Minggu 7: TI4002-Manajemen Rekayasa Industri. Teknik Industri, FTI ITB

Transkripsi

1 Minggu 7: TEAMWORK TI4002-Manajemen Rekayasa Industri Teknik Industri, FTI ITB

2 SASARAN BELAJAR Mengetahui tentang: Team dan teamwork, serta apa persamaan/perbedaannya dengan kelompok. Peran manajer dan pemimpin dalam team dan teamwork Berbagai permasalahan umum dalam team Sinergi, efektivitas team, dan berbagai permasalahan dalam team. Macam jenis kelompok/team Perkembangan team, norma, kohesivitas, dan aktivitas team Pola interaksi dan jaringan komunikasi dalam team Team building & kinerja team 2

3 TEAM & TEAMWORK Team Sekelompok kecil orang dengan keterampilan yang saling melengkapi, yang bekerja bersama untuk mencapai itujuan bersama dan saling bertanggung jawab atas kinerja yang mereka hasilkan. Teamwork Suatu proses dimana orang-orang secara aktif bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama. 3

4 KETERLIBATAN MANAGER DALAM TEAM & TEAMWORK Sumber: Schermerhorn, 2008, halaman

5 KETERLIBATAN MANAGER DALAM TEAM & TEAMWORK Berbagai Peran Manager Dalam Team dan Teamwork Supervisor sebagai orang yang ditunjuk untuk mengepalai suatu unit kerja. Network Facilitator sebagai rekan yang memimpin dengan menjadi pusat dari suatu jaringan, untuk suatu gugus tugas tertentu. Participant sebagai anggota dari suatu team proyek, yang membantu dan berkontribusi. External Coach sebagai orang diluar team, yang membantu pelaksanaan atau mensponsori suatu team dalam menyelesaikan permasalahan team. 5

6 BERBAGAI PERMASALAHAN UMUM DALAM TEAM Konflik kepribadian. Perbedaan gaya kerja antar individu. Ketidakjelasan agenda. Permasalahan yang tidak terdefinisi dengan baik. Ketidaksiapan kerja. Kurangnya motivasi. Konflik dengan tenggat waktu dan prioritas lain. Kurangnya pengorganisasian atau kemajuan team. Rapat-rapat yang kurang bermanfaat atau kurang terstruktur. Anggota team yang menghadiri rapat tanpa persiapan. 6

7 SINERGI I Suatu kreasi dimana keseluruhan adalah lebih besar daripada sekedar penjumlahan dari bagianbagiannya > 4 Suatu team memaksimumkan pendayagunaan anggota teamnya secara kolektif, dan dengan tindakan kolektif tersebut dapat mencapai hasil yang jauh lebih besar dibandingkan jika pendayagunaan anggota team tidak dilakukan secara kolektif. 7

8 MANFAAT TEAM Tersedianya sumberdaya yang lebih banyak, untuk memecahkan permasalahan. Meningkatkan kreativitas dan inovasi. Meningkatkan kualitas pembuatan keputusan. Komitmen yang lebih besar terhadap tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Tindakan kolektif akan meningkatkan motivasi kerja. Pengendalian dan disiplin kerja yang lebih baik. Meningkatnya kepuasan individu anggota team. 8

9 KELOMPOK FORMAL Kelompok Formal Adalah team yang secara formal diakui dan didukung oleh organisasi, untuk tujuan-tujuan tertentu. Dibentuk secara khusus untuk melaksanakan tugastugas penting. Managers dan pemimpin memainkan peran sebagai linking pin. 9

10 KELOMPOK INFORMAL Kelompok Informal Tidak tampak pada bagan struktur organisasi. Tidak dibentuk secara formal untuk suatu tujuan organisasi. Muncul sebagai bagian dari struktur formal, dan muncul dari hubungan antar manusia yang terjadi secara alami atau secara spontan dalam organisasi. Termasuk disini adalah kelompok yang terbentuk karena kesamaan minat (kepentingan), persahabatan, atau kelompok-kelompok pendukung. Dapat memberikan dampak positif pada kinerja. Dapat membantu memenuhi kebutuhan sosial. 10

11 KOMITE Komite : Terdiri dari orang-orang yang bekerja di luar tugas mereka sehari-hari, yang bekerja bersama-sama dalam sebuah team kecil untuk sebuah tujuan khusus. Tugas yang diemban biasanya adalah sempit, fokus dan Task agenda is narrow, focused, and berlangsung terus menerus. 11

