PERANGKAT LUNAK PENGELOLAAN SURAT DI TATA USAHA PUSAT SUMBER DAYA MINERAL BATUBARA PANAS BUMI BANDUNG

Transkripsi

1 PERANGKAT LUNAK PENGELOLAAN SURAT DI TATA USAHA PUSAT SUMBER DAYA MINERAL BATUBARA PANAS BUMI BANDUNG Indra Purnama, M.T., MCAS, MOS 1, Stefani Kris Romanda 2 1 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Komputer Bisnis LPKIA 2 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Komputer Bisnis LPKIA Jl. Soekarno Hatta No.456 Bandung 40266, , Fax indrapurnama@lpkia.ac.id, 2 stefanikrisromanda10@gmail.com Abstrak Dengan menggunakan perangkat lunak ini maka akan membantu dalam kegiatan operasional tata usaha PSDMBP dikarenakan dengan perangkat lunak ini mengkonversikan pencatatan di kertas menjadi pencatatan yang sudah terkomputerisasi dan tata usaha PSDMBP pun dapat menangani masalah pendisposisian, karena pendisposisian langsung dilakukan di perangkat lunak, sehingga memperkecil kemungkinan disposisi tidak tersampaikan. Perangkat lunak ini menggunakan Netbeand dan Microsoft SQL Server. Hasil dari perangkat lunak ini adalah pengagendaan dilakukan menggunakan komputer sehingga memudahkan dalam pecarian maupun pembuatan laporan. Disposisi pun akan tersampaikan dengan baik. Kata kunci: Perangkat Lunak, Pencatatan, Agenda, Disposisi 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Tata Usaha Pusat Sumber Daya Mineral Batubara dan Panas Bumi (PSDMBP) mulai dari penerimaan surat, pembuatan surat, pendisposisian, pendokumentasian, hingga pembuatan laporan surat, semua dilakukan secara konvensional. Proses pembuatan disposi dilakukan secara berulang-ulang sehingga memungkinkan informasi disposisi tidak tersampaikan ke pihak lain dan pembuatan surat balasan pun menjadi terhambat. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar, sehingga pencarian dokumen sulit sebab harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya satu persatu. Penerapan metode tersebut, menjadikan pengelolaan surat masuk dan surat keluar Bagian Tata Usaha PSDMBP kurang efektif dan efisien. 2. Pendokumentasian surat masih menggunakan buku besar sehingga terjadi kesulitan dalam pencarian karena harus mencari data satu persatu. 3. Kesulitan dalam pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar baik perhari maupun perperiode. 1.3 Ruang Lingkup Permasalah 1. Perangkat lunak ini hanya berfokus pada pencatatan surat masuk, pembuatan disposisi oleh pihak terkait dan pembuatan konsep surat keluar. 2. Pencatatan surat masuk dilakukan oleh operator, sedangkan pendisposisian dilakukan oleh kepala bagian ( Kepala Pusat, Kepala Tata Usaha, Kepala Bagian Program Kerja), dan pembuatan konsep dilakukan oleh kepala bagian. 3. Area dari proses pencarian data adalah berdasarkan data data surat. 4. Laporan hanya di pergunakan pada Bagian Tata Usaha PSDMBP. Dengan adanya masalah yang telah sebutkan di atas, Bagian Tata Usaha PSDMBP dirasa perlu untuk merubah metode pengelolaan persuratan yang saat ini mereka gunakan, yaitu metode konvensional, menjadi metode pengelolaan persuratan yang terkomputerisasi. Dengan adanya Perangkat Lunak Pengelolaan Surat Berbasis Desktop ini, diharapkan menghasilkan perangkat lunak yang dapat mengelola surat masuk dan keluar secara efektif dan efisien sesuai alur yang ditetapkan pada Bagian Tata Usaha PSDMBP. 1.2 Identifikasi Permasalahan 1. Pengelolaan surat masuk memiliki masalah pada sulitnya pembuatan disposisi dikarenakan disposisi dilakukan secara berulang, sehingga kemungkinan data tidak tersampaikan tepat waktu dan menjadi penghambat dalam pembuatan surat keluar. 1.4 Tujuan Perancangan 1. Dengan perangkat lunak ini diharapkan dapat membantu dalam proses pembuatan disposisi oleh pihak terkait dan membantu dalam memberikan tindakan selanjutnya terhadap surat masuk yang diterima. 2. Memudahkan dalam pencarian data. 3. Dapat menjadi perangkat lunak yang memberikan kemudahkan dalam mendapatkan laporan terkait surat masuk maupun surat keluar baik perhari maupun perperiode. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Teori Tentang Permasalahan Pengertian perangkat lunak Perangkat lunak (Software) adalah istilah khusus untuk data yang diformat, dan disimpan secara digital, didalamnya termasuk program komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang dapat

