BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian dilakukan dari januari 2012 sampai dengan Mei 2012 pada PT.Memory-Tech Indonesia yang beralamatkan di Gobel Industrial Complex Jl.Teuku Umar Km.44, Desa Telaga Asih, Kec.Cikarang Barat Bekasi Jawa Barat, sedangkan data-data yang diambil adalah dari Juni 2011 sampai dengan Desember Untuk saat ini PT.Memory-Tech Indonesia belum mendapatkan sertifikat ISO 9001: Rancangan Penelitian Rancangan Penelitian ini dimaksudkan untuk membantu mengetahui dengan lebih jelas teori-teori yang menjadi alat untuk diimplementasikan dalam 36

2 37 perancanagan ini, rancangan penelitian juga digunakan dalam mengolah dan menyelesaikan permasalahan yang ada, teori-teori maupun konsep-konsep yang diperlukan bagi pengolahan data dan penyelesaian tugas akhir ini adalah teori tentang sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 beserta beberapa alat dan metode yang digunakan didalamnya. Pada rancangan penelitian ini penulis menggunakan langkah langkah amupun tahapan-tahapan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 yang telah dijelaskan oleh Garperz diantaranya yaitu : Tahap Persiapan Tahap Pengembangan Tahap Implementasi Tahap Audit Tahap Sertifikasi Secara umum penerapan persyaratan-persyaratan ISO 9001:2008 dapat dikategorikan ke dalam lima aspek yaitu aspek komitmen manajemen, aspek proses yang harus dijalankan, aspek dokumen, aspek personil, dan aspek organisasi yang dibutuhkan. Aspek komitmen manajemen merupakan inti dari sistem manajemen integrasi berbasis ISO Hal ini disebabkan kedua standar tersebut menganut falsafah TQM dimana performa dan sustainabilitas suatu organisasi menjadi tanggung jawab penuh manajemen. komitmen manajemen adalah faktor terbesar yang menentukan kesuksesan penerapan suatu standar. Komitmen manajemen objek studi kasus dapat dikatakan sangat terbatas hanya untuk memenuhi kebutuhan sertifikasi. Hal ini dapat dilihat

3 38 dari partisipasi dalam sistem manajemen dan penyediaan anggaran. Partisipasi manajemen secara langsung dalam kegiatan sistem manajemen sangat terbatas hanya pada kegiatan yang diwajibkan standar yaitu penetapan kebijakan dan sasaran mutu serta partisipasi dalam tinjauan manajemen.

4 Langkah Langkah Penerapan ISO 9001:2008 Langkah langkah yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : Mulai Latar Belakang Pokok Permasalahan Tujuan Penelitian Pembatasan Masalah Observasi Metodologi Penelitian Kepustakaan Data ISO Section Pengumpulan Data & Pemecahan Masalah Wawancara Kesimpulan & Saran Selesai Gambar 3.1 Langkah-Langkah Penyusunan Tugas Akhir

5 40 Pengumpulan Data dan Pemecahan Masalah 1. Tahap Persiapan Pelatihan SMM Penetapan (MR) Pembentukan Tim ISO 2. Tahap Pengembangan Initial Assessment Action Plan 3. Tahap Implementasi Sistem Dokumentasi 4. Tahap Audit Pelatihan Internal Audit Pelaksanaan Internal Audit Hasil Internal Audit Tinjauan Manajemen 5. Tahap Sertifikasi Pelaksanaan Eksternal Audit Hasil Eksternal Audit Gambar 3.2 Langkah-Langkah Penerapan ISO 9001:2008 Penjelasan tentang langkah - langkah dalam implementasi ISO 9001:2008 adalah sebagai berikut :

6 41 1. Tahap Persiapan Pelatihan Menyediakan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan oleh semua karyawan kunci dan top management mengenai tata cara dalam menerapkan ISO 9001 : 2008 serta tata cara dalam menerapkan prosedur pada tiap tiap depertemen. Pelatihan yang diberikan meliputi pelatihan sebagai berikut : 1) Pelatihan Awareness ISO 9001 : 2008, yaitu untuk mengetahui tentang pemahaman ISO 9001 : Pembentukan Tim ISO Pembentukan tim ini adalah untuk merencanakan dan menyusun programprogram dalam implementasi ISO 9001:2008. Penetapan Mangement representative (MR) Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 mengharuskan sebuah perusahaan memiliki wakil manajemen atau Management Representative (MR). Hal tersebut dapat dilihat pada persyartan ISO 9001:2008 pada klausul Tahap Pengembangan Initial Assessment Tujuan yang dicapai pada audit tahap awal ini adalah :