12 TEAM PROYEK / GUGUS TUGAS Team Proyek atau Gugus Tugas Terdiri dari orang-orang dari berbagai bagian dari organisasi, i yang bekerja bersama-sama menyelesaikan suatu permasalahan umum, secara temporer. Tugas yang secara resmi harus mereka lakukan sangatlah spesifik dan berbatas waktu. Dibubarkan setelah tugas berhasil diselesaikan. 12

13 PEDOMAN PENGELOLAAN PROYEK DAN GUGUS TUGAS Pilihlah anggota team yang tepat. Definisikan dengan jelas tujuan dari team. Pilihlah pemimpin team dengan hati-hati. Tinjau kemajuan team secara berkala. 13

14 CROSS FUNCTIONAL TEAMS Yang dimaksud dengan Team Lintas Fungsi (Cross Functional Teams) adalah : Team dimana anggotanya berasal dari berbagai unit fungsional yang berbeda dalam organisasi. Team mengerjakan suatu tugas atau permasalahan spesifik tertentu yang harus mempertimbangkan kebutuhan organisasi secara keseluruhan. Team dibentuk dengan tujuan untuk meruntuhkan tembok pembatas antar berbagai departemen yang ada dalam organisasi. 14

15 EMPLOYEE INVOLVEMENT TEAMS Sekelompok pekerja yang bertemu secara berkala, di luar penugasan formal mereka. Bertujuan untuk menerapkan keahlian dan perhatian mereka pada upaya=upaya perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement). Gugus Kendali Mutu (Quality circles) adalah salah satu contoh dari employee involvement teams. 15

16 VIRTUAL TEAMS Virtual team adalah Team yang terdiri dari orang-orang yang bekerja bersama-sama dan menyelesaikan permasalahan dengan bantuan mediasi komputer, bukan melalui interaksi tatap muka. Adakalanya disebut sebagai Computer-mediated groups Electronic group networks 16

17 VIRTUAL TEAMS Kelebihan dan Kelemahan dari Virtual team adalah Kelebihan potensial dari Virtual Teams Potensi masalah dalam Virtual Teams Menghemat waktu dan biaya perjalanan. Meminimasi atau mengeliminasi kesulitan interpersonal. Mudah untuk dikembangkan. Kesulitan dalam menciptakan hubungan kerja yang baik. Depersonalisasi dari hubungan kerja. 17

18 PEDOMAN PENGELOLAAN VIRTUAL TEAMS Pembentukan Virtual Team harus dimulai dengan menyampaikan pesan-pesan sosial yang bersifat ramah tamah. Masing-masing anggota team harus mendapatkan tugas/peran yang jelas. Setiap anggota team harus memiliki sikap positif yang mendukung pencapaian tujuan team. 18

19 SELF-MANAGING WORK TEAMS Self-managing g Work Teams adalah : Team yang terdiri dari pekerja-pekerja yang tugastugasnya telah dirancang ulang sedemikian rupa untuk menciptakan saling ketergantungan yang tinggi antar tugas, dan kepada team tersebut diberikan wewenang untuk membuat berbagai keputusan tentang bagaimana cara melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan bagi mereka. Juga dikenal dengan sebutan autonomous work groups. 19

20 SELF-MANAGING WORK TEAMS Berbagai tanggung g jawab dalam Self-managing g Work Teams antara lain adalah : Tugas-tugas perencanaan dan penjadwalan. Memberikan pelatihan tentang berbagai kecakapan (tugas), bagi anggotanya. Saling berbagi tugas. Memenuhi sasaran kinerja. Menjamin kualitas yang tinggi. Memecahkan berbagai permasalahan operasional seharihari. Dalam beberapa kasus, mengangkat dan memberhentikan anggota team. 20

21 SELF-MANAGING WORK TEAMS Dalam Self-managing g Work Teams para anggotanya : Memikul tanggung jawab bersama atas kinerja yang dihasilkannya. Memiliki keleluasaan untuk mendistribusikan pekerjaan dalam team-nya. Memiliki keleluasaan dalam mengatur penjadwalan kerja di dalam team-nya. Memiliki kemampuan untuk melakukan lebih dari satu tugas dalam team-nya. Saling mengevaluasi kontribusi kinerja satu sama lain. Bertanggung jawab atas kualitas produk dari team secara keseluruhan. 21

