3.2 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah singkat perusahaan. Sejarah PT.XYZ

Transkripsi

1 62 BAB 3 ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Kerangka Pikir Gambar 3.1 : Kerangka Pikir 3.2 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah singkat perusahaan Sejarah PT.XYZ PT. XYZ Didirikan pada tanggal 3 Oktober 2000, PT. XYZ berfokus pada penyediaan jaringan, jasa, dan content telekomunikasi,

2 63 khusus untuk mendukung teknologi dan system informasi PT PLN (Persero) dan publik. Untuk itu Perseroan mengadakan berbagai layanan unggulan seperti Clear Channel, Multi Protocol Label Switching (MPLS), akses internet broadband, Voice over Internet Protocol (VoIP), dan aplikasi perbankan Sebagai anak perusahaan yang dimiliki sepenuhnya oleh PLN, pada awalnya PT. XYZ berfokus untuk melayani kebutuhan PLN akan jaringan telekomunikasi. Seiring dengan kebutuhan industry akan jaringan telekomunikasi dengan tingkat availability dan reliability yang konsisten, Perseroan melihat peluang baru untuk mengembangkan usahanya yaitu dengan mengkomersialkan kelebihan kapasitas jaringan telekomunikasi ketenagalistrikan serat optic milik PLN di Jawa dan Bali. Berdasarkan pemikiran tersebut, PT. XYZ mulai menjalin kerjasama dengan berbagai perusahaan, terutama yang kegiatan operasionalnya membutuhkan jaringan telekomunikasi yang ekstensif dan handal. Hingga saat ini Perseroan melayani lebih dari 296 perusahaan di Indonesia, di industri-industri utama yaitu telekomunikasi, perbankan, keuangan, dan manufaktur. Dalam upaya menyediakan layanan yang handal selalu tersedia, dan dengan down time minimal, sehingga memenuhi service level agreement, PT. XYZ didukung oleh sumber daya manusia yang

3 64 kompeten dan berpengalaman serta jaringan serat optic sepanjang hampir km yang mencakup Jawa, Bali dan Sumatra. Sesuai dengan visi PT. XYZ yaitu menjadi penyedia jaringan terkemuka di Indonesia, pada tahun 2008 Perseroan melakukan ekspansi konektifitas jaringan telekomunikasi ke Pulau Sumatra dan wilayahwilayah terpencil di Indonesia, serta memaksimalkan pendayagunaan hak jaringan ketenagalistrikan milik PLN yang mencakup seluruh wilayah Nusantara, yaitu "Right of Ways" (RoW) PT. XYZ memiliki jaringan coverage area seperti dibawah ini : Gambar 3.2 : Coverage Area Visi dan misi perusahaan Dalam menjalankan bisnisnya PT. XYZ memiliki visi dan misi perusahaan, yakni :

4 65 Visi Perusahaan : Menjadi penyedia solusi TIK terkemuka di Indonesia berbasis jaringan melalui pemanfaatan aset strategis. Misi Perusahaan : o Memberikan layanan TIK yang terbaik di kelasnya kepada pelanggan guna meningkatkan nilai perusahaan. Memenuhi kebutuhan dan harapan PLN secara proaktif dengan menyediakan solusi solusi TIK yang inovatif dan memberikan nilai tambah. o Membangun organisasi pembelajar yang berkinerja tinggi untuk mendorong perusahaan menjadi bisnis yang unggul dan menjadi pilihan bagi talenta talenta terbaik. o Memberi kontribusi terhadap perkembangan telekomunikasi nasional Produk Produk produk yang ditawarkan oleh PT. XYZ 1) Clear Channel : Layanan komunikasi data dengan system dedicated connection, berbasis teknologi SDH (Synchronous Digital Hierarchy) dan menggunakan media transmisi end to end fiber optic, sehingga memiliki tingkat keandalan dan keamanan yang tinggi. Layanan ini fleksibel untuk semua

5 66 protocol jaringan serta memiliki kapasitas mulai dari 2 Mbps (E1) sampai dengan 10 Gbps (STM 64) dengan waktu koneksi tidak terbatas. Computer disaster recovery networks Digital PABX networks High Speed data networks connecting multiple hosts High speed remote printing of newspaper and magazines Remote access fod CAD/CAM applications LAN/WAN interconnection High Speed Internet Access Videoconferencing and video networking Fitur PT. XYZ Clear Channel Availability Clear Channel Bebas pemakaian selama 24 jam dalam sehari, 365 hari dalam setahun, dengan jaminan availability 99,90%. Monitoring Jaringan Monitoring dan pemeliharaan jaringan selama 24 jam penuh. Jaminan Maintenance Tim support maintenance yang siap 7 x 24 jam penuh dan menjamin SLA PT. XYZ Fleksibel dalam pemilihan kapasitas layanan

6 67 Dari mulai nxe1,ds3,stm-1 dengan berbagai pilihan interface Ethernet, V.35, G.703 Layanan leased line dengan kemampuan Broadband Access PT. XYZ Clear Channel mendukung layanan broadband access. Broadband access PT. XYZ memiliki kemampuan menyediakan layanan berkapasitas tinggi dari 2 Mbps sampai n x 2 Mbps Manfaat Memiliki security yang tinggi, karena bersifat point to point. Memiliki keandalan yang tinggi, karena backbone bersifat ring. Link bersifat transparent (clear channel), sehingga bisa dimanfaatkan untuk sembarang protocol jaringan / aplikasi (misal IP based atau aplikasi chanelized n x 64 kbps). Bersifat dedicated line point to point (bukan share bandwidth), sehingga menawarkan bandwidth pribadi yang dapat dipergunakan 24 jam terus menerus. kecepatan data dan kecepatan aksesnya sama besar. Mudah diintegrasikan dan mudah diadaptasikan keberbagai tipe perangkat (apabila user memiliki perangkat dengan interface V35, atau ethernet).

7 68 2) IP VPN-Based MPLS : Layanan komunikasi berbasis internet yang efisien dan handal, menggunakan jaringan Multi Protocol Label Switching (MPLS), layanan tersebut memiliki tingkat keamanan yang tinggi dan kapasitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan mulai dari 64 Kbps hingga 10 Mbps. Pada jaringan MPLS, terdapat router yang akan memberikan suatu label kepada paket data pelanggan yang diterimanya, dan router tersebut akan memberikan VPN ID yang unik untuk setiap paket data tersebut. Dengan demikian, jaringan WAN customer IP VPN PT. XYZakan terpisah dari jaringan pelanggan lainnya. Coverage Jakarta, Bogor, Tangerang, Bekasi, Depok, Cikarang, Bandung, Tasikmalaya, Cirebon, Cilegon, Serang, Tegal, Pekalongan, Solo, Salatiga, Cilacap, Semarang, Yogyakarta, Surabaya, Gresik, Madiun, Banyuwangi, Malang, Sidoarjo, Kediri, Pasuruan, Bangil, Denpasar, Kuta, Pemaron, Gianyar, Negara. Manfaat Voice : Komunikasi voice/suara merupakan fasilitas jaringan telepon pribadi (VoIP) antar lokasi pelanggan, seakan-akan dalam satu PABX dan tidak terpengaruh oleh kesibukan jaringan telepon publik.

8 69 Video : Komunikasi interaktif dengan mitra kerja secara audio visual, sehingga peserta akan dapat saling melihat dan mendengar seolah-olah sedang mengadakan rapat dalam satu ruangan. Data : Komunikasi data untuk interkoneksi LAN/WAN, file transfer antar LAN, akses database jarak jauh pada jaringan LAN, akses dan image transfer. Spesifikasi Layanan Technology Bandwidth :Multi Protocol Label Switching :64 Kbps sampai 2048 Kbps Last Mile : Fiber Optic, Wireless, dan VSAT IP Interface : Ethernet 3) Metronet :Layanan komunikasi data yang handal dengan kapasitas besar, berbasis teknologi Giga Ethernet Switching dengan jangkauan mencakup wilayah Metropolitan Jakarta, Bandung dan Surabaya. Kapasitas yang tersedia adalah 10 Mbps, 100 Mbps, 1 Gbps dan 10 Gbps. Peruntukan : o o Aplikasi berbasis client - server File transfer

9 70 Aplikasi transaksional dan interaktif o o o E-trading (perdagangan saham) On line banking Payment point Komunikasi intranet Fitur Metronet : Jaminan tingkat keamanan data karena dapat membentuk Virtual LAN (VLAN) High capacity bandwith (10, 100, hingga 1000 Mbps) Berbasis teknologi EFM (Ethernet in The First Mile), sehingga port interface sudah dalam bentuk ethernet (RJ-45) Menggunakan media transmisi fiber optik hingga ke titik akses pelanggan Dukungan layanan Customer Service dan Technical Support 7 x 24 jam Manfaat : Flexibel dalam layanan teknologi, karena mudah dibundling dengan produk PT. XYZ lainnya sebagai suatu solusi terpadu. Layanan internet berkapasitas tinggi sehinggan mendukung layanan triple play (Voice, Data, dan Video).

10 71 Handal karena didukung oleh tim operasional 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Spesifikasi Produk SLA requirement o Throughput 90% o Latency <10ms o Uptime 99% Port interface dalam bentuk Ethernet. Pilihan kapasitas bandwith (10, 100, hingga 1000 Mbps) dan bersifat upgradable. 4) IP VSAT :Layanan komunikasi data terluas dan fleksibel, berbasis technologi Very Small Aperture Terminal (VSAT) sehingga dapat melayani seluruh wilayah Indonesia, Kapasitas yang tersedia mulai dari 64 Kbps hingga 45 Mbps dengan interface RJ 45 eternet. 3.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan Dalam pelaksanaan setiap aktifitas bisnis, setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi.struktur organisasi merupakan gambaran perusahaan yang mencerminkan wewenang dan tanggung jawab dari setiap bagian didalam perusahaan. Berikut adalah struktur organisasi dari PT. XYZ :

11 72

12 Gambar 3.3 : Struktur Organisasi Keseluruhan 73

13 Struktur organisasi divisi IT Gambar 3.4 : Struktur Organisasi IT

14 Struktur organisasi inventory management Gambar 3.5 : Struktur Organisasi Inventory Management Pembagian Tugas dan Wewenang Pembagian tugas dan wewenang pada divisi IT a. Tugas Pokok o Merancang dan Mengembangkan Sistem Informasi korporat o Mengelola Sistem Informasi Korporat o Mengembangkan Infrastruktur Sistem Informasi Korporat o Mengelola infrastruktur Sistem Informasi Korporat o Mengembangkan budaya kerja berbasis teknologi infomasi

