STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP VITAL Nomor: SOP /TU 00 03/UM

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP VITAL BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL 2017

2

3 Halaman : 3 dari 27 DAFTAR DISTRIBUSI DISTRIBUSI NOMOR SALINAN Copy 1 Copy 2 JABATAN Kepala Biro/Pusat/Ketua STTN/Inspektur Kepala Unit Jaminan Mutu

4 Halaman : 4 dari 27 DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... 2 DAFTAR DISTRIBUSI... 3 DAFTAR ISI TUJUAN RUANG LINGKUP TANGGUNG JAWAB DEFINISI REFERENSI SOP SOP Identifikasi Pengesahan Arsip SOP Perlindungan, Pengamanan Penyimpanan Arsip Vital SOP Penyelamatan Pemulihan Arsip Vital LAMPIRAN Lampiran 1 : Kriteria Arsip Vital Lampiran 2 : Data Survei Arsip Vital Lampiran 3 : Analisis Hukum Resiko Lampiran 4 : Daftar Arsip Vital Unit Kerja Lampiran 5 : Daftar Arsip Lampiran 6 : Formulir Metode Perlindungan, Pengamanan Penyimpanan Arsip Vital Lampiran 7 : Metode Perlindungan, Pengamanan Penyimpanan Arsip Vital Lampiran 8 : Formulir Laporan Rencana Pemulihan Lampiran 9 : Pelaksanaan Penyelamatan Pemulihan Arsip Vital... 27

5 Halaman : 5 dari TUJUAN Standar Operasional Prosedur (SOP) ini dibuat untuk mengatur tata cara pelaksanaan dalam pengelolaan di Ba Tenaga Nuklir Nasional (BATAN). 2. RUANG LINGKUP SOP ini berlaku di seluruh unit kerja BATAN yang lingkup kegiatannya meliputi: 2.1 identifikasi di unit kerja BATAN; 2.2 perlindungan, pengamanan, penyimpanan ; 2.3 penyelamatan pemulihan. 3. TANGGUNG JAWAB 3.1. Sekretaris Utama bertanggung jawab atas pengesahan persetujuan Daftar Arsip Kepala Biro/Pusat/Inspektur/Ketua STTN bertanggung jawab dalam hal: pengelolaan unit kerja; persetujuan pengusulan unit kerja Kepala Bagian Tata Usaha/Administrator yang membawahkan Subbagian Tata Usaha/PKDI bertanggung jawab dalam hal: ketepatan pemilihan metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan ; penyediaan sarana prasarana untuk menyimpan Kepala Subbagian Tata Usaha/PKDI/Kearsipan bertanggung jawab dalam hal: kebenaran data unit kerja; ketepatan pengusulan metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Arsiparis/Pengelola Arsip bertanggung jawab dalam hal: identifikasi Arsip Vital unit kerja; perlindungan, pengamanan, penyimpanan ; penyelamatan pemulihan ; pembuatan daftar.

6 Halaman : 6 dari DEFINISI Dalam SOP ini yang dimaksud dengan: 4.1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi komunikasi yang dibuat diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, bernegara Arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting melekat pada keberadaan kegiatan organisasi yang didalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak, kewajiban serta aset kekayaan instansi, apabila hilang tidak dapat diganti mengganggu/menghambat keberadaan pelaksanaan kegiatan instansi Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan pemanfaatan arsip Daftar Arsip Vital adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat nomor urut, kode klasifikasi, deskripsi, tahun, volume, tingkat keaslian keterangan Identifikasi Arsip Vital adalah kegiatan pendataan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai Pengguna Arsip adalah orang atau unit kerja yang mempunyai hak akses untuk menggunakan arsip Dispersal (Pemencaran) adalah metode pelindungan dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi (copy back-up) ke tempat penyimpanan arsip pada lokasi yang berbeda Duplikasi adalah metode pelindungan dengan melakukan penggandaan (back-up) arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip yang asli Vaulting (Penyimpanan Khusus) adalah metode pelindungan dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat atau sarana khusus Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik yang rusak akibat bencana atau lainnya.

