PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT KELUAR PADA BALAI BESAR KERAMIK (BBK) KOTA BANDUNG

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI SURAT KELUAR PADA BALAI BESAR KERAMIK (BBK) KOTA BANDUNG 1 Doni, ST.MT. 2 Choeron Nissa Aulia Rochim 1 Teknik Informatika 2 Konsentrasi Sistem Informasi STMIK & PKN LPKIA Jl. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40226, Telp , Fax doni@lpkia.ac.id 2 choeron.nissa.a.r@gmail.com ABSTRAK Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Surat Keluar, merupakan suatu sistem yang membantu memberikan serta menyajikan informasi mengenai alur pengelolaan surat keluar yang dilakukan pada Balai Besar Keramik (BBK) Bandung. Pelaksanaan pengelolaan Administrasi Surat Keluar masih terbilang kovensional, hal ini disebabkan petugas yang mengelola berbagai macam surat keluar secara terpisah. Dalam penerapannya pengelolaan disertai data pendukung yang berguna untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh Sub Bagian Umum. Selain itu, sistem ini membantu staf arsiparis yang ada di Bagian Umum untuk mengelola informasi pelaporan surat keluar. Pembuatan aplikasi ini menggunakan cara pengumpulan data dengan mengambil data di Sub Bagian Umum, mewawancara pembimbing lapangan, studi literatur yang mendukung teori penyelesaian masalah serta menggunakan metodologi prototype karena menyesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis yang bejalan dan Unified Modelling Language (UML) untuk perancangan perangkat lunaknya disertai juga pengujian perangkat lunaknya. Perancangan aplikasi yang digunakan untuk membangun sistem ini yaitu menggunakan Framewok Yii. Kata Kunci : Sistem Informasi, Surat Keluar, Pengelolaan, Unified Modelling Language 1. Pendahuluan Balai Besar Keramik (BBK) adalah unit pelaksana teknis di lingkungan Departemen Perindustrian yang mempunyai tugas melaksanakan kegiatan penelitian, pengembangan, kerjasama, standardisasi, pengujian, sertifikasi, kalibrasi dan pengembangan kompetensi industri keramik. Balai Besar Keramik yang berada di Jalan Jendral Ahmad Yani No. 392 Bandung ini, memiliki bagian yang berorientasi pada pengelolaan intern yaitu Bagian Tata Usaha, sub bagian umum. Pelaksanaan pengelolaan Administrasi Surat Keluar masih terbilang kovensional, hal ini disebabkan petugas yang mengelola berbagai macam surat keluar di semua Bagian Internal Perusahaan secara terpisah dan apalagi data yang dikelola dalam Administrasi Surat Keluar selalu berubah. Sub Bagian Umum belum memiliki sebuah aplikasi yang dapat membantu dalam petugas dalam menyelesaikan permasalahan seperti pencatatan agenda surat keluar dan buku expedisi yang masih terbilang manual, dan pencarian data surat keluar yang tidak terorganisir dengan baik. Adapun aplikasi yang digunakan saat ini adalah Microsoft Office Excel meskipun dalam penggunaanya cukup efektif dalam membantu dalam pengelolaan surat keluar, namun masih terdapat permasalahan dalam penyajian informasi, pengelolaan datanya, serta penyimpanan surat keluar yang masih banyaknya penggunaan kertas dan space yang luas. Permasalahan yang terjadi sebagian besar mengakibatkan pada waktu penyajian informasi yang dibutuhkan menjadi terhambat. Yang mana hal tersebut bisa berpengaruh terhadap waktu pengelolaan administrasi surat keluar yang sudah ditunggu oleh instansi lain yang membutuhkan surat keluar segera dan tidak dapat terbantu dengan aplikasi yang ada. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan diatas, masalah dapat di identifikasi sebagai berikut : 1. Pengelolaan administrasi surat keluar masih terbilang manual dari pencatatan dibuku agenda, pencatatan buku expedisi akibatnya kurang efektif dalam tindak lanjut surat keluar. 2. Pencarian data arsip administrasi surat keluar mengalami hambatan diantaranya penyimpanan file yang diberbagai tempat, akibatnya penemuan kembali data arsip menjadi terhambat. 3. Penyimpanan arsip pengiriman masih menggunakan banyak kertas terbuang akibatnya data yang dibutuhkan bisa hilang atau rusak. Pembahasan Skripsi ini difokuskan pada Bagian Tata Usaha Sub Bagian Umum adalah sebagai berikut : 1. Membahas mengenai proses pengelolaan administrasi surat keluar untuk membantu penyelesaian petugas dalam pengarsipan surat keluar. 2. Aplikasi ini hanya mengelola administrasi surat keluar. 3. Sistem ini diperuntukan bagi Sub Bagian Umum pada Balai Besar Keramik (BBK) Bandung. Adapun tujuan dan manfaat dari pembahasan ini adalah : 1. Memudahkan dalam pengaksesan dalam pengelolaan administrasi surat keluar. 2. Memudahkan petugas arsip dalam proses pencarian kembali data arsip administarasi surat keluar. 1