15 76 b. Fungsi o Merancang dan mengembangkan Sistem Informasi Korporat Menyusun rencana pengembangan dan implementasi (roadmap) Sistem Informasi perusahaan Melakukan design dan implementasi Sistem Informasi sesuai strategi perusahaan Memastikan pengembangan system informasi yang terintegrasi Meningkatkan fungsi dan kinerja system informasi sesuai dinamika perusahaan o Mengelola Sistem Informasi Korporat Mengelola ketersediaan Sistem Informasi untuk kelancaran operasional perusahaan Memastikan kehandalan kinerja Sistem Informasi yang telah operasional Melakukan perbaikan terhadap Sistem Informasi yang mengalami permasalahan Memonitor kinerja Sistem Informasi. o Mengembangkan infrastruktur Sistem Informasi Merencanakan pengembangan infrastruktur Sistem Informasi, berupa hardware dan pendukungnya

16 77 Melakukan design dan implementasi infrastruktur Sistem Informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi Memastikan ketersediaan infrastruktur Sistem Informasi o Mengelola infrastruktur Sistem Informasi Memonitor kinerja infrastruktur Sistem informasi Memastikan kehandalan infrasktur system Informasi Melakukan Perbaikan terhadap infrastruktur Sistem Informasi yang mengalami permasalahan o Mengembangkan budaya kerja berbasis Teknologi Informasi Melakukan perancaan budaya kerja berbasis teknologi informasi Mengelola peraturan dan etika pemanfaatan Sistem Informasi Mengevaluasi pelaksanaan aturan dan etika pemanfaatan Sistem Informasi

17 Pembagian tugas dan wewenang pada divisi pengadaan dan logistik Penjabaran tugas dan wewenang masing masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Divisi Pengadaan dan Logistik Bertanggung jawab secara langsung kepada Sub Direktorat Keuangan, mengenai pengelolaan barang barang dan jasa yang dibeli, digunakan, dan dijual kembali oleh perusahaan. Memberikan rekomendasi untuk terus mengembangkan proses bisnis yang terjadi di dalam perusahaan. 2. Inventory Manager Bertanggung jawab kepada direksi dan divisi pengadaan logistik mengenai pengelolaan persediaan barang. Mengatur sirkulasi persediaan dan pembelian barang untuk kantor pusat maupun seluruh cabang regional yang ada. 3. Warehouse Admin

18 79 Bertanggung jawab kepada manager inventory mengenai seluruh aktifitas yang terjadi pada gudang pusat. Mengatur kegiatan operasional gudang sehari hari, baik itu penerimaan barang, pengawasan dalam perawatan barang, pengiriman barang kepada vendor maupun gudang cabang. Melakukan penerimaan untuk semua barang stock dari vendor. Mengawasi aktifitas para pekerja saat load maupun unload barang. Memeriksa kualitas barang yang masuk maupun keluar gudang. 4. Requestor Bertanggung jawab kepada Inventory Manager mengenai seluruh proses permintaan keluar barang. Membuat reservasi untuk setiap barang yang keluar dan berpindah antar gudang. Membuat reservasi untuk setiap barang yang keluar untuk dikirimkan kepada vendor. 5. Purchasing Admin

19 80 Bertanggung jawab kepada Inventory Manager mengenai seluruh proses pemesanan dan pembelian barang kepada supplier. Membuat kontrak kepada supplier baik itu untuk jangka panjang maupun jangka pendek.

20 81 6. Cataloger Bertanggung jawab kepada Inventory Manager mengenai pengelolaan material yang ada didalam gudang. Membuat kode material / batch untuk setiap barang baru yang masuk kedalam gudang. Memastikan kode material, batch, serial number benar dan tepat serta lokasi penyimpanan barang tidak menyalahi aturan yang telah dibuat. 7. MRP admin Bertanggung jawab kepada Inventory Manager mengenai aktifitas pembelian dan pemesanan barang kepada supplier. Bertanggung jawab atas proses perbandingan harga dari supplier. Bertanggung jawab mengatur stock minimum. Bertanggung jawab membuat MRP, Forecasting. Membuat Purchase Order. 8. Warehouse supervisor Bertanggung jawab terhadap jumlah real stok barang yang ada di gudang. Membantu dan mengawasi warehouse admin untuk melakukan stock opname.

21 82 Membuat laporan mengenai aktivitas stock opname. 3.4 Proses Procurement Sistem informasi pembelian yang diterapkan oleh divisi pengadaan dan logistik PT. XYZ berguna untuk menangani proses pembelian, meliputi perencanaan pengadaan barang, pemilihan vendor, pemesanan, penerimaan, pembayaran, serta memantau stok yang tersimpan di gudang, termasuk untuk distribusi semua kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Berikut adalah gambaran dari procurement cycle yang digunakan : Gambar 3.6 : Procurement Cycle

22 83 Penjelasan : Budgeting Process Ini adalah salah satu bagian yang sebenarnya bisa dikatakan terletak diluar proses pengadaan barang.budgeting process adalah bagian awal yang akan memulai proses procurement secara keseluruhan. Budgeting process adalah proses dimana bagian anggaran akanmenghitung berapa banyak biaya pembelian barang yang akan digunakan untuk menyelesaikan proyek proyek yang ada, baik itu untuk proyek instalasi jaringan, aktivasi hingga untuk perawatan (maintenance). Daftar barang - barang yang ingin dibeli akan dibuat oleh bagian anggaran sesuai dengan proyek proyek yang ingin atau sedang dikerjakan dengan mengacu pada kemampuan keuangan perusahaan. Requirement Determination Ini adalah proses dimana bagian anggaran membuat purchase requisition sejenis surat permintaan barang berisi daftar barang apa saja yang harus dibeli oleh perusahaan.daftar permintaan barang dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Source Determination Ini adalah proses dimana perusahaan meminta penawaran harga dari masing masing vendor. Dari sini perusahaan memberikan request for quotation (RFQ) lengkap dengan jenis dan jumlah barang yang ingin dibeli. Selanjutnya vendor akan memberikan penawaran harga beserta informasi mengenai barang barang yang ingin dibeli.

23 84 Vendor Selection Ini adalah proses dimana perusahaan akan memilih vendor / supplier. Pemilihan dilakukan dengan berbagai macam pertimbangan, salah satu yang paling berpengaruh adalah harga.pada umumnya supplier yang memberikan harga paling murah akan terpilih, namun biasanyaperusahaan memiliki banyak pertimbangan lain untuk memilih vendor, seperti garansi dan pengiriman. Order Processing Ini adalah proses dimana perusahaan melakukan pembelian barang kepada vendor. Ada beberapa macam jenis pembelian yang bisa dilakukan.pembelian berdasarkan kontrak atau pembelian tidak berdasarkan kontrak. Pembelian terhadap vendor biasanya dilakukan dengan cara mengadopsi (adopt) dari purchase requisition yang sebelumnya telah dibuat oleh bagian anggaran.transaksi pembelian barang akandilakukan dengan vendor yang telah dipilih pada proses sebelumnya. Purchase Order Monitoring Ini adalah bagian dimana perusahaan memeriksa proses pembelian barang yang dilakukan kepada vendor / supplier,memeriksa apakah barang yang dipesan bisa dikirimkan tepat waktu atau tidak, dan apabila tidak tepat waktu / terdapat penundaan pengiriman, Perusahaan bisa tahu kapan perkiraan waktu pengiriman yang tepat akan

24 85 dilaksanakan. Proses ini bisa juga dijadikan sebagai track record mengenai performa dari vendor yang bersangkutan. Good Receipt Ini adalah bagian dimana perusahaan menerima pengiriman barang dari vendor. Vendor akan mengirimkan barang ke perusahaan sesuai dengan pembelian yang telah dilakukan. Bagian gudang adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk melakukan penerimaan dan pemeriksaan terhadap setiap barang yang masuk, setelah pemeriksaan selesai maka selanjutnya barang akan disimpan. Selain barang, pada proses ini bagian gudang (Inventory management) juga akan memeriksa kelengkapan dokumen dokumen yang berkaitan dengan transaksi pembelian dan proses pengiriman. Invoice Verification Ini adalah bagian dimana perusahaan memeriksa kembali tagihan tagihan yang diberikan oleh vendor. Memeriksa apakah proses pengiriman barang yang dilakukan oleh vendor telah tuntas sepenuhnya terkirim dan selesai. Setelah memastikan bahwa perusahaan menerima barang sesuai pesanan maka tagihan yang dikirimkan oleh vendor akan dilunasi pada proses berikutnya. Payment Ini adalah bagian dimana perusahaan membayar tagihan kepada vendoratas pesanan yang telah dilakukan sebelumnya.vendor biasanya akan memberikan tagihan kepada perusahaan. Tagihan inilah yang akan

25 86 digunakan perusahaan untuk melakukan pembayaran sampai lunas. Proses ini merupakan tahap akhir dari sebuah transaksi pengadaan barang (procurement). Sistem informasi pembelian pada PT. XYZ menggunakan SAP modul material management.seri applikasi yang digunakan adalah SAP R/3 ecc6 yang sudah terintegrasi dengan sistem lainnya. Penggunaan SAP R/3 tidak sepenuhnya digunakan pada procurement cycle,ada tahapan tertentu yang menggunakan applikasi berbeda seperti excel, ataupun applikasi buatan dari internal perusahaan. Salah satu fitur SAP yang tidak digunakan adalah vendor selection, pada SAP sebenarnya telah terdapat tools yang dapat mempermudah pengguna untuk memilih vendor, akan tetapi dikarenakan ada point point penilaian tertentu yang tidak bisa dimasukan kedalam sistem SAP, perusahaan membuat applikasi tersendiri untuk menentukan vendor mana yang akan dipilih untuk membeli suatu barang. Pembahasan pada penulisan ini akan berfokus pada salah satu proses procurement, yaitu good receipt.good receipt adalah salah satu bagian dari procurement yang juga terdapat pada modul material management SAP. Dalam modul material management SAP terdapat sebuah submodulinventory management yang secara khusus menangani

26 87 pergerakan barang, baik itu penerimaan untuk barang masuk, pengeluaran barang yang keluar, hingga distribusi antar gudang.

