Dokumen Digital PERAN DOKUMEN DIGITAL/ELEKTRONIK DI TENGAH ERA GLOBALISASI. Oleh: Ir. Rita Komalasari. Abstrak

Transkripsi

1 Dokumen Digital PERAN DOKUMEN DIGITAL/ELEKTRONIK DI TENGAH ERA GLOBALISASI Oleh: Ir. Rita Komalasari Abstrak Pemanfaatan dan penyimpanan arsip oleh sebagian orang, masih dianggap kurang penting. Masih banyak orang yang merasa cukup puas dengan pengelolaan arsip secara konvensional. Bencana alam yang terus menerus, menyadarkan banyak fihak akan arti pentingnya memanfaatkan teknologi dalam pengelolaan dokumen dan arsip. Dengan berbagai keunggulannya, kini arsip digital/elektronik sudah menjadi trend dan menjadi tuntutan masyarakat dalam mengakses arsip yang dibutuhkan. Di Era Globalisai dan Teknologi Informasi ini, peran arsip digital jelas sangat penting, dan mampu menunjang keberhasilan suatu institusi, pemerintah ataupun swasta dari berbagai segi (segi komersial, institusional dan fungsional). Pendahuluan Ketika saya dilantik sebagai Kepala Seksi Pengolahan Arsip di Institut Pertanian Bogor, ada teman saya yang berkomentar, Wah selamat ya Bu, sudah jadi pejabat, tapi nanti jangan seperti arsip ya. Lalu saya berujar. Lho, apa salahnya dengan arsip, bukankah arsip adalah sesuatu yang amat berharga, yang harus dikelola dengan baik, dilindungi, dipelihara. Dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar, para pemimpin di IPB, mulai dari Rektor sampai pada Kepala Seksi, dapat mengambil keputusan/kebijakan yang tepat berdasarkan arsip yang ada, yang berkaitan dengan keputusan tersebut. Jadi Arsip adalah dokumen berharga dan tidak boleh seorangpun menganggap remeh akan keberadaannya. Memang kita akui bersama peranan arsip bagi sebagian masyarakat di Indonesia belum dianggap penting. Tapi itu dulu. Kini seiring berjalanya waktu, apalagi di era page 1 / 5

2 globalisasi dan kemajuan teknologi informasi, peranan dan arti pentingnya arsip sudah disadari oleh sebagian besar masyarakat kita. Berbagai musibah yang sering melanda Indonesia, yang telah memporak porandakan harta benda (termasuk arsip seperti akte kelahiran, sertifikat, girik tanah, akta jual beli, surat nikah, rapor SD sampai SMA dan surat-surat berharga lainnya) seolah membuka mata kita, akan arti pentingnya arsip bagi setiap individu dan masyarakat umum. Bencana alam seperti banjir, longsor, gempa bumi, tsunami, kebakaran dll, seringkali menghilangkan/menghancurkan arsip yang disimpan oleh berbagai lapisan masyarakat, termasuk instansi pemerintah maupun swasta. Dapat dibayangkan betapa besar kerugian yang diakibatkan karena hilangnya arsip tadi. Nilai informasi yang amat berharga, informasi tentang budaya suatu suku, atau daerah yang tersimpan dalam arsip tadi, bisa jadi ikut musnah tersapu badai atau bencana alam lainnya. Bencana yang sering terjadi dan berulang-ulang setiap tahunnya, tentu harus diantisipasi, jika tidak ingin kehilangan informasi yang tiada ternilai yang terkandung di dalam arsip tadi. Perhatian dan usaha pemerintah untuk melestarikan arsip semakin besar dan menggembirakan, hal ini dibuktikan dengan dibangunnya pusat-pusat arsip di setiap provinsi, bahkan di Perguruan Tinggi sudah banyak yang mendirikan Pusat Arsip. Hal ini merupakan langkah nyata pelestarian nilai informasi dan nilai budaya bangsa yang harus dijunjung tinggi oleh segenap lapisan masyarakat. Kesadaran sebagian masyarakat akan arti pentingnya arsip, memicu pemikiran, bahwa bagaimana cara menyimpan dan mengemas arsip agar tidak rusak dilanda bencana, mudah penyimpanannya, mudah ditemukan kembali, hemat ruangan, serta hemat biayanya. Salah satu solusinya adalah memanfaatkan teknologi informasi untuk penyimpanan dan pengelolaan arsip, dengan kata lain arsip dikemas dalam bentuk elektronik/digital yang dapat diakses secara online selama 24 jam, tentunya bagi yang berkepentingan dan mempunyai otoritas untuk mengakses arsip tersebut. Diakui ataupun tidak, perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat berdampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan dalam melaksanakan seluruh kegiatan manusia. Teknologi informasi, kini sedang booming, seolah mampu memperpendek jarak antar negara, dan mempersingkat waktu dalam memperoleh informasi. Setiap orang dapat berkomunikasi dan bertukar informasi secara langsung secara cepat dan akurat tanpa harus melalui batas-batas formal. Selama orang tersebut menggunakan internet, berbagai informasi dapat diperoleh sesuai kebutuhan. Perkembangan bidang informasi, berdampak positif terhadap bidang kearsipan. page 2 / 5

