APLIKASI DISPOSISI SURAT PADA PUSLITBANG tekmira BADUNG

Transkripsi

1 APLIKASI DISPOSISI SURAT PADA PUSLITBANG tekmira BADUNG Drs.Maryono 1, Adi Widia Putra 2 Konsentrasi Sistem Informasi, Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Komputer Bisnis LPKIA Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax myonosis@gmail.com 2 adiwiaputra188@gmail.com Abstrak Surat merupakan alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain.terdapat masalah dalam penyimapanan berkas sehingga permasalah tersebut dapat terjadi penumpukan berkas yang dapat menimbulkan sulitnya dalam pencarian berkas.aplikasi Disposisi surat ini menggunakan metodelogi prototype untuk merancangnya dan untuk pengumpulan datanya menggunakan metode wawancara dan observasi. Untuk menganalisis proses bisninsnya dengan menggunakan UML yang diantaranya menggunakan Usecase Diagram, Sequeen Diagram, Class Diagram, Actifity Diagram. Aplikasi ini dirancang berbasis web dengan menggunakan Framework CodeIgniter dan menggunakan database MySQL.Model prototype (prototype model) adalah metodologi perangkat lunak yang digunakan pada Aplikasi Monitoring Persediaan, dimulai dari pengumpulan kebutuhan petugas laboratorium terhadap perangkat lunak hingga pembuatan program agar perusahaan lebih terbayang dengan apa yang sebenarnya diinginkan.dengan adanya Aplikasi Disposisi Surat berbasis web ini, diharapkan bisa membantu perusahaan dalam memudahkan dalam memonitor surat pada saat ditindak lanjuti sehingga dapat terkontrol dengan baik. Kata kunci : Aplikasi disposisi surat, prototype 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pusat Penelitian Pengembangan Teknologi Mineral dan Batubara atau di singkat dengan Puslitbang tekmira, Memiliki banyak pengalaman dalam melaksanakan penelitian dan pengembangan mineral dan batubara yang di dukung tenaga yang professional terutama dalam bidang persuratan yang mendukung jalannya informasi. Proses berjalannya surat yaitu pertama melalui Tata Persuratan dan tugas Bagian Tata Persuratan yaitu menerima proses datangnya surat masuk dari antar sub bidang kemudian setelah di proses di bagian Tata Persuratan langsung di kirimkan ke Kepala Pusat (Kapus) dan tugas Kepala Pusat yaitu mendisposisi datangnya surat dari Tata Persuratan kemudian surat tersebut di kirimkan ke bagian sub bidang yang ada di tekmira. Dalam kepengurusan surat organisasi seperti instansi pemerintah ataupun swasta, dituntut terjaganya kepengurusan surat guna menunjang ke efektifan kinerja dan terpenuhi akan manfaat yang di inginkan, salah satunya adalah tugas kepengurusan surat yang berkaitan dengan mencatat, mengolah, mengirim, dan menyimpan keterangan surat menyurat. Oleh karena itu kepengurusan surat sering disebut pekerjaan tulis menulis yang kemudian terkumpul menjadi arsip. Prosedur pegolahan surat perlu di terapkan karena merupakan sumber data informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi tersebut secara maksimal sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat.pada kenyataannya pengelolaan surat bukanlah suatu hal yang sangat mudah dan salah satu masalah pada tekmira Bandung yaitu tentang sulitnya proses pencarian surat dikarenakan adanya penumpukan berkas. Oleh karena itu proses pencarian suratpun sedang diupayakan dapat di operasikan dengan menggunakan perangkat komputer yang melalui sistem aplikasi, 1.2 Indentifikasi Persoalan Berdasatkan latar belakang masalah yang telah di uraikan di atas, maka dapat di rumuskan beberapa permasalahan yang yang terjadi yaitu :.