27 Bagian Inventory Management Inventory Management adalah salah satu bagian dari keseluruhan tahapan modul Material Management. Inventory management merupakan bagian dari supply chain yang terintegrasi.inventory management meliputi penerimaan barang (good receipt), penyimpanan, pemakaian berikut kontrol atas material dan persediaan. Berikut adalah gambaran posisi Inventory Management dalam keseluruhan proses procurement modul Material Management : Gambar 3.7 : Material management SAP Berikut adalah gambaran hubungan aktifitas inventory management dengan aktifitas lain didalam perusahaan :

28 89 Gambar 3.8 : Kaitan inventory management : Berikut adalah gambaran aktifitas didalam inventory management management Gambar 3.9 : Inventory Management Aktifitas utama yang terjadi dalam inventory Kegiatan yang terjadi dalam inventory management tidaklah begitu banyak, inventory management digunakan di gudang untuk

29 90 beberapa aktifitas inti seperti good receipt (barang masuk), good issue (barang keluar), transfer posting (pemindahan barang), dan yang terakhir stock opname (pemeriksaan stock barang). Dalam proses penerimaan barang / good receipt (GR), ada serangkaian proses yang harus dilakukan oleh petugas gudang, hal yang perlu dilakukan adalah memeriksa kondisi barang barang yang diterima dari PO (pesanan barang) untuk memastikan jumlah, kualitas, dan kondisi kelengkapan barang tersebutsesuai dengan pesanan. Setelah pemeriksaan awal selesai dilakukan petugas gudang akan membuat dokumen baru sebagai bukti penerimaan barang. pembuatan dokumen dilakukan dengan menggunakan applikasi SAP, kemudian petugas gudang akan mencetak dan menyimpan dokumen bukti penerimaan tersebut. untuk sistem yang sedang berjalan sekarang ini pembuatan dokumen tidak hanya dilakukan dengan menggunakan applikasi SAP. petugas gudang harus membuat dokumen pendukung lainnya yang sifatnya back-up menggunakan applikasi lain / terpisah dari SAP. Dalam proses pengeluaran barang petugas gudang juga melakukan pemeriksaan yang sama seperti saat menerima barang, barang yang dikeluarkan akan diperiksa jumlah dan kondisinya apakah sesuai dengan permintaan.bila sudah sesuai akan dibuatkan sebuah dokumen sebagai bukti pengeluaran barang.

30 91 Berikutnya adalah transfer posting (pergerakan barang) aktifitas ini adalah aktifitas yang mencatat bila barang berpindah dari satu tempat ke tempat yang lain. perpindahan yang dimaksud bukan hanya pergerakan barang secara fisik akan tetapi pergerakan barang secara dokumen / informasi, dalam artian barang tidak berpindah lokasi secara fisik akan tetapi data mengenai barang tersebut berganti, data yang dimaksud biasanya tipe kategori barang, atau status stock dari barang tersebut. Terakhir adalah physical inventory count (PID) atau lebih dikenal dengan stock opname.ini adalah aktifitas yang dilakukan rutin oleh petugas gudang. Kegiatan stock opname kegiatan stock opname ini bertujuan untuk memeriksa kesamaan antara data barang pada system dengan kondisi nyata di lapangan. pemeriksaan ini untuk memastika bahwa data yang ada pada sistem benar benar akurat sehingga dapat diandalkan untuk melakukan setiap proses bisnis di perusahaan. Seluruh aktivitas di gudang perlu dicatat, setiap pergerakan barang harus didokumentasikan dengan baik.oleh sebab itu penggunaan applikasi SAP dalam perusahaan merupakan keharusan.setiap pergerakan barang harus dicatat dengan baik kedalam sistem. Penggunaan movement typedalam sistem SAP adalah cara untuk menandakan jenis jenis pergerakan barang yang terjadi di gudang.

31 Analisa proses bisnis yang sedang berjalan Gambar 3.10 : Rich Picture Inventory Management

32 93 Keterangan rich picture pada PT. XYZ : Bagian gudang akan mulai memesan barang kepada vendor apabila bagian anggaran telah membuat purchase requisition (PR), sesudah mendapatkan PR maka purchase admin akan membuat dan mengirim purchase order (PO) kepada vendor. Setelah itu barang akan dikirimkan oleh vendor ke gudang pusat, warehouse adminakan membuat bukti penerimaan barang (good recipt) dan menandatangani surat jalan yang diberikan vendor. Selain membeli dan menerima barang dari vendor, gudang pusat juga melayani permintaan barang dari gudang regional yang tersebar diseluruh Indonesia, gudang regional / daerah akan membuat stock transfer order (STO) ke gudang pusat sebagai bukti permintaan barang, kemudian gudang pusat akan mengirim barang tersebut dengan meyertakan bukti pengeluaran barang (good issue) beserta surat jalan. Gudang pusat juga memiliki peran untuk menerima kembali barang barang perangkat maupun kabel yang sudah pernah digunakan atau sedang digunakan oleh user, ada 3 alasan barang dikembalikan user ke gudang, karena rusak (damage), sisa proyek (ex-project) ataupun barang yg tidak lagi digunakan (dismantle). User juga bisa meminta barang ke gudang guna kebutuhan pengerjaan suatu proyek, dengan syarat user harus membuat reservasi ke kantor pusat. Reservasi inilah yang kelak akan diberikan ke gudang

33 94 sebagai bukti untuk mengeluarkan barang dan mengirimkannya kepada user. Untuk kondisi darurat user bisa meminta barang ke gudang langsung tanpa reservasi. Gudang pusat juga memiliki tugas untuk memperbaiki barang yang rusak, barang yang rusak akan dikirimkan kembali ke vendor untuk diperbaiki, warehouse admin akan membuat PO Perbaikan kemudian mengirimkannya ke vendor beserta barang yang rusak setelah itu vendor akan mengirimkan kembali ke gudang barang yang telah diperbaiki. Setiap akhir akan dilakukan stock opname, hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa jumlah dan informasi barang yang ada pada sistem sama dengan kondisi dan jumlah fisik di gudang. Kelak laporan dari hasil stock opname inilah yang akan diberikan kepada pihak top managemen sebagai laporan. 3.7 Analisa sistem yang sedang berjalan Suatu sistem bekerja dengan efektif apabila sistem tersebut dapat membantu para penggunanya untuk meyelesaikan tugas dengan lebih baik.demikian pula dengan sistem yang digunakan oleh PT. XYZ. Penggunaan SAP diharapkan dapat memberi manfaat untuk setiap proses bisnis yang terjadi di perusahaan. Berikut adalah adalah penjelasan dari setiap proses bisnis dalam inventory management di gudang yang menggunakan appliasi SAP :

34 Struktur SAP PT. XYZ Gambar 3.11 : Struktur SAP Gambar 3.12 : Struktur Organisasi PT XYZ

35 96 Keterangan : Berikut adalah penjelasan mengenai struktur organisasi sitem SAP yang sudah diadaptasi dengan struktur organisasi dan aktifitas bisnis PT. XYZ. Client Client adalah tingkatan tertinggi dari organisasi SAP dan mewakili contoh perangkat lunak SAP.Client di SAP mewakili lingkungan dengan kumpulan aturan umum. Nomer client adalah spesifik berhubungan dengan lingkungan kerja, tujuannya saat pengguna (user) me-login kedalam SAP.Spesifikasi pada tingkat client berlaku untuk semua elemen organisasi dalam sistem SAP. Company Code Company code adalah entitas perusahaan resmi yang mengelola laporan keuanganya sendiri. Contoh company code : PT Indonesia Comnet Plus. Plant Plant adalah unit lokasi dalam suatu perusahaan yang biasanya terkait dengan pembelian barang dan jasa (Procurement) maupun penyimpanan stock (Inventory Management) Contoh plant : Kantor Pusat, Masing masing Region, Masing masing unit bisnis dan unit pemeliharaaan.

36 97 Storage Location menyimpan stok. Storage Location adalah suatu area dalam suatu plant yang Purchasing Organization Purchasing Organization adalah organisasi yang bertanggung jawab terhadap pembelian (Procurement) untuk sejumlah plant atau lokasi. Untuk PT. XYZ kita hanya memiliki 1 Purchasing Organization, sama dengan jumlah company code yang ada. Purchasing Group Purchasing group dapat berupa individu, suatu kelompok, atau suatu tim terkait dengan proses pengadaan. Purchasing Group dan Purchasing Organization adalah obyek berbeda. Keterangan Plant : Gambar 3.13 : Keterangan Plant

37 98 Table 3.1 : Keterangan Plant Plant Keterangan 1000 Kantor Pusat 2001 KR Jawa Barat 2002 KR Jawa Tengah dan DIY 2003 KR Jawa Timur 2004 KR Bali dan NT 2005 KR Sumatra Bagian Selatan 2006 KR Sumatra Bagian Tengah 2007 KR Sumatra Bagian Utara 2010 KR Indonesia Bagian Timur 3001 UB PTI 3002 UB Multimedia 3003 UB ICONSAT 3004 UB Data Center 4001 UP Jakarta dan Banten

38 99 Keterangan Storage Location : Table 3.2 : Keterangan Plant dan Storage Location Table 3.3 : Keterangan Plant dan Sloc Keterangan Puchasing Group :

39 Table 3.4 : Purchasing Group 100

40 Proses bisnis perusahaan Membuat Purchase Order Purchase order (PO) adalah dokumen yang berisi kesepakatan pembelian barang atau jasa dengan vendor atau supplier dimana jumlah, harga dan tanggal pengiriman sudah ditentukan. Purchase order merupakan istilah baru yang diadaptasi oleh PT. XYZ dikarenakan implementasi sistem SAP. Sebelumnya terdapat surat permintaan pembelian dan surat perintah kerja (SPK). Proses pembelian (Purchase Order Processing) merupakan bagian dari proses pengadaaan (procurement). Didalam SAP terdapat role untuk melakukan setiap aktivitas, demikian halnya untuk melakukan pembelian barang kepada vendor.dalam SAP Purchasing Admin adalah peran yang dapat melakukan tugas pembelian barang maupun jasa. Purchase Order sangat berhubungan dengan Purchase Requisition (PR). Berdasarkan tujuannya PR dibedakan menjadi 2 jenis :

41 102 Table 3.5 : Jenis Purcashe Requisition Untuk Purchase Order sendiri terbagi menjadi 2 jenis.pembagian dikarenakan tujuan dokumen tersebut berbeda, pembagian berdasarkan Document Type-nya. Table 3.6 : Jenis Purchase Order o ZNB ICON PO = Document jenis ini menggunakan PR (SPP) sebagai dokumen referensi. o ZCO ICON with KHS = Document ini menggunakan contract (KHS) sebagai dokumen referensi. Untuk kontrak, pembagian dilakukan menjadi 3 kategori : Table 3.7 : Jenis jenis kontrak o Quantity Based Contract

42 103 Kontrak terikat dengan memiliki limit / target jumlah o Amount Based Contract Kontrak terikat dengan memiliki limit / target value o Value Based Contract Kontrak tidak memiliki limit / target value maupun jumlah Membuat PO berdasarkan (adopt) kontrak Langkah ini dilakukan untuk membuat Purchase Order berdasarkan kontrak.syarat utama untuk melakukan prosedur ini adalah perusahaan telah membuat kontrak dengan vendor yang bersangkutan. Gambar 3.14Flowchart Membuat PO berdasarkan kontrak Penjelasan flowchart membuat PO berdasarkan kontrak :

43 104 Dalam proses membuat Purchase Order bagian gudang / Inventory Management hanya bertugas untuk langsung membuat PO yang di-adopt dari kontrak KHS yang sudah dibuat. Bagian inventory menerima kontrak dari bagian anggaran. Bagian anggaran akan membuat kontrak / PR berdasarkan kebutuhan lapangan. Kontrak / PR terkadang tidak dibuat lengkap dengan jumlah barang maupun lokasi barang (plant) untuk dikirim. dikarenakan beberapa informasi akan disesuaikan dan ditambahkan terlebih dahulu oleh purchasing admin. Setelah bagian inventory mendapat kontrak / PR, purchasing admin akan memeriksa kembali apakah barang yang ingin dibeli sudah sesuai dengan vendor yang ada pada kontrak, bila kontrak KHS sudah tersedia sesuai dengan barang yang ingin dibeli maka purchasing admin akan membuat PO dengan reference dari PR ataupun bisa reference dari kontrak KHS yang sudah ada. Menu Path : ME21N / Logistics Material Management Purchasing Purchase Order Create.

