ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA E-LIBRARY PADA PT. PAM LYONNAISE JAYA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA E-LIBRARY PADA PT. PAM LYONNAISE JAYA CINDYTIA BINTARA ANNISA AFLAHA RATIH ASTRIANI SURYO PUTRI Pembimbing : Drs. Agus Prahono, M.Eng.Sc. Abstrak Tujuan penelitian ini adalah menganalisis dan merancang sistem basis data perpustakaan yang meliputi proses peminjaman, pengunduhan, pemesanan buku yang dipinjam, pengantaran buku yang dipesan untuk dipinjam, serta pendataan buku dan modul. Menghasilkan aplikasi basis data berbasis web untuk mempermudah dalam mengakses perpustakaan. Metode penelitian yang digunakan ada dua, yaitu metode analisis dengan wawancara dengan pihak yang terkait dan metode perancangan basis data dan aplikasi (perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, perancangan basis data fisikal), serta perancangan UML menggunakan Use Case, Sequence Diagram, Class Diagram dan Activity Diagram. Hasil yang dicapai berupa terbentuknya aplikasi basis data berbasis web yang dapat memenuhi tujuan penelitian serta hasil evaluasi pengujian dalam hal kecepatan dan ketepatan kinerja sistem. Simpulan yang didapat adalah aplikasi dapat memudahkan dalam mengakses perpustakaan seperti meminjam, mencari, mengunduh, memesan buku yang hendak dipinjam, menyediakan fasilitas pengantaran buku yang dipesan, memudahkan pengelola perpustakaan dalam mengoptimalkan pelayanan dan mengorganisir koleksi buku yang dimiliki perpustakaaan. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Database, e-library, Web

2 PENDAHULUAN Latar belakang pembuatan penelitian ini adalah adanya perkembangan zaman yang seiring dengan perkembangan teknologi yang memudahkan berbagai aktifitas dalam berbagai bidang. PT. PAM Lyonnaise Jaya memiliki sebuah perpustakaan yang terdapat beberapa kendala dalam proses pelaksanaannya yaitu pendataannya peminjaman, pengembalian masih menggunakan pembukuan, kesulitan pengaksesan perpustakaan untuk karyawan dari cabang lain, dan tidak adanya deskripsi tentang koleksi buku yang dimiliki oleh perpustakaan. Hipotesis penelitian ini adalah pemrosesan perpustakaan tidak efektif dan efisien karena belum adanya sistem yang dapat mengatasi kendala yang di alami oleh perpustakaan di perusahaan tersebut. Rumusan masalah yang ditemukan pada penelitian ini adalah bagaimana menganalisis dan merancang sistem untuk memudahkan karyawan dalam mengakses perpustakaan di perusahaan tersebut secara efektif dan efisien. Tujuan dari pembuatan Analisis dan Perancangan Aplikasi Basis Data E-Library pada PT. PAM LYONNAISE JAYA yaitu menganalisis dan merancang e-library pada PT. PAM Lyonnaise Jaya, membuat aplikasi e-library pada PT. PAM Lyonnaise Jaya yang menyediakan fasilitas kepada karyawan untuk melakukan aktifitas melihat, pengunduhan, pencarian, peminjaman, pengembalian koleksi buku dan modul pelatihan dan juga menyediakan layanan antar untuk peminjaman koleksi yang dipinjam oleh karyawan. Manfaatnya adalah mempublikasikan koleksi elektronik PT. PAM Lyonnaise Jaya dalam meningkatkan pengetahuan dan daya tarik untuk membaca pada karyawan, mempermudah karyawan dari cabang lain mengakses buku dan modul pelatihan perusahaan dengan system intranet, dapat mengurangi kehilangan koleksi fisik karena telah dirubah ke bentuk elektronik yang dapat diakses lewat e-librar, memberikan kemudahan dalam pencarian modul dan buku dengan menggolongkan modul dan buku tersebut lebih spesifik. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis, metode perancangan basis data dan aplikasi, dan metode perancangan UML. Metode analisis terdiri dari studi kepustakaan, observasi, wawancara, analisis proses yang berjalan dan identifikasi

3 pesyaratan sistem. Metode perancangan basis data terdiri dari metode perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal, serta metode perancangan aplikasi terdiri dari perancangan struktur menu dan layar. Metode perancangan UML terdiri dari Use Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram. Sistematika penulisan penelitian ini terdiri dari pendahuluan, tinjauan pustaka, metodologi, hasil dan pembahasan, serta simpulan dan saran. METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan metode DBLC (DataBase LifeCycle) yaitu: 1. Database Planning Pada tahap ini terbagi 2 tahapan yaitu: a) Mission Statement Mission statement dari perencanaan basis data ini yaitu menghasilkan sistem basis data yang dapat memasukkan, menyimpan, mengubah, dan menampilkan data untuk proses peminjaman, pengembalian, pencarian, pengunduhan koleksi di perpustakaan PT. PALYJA secara terstruktur dan terintegrasi dengan baik. b) Mission Objective Mission objective dari perencanaan basis data ini yaitu: 1. Memelihara (insert, update) data Peminjam 2. Memelihara (insert, update) data Pustakawan 3. Memelihara (insert, update) data Kurir 4. Memelihara (insert, update) data Buku 5. Memelihara (insert, update) data Modul 6. Memelihara (insert, update) data Peminjaman 7. Memelihara (insert, update) data Buku Baru 8. Membuat laporan data Peminjam 9. Membuat laporan data Pustakawan 10. Membuat laporan data Kurir

