ANALISIS PENILAIAN KINERJA DI PT. UNIPLASTIKA NATHALINDO DENGAN MENGGUNAKAN SCORECARD NATHALINDO UNTUK MENDUKUNG SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Transkripsi

1 ANALISIS PENILAIAN KINERJA DI PT. UNIPLASTIKA NATHALINDO DENGAN MENGGUNAKAN SCORECARD NATHALINDO UNTUK MENDUKUNG SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN Sherly T. Jurusan Teknik Industri dan Manajemen, Fakultas Program Ganda Binus University, Jl KH Syahdan 9, Jakarta Dr. Anggara Hayun Anujuprana, ST., M.T. Dosen Pembimbing Binus University, Jl KH Syahdan 9, Jakarta Robertus Tang Herman, S.E., M.M. Dosen Pembimbing Binus University, Jl KH Syahdan 9, Jakarta Abstract PT. Uniplastika Nathalindo is a manufacture company which produced straw and stick for lolypop candy. Raw materials used for production is ore plastic. Demands for the products is currently high and fluctuating and its make Company difficult to determining how much material needed. Company also difficult to get supplier with company s criteria. For selection supplier with thats criteria Company should measuring suppliers performance. Company user Balance Scorecard method for measurement supplier performance. The results of supplier performance that will used for company to make Decision Support System. And Decision Supports Systems can be used by PT. Uniplastika Nathalindo for problem solving, facilitate supplier selection and save time for suppliers selection. (ST) Keyword: Measuring Supplier Performance, Balance Scorecard, Decision Support Systems Abstrak PT. Uniplastika Nathalindo adalah perusahaan yang memproduksi sedotan dan stik untuk permen lolipop. Bahan baku yang digunakan untuk produksi adalah bijih plastik, permintaan akan produk saat ini sedang tinggi dan fluktuatif. Hal ini menyebabkan perusahaan kesulitan untuk menentukan berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan. Perusahaan juga kesulitan untuk mendapatkan pemasok yang sesuai dengan kriteria perusahaan.untuk memilih pemasok dengan kriteria tertentu, perusahaan perlu melakukan penilaian kinerja pemasok. Penilaian kinerja pemasok dilakukan dengan menggunakan metode Balance Scorecard. Hasil dari perhitungan kinerja pemasok tersebut akan digunakan oleh perusahaan untuk membuat Sistem Pengambilan Keputusan yang berguna untuk mendukung dan mempermudah perusahaan untuk memecahkan permasalahan pemasok. (ST) Kata Kunci: Penilaian kinerja Pemasok, Balance Scorecard, Sistem Pengambilan Keputusan 1

2 PENDAHULUAN Angka pertumbuhan industri manufaktur khususnya industri manufaktur plastik akhir-akhir ini semakin meningkat. Dari data Biro Pusat Statistik pda tahun 2013 industri manufaktur plastik mengalami pertumbuhan sebesar 4,01 persen dan diperkirakan untuk tahun 2014 juga akan mengalami peningkatan yang cukup signifikan. Di industri manufaktur plastik sendiri terdapat produk Air Minum Dalam Kemasan yang mengalami peningkatan seiring dengan permintaan akan produk tersebut juga mengalami peningkatan di pasaran. PT. Uniplastika Nathalindo adalah perusahaan industri manufaktur plastik yang memproduksi barang komplementer dari produk Air Minum Dalam Kemasan. Barang komplemter untuk produk Air Minum Dalam Kemasan adalah sedotan yang juga berbahan baku plastik. Tingginya permintaan akan Air Minum Dalam Kemasan berdampak ke peningkatan permintaan produk sedotan. Kebutuhan bahan baku plastik juga meningkat dikarenakan tingginya kebutuhan masyarakat terhadap produk-produk tersebut. Saat ini permintaan produk sedotan dan stik lolipop yang di produksi oleh PT. Uniplastika mengalami permintaan yang fluktuatif sehingga perusahaan kerapkali sulit untuk menentukan berapa banyak bahan baku yang akan dipersan untuk memenuhi permintaan tersebut. Selain itu saat ini perusahaan tidak memiliki sistem pemesanan bahan baku yang efektif dan efisien, dimana untuk melakukan pemesanan bahan baku perusahaan memerlukan waktu kurang lebih 2-3 hari kerja terhitung dari tanggal pemesanan produk dari konsumen. Hal ini dikarenakan perusahaan khususnya kantor pusat kesulitan untuk menentukan jumlah (dalam kg) bahan baku yang di perlukan untuk produksi di pabrik, disamping itu kantor pusat juga harus menentukan pemasok mana yang bisa memenuhi kebutuhan bahan baku tersebut. Perusahaan memiliki empat pemasok utama yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku plastik yaitu PT. Gunung Sukses, PT. Akino Wahana, PT. Unipradana dan PT. Chandra Astri. Sampai saat ini perusahaan tidak tahu dari keempat pemasok tersebut siapa pemasok yang terbaik yang dapat memberikan perusahaan bahan baku yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Untuk itu perusahaan perlu memiliki penilaian kinerja terhadap pemasok-pemasoknya. Dan dari penilaian kinerja pemasok tersebut dapat digunakan oleh perusahaan untuk mendukung sistem pengambilan keputusan, siapa pemasok yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan bahan baku perusahaan. Untuk menentukan kinerja para pemasok di PT. Uniplastika Nathalindo menggunakan metode Balance Scorecard yang dapat menentukan kinerja masing-masing pemasok. Hasil dari penilaian kinerja dengan menggunakan Balance Scorecard dapat digunakan oleh perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja-kinerja pemasok bahan baku yang bekerjasama dengan perusahaan. hasil dari penilaian kinerja akan digunakan untuk membantu perusahaan dan mendukung sistem pengambilan keputusan pemasok bahan baku plastik. Kajian pustaka dari penelitian ini menggunakan beberapa kajian pustakan berdasarkan penelitian sebelumnya yang membahas mengenai bagaimana cara melakukan penilaian kinerja dengan menggunakan metode Balance Scorecard (Journal of Supplier Evaluation Framework Based in Balanced Scorecard with integrated Corporate Social Responsibility 2