44 105 Gambar 3.15Create Purchase Order Beberapa hal yang perlu di input pada header : o o o o o Document date Purchasing Organization Purchasing Group Company Code Document Type Salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah tipe dokumen, karena surat pembelian (Purchase Order) dibuat dengan melibatkan surat kontrak maka tipe dokumen yang digunakan adalah ZCO PT. XYZ WITH KHS. Gambar 3.16 Create Purchase Order Header Data

45 106 Setelah memasukan data pada bagian header maka selanjutanya adalah memilih kontrak. Memilih kontrak adalah cara pertama untuk membuat PO, cara kedua adalah dengan memilih PR. Kontrak dipilih dengan cara adopt dari dokumen yang sudah ada. Untuk mengeluarkan data pembelian yang ada pada kontrak purchasing admin harus memasukan nomer kontrak pada bagianpurchasing document dalam dokumen overview, baru kemudian diadopt agar PO dapat diproses. Gambar 3.17 Purchasing Document

46 107 Gambar 3.18 Create Purchase Order Document Overview Berikutnya adalahpurchasing admin memasukan quantity, memeriksa delivery date, dan memasukan plant. Dilanjutkan dengan mengubah account assignment menjadi Z(Inventory). Gambar 3.19 Create Purchase order PO Quantity Gambar 3.20 Create Purchase Order Document Date

47 108 Gambar 3.21 Create Purchase Order Plant Gambar 3.22 Create Purchase Order account assignment Selanjutnya adalah memasukan bagian item detail,meski tidak banyak memasukan data bagian ini harus diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan. Setelah memastikan semua sesuai dengan format yang ada, purchasing admin harus melengkapi data data pada bagian delivery address. Gambar 3.23 Create Purchase Order tab Invoice

48 109 Gambar 3.24 Create Purchase Order Deliveyr Address Terakhir adalah check post pada create PO ini, bila tidak terdapat masalah maka purchase adminakan melakukan save untuk menyimpan PO yang secara otomatis akan tercetak oleh sistem dan dapat langsung di print.

49 Membuat PO berdasarkan PR Langkah ini dilakukan untuk membuat Purchase Order berdasarkan PR. Syarat utama untuk melakukan prosedur ini adalah perusahaan telah membuat Purchase Requisition untuk pemindahan barang atau transfer stok. Untuk flow membuat PO berdasarkan PR sama dengan membuat PO berdasarkan kontrak. Gambar 3.25 Flowchart membuat PO berdasarkan PR Penjelasan flowchart membuat PO berdasarkan PR : Dalam membuat Purchase Order bagian gudang / Inventory Management hanya bertugas untuk me-adopt Purchase Requisition yang sebelumnya telah dibuat oleh bagian anggaran. Bagian anggaran akan membuat PR berisi barang apa saja yang perlu dibeli nantinya purchasing admin akan

50 111 menambahkan data dan memeriksa kembali detil informasi yang ada sebelum mengirimkan PO kepada vendor. Menu Path : ME21N / Logistics Material Management Purchasing Purchase Order Create. Gambar 3.26 Create PO berdasarkan PR header data Beberapa hal yang perlu di input pada header : o o o o o o Nomer Vendor Document date Purchasing Organization Purchasing Group Company Code Document Type Karena surat pembelian (Purchase Order) yang dibuat tidak melibatkan surat kontrak, maka tipe dokumen yang digunakan adalah ZNB PT. XYZ PO.

51 112 Gambar 3.27 Create PO berdasarkan PR Document Type Setelah memasukan data pada bagian header maka selanjutnya adalah memilih PR yang merupakan reference untuk dapat membuat PO. Memilih PR adalah cara kedua untuk membuat PO, cara pertama adalah dengan memilih kontrak. PR dapat dipilih dengan caraadopt dari dokumen yang sudah ada. Berikutnya adalah mengeluarkan data pembelian yang ada pada PR. Purchasing admin harus terlebih dahulu memasukan nomer PR pada Purchase Requisition Number dalam dokumen overview. Gambar 3.28 Create PO berdasarkan PR Number Setelah berhasil mengeluarkan data data PR yang ada, maka selanjutnya data tersebut harus di-adoptoleh purchasing admin sesuai dengan SPK yang ada.

52 113 Gambar 3.29 Create PO berdasarkan PR Document Overview Setelah itu purchasing admin akan melengkapi data yang ada pada PR dengan memasukan jumlah quantity dan netprice bila belum tercantum. Setiap purchasing admin men-input data maka data yang dimasukan harus sesuai dengan SPK (Surat Perintah Kerja) Selanjutnya purchasing admin akan memerika delivery date sesuai dengan yang sudah disepakati pada SPK. Gambar 3.30 Create PO berdasarkan PR Quantity Delivery Date Net Price Setelah data data pada bagian header dilengkapi selanjutnya purchasing admin akan melengkapi data yang ada pada item detail.mencakuptaxcode, delivery addres.terakhir adalah check post bila tidak terdapat issue atau error maka purchasing admin dapat melakukan save purchase order, tidak lupa dengan meyimpan dan mencetak PO Membuat penerimaan barang atas PO dari vendor Langkah ini dilakukan untuk membuat bukti penerimaan barang atas pengiriman pesanan yang dilakukan vendor.saat barang yang

53 114 dipesan telah dikirimkan oleh vendor warehouse admin harus membuat bukti penerimaan barang (Good Receipt). Untuk dapat membuat GR warehouse admin harus mendapat sejenis delivery order atau surat keluar barang dari vendor yang mengirimkan barang. Flow membuat GR (Good Receipt) berdasarkan PO Vendor : Gambar 3.31 Flowchart Penerimaan Barang atas PO dari Vendor1

54 Gambar 3.32 Flowchart Penerimaan Barang atas PO dari Vendor 2 115

55 116 Penjelasan flowchart membuat GR berdasarkan PO : Setelah memastikan seluruh dokumen pengiriman lengkap selanjutnya warehouse admin akan memeriksa barang secara fisik, pertama memastikan kode material barang yang ada pada DO (Delivery Order) atau surat keluar barang sama dengan kode material barang yang ada pada fisik barang, selanjutnya melakukan scanning terhadap serial number dari masing masing barang. Terakhir warehouse admin akan memasukan data kedalam sistem SAP. Menu path : (MIGO) Logistics Material Management Inventory Management Good Movement Good Receipt For Purchase Order GR for Purchase Order. Gambar 3.33Create GR berdasarkan PO Data yang perlu dimasukan pada bagian header : Movement type

56 117 Document date Delivery Note ( nomer deliver order ) Head text ( keterangan penerimaan) Printing mode (Collective slip ) Gambar 3.34 Create GR berdasarkan PO GeneralTab Selanjutnya pada bagian item overviewwarehouse adminakan memasukan informasi mengenai material, quantity, Sloc. Gambar 3.35 Create GR berdasarkan PO inputmaterialquantity dan Sloc Selanjutnya warehouse adminakan memasukan valuation type untuk menjelaskan kualitas material yang masuk.valuation type ada ada 2 rekondisi dan baik. Setelah itu warehouse adminakan memasukan data plant, storage location, goods recipient (penerima). Gambar 3.36 Create GR berdasarkan PO inputvaluation Type

57 118 Gambar 3.37 Create GR berdasarkan POinput Good Receipt Selanjutnya warehouse admin akan memasukan serial number dari masing masing barang, bila barang yang dimaksud adalah perangkat. Bila barang yang masuk adalah kabel maka nomor batch yang dimasukan pada serial number. Gambar 3.38 Create GR berdasarkan PO input serial number Setelah semua data dilengkapi, selanjutnya warehouse admin akan memeriksa data GR, apabila data sudah benar dan tidak terdapat error maka selanjutnya warehouse admin akan melakukan post untuk penyimpanan dan mencetak good receipt Membuat goods transfer untuk Plant dan Sloc yang berbeda (Pemindahan Barang) Langkah ini dilakukan untuk membuat stock transfer order (STO) untuk plant dan storage location yang berbeda, langkah ini dilakukan karena ada gudang regional yang membutuhkan barang dari gudang pusat, sehingga barang harus dikirim dan dipindahkan untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

58 119 Flowchart untuk transfer posting : Gambar 3.39 FlowchartMembuat Good Transfer untuk Plant dan Sloc yang berbeda Penjelasan flowchart : Pertama purchasing admin dari gudang yang membutuhkan barang akan membuat PO STO sebagai bentuk bukti permintaan barang atau untuk melakukan transfer posting antar plant. Warehouse Admin yang akan mengeluarkan barang (issuing plant) menerima PO STO yang dibuat oleh Purchasing Admin didalam SAP. Warehouse Admin membuat Good Issue berdasarkan PO STO tersebut berdasarkan Plant dan Strorage Location yang dituju dan melakukan pengiriman barang. Kemudian Warehouse Admin (Receiving Plant) menerima barang dan membuat Good receipt berdasarkan PO STO di dalam SAP dan melakukan penyimpanan di gudang.