7 Halaman : 7 dari Survei Arsip adalah kegiatan penelitian pencatatan yang dilakukan dalam rangka penjajakan sebelum dilakukan penataan pada arsip Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi, kondisi ruang penyimpanan arsip Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan kerusakan Penyelamatan adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) ke tempat yang lebih baik Perlindungan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, memulihkan dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi Series Arsip adalah himpunan arsip yang tercipta, yang diatur dikelola sebagai suatu entitas informasi karena aya keterkaitan secara fungsional, kegiatan, kesamaan subjek Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan On Site adalah penyimpanan yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta arsip Off Site adalah penyimpanan yang ditempatkan diluar lingkungan gedung perkantoran lembaga pencipta arsip Pengamanan fisik arsip adalah upaya melindungi fisik arsip dari ancaman faktorfaktor pemusnah/perusak arsip Pengamanan informasi arsip adalah upaya melindungi informasi arsip dari ancaman penggunaan yang tidak berhak. 5. REFERENSI 5.1. Ung-ung 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Ung-ung 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

8 Halaman : 8 dari Peraturan Kepala BATAN 132/KA/VI/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip BATAN Peraturan Kepala BATAN 12 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyusunan Pengendalian Standar Operasional Prosedur Peraturan Kepala BATAN 14 Tahun 2013 tentang Organisasi Tata Kerja Ba Tenaga Nuklir Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala BATAN 16 Tahun Peraturan Kepala BATAN 21 Tahun 2014 tentang Rincian Tugas Unit Kerja di BATAN sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala BATAN 8 Tahun Peraturan Kepala BATAN 6 Tahun 2015 tentang Pedoman Kearsipan Kode Klasifikasi Peraturan Kepala ANRI 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara. 6. SOP Diagram alir SOP Pengelolaan Arsip Vital dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:

9 Tanggal Berlaku : 27 Januari 2017 Halaman : 9 dari 27 Dasar Hukum: 1. Peraturan Kepala ANRI 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara 2. Peraturan Kepala BATAN 132/KA/VI/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip BATAN 3. Peraturan Kepala BATAN 6 Tahun 2015 tentang Pedoman Kearsipan Kode Klasifikasi Keterkaitan: SOP Penyusutan Arsip SOP Penataan Arsip Inaktif Peringatan: Bila tidak dilakukan perlindungan, pengamanan, penyimpanan arsip vital BATAN maka akan menyebabkan kerusakan, kehilangan informasi Kualifikasi Pelaksana: Mengetahui peraturan tentang kearsipan Mengetahui manajemen kearsipan khususnya tentang pengelolaan, perlindungan pengamanan dalam layanan penemuan, serta penyelamatan penanggulangan keadaan darurat pada Mempunyai Surat Tugas/Perintah sebagai pengelola Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK Map khusus untuk Arsip Vital 2. Filing Cabinet 3. Rak Arsip Khusus untuk Arsip Vital 4. Sistem Informasi Manajemen Arsip Inaktif (SIMAI) Pencatatan Pendataan: 1. Formulir Data Survei 2. Daftar Arsip Vital 3. Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan

10 6.1. SOP Identifikasi Pengesahan Arsip Pelaksana Tanggal Berlaku : 27 Januari 2017 Halaman : 10 dari 27 Mutu Baku NO PROSES Arsiparis/ Pengelola Arsip Kasubbag. TU/PKDI Kabag. TU/ Administrator yang membawahkan Subbag.TU/Ka bag. Adm. Umum Kepala Unit Kerja Kepala BU Kabag. TU Protokol Kasubbag. Kearsipan Sestama Kelengkapan waktu Output Keterangan Melakukan survei unit kerja Arsip bagian/ big Formulir Data Survei 10 hari Data Survei Kriteria sesuai dengan lampiran 1 Formulir data survei sesuai dengan format pada lampiran Melakukan analisis hukum resiko terhadap unit kerja Data Survei 3 hari Konsep Daftar Arsip Vital Unit Kerja Analisis hukum resiko arsip vital sesuai dengan lampiran 3 Daftar Arsip Vital Unit Kerja sesuai dengan format pada lampiran Memeriksa data unit kerja Menyetujui mengusulkan Daftar Arsip Vital Unit Kerja Tidak Ya Tidak Ya Konsep Daftar Arsip Vital Unit Kerja Arsip vital Konsep Daftar Arsip Vital Unit Kerja 1 hari Konsep Daftar Arsip Vital Unit Kerja yang telah diverifikasi 2 hari Nota dinas Daftar Arsip Vital Unit Kerja