7 42 1) Untuk mengetahui perbedaan perbedaan yang terdapat pada internal perusahaan dengan persyaratan ISO 9001 : ) Untuk mengetahui inkonsisten dari implementasi sistem mutu yang ada di dalam organisasi. 3) Untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan mengenai beberapa hal yang ada didalam organisasi, yaitu dengan meninjau kualitas dokumen dokumen yang ada dan menyiapkan suatu laporan dari pada area dan temuan temuan kunci sebagai saran peningkatan. Action Plan Pada tahap ini membantu manajemen dalam menetapkan kebijakan dan sasaran mutu, serta merencanakan pengembangan dokumen dokumen yang terdapat pada organisasi ( SOP, Instruksi Kerja, Formulir, dll ), mengenai masing masing persyaratan yang terdapat pada klausul ISO : Tahap Implementasi Mutu Untuk memastikan apakah sistem dokumentasi mutu yang telah diimplementasikan dan untuk memecahkan permasalahan yang terjadi saat implementasi sistem mutu agar dapat memberikan saran dan masukan sebagai dasar bagi team internal auditor yang mencangkup klasifikasi, aturan dan responsibilitas.

8 43 Sistem Dokumentasi Mutu Target yang akan diharapkan untuk menyelesaikan kualitas sistem dokumentasi mutu menurut sistem standar mutu ISO 9001 : 2008, mendiskusikan dan menyelesaikan kebijakan mutu dan sasaran mutu serta meninjau ulang dokumentasi pada organisasi. 4. Tahap Audit Untuk memastikan bahwa semua persyaratan ISO 9001 : 2008 telah dijalankan dan semua prosedur terimplementasi secara konsisten, dan memastikan bahwa sistem manajmen mutu organisasi sudah sesuai dengan kinerja standar ISO 9001 : Untuk mempersiapkan perusahaan dalam audit sertifikasi ISO 9001 : 2008 oleh pihak internal ( internal audit yang sudah mendapatkan sertifikat), melakukan tindakan koreksi dan pencegahan terhadap semua ketidak sesuaian sebelum dilakukan audit sertifikasi dari audit eksternal atau badan sertifikasi. 5. Tahap Sertifikasi Untuk mempersiapkan perusahaan dalam audit sertifikasi ISO 9001 : 2008 oleh pihak eksternal ( badan sertifikasi ), melakukan tindakan koreksi dan pencegahan terhadap semua ketidaksesuaian dari badan sertifikasi sebelum dilakukan audit sertifikasi.

9 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, diskusi, observasi maupun studi dokumen PT.Memory-Tech Indonesia. Wawancara dilakukan terhadap tim yang telah dibentuk oleh PT.Memory-Tech Indonesia untuk menerapkan ISO 9001:2008. Kegiatan wawancara dilakukan pada tahap diagnosis, perencanaan aksi, maupun penerapan aksi. Diskusi partisipatif dilakukan pada tahap penerapan aksi dan evaluasi, sementara studi dokumen dilakukan pada tahap diagnosis dan perencanaan aksi. Data yang dikumpulkan pada penelitian ini terdiri atas dua jenis data, data yang pertama adalah motif penerapan ISO 9001:2008 yang merupakan faktorfaktor pendorong PT.Memory-Tech Indonesia dalam menerapkan ISO 9001:2008 pada layanan admistrasinya. Dan yang kedua adalah data rancangan sistem manajemen mutu, rancangan sistem manajemen mutu yang dikumpulkan meliputi: Struktur proses sistem Struktur sistem dokumentasi Struktur organisasi Sistem untuk mendorong lahirnya komitmen manajemen, partisipasi personel dan perbaikan berkelanjutan. 3.5 Analisa Data Setelah dilakukan pengumpulan dan pengolahan data semua out put pada tahap ini akan dianalisa lebih lanjut yang penulis gunakan untuk mendapatkan

10 45 informasi dengan cara mengadakan observasi terus menerus terhadap subyek yang diteliti dengan memperdalam pengamatan terhadap hal-hal yang diteliti yaitu tentang implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 di PT.Memory- Tech Indonesia. 3.6 Kesimpulan dan saran Setelah dilakukan analisa terhadap pencapai tujuan proyek yang diharapkan, maka dilakukan penarikan kesimpulan dari proses penelitian yang telah dilakukan. Kegiatan tersebut juga disertai dengan pemberian beberapa saran bagi pihak perusahaan untuk dapat dijadikan acuan dan dasar pemikiran dalam perbaikan proses yang berkesinambungan. 45