BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 52 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1.Perkembangan dan Kondisi Bisnis Perusahaan PT. Karya Seni Brownlisindo didirikan pada tahun 2000 yang diprakarsai oleh Bpk. Yudhy Indra Setiawan selaku pemilik dan Direktur. PT. Karya Seni Brownlisindo adalah perusahaan dagang yang bergerak dibidang penjualan frame untuk foto, lukisan, cermin, paper tool, rajutan, puzzle, craft dan produk sejenis lainnya. Selain itu perusahaan juga menyediakan berbagai jenis album foto. Frame yang ditawarkan diproduksi oleh perusahaan sendiri dan dijual baik kepada konsumen langsung maupun distributor, sedangkan album diambil dari supplier lain dan hanya dijual kepada konsumen langsung. Pada awalnya perusahaan ini hanya mempekerjakan 10 orang karyawan dan melakukan produksinya dengan menggunakan mesin dan peralatan yang sederhana. Seiring dengan meningkatnya minat masyarakat akan dunia seni dan fotografi, maka permintaan akan frame pada perusahaan inipun meningkat. Perusahaan ini mengalami kemajuan yang pesat dari waktu ke waktu, hingga sampai saat ini PT.Karya Seni Brownlisindo telah mempekerjakan lebih dari 50 karyawan. Dengan semakin meningkatnya taraf hidup dewasa ini, mendorong manusia untuk hidup dalam kemudahan. Kemudahan yang didukung oleh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang maju dan canggih. Perusahaan inipun

2 53 membuat perubahan-perubahan yang cukup berarti antara lain: merubah sistem produksinya yang sederhana dengan alat-alat atau mesin modern, kemudian melakukan komputerisasi transaksi, dimana hanya terbatas pada penyimpanan data-data transaksi dan terus melakukan inovasi terhadap produk-produk yang dihasilkan. Selain itu juga perusahaan membuat sebuah situs web yang hanya berfungsi untuk pemasaran. Akan tetapi web tersebut masih statis, sederhana dan informasi yang terkandung didalamnya tidak pernah diperbaharui Visi dan Misi Perusahaan mempunyai visi Menjadi Perusahaan Frame Terkemuka di Indonesia dengan Kemampuan Bersaing Secara Global. Misi Perusahaan ada 2 yaitu Mencapai Sukses Melalui Peningkatan SDM dan Kemitraan, yang kedua yaitu Terus Berkembang dan Mengutamakan Kepuasan Konsumen. Dengan visi misi ini, PT. Karya Seni Brownlisindo melakukan pelatihan pelatihan pada karyawan sehingga mampu meningkatkan kemampuan karyawan yang direkrut dari penduduk setempat untuk menjadi pemain global. Hal ini menjadikan perusahaan tangguh dalam kompetisi dan menghasilkan produk-produk yang berkualitas. Akan tetapi perusahaan tetap memperhatikan kesejahteraan dan taraf hidup karyawan yang berada dibawah naungannya.

3 Strategi portofolio produk PT. Karya Seni Brownlisindo telah menghasilkan lebih dari 200 profil frame dan terus melakukan pembaharuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Tiap pesanan akan dimonitor secara teratur oleh bagian QC sehingga produk yang dihasilkan memenuhi standard kualitas pada tiap tahap produksinya. Perusahaan memberikan pelayananan khusus bagi konsumennya yaitu melayani pemesanan frame dalam segala ukuran karena mengikuti perkembangan digital yang begitu pesat Strategi harga Perusahaan menjalankan kebijakan harga yang berbeda antara distributor dan konsumen langsung. Hal ini dilakukan karena kuantitas yang dipesan oleh para distributor berbeda dengan konsumen langsung. Dengan kebijakan harga tersebut diharapkan kesetiaan distributor tehadap produk frame yang ditawarkan akan meningkat Strategi saluran distribusi PT. Karya Seni Brownlisindo melayani para distributor dan juga para konsumen langsung. Sebagian produk dipasarkan untuk studio, galeri, toko gift, toko buku, fotografer, pelukis, serta perusahaan design interior.