11 Tanggal Berlaku : 27 Januari 2017 Halaman : 11 dari 27 Pelaksana Mutu Baku NO PROSES Arsiparis/ Pengelola Arsip Kasubbag. TU/PKDI Kabag. TU/ Administrator yang membawahkan Subbag.TU/Ka bag. Adm. Umum Kepala Unit Kerja Kepala BU Kabag. TU Protokol Kasubbag. Kearsipan Sestama Kelengkapan waktu Output Keterangan Mendisposisi Daftar Arsip Vital Unit Kerja Nota dinas Daftar Arsip Vital Unit Kerja 1 hari Daftar Arsip Vital Unit Kerja Memeriksa Daftar Arsip Vital Unit Kerja Daftar Arsip Vital Unit Kerja 1 hari Daftar Arsip Vital Unit Kerja Memverifikasi Daftar Arsip Vital Unit Kerja Menentukan media perlindungan pengamanan Membuat konsep Daftar Arsip Daftar Arsip Vital Unit Kerja 5 hari Konsep Daftar Arsip yang telah diverifikasi Daftar Arsip Vital BATAN sesuai dengan format pada lampiran Memeriksa konsep Daftar Arsip Ya Tidak Konsep Daftar Arsip Vital BATAN yang telah diverifikasi 2 hari Konsep Daftar Arsip Menyetujui mengusulkan pengesahan Daftar Arsip Vital BATAN Tidak Ya Konsep Daftar Arsip Vital BATAN 1 hari Konsep Daftar Arsip

12 Tanggal Berlaku : 27 Januari 2017 Halaman : 12 dari 27 Pelaksana Mutu Baku NO PROSES Arsiparis/ Pengelola Arsip Kasubbag. TU/PKDI Kabag. TU/ Administrator yang membawahkan Subbag.TU/Ka bag. Adm. Umum Kepala Unit Kerja Kepala BU Kabag. TU Protokol Kasubbag. Kearsipan Sestama Kelengkapan waktu Output Keterangan Menyetujui mengesahkan Daftar Arsip Tidak Konsep Daftar Arsip Vital BATAN 2 hari Daftar Arsip Ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Utama Mendistribusikan Daftar Arsip Ya Daftar Arsip 1 hari Nota dinas Daftar Arsip Menatausahakan Daftar Arsip Daftar Arsip 1 hari Daftar Arsip

13 6.2. SOP Perlindungan, Pengamanan, Penyimpanan Arsip Vital Pelaksana Tanggal Berlaku : 27 Januari 2017 Halaman : 13 dari 27 Mutu Baku NO PROSES Arsiparis/ Pengelola Arsip Kasubbag. TU/PKDI Kabag. TU/ Administrator yang membawahkan Subbag.TU/Ka bag. Adm. Umum Kepala Bagian/ Big Kepala Unit Kerja Kelengkapan Waktu Output Keterangan Memilah arsip berdasarkan media Daftar Arsip Fisik arsip 3 hari Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Arsip berdasarkan media: Kartografi, film, foto, CD, konvensional dll Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan sesuai dengan format pada lampiran Identifikasi faktor pemusnah/ perusak Daftar Arsip Data media arsip 3 hari Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Faktor bencana alam, faktor manusia Mengusulkan pemilihan metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Daftar Arsip Data faktor pemusnah/per usak 3 hari Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan, terdapat pada lampiran 7