4 11. Membuat laporan data Buku 12. Membuat laporan data Modul 13. Membuat laporan data Peminjaman 14. Membuat laporan data Buku Baru 2. System Definition Pada tahap ini, membahas tentang ruang lingkup untuk aplikasi basis data yang akan dirancang, yaitu : 1. Menganalisis dan merancang sistem e-library. 2. Menyediakan fasilitas terhadap karyawan untuk melakukan aktifitas melihat,pengunduhan, dan pencarian, peminjaman, pengembalian koleksi buku dan modul pelatihan di PT. PAM Lyonnaise Jaya 3. Menyediakan informasi mengenai detail buku dan menspesifikasikan modul pelatihan. 4. Menyediakan informasi mengenai koleksi buku baru yang dimiliki PT. PAM Lyonnaise Jaya 5. Menyediakan layanan antar untuk peminjaman koleksi yang di pinjam oleh karyawan 3. Requirement Collection and Analysis Pada tahap ini, penulis melalukan proses mengumpulkan dan menganalisa informasi menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi kebutuhan pemakai terhadap sistem baru. 4. Database Design Pada tahap ini dilakukan perancangan basis data yang berupa perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal, beserta perancangan aplikasi yang berupa rancangan UML. 5. DMBS Selection

5 Pada tahap ini, penulis melakukan proses pemilihan DBMS yang tepat yang mendukung sistem basis data dan merupakan langkah optional. 6. Application Design Pada tahap ini, penulis melakukan proses merancang user interface dan program aplikasi yang digunakan dan diproses oleh basis data, yaitu: Transaction design meliputi penentuan transaksi-transaksi yang diperlukan. HASIL DAN BAHASAN Hasil dari penelitian yang sudah dilakukan adalah aplikasi basis data E-Library dengan membutuhkan perangkat keras yang sesuai, perangkat lunak yang dibutuhkan, dan jaringan internet untuk dapat mengoperasikannya. Aplikasi basis data E-Library dapat digunakan oleh tiga user role yang berbeda yaitu Pengguna, Pustakawan, dan Admin. Pengguna dapat melakukan proses peminjaman dan pengunduhan, melakukan pencarian koleksi yang ingin dipinjam atau diunduh, melihat detail transaski yang dilakukan dan dapat melihat serta mengubah data diri. Pustakawan dapat melayani peminjaman melalui aplikasi, dapat memasukkan buku baru, menangani proses pengantaran koleksi buku yang di pesan untuk di pinjam, melihat semua detail peminjaman dilakukan pengguna, dan dapat mengubah data diri. Admin dapat melihat semua proses transaksi yang dilakukan mulai dari peminjaman, pengembalian, dan pengantaran koleksi buku, dapat memasukkan dan mengubah berita mengenai koleksi buku baru dan dapat mengubah data diri. Contoh dari tampilan layar aplikasi basis data E-Library adalah sebagai berikut :

6 Gambar 1 Tampilan Layar Login Gambar 2 Tampilan Layar Pengguna View Koleksi Buku Dalam penelitian ini dilakukan berbagai evaluasi, yaitu evaluasi basis data dan evaluasi aplikasi. Evaluasi basis data yaitu System Integration Test. Evaluasi aplikasi dilakukan oleh 1 orang di perusahaan bagian Learning Center sebagai perwakilan setelah dilakukannya demo aplikasi kepada 8 orang staff di PT. PAM LYONNAISE JAYA

7 dengan 3 orang staff PDLC (People Development and Learning Center), 2 orang staff Learning Center, dan 3 orang staff pengurus perpustakaan. Berikut adalah hasil kuesioner evaluasi pengguna: Tabel 1 Kuisioner 8 aturan emas Pertanyaan Ya Tidak Apakah rancangan tampilan layar dari aplikasi memiliki konsisten? (dari segi background, font size, dan ukuran objek yang ada di layar) Apakah navigasi menu yang diberikan memudahkan pengguna untuk menjelajahi aplikasi tanpa tersesat dalam menu? Apakah penanganan pesan umpan balik yang diberikan baik dan mudah dimengerti? Apakah aplikasi memberikan pesan agar pengguna dapat memahami suatu task telah selesai dan berhasil dilakukan? Apakah aplikasi memberikan peringatan kesalahan yang jelas dan mudah dimengerti ketika terjadi kesalahan input pada suatu menu? Apakah aplikasi menyediakan fitur yang memungkinkan memperbaiki kesalahan input yang sudah terlanjut di submit? Apakah ketika memakai aplikasi pengguna dapat merasa sebagai pengendali sistem? (hasil output yang diberikan aplikasi sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna) Apakah pengguna merasa kesulitan dalam menggunakan aplikasi dan merasa ingatannya terbeban?