2 1. Penumpukan berkas surat di 1 ruang penyimpanan yang mengakibatkan sulitnya dalam pencarian 1.3 Ruang Lingkup Permasalahan Agar permasalahan yang terjadi dapat ditangani dengan baik dan terarah maka penulis membatas i permasalahan yang ada pada : 1. Pembangunan aplikasi disposisi surat ini berbasis web, di mulai pencatatan surat masuk, surat keluar dan disposisi surat 2 Aplikasi ini hanya di gunakan oleh Puslitbang tekmira Bandung 1.4 Tujuan Perancangan Tujuan yang ingin di capai dalam pembuatan laporan ini yaitu: 1. Membangun aplikasi disposisi surat yang di peruntukan memudahkan pencarian data surat atau berkas surat II. Dasar Teori II.1 Teori Tentang Permasalahan II.1.1 Aplikasi Aplikasi merupakan komponen yang bermanfaat sebagai media untuk menjalankan pengolahan data ataupun berbagai kegiatan lainnya seperti pembuatan ataupun pengolahan dokumen dan file. [1] II.1.2 Tahapan aplikasi 1. Mendefinisikan masalah / defining the problem Masalah / Probem disini adalah kompenan apa saja yang diperlukan agar program ini jalan dikenal dengan masukan/inputnya apa saja, mendefinisikan apa yang nanti akan dilakukan oleh program dan bagaimana keluaran dari program yang kita harapkan nantinya. Pada tahap ini juga dikenal requirement analisis atau analisa kebutuhan. 2. Perencanaan / Planning / Desain sistem Pada tahap ini adalah medefinisikan langkahlangkah apa saja yang dilakukan oleh program dalam menyelesaikan permasalahan yang ada. Bentuk dari perencanaan itu bisa berupa flowchart ataupun algoritma dari program, sehingga kita akan tahu proses apa saja yang ada dalam program tersebut. semakin detail flowchart atau algoritma yang dibuat semakin mudah juga pada tahap implementasi/coding nantinya. 3. Implementasi / Koding / Programin Kini saatnya anda menulis program, tahap ini juga mencakup tahap perbaikan error dan testing. Menulis program dengan terstruktur dan sesuai dengan flowchart yang telah kita buat. 4. Dokumentasi / Documentation Setelah tahap coding selesai, sangat disarankan bagi anda untuk membuat semacam dokumentasi. Tambahkan komentar-komentar pada program anda dan bukukan program yang akan anda buat. Hal ini akan bermanfaat jika anda sudah membuat program yang begitu banyak, dan suatu ketika nanti (mungkin bertahun-tahun kemudian) anda ingin mengambil sebagian dari code program anda yang lama untuk disisipkan pada program anda yang baru. Bayangkan jika anda tidak membuat dokumentasi, waktu anda akan sangat terbuang dengan menelusuri programprogram lama anda satu-persatu. 5. Testing a.unittesting Menguji setiap unit dan modul yang terdapat dalam program tersebut b.integrationtesting Menguji integrasi yang dilakukan kepada program seperti halnya ketika program tersebut sudah diinstall di client kita yang membutuhkan integrasi dengan sisitem yang lain seperti halnya integrasi dengan database. c.validationtesting menguji masukan yang diberikan kepada program. apapun masukannya program harus bisa menyelesaikan dengan baik.[1] II.1.3 Surat Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan lebih jelasnya, Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.[2] II.2 Metodologi Yang Digunakan II.2.1 Prototype Prototype Model adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secara langsung mendemontrasikan sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya sebelum tahapan konstruksi actual dilakukan [3] Model yang cocok digunakan untuk menggali spesifikasi kebutuhan pelanggan secara lebih detail tetapi beresiko tinggi terhadap membengkaknya biaya dan waktu proyek Model prototype (prototyping model) dimulai dari mengumpulkan kebutuhan pelanggan terhadap perangkat lunak yang akan dibuat. Lalu dibuatlah program prototype agar pelanggan lebih terbayang dengan apa yang sebenarnya diinginkan. Program prototype biasanya merupakan program yang belum jadi. Program ini biasanya menyediakan tampilan simulasi alur perangkat lunak sehingga tampak seperti perangkat lunak yang sudah jadi. Program prototype ini dievaluasi oleh pelanggan atau user sampai ditemukan spesifikasi yang sesuai dengan keinginan pelanggan atau user.[4]

