PELAKSANAAN STANDAR-STANDAR DALAM UPAYA PENCAPAIAN AKREDITASI INSTITUSI BBPK JAKARTA

Transkripsi

1 PELAKSANAAN STANDAR-STANDAR DALAM UPAYA PENCAPAIAN AKREDITASI INSTITUSI BBPK JAKARTA (Oleh : Yulia Fitriani, SKM, MKM) Standar dan Standarisasi Peningkatan mutu merupakan satu hal yang menjadi penting di era globalisasi dan persaingan pasar bebas seperti saat ini, termasuk salah satunya adalah pelayanan jasa di bidang kesehatan. Dengan pesatnya perkembangan peran serta masyarakat di bidang kesehatan, BBPK Jakarta perlu meningkatkan peran dan fungsinya untuk menjadi pengelola program pelatihan kesehatan sesuai kebutuhan masyarakat. Hal ini dapat terlaksana apabila BBPK Jakarta dilengkapi dengan sumber daya dan fasilitas yang memadai serta bermutu. Sebuah produk atau jasa dapat dikatakan bermutu bila produk atau jasa tersebut sesuai dengan standar. Standar merupakan bagian dari pelayanan itu sendiri dan akan memainkan peranan yang penting dalam mengatasi masalah mutu pelayanan. Sehingga apabila suatu organisasi pelayanan ingin menyelenggarakan pelayanan yang bermutu secara konsisten, maka keinginan tersebut harus dijabarkan menjadi suatu standar pelayanan. Dapat dipertegas bahwa standar, indikator, dan angka nilai ambang batas merupakan unsur-unsur yang akan membuat jaminan mutu pelayanan itu dapat diukur dan objektif. Sedangkan standarisasi adalah proses merumuskan, merevisi, menetapkan, dan menerapkan standar yang dilaksanakan secara tertib dan kerjasama dengan semua pihak. Standarisasi dilaksanakan dengan membuat berbagai macam standar yang sistematik dan menggunakannya secara efektif. Pelaksanaan standarisasi di setiap lini pelayanan diperlukan untuk meningkatkan mutu produk dan jasa pelayanan guna memenuhi kebutuhan kepuasan pelanggan internal dan eksternal. Untuk menjamin mutu dan kebutuhan

2 pelanggan, standar-standar tersebut harus diintegrasikan ke dalam pelayanan. Oleh karena itu, standar adalah esensi yang mendasar dalam pengendalian mutu. Berangkat dari pemikiran tersebut serta dalam rangka menerapkan upaya peningkatan mutu layanan, BBPK Jakarta telah menetapkan standar yang dipakai, yaitu standar dalam Akreditasi Institusi dan standar ISO 9001 : Standar ISO 9001 : 2008 telah diterapkan dan BBPK Jakarta telah memperoleh sertifikasi ISO 9001 : 2008 oleh badan sertifikasi pada bulan Oktober 2011 yang lalu, begitu juga standar standar yang diterapkan dalam akreditasi institusi, standar tersebut telah diterapkan oleh BBPK Jakarta sejak tahun Adapun standar yang dimaksud mencakup standar falsafah dan tujuan, administrasi dan pengelolaan, staf dan pimpinan, fasilitas dan peralatan, kebijakan dan prosedur, pengembangan staf dan program pendidikan, evaluasi dan pengendalian mutu, yang secara keseluruhan berjumlah 17 (tujuh belas) standar. Akreditasi Akreditasi institusi khususnya pada institusi Diklat adalah suatu pengakuan yang diberikan oleh pemerintah kepada institusi karena telah memenuhi standar mutu yang ditentukan. Akreditasi pada dasarnya adalah proses menilai sebuah institusi sejauh mana telah menerapkan standar. Tujuan dari akreditasi adalah untuk mengarahkan organisasi menuju optimasi penampilan. Akreditasi dilakukan berdasarkan pada standar yang ada dimana suatu penampilan diukur. Proses Akreditasi BBPK Jakarta Pada tahun 2003, BBPK Jakarta telah memperoleh sertifikat dari Pusdiklat Aparatur sebagai lembaga/institusi Diklat yang terakreditasi, dan telah diperpanjang pada tahun 2007, dan terakhir pada tahun 2011 yang lalu. Persiapan Akreditasi di BBPK Jakarta dimulai dengan membentuk tim dan penanggung jawab untuk masingmasing pelayanan, yaitu pelayanan administrasi dan manajemen, pelayanan pelatihan, dan pelayanan penunjang pelatihan. Tim ini akan mempersiapkan berbagai prosedur

