BAB I PENDAHULUAN. baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "BAB I PENDAHULUAN. baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada"

Ida Iskandar
6 tahun lalu
Tontonan:

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsifungsi manajemen dari birokrasi di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Pengelolaan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Paperless office merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk mengelola sistem administrasi. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan mendigitalisasikan dokumen. Manfaat penerapan paperless office antara lain: 1. Efisien waktu. Kecepatan distribusi dan kecepatan pencarian menjadi karakteristik penting dari keberadaan Paperless Office System. Keuntungan pada aspek waktu, terlihat ketika individu-individu yang terlibat pada sistem 1

2 ini terdistribusi dalam wilayah yang luas atau jaraknya jauh, dan memiliki mobilitas tinggi. 2. Manajemen Dokumentasi lebih baik. Dengan penataan data yang rapi maka semua dokumen bisa terekam dan disimpan sangat baik. Jika suatu saat dilakukan pelacakan maka akan sangat terasa manfaat dari adanya Paperless Office System. 3. Kenyamanan kerja lebih baik. Aspek ini menekankan pada pola komunikasi yang cepat dan akurat dapat diwujudkan, sehingga bisa mengurangi kesalahpahaman. 4. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik. Pada aspek ini dimungkinkan terjadinya penyajian informasi dan komunikasi yang lengkap dan dapat dilakukan pelacakan permasalahan berdasarkan dokumen yang tersimpan secara rapi. 5. Manajemen lebih terkendali. Maksud dari aspek ini yaitu bahwa penerapan Paperless Office System dapat dimungkinkan jika aplikasi yang diterapkan menyertakan fasilitas evaluasi dan pemantauan setiap Surat Keputusan yang diterbitkan yang memerlukan laporan dan evaluasi hasil kerja. 6. Membaiknya citra organisasi. Dengan semakin baiknya manajemen dan pelayanan yang diakibatkan dengan berbagai penyajian informsi yang 2

3 akurat dan cepat maka akan memberikan nilai positif bagi pihak manapun yang berhubungan dengan organisasi tersebut. 7. Aspek Biaya. Secara rinci aspek biaya belum dapat dijelaskan, karena pada kenyataannya penerapan Paperless Office System memerlukan investasi dan biaya perawatan yang tidak sedikit. Yang lebih nyata, organisasi dapat bersaing dengan kompetitor karena kini hampir semua organisasi berlomba menjadi organisasi yang terbaik. Budaya paperless office akan dikembangkan di Jurusan Teknologi Informasi Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (JTI UMY) melalui implementasi teknologi informasi (TI) sehingga praktek administrasi yang sarat dengan verifikasi manual dapat digantikan dengan verifikasi elektronik. Di lingkungan JTI UMY, surat masuk dan keluar dikelola oleh bagian pengarsipan yang juga bertugas sebagai pusat distribusi kegiatan korespondensi di JTI UMY. Bagian pengarsipan juga bertugas dalam penyampaian surat, disposisi, dan memo. Bagian pengarsipan melakukan pengarsipan melalui sebuah buku agenda untuk pencatatan dan dikelompokkan menurut tanggal dan klasifikasinya (surat masuk atau keluar) dalam filing cabinet. Dari hasil wawancara dengan bagian pengarsipan JTI, beberapa permasalahan yang sering muncul dalam pengurusan surat di JTI UMY antara lain: 3

4 1. Lokasi surat / dokumen tidak diketahui atau hilang. 2. Pengelolaan gudang arsip yang masih manual. 3. Penyimpanan data arsip yang beresiko hilang 4. Proses pencarian berkas yang masuk gudang arsip membutuhkan waktu yang cukup lama. 5. Kebocoran informasi. Atas dasar itu maka sudah selayaknya dibentuk suatu sistem informasi manajemen persuratan dan kearsipan untuk menerapkan dan mendukung sistem paperless office di lingkungan JTI UMY. 1.2 Perumusan masalah JTI UMY memiliki sumber daya yang terbatas, sementara pengurus jurusan dan dosen memiliki mobilitas yang tinggi. Berdasarkan uraian latar belakang, maka dirumuskan pokok permasalahan sebagai berikut : 1. Merancang sistem yang dapat mendukung terciptanya paperless office dengan konsep meminimalkan penggunaan kertas. 2. Merancang suatu aplikasi yang dapat mengurangi pencatatan berulang-ulang pada tiap-tiap unit kerja. 3. Merancang suatu aplikasi yang dapat mempermudah pencarian kembali, apabila arsip dibutuhkan. 4. Merancang suatu aplikasi yang dapat menghemat waktu, ruang dan tenaga. 5. Membuat suatu aplikasi untuk mempermudah penyusutan dan penghapusan arsip. 4

