip aktif dan arsip pasif. Arsip aktif adalah arsip yang digunakan secara terus menerus. Arsip pasif adalah arsip yang tidak digunkan secara terus menerus yang bisa disebabkan adanya pembaruan versi sehingga versi yang lama harus dimusnahkan. Pemusnahan arsip pada pengarsipan konvensional dilakukan untuk menghemat ruang penyimpanan. Pemusnahan arsip biasanya menggunakan alat yang bernama Shredder. Pemusnahan arsip dengan shredder memerlukan biaya mulai dari Rp (untuk ukuran lebar 220 mm, 6sheet) hingga harga Rp (dengan lebar 500 mm, 700 sheet). Selain itu juga perlu dana untuk perawatan. Pada saat ini masih belum ada sistem manajemen pengarsipan berbasis web di Perpustakaan Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada. Oleh karena itu dirancang Implementasi Sistem Pengarsipan Kepustakaan Digital dengan Platform Kolaborasi Microsoft SharePoint: Studi Kasus di Perpustakaan Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada untuk memudahkan proses pengarsipan dari data yang berupa teks maupun audio dan video. 4

5 1.2 Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pengarsipan konvensional menggunakan kertas/hardcopy tidak mendukung pengarsipan media digital di Perpustakaan FT UGM. 2. Jumlah arsip di Perpustakaan FT UGM semakin hari semakin bertambah sehingga membutuhkan tempat penyimpanan ekstra apabila tidak didigitalisasi. 3. Pada pengarsipan konvensional, arsip yang sudah dihancurkan tidak dapat dikembalikan. 4. Distribusi arsip antar pegawai yang kurang efektif karena harus dilakukan dengan tatap muka langsung. 5. Perpustakaan FT UGM memiliki arsip yang beragam sehingga pengunjung kesulitan dalam pencarian arsip karena kategorisasi arsip yang terbatas. 6. Pengelolaan arsip di Perpustakaan FT UGM dilakukan oleh Admin, Ketua, Pegawai Perpustakaan, Anggota, dan non-anggota sehingga butuh batasanbatasan atau permission dalam melakukan pengelolaan arsip 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah pada penelitian ini adalah: 1. Penelitian ini dilakukan di Perpustakaan FT UGM. Perpustakaan FT UGM baru melakukan renovasi dan arsip yang tersedia masih terbatas. Fokus pengarsipan masih pada pengarsipan kegiatan Perpustakaan FT UGM. 5

6 2. Membutuhkan adanya koneksi dalam jaringan. Untuk mengakses platform kolaborasi SharePoint tentunya dibutuhkan koneksi jaringan dan jaringan yang digunakan adalah jaringan intranet. Penggunaan jaringan intranet dimaksudkan agar hanya dapat diakses oleh user yang berada di lingkungan UGM. 3. Pengujian dilakukan sebatas manajemen sistem pengarsipan di Perpustakaan FT UGM dan tidak bergantung pada setting konektifitas jaringan. 4. Penelitian berfokus pada implementasi platform SharePoint untuk manajemen arsip tanpa pengaturan User Interface. 5. Penelitian ini hanya sebatas melakukan manajemen arsip eksternal Perpustakaan FT UGM artinya tidak terkait dengan surat menyurat, notulen rapat, dan lain-lain. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan implementasi pengarsipan digital di Perpustakaan FT UGM, yaitu: 1. Merumuskan pengarsipan digital agar tercipta keefektifan pengarsipan. Efektifitas pengarsipan dapat dilihat dari manajemen arsip dan platform yang cocok untuk segala bentuk arsip seperti teks, audio, dan video. 2. Mengoptimalkan ruang penyimpanan sehingga sebanyak apapun arsip yang ditampung tidak berdampak pada penambahan ruang penyimpanan. 3. Mengembalikan arsip yang telah dihapus. 6

7 4. Memudahkan proses distribusi arsip sehingga para pengguna dapat mengakses arsip tanpa harus mendatangi Perpustakaan FT UGM. 5. Memudahkan proses pencarian arsip dengan metode kategorisasi arsip. 6. Membuat batasan-batasan atau permission antara Admin, Ketua Perpustakaan, Pegawai, Anggota, dan non-anggota. Dapat disimpulkan bahwa tujuan dari penelitian ini adalah merumuskan pengarsipan digital agar tercipta keefektifan dalam pengarsipan dan manajemen pengarsipan di Perpustakaan FT UGM. 1.5 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat terutama pada proses manajemen pengarsipan di Perpustakaan FT UGM, adapun manfaat-manfaat adalah sebagai berikut: 1. Tambahan pengetahuan mengenai gambaran dan sistem kolaborasi manajemen arsip untuk diimplementasikan terhadap manajemen arsip untuk meningkatkan produktivitas. 2. Memperluas implementasi dan penggunaan teknologi Microsoft SharePoint dalam manajemen arsip. 3. Solusi terhadap manajemen pengarsipan pada Perpustakaan FT UGM dengan menggunakan platform kolaborasi. 7

8 4. Memudahkan tim dalam berbagai pekerjaan dalam proses pengarsipan baik berupa artikel digital, jurnal, dan lain-lain. 5. Mudah untuk mencari tahu editor publikasi sehingga bila terjadi masalah dalam publikasi dapat diketahui siapa editor publikasi tersebut. 1.6 Sistematika Penulisan Secara keseluruhan, sistematika penulisan pada penelitian ini terbagi menjadi lima bagian atau bab, dengan rincian bab sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisi mengenai latar belakang tentang mengapa penelitian ini dibuat. Bab ini juga menjelaskan mengenai perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, hingga metode penelitian yang digunakan dalam menyelesaikan skripsi ini. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI Bab ini memuat teori-teori yang memiliki relevansi dengan skripsi dan penelitian ini. Teori-teori yang dimuat dapat dijadikan dasar pengetahuan terhadap penelitian yang dijalankan. Selain itu, bab ini juga memuat tentang penelitian-penelitian sebelumnya yang digunakan sebagai tinjauan dalam menjalankan penelitian ini. 8

9 BAB III : METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi tentang bagaimana metode pengambilan data pada penelitian ini, yang meliputi langkah kerja, alat dan bahan, serta alur penelitian. BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi hasil analisis dari data yang di dapatkan pada saat pengujian di Perpustakaan FT UGM. Bab ini juga memuat kesulitan-kesulitan yang dihadapi selama proses pengujian penelitian. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai kesimpulan dari penelitian yang dilakukan dan saransaran yang perlu disampaiakan agar kedepannya, penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut. 9