BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Persaingan antar kontraktor untuk memenangkan tender proyek semakin ketat, sehingga perlu adanya daya bersaing yang unggul. Perusahaan kontraktor swasta sedikit sulit untuk bisa lolos dari persaingan tender proyek dibandingkan perusahaan kontraktor BUMN, apalagi yang berorientasi dengan bidang minyak dan gas. Bagian marketing memiliki peran yang sangat penting untuk bisa mendapatkan informasi yang menyangkut dengan persyaratan tender proyek. Perlu dilakukan identifikasi proyek potensial melalui iklan di surat kabar atau informasi pembukaan tender melalui website. Pertamina sebagai perusahaan minyak dan gas harus mengumumkan setiap proyek dengan nilai tertentu di iklan surat kabar, internet melalui website perusahaan minyak dan gas tersebut, serta info tender, mitra, kontraktor, dan perusahaan lainnya yang akan melaksanakan proyek tersebut. Beberapa persyaratan diantaranya perlu adanya sertifikat ISO 9001:2008 sebagai sistem manajemen mutu, ISO 14001:2004 sebagai sistem manajemen lingkungan dan OHSAS 18001:2007 sebagai sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. Untuk bisa menunjukkan kepada klien bahwa kontraktor yang akan melaksanakan proyek tersebut sudah tersertifikasi oleh badan internasional yang sudah diakui secara global. Sehingga setiap perusahaan yang ingin bersaing untuk bisa lolos mendapatkan proyek harus sudah menerapkan ketiga sistem manajemen tersebut. 1

2 2 Persyaratan sistem manajemen ISO apabila dijalankan dengan baik dan benar akan mempermudah perusahaan dan organisasi dalam mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan serta dapat menjalankan proses yang efektif dan berkelanjutan yang berdampak langsung pada pemenuhan kepuasan pelanggan. Pertamina sebagai perusahaan minyak dan gas yang selalu memberikan tender proyek kepada kontraktor yang dapat memenuhi persyaratan yang mereka tetapkan. Pertamina menyelenggarakan usaha minyak dan gas bumi di sektor hulu hingga hilir, sehingga setiap perusahaan kontraktor pasti menginginkan tender proyek yang diselenggarakan oleh Pertamina yang memiliki slogan Semangat Terbarukan. Salah satu tender proyek pertamina ialah membuat platform lepas pantai yang tidak hanya memerlukan biaya besar namun perlu adanya sistem manajemen yang mengatur proses pengerjaan platform tersebut dengan mengedepankan kepuasan pelanggan, tidak memberikan dampak buruk terhadap lingkungan dan terjaminnya kesehatan serta keselamatan pekerja dengan target Zero Accident. PT. BiRU Construction merupakan perusahaan kontraktor swasta yang ruang lingkup bisnisnya berorientasi pada perusahaan minyak dan gas sehingga sangat membutuhkan penerapan 3 sistem manajemen ( Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3). Perlu adanya Bussines Process Mapping yang menjelaskan alur dari proses bisnis yang dijalankan. Untuk mendukung bisnis agar dapat memiliki keunggulan bersaing maka PT. BiRU Construction mulai menerapkan 3 sistem manajemen ( Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3). PT. BiRU Construction sudah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007 dari badan sertifikasi internasional WQA (World Quality Assurance) dan telah dilakukan audit surveillance pertama pada bulan Agustus 2014 lalu. Ini menunjukkan komitmen perusahaan untuk dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan kepuasan pelanggan serta mampu memenuhi peraturan perundang-undangan mengenai lingkungan hidup dan peraturan perundang-undangan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). Diawali dengan menunjuk perwakilan manajemen sebagai Management Representative (MR) untuk menerapkan dan menjalankan integrasi