5 1.3 Batasan Masalah Penelitian terbatas pada : Data yang akan dijadikan sebagai obyek penelitian adalah data yang ada dan digunakan oleh Jurusan Teknologi Informasi UMY. Sistem yang akan dikembangkan pada penelitian ini dibatasi hanya pada penyediaan data/informasi yang diperlukan oleh Jurusan Teknologi Informasi UMY yang berupa arsip dokumen sehingga memudahkan pencarian kembali jika dibutuhkan. Hasil dari penelitian ini berupa sistem informasi yang akan diterapkan di Jurusan Teknologi Informasi UMY. Sistem ini hanya digunakan untuk keperluan internal Jurusan Teknologi Informasi UMY. 1.4 Keaslian penelitian Penelitian sejenis dengan sistem informasi manajemen arsip pernah dilakukan sebelumnya, penelitian tersebut adalah sebagai berikut: a. Penelitian pertama membahas tentang Analisis dan Perancangan Sistem e- office di Fakultas Teknik UGM Yogyakarta Untuk Memudahkan Pekerjaan Administrasi di KPTU FT UGM, namun sistemnya belum diuji secara massal [1]. b. Penelitian kedua pernah dilakukan di lingkungan Jurusan Teknik Elektro dengan judul Perancangan Aplikasi Sistem Arsip Elektronik Menggunakan 5

6 PHP dan MySQL, Studi Implementasi Jurusan Teknik Elektro UGM yang hanya berfokus pada konsep pengarsipan berupa ijazah, kartu hasil studi dan surat keterangan [2]. c. Penelitian ketiga membahas tentang Sistem E-Office Untuk Mendukung Komunikasi, Koordinasi dan Alokasi Sumber Daya Di Jurusan Teknik Elektro UGM yang membandingkan antara feature sistem e-office yang dikembangkan dengan feature sistem Kantaya (kantor maya) yang dikembangkan oleh pusat pengkajian dan penerapan teknologi informasi dan elektronika BPPT [3]. d. Penelitian keempat membahas tentang Perancangan dan Implementasi Sistem Pengelolaan Surat Resmi Di Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik UGM. Sistem ini di implementasikan terbatas pada Jurusan Teknik Elektro UGM saja [4]. e. Penelitian kelima mambahas tentang Desain dan Implementasi Sistem Paperless Office Pada Perkantoran Modern ( Kasus : Sistem Paperless Office STMIK EL RAHMA YOGYAKARTA ). Sistem ini menggunakan metode enkripsi [5] Tesis ini merupakan tesis berbasis proyek berupa perancangan dan implementasi sistem paperless office pada Jurusan Teknologi Informasi UMY. Sistem ini akan mempermudah pengguna untuk mengarsip dokumen dokumen penting sehingga memudahkan dalam pencarian kembali jika dibutuhkan. Sistem ini juga akan dilengkapi dengan halaman yang menampilkan grafik surat masuk dan keluar yang ada di Jurusan Teknologi Informasi UMY sehingga mempermudah 6

7 pengelola dalam membuat keputusan untuk melakukan pemusnahan naskah surat sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan sistem ini juga menerapkan metodologi SDLC (Software Development Life Cycle) prototype dimana proses pembuatan sistem dilakukan dengan membuat prototype-prototype untuk memuaskan kebutuhan user dan untuk memahami kebutuhan user dengan lebih baik. Tahapan yang dilakukan meliputi pengumpulan kebutuhan, perancangan dan evaluasi prototype. 1.5 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah yaitu menerapkan sistem paperless office, meminimalkan penggunaan kertas, mempermudah pencarian kembali dokumen, serta pengarsipan yang lebih efektif di lingkungan JTI UMY. 1.6 Manfaat Penelitian 1. Menerapkan budaya paperless office di lingkungan JTI UMY 2. Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten, dan mudah dicari kembali. 3. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah. 4. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. 5. Meningkatkan kualitas layanan publik. 6. Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang.. 7

dokumen-dokumen yang mirip

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi saat ini secara tidak langsung menuntut suatu organisasi atau instansi untuk menggunakan teknologi informasi. Pengolahan data secara