22 SELF-MANAGING WORK TEAMS Implikasi organisasional dan implikasi manajemen dari self- managing work teams. Sumber: Schermerhorn, 2008, halaman

23 TEAM YANG EFEKTIF Team yang efektif adalah Team yang : Dapat mencapai dan mempertahankan tingkat kinerja yang tinggi. Dapat mengupayakan dan mempertahankan tingkat kepuasan yang tinggi bagi anggota teamnya. Dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya di masa yang akan datang. 23

24 EFEKTIVITAS TEAM Efektivitas Team dapat dirangkum sebagai berikut : Team Effectiveness = Quality of Inputs + (Process Gains - Process Losses) 24

25 EFEKTIVITAS TEAM Model sistem terbuka dari efektivitas team kerja. Sumber: Schermerhorn, 2008, halaman

26 EFEKTIVITAS TEAM Faktor-faktor yang mempengaruhi PROSES KELOMPOK dalam mengupayakan efektivitas team SIfat dari tugas yang harus dilaksanakan. Setting Organisasi. i Ukuran Team. Karakteristik akte keanggotaannya. a 26

27 EFEKTIVITAS TEAM Yang dimaksud dengan PROSES KELOMPOK adalah: Cara para anggota team bekerjasama saat mentransformasikan masukan (inputs) ) menjadi keluaran (outputs). The way the members of any team work together as they transform inputs into outputs Dikenal juga sebagai Dinamika Kelompok. Termasuk disini adalah : komunikasi, pembuatan keputusan, norma, kohesi, dan juga konflik satu sama lain. 27

28 Yang Mengganggu Efektivitas Team Berbagai kegiatan yang dapat mengganggu efektivitas team, a.l.adalah : agresivitas menghambat (blocking) self-confessing mencari simpati persaingan menarik diri mempermainkan (horsing around) mencari pengakuan (seeking recognition) 28

29 KEANEKARAGAMAN TEAM Yang dimaksud dengan keanekaragaman team, adalah Adanya variasi nilai, kepribadian, pengalaman, demografi, dan budaya di antara para anggota team. Adanya variasi yang lebih besar dalam hal ide, perspektif, dan pengalaman. Dengan meningkatnya keanekaragaman team, kompleksitas dalam hubungan interpersonal dalam team juga meningkat. 29

30 PERKEMBANGAN TEAM Tahap-tahap p Perkembangan Team Forming tahap orientasi awal dan ajang uji interpersonal. Storming tahap dimana muncul konflik berkenaan dengan tugas dan cara bekerja sebagai sebuah team. Norming tahap konsolidasi kerja dan agenda operasi. Performing tahap dimana telah terjadi teamwork dan fokus pada kinerja team. Adjourning tahap dimana tugas sudah selesai dilaksanakan dan pada akhirnya saling menjauhkan diri. 30

31 PERKEMBANGAN TEAM Kriteria untuk meng- assess kematangan team. Sumber: Schermerhorn, 2008, halaman

32 NORMA dalam TEAM Yang dimaksud dengan NORMA, adalah Perilaku yang diharapkan dari para anggota team. Aturan atau standar yang mengarahkan perilaku. Dapat berakibat pada pemberian sanksi oleh team. NORMA KINERJA Mendefinisikan tingkat upaya kerja dan tingkat kinerja yang diharapkan dari para anggota team sebagai kontribusi mereka dalam pencapaian tugas-tugas team. 32

33 NORMA dalam TEAM Pedoman untuk membangun morma yang positif: Bertindaklah sebagai panutan ( (role model) yang positif. Berikan imbalan pada perilaku yang diharapkan. Kendalikan hasil kerja dengan secara berkala melakukan tinjauan kinerja (performance reviews) ) dan umpan balik. Pandu dan latihlah anggota baru untuk mengadopsi perilaku yang diharapkan. Dalam rekrutmen dan seleksi anggota baru, hendaknya pilihlag mereka yang memperlihatkan tingkah laku yang diharapkan. Adakan pertemuan secara berkala untuk mendiskusikan kemajuan yang telah dicapai dan cara-cara untuk memperbaikinya. Gunakan metoda pembuatan keputusan team dalam mencapai kesepakatan. 33

34 KOHESIVITAS TEAM Yang dimaksud d dengan Kohesivitas it adalah : Derajat yang menunjukkan sejauh mana anggota team merasa tertarik dan termotivasi untuk tetap menjadi bagian dari team. Kohesivitas team ini akan bisa menguntungkan, jika dipadukan dengan norma kinerja yang positif. 34

