Jurnal Sistem Informasi, Vol 1 September 2012 SISTEM INFORMASI ANALISA KINERJA PEGAWAI DENGAN MENGGUNAKAN METODE BALANCED SCORECARD

Transkripsi

1 1 Jurnal Sistem Informasi, Vol 1 September 2012 SISTEM INFORMASI ANALISA KINERJA PEGAWAI DENGAN MENGGUNAKAN METODE BALANCED SCORECARD Sisil Dewi Novia 1, Dini Nurmalasari 2 & Yusapril Eka Putra 3 1 Program Studi Sistem Informasi Politeknik Caltex Riau, Pekanbaru 28282, dewinovia.sisil@ymail.com 2 Program Studi Teknik Komputer Politeknik Caltex Riau, Pekanbaru 28265, dini@pcr.ac.id 3 Program Studi Teknik Komputer Politeknik Caltex Riau, Pekanbaru 28265, yusapril@pcr.ac.id Abstrak Kinerja pegawai merupakan sebuah hasil atau prestasi yang dipengaruhi oleh kegiatan operasional perusahaan yang dapat diukur untuk mengetahui tingkat keberhasilan suatu aktivitas kerja. Pengukuran kinerja pegawai memerlukan manajemen strategi yang tepat untuk mengevaluasi kinerja secara menyeluruh. Metode Balanced Scorecard (BSC) merupakan sistem manajemen strategis yang komprehensif, koheren dan seimbang yang menerjemahkan visi dan misi ke dalam tujuan dan ukuran operasional yang kemudian dipetakan dalam 4 perspektif yaitu perspektif keuangan (financial), perspektif pelanggan (customer), perspektif proses bisnis internal (internal business process), dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth). Dengan menerapkan metode ini dapat diketahui total skor Balanced Scorecard yang menunjukkan kesempurnaan kinerja pegawai dan dari bobot masing-masing perspektif dapat ditinjau ulang kinerja-kinerja yang memiliki kontribusi skor terendah agar dapat mencapai target yang diharapkan. Kata kunci: Sistem Kinerja Pegawai, Balanced Scorecard. Abstract Employee s performance is a result that affected by the company s operations that can be measured to determine the level of success of a work activity. Manual performance measurement is usually not obtained accurate result. The measurement of employee s performance need a right management of strategy. Balanced Scorecard method is a compherensive, coherent, and balance management of strategy that translate the vision and mission into the target and operational measurement that is mapped into 4 perspectives, there are financial, customer, internal business process, and learning and growth. By applying this method, we can see total score of Balanced Scorecard that show a perfection of employee s performance and for every weight of perspective can be reviewed performances that have a lower score to reach the target. Keywords: Employee s performance, Balanced Scorecard.

2 2 Sisil Dewi Novia 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Kemajuan di bidang teknologi informasi, telah membuka peluang bagi pendayagunaan informasi yang dapat membantu setiap orang atau instansi dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat dan tepat. Setiap instansi termasuk Politeknik Caltex Riau memiliki visi dan strategi perusahaan. Visinya yaitu diakui sebagai Politeknik unggul yang dapat bersaing secara global. Untuk menghadapi persaingan yang kompetitif, faktor yang harus diperhatikan adalah kinerja. Kinerja dalam suatu periode dapat dijadikan acuan perusahaan dalam menilai tingkat keberhasilan perusahaan. Oleh karna itu, dibutuhkan suatu sistem manajemen strategi yang dapat mengukur kinerja perusahaan agar mampu bersaing dan berkembang. Balanced Scorecard merupakan suatu sistem manajemen strategis yang komprehensif, koheren dan seimbang yang menerjemahkan visi dan misi ke dalam tujuan dan ukuran operasional. Metode Balance Scorecard mengukur suatu ukuran pekerjaan berdasarkan 4 perspektif yaitu keuangan (financial), pelanggan (customer), proses bisnis internal (internal business process), serta pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth). Dari pembahasan diatas, maka dibuatlah suatu sistem informasi analisa kinerja pegawai dengan menggunakan metode Balance Scorecard untuk meningkatkan kinerja perusahaan dimana kinerja yang baik harus memiliki pengukuran kinerja yang tidak hanya mengandalkan aspek keuangan saja tetapi juga memperhatikan aspek non keuangan. Hasil pengukuran sistem dapat memudahkan management atas untuk mengevaluasi kinerja perusahaan sehingga dapat diketahui capaian target visi dan strategi perusahaan. 1.2 Tujuan Adapun tujuan dari proyek akhir ini adalah : 1. Merancang sistem analisa pengukuran indikator kinerja Politeknik Caltex Riau dengan metode Balanced Scorecard. 2. Membantu manajemen atas untuk melihat rincian pencapaian indikator kinerja pegawai Politeknik Caltex Riau. 1.3 Perumusan Masalah Proyek akhir ini memiliki beberapa perumusan masalah, antara lain: 1. Bagaimana merancang sistem pengukuran kinerja dengan metode Balanced Scorecard. 2. Bagaimana membangun sistem informasi analisa kinerja pegawai. 1.4 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dari proyek akhir ini adalah: 1. Sistem dibuat berbasis web. 2. Sistem dibuat dengan bahasa pemrograman PHP dan MySQL. 3. Sistem memiliki 3 level user yaitu admin, pegawai dan eksekutif. 4. Pegawai yang dimaksud adalah seluruh komponen Politeknik Caltex Riau yaitu dosen, staff administrasi, pegawai non-akademik, kepala prodi, UPT, asisten direktur, dan management atas. 5. Admin adalah pengelola data seluruh pegawai, dan pemeta sasaran strategi dari visi dan misi perusahaan. 6. Pembobotan perspektif Balanced Scorecard dan pembobotan sasaran strategi perusahaan adalah berdasarkan kesepakatan bersama setiap pihak perusahaan yang pengelolaannya merupakan tugas dari admin. 7. Eksekutif adalah user khusus management atas untuk melihat capaian hasil indikator kinerja setiap pegawai.