4 55 Pada saat ini penjualan hanya terbatas pada wilayah Pulau Jawa. Perusahaan mempunyai keinginan untuk meningkatkan pangsa pasar diseluruh Indonesia Strategi promosi PT. Karya Seni Brownlisindo melakukan promosi dengan beberapa cara. Diantaranya mengikuti pameran seperti pameran kerajinan yang diadakan 2 kali dalam setahun dan pameran lainnya. Selain itu PT.KSB juga menjadi sponsor dalam beberapa penayangan acara televisi melalui penyediaan frame yang diperlukan dalam acara tesebut. Selain PT. KSB juga mempekerjakan sales untuk memasarkan produknya, perusahaan juga memilki sebuah web yang hanya berfungsi untuk pemasaran, Akan tetapi web tersebut masih statis, sederhana dan informasi yang terkandung tidak terupdate Sistem Penjualan yang Berjalan Dalam sistem penjualan, distributor melakukan komunikasi dengan PT. Karya Seni Brownlisindo dengan 4 cara yaitu distributor langsung datang kekantor perusahaan, menelepon kantor perusahaan, dengan fax ke kantor perusahaan pada jam kerja kantor, atau mengirim ke perusahaan. Bagi distributor dalam maupun luar kota yang tidak dapat

5 56 menyempatkan diri menghampiri kantor, bagian marketing yang akan menghampiri dan membawa contoh-contoh frame baru. Terkadang informasi baru seperti munculnya profil frame baru menjadi agak terlambat sampai ke distributor. Distributor menghubungi perusahaan untuk konsultasi dan memilih produk yang dibeli, melakukan pembayaran kebagian admin, dan lain-lain. Tahapan prosedur sistem penjualan yang sedang berjalan: 1. Bagian sales dan marketing akan meminta data-data distributor baru dan mendaftarkannya. 2. Distributor akan menentukan barang yang dipesan, lalu bagian admin akan mengentry pesanan barang yang telah dipilih oleh distributor, kemudian mencetak faktur penjualan 3 rangkap, rangkap 1 diberikan ke distributor, rangkap ke 2 diberikan pada bagian akuntansi untuk dicatat, rangkap 3 disimpan oleh bagian admin. 3. Bagian admin akan mencetak surat order rangkap 2 dan diserahkan pada bagian produksi dan bagian gudang untuk pembuatan pesanan. 4. Bila pesanan telah selesai dibuat, pesanan diserahkan kebagian gudang. Bagian gudang akan memeriksa pesanan tersebut sesuai dengan surat order. Setelah itu, bagian gudang akan melapor kepada bagian admin bahwa barang telah siap dikirim. 5. Bagian gudang akan menyerahkan barang pesanan ke bagian pengiriman.

6 57 6. Bagian admin akan mengeluarkan surat jalan 2 rangkap, rangkap 1 untuk distributor yang akan diserahkan oleh bagian pengiriman bersamaan dengan barang pesanan, rangkap 2 untuk disimpan bagian admin. 7. Berdasarkan surat jalan yang diterima, bagian pengiriman akan segera melakukan pengiriman barang ke distributor. Setelah barang diterima, surat jalan akan ditandatangani dan diberikan kepada distributor sedangkan rangkap lainnya dikembalikan kepada bagian admin. 8. Pembayaran tagihan distributor baik yang diserahkan langsung ataupun melalui bagian penagihan akan diterima oleh bagian admin. Bagian admin akan mencetak nota pembayaran 3 rangkap. Rangkap 1 diberikan pada distributor secara langsung ataupun melalui fax, rangkap 2 diserahkan pada bagian akuntansi untuk dicatat, rangkap 3 disimpan.

7 $ $ 58 Keterangan: 1. Biru : Arus barang 2. Merah : Arus uang 3. Hijau : Arus informasi Gambar 3.1. Rich Picture sistem berjalan

8 Diagram Use Case Sistem berjalan Sistem Penjualan Mendaftarkan pelanggan Membuat faktur Bag.sales dan marketing Membuat surat order Bag.admin Membuat surat jalan Bag.gudang Membuat nota pembayaran Memeriksa pesanan barang Bag.pengiriman Mengirim pesanan Bag.penagihan Menagih Gambar 3.2. Diagram Use case sistem berjalan Diagram Use Case diatas menunjukkan hubungan antara actor dan use case yang dihubungkan dengan sebuah garis yang disebut participation. Pada diagram diatas terdapat 5 aktor yaitu bagian sales dan marketing, bagian gudang, bagian admin, bagian pengiriman dan bagian penagihan. Terdapat 7 use case yang dihubungkan dengan aktor-aktor.

9 Diagram Class Sistem berjalan Gambar 3.3. Diagram Class Sistem Berjalan Diagram Class diatas menggambarkan 6 class dan hubungan antar class tersebut. Hubungan tersebut berupa asosiasi. Masing-masing class mempunyai atribut dan event yang dapat dilihat pada gambar tersebut.