2 3. Memudahkan ruang penyimpanan digital untuk menyimpan data pengiriman sebagai arsip di sub bagian umum Landasan Teori Pengertian Surat Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.dengan lebih jelasnya, Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khususyaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dannotasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan. (Wahyono, 2005) Pengertian Surat Keluar Menurut Ida Nuraida dalam bukunya yang berjudul Manajemen Administrasi Perkantoran (Edisi Revisi) mengemukakan bahwa Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi/perusahaan atau dari bagian di dalam instansi/perusahaan tersebut yang ditunjukan untuk ke instansi/perusahaan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama. (Nuraida, 2014) Pengertian Pengelolaan Sedangkan menurut W.J.S Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia mengemukakan bahwa Pengelolaan yaitu penyelenggaraan dan sebagainya. (Poerwadarminta, 2012) Pengertian Administrasi Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan Administrasi secara sempit berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (1988:22). (Handayanto, 2013) Pengelolaan Surat Keluar Menurut Wursanto (2003 : ) prosedur pengelolaan surat keluar melalui beberapa tahapan dan Pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut : (Wursanto, 2003) 1. Pembuatan konsep surat Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan. 2. Pengetikan Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti dalam memeriksa hasil pengetikan konsep surat tersebut hingga konsep surat tersebut menjadi bentuk surat yang sesuai dengan ketentuan yang ada, setelah melalui koreksi kesalahan. 3. Mengetik surat dalam bentuk akhir Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat. 4. Penandatanganan Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berewenang untuk menandatangani. 5. Pencatatan Dalam pencatatan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut : - Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti lampiran dan amplop. - Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas yang disebut agendaris. - Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim. 6. Pengiriman surat Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu dikirim secara langsung atau melalui pos. 7. Penyimpanan Surat Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar kedua disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi Pengertian Sistem Informasi Menurut Kenneth C. Laudon dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen mengatakan bahwa : Sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling berkaitan yang bekerja bersama-sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menampilkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengaturan, analisa, dan visualisasi pada sebuah organisasi. (laudon, 2012) Perancangan Menurut O Brien dan Marakas mengemukakan bahwa perancangan adalah sebuah kegiatan merancang dan menentukan cara mengolah sistem informasi dari hasil analisa sistem sehingga dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna termasuk diantaranya perancangan user interface, data dan aktivitas proses. (Perancangan, n.d.) 1. Gambaran Perangkat Lunak 1.1. Analisis Kebutuhan Tahap analisis kebutuhan bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan dari sistem yang dikembangkan. Dalam menganalisis kebutuhan sistem yang akan dikembangkan, maka dalam penelitian ini penulis menggunakan permodelan use case. 2

3 Gambar 1 Use Case Diagram Pengolahan Administrasi Surat Keluar Gambar 3 Activity Diagram Kelola Surat Keluar 1.2. Activity Diagram Gambar 4 Activity Diagram Laporan 1.3. Sequence Diagram Gambar 2 Activity Diagram Input Memo Gambar 5 Sequence Diagram Input Memo 3

4 Gambar 6 Sequence Diagram Mengelola Surat Keluar Gambar 9 Login Setelah melakukan Login maka akan muncul menu utama yang mana menu-menu yang akan tampil sesuai dengan hak akses masing-masing pengguna. Gambar 7 Sequence Diagram Laporan 1.4. Class Diagram Gambar 10 Input Agenda Tampilan ini adalah hak akses bagi pelaksanan yang hendak menginpukan data surat keluar. Form selanjutnya digunakan untuk menampung data surat keluar, bisa menambahkan, mengubah, menghapus, data yang pernah diisi oleh Petugas. Gambar 8 Class Diagram Gambar 11 Kelola Surat Keluar 2. Rerancangan Antarmuka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri. Setiap user yang akan mengunakan sistem ini harus melakukan login terlebih dahulu 4