3 Persepctive). Selain itu kajian pustaka lain yang digunakan untuk melakukan penelitian ini yaitu kajian pustaka yang membahas mengenai bagaimana membuat strategi yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam menggunakan metode Balance Scorecard karena didalam balance scorecard itu sendiri perlu membuat strategi dan peta strategi yang dapat membantu perusahaan untuk melakukan penilaian kinerja pemasok (Journal of Strategic Plan in A Greek Manufacturing Company: A Balance Scorecard and Strategy Map Implementation) METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan untuk melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut 1. Studi Pendahuluan Untuk memulai penelitian ini dilakukan observasi langsung ke perusahaan, selain observasi dilakukan juga wawancara kepada orang-orang yang berkaitan didalam perusahaan ini, observasi dan wawancara dilakukan di dua tempat yaitu di kantor pusat dan di pabrik. Untuk observasi dan wawancara juga dilakukan beberapa tahapan sehingga memerlukan waktu beberapa kali untuk mengunjungi perusahaan khususnya pabrik. Observasi dan wawancara yan dilakuka berkaitan cara pemesanan bahan baku yang ada saat ini di perusahaan, mengenai bagaimana kinerja pemasok-pemasok yang ada sehingga dari wawancara dan observasi tersebut dapat mengetahui permasalahan dan identifikasi permasalahaan yang ada di perusahaan ini. 2. Identifikasi Permasalahan Setelah melakukan observasi dan wawancara tahap selanjutnya adalah mengetahui permasalahan yang ada didalam perusahaan tersebut dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah perusahaan. 3. Tujuan dan manfaat Penelitian Tujuan penelitian ini dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Mendapatkan sistem pemesanan bahan baku yang efektif dan efisien. 2. Mendapatkan kinerja para pemasok-pemasok yang dimiliki oleh PT. Uniplastika Nathalindo. 3. Mendapatkan Sistem Pengambilan Keputusan untuk mendapatkan pemasok yang sesuai dengan kriteria dan penilaian di PT. Uniplastika Nathalindo. Manfaat yang diperoleh dari penelitian diharapkan dapat berguna untuk Perusahaan dimana dilakukan penelitian ini, bagi Mahasiswa serta dapat bermanfaat bagi keilmuan Teknik Industri dan keilmuan Manajemen. 4. Pengolahan Data Data diolah dengan menggunakan metode Balance Scorecard untuk mendapatkan penilaian kinerja pemasok perusahaan. 3