3 III.2 Aliran Kerja III.2.1ActivityDiagram Gambar II.1 Model Prototype II.2.2 UML UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikiann rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami. Dalam pemodelan perangkat lunak (software modeling) bekerja dengan cara yang cukup serupa layaknya seorang arsitek atau insinyur teknik sipil yang akan membuat sebuah bangunan atau gedung yang berskala besar.[5] II.2.4 Framework CI CodeIgniter adalah sebuah framework PHP yang dapat membantu mempercepat developer dalam pengembangan aplikasi web berbasis PHP dibanding jika menulis semua kode program dari awal. CodeIgniter pertama kali dibuat oleh Rick Ellis, CEO Ellislab, Inc. ( sebuah perusahaan yang memproduksi CMS (Content Management System) yang cukup handal, yaitu ExpressionEngine( m). Saat ini, CodeIgniter dikembangkan dan dimaintain oleh Expression Engine Development Team. [6] Gambar III-2 Aktifity Diagram Surat Masuk III.3 Pemodelan Data III.3.1 Class Diagram III.1.1 Usecase Diagram kapus persuratan surat masuk surat keluar kabag login disposisi surat KBK tindak lanjuti subag korlak Gambar III.1 UseCase Diagram Disposisi Surat Gambar III. 3 Class diagram Disposisi surat

4 III.4 Struktur Organisasi Obyek dan Pesan III.4.1 Sequence Diagram : user 1: aksi : disposisi : disposisis 2: tampil( ) UI : adictrl : adictrls 4: menampilkan form disposisi 3: tampil( ) : user 5: klik tombol buka 6: buka( ) 1: masuk halaman login 8: menampilkan popup 7: tindak( ) 2: index( ) 9: klil tombol lanjuti 3: menampilkan menu login 10: divisi( ) 11: nosu( ) 4: input username & password 12: tampil_div( ) 5: tekan tombol login 13: lanjuti( ) 6: login( ) 7: index( ) 14: menampilkan form tindak lanjuti 15: pilih tujuan divisi 16: iddivisi( ) 8: login gagal menampilkan halaman login 17: idsurat( ) 18: c_catatan( ) 9: login( ) 19: t_catatan( ) 20: updatekode( ) 21: updatestat( ) 22: updatecat( ) 23: dispos( ) 24: data terkirim Gambar III.4 Sequence Diagram Login : surat_masuk : surat_masuks Gambar III.6 Sequence Diagram Disposisi : user 1: aksi 2: s_masuk( ) III.5 Perancangan Antarmuka 3: menampilkan halaman perusuratan 4: klik menu surat masuk 5: csurat( ) 6: idsurat( ) 7: insdata( ) 8: menampilkan form surat masuk 9: isi field field & tekam tombol input 10: klik menu tampilan surat masuk 11: tampil( ) 12: tampil( ) 13: menampilkan data data surat masuk 14: klik link pdf 15: tfilesm( ) Gambar III.7 Dialog Screen Login 17: menampilkan pdf 16: tampil_f( ) Gambar III.5 Sequence Diagram surat masuk Gambar III.8 Dialog Surat masuk

5 IV.3 Implemetasi Antarmuka Sub bab ini memperlihatkan hasil dari implementas i yang telah dilakukan. Hasil implementasi ini diperlihatkan per dialog screen. Gambar III.9 Dialog Screen Disposisi Gambar IV.3 Dialog screen Tampilan Login Gambar III.10 Dialog Screen Disposisi Kabag Gambar IV.4 Dialog screen Surat Masuk IV. Implementasi IV.1 Logical Mapping Gambar IV.2 Logical mappng IV.2 Jadwal Kegiatan Gambar IV.5 Dialog screen Disposisi V.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pengujian terhadap aplikasi yang telah dibuat, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Setelah di bangunnya Aplikasi disposisi surat, terdapat perubahan dalam pencarian data surat, Pencarian berkas surat menjadi lebih cepat V.2 Saran Tahapan pengembangan berikutnya yang di lakukan oleh programmer terhadap aplikasi ini yaitu menambahkan fitur backup data di home dasboard agar menjadi lebih mudah meng backup data perbulan ataupun pertahunya DAFTAR PUSTAKA [1] Edi Winarno ST, M. (2013). Belajar Pemrograman VB6 dalam Sekejap. Jakarta: Elex Media Komputindo. Gambar IV.2 Jadwa Kegiatan

6 [2] Agus Sugiarto, 2. (2005). [3] Mulyarto, A. R. (2010). [4] Rosa A.S dan M. Salahuddin. (2014). [5] Nugroho, A. (2010). Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java. Yogyakarta: Andi. [6] Hakim, L. (2010). 9 Langkah Menjadi Master Framework Codeigniter. Yogyakarta: LOKOMEDIA.