10 Diagram Activity Sistem Berjalan Distributor : <unspecified> Bag.admin : <unspecified> Memberikan data diri Memeriksa data pelanggan [Sudah terdaftar [Belum terdaftar] ] Memasukkan atribut pelanggan. Menyimpan data pelanggan Gambar 3.4. Activity Mendaftarkan Pelanggan Keterangan: Aktifitas mendaftarkan pelanggan dimulai dari distributor yang memberikan data diri kepada admin. Admin akan mengecek keberadaan pelanggan. Apabila belum terdaftar maka admin akan memasukkan atribut pelanggan dan menyimpannya dan apabila sudah terdaftar maka aktifitas selesai

11 62 Gambar 3.5. Activity Membuat faktur Keterangan: Aktifitas membuat faktur dilakukan bila distributor melakukan pemesanan. Bagian admin akan mengecek data pelanggan dan pesanan, setelah itu admin akan memasukkan item faktur dan mencetaknya. Gambar 3.6. Activity Membuat surat order

12 63 Keterangan: Aktivitas ini hanya dilakukan oleh admin, mulai dari membaca faktur, memasukkan item surat order sesuai faktur sampai mencetaknya. Gambar 3.7. Activity Memeriksa barang Keterangan: Aktifitas ini dilakukan oleh bagian gudang yaitu memeriksa barang pesanan yang sudah jadi. Bagian gudang akan mengecek berdasarkan surat order. Bila tidak sesuai akan dikembalikan ke bagian produksi untuk diperbaiki.

13 64 Gambar 3.8. Activity Membuat surat jalan Keterangan: Aktifitas dimulai dari pelaporan bagian gudang kepada admin bahwa barang telah siap kirim. Bagian admin akan membaca faktur pesanan yang bersangkutan dan memasukkan itemnya ke surat jalan lalu mencetaknya Gambar 3.9. Activity Mengirim barang

14 65 Keterangan: Aktifitas dimulai dari bagian admin yang menyerahkan surat jalan kepada bagian pengiriman agar dikirim bersamaan dengan barang pesanan dari gudang kepada distributor. Gambar Activity Membuat nota pembayaran Keterangan: Aktivitas dilakukan oleh admin dimulai dari membaca faktur dan memasukkan item nota pembayaran sesuai faktur lalu mencetaknya.

15 66 Bag.admin : <unspecified> Bag.Penagihan : <unspecified> Distributor : <unspecified> Memberikan nota pembayaran Membaca nota Menagih Membayar Gambar Activity Menagih Keterangan: Aktivitas ini dimulai dari pemberian nota pembayaran kepada bagian penagihan. Bagian penagihan akan pergi menagih sesuai dengan nota tersebut dan aktifitas berakhir ketika distributor membayar tagihan. 3.2.Permasalahan yang Dihadapi Sistem yang berjalan pada PT. Karya Seni Brownlisindo mengalami beberapa masalah yang dapat menghambat efektifitas dan efisiensi penjualan perusahaan. Adapun masalah-masalah yang dihadapi adalah: 1.Informasi baru seperti munculnya profil frame baru menjadi agak terlambat sampai ke distributor.

16 67 Masalah ini terutama dirasakan oleh distributor luar kota yang tidak dapat menyempatkan diri menghampiri kantor. Mereka harus menunggu bagian marketing PT. KSB yang menghampiri dan menunjukkan contoh-contoh frame baru. Situs web pemasaran yang dimiliki PT. KSB tidak dapat mendukung karena informasinya tidak terupdate. Hal ini disebabkan karena tidak adanya basis data online sehingga menyulitkan perusahaan mengubah data pada situs. 2.Hambatan dalam pemesanan. Selama ini pemesanan dilakukan secara tatap muka, telepon atau fax. Waktu pemesanan terbatas pada jam kantor saja. Hambatan seperti sibuknya line telepon, salah memesan melalui telepon, tingginya biaya komunikasi dengan distributor luar kota masih dirasakan perusahaan. Tentunya masalah ini merugikan kedua belah pihak. 3.3.Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Struktur organisasi terdiri atas suatu golongan individu yang bekerjasama dibawah pengaruh pimpinan untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi merupakan alat manajemen yang dibutuhkan perusahaan agar segala wewenang, tanggung jawab, bagi setiap orang yang terlibat dalam suatu perusahaan dapat dipertanggung jawabkan. Fungsi struktur organisasi adalah untuk menjelaskan spesifikasi dan spesialisasi kerja serta mewujudkan tugas tiap unit kerja. Dengan demikian