3 3 sistem manajemen dengan perbaikan yang berkesinambungan. Manajemen puncak atau Top Management perlu meninjau langsung dari penerapan integrasi sistem manajemen dengan melakukan meeting management review oleh seluruh bagian yang terkait agar sistem manajemen yang diterapkan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan dipahami oleh setiap karyawan. Perlu adanya keterlibatan dari semua karyawan agar sistem manajemen yang sudah diterapkan berjalan secara terusmenerus. Pada umumnya, ISO terkait dengan produk maupun jasa. Standar- standar yang telah ditetapkan akan ditinjau kembali dalam jangka waktu 5-6 tahun untuk memastikan standar tersebut masih relevan dengan perkembangan dunia industri dan jasa. Standar yang ditetapkan oleh ISO tidak bersifat teknis pelaksanaan, tetapi merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh perusahaan dalam penerapan kesehariannya. Pada waktu-waktu mendatang, para investor baik lokal maupun asing yang mau menanamkan investasinya di Indonesia akan memiliki kecenderungan untuk memilih mitra kerjanya yang juga telah bersertifikat ISO, dalam hal ini adalah penerapan dari ketiga sistem manajemen yaitu ISO 9001:2008 sebagai Sistem Manajemen Mutu; ISO 14001:2004 Sistem Manajemen Lingkungan dan OHSAS 18001:2007 Sebagai Sistem Manajemen K3. Untuk itulah, jasa konstruksi yang berorientasi dengan perusahaan minyak dan gas, sudah waktunya mengambil langkah konkrit dalam peningkatan daya saing melalui implementasi 3 sistem manajemen ( Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) di perusahaan masing-masing. Menurut Jurnal Internasional yang berjudul Integrated Management Systems advantages, problems and possibilities menjelaskan bahwa manajemen yang efektif dalam dunia global membutuhkan sistem manajemen yang efektif, efisien dan fleksibel. Efektif dapat diartikan sebagai menangani semua masalah pemangku kepentingan yang relevan dalam konteks Corporate Social Responsibility (CSR). Efisien berarti bahwa ia melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya

4 4 yang rendah. Fleksibilitas mengharuskan kondisi berubah dan persyaratan baru dengan mudah dapat dimasukkan. (Abrahamsson, Sten Integrated Management Systems-Advanteges, Problems, and Possibilities. Journal of Integrated Management Systems). Menurut Jurnal Internasional Requirements For a Successful Integrated Management Systems: The Experience of Australian Organisations menjelaskan bahwa sistem manajemen dan standar telah menjadi bagian penting dari garis kehidupan organisasi dan prasyarat untuk bertahan hidup di abad keduapuluh satu. Sistem untuk kualitas (yang juga dapat mencakup produk dan proses yang didasarkan oleh sistem individu). Lingkungan dan Kesehatan serta keselamatan sekarang dari tiga pilar utama organisasi. Mengingat meningkatnya tekanan dan permintaan dari para pemangku kepentingan yang berbeda, hal ini menjadi penting bagi organisasi untuk mengadopsi sistem / standar yang berbeda. Namun, untuk mencapai manfaat dari pelaksanaan dan kemudian pemeliharaan sistem ini hanya langkah praktis dan logis bahwa sistem manajemen yang ada / standar diintegrasikan ke dalam satu sistem. (Zutshi, Ambika and Amrik Sobal Requirements For a Successful Integrated Management Systems: The Experience of Australian Organisations. Monash University: Working Paper) Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah terkait penelitian adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana cara implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) yang telah mulai diterapkan sejak bulan Juli 2013 dengan melaksanakan pekerjaan sebagai dokumen kontrol ISO di PT. BiRU Construction? 2. Apakah implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) di PT. BiRU Construction sudah efektif dilaksanakan dengan memenuhi seluruh klausul yang terdapat di dalam persyaratan ISO 9001:2008; ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007, dan sistem manajemen yang diterapkan tersebut sudah benar-benar dipahami oleh seluruh karyawan dengan menyebarkan kuesioner?