3 3 Sisil Dewi Novia 8. Yang dimasukkan ke sistem adalah kesepakatan kerja yang berisi rencana kerja dan indikator kinerja yang telah didiskusikan dan disepakati oleh pimpinan dan anggota di awal kesepakatan. 9. Sistem hanya menyangkut perhitungan pencapaian target indikator kinerja dan penerapan metode Balance Scorecard dengan pembobotan elemen kinerja. 10. Pegawai dapat membuat deskripsi dan indikator rencana kerja, menentukan target, dan mengevaluasi hasil kerja. 11. Pengelompokkan perspektif dan pembobotan dilakukan manual oleh admin. 1.5 Manfaat Proyek akhir ini memiliki manfaat diantaranya sebagai berikut: 1. Memudahkan manajemen atas untuk mengevaluasi hasil kinerja pegawai berdasarkan capaian indikator kinerja. 2. Membuat penyusunan dan pengerjaan yang dilakukan pegawai menjadi lebih efektif dan tepat guna. 2 Tinjauan Pustaka Manajemen strategi didefinisikan oleh manajemen atas dari visi dan misi perusahaan. Visi merupakan cita-cita masa depan yang ada dalam benak pendiri mewakili seluruh anggota perusahaan. Sedangkan misi adalah penjabaran secara tertulis mengenai visi agar visi menjadi mudah dimengerti atau jelas bagi seluruh staf perusahaan (Umar, 2001).[1] Sony Yuwono, Edi Sukatno dan Muhammad Ichsan (2002) mendefinisikan pengukuran kinerja sebagai tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap berbagai aktivitas dalam rantai nilai yang ada pada perusahaan. Hasil pengukuran tersebut kemudian digunakan sebagai umpan balik yang akan memberikan informasi tentang prestasi pelaksanaan suatu rencana dan titik dimana perusahaan memerlukan penyesuaian-penyesuaian atas aktivitas perencanaan dan pengendalian.[3] Balanced Scorecard (BSC) menerjemahkan visi dan misi organisasi ke dalam seperangkat ukuran yang menyeluruh yang memberikan kerangka kerja bagi pengukuran dan sistem manajemen strategis (Kaplan dan Norton, 1996).[4] BSC merupakan sistem manajemen strategis yang menerjemahkan visi dan strategi suatu organisasi kedalam tujuan dan ukuran operasional (Hansen dan Women, 2003).[5] Menurut Kaplan dan Norton (1996), tujuan dan ukuran operasional tersebut kemudian dinyatakan dalam empat perspektif yaitu keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan.[4] 3 Perancangan Pada laporan proyek akhir ini dibuat beberapa model perancangan sistem yang melibatkan perancangan Use Case Diagram, flowchart, dan Entity Relationship Diagram (ERD). Berikut penjelasan use case pada perancangan sistem ini yang terlihat pada Gambar 3.1:

4 4 Sisil Dewi Novia Gambar 3.1 Use Case Diagram Sistem Flowchart setiap level user dapat diuraikan pada Gambar 3.2, Gambar 3.3 dan Gambar 3.4 dibawah ini: Gambar 2.2 flowchart sistem Untuk perancangan ERD sistem ini dapat dilihat pada Gambar 4: Gambar 3.3 ERD sistem