2 dibaca, dan ditulis oleh komputer. Perangkat lunak juga dapat dikatakan sebagai bagian sistem komputer yang tidak berwujud. (Materi Dosen, 2016) Pengertian surat Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu. (Warsanto I, 2012) Pengertian surat masuk Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun intern instansi/perusahaan tersebut. (Ida, 2012) Pengertian surat keluar Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi/perusahaan atau antar bagian dalam suatu instansi/perusahaan tersebut, ditujukan kepada instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama. Dengan demikian surat ekstern dapat ditujukan ke pihak ekstern maupun intern instansi/perusahaan tersebut. (Ida, 2012) Pengertian microsoft sql server SQL Server adalah hasil kerja sama antara Microsoft dengan Sybase untuk memproduksi sebuah software penyimpanan data (database) yang bekerja pada sistem operasi OS/2. (Harip, 2012) Pengertian bahasa java Java merupakan salah satu bahasa pemograman yang banyak digunakan. Selain karena kemudahan penggunaan, sifatnya yang open source serta dapat berjalan di berbagai system operasi menjadikan Java sebagai salah satu bahasa pemograman yang cukup popular. (Wahana, 2012) Pengertian netbeans Netbeans merupakan sebuah aplikasi Integrated Development Environment (IDE) yang berbasiskan Java dari Sun Microsystems yang berjalan di atas swing dan banyak digunakan sekarang sebagai editor untuk berbagai bahasa pemograman. (Nofriadi, 2015) 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN 3.1 Aliran Proses Use case diagram Pengertian disposisi Disposisi adalah petunjuk atau perintah singkat mengenai kelanjutan surat yang ditulis oleh kepala kantor, biasanya diparaf atau diberi tanda tangan. (Adlan & Tanzili, 2012) Sifat surat Menurut sifat isi surat, surat dapat diklasifikasikan sebagai a. Surat dinas, yaitu surat yang berisi persoalan dinas dan dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta; b. Surat pribadi, yakni surat yang berisi masalah perorangan atau pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas; c. Surat niaga, yakni surat yang berisi persoalan niaga dan dibuat oleh perusahaan. (Suparjati, 2012) Pengertian database Database terdiri dari dua penggalan kata yaitu data dan base, yang artinya berbasiskan pada data. Tetapi secara konseptual, database diartikan sebuah koleksi atau kumpulan data yang saling berhubungan (relation), disusun menurut aturan tertentu secara logis, sehingga menghasilkan informasi. (Yuhefizard, 2016) Gambar 3. 1 Use Case Diagram Perangkat Lunak Pengelolaan Surat 3.2 Aliran Kerja Activity Diagram Gambar 3. 2 Activity Diagram Kelola Pengagendaan Surat Masuk (Tambah Data)

3 Gambar 3. 3 Activity Diagram Kelola Pengagendaan Surat Masuk (Hapus Data) Gambar 3. 8 Activity Diagram Kelola Konsep (Hapus Data) Gambar 3. 4 Activity Diagram Kelola Pengagendaan Surat Masuk (Ubah Data) Gambar 3. 9 Activity Diagram Kelola Konsep (Ubah Data) 3.3 Pemodelan Data Class Diagram Gambar 3. 5 Activity Diagram Kelola Disposisi (Tambah Data) Gambar Class Diagram Perangkat Lunak Pengelolaan Surat 3.4 Struktur Organisasi Obyek dan Pesan Sequence diagram Gambar 3. 6 Activity Diagram Kelola Disposisi (Ubah Data) Gambar Sequence Diagram Kelola Agenda Gambar 3. 7 Activity Diagram Kelola Konsep (Tambah Data)