14 Tanggal Berlaku : 27 Januari 2017 Halaman : 14 dari 27 Pelaksana Mutu Baku NO PROSES Arsiparis/ Pengelola Arsip Kasubbag. TU/PKDI Kabag. TU/ Administrator yang membawahkan Subbag.TU/Ka bag. Adm. Umum Kepala Bagian/ Big Kepala Unit Kerja Kelengkapan Waktu Output Keterangan Memeriksa metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Tidak Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan 10 hari Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Menyetujui metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Ya Tidak Ya Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan 2 hari Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Melaksanakan metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Formulir metode perlindungan, pengamanan, penyimpanan Disesuaikan dg volume arsip Arsip Vital yang sudah tertata Menatausahakan Arsip Vital yang sudah tertata Disesuaikan dg volume arsip Arsip Vital yang sudah tertata Penatausahaan arsip menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Inaktif (SIMAI) Fisik arsip berada pada Big/Bagian

15 6.3. SOP Penyelamatan Pemulihan Arsip Vital Pelaksana Tanggal Berlaku : 27 Januari 2017 Halaman : 15 dari 27 Mutu Baku NO PROSES Arsiparis/ Pengelola Arsip Kasubbag. TU/PKDI/ Subbag. Kearsipan Kabag. TU/ Administra tor Kepala Biro/ Pusat/ Ketua STTN Sestama Kelengkapan Waktu Output Keterangan Mengevakuasi yang terkena bencana Arsip yang terkena bencana - Arsip yang telah dievakuasi Jika diperlukan dapat menghubungi ANRI Melakukan pengamanan arsip baik fisik maupun informasinya Arsip yang telah dievakuasi - Arsip yang telah dievakuasi yang telah diidentifikasi Identifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan Arsip yang telah dievakuasi yang telah diidentifikasi - Arsip yang telah dievakuasi yang telah diidentifikasi Menentukan jenis arsip antara lain konvensional, audio visual, kartografi Melakukan penilaian tingkat kerusakan spesifikasi usulan kebutuhan pemulihan Arsip yang telah dievakuasi yang telah diidentifikasi - Laporan Rencana Pemulihan Jika diperlukan dapat membentuk Tim Penyelamatan Pemulihan Arsip Vital Laporan Rencana Pemulihan sesuai dengan format pada lampiran 8

16 Tanggal Berlaku : 27 Januari 2017 Halaman : 16 dari 27 Pelaksana Mutu Baku NO PROSES Arsiparis/ Pengelola Arsip Kasubbag. TU/PKDI/ Subbag. Kearsipan Kabag. TU/ Administra tor Kepala Biro/ Pusat/ Ketua STTN Sestama Kelengkapan Waktu Output Keterangan Melaporkan usulan kebutuhan pemulihan Laporan Rencana Pemulihan - Laporan Rencana Pemulihan Memberikan persetujuan usulan kebutuhan pemulihan Laporan Rencana Pemulihan - Laporan Rencana Pemulihan yang disetujui Melakukan penyelamatan pemulihan Laporan Rencana Pemulihan yang disetujui Arsip yang terkena bencana Sesuai dengan jenis tingkat penyela matan pemulih an arsip Arsip yang telah dilakukan pemulihan Pelaksanaan penyelamatan pemulihan terdapat pada lampiran Melakukan penataan penyimpanan kembali Arsip yang telah dilakukan pemulihan 1 ml = 1 jam Arsip yang telah ditata disimpan Daftar Arsip vital ml = meter lari

17 Tanggal Berlaku : 27 Januari 2017 Halaman : 17 dari 27 Pelaksana Mutu Baku NO PROSES Melaporkan hasil penyelamatan pemulihan Melaporkan hasil penyelamatan pemulihan Melaporkan hasil penyelamatan pemulihan Arsiparis/ Pengelola Arsip Kasubbag. TU/PKDI/ Subbag. Kearsipan Kabag. TU/ Administra tor Kepala Biro/ Pusat/ Ketua STTN Sestama Kelengkapan Waktu Output Arsip yang telah ditata disimpan Daftar Arsip Vital Laporan penyelamata n pemulihan Laporan penyelamata n pemulihan Memutakhirkan daftar Laporan penyelamata n pemulihan 1 hari Laporan penyelamatan pemulihan 1 hari Laporan penyelamatan pemulihan 1 hari Laporan penyelamatan pemulihan 1 hari Daftar arsip vital BATAN Keterangan