5 5 3. Seberapa besar manfaat yang diperoleh perusahaan setelah implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) di PT. BiRU Construction? 1.3. Batasan Masalah Agar penelitian ini lebih terarah, maka penelitian ini perlu diberikan pembatasan masalah. Adapun batasan masalahnya adalah: 1. Penelitian hanya dilakukan pada bagian dokumen kontrol ISO untuk melihat cara implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) yang mulai diterapkan sejak bulan Juli 2013 serta keefektifan dari implementasi tersebut di PT. BiRU Construction dengan menyebarkan kuisioner kepada seluruh karyawan. 2. Penelitian dalam ruang lingkup pengendalian dokumen, pelaksanaan audit internal oleh auditor internal perusahaan dan audit eksternal oleh auditor WQA (World Quality Assurance). 3. Penelitian dilakukan terhadap 12 klausul yang dapat diintegrasikan dari persyaratan ISO 9001:2008; ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001: Tujuan Penelitian Adapun tujuan dalam penelitian ini adalah 1. Mengetahui cara pelaksanaan implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) dengan memenuhi klausul yang terdapat di dalam persyaratan masingmasing sistem manajemen tersebut. Penerapan ketiga sistem manajemen tersebut sudah mulai diterapkan sejak bulan Juli Mengetahui keefektifan dari implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) dengan menyebarkan kuisioner. Peneliti sebagai document control (docon) ISO dengan menjalankan langsung pelaksanaan kontrol dokumen, audit internal dan audit eksternal di PT. BiRU Construction.

6 6 3. Mengetahui manfaat yang diperoleh perusahaan setelah implementasi implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) Metodologi Penelitian Metode penelitian merupakan tahapan-tahapan penelitian yang harus ditetapkan sebelum melakukan pemecahan masalah yang sedang dibahas. Metode penelitian ini ada beberapa tahapan, yaitu : 1. Identifikasi Masalah Sistem manajemen internal PT. BiRU Construction yang disesuaikan dengan Sistem Manajemen ISO 9001:2008 sebagai Sistem Manajemen Mutu, ISO 1400:2004 sebagai Sistem Manajemen Lingkungan dan OHSAS 18001:2007 sebagai Sistem Manajemen K3. Masalah yang ada adalah Bagaimana ketiga sistem manajemen tersebut dapat diimplementasikan secara efektif dan diperlihara secara terus menerus agar terjadinya perbaikan yang berkesinambungan (Continous Improvement). 2. Alternatif Solusi Alternatif solusi berupa startegi yang telah disiapkan oleh manajemen perusahaan. Strategi-strategi utama berupa business process mapping (peta proses bisnis), identifikasi bahaya dengan membuat HIRA (Hazard Identification Risk Assessment) yang mengacu pada OHSAS 18001:2007, aspek dan dampak lingkungan mengacu pada ISO 14001:2004, melaksanakan kebijakan QHSE, pencapaian sasaran QHSE, program tahun 2014, sosialisasi kepada seluruh bagian terkait, sistem dokumentasi yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008 dan kesiapan sumber daya manusia melalui training. 3. Sintesa Strategi-strategi yang telah dibuat dan dilaksanakan kemudian diuji kinerjanya dengan audit internal dan eksternal. Audit internal dilakukan terlebih dahulu sebelum dilakukan audit eksternal. Pada pelaksanaannya, audit internal dilakukan sebanyak dua kali, sedangkan audit eksternal dilakukan sebanyak satu kali. Selain