8 Tabel 2 User Acceptance Test Pertanyaan Ya Tidak Apakah kinerja sistem yang baru lebih baik dari sistem yang lama? Apakah fitur-fitur yang disediakan aplikasi dapat mendukung kebutuhan perpustakaan? Dengan menu view yang disediakan aplikasi, apakah sudah dapat membantu proses pengambilan dan pencarian data? Apakah aplikasi dapat menangani tugas-tugas yang ada di perusahaan dalam scenario nyata sesuai spesifikasi awal? Tabel 3 Kuisioner berdasarkan 5 faktor manusia terukur Pertanyaan Ya Tidak Apakah kecepatan kinerja aplikasi sudah memenuhi harapan pengguna? Apakah membutuhkan waktu yang lama untuk mempelajari penggunaan dan fungsionalitas aplikasi? Apakah masih terjadi tingkat kesalahan yang tinggi pada pengguna aplikasi? Apakah pengguna akan mudah mengingat struktur-struktur dan fungsionalitas aplikasi? Bagaimana tingkat kepuasan keseluruhan mengenai aplikasi? (skala 0-100) 85

9 SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi basis data E-Library pada PT. PAM LYONNAISE JAYA yang telah diuraikan dalam penelitian, aplikasi ini dapat memudahkan pengguna dalam peminjaman buku dan modul, dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan pelayanan perpustakaan bagi pengguna dalam hal penyediaan informasi yang lebih detail mengenai buku dan modul yang diinginkan, membantu perusahaan dalam menangani dan mengorganisir buku dan modul di perpustakaan, membantu pustakawan dalam menangani peminjaman, pencarian, dan pendataan buku dan modul, membantu karyawan dari cabang lain perusahaan tersebut dalam peminjaman buku dan modul. Saran yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem basis data E-Library pada PT. PAM LYONNAISE JAYA adalah dengan perkembangan dunia teknologi informasi yang sangat pesat maka kedepannya mungkin dapat ditambahkan fitur-fitur baru pada e-library berdasarkan perkembangan jaman. Seperti forgot password dan adanya notification apabila buku yang dipinjam belum dikembalikan serta dalam tahap pengembangannya, hal yang sangat menjadi fokus utama adalah mengenai hak cipta koleksi milik PT. PAM Lyonnaisee Jaya sehingga tidak dapat disalah gunakan. REFERENSI Anonimus2 (2011). Digital Library.URL: Basuki, L.Sulistyo.(2003). Perpustakaan Digital Dilihat dati Titik Pandang Kepustakawanan Indonesia. Pusat Pengembangan Pustakawan Perpustakaan Nasional RI, Jakarta. Basuki, L. Sulistto. (1991). Pengantar Ilmu Peprpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Connoly,Thomas M and Carolyn E Begg (2010).Database Systems: A

10 Practical Approach to Design, Implementation and Management. 5th Edition Addison-Wesley. Glosarium. (2011). Akurat. URL: Indrajani Pengantar dan Sistem Basis Data. Jakarta: Elex Media Komputindo. Kamus Bahasa Indonesia Online (2010). Relevan. URL: Mancing Info.(2012). Efektif dan Efisien. URL: McFadden, Fred R. et al Modern Database Management. Upper Saddle River: Addison Wesley Education Publishers Inc. Nugroho, Adi Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. Shneid erman, Ben, Catherin e Plaisant. (2010). Designing the User Interface Strateg ies for Effective Human-Computer Interaction, Fifth Edition. Boston : Pearson Addison-Wesley. Sumathi, S., Esakkir ajan, S. (2007). Fundamentals o f Rela tional Database Managemen t Systems, First Edition. Berlin : Sp rin ger Verlag Heidelber g. Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. (2007). Design Method and Analysis System, Seventh Edition. New York : M cgraw- Hill Education.

11 Yulia (2004). Koleksi dan Buku. Buku Pedoman Pembinaan Koleksi dan Pengetahuan Literature RIWAYAT PENULIS Cindytia Bintara lahir di kota Jakarta pada 23 Agustus Cindytia menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada Saat ini Cindytia melanjutkan pendidikannya ke program Magister Manajemen Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Annisa Aflaha lahir di kota Jakarta pada 22 Maret Annisa menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada Saat ini Annisa aktif di BVoice Radio di Universitas Bina Nusantara sebagai admin manager dan aktif di kegiatan Informal Education. Ratih Astriani Suryo Putri lahir di kota Jakarta pada 19 November Ratih menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada Saat ini Ratih bekerja di Singapore Turism Board sebagai staff marketing.