18 Halaman : 18 dari LAMPIRAN Lampiran 1 : Kriteria Arsip Vital Lampiran 2 : Data Survei Arsip Vital Lampiran 3 : Analisis Hukum Resiko Arsip Vital Lampiran 4 : Daftar Arsip Vital Unit Kerja Lampiran 5 : Daftar Arsip Lampiran 6 : Formulir Metode Perlindungan, Pengamanan Penyimpanan Arsip Vital Lampiran 7 : Metode Perlindungan, Pengamanan Penyimpanan Arsip Lampiran 8 : Formulir Laporan Rencana Pemulihan Lampiran 9 : Pelaksanaan Penyelamatan Pemulihan Arsip Vital

19 Halaman : 19 dari 27 Lampiran 1 KRITERIA ARSIP VITAL Penentuan didasarkan atas kriteria sebagai berikut: 1. Merupakan prasyarat bagi keberadaan BATAN, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya. 2. Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan BATAN karena berisi informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana. 3. Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) BATAN. 4. Berkaitan dengan kebijakan strategis BATAN.

20 Halaman : 20 dari 27 Lampiran 2 DATA SURVEI ARSIP VITAL Lembaga Unit Kerja Series Arsip Media Simpan Sarana Temu Kembali Volume Periode/Kurun Waktu Jangka Simpan Status Hukum Sifat Lokasi Simpan Sarana Simpan Kondisi Arsip Nama Waktu Pendataan

21 Halaman : 21 dari 27 Lampiran 3 ANALISIS HUKUM DAN RESIKO ARSIP VITAL A. Analisis Hukum Analisis hukum dilakukan dengan mengajukan pertanyaan: 1) Apakah arsip tersebut secara legal mengandung hak kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara? 2) Apakah hilangnya arsip tersebut dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu atau organisasi? 3) Apakah arsip yang mendukung hak-hak hukum individu/organisasi seandainya hilang duplikatnya harus dikeluarkan dengan pernyataan dibawah sumpah? B. Analisis Resiko Analisis resiko dilakukan terhadap arsip-arsip yang tercipta pada organisasi atau unit kerja yang dianggap vital melalui cara penafsiran kemungkinan kerugian yang akan ditimbulkan. Dalam rangka melakukan analisis resiko dapat diajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut: 1) Jika arsip ini tidak diketemukan (hilang/musnah) berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merekonstruksi informasi berapa biaya yang dibutuhkan oleh organisasi? 2) Berapa lama waktu yang tidak produktif dengan tidak aya arsip yang bersangkutan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi? 3) Berapa banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang hilang dengan tidak diketemukannya ini? 4) Berapa besar kerugian yang dialami oleh organisasi dengan tidak aya arsip yang dibutuhkan?

22 Halaman : 22 dari 27 Lampiran 4 DAFTAR ARSIP VITAL Nama Unit Kerja:. No. Series Arsip Bagian/ Big Kurun Waktu Media Jumlah Jangka Simpan Keterangan

23 Halaman : 23 dari 27 Lampiran 5 DAFTAR ARSIP VITAL BATAN No. Series Arsip Kurun Waktu Media Jumlah Jangka Simpan Unit Kerja Media Perlindungan Pengamanan Keterangan

24 Halaman : 24 dari 27 Lampiran 6 FM 001 SOP / FORMULIR METODE PERLINDUNGAN, PENGAMANAN, DAN PENYIMPANAN ARSIP VITAL Series Arsip: DIISI ARSIPARIS/PETUGAS ARSIP Faktor Pemusnah: Bencana Alam Manusia Metode Perlindungan Pengaman Penyimpanan Dispersal Vaulting Pengamanan Fisik: On-Site Off-Site Pengamanan Informasi: Kepala Bagian TU/Administrator Memeriksa, DIISI OLEH ATASAN Kepala Unit Kerja Menyetujui, NIP NIP