3 Bukan saja terhadap pengelolaan dan penyediaan arsip, tetapi juga penyediaan dan pemberdayaan sumber daya manusia. Arsip Digital/Elektronik Pengertian arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang akan memprosesnya. Sedangkan menurut Australian Archives, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditansfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer. Dengan format digital, arsip dapat diakses dimanapun dan kapanpun secara online. Sebagai contoh, kita dapat mengakses informasi dari NARA tentang deklarasi kemerdekaan Amerika Serikat, foto-foto perang dunia ke II, arsip militer Amerika, pendidikan, penelitian di Amerika, dan lain-lain. Dengan arsip digital informasi dapat diakses tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Penggunaan dan Peran Arsip digital Riasto Widiatmono, konsultan Arsip pemerintah provinsi Jawa Tengah mengakui selama ini masalah pengarsipan di Indonesia masih dilihat sebagai hal yang biasa. Padahal peran arsip dapat menunjang keberhasilan bisnis jika dikelola dengan baik. "Untuk memperoleh keuntungan bisnis dari pengarsipan seyogyanya electronic filing system sudah diterapkan mulai sekarang. Secara sederhana, hal ini bisa dilakukan juga secara perorangan dengan melakukan entry data sendiri," ujar Riasto. Namun untuk beralih ke sistem pengarsipan elektronik dalam satu perusahaan atau kantoran memang tidak cukup hanya dengan dukungan perangkat teknologinya saja tapi juga ada beberapa persyaratan lain yang harus dipenuhi. Beberapa persyaratan untuk melakukan alih media pengarsipan yaitu tertib administrasi, pemberian kode akses tunggal, serta pilihan media penyimpanan. Selain itu juga perlu ditetapkan pejabat dan petugas yang memiliki wewenang untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data. Senada dengan Riasto, Kepala Kantor Data Elektronik (KDE) Jawa Tengah Puji Astuti, menegaskan otomasi kearsipan tidak bisa dihindari lagi karena selain perkembangan teknologi informasi dana dan sarana yang harus disiapkan untuk penyimpanan fisik arsip semakin besar. Beliau memaparkan sistem pengarsipan secara elektronik di satu perusahaan dan pemerintahan memiliki banyak keunggulan dibanding konvensional karena selain efisien juga memiliki tingkat keamanan data yang memadai dan page 3 / 5

4 dapat menyampaikan informasi secara on line selama 24 jam. "Dengan sistem ini juga SDM yang terlibat lebih sedikit sekaligus memberikan kemudahan dan meningkatkan partisipasi publik dalam proses. Seluruh proses dapat dioptimalisasi," papar Puji. Beliau juga mengungkapkan dari segi biaya, sistem pengarsipan secara elektronik juga lebih kecil dibanding dokumen kertas yakni menghemat sekitar 64,8% setiap penyimpanan lembar dengan kecepatan pencarian data yang lebih cepat. Masalahnya, masih banyak perusahaan yang menganggap penataaan arsip tidak penting sehingga penetrasi pasar filing system selama ini belum optimal. Tapi, meski perkembangan TI sudah mewarnai bisnis konvensional, sistem pengarsipan elektronik tidak secara otomatis menggatikan dokumen kertas. "Justru kedua sistem pengarsipan tersebut saling mendukung dan melengkapi karena untuk dokumen otentik tetap membutuhkan sistem penyimpanan konvensional," ujar Merry Harun, manajer senior divisi Canon pada PT Datascrip. Penutup Dengan semakin meningkatnya kesadaran masyarakat akan arti pentingnya arsip, membuktikan bahwa penetrasi teknologi informasi sangat berpengaruh positif dalam pengelolaan arsip. Namun, pengelolaan arsip tidak bisa dilakukan setengah-setengah, pengelolaan arsip haruslah dikelola secara professional. Untuk itu dibutuhkan pengelola arsip yang mengerti filosofi dan manfaat arsip, yang mengerti dan menguasai teknologi informasi. Untuk mengelola arsip secara professional, Pengelola Arsip/ Arsiparis seyogyanya mendapat pembinaan dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Hal ini untuk menunjang sistem penataan arsip yang baku yang akan diterapkan di Instansi masing-masing. Selain itu, dengan pembinaan yang terpadu, diharapkan dapat membentuk jejaring informasi antara sesama pengelola arsip/arsiparis, yang pada akhirnya mampu memberikan informasi yang bermanfaat bagi masyarakat, Negara dan Bangsa Indonesia. Disamping itu dibutuhkan dukungan pemerintah yang yang menyadari bahwa peradaban bangsa akan dapat dipelahara, dijunjung tinggi, dengan menghargai dan mengelola arsip sebagai dokumen yang berharga. Jika semua stake holder mulai dari pemerintah, penguasa, pengelola dan pengguna arsip, mau bekerja sama, saling mendukung secara sinergis dan harmonis, tentunya Pangelolaan, pengembangan dan pemanfaatan arsip benar-benar akan dapat dirasakan oleh masyarakat dan dapat menjadi modal dasar kesuksesan dan kemajuan banga Indonesia. DAFTAR PUSTAKA page 4 / 5

5 Amsyah Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama Diakses tgl 4 April Arsip Nasional republic Indonesia, Diakses 2 April The National Archives and Records administration. Diakses 7 April National Archives of Australia. Diakses 7 April Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama page 5 / 5