17 68 struktur organisasi ini mengandung unsur-unsur pembagian wewenang, tanggung jawab, pelaporan tugas, arus informasi dan pengawasan dalam suatu organisasi. Dengan adanya struktur organisasi maka tiap pribadi mendapat ruang lingkup pekerjaan dan wewenang yang jelas sehingga terjalinlah kerjasama yang baik antara atasan dan bawahan maupun rekan sekerja dalam pencapaian tujuan perusahaan. Berikut ini gambar struktur organisasi pada PT. Karya Seni Brownlisindo. Direktur Manajer Produksi Manajer keuangan Manajer Pemasaran dan Penjualan Bag. Produksi & QC Bag. gudang Bag. admin Bag. akuntansi Bag. penjualan dan pemasaran Bag. pengiriman Bag. penagihan Sumber: 2005, PT. Karya Seni Brownlisindo Gambar Struktur Perusahaan

18 69 Wewenang dan tanggung jawab: 1. Direktur Utama Bertanggung jawab dan memiliki wewenang untuk mengurus jalannya operasional perusahaan. Tugas: i. Mewakili perusahaan dalam hubungan dengan rekan bisnis baik dalam maupun luar kota. ii. Menandatangani kontrak dengan pihak luar perusahaan. iii. Menetapkan kebijaksanaan perusahaan dan meninjau kembali secara berkala sesuai dengan perkembangan perusahaan serta mengevaluasi hasil pelaksanaannnya. 2. Manajer Produksi Bertanggungjawab kepada direktur atas kelancaran produksi Tugas: i. Merumuskan strategi produksi perusahaan dalam memenuhi pesanan pelanggan baik dari kualitas maupun kuantitas. ii. Melaporkan penggunaan bahan baku produksi iii. Melakukan pemesanan bahan baku dengan persetujuan dari direktur iv. Mengawasi jalannya produksi Bagian bagian dibawah manajer produksi: a. Bagian produksi dan QC

19 70 Memproduksi barang pesanan konsumen dan memastikan kualitas barang yang diproduksi. b. Bagian gudang o Memeriksa dan melaporkan jumlah barang yang terdapat digudang kepada manajer produksi. o Mengecek barang pesanan yang telah selesai diproduksi. o Menerima barang retur. c. Bagian pengiriman Mengirimkan barang pesanan kepada pelanggan. 3. Manajer Keuangan Bertanggung jawab pada direktur atas kelancaran pengaturan keuangan dalam perusahaan. Tugas: i. Merumuskan strategi keuangan perusahaan untuk mencapai tujuan Perusahaan. ii. Melaksanakan pengawasan internal atas seluruh harta kekayaan, pendapatan, biaya dari perusahaan untuk mencegah kecurangan, pemborosan, pelanggaran terhadap kebijaksanaan serta prosedur yang telah ditetapkan. iii. Dengan persetujuan direktur, menetapkan semua prosedur dan bentuk formulir dalam bidang keuangan yang berlaku dalam perusahaan.

20 71 iv. Sebagai koordinator budget melaksanakan bersama pejabat lainnya, penyusunan seluruh budget yang meliputi seluruh kegiatan dari perusahaan untuk suatu periode tertentu. Setelah disetujui direktur, budget ini akan menjadi dasar perencanaan dan pengawasan keuangan perusahaan. Bagian bagian dibawah manajer keuangan: a. Bagian administrasi o Mengentry pesanan pelanggan o Mencetak surat-surat yang diperlukan dalam transaksi o Menerima pembayaran dari pelanggan o Melakukan pembayaran atas pengeluaran perusahaan b. Bagian akuntansi o Melakukan pencatatan atas transaksi-transaksi yang terjadi selama periode tertentu. o Mencetak laporan keuangan yang diperlukan direktur. c. Bagian penagihan Melakukan penagihan terhadap pelanggan yang melakukan transaksi secara kredit dan menerima pembayaran dari pelanggan. 4. Manajer Pemasaran dan Penjualan Bertanggung jawab pada direktur atas pemasaran dan penjualan produkproduk perusahan.