25 Halaman : 25 dari 27 Lampiran 7 METODE PERLINDUNGAN, PENGAMANAN, DAN PENYIMPANAN ARSIP VITAL Metode perlindungan: 1. Dispersal Metode perlindungan arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat lain. 2. Vaulting Metode perlindungan dari musibah atau bencana yang dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah, lain sebagainya. Metode Pengamanan: 1. Pengamanan fisik: a) Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase, penyadapan lain-lain. b) Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir. c) Penggunaan struktur bangunan tahan gempa lokasi yang tidak rawan gempa, angin topan badai. d) Penggunaan struktur bangunan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan peralatan alarm alat pemadam kebakaran lain-lain. 2. Pengamanan informasi: a) Memberikan kartu identifikasi individu pengguna arsip untuk menjamin bahwa arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak. b) Mengatur akses petugas kearsipan secara rinci atas basis tanggal atau jam. c) Menyusun prosedur tetap secara rinci detail. d) Memberi kode rahasia pada arsip spesifikasi orang-orang tertentu yang punya hak akses. e) Menjamin bahwa arsip hanya dapat diketahui oleh petugas yang berhak penggunaan hak itu terkontrol dengan baik, untuk itu dapat dilakukan indeks primer (tidak langsung) indeks sekunder (langsung) untuk kontrol akses. Metode Penyimpanan: 1. Penyimpanan on site, adalah penyimpanan yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga pencipta arsip. 2. Penyimpanan off site, adalah penyimpanan yang ditempatkan diluar lingkungan gedung perkantoran lembaga pencipta arsip.

26 Halaman : 26 dari 27 Lampiran 8 FM 002 SOP / FORMULIR LAPORAN RENCANA PEMULIHAN Series Arsip: DIISI ARSIPARIS/PETUGAS ARSIP Keterangan Kerusakan arsip: Rencana Pemulihan: Saran: Bentuk Tim Tidak Bentuk Tim DIISI OLEH ATASAN Kepala Subbagian TU/PKDI/Kearsipan Kepala Bagian TU/Administrator Memeriksa, Menyetujui/Tidak Menyetujui, NIP Alasan/Catatan NIP Alasan/Catatan

27 Halaman : 27 dari 27 PELAKSANAAN PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN ARSIP VITAL Lampiran 9 a. Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar Penyelamatan yang disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi memindahkan arsip ke tempat yang aman melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan termasuk tata caranya, pergantian shif, rotasi pekerjaan, mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait lain-lain. b. Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil Penyelamatan yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional unit terkait. Misalnya musibah kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan penyelamatan dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan unit pemilik arsip. c. Langkah Pelaksanaan Pelaksanaan penyelamatan arsip yang disebabkan oleh bencana banjir dilakukan dengan cara: 1) Pengepakan yaitu kegiatan yang dilakukan sebelum melakukan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang lebih aman. Arsip yang terkena musibah sebelumnya perlu dibungkus diikat (dipak) supaya tidak tercecer, baru kemudian dipindahkan. 2) Pembersihan yaitu memilah membersihkan arsip secara manual dari kotoran yang menempel pada arsip, kemudian disiram dengan cairan alkohol atau thymol supaya kotoran yang menempel pada arsip dapat terlepas arsipnya tidak lengket. 3) Pembekuan yaitu mendinginkan sampai ke tingkat suhu minus 40 derajat sehingga arsip mengalami pembekuan. 4) Pengeringan yaitu mengeringkan menggunakan vacum pengering atau kipas angin. Jangan dijemur dalam panas matahari secara langsung. 5) Penggantian arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain. 6) Pembuatan backup seluruh arsip yang sudah diselamatkan. 7) Memusnahkan arsip yang sudah rusak parah dengan membuat Berita Acara. Segkan untuk volume arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara sederhana dengan tetap menjaga suhu udara antara 10 s/d 17 derajat celcius tingkat kelembaban antara 25 s/d 35 % Rh. Segkan penyelamatan arsip akibat musibah kebakaran hanya dilakukan terhadap arsip yang secara fisik informasi masih bisa dikenali. Pembersihan arsip dari asap atau jelaga dilakukan dengan cara manual