4 5. Desain Penelitian Berikut merupakan tabel desain penelitian yang dilakukan untuk penelitian ini Tujuan Penelitian Tabel 1. Desain Penelitian Jenis Unit Analisis Penelitian Time Horison T-1 Deskriptif PT. Uniplastika Nathalindo (Kantor Pusat) T-2 Deskriptif PT. Uniplastika Nathalindo (Kantor Pusat) T-3 Deskriptif PT. Uniplastika Nathalindo (Kantor Pusat) Cross- Sectional Cross- Sectional Cross- Sectional 6. Jenis dan Sumber Data Berikut merupakan jenis pengumpulan data dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini: Tabel 2. Jenis dan sumber data penelitian Tujuan Penelitian Deskripsi Jenis Data Kegiatan T-1 T-2 Persediaan bahan baku Data Primer Wawancara Kebutuhan bahan baku produk Ushape Data Primer White, Ushape Red, Sedotan Bening Lurus, Stik Lolipop Wawancara Proses Pemesanan bahan baku Data Primer Wawancara Data Pemasok Data Primer Wawancara Data Laporan dari Harga bahan baku dari pemasok Sekunder Perusahaan Kondisi perusahaan pemasok Data Primer Wawancara Data pemesanan bahan baku ke Data Laporan dari pemasok Sekunder Perusahaan T-3 Data Kinerja Pemasok HASIL DAN BAHASAN Laporan Peneliti 1. Alur Proses Pemesanan Bahan Baku Alur Proses Pemesanan di Perusahaan Pada Saat ini Perhitungan kinerja 4

5 Proses pemesanan bahan baku yang ada saat ini di perusahaan tidak efektif dan efisien dimana perusahaan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memesan bahan baku dikarenakan alur yang cukup panjang. Customer Order Kantor Pusat Pemasok Bahan Baku Pabrik Gambar 1. Alur proses pemesanan bahan baku secara singkat Gambar 2. Flow Proses Pemesanan bahan baku Alur proses pemesanan bahan baku di PT. Uniplastika diawali dengan pemesanan bahan baku oleh konsumen dan diterima oleh kantor pusat. Saat ini kantor pusat tidak memiliki sistem yang dapat menghitung cepat atau tidak dapat mengkalkulasikan berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan oleh pabrik sehingga kantor pusat akan mengirimkan kembali orderan dari konsumen tersebut ke Tim di Pabrik untuk dilakukan kalkulasi, pabrik akan mengkalkulasikan berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan untuk pesanan konsumen-konsumen tersebut dengan menghitung persediaan bahan baku yang ada saat ini. Hasil dari kalkulasi bahan baku tersebut akan dikirimkan kembali ke Kantor Pusat untuk dapat dibuatkan PO untuk pemesanan bahan baku ke pemasok. PO dibuat dan dikirim ke pemasok, dari pemasok akan menerima PO tersebut dan menyiapkan bahan baku sesuai dengan pemesanan dari perusahaan. Bahan baku akan dikirim langsung 5

6 ke pabrik untuk dapat di gunakan sebagai bahan baku produksi. Hasil produksi kemudian baru akan dikirim ke konsumen berdasarkan pemesanan produk oleh konsumen. Alur Proses Pemesanan Bahan Baku yang Efektif dan Efisien Untuk memiliki alur pemesanan bahan baku yang efektif dan efisien perusahaan perlu memangkas beberapa proses yang saat ini sudah berjalan. Hal tersebut dapat berdampak pada proses pemesanan bahan baku lebih cepat dilakukan dan tidak memakan waktu yang lama. Untuk alur proses yang lebih efektif dan efisien berikut diagram alir pemesanan bahan baku yang disarankan: Gambar 3. Flow proses pemesanan bahan baku yang disarankan Kelebihan dari alur proses pemesanan bahan baku yang disarankan untuk perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Waktu yang dibutuhkan untuk pemesanan bahan baku tidak lebih dari satu hari. Hal ini dikarenakan perusahaan sudah mendapatkan berapa banyak bahan baku yang akan dipesan ke pemasok. 2. Perusahaan memiliki database persediaan bahan baku yang terintergrasi dari kantor pusat dan pabrik. Persediaan bahan baku tersebut dapat diakses oleh kantor pusat dan pabrik. 3. Kantor pusat dapat mengontrol persediaan bahan baku tanpa harus berkunjung ke pabrik. 6

