Gambar 1. Struktur organisasi pusat arsip Universitas Udayana REKTOR KETUA PUSAT ARSIPARIS KONSULTAN TEKNISI/AHLI KELOMPOK JABATAN ASIPARIS SEKRETARIS

Transkripsi

1

2

3 1 2

4 ARSIPARIS UDAYANA Volume 1, Nomor 1 Agustus 2010 ARSIPARIS UDAYANA Volume 1, Nomor 1 Agustus 2010 Struktur Organisasi Pusat Arsiparis Uiversitas Udayana Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Udayana nomor: 359/H14/TU/2008 tertanggal: 29 Oktober 2008, disebutkan bahwa struktur organsasi Pusat Arsiparis Universitas Udayana terdiri dari Ketua dan Sekretaris. Untuk sementara waktu hingga hasil karya ini dimuat, struktur organisasi Pusat. Arsiparis Universitas Udayana baru diisi : kepala dan sekretaris. REKTOR KONSULTAN TEKNISI/AHLI KETUA PUSAT ARSIPARIS KELOMPOK JABATAN ASIPARIS SEKRETARIS KABID PENGOLAHAN DAN PENYIMPANAN ARSIP (DATA BASE) KABID PEMBINAAN, PENGEMBANGAN DAN LAYANAN ARSIP Kedepan struktur organisasi ini akan dilengkapi dengan usulan sebagaimana struktur yang berlaku di Universitas Gajah Mada seperti konsep sebagai berikut : Gambar 1. Struktur organisasi pusat arsip Universitas Udayana 3

5 5

6

7

8 Pendahuluan 1. Latar belakang Berdasarkan keputusan pemerintah dalam hal ini Kementerian Pendidikan Nasional untuk menetapkan adanya prangkat arsiparis dilingkungan Kementerian Pendidikan Nasional membuka cakrawala kita untuk memahami, menelusuri, dan mendalami apa itu arsip, kearsipan, dan kegiatan arsiparis di lingkungan Universitas Udayana. Berangkat dari stetemen tersebut, diharapkan setiap komponen di jajaran Kementerian Pendidikan Nasional, khususnya Universitas Udayana memberikan dukungan apa saja demi kelangsungan kehidupan berkearsipan sehingga keberlangsungan administrasi perkantoran dapat berjalan normal terkendali dalam rangka memberikan pelayanan yang optimal kepada pengguna lembaga ini. Latihan dan pembelajaran kepada segenap SDM dalam hal ini para arsiparis tentu harus memperoleh prioritas agar dapat mengejar ketertinggalannya dari unit kerja lainnya di lingkungan Universitas Udayana. 2. Masalah Dari latar belakang pemikiran di atas, muncul berbagai permalahasan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari baik menyangkut administrasi lembaga kearsipan itu sendiri, maupun keberlangsungan para arsiparis dalam rangka meningkatkan karir dan kinerjanya. Salah satu dari tugas pokok sebagai arsiparis adalah bagaimana para arsiparis bisa menyampaikan gagasan-gagasannya untuk meningkatkan kelembagaan dan meningkatkatkan kualitas diri. Dalam hal ini penulis mencoba untuk mengulang kembali apa yang telah penulis terima dalam proses pelatihan, dalam bentuk tulisan kecil, yang berjudul arti dan fungsi arsip. Pengertian Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Dapat juga berupa naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dilihat dari jenisnya maka arsip dapat dibedakan atas : 1. Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam menyelenggarakan administrasi negara. Jenis arsip ini dapat dipilah menjadi tiga bagian yaitu: a. Arsip aktif yaitu arsip dinamis yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam menyelenggarakan administrasi. b. Arsip inaktif yaitu arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. c. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial (mutlak) untuk kelangsungan hidup organisasi. 2. Arsip Statis yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Secara fisik arsip dapat dibedakan atas : 1. Arsip konvensional adalah arsip yang berbasis kertas 2. Arsip audio visual atau arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya. 3. Arsip elektronik yaitu arsip yang diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem computer. Fungsi Arsip Secara fungsional, arsip memiliki beberapa fungsi vital antara lain: 1. Kelangsungan hidup organisasi. Artinya dengan penataan arsip yang baik penyelenggaraan administrasi organisasi dapat hidup dan berjalan secara normal. 2. Terjaminnya segala bentuk kegiatan adiministrasi yang telah dilakukan terekam dan dapat ditinjau kembali sewaktu-waktu. 3. Terpenuhinya kebutuhan masyarakat terhadap berbagai hal kegiatan administrasi negara yang telah dilakukan 4. Bukti otentik kegiatan administrasi organisasi kenegaraan dalam bentuk apapun Penutup Tulisan ini masih sangat terbatas, disebabkan oleh terbatasnya kemampuan penulis untuk mengungkap atau menyampaikan gagasan-gagasan yang berkenaan dengan bidang tugas sehari-hari. Sebagai suatu awal penulis berharap berikutnya dapat diperbaiki sehingga memperoleh manfaat bagi para pembaca. Di samping itu segala masukan dari mana