3 untuk diterapkan oleh unit/bagiannya serta mendorong penerapannya. Tim lain yang juga berperan dalam proses ini adalah Tim Pengendali Mutu (TPM) yang kemudian melakukan audit serta melakukan self assessment atau self evaluation. Penilaian dilakukan dengan menggunakan Instrumen Akreditasi Unit Pelatihan yang diterbitkan oleh Pusdiklat Aparatur Kementerian Kesehatan. Instrumen ini tidak lain digunakan untuk menilai atau mengukur sejauh mana institusi Diklat dalam hal ini Balai Besar Pelatihan Kesehatan (BBPK) serta Balai Pelatihan Kesehatan (Bapelkes) sudah menerapkan standar. Seperti dijelaskan pada alenia sebelumnya bahwa dalam instrumen ini berisi 17 (tujuh belas) standar, terdapat yang masing-masing jumlahnya berbeda-beda, kemudian ada skor, dan keterangan DO (Definisi Operasional) serta Cara Pembuktian. Instrumen ini telah dipelajari dengan cermat oleh tim sehingga diharapkan tidak ada dokumen yang terlewat. Penilaian akhir dilakukan oleh surveyor yang berasal dari Pusdiklat Aparatur dengan diawali pra-assessment dan pada bulan November 2011 telah dilakukan assessment terhadap 17 (tujuh belas) standar tersebut. Apa saja Pelayanan Yang Diakreditasi? Pelayanan yang diakreditasi meliputi 3 (tiga) pelayanan yang dikenal dengan komponen : 1. Administrasi & Manajemen, terdiri dari 7 standar dan 15 : a. Standar 1 (Falsafah dan Tujuan), memiliki 3 b. Standar 2 (Administrasi dan Pengelolaan), memiliki 2 c. Standar 3 (Staf dan Pimpinan), memiliki 3 d. Standar 4 (Fasilitas dan Peralatan), memiliki 2 e. Standar 5 (Kebijakan dan Prosedur), memiliki 3 f. Standar 6 (Pengembangan Staf dan Program Pendidikan), memiliki 1 g. Standar 7 (Evaluasi dan Pengendalian Mutu), memiliki 1 2. Pelayanan Pelatihan terdiri dari 5 standar dan 18

4 a. Standar 1 (Falsafah dan Tujuan), memiliki 1 b. Standar 2 (Administrasi dan Pengelolaan), memiliki 4 c. Standar 3 (Staf dan Pimpinan), memiliki 2 d. Standar 4 (Fasilitas dan Peralatan), memiliki 5 e. Standar 5 (Kebijakan dan Prosedur), memiliki 6 3. Pelayanan Penunjang Pelatihan terdiri dari 5 standar dan 15 a. Standar 1 (Falsafah dan Tujuan), memiliki 1 b. Standar 2 (Administrasi dan Pengelolaan), memiliki 4 c. Standar 3 (Staf dan Pimpinan), memiliki 2 d. Standar 4 (Fasilitas dan Peralatan), memiliki 3 e. Standar 5 (Kebijakan dan Prosedur), memiliki 4 Nilai hasil assessment akan ditetapkan dalam sebuah rekomendasi untuk menyatakan status akreditasi. Terdapat 4 (empat) status akreditasi, yaitu : (1) Akreditasi istimewa/a; (2) Akreditasi Penuh/b; (3) Akreditasi bersyarat/c; dan (4) tidak terakreditasi. BBPK Jakarta sendiri memperoleh nilai rata-rata 4,01 dengan kategori terakreditasi penuh/b karena masih ada satu komponen yang memperoleh nilai 3,74. Namun demikian BBPK Jakarta akan terus berupaya untuk memperoleh akreditasi istimewa/a pada tahun berikutnya. Sertifikat terakreditasi ini diperkuat dengan Surat Keputusan Kepala Badan PPSDM Kesehatan Nomor HK.03.05/IV/4/07938/2011 tanggal 23 November Bagaimana implementasi selanjutnya? Apa yang harus dilakukan setelah terakreditasi? Apakah pelanggan sudah puas setelah terakreditasi? Pertanyaan-pertanyaan tersebut mungkin ada atau bahkan masih banyak pertanyaan lain yang muncul sekaitan dengan terakreditasinya sebuah institusi. Namun itulah yang harus dijawab dengan rasa optimis dan perbuatan kongkrit untuk menjamin bahwa penerapan Sistem Manajemen Mutu perlu didesain