7 4. Pabrik lebih fokus untuk melakukan produksi tanpa harus menghitung atau mengkalkulasi kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan setiap kali ada pemesanan bahan baku. 5. Perusahaan dapat langsung melakukan pemilihan supplier di kantor pusat dan langsung melakukan pemesanan bahan baku ke pemasok setiap kali ada pemesanan produk dari konsumen. 2. Analisis Kinerja Pemasok dengan Metode Balance Scorecard Berikut merupakan langkah-langkah dalam melakukan penilaian kinerja pemasok dengan menggunakan Metode Balance Scorecard dan hasil penilaian kinerja para pemasok: 1. Menentukan Visi dan Misi perusahaan Visi Menjadi pemasok sedotan yang memiliki jaringan distribusi terluas di Indonesia yang mengutamakan kualitas produk dan layanan bagi pelanggan yang menjadi rekan bisnis Misi 1. Memperluas jaringan distribusi ke seluruh Indonesia 2. Meningkatkan kualitas produk dan layanan untuk memperoleh kepuasan pelanggan 3. Mempererat hubungan kerja sama dengan rekan bisnis 4. Meningkatkan kesejahteraan karyawan 5. Mengutamakan keselamatan kerja 6. Menjaga lingkungan dengan meminimalisir pembuangan dari pabrik 2. Menentukan Strategi yang digunakan oleh perusahaan berdasarkan Perspektif Perspektif Keuangan Proses Internal Konsumen Tabel 3. Tabel Strategi Perusahaan berdasarkan perspektif Strategi - Meningkatkan profit perusahaan - Meningkatkan hubungan kerja dengan konsumen dan rekan bisnis - Pengiriman barang tepat waktu - Meningkatkan kualitas produksi - Meminimalisasikan biaya - Meningkatkan kepuasan konsumen - Menjalin hubungan baik dengan konsumen dan rekan kerja - Cepat tanggap terhadap komplain dari konsumen - Meningkatkan jumlah konsumen 7

8 Perspektif Learning & Growth Strategi - Meningkatkan hubungan dengan Karyawan - Meningkatkan budaya Perusahaan - Mengembangkan produk dan proses yang ada di perusahaan Tanggung Jawab Sosial - Meminimalisir limbah pabrik dengan cara melakukan daur ulang 3. Menentukan Peta Strategi berdasarkan Visi, Misi dan Strategi perusahaan Peta strategi didapatkan dari urutan level tertinggi hingga level yang lebih rendah pada suatu unit maupun organisasi. Untuk menyusun peta organisasi perusahaan harus dapat menjabarkan secara rinci apa yang dikerjakan oleh tiap level yang ada di dalam perusahaan tersebut. Peta strategi terdapat pada lampiran Menentukan KPI perusahaan berdasarkan perspektif yang ada didalam Balance Scorecard Pada tahap kedua dalam penilaian kinerja pemasok terdapat beberapa strategi yang digunakan oleh perusahaan dan dijabarkan berdasarkan perspektif-perspektif dari balance scorecard. Berdasarkan strategi-strategi tersebut akan dibuat KPI (Key Performance Indicator) yang mana KPI tersebut yang menjadi acuan perusahaan untuk membuat penilaian kinerja terhadap pemasok-pemasok bahan bakunya. Berikut merupakan KPI berdasarkan strategi dan perspektif perusahaan: Tabel 4. KPI berdasarkan strategi dan perspektif perusahaan 5. Menentukan rating dan bobot perusahaan Rating ditentukan dari KPI yang telah diberikan ke perusahaan, rating diisi berdasarkan nilai rating terendah hingga nilai rating tertinggi yaitu 1-5. Sedangkan penentuan bobot perusahaan ditentukan berdasarkan perhitungan menggunakan metode AHP. Dimana perhitungan dengan menggunakan AHP dinilai dari 15 kriteria atau 15 KPI yang telah ditentukan sebelumnya. 8

9 Hasil perhitungan menggunakan metode AHP untuk bobot setiap kriteria atau KPI perusahaan terdapat pada lampiran 2. Tabel 5. Scorecard Sheet untuk penilaian setiap pemasok Tabel 6. Bobot setiap kriteria dengan menggunakan Metode AHP Tabel 7. Rating yang ditentukan oleh perusahaan untuk setiap pemasok 9

10 6. Hasil penilaian kinerja pemasok Berikut merupakan hasil dari penilaian kinerja tiap-tiap pemasok berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditentukan pada tahap sebelumnya. PT. Gunung Sukses PT. Akino Wahana PT. Unipradana PT. Chandra Astri Dari hasil perhitungan yang telah dilakukan untuk menentukan kinerja tiap-tiap pemasok didapatkan hasil sebagai berikut: 1. PT. Gunung Sukses = 4, PT. Akino Wahana = 3,693 10