21 72 Tugas: Membuat strategi pemasaran dan penjualan untuk suatu periode tertentu meliputi: i. Jenis, kualitas dan kuantitas barang ii. Promosi iii. Syarat-syarat penjualan iv. Kebijaksanaan harga dan pembenaran kredit v. Distribusi daerah pemasaran Bagian dibawah manajer pemasaran dan penjualan: Bagian penjualan dan pemasaran o Melakukan pemasaran terhadap produk perusahaan o Memberikan informasi terbaru tentang produk perusahaan o Menjaga hubungan baik dengan pelanggan 3.4.Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri Frame Kondisi lingkungan usaha dan persaingan industri frame dapat digambarkan sebagai berikut:

22 73 Pesaing baru: Cottage Batavia Kekuatan pemasok : Relatif lemah o Hasta o Merapi Mas Abadi o IGI Banyak tersedia alternatif pemasok lain untuk bahan baku dan kualitas yang sama. Pesaing dalam industri yang sama : Vista frame Decorindo Framindo Uniframe Lux frame Perusahaan Importir Kekuatan pembeli: Relatif tinggi o Royal Princess o Cucu Photo Studio o Galeri Malinda Banyak tersedianya frame dari perusahaan lain. Produk substitusi: Album foto Cetak Raisin Panel Penjelasan: Sumber : Hasil analisis Gambar Analisis Porter 1. Pesaing dalam industri yang sama Perusahaan yang bersaing dalam industri frame dapat dikategorikan menjadi o Perusahaan yang bertindak sebagai produsen dan penjual frame. Kelompok perusahaan ini merupakan pemain dominan dalam industri frame, dimana mereka memiliki unit usaha manufaktur, pemasaran, dan distribusi. Mereka bersaing dalam produk dan layanan yang variatif dengan menciptakan profil-profil yang menarik.

23 74 Contoh perusahaan: Vista frame, Decorindo, Framindo, Uniframe, Lux frame o Perusahaan yang mengimport frame untuk dijual di Indonesia Kelompok perusahaan ini umumnya hanya memiliki unit usaha distribusi di Indonesia dengan penjualan melalui kios, pameran, atau galeri. 2. Pesaing baru Dengan adanya perjanjian AFTA dan kerjasama ekonomi bilateral antara Indonesia dengan beberapa negara untuk mewujudkan daerah perdagangan bebas, maka semakin banyak produk frame dari luar negara seperti dari China. Produk frame tersebut ditawarkan ke konsumen dengan harga yang sangat kompetitif. Dengan kondisi perekonomian Indonesia yang masih lemah maka potensi untuk tumbuhnya perusahan baru lokal sangat minim dan terhambat oleh modal, teknologi dan jangkauan distribusi. 3. Produk substitusi Album dan cetak raisin dapat dikatakan sebagai produk pengganti frame akan tetapi kedua produk ini hanya dapat memenuhi ukuran-ukuran tertentu saja. Sedangkan panel bisa menggantikan frame untuk yang berukuran besar. Ketiga produk ini hanya dapat digunakan untuk gambar yang berbahan dasar kertas seperti foto atau poster. Produk tersebut tidak

24 75 dapat digunakan untuk bahan dasar kanvas seperti foto dan lukisan kanvas,, cermin, paper tool, rajutan, puzzle, craft. Jadi tidak ada produk yang dapat menggantikan fungsi frame secara sepenuhnya. 4. Kekuatan pemasok Terhadap pemasok, kekuatan tawar yang dimiliki perusahaan adalah bagamana mendapatkan bahan baku dan pendukung yang mempunyai mutu tinggi dan, harga bersaing, dan pengadaannya sesuai dengan permintaan sehingga tidak menimbulkan biaya lain. Kekuatan menawar pemasok pada perusahaan relatif lemah karena banyak tersedianya alternatif pemasok bahan baku dan bahan pendukung dengan kualitas yang sama.. Volume penjualan cukup penting bagi pemasok dan kuantitas yang diminta oleh perusahaan cukup besar. Selain itu biaya perpindahan ke pemasok lain juga relatif kecil. 5. Kekuatan pembeli Pembeli sangat berkepentingan dengan produk yang berkualitas, harga murah dan pelayanan yang baik. Kekuatan pembeli pada perusahaan relatif tinggi karena banyaknya perusahaan lain yang menawarkan frame dengan profil yang kurang lebih sama dan harga bersaing. Konsumen yang masih sensitif terhadap harga juga mempengaruhi kekuatan menawar dari konsumen, walaupun kualitas dan layanan yang ditawarkan sudah baik.