59 120 Menu Path : MIGO/Logistics Material Management Inventory Management Goods Movement Goods Movement (MIGO) Gambar 3.40Create Transfer Posting Beberapa hal yang perlu dimasukan pada header : o o o Document date Posting date Print status Salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah tipe dokumen dan movement type karena untuk mengalokasikan tipe pergerakan barang, tipe dokumen yang digunakan adalah R10 Other dan movement type yang digunakan adalah 315. Pertama warehouse admin harus memiilih tipe dokumen yang akan digunakan Contoh : A08 Transfer Posting-Other

60 121 Gambar 3.41 pilih Document Transfer Posting Bagian Header Data Gambar 3.42 pilih Movement Type Transfer Posting Pada Tab Generalmasukan dan lengkapi field berikut ini 1. Document Date : masukan tanggal pengiriman barang / current date Contoh : Posting Date : masukan tanggal hari ini pada sistem / current date Contoh : Print Status : Ubah status print menjadi collective slip Gambar 3.43 Create Transfer Posting General Tab Data

61 122 Setelah memasukan data pada bagian headerwarehouse admin input pada data materialcode, plant, dan slocuntuk melakukan transfer material antar gudang dengan plant sama dan sloc yang berbeda Gambar 3.44 Create Transfer Posting tab Selanjutnya isi bagian detail pada Tab Transfer Posting Berikut rincian inputan pada Tab Transfer Posting From 1. Material : <masukan nomor material yang akan dikirim> Contoh : Plant : <masukan kode plant> Contoh : 1000 Kantor Pusat 3. Storage Loation : <masukan kode storage location pengirim> Contoh : 0001 Gandul

62 Valuation type : <masukan kualitas material yang dikirim> Contoh : BAIK 5. Unit of Entry : <masukan jumlah quantity yang akan ditransfer> Contoh : 105 M 6. Batch : <Masukan nomor batch yang akan dikirim> Contoh : Destination 1. Storage Loation : <masukan kode storage location pengirim> Contoh : 0002 AKV Mampang. Gambar 3.45 Create Transfer Posting Item OK Terakhir adalah check post pada create Transfer Posting ini, bila tidak terdapat masalah maka purchase adminakan melakukan save untuk menyimpan Transfer Posting yang secara otomatis akan tercetak oleh sistem dan dapat langsung di print.

63 Membuat Pengeluaran Barang atas STO Langkah ini dilakukan untuk membuat bukti pengeluaran barang atas Stock Transfer Order (STO) yang telah dibuat sebelumnya.langkah ini dilakukan saat ingin melakukan pengeluaran material (good issue). STO adalah dokumen yang dibuat oleh bagian gudang dengan tujuan untuk meminta gudang lain untuk memindahkan barang dengan mengirim barang ke gudang yang membutuhkan. Untuk dapat membuat bukti pengeluaran barang atas STO, warehouse admin harus mendapatkan nomer STO yang telah dibuat sebelumnya. Menu path : Logistics Material Management Inventory Management Good Movement Good Issue (MIGO). Gambar 3.46 Membuat Pengeluaran Barang atas STO Data yang harus dimasukan pada Head data : Tipe Dokumen : Good Issue Purchase Order Nomer PO : Nomer Dokumen STO

64 125 Mov.Type : Movement Type Document date : Tanggal dokumen Posting date Material Slip Doc. Header Text : Tanggal Posting : Nomer Delivery Order : Keterangan Penerimaan Printing Mode : Collective Slip Gambar 3.47 Membuat Pengeluaran Barang atas STOMovement Type Gambar 3.48 Membuat Pengeluaran Barang atas STO General Tab data Berikutnya warehouse admin memeriksa dan meyesuaikan jumlah barang yang bisa dikirim dan lokasi sloc dimana material akan dikirimkan. Gambar 3.49 Membuat Pengeluaran Barang atas STO Quantity Berikutnya warehouse admin akan memasukan data pada item detail, diantaranya : Valuation type : Kondisi Material yang dikirim

65 126 Sloc : Lokasi Material yang dikirim Unloading Point : Lokasi material yang diterima Text : Deskripsi pekerjaan yang bersangkutan Batch : Nomer yang digunakan pada barang kabel Serial Number : Nomer yang digunakan pada barang perangkat Gambar 3.50 Membuat Pengeluaran Barang atas STO Valuation Type Gambar 3.51 Membuat Pengeluaran Barang atas STO Receipt Gambar 3.52 Membuat Pengeluaran Barang atas STO Batch

66 127 Gambar 3.53 Membuat Pengeluaran Barang atas STO Serial Number Terakhir setelah memastikan semua dokumen terisi dengan benar, warehouse admin akan melakukan check dokumen dan apabila tidak ada error maka warehouse admin akan melakukan post dengan menyimpan dan mencetak Good Issue Membuat penerimaan barang atas PO STO Pada dasarnya proses penerimaan barang dari vendor sama dengan proses penerimaan barang dari gudang regional(plant), keduanya tetap membutuhkan nomor purchase order. Langkah ini dilakukan untuk membuat bukti penerimaan barang atas pengiriman pesanan yang dilakukan plant pengirim.saat barang yang dipesan telah dikirimkan oleh plant pengirim, makawarehouse adminditempat plant penerima harus membuat bukti penerimaan barang (Good Receipt). Untuk dapat membuat GR,warehouse admin harus mendapat sejenis surat

67 128 keluar barang atau nomor purchase order STO (stock transfer order) dari plant yang mengirimkan barang. Flow membuat GR (Good Receipt) berdasarkan PO STO : Gambar 3.54 Flowchart Membuat Penerimaan Barang atas PO STO Penjelasan flowchart membuat GR berdasarkan PO STO : Setelah memastikan seluruh dokumen pengiriman lengkap selanjutnya warehouse admin akan memeriksa barang secara fisik, pertama memastikan kode material barang yang ada pada PO (purchase order) atau surat keluar barang sama dengan kode material barang yang ada pada fisik barang, selanjutnya melakukan scanning terhadap serial number dari masing masing barang.bila barang yang diterima adalah kabel maka nomer serial number digantikan dengan batch number. Terakhir warehouse admin akan memasukan data kedalam sistem SAP. Menu path : (MIGO) Logistics Material Management Inventory Management Good Movement Good Receipt For Purchase Order GR for Purchase Order.

68 129 Gambar 3.55 Membuar GR Berdasarkan PO STO Header DATA Data yang perlu dimasukan pada bagian header : Movement type Document date Delivery Note ( nomer deliver order ) Head text ( keterangan penerimaan) Printing mode (Collective slip ) Gambar 3.56 Membuar GR Berdasarkan PO STO General Tab Data

69 130 Selanjutnya pada bagian item overviewwarehouse adminakan memasukan informasi mengenai material, quantity, Sloc. Gambar 3.57 Membuar GR Berdasarkan PO STO Material, Quantity, dan Sloc Selanjutnya warehouse adminakan memasukan valuation type untuk menjelaskan kualitas material yang masuk. Valuation type ada ada 2 rekondisi dan baik. Setelah itu warehouse admin akan memasukan data plant, storage location, goods recipient (penerima). Gambar 3.58 Membuar GR Berdasarkan PO STO inputmaterial, Quantity, dan Sloc Gambar 3.59 Membuar GR Berdasarkan PO STO input Good Receipt Selanjutnya warehouse admin akan memasukan serial number dari masing masing barang, bila barang yang dimaksud adalah perangkat. Bila barang yang masuk adalah kabel maka nomor batch yang dimasukan pada serial number.

70 131 Gambar 3.60 Membuar GR Berdasarkan PO STO inputserial Number Setelah semua data dilengkapi, selanjutnya warehouse admin akan memeriksa data GR, apabila data sudah benar dan tidak terdapat error maka selanjutnya warehouse admin akan melakukan post untuk penyimpanan dan mencetak good receipt Membuat pengembalian barang ke gudang Pengembalian barang ke gudang merupakan salah satu aktifitas yang terjadi di gudang dan merupakan salah aktifitas inventory management.barang yang masuk kedalam gudang disebabkan oleh beberapa alasan, salah satunya adalah pengembalian, ada tiga jenis pengembalian barang ke gudang : Pengembalian barang ke gudang karena Ex-Project Pengembalian barang ke gudang karena Dismante Pengembalian barang ke gudang karena Damage Berikut adalah penjelasan dari masing masing proses pengembalian tersebut Penerimaan barang ke gudang karena Ex-Project Langkah ini dilakukan untuk membuat bukti penerimaan barang ex-project. Barang Ex-project adalah barang yang sebelumnya sudah pernah dikeluarkan oleh gudang untuk menyelesaikan suatu proyek, akan

71 132 tetapi karena satu dan lain hal barang tersebut tidak jadi digunakan dan harus dikembalikan ke gudang.pada umumnya kualitas barang ex-project adalah baik sehingga masih bisa digunakan untuk proyek proyek lainnya. Project : Flowchart membuat penerimaan barang ke gudang karena Ex- Penjelasan flowchart : Gambar 3.61 Penerimaan barang ke gudang karena EX-Project Untuk setiap barang yang masuk kedalam gudang, warehouse admin harus membuat bukti penerimaan barang.dalam sistem SAP warehouse admin harus membuat good receipt untuk setiap barang yang masuk ke gudang. Pengembalian barang ke gudang bisa disebabkan oleh

72 133 beberapa alasan, salah satunya adalah pengembalian barang ke gudang dikarenakan ex-project. Pertama warehouse admin akan mendapatkan barang yang ingin dikembalikan dari user, user yang dimaksud disini bisa pekerja internal dari perusahaan, bisa kontraktor dari sebuah proyek, bisa juga dari pengguna yang sudah menggunakan layanan dari perusahaan. Barang yang masuk akan diperiksa kondisi dan kelengkapannya, kemudian diperiksa apakah sudah memiliki material number SAP, bila belum maka akan dibuatkan material number baru dalam SAP yang selanjutnya akan ditempelkan pada barang tersebut. Setelah dipastikan memiliki material number selanjutnya warehouse admin akan memeriksa apakah barang memiliki serial number bila belum maka warehouse admin akan membuatkan serial number barang tersebut. Terakhir warehouse admin akan memasukan data kedalam SAP, mengacu pada kelengkapan dokumen yang ada. Menu path : (MIGO) Logistics Material Management Inventory Management Good Movement Good Receipt.

