Solusi Pengaturan Arsip di Rumah Sakit (Studi Kasus)

Transkripsi

1 Solusi Pengaturan Arsip di Rumah Sakit (Studi Kasus) Tugas Pengganti UTS Matakuliah Manajemen Kearsipan Disusun Oleh : MUHAMMAD JEVI RIAN AIPASHA ( A2D ) Jurusan / Prodi (S1) Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro Semarang Page 1

2 Studi kasus (masalah yang di dapat) Rumah sakit pemerintahan x sering mengalami kesulitan dalam penemuan kembali arsip pasien karena data yang di simpan belum beraturan dan semua berkas di jadikan satu dengan semua berkas yang ada. Rumah sakit tersebut membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data/berkas yang dibutuhkan. Berikan solusi untuk kasus ini. 1. Bagaimanakah sebaiknya sistem pengelolaan arsip untuk rumah sakit tersebut? 2. Bagaimanakah sistem temu kembali arsip rumah sakit tersebut agar data yang dicari cepat ditemukan? Solusi dan pembahasannya ada beberapa definisi yang menjelaskan tentang arti dari kearsipan, seperti : 1. Menurut kamus administrasi perkantoran Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana kerena mempunyai suatu keguanaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. 2. Menurut Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration (Oxford 1922) Arsip adalah dokumen yang di sususn atau di gunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian di pelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah. 3. Menurut Pasal 1Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olehlembaga-lembaga negara negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan Naskahnaskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam Page 2

3 bentuk corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompo, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dan masih banyak definisi arsip oleh para ahli atau asiparis lainnya. Definisi di atas hanya sebagai pengatar dari kasus yang terjadi di atas. Karena begitu pentingnya sistem kearsipan dalam suatu lembaga, badan, institusi, juga organisasi dalam menjalankan administrasinya. Dan dalam perjalanan arsip juga di bedakan jenis arsip menurut fungsinya, yaitu : 1. Arsip dinamis dalam istilahnya di sebut records, terdiri dari 2 macam, yaitu : a. Arsip dinamis aktif (active records) adalah arsip yang masih di gunakan secara langsung dalam menyelesaikan suatu kegiatan, sehingga arsip aktif ini merupakan berkas kerja. b. Arsip dinamis inaktif (inactive records) adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam menyelesaikan setiap kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih di gunakan maka dari itu masih di simpan dengan baik. 2. Arsip statis (archive) adalah arsip yang sudah tidak lagi di gunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi memiliki nilai tertentu sehingga pantas di lestarikan/di abadikan untuk kepentingan umum, sejarah, atau sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban nasional. Arsip juga memiliki nilai guna, yaitu : 1. Nilai guna primer Arsip yang penilaiannya berdasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang. Contoh arsip yang memiliki nilai guna primer seperti : a. Nilai guna administarasi (undangan) b. Nilai guna keuangan/fiskal (berkas gaji) c. Nilai guna hukum (undang-undang, peraturan, surat keputusan) Page 3

4 d. Nilai guna ilmiah dan teknologi (laporan hasil penelitian) 2. Nilai guna sekunder Arsip yang penilainya di dasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional Contoh arsip yang memiliki nilai guna sekunder seperti : a. Nilai guna kebuktian (program kerja, rencana kerja, prosedur dan tata kerja, keputusan) b. Nilai guna informasional (daftar kepesertaan, dan sertifikat organisasi) Setelah mendapatkan beberapa pengatar tentang pengertian, macam-macam arsip menurut fungsi serta nilai gunanya, barulah kita memikirkan beberapa langkah untuk bisa membuat solusi dalam kasus tersebut. Arsip menurut fungsinya, seperti arsip dinamis pada kasus (rumah sakit x) bisa di gunakan untuk Menjadikan informasi yang tepat dan efisien yang diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan, operasional umum, bukti dari kebijaksanaan dan aktifitasnya dan mendukung legitimasi. Pertimbangan dalam menyusun strategi sistem temu kembali arsip aktif dan inaktif dalam suatu kegiatan, kerangka kerja menuju manajemen dokumen kearsipan yang terintegrasi dan yang memiliki nilai sebagai bukti dan untuk merencanakan tahap implementasinya Pendorong terbentuknya standar metadata dan interoperabilitas lintas instansi pemerintah, untuk mendukung keseragaman dan kelancaran pertukaran dokumen dalam manajemen kearsipan di rumah sakit tersebut. Dalam kasus tersebut kita juga harus mengetahui tahap-tahapan arsip agar dalam dasar tahapan tersebut kita bisa menerapkannya dalam manajemen kearsipan di rumah sakit tersebut, tahap-tahap arsip sebagai berikut : 1. Penciptaan, dalam tahap penciptaan, yang perlu mendapat perhatian khusus yaitu hal-hal yang terkait dengan isi, struktur dan konteks arsip. 2. Penggunaan, dalam segi penggunaan, arsip dinamis mempunyai beberapa kemudahan antara lain kemudahan akses terhadap informasi yang dapat dilakukan secara langsung dan cepat, akses dapat dilakukan secara bersamaan dan dapat digunakan langsung oleh banyak pengguna. Page 4