7 7 itu, akan dilaksanakan tinajauan manajemen oleh top manajemen sebanyak 2 kali dalam setahun dengan dilakukan meeting management review kepada perwakilan dari penanggung jawab bagian terkait. Temuan yang didapat dari hasil audit terbagi menjadi tiga kategori, yaitu temuan mayor, minor dan improvement. Temuan mayor diperoleh apabila ada klausul dalam ISO maupun OHSAS yang tidak dipenuhi. Temuan ini sangat mempengaruhi mutu produk maupun jasa. Temuan minor diperoleh apabila klausul-klausul sudah terpenuhi hanya saja pelaksanaannya tidak efektif, sedangkan temuan improvement berupa temuan yang tidak begitu berpengaruh terhadap mutu produk maupun jasa hanya saja akan lebih baik apabila temuan ini dilakukan sebagaimana semestinya. Dalam pelaksanaan audit, keefektifan implementasi integrasi sistem manajemen diukur dengan tiga hal, yaitu dokumentasi, wawancara dan observasi. Persentasi dokumentasi yang harus dipenuhi adalah 100%, wawancara sebanyak 75% dari target, serta 75% untuk observasi. 4. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan cara mencari referensi dan literatur di perpusatakaan, jurnal ilmiah, serta referensi yang dimiliki oleh perusahaan. Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan informasi, data pelengkap dan pembanding mengenai implementasi implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) untuk mengetahui keefektifan dan manfaat yang diperoleh PT. BiRU Construction. 5. Observasi Lapangan Observasi lapangan dilakukan dengan cara mengamati dan merekam seluruh proses serta terlibat langsung kegiatan perusahaan dalam melaksanakan audit internal dan audit eksternal oleh auditor WQA (World Quality Assurance). Informasi yang diperoleh dari hasil observasi lapangan berupa informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) yang dilaksanakan di PT. BiRU Construction.

8 8 6. Penyebaran Kuesioner Untuk mengevaluasi keefektifan implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) yang dilakukan oleh PT. BiRU Construction maka peneliti melakukan penyebaran kuesioner tertutup dengan menggunakan metode Guttman yang berisikan 6 pertanyaan dalam lingkup dari ISO 9001:2008; ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001: Sistematika penulisan Dimulai dengan pendahuluan sebagai pengantar umum mengenai aspek-aspek dari laporan tugas akhir secara keseluruhan. Dengan sistematika ini, didapatkan hasil laporan yang teratur, terarah dan mudah dipahami. Aspek-aspek penelitian ini adalah : Bab I Pendahuluan Di dalam bab ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. Bab II Landasan Teori Di dalam bab ini berisi teori-teori yang mendukung dalam pengolahan data dan analisa pembahasan yang berhubungan dengan penelitian. Teori diambil dari buku penunjang, jurnal dan laporan. Bab III Metodologi Penelitian Di dalam bab ini menjelaskan cara pengambilan dan pengolahan data dengan menggunakan alat-alat analisis yang ada. Jenis-jenis metode penelitian diantaranya : studi pustaka, studi lapangan, eksperimen dan gabungan. Bab IV Pengumpulan dan Pengolahan Data Di dalam bab ini mencakup data awal yang selanjutnya diolah menjadi informasi yang akan dibahas pada bagian analisis. Pengumpulan dan pengolahan data yang diperlukan seperti business process mapping (peta proses bisnis), pengendalian dokumen berupa

9 9 prosedur, instruksi kerja dan catatan atau records, kebijakan QHSE, sasaran QHSE, program tahun 2014, pelaksanaan audit internal dan audit eksternal yang dilaksanakan oleh PT. BiRU Construction. Bab V BAB VI Analisa Hasil Di dalam bab ini membahas tentang analisa dari rumusan masalah yaitu analisa cara implementasi 3 sistem manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) yang sudah diterapkan, analisa keefektifan implementasi 3 Sistem Manajemen (Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan dan Sistem Manajemen K3) dengan menyebarkan kuesioner tertutup yang berisikan pertanyaanpertanyaan tentang pemahaman ISO 9001:2008; ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007 dan penjabaran dari manfaat yang diperoleh setelah menerapkan 3 sistem manajemen tersebut. Kesimpulan dan Saran Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berupa kesimpulan dari hasil penelitian yang telah diperoleh serta saran-saran yang berkaitan dengan penelitian tersebut untuk kemajuan dan perbaikan perusahaan.