Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement CAR)

Transkripsi

1 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan 1. KTS, Old PTK AIM UKPA siklus 10 