5 dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki secara efektif dan efisien untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan. Dengan mengadaptasi proses dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2008, terdapat delapan prinsip dalam sistem manajemen mutu, salah satunya adalah peningkatan berkelanjutan. Pemenuhan persyaratan pelanggan diatur dalam sistem yang terdokumentasi, berupa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu dan seterusnya. Dokumen-dokumen tersebut akan menjadi acuan dalam bekerja, maka penyusunannya harus mengacu pada kondisi riil dan tentunya yang seharusnya dilakukan, meskipun kita tahu bahwa hal-hal tersebut masih banyak yang belum dilaksanakan, namun dengan adanya prosedur yang terdokumentasi setidaknya akan menjadi pemicu kita untuk melakukan sesuatu secara konsisten dan tidak menutup kemungkinan akan terdapat penyesuaian agar lebih efektif. Hal inilah yang diharapkan menjadi acuan dengan penerapan terbaik dan peningkatan berkelanjutan. Langkah untuk menjaga proses mutu secara konsisten, maka sebagai tim pendokumentasi mutu di masingmasing pelayanan BBPK Jakarta mencoba melakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Memahami dokumen yang terkait dengan standar-standar yang telah ditetapkan, mulai dari Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, ketentuan-ketentuan, serta standar minimal. 2. Tim pendokumentasi mutu juga berperan sebagai document control yang bertugas untuk memeriksa kelengkapan dokumen, dimana ini merupakan bukti bahwa pelaksanaan proses telah dilakukan. Sesuatu akan menjadi tidak berarti ketika pencatatan tidak ada, walaupun hal tersebut telah dilakukan. Sehingga mengapa pencatatan merupakan hal sangat penting dalam manajemen mutu. 3. Tim pendokumentasi mutu juga memeriksa apakah bukti pencatatan tersebut mudah ditemukan bila diperlukan (dalam hal ini disebut dokumen terkait, atau rekaman/record dalam SMM ISO 9001:2008). Pencatatan yang

6 tentunya tidak sedikit, pengelolaannya harus dilakukan secara baik. Tim pendokumentasi mutu juga ditetapkan sebagai penanggung jawab terhadap kelengkapan data masing-masing pelayanan. 4. Menganalisis data tersebut sehingga menjadi informasi yang dapat dipergunakan oleh BBPK Jakarta dalam langkah perbaikan, karena akan tidak ada gunanya jika data tersebut tidak dianalisis dan tidak ditindaklanjuti. 5. Pertemuan tim pendokumentasi mutu secara rutin yang difasilitasi oleh Bidang Pengembangan dan Pengendalian Mutu, dimana akan dibahas mengenai progress dalam pendokumentasian data. 6. Pertemuan dengan Tim Pengendali Mutu terkait dengan pelaksanaan audit mutu internal yang dilakukan sebanyak dua kali dalam setahun 7. Pertemuan dengan pihak manajemen (seperti Rapat Tinjauan Manajemen dalam SMM ISO 9001:2008), terkait dengan pembahasan data-data yang telah didokumentasikan, keluhan pelanggan, serta hasil audit mutu internal. Upaya tersebut akan terus dilakukan untuk menerapkan sistem manajemen mutu di BBPK Jakarta. Satu hal yang menjadi catatan kita bersama bahwa apapun bentuk standar yang akan diterapkan pada sebuah organisasi, baik itu ISO 9001, Akreditasi Institusi, ISO 14001, OHSAS ataupun standar lainnya akan terasa ringan dan kita memiliki rasa percaya diri yang tinggi jika hal-hal tersebut sudah dilakukan dengan baik. Auditorpun bukan menjadi seseorang yang kita takuti, namun menjadi partner untuk membantu kita menerapkan sistem manajemen mutu.