11 3. PT. Unipradana = 3, PT. Chandra Astri = 4,378 Hasil perhitungan menunjukkan bahwa PT. Chandra Astri merupakan pemasok terbaik yang dimiliki oleh perusahaan saat ini. Hasil penilaian kinerja perusahaan ini dapat digunakan oleh perusahaan untuk mendukung sistem pengambilan keputusan untuk menentukan pemasok mana yang dapat memenuhi kebutuhan bahan baku plastik. Sistem pengambilan keputusan tersebut hanya berguna untuk mendukung keputusan, namun yang memutuskan pemasok mana yang akan digunakan tetap manager perusahaan tersebut. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan dari penelitian ini: 1. Proses Pemesanan Bahan Baku yang digunakan oleh perusahaan tidak efektif dan efisien. 2. Penilaian Kinerja Pemasok digunakan Metode Balance Scorecard dengan menggunakan 4 perspektif utama dan 1 perspektif tambahan (5 Perspektif Penilaian) 3. Kinerja Pemasok dapat digunakan untuk mendukung Sistem Pengambilan Keputusan Saran dari penelitian ini: 1. Sistem pemesanan bahan baku yang disarankan dapat membuat waktu pemesanan lebih efektif dan efisien 2. PT. Chandra Astri merupakan Pemasok terbaik dari hasil penilaian kinerja Pemasok yang telah dilakukan oleh peneliti 3. Sistem Pengambilan Keputusan dapat digunakan oleh perusahaan untuk mendukung pemilihan Pemasok 11

12 REFERENSI Anonymous. (2013). Pertumbuhan Industri Manufaktur. Jakarta: BPS. Fred, D. R. (2009). Manajemen Strategis. Jakarta: Salemba Empat. Heene, A., Desmidt, S., & Afiff, F. (2010). Manajemen Strategik Keorganisasian Publik. Dalam A. Heene, S. Desmidt, & F. Afiff, Balance Score Card Organisasi (hal. 121). Bandung: Refika Aditama. Heizer, J., & Render, B. (2008). Operations Management. Dalam J. Heizer, & B. Render, Strategic Management (hal. 268). Pearson. K.P, A. (2010). Strategic Plan in a Greek Manufacturing Company: A Balanced Scorecard and Strategy Map Implementation. International Journal of Business and Management, 2-5. Kadarsyah. (1998). Sistem Pengambilan keputusan: Wacana Struktural Idealisasi Dan Implementasi Konsep Pengambilan Keputusan. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Kaplan, R. S. (1998). Using Balanced Scorecard as a Strategic Management System. Harvard Business Review on Measuring Corporate Performance. Khamseh, A. A., & Mahmoodi, M. (2014). A New Fuzzy TOPSIS-TODIM Hybrid Method for Green Supplier Selection Using Fuzzy Time Function. A New Fuzzy TOPSIS- TODIM Hybrid Method for Green Supplier Selection Using Fuzzy Time Function, 2-8. Martinez, G. J. (2007). Use of an Alternative Decision Supprot System in Vendor Selection Decisions. Use of an Alternative Decision Supprot System in Vendor Selection Decisions, 3-7. Rangkuti, F. (2002). SWOT Balanced Scorecard. Jakarta: Gramedia. Saaty, T. (2001). Decision Making for Leaders The Analytical Hierarchy Process. New York. Solihin, I. (2013). Manajemen Strategik. Dalam I. Solihin, Manajemen Strategik (hal. 76). Bandung: Erlangga. Thaanaraksakul, W., & Phruksaphanrat, B. (2009). Supplier Evaluation Framework Based in Balances Scorecard with Integrated Corporate Social Responsibilitu Perspectiveq RIWAYAT PENULIS Sherly T. lahir di kota Jambi pada tanggal 20 Mei Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam program ganda jurusan Teknik Industri dan Manajemen pada tahun Saat ini bekerja sebagai staf di product monitoring di instansi Perbankan. Penulis aktif di organisai/komunitas Teach For Indonesia sebagai Volunter. 12

13 LAMPIRAN 1 Peta Strategi perusahaan PT. Uniplastika Nathalindo: 13

14 LAMPIRAN 2 Berikut merupakan perhitungan bobot menggunakan metode AHP: Gambar L-1: Matriks perbandingan berpasangan Gambar L-2: Perhitungan Iterasi 1 dari Metode Ahp Gambar L-3: Hasil dari Iterasi 1 dari metode AHP 14

15 Gambar L-4: Perhitungan Iterasi 2 dari metode AHP Gambar L-5: Hasil Iterasi 2 dari Metode AHP Gambar L-6: Perhitungan Iterasi 3 dari Metode AHP 15

16 Gambar L-7: Hasil Iterasi ke 3 dari Metode AHP Gambar L-8: Perhitungan Iterasi ke 4 dari Metode AHP Gambar L-9: Hasil Iterasi ke 4 dari Metode AHP 16

17 Gambar L-10: Bobot 15 kriteria dari perhitungan dengan Metode AHP 17