73 134 Gambar 3.62Create Good Receipt Document Untuk pengembalian barang ke gudang warehouse admin perlu memperhatikan movement type dalam SAP, untuk pengembalian dikarenakan ex-project maka movement type yang dimasukan adalah 951 (return for ex-project). Data yang perlu dimasukan pada bagian header : Document date Posting date Delivery note / Material slip Headtext Printing mode Gambar 3.63Create Good Receipt General Tab Data

74 135 Selanjutnya pada item overview warehouse admin akan memasukan informasi mengenai barang yang masuk, diantaranya : Material : Nomer material barang Quantity : Jumlah barang Sloc : Storage Location tempat barang diterima Gambar 3.64Create Good Receipt Detail Tab Selanjutnya warehouse admin akan memasukan informasi tambahan pada item detail, diantaranya : Valuation type Goods recipient Internal Order pada tab account assigment Funds Center Serial Number

75 136 Gambar 3.65Create Good Receipt input Valuation Type Gambar 3.66Create Good Receipt input Name Goods Recipient Gambar 3.67Create Good Receipt Account Assignment Gambar 3.68Create Good Receiptinput Funds Center

76 137 Gambar 3.69Create Good Receipt input Serial Number Terakhir warehouse admin melakukan check, memeriksa apakah semua informasi yang dibutuhkan dokumen telah benar dimasukan, dan apabila tidak terdapat error maka akan dilakukan penyimpanan data dengan melakukan post / posting document, terakhir warehouse admin akan mencetak slip GR Penerimaan barang ke gudang karena Dismantle Langkah ini dilakukan untuk membuat bukti penerimaan pengembalian barang dikarenakan dismantle. Barang dismantle adalah barang yang pernah dikeluarkan gudang, barang ini sudah digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek. Dalam jangka waktu tertentu terdapat perkembangan teknologi (update) untuk setiap sistem dan perangkat jaringan yang digunakan. Oleh sebab itu perangkat yang lama harus diganti dengan perangkat yang baru, perangkat lama inilah yang disebut barang dismantle. Proses penerimaan barang dismantle hampir seluruhnya sama dengan proses penerimaan pengembalian barang ex-project, salah satu

77 138 yang membedakan hanyalah movement type dalam dokumen. Proses penerimaan pengembalian barang dismantle dimulai dari user yang mengirimkan barang ke gudang. Di gudang warehouse admin akan memeriksa kelengkapan barang tersebut. Dan bila komponen dan dokumen dari barang perangkat itu lengkap maka warehouse admin akan mulai membuat bukti penerimaan kedalam sistem. Menu path : (MIGO) Logistics Material Management Inventory Management Good Movement Good Receipt. Gambar 3.70 Create GoodReceipt other Dismantle Untuk pengembalian barang ke gudang warehouse admin perlu memperhatikan movement type dalam SAP, untuk pengembalian dikarenakan dismantle maka movement type yang dimasukan adalah 931 (return for dismantle). Data yang perlu dimasukan pada bagian header : Document date

78 139 Posting date Delivery note / Material slip Headtext Printing mode Gambar 3.71 Create Good Receipt Other General Tab Data Selanjutnya pada item overview warehouse admin akan memasukan informasi mengenai barang yang masuk, diantaranya : Material : Nomer material barang Quantity : Jumlah barang Sloc : Storage Location tempat barang diterima Gambar 3.72Create Good Receipt Other input Material data Selanjutnya warehouse admin akan memasukan informasi tambahan pada item detail, diantaranya : Valuation type Goods recipient

79 140 Internal Order pada tab account assigment Funds Center Serial Number Gambar 3.73 Create Good Receipt Other input Valuation Type Gambar 3.74 Create Good Receipt Other input name Good Recipient Gambar 3.75Create Good Receipt Other Account Assigment

80 141 Gambar 3.76 Create Good Receipt Other input Funds Center Gambar 3.77 Create Good Receipt Other input Serial Number Terakhir warehouse admin melakukan check, memeriksa apakah semua informasi yang dibutuhkan dokumen telah benar dimasukan, dan apabila tidak terdapat error, maka akan dilakukan penyimpanan data dengan melakukan post / posting document dalam sistem SAP. Terakhir warehouse adminakan mencetak slip GR Penerimaan barang ke gudang karena Damage Langkah ini dilakukan untuk membuat bukti penerimaan pengembalian barang ke gudang karena damage. Barang damageadalah barang yang rusak yang ingin dikembalikan ke gudang, kerusakan bisa

81 142 terjadi saat proses pemasangan (instalasi) atau bisa juga terjadi karena penggunaan. Barang rusak ini akan dikirimkan oleh user ke gudang. Proses penerimaan pengembalian barang karena damage sama seperti proses pengembalian barang karena dismantle dan exproject. Setelah mendapatkan barang dari user, warehouse admin harus memeriksa kelengkapan barang sebelum membuat bukti penerimaan barang. Untuk barang damage ada dua jenis kondisi, yaitu layak dan tidak layak. Layak adalah kondisi dimana barang tersebut dapat diperbaiki sedangkan tidak layak adalah kondisi dimana barang tidak lagi dapat diperbaiki / rusak total. Setelah mengetahui kondisi barang maka warehouse admin akan mulai untuk membuat bukti penerimaan barang dalam SAP. Menu path : (MIGO) Logistics Material Management Inventory Management Good Movement Good Receipt. Gambar 3.78 Create Good Receipt Damage

82 143 Untuk pengembalian barang ke gudang warehouse admin perlu memperhatikan movement type dalam SAP, untuk pengembalian dikarenakan dismantle maka movement type yang dimasukan adalah 931 (return for dismantle). Data yang perlu dimasukan pada bagian header : Document date Posting date Delivery note / Material slip Headtext Printing mode Gambar 3.79 Create Good Receipt Damage General Tab Data Selanjutnya pada item overview warehouse admin akan memasukan informasi mengenai barang yang masuk, diantaranya : Material : Nomer material barang Quantity : Jumlah barang Sloc : Storage Location tempat barang diterima

83 144 Gambar 3.80 Create Good Receipt Damage input Material code Selanjutnya warehouse admin akan memasukan informasi tambahan pada item detail, diantaranya : Valuation type Goods recipient Internal Order pada tab account assigment Funds Center Serial Number Gambar 3.81Create Good Receipt Damage input Valuation Type Gambar 3.82Create Good Receipt Damage input Goods recipient

84 145 Gambar 3.83Create Good Receipt Damage Input Account Assignment Order Gambar 3.84Create Good Receipt Damage Input Account Assignment Funds Center Gambar 3.85 Create Good Receipt Damage Input Serial Number Terakhir warehouse admin melakukan check, memeriksa apakah semua informasi yang dibutuhkan dokumen telah benar dimasukan, dan apabila tidak terdapat error, maka akan dilakukan penyimpanan data

85 146 dengan melakukan post / posting document dalam sistem SAP. Terakhir warehouse adminakan mencetak slip GR Membuat Pengeluaran Barang Berdasarkan Reservasi Langkah ini dilakukan untuk membuat bukti pengeluaran barang atas reservasi.reservasi adalah dokumen yang dibuat oleh bagian internal PT. XYZ reservasi dibuat karena ada user (pengguna) membutuhkan barang untuk mengerjakan suatu proyek. Flowchart pengeluaran barang berdasarkan reservasi : Gambar 3.86 Flowchart Membuat Pengeluaran Barang Berdasarkan Reservasi Penjelasan flowchart :

86 147 Proses pengeluaran barang dari gudang merupakan salah satu kegiatan yang menjadi tanggung jawab oleh warehouse admin. Untuk dapat mengeluarkan barang berdasarkan reservasi warehouse admin harus mendapatkan dokumen reservasi lengkap dengan nomer reservasi yang telah dibuat sebelumnya. Setelah dokumen lengkap maka warehouse admin akan membuat bukti pengeluaran barang. Untuk reservasi sendiri ada 2 jenis, ada reservasi untuk kegiatan operasional, dan ada juga reservasi untuk kegiatan suatu proyek. Semua jenis reservasi tujuannya sama yaitu untuk mengeluarkan barang dari gudang dan dikirimkan ke vendor, reservasi hanya dibedakan dari Movement Type-nya. Movement type yang digunakan : Gambar 3.87Movement Type berdasarkan Reservasi Terakhir sebagai bukti barang keluar maka warehouse admin harus membuat dan mencetak good issue. Menu path : Logistics Material Management Inventory Management Good Movement Good Issue (MIGO).

87 148 Gambar 3.88Create Good Issue Reservation Untuk membuat pengeluaran barang berdasarkan reservasi warehouse admin harus memasukan data data berikut pada header : Nomer PO Movement Type Document Date Posting Date Material Slip Doc. Header Text Printing Mode Gambar 3.89 Create Good Issue Reservation for Project

88 149 Gambar 3.90 Create Good Issue Reservation General Tab Data Berikutnya adalah memasukan data reservasi berupa quantity dan Sloc Gambar 3.91Create Good Issue Reservation inputquantity dan Sloc Berikutnya warehouse admin akan memasukan informasi tambahan pada item detail. Good Recipient : Orang yang akan menerima material Unloading Point : Lokasi Pengiriman material Text : Deskripsi tentang pekerjaan yang bersangkutan Nomor batch : Nomor barang kabel Serial Number : Nomor SN pada perangkat

89 150 Gambar 3.92Create Good Issue Reservation input Goods Recipient Gambar 3.93Create Good Issue Reservation input Batch Dalam sebuah reservasi biasanya ada permintaan kondisi barang khusus, oleh karena itu warehouse admin harus mencari barang kabel atau barang perangkat yang sesuai dengan kondisi barang tersebut. Warehouse admin harus mencari barang yang memiliki valuation type (kondisi barang) yang sesuai. Gambar 3.94Create Good Issue Reservation Valuation Type

90 151 Gambar 3.95Create Good Issue Reservation Batch Code Gambar 3.96 Create Good Issue Reservation Serial Number Gambar 3.97 Create Good Issue Reservation Batch Gambar 3.98 Create Good Issue Reservation list Material Code

91 152 Gambar 3.99 Create Good Issue Reservation Print Out Terakhir warehouse admin akan melakukan check dan apabila tidak terdapat error maka warehouse admin akan melakukan post untuk mem-posting dokumen sekaligus mencetak GI Membuat Pengeluaran Barang Tanpa Reservasi (Darurat) Langkah ini dilakukan untuk membuat bukti pengeluaran barang tanpa reservasi. Reservasi adalah dokumen yang dibuat oleh bagian internal PT. XYZyang digunakan untuk mengeluarkan barang dari gudang yang nantinya akan dikirimkan kepada user. User di lapangan mengerjakan banyak proyek setiap harinya dan ada saatnya ketika gangguan terjadi pada salah satu jaringan mereka membutuhkan barang (perangkat)untuk memperbaikigangguan tersebut. Karena kebutuhan user ini bersifat mendadak dan penting (urgent) maka user dapat langsung

92 153 meminta barang kepada gudang tanpa harus membawa dokumen reservasi. Keseluruhan proses pengeluaran barang tanpa reservasi sama dengan proses pengeluaran barang dengan reservasi yang menjadi pembeda adalah movement type. Untuk pengeluaran barang darurat / tanpa reservasi movement type yang digunakan adalah 911 (GI EMERGENCY). Menu path : Logistics Material Management Inventory Management Good Movement Good Issue (MIGO). Gambar Create Good Issue non-reservation for Emergency Membuat goods transferuntuk Plant sama dan Sloc yang berbeda (Pemindahan Barang) Langkah ini dilakukan untuk membuat transfer posting, langkah ini dilakukan untuk memindahkan barang dari plant sama ke storage location yang berbeda. Flowchart untuk Transfer Posting :

93 154 Gambar 3.101Flowchart Membuat surat pengeluaran barang tanpa Reservasi Penjelasan flowchart : Penjelasan flowchart membuat transfer posting, pertama tama Warehouse Admin (penerima) membuat surat pemindahan barang. kemudian Warehouse Admin (pengirim) menerima surat pemindahan material, setelah itu warehouse admin melakukan transfer posting di dalam sistem SAP, kemudian warehouse admin mengirim barang yang diminta dalam surat pemindahan material. Setelah melakukan pengiriman material Warehouse (penerima) menerima material dan melakukan penyimpanan didalam gudang yang kemudian dikonfirmasi didalam SAP. Berikut proses Transfer Posting didalam SAP untuk melakukan aktivitas transfer material. Menu Path : MIGO/Logistics Material Management Inventory Management Goods Movement Goods Movement (MIGO).