5 3. Pemeliharaan, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan arsip dinamis antara lain media simpan yang sesuai dengan kebutuhan, dibuatnya struktur penyimpanan file, dan masalah pengamanan. 4. Disposisi (pembuatan jadwal retensi), arsip yang sudah tidak digunakan harus dimusnahkan untuk mengurangi beban kerja peralatan dan untuk peningkatan efisiensi. Pengelolahan arsip di rumah sakit x sangat tidak beraturan karena setiap berkas yang ada sebagai arsip aktif milik pasien yang ada jadi satu folder atau tempat. Ini yang sangat merepotkan dalam mengatur (memanajemen) arsip-arsip tersebut, apalagi dalam penelusuran kembali arsip tersebut. Menurut saya cara pemecahan yang sesuai dengan kasus tersebut untuk nomor 1 berupa cara mengelompokkan setiap masalah. Misalnya, masalah pelaporan dibuatkan folder pelaporan, dan file-file yang menyangkut tentang pelaporan dimasukkan dalam folder pelaporan tersebut. Mungkin dalam folder pelaporan juga bisa dispesifikasikan lagi dengan membuat folder bulan (misal: Januari), atau tahun, dan spesifik lainya. Contoh pada klasifikasi bulan januari maka file-file yang berhubungan dengan pelaporan bulan Januari dimasukkan dalam folder Januari di folder pelaporan itu sendiri. Begitu seterusnya untuk masalah-masalah yang lain (misal: data pasien, bangsal, penerimaan pasien baru, pasien meninggal, dan lain sebagainya). Dengan kata lain cara seperti ini adalah mengindeks berdasarkan masalah-masalah rumah sakit. Yang mungkin bisa di jadikan klasifikasi untuk membedakan keluar masuk arsip yang terjadi di rumah sakit x. Dalam pengorganisasian arsip di bedakan 3 golongan, yaitu : 1. Sentralisasi (pemusatan pengelolahan arsip) 2. Desentralisasi (pembagian pengelolahan arsip) 3. Kombinasi atau gabungan (pembagian pengelolahan arsip secara terpusat juga terbagi) Dari ke 3 golongan tersebut masing-masing memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. Tetapi dari ketiga golongan tersebut, golongan kombinasi lebih unggul dibanding sentralisasi dan desentralisasi. Karena sistem pengorganisasian itu memiliki keunggulan masing-masing yang saling melengkapi kekurangannya. Page 5

6 Solusi ke 2 dari kasus rumah sakit x tadi adalah dengan menggunakan pengorganisasian arsip kombinasi, yaitu penggabungan antara pengorganisasian arsip sentralisasi dan desentralisasi. Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau yang biasa disebut dengan arsip aktif, dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau yang biasa disebut arsip inaktif, dikelola disentral arsip. Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi. pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan jadwal pemindahan (jadwal retensi) yang perlu disusun. Di samping itusentral arsip perlu memusnahkan arsip-arsi pyang sudah tidak diperlukan lagi sesuai dengan jadwal retansi. Sebelum dimusnahkan arsip-arsip itu perlu dipilih dan diteliti, apakah arsip itu memeng sudah perlu dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu (mengingat bahwa mungkin masih ada arsip/data yang sewaktu-waktu dibutuhkan). Untuk solusi nomer 2, langkah cepat adalah membuat klasifikasi arsip yang tadi telah di bahas untuk solusi nomer 1. Pembuatan klasifikasi berdasarkan bulan, kamar rawat pasien, bangsal, data pasien, pasien yang baru masuk, pasien sembuh, atau pasien yang meninggal) tergantung dari kebijakan kantor tata usaha atau administrasinya. Kemudian di buat data atau arsip tersebut di pisah tergantung kelasnya dan disimpan di folder/map yang berbeda pula tergantung dari masing-masing klasifikasinya. Agar dalam proses temu balik arsip bisa lebih cepat dan tepat. Lalu jangan lupa untuk menyimpan folder/map tersebut di dalam rak arsip agar arsip terjaga secara informasinya dan fisiknya. Atau menggunakan sistem arsip digital atau komputerisasi. Jadi membuat software sama seperti OPAC di perpustakaan pada umumnya. Tapi yang membedakan adalah konten (isi) dalam software tersebut, isi dalam software tersebut adalah data pasien rumah sakit x yang telah di klasifikasikan. Mungkin itu beberapa informasi tetang pengatar dan manajemen kearsipan, juga beberapa solusi dari studi kasus di atas. Page 6

7 Daftar Pustaka Raden sanjoyo. kasus manajemen kearsipan. (17 November 2010). Basuki, Sulistyo Manajemen Arsip Dinamis. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta. Page 7