5 5 Sisil Dewi Novia 4 Pengujian dan Analisa Visi dan misi Politeknik Caltex Riau (PCR) diterjemahkan kedalam sasaran strategi yang kemudian dijabarkan dalam 4 perspektif BSC untuk menentukan indikator dan melakukan pengukuran dengan memperhatikan visi, misi, dan tujuan Politeknik Caltex Riau. Sebelumnya sasaran strategi dipetakan dalam empat perspektif BSC yaitu terdapat dalam peta strategi pada Gambar 4.1 berikut : Gambar 4.1 Peta Strategi Selanjutnya sebelum melakukan pengukuran, terlebih dahulu ditentukan bobot atau tingkat kepentingan organisasi terhadap masing-masing perspektif BSC dan sasaran strategis. Pembobotan dilakukan agar pengukuran kinerja memberikan indikasi yang lebih rinci dan berhubungan langsung dengan kepentingan organisasi. Metode paired comparison dapat digunakan untuk menentukan bobot setiap indikator keempat perspektif balanced scorecard berdasarkan tingkat kepentingan organisasi terhadap masing-masing perspektif dan sasaran strategis. Langkah-langkah dalam pemberian bobot bagi masing-masing perspektif dan sasaran strategi adalah: 1. Melakukan perbandingan antar suatu unsur (perspektif dan sasaran strategi) dengan unsur lainnya yang disajikan dalam bentuk tabulasi (Tabel 5). Perbandingan dilakukan dengan diberikan nilai pada skala 1 dan 5. Nilai 1 berarti suatu unsur dianggap sama penting dibandingkan dengan unsur yang menjadi pembandingnya. Nilai 2 berarti suatu unsur dianggap tidak penting jika dibandingkan dengan unsur perbandingnya. Nilai 3 berarti suatu unsur dianggap dianggap memiliki tingkat sama penting dibanding dengan unsur yang lain. Nilai 4 berarti suatu unsur dianggap lebih penting dibandingkan dengan unsur pembandingnya. Sedangkan niali 5 berarti suatu unsur sangat penting dibandingkan dengan unsur pembandingnya. Nilai yang dipertimbangkan kemudian diisikan pada sel Aij. Perbandingan kedua unsur yang sama tidak diberi nilai untuk sasaran yang hanya memiliki suatu ukuran, maka bobot dari ukuran tersebut disamakan dengan bobot dari sasarannya. 2. Memberikan nilai kebalikan dari perbandingn pada langkah satu untuk mengisi sel Aij misalnya nilai 1/4 untuk kebalikan dari nilai Menjumlahkan masing-masing unsur tiap baris dan tiap kolom kemudian menjumlahkan hasilnya. 4. Melakukan perhitungan bobot untuk masing-masing unsur dengan cara membandingkan total nilai masing-masing unsur dengan jumlah total nilai, kemudian dikalikan 100%. Perhitungan nilai bobot dalam BSC : Bobot Aij = ( Σ Ai / Σ Aij ) x 100%...(1) Tabel 4.1 Matrix Perbandingan Berpasangan Perspektif/Sasaran A1 A2 A3 Aj Σ Bobot A1 A12 A13 A1j A2 A21 A23 A2j A3 A31 A32 A3j Ai Ai1 Ai2 Ai3 Aij

6 6 Sisil Dewi Novia Jika diterapkan dalam sistem maka prototypenya terlihat pada Gambar 4.2 : Gambar 3.2 Halaman pembobotan Setelah memperoleh pembobotan untuk masing-masing perspektif dan sasaran strategi, kemudian dilakukan pengukuran kinerja dengan BSC. Sebelum mengukur skor BSC nya. Pencapaian indikator = Hasil yang diperoleh pada periode (t) x 100%...(2) Target Skor BSC = Pencapaian Indikator x Bobot Indikator..(3) Selanjutnya dapat diketahui kinerja yang tercapai terhadap seluruh kinerja yang ada dengan menghitung pencapaian kinerja indikator yang berhasil dengan syarat yaitu realisasi >= target, pencapaian target >= realisasi dan pencapaian target >= target. Jika suatu indikator memenuhi syarat diatas maka indikator tersebut dinyatakan berhasil. 5 Penutup 5.1 Kesimpulan 1. Sistem analisa kinerja pegawai ini berhasil dibangun sesuai manajemen kinerja milik pegawai Politeknik Caltex Riau dengan menggunakan metode Balanced Scorecard. 2. Metode Balanced Scorecard ini telah berhasil dirancang bangun dan diimplementasikan untuk membantu mengukur indikator kinerja pegawai secara terperinci. 3. Penerapan metode Balanced Scorecard di sistem ini digunakan untuk merancang sistem analisa pengukuran indikator kinerja dan mengukur pencapaian target kinerja untuk didapatkan skor Balanced Scorecard dari 4 perspektif terhadap indikator kinerja. 4. Penerapan metode Balanced Scorecard membuat manajemen mampu mengetahui sejauh mana kinerja yang telah dicapai oleh Politeknik Caltex Riau. 5.2 Saran 1. Menyajikan penjelasan terhadap arah kebijakan baru berdasarkan hasil kinerja yang telah terlampir di laporan rekapitulasi pegawai. 2. Menyajikan langkah lengkap berdasarkan buttom up dan top down bisnis proses PCR. Daftar Pustaka [1] Umar, H. (2001). Strategic Management in Action. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. (buku) [2] Yuwono, Sony., Sukatno, Edi., Ichsan, Muhammad. (2007). Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard Menuju Organisasi yang Berfokus pada Strategi. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama. (buku) [3] Kaplan, R. S. dan David, P. Norton. (1996). Balanced Scorecard: Menerapkan Strategi Menjadi Aksi (Terjemahan). Jakarta : Erlangga. (buku) [4] Hansen, Don R dan Mowen, Maryanne M. (2003). Manajemen Accounting, Six Edition. South Western, Amerika. (buku)