94 155 Gambar Create Good Issue non-reservation Header data Beberapa hal yang perlu di input pada header : o o o Document date Posting date Print status Salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah tipe dokumen dan movement type karena untuk mengalokasikan tipe pergerakan barang, tipe dokumen yang digunakan adalah R10 Other dan movement type yang digunakan adalah 315. Pertama yang harus dilakukan oleh warehouse admin adalah memilih tipe dokumen yang akan digunakan Contoh : A08 Transfer Posting-Other

95 156 Gambar 3.103Create Good Issue non-reservation A08 Transfer Posting Masukan Kode Movement Typeadalah 313(transfer from storage to Sloc) Gambar 3.104Create Good Issue non-reservation input Movement Type Bagian Header Data Pada Tab General warehouse admin akan memasukan pada field berikut ini : 1. Document Date : masukan tanggal pengiriman barang / current date Contoh : Posting Date : masukan tanggal hari ini pada sistem / current date Contoh : Print Status : Ubah status print menjadi collective slip Gambar 3.105Create Good Issue non-reservation General Tab data

96 157 Setelah memasukan data pada bagian headerwarehouse admin input pada data materialcode, plant, dan slocuntuk melakukan transfer material antar gudang dengan plant sama dan sloc yang berbeda. Gambar 3.106Create Good Issue non-reservation Transfer Posting Selanjutnya warehouse admin mengisi bagian detail pada Tab Transfer Posting Berikut rincian inputan pada Tab Transfer Posting From 1. Material : <masukan nomor material yang akan dikirim> Contoh : Plant : <masukan kode plant> Contoh : 1000 Kantor Pusat 3. Storage Loation : <masukan kode storage location pengirim> Contoh : 0001 Gandul 4. Valuation type : <masukan kualitas material yang dikirim>

97 158 Contoh : BAIK 5. Unit of Entry : <masukan jumlah quantity yang akan ditransfer> Contoh : 105 M 6. Batch : <Masukan nomor batch yang akan dikirim> Contoh : Destination 1. Storage Loation : <masukan kode storage location pengirim> Contoh : 0002 AKV Mampang. Gambar 3.107Create Good Issue non-reservation transfer Posting Item OK Terakhir adalah check post pada create Transfer Posting ini, bila tidak terdapat masalah maka warehouse adminakan melakukan save untuk menyimpan Transfer Posting yang secara otomatis akan tercetak oleh sistem dan dapat langsung di print Membuat transfer posting antar material

98 159 Langkah ini dilakukan untuk melakukan memindahkan antar material, prosedur ini dilakukan karena Warehouse Admin melakukan kesalahan saat memasukan kode material, jadi prosedur ini dilakukan untuk memperbarui kode material di dalam SAP. Transfer posting tidak menyebabkan pergerakan fisik dari material, tetapi perubahan pada tipe stok, nomor batch atau nomor material. Untuk skema flowchart transfer posting antar material sama dengan skema transfer posting yang lainnya dimana warehouse admin memegang peranan dan tanggung jawab penuh atas aktifitas yang terjadi. Menu Path : MIGO/Logistics Material Management Inventory Management Goods Movement Transfer Posting. Gambar 3.108Create Transfer Posting antar Material header data Beberapa hal yang perlu di input pada header : o Document date

99 160 o o Posting date Print status Salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah tipe dokumen dan movement type karena untuk mengalokasikan tipe pergerakan barang, tipe dokumen yang digunakan adalah R10 Other dan movement type yang digunakan adalah 309. Pilih tipe dokumen yang akan digunakan Contoh : A08 Transfer Posting-Other Gambar 3.109Create Transfer Posting antar Material Document Type Berikutnya warehouse admin akan memaasukan Kode Movement Type309(transfer posting material to material) Gambar 3.110Create Transfer Posting antar Material input Movement Type Bagian Header Data Pada Tab General masukan dan lengkapi field berikut ini 1. Document Date : Masukan tanggal pengiriman barang / current date Contoh : Posting Date : Masukan tanggal hari ini pada sistem / current date Contoh :

100 Print Status : Ubah status print menjadi collective slip 4. Material Slip : <nomor delivery order> 5. Doc. Header text : <keterangan penerimaan> Gambar 3.111Create Transfer Posting antar Material General Tab data Setelah memasukan data pada bagian headerwarehouseadmin input pada isi bagian detil pada Tab Transfer Posting. Berikut rincian inputan pada Tab Transfer Posting From 1. Material : <nomor material yang akan ditransfer> Contoh : Plant : <tempat stok material> Contoh : 1000 Kantor Pusat 3. Sloc : <tempat transfer material dikirim> Contoh : mampang Jika material menggunakan batch, isi:

101 Batch : <nomor batch material yang tersedia di SLoc>. Contoh : KGNDL Val. Type : <masukan kualitas material yang dikirim> Contoh : BAIK Destination 1. Material : <nomor material baru>. Contoh : Plant : <tempat stok material diterima> Contoh : 1000 Kantor Pusat 3. Sloc : <tempat transfer material diterima> Contoh : mampang Jika material menggunakan Batch, isi: 4. Batch : <nomor batch material>. Contoh : KJBR Val. Type : <kondisi material yang akanditerima>. Contoh : EX-Project 6. Quantity :<jumlah material yang akanditransfer>, <tick>. Contoh : 100 M 7. Item OK : <tick>

102 163 Gambar 3.112Create Transfer Posting antar Material tab Terakhir adalah check post pada create Transfer Posting ini, bila tidak terdapat masalah maka purchase adminakan melakukan save untuk menyimpan Transfer Posting yang secara otomatis akan tercetak oleh sistem dan dapat langsung di print Membuat transfer ke stock vendor Langkah ini dilakukan untuk membuat Transfer Stock ke Vendor, Prosedur ini dilakukan ketika ingin melakukan transfer material ke stock vendor. Proses ini dilakukan karena perusahaan ingin melakukan perbaikan barang ke vendor dikarenakan kerusakan. Pengembalian barang juga bisa dilakukan bila barang yang dibeli tidak sesuai dengan spesifikasi yang dijanjikan. Pengembalian material ke vendor dilakukan dengan proses subcontracting. Proses subcontracting merupakan proses pengiriman komponen ke vendor untuk diperbaiki / dikembalikan sehingga material yang baru atau sama namun dengan kondisi yang baru (baik) akan diperoleh oleh perusahan.

103 164 Flowchart dari proses transfer ke stock vendor : Penjelasan flowchart : Gambar 3.113Flowchart Transfer kestockvendor Tahapan untuk membuat PO perbaikan, pertama tama Purchase Admin membuat PO untuk replacement material yang kemudian diterima oleh Warehouse Admin. Kemudian Warehouse Admin membuat Good Transfer dari valuation type "Baik" ke Vendor dengan movement type 541 dan mengirim material tersebutke vendor.vendor menerima material yang dikirim oleh Warehouse Admin dan vendor mengirim kembalu material yang telah diganti. Warehouse Admin menerima material yang telah diganti yang dikirim oleh vendor dan membuat Good Receipt untuk material yang telah diganti dengan val.type "Baik" movement type 101. Kemudian bagian finance menerima konfirmasi Good Receipt dan melakukan proses invoice didalam SAP.

104 165 Menu Path : MIGO/Logistics Material Management Inventory Management Goods Movement Goods Movement (MIGO) Gambar Create Transfer ke StockVendor Header data Beberapa hal yang perlu di input pada header : o o o Document date Posting date Print status Salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah tipe dokumen dan movement type karena untuk mengalokasikan tipe pergerakan barang, tipe dokumen yang digunakan adalah R10 Other dan movement type yang digunakan adalah 541. Pilih tipe dokumen yang akan digunakan Contoh : A08 Transfer Posting-Other Gambar 3.115CreateTransfer ke StockVendor A08 Transfer Posting - other

105 166 Masukan Kode Movement Typeadalah 541(Goods Issue whse to subc.stock) Gambar 3.116CreateTransfer ke StockVendor input Movement type Bagian Header Data Pada Tab Generalmasukan dan lengkapi field berikut ini 1. Document Date : Masukan tanggal pengiriman barang / current date Contoh : Posting Date : Masukan tanggal hari ini pada sistem / current date Contoh : Print Status : Ubah status print menjadi collective slip Gambar 3.117CreateTransfer ke StockVendor General tab data

106 167 Setelah memasukan data pada bagian headerwarehouse admin input pada data materialcode, plant, dan slocuntuk melakukan transfer material ke vendor. Gambar 3.118createTransfer ke StockVendor tab transfer posting Selanjutnya isi bagian detail pada Tab Transfer Posting, Berikut rincian inputan pada Tab Transfer Posting: Destination 1. Material : <masukan nomor material yang akan ditransfer> Contoh : Gambar 3.119createTransfer ke StockVendor list Material 2. Plant : <masukan kode plant> Contoh : 1000 Kantor Pusat

107 SLoc : <masukan kode storage location pengirim> Contoh : 0001 Gandul 4. Val. Type : <masukan kualitas material yang diterima> Contoh : BAIK 5. Unit of Entry : <masukan jumlah quantity yang akan ditransfer> Contoh : 1 U Gambar 3.120CreateTransfer ke StockVendor tab transfer Posting Item OK Pada Tab Serial Number, masukkan serial number material yang akan dikirimkan ke vendor. Contoh :

108 169 Gambar 3.121Create transfer ke Stock vendor input Serial Number Terakhir adalah check post pada create Transfer Posting ini, bila tidak terdapat masalah maka purchase admin akan melakukan save untuk menyimpan Transfer Posting yang secara otomatis akan tercetak oleh sistem dan dapat langsung di print.jika data-data Transfer Posting sudah lengkap dan benar akan muncul pesan Document is O.K Melakukan Stock Opname Langkah ini dilakukan untuk memeriksa dan menyamakan informasi data barang yang ada pada sistem dengan kondisi barang yang sebenarnya digudang. Stock Opname adalah menghitung stock (persediaan barang untuk digunakan) yang ada di gudang, kegiatan ini dilakukan tiap 1 bulan sekali, terkecuali untuk material kabel yang dilakukan pengecekan setiap 3 bulan sekali.