4 Gambar Sequence Diagram Kelola Konsep Gambar Rancangan Antarmuka Tambah Surat Masuk 3.5 Perancangan Antarmuka Gambar Rancangan Antarmuka Login Gambar Rancangan Antarmuka Tambah Surat Keluar Gambar Rancangan Antarmuka Menu Utama Gambar Rancangan Antarmuka Surat Masuk 4. ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1 Implementasi Lingkup dan Batasan Implementasi Adapun ruang lingkup dan batasan implementasi supaya ketika digunakan sistem dapat berjalan sesuai dengan modul, fungsional sistem, maka lingkup dan batasan implementasi sebagai berikut : 1. Fungsi Login :Masuk ke dalam sistem 2. Fungsi Surat Masuk :Memasukan data agenda surat masuk 3. Fungsi Laporan :Mencetak laporan surat 4. Fungsi Disposisi :Memasukan disposisi surat masuk 5. Fungsi Konsep :Membuat konsep surat keluar Kebutuhan Sumberdaya Dalam sub-bab ini menjelaskan tentang kebutuhan dalam pengcodingan, implementasi dan pengujian secara spesifik kebutuhan perangkat keras (hardware) Adapun kebutuhan hardware yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem agar dapat berjalan dengan baik, maka dibutuhkan spesifikasi sebagai berikut : 1. Processor minimal Intel Dual Core 2. Ram 2 GB 3. Harrddisk 500 GB 4. Keyboard 5. Mouse 6. Monitor

5 kebutuhan perangkat lunak (software) Adapun kebutuhan software yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem agar dapat berjalan dengan baik, maka dibutuhkan spesifikasi sebagai berikut : 1. Sistem Operasi: Windows 7 or higher 2. Application : Netbeans Database : SQL Server kebutuhan sumber daya manusia (brainware) Kebutuhan sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam membangun sistem adalah sebagai berikut : 1. Leader : 1 orang 2. Analisis : 1 orang 3. Desain : 1 orang 4. Database : 1 orang 5. Programmer : 1 orang 6. Dokumentasi : 1 orang Implementasi Antarmuka Dialog Screen :Tampilan Login Fungsi :Digunakan untuk masuk kedalam sistem Gambar 4. 1 Implementasi Antamuka Menu Login 1. Masukan username dan password beserta hak akses untuk masuk kedalam sistem pengelolaan surat. 2. Jika berhasil maka akan menampilkan menu utama. Dialog Screen : Tampilan Menu Utama Fungsi : Digunakan untuk menampilkan menu utama yang ada pada sistem 2. Bila akan membuat konsep surat keluar maka dapat mengklik tombol surat keluar. 3. Bila akan membuat laporan, maka mengklik tombol laporan. Dialog Screen : Tampilan Tambah Surat Masuk Fungsi :Digunakan untuk membuat agenda surat dan melakukan pendisposian Gambar 4. 3 Implementasi Antamuka Tambah Surat Masuk 1. Bila yang melakukan login adalah sebagai operator maka ada beberapa bagian yang dapat diisi, yaitu header surat (nomor surat, tanggal surat masuk, nomor agenda, dan tanggal pengagendaan) 2. Operator juga diharuskan mengisi informasi surat dan detail surat yang telah diisi. 3. Setelah semua terisi maka operator dapat mengklik tombol simpan, jika terdapat kesalahan maka sistem akan menampilkan pesan error dan akan meminta pengisian ulang terhadap data yang memiliki kesalahan. 4. Sedangkan yang melakukan login sebagai kepala bagian maka tambah data hanya digunakan untuk mengisi disposisi yang sudah disediakan berdasarkan informasi surat yang sebelumnya telah diisi oleh operator. 5. Jika kepala bagian sudah mengisi data disposisi maka kepala bagian dapat mengklik tombol simpan, jika terdapat kesalahan maka sistem akan menampilkan pesan error dan akan meminta pengisian ulang terhadap data yang memiliki kesalahan. Dialog Screen : Tampilan Tambah Surat Keluar Fungsi : Digunakan untuk membuat konsep surat keluar dan melakukan penomoran surat Gambar 4. 2 Implementasi Antamuka Menu Utama 1. Berikut merupakan tampilan utama dari sistem pengelolaan surat, bila akan melakukan pengagendaan dan pendisposisian dapat mengklik tombol surat masuk. Gambar 4. 4 Implementasi Antamuka Tambah Surat Keluar