5 Gambar 12 Create Kelola Surat Keluar Gambar 16 Halaman Awal Gambar 13 Kelola Kirim Sistem akan menampilkan tampilan menurut hak akses masing pengguna. 3. Implementasi Sub bab ini akan menjelaskan meliputi cara, langkah langkah serta jadual dari pelaksanaan untuk implementasi rancangan sistem pengelolaan administrasi surat keluar yang telah di bahas pada bab sebelumnya. Daftar Kegiatan Gambar 17 Halaman Kelola Surat Keluar Tampilan diatas yaitu untuk melakukan memasukan data kelola surat keluar. Gambar 14 Jadwal Kegiatan 3.1. Lingkup dan Batasan Implementasi Sub bab ini menjelaskan mengenai sejauh mana lingkup dan batasan dari implementasi yang dilakukan terhadap sistem yang dibangun, baik dari segi fungsionalitas dan lingkungan implementasi. 1. Data di input melalui form yang telah disediakan. 2. Validasi diimplementasikan di setiap penginputan data yang sangat di prioritaskan. 3. Pada tahap implementasi sistem bersifat localhost. 4. Melihat hasil dari metode yang diterapkan. 5. pilkan data yang sudah disimpan pada database. Gambar 182 Menu Laporan Digunakan untuk melihat laporan sesuai yang dibutuhkan Implementasi Antarmuka Gambar 193 Cetak Lihat Laporan ke PDF Gambar 15 Halaman Login Tampilan tersebut akan muncul setelah memasuki website, lalu masukan username dan password. 4. Hasil Pengujian Sub bab ini menjelaskan cara, langkah-langkah pengujian perangkat lunak hasil implementasi baik secara modular maupun system Hasil Pengujian Sub bab ini memperlihatkan hasil pengujian yang dilakukan dalam bentuk table. Dibawah ini adalah 5

6 hasil pengujian yang telah dilakukan pada sistem pengelolaan administrasi surat keluar : Tabel 4-1 Tabel Hasil Pengujian No. Fungsi yang Diuji 1. Form Login dengan hak akses yang berbeda beda. 2. Halaman kelola surat keluar 4. Halaman Kelola pengirima n 5. Halaman laporan 6. Halaman Input (User) Cara Pengujia n Masuka n usernam e dan passwor d. Mencob a satu persatu halaman dengan hak akses. bahkan, menyim pan, mengub ah, dan mengha pus data bahkan, menyim pan, mengub ah, dan mengha pus data Melihat jenis laporan dan kriterian per bulan bahkan dan menyim pan data Hasil Yang diharapk an pilkan halaman sesuai dengan masing masing hak akses yang dicoba. Data tersimpa n di database dan tampil di tabel kelola surat keluar pilkan data pengiri man di dalam table dan data tersimpa n di database pilkan data adm surat keluar dalam bentuk PDF Menyim pan data ke dalam database Hasil Pengu jian [ ] Selama pengerjaan perancangan sistem informasi pengelolaan administrasi surat keluar ini yang diawali dari perencanaan, perancangan, pengenalisaan, penggambaran, dan pengimplementasian. Maka kesimpulan yang dibuat adalah sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Surat Keluar sebagai suatu sistem informasi yang dapat diakses oleh stakeholder (pemangku kepentingan) yang ada di Balai Besar Keramik (BBK) Bandung berbasis web. 2. Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keluar ini sangat membantu dalam penemuan kembali data arsip yang dibutuhkan tanpa menghambat pemberian informasi. 3. Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Surat Keluar ini penyimpanan arsip pengiriman tidak mengeluarkan banyak kertas tebuang dan meminimalisir kehilangan atau kerusakan arsip. Saran atau masukan yang dapat kami berikan untuk menunjang atau pengembangan sistem selanjutnya, sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Surat Keluar ini dapat dikembangkan lagi menjadi lebih baik dengan menambahkan sistem informasi pengelolaan administrasi surat masuk, agar dapat mendukung kinerja para pegawai khususnya dibagian pengelola arsip Sub Bagian Umum di Balai Besar Keramik (BBK) Bandung. 2. Design dari Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Surat Keluar ini masih sangat sederhana, diarapkan untuk pengembangan selanjutnya design dari sistem informasi ini lebih baik dari tampilan sistem informasi pengelolaan administrasi surat keluar yang ada saat ini. DAFTAR PUSTAKA Handayanto, P. P. (2013). In Penerapan Data Mining Menggunakan Matlab. Bandung: Rekayasa City. James Rumbaugh, I. J. (2005). The Unified Modeling Language. Boston: Pearson Education. laudon, K. C. (2012). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. Nuraida, Ida. (2014). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: PT. Kansius. Poerwadarminta. (2012). Kamus Bahasa Indonesia Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka. Roger, S. P. (2012). Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi) Edisi 7 Buku I. Yogyakarta: Andi. Wahyono, A. S. (2005). In Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media. Wursanto. (2003). In Kearsipan, Kearsipan. Yogyakarta. 6