9

10

11

12

13

14

15

16

17 Arsiparis I Made Aman sedang berdiskusi tentang pengelolaan arsip tampak Arsiparis I Made Aman bersama Arsiparis Unud berdiskusi tentang pengelolaan anggaran 30

18 dapat dipilih kembali bilamana anggota menghendaki dan organisasi ini disepakati terbuka bagi Arsiparis Perguruan Tinggi lainnya. Berikut beberapa Foto-foto saat pembentukan Ikatan Arsiparis PTN se Bali. Tampak di depan, Ketua (tengah) dan Sekretaris (kiri) Ikatan Arsiparis PTN se Bali Para Arsiparis PTN se Bali sedang berdiskusi ARSIP NASIONAL RI MENGADAKAN KUNJUNGANKE PUSAT ARSIPARIS UNUD Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mengadakan kunjungan ke Pusat Arsip Universitas Udayana pada tanggal 28 Juli 2009, bertempat di Ruang Sidang Lt. II, Rektorat Kampus Bukit Jimbaran. Pada kesempatan ini pihak ANRI diterima oleh Ketua Pusat Arsip Uiversitas Udayana yang diikuti oleh beberapa arsiparis dilingkungan Universitas Udayana. Tujuan pokok kunjungan ini adalah untuk memperoleh data-data tentang perkembangan Pusat Arsip Universitas Udayana yang baru dibentuk bulan Oktober 2008 dan mengenal dari dekat keberadaan Pusat Arsip ini. Kemudian akan dikaji lebih lanjut, serangkaian akan diterapkannya Undang-Undang nomor: 43 tahun 2009, dan persiapan pembentukan arsip Universitas (University archives) diseluruh Indonesia. Adapun pejabat yang mengadakan kunjungan adalah sebagai berikut: 1. Drs. Azmi, M.Si., Kepala Bid. Jibang Siskar Statis 2. Drs. Bambang Parjono W. M.Si 3. Furqon Imamsyah Ahda, S.Sos 4. Hendro Subekti, S.Sos Dalam kunjungan/pertemuan berkembang adanya diskusi antara arsiparis dengan pihak ANRI, yang membahas tentang kredit poin arsiparis dan bagaimana pelaksanaan teknis pengajuan kenaikan jabatan arsiparis, mengingat arsiparis yang ada di Univeritas Udayana belum pernah mengajukan usulan kenaikan jabatan dan pangkat arsiparis. Untuk itu pihak ANRI menyarankan agar diberikan bimbingan teknis khusus tentang bagaimana menyusun 32

19 ARSIPARIS UDAYANA Volume 1, Nomor 1 Agustus 2010 ARSIPARIS UDAYANA Volume 1, Nomor 1 Agustus 2010 Tampak Staf ANRI diterima oleh Ka. Pusat Arsip Unud Tampak Ka. Pusat Arsip Unud menyerahkan kenang-kenangan kepada Ketua rombongan ANRI Tampak beberapa Arsiparis Unud ikut serta menerima rombongan ANRI Diskusi dibidang kearsipan 33 34