6 1. Berikut merupakan tampilan tambah surat keluar, yang akan ditampilkan setelah sebelumnya mengklik tombol tambah. 2. Pengisian data untuk konsep surat keluar hanya dapat dilakukan oleh kepala bagian, operator hanya melakukan penomoran surat keluar. 3. Kepala bagian mengisi konsep surat keluar (tanggal surat, sifat, lampiran, hal, alamat penerima, dan isi memo) 4. Setelah semua terisi maka dapat mengklik tombol simpan, jika masih ada kesalahan maka sistem akan menampilkan pesan error dan meminta pengisian ulang terhadap kesalahan pengisian data. Dialog Screen : Tampilan Menu Laporan Fungsi : Digunakan untuk mencetak laporan Gambar 4. 5 Implementasi Antamuka Menu Laporan 1. Berikut merupakan tampilan menu laporam, yang akan ditampilkan setelah sebelumnya mengklik menu lampiran. 2. Operator memilih tanggal awal dan tanggal akhir untuk laporan, lalu klik tombol print, maka sistem akan menampilkan laporan berdasarkan kriteria yang telah dimasukan. Tetapi bila data tidak ditemukan, maka sistem akan menampilkan pesan error. 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan dari hasil analisis dan penelitian yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya, maka ditarik kesimpulan mengenai Perangkat Lunak Pengelolaan Surat Pada Tata Usaha Pusat Sumber Daya Mineral Batubara Dan Panas Bumi Bandung umum adalah sebagai berikut : 1. Penyimpanan data sebelumnya masih bersifat kurang efektif, dengan perangkat lunak ini maka pembuatan disposisi dapat langsung dilakukan dan menyimpan data disposisi kedalam database. 2. Dalam sistem lama terdapat kegiatan yang masih dilakukan secara manual sehingga sering terjadi kesalahan pada saat pencarian dan pencatatan data. Dengan dibangunnya sistem baru yang terkomputerisasi masalah tersebut dapat dengan mudah diatasi karena data dalam dokumen tersebut telah dientri ke dalam komputer dan disimpan dalam bentuk file-file tertentu sehingga pencariaan data dapat dengan cepat dilakukan. 3. Pencetakan laporan surat yang memakan waktu lama. Dengan dibangunnya sistem baru ini masalah tersebut dapat terselesaikan, laporan dapat tersaji saat dengan cepat dan akurat. 5.2 Saran Untuk pengembangan sistem selanjutnya dapat disarankan untuk melakukan pengembangan sebagai berikut: 1. Perangkat lunak ini diharapkan dalam pengembangan selanjutnya tidak hanya mencakup aplikasi desktop saja, tetapi bisa dikembangkan ke dalam bentuk mobile base. 2. Surat keluar hanya berupa konsep, diharapkan untuk pengembangan selanjutnya pembuatan surat keluar dapat sampai pengiriman surat keluar. 3. Database masih sebatas local database, diharapkan kedepannya dapat menggunakan VPN. 4. Dalam segi desain sistem informasi ini masih nampak sederhana dan masih harus mengubah desain agar terlihat lebih baik, seperti tampilan utama, tulisan, layout dan lain lain. DAFTAR PUSTAKA [1] Adlan, A., & Tanzili. (2012). Pedoman Lengkap Menulis Surat, Cetakan 3. Jakarta: PT. Kawan Pustaka. [2] Harip, S. (2012). Membuat Database SQL SERVER Menggunakan VB6, Cetakan ke-3. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [3] Ida, N. (2012). Manajemen Administrasi Perkantoran, Cetakan Kelima. Yogyakarta: Kanisius. [4] Materi Dosen. (2016). Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contoh Perangkat Lunak (Lengkap Penjelasan). Diambil kembali dari Materi Dosen: ian-fungsi-dan-contoh-perangkat.html [5] Nofriadi. (2015). Java Fundamental dengan Netbeans Yogyakarta: Deepublish Publisher. [6] Suparjati, d. (2012). Surat-Menyurat dalam Perkantoran, Cetakan Ke-7. Kanisius. [7] Wahana, K. (2012). The 40 Best Java Applications, Cetakan Ke-2. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [8] Yuhefizard. (2016). Database Management Menggunakan Microsoft Access 2003, Cetakan Keempat. Jakarta: PT. Elex Media Computindo.