109 170 Gambar 3.122Flowchart Melakukan Stock Opname Penjelasan flowchart : Pertama-tama bagian anggaran dari kantor pusat, sesuai dengan SOP akan memberitahukan ke bagian gudang pusat untuk melakukan proses stock opname, kemudian Warehouse Admin berkoordinasi dalam tim untuk melakukan Stock Opname, kemudian Warehouse Supervisor Membuat Physical Inventory Document(PID) dengan terlebih dahulu melakukan blokir terhadap posting transaksi agar tidak mengganggu jalannya kegiatan penghitungan. Setelah itu Warehouse Admin mencetak PID kedalam kertas yang bertujuan untuk mempermudah pengecekan material di gudang. Bersama tim, Warehouse Admin menghitung fisik

110 171 material di gudang apakah ada perbedaan dengan jumlah di dalam sistem SAP. Apabila terjadi perbedaan, maka Warehouse Supervisor akan melakukan re-count dalam SAP dan mengitung ulang material di gudang untuk memastikan perbedaan tersebut. Setiap material yang memiliki perbedaan harus dapat dipertanggung jawabkan kepada Inventory Accountant.Apabila alasan tersebut diterima, maka Inventory Accountant akan melakukan Post Difference Membuat Physical Inventory Document Secara Individu Menu Path: MI01 /Logistics - Materials Management - PhysicalInventory - Physical Inventory Document - Create untuk menuju layarcreate Physical Inventory Document. Gambar 3.123create Physical Inventory Document

111 172 Beberapa hal yang perlu di input pada Initial Screen: Doc. Date : tanggal dibuatnya dokumen PID. Contoh: PlannedCountDate : tanggal dilakukannya stock opname. Contoh: Plant : lokasi perhitungan dan penyimpanan material. Contoh: Kantor Pusat Stor. Location : gudang dimana akan melakukan stock opname. Contoh: Gandul PotingBlock : untuk melakukan blokir posting terhadap barang yang dipilih Kemudian, maka akan muncul layar Create Physical Inventory Documents: New Items Gambar 3.124create Physical Inventory Document Item Selanjutnya warehouse admin akan memasukkan data-data berikut ini :

112 173 Material :Material yang akan dilakukan stock opname. Contoh: Batch :diisi apabila hanya batch tertentu saja yang akan dilakukan perhitungan Setelah itu Warehouse Supervisor akan melakukan Save untuk menyimpan dan memposting dokumen PID yang dibuat Gambar 3.125Physical Inventory Document Created Membuat Physical Inventory Document Secara Kolektif Menu Path: MI31 / Logistics- Materials Management- PhysicalInventory - Sessions - Create Physical Inventory Document - Without Special Stock. Gambar 3.126Selected Data PID Beberapa hal yang perlu di input oleh warehouse admin :

113 174 Pada bagian Database Selection : Plant :lokasi dilakukan stock opname. Contoh: 1000 Kantor Pusat Stor. Loc. :gudang lokasi dilakukan stock opname. Contoh: 0001 Gandul Material Marked for Deletion : <untick> Pada bagian Control : Select data and issue log : Gambar 3.127Selection Acc to Stock Balance Pada bagian Selection Acc. to Stock Balance klik symbol Perhatikan bahwa hanya item-item berikut yang di-tick: Unrestricteduse : Incl. Matls Subj. to Phys. Inv : Incl. Btchs Subj. to Phys. Inv :

114 175 Selain item di atas hilangkan tanda Gambar 3.128Planned Count Date Pada bagian Data in Phys. Inv. Docmt Header: PlannedCountDate :tanggal akan dilakukannya stock opname. Contoh: Kemudian tekan tombol execute untuk mengolah data. Setelah itu akan muncul layar seperti dibawah ini Gambar Selected Data PID Berikan tanda pada material dan batch yang ingin Anda masukkan dalam satu dokumen PID.Contoh: Anda ingin menghitung stok material dengan Batch BAIK

115 176 Kemudian klik tombol, maka nomor PID yang telah dibuat akan muncul untuk material yang telah dipilih dan akan ditampilkan di kolom PhysInvDoc dan Status menjadi Create Document. Gambar 3.130PID Document Selain Menampilkan layar di atas, sistem juga akan menampilkan pop-up window PID were Created Directly yang berisikan informasi lokasi, tanggal, dan nomer dari PID yang telah dibuat. Gambar 3.131PID Document Directly informasi tersebut juga dapat diakses dengan menekan tombol.

116 Blocking Material untuk Stock Opname Menu Path : MI02 / Logistics - Materials Management - Physical Inventory - Physical Inventory Document - Change Masukkan data-data berikut : Gambar 3.132Change PID Phys. InventoryDoc. : merupakan nomor dokumen PID yang akan dirubah. Contoh: FiscalYear : merupakan perdioe tahun fiskal dari PID yang dibuat. Contoh: 2011 Kemudian klik enter, maka akan muncul layar Change Physical Inventory Document <XXX>: Collect Processing

117 178 Gambar 3.133Change Physical Inventory Document Pilih dan pastikan pada field AUn terdapat tanda untuk material yang akan di-block. Kemudian klik Header, dan anda akan melihat layar PID <document PID number>: Header. Pastikan Posting Block sudah di ceklis dan kemudian klik untuk menyimpan dan posting dokumen PID yang telah dibuat. Sistem akan menampilkan pesan Physical inventory document xxx changed Mencetak PID Gambar 3.134Physical Inventory Document Changed Menu Path :MI21 / Logistics - Materials Management PhysicalInventory - Physical Inventory Document.

118 179 Gambar 3.135Print Physical Inventory Document Beberapa hal yang perlu di Input: PID :nomor dokumen PID pada prosedur MI31. Contoh: Plant :lokasi tempat stock opname dilakukan. Contoh: 1000 Kantor Pusat Stor. Loc :gudang tempat Stock Opname dilakukan. Contoh: 0001 Gandul Stor. Loc :gudang tempat stock opname dilakukan. Kemudian klik Execute, maka akan muncul layar Print. Kemudian masukkan local pada field Output device, ini bertujuan untuk menggunakan media output yang ada pada Local Area Network. Kemudian

119 180 klik. Kemudian sistem akan menampilkan pesan Print Request Completed. Layar Print akan muncul, Gambar 3.136Print Out PID Document Pilih Printer yang akan digunakan, dan klik tombol untuk mencetak PID Memasukkan Hasil Perhitungan Manual Menu Path: MI04 / Logistics - Materials Management - Physical Inventory - Inventory Count - Enter

120 181 Gambar 3.137Inventory Count Pada Layar Enter Inventory Count: Initial Screen Beberapa data yang harus di isi pada Initial Screen : Phys. InventoryDoc. : nomor dokumen PID pada prosedur MI31 Contoh: FiscalYear :periode tahun fiskal dibuatnya PID. Contoh: 2011 Count Date : <tanggal dilakukannya perhitungan fisik>. Contoh: Kemudian klik enter, maka akan muncul layar Enter Inventory Count <PID Doc. Number>: Collect.Processing

121 182 Gambar 3.138Enter Inventory Count Processing1 Untuk hasil perhitungan yang tidak sama dengan 0, maka hasil perhitungan di-input secara manual sebagai berikut: Quantity :hasil perhitungan material. Contoh : 5 Gambar 3.139Enter Inventory Count Processing2

122 183 Untuk hasil perhitungan sama dengan 0, maka hasil perhitungan diinput secara manual sebagai berikut dengan memberikan tanda pada ZC (Zero Counting), Apabila kolom quantity dikosongkan tanpa tick ZC (Zero Counting) maka Untuk material yang bersangkutan dianggap belum dilakukan perhitungan. Pastikan terdapat informasi jumlah material disetiap baris dan kemudian KLIK Enter. Untuk material perangkat, dibutuhkan informasi serial number Anda akan melihat window Maintain Serial Numbers. Gambar 3.140Maintain Serial Number Serial Number :masukkan serial number material sesuai jumlah, dan jangan lupa untuk memberikan tanda, kemudian klik. Klik Save untuk menyimpan hasil perhitungan manual Sistem menampilkan pesan Count entered for phys. inv. doc xxx

123 Memposting Perbedaan Langkah ini dilakukan karena terdapat perbedaan antara jumlah barang didalam sistem dengan jumlah barang di lapangan. Menu Path : MI20 / Logistics - Materials Management - Physical Inventory- Difference- Difference List. Gambar 3.141List of Inventory Difference1 Beberapa data yang harus di isi pada List of Inventory Difference : Plant:lokasi dilakukan perhitungan inventory. Contoh: 1000 Kantor Pusat Stor. Loc :gudang dilakukan perhitungan inventory. Contoh: 0001 Gandul

124 185 PID :nomordokumen PID yang pernah dilakukan inventory counting. Contoh: Setelah itu klik Execute, maka akan muncul layar yang menampilkan informasi perbandingan perhitungan barang pada database dengan proses penghitungan manual Gambar 3.142List of Inventory Difference2 BookedQty : jumlah material yang sudah di-reservasi Qtycounted : jumlah hasil stock opname Differenceqty : selisih persediaan Differenceamt : selisih persediaan X valuation price Apabila hasil perhitungan sudah disetujui, maka setiap item material diberikan tanda, kemudian klik untuk memposting perbedaan. Maka akan muncul tampilan Post Inventory Difference,Lakukan prosedur Post Difference dengan mengakses, Menu Path: MI07 / Logistics - Materials Management - Physical Inventory - Difference Post.

125 186 Gambar 3.143Post Inventory Difference Berikut data-data yang harus di masukkan pada Post of Inventory Difference : Initial Screen PID. : dok. PID yang sudah disetujui. Contoh: FiscalYear :tahun fiskal dilakukannya persetujuan PID. Contoh: 2011 PostingDate :tanggal posting dokumen, current date. Contoh: Kemudian tekan Enter, maka akan muncul tampilan Post Inventory Difference <PID Document>: Initial Screen

126 187 Gambar 3.144Post Inventory Difference Masukkan reason untuk setiap selisih perbedaan : o Jika selisih negatif : 0001 Selisih Persediaan o Jika selisih positif : 0002 Selisih persediaan + Kode-kode lainnya dapat di akses dengan menekan symbol pada fieldreason, maka akan muncul tampilan Reasons for inventory diff.

127 188 Gambar 3.145Reason of Inventory Klik Save untuk posting perbedaan inventori ke sistem. Sistem akan menampilkan Diff phys. inv. doc xxx post with m. doc xxxx. Gambar 3.146Doc Inventory Difference Posted