35 KOHESIVITAS TEAM Efek dari kohesivitas team dan norma : Norma Positif + kohesivitas tinggi kinerja yang tinggi dan komitmen yang kuat pada norma positif. Norma Positif + kohesivitas rendah kinerja moderat dan komitmen yang lemah pada norma positif. 35

36 KOHESIVITAS TEAM Efek dari kohesivitas team dan norma : Norma Negatif + kohesivitas rendah kinerja rendah sampai moderat dan komitmen yang lemah pada norma negatif. Norma Negative + high cohesiveness kinerja rendah dan komitmen yang kuat pada norma negatif. 36

37 KOHESIVITAS TEAM Bagaimana kohesivitas dan norma mempengaruhi kinerja team. Sumber: Schermerhorn, 2008, halaman

38 KOHESIVITAS TEAM Pedoman untuk meningkatkan Kohesivitas Team Mengupayakan agar terdapat kesepakatan tentang tujuan team. Meningkatkan homogenitas keanggotaan. Meningkatkan interaksi di antara para anggota. Memperkecil ukuran team. Mengupayakan kompetisi dengan team lain. Memberikan imbalan atas hasil kerja team dan bukan hasil kerja individual. Mengupayakan isolasi dari team-team lain. 38

39 AKTIVITAS dalam TEAM Ada 2 aktivitas utama dalam team,,yaitu : 1. Aktivitas yang berkaitan dengan Tugas 2. Aktivitas it Pemeliharaan 39

40 AKTIVITAS dalam TEAM Aktivitas yang berkaitan dengan Tugas, yaitu: Tindakan anggota team yang secara langsung berkontribusi pada kepentingan kinerja team. Aktivitas it tersebut t mencakup : Memprakarsai Membagi informasi Merangkum Mengelaborasi Memberikan pendapat 40

41 AKTIVITAS dalam TEAM Aktivitas Pemeliharaan Mendukung kehidupan emosi team, sebagai sistem sosial. Aktivitas it tersebut t mencakup: Gatekeeping Memberikan semangat (encouraging) Following Mengupayakan keselarasan (harmonizing) Mengurangi ketegangan (reducing tension) 41

42 Peran PEMIMPIN yang terdistribusi dalam TEAM Membuat setiap anggota team bertanggung g jawab untuk mengenali saat-saat dimana harus melakukan aktivitas yang berkaitan dengan tugas dan saat-saat dimana aktivitas pemeliharaan yang harus dilakukan; kemudian mengambil tindakan agar aktivitas tersebut dilakukan. Memimpin melalui kegiatan yang berhubungan dengan tugas berfokus pada pemecahan masalah dan upaya-upaya pencapaian kinerja. Memimpin melalui kegiatan pemeliharaan membantu memperkuat dan mengekalkan team sebagai suatu sistem sosial. 42

43 Peran PEMIMPIN yang terdistribusi dalam TEAM Kepemimpinan yang terdistribusi membantu team dalam memenuhi kebutuhan tugas dan kebutuhan pemeliharaannya Sumber: Schermerhorn, 2008, halaman

44 Pola Interaksi & Jaringan Komunikasi dalam TEAM Sumber: Schermerhorn, 2008, halaman

45 TEAM BUILDING Team Building adalah serangkaian kegiatan yang terencana, yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis i data tentang t berfungsinya sebuah team, dan untuk mengimplementasikan perubahan-perubahan yang konsytuktif untuk meningkatkan efektivitas beroperasinya team tersebut. 45

46 TEAM BUILDING Langkah-langkah (siklis) dalam proses team building : Langkah 1 menyadari adanya masalah Langkah 2 mengumpulkan data Langkah 3 menganalisis data dan mendiagnosis Langkah a 4 merencanakan ee a a tindakan a Langkah 5 implementasi tindakan Langkah 6 evaluasi 46

47 KARAKTERISTIK TEAM YANG BERKINERJA BAIK Memiliki tujuan yang jelas dan tinggi. Memiliki struktur yang berorientasi pada hasil, yang didorong oleh tugas (task driven). Memiliki anggota yang kompeten, komit dan bekerja keras. Memiliki iklim yang kolaboratif. Memiliki standar yang tinggi (high standards of excellence). Mendapatkan dukungan dan pengakuan dari luar. Memiliki pemimpin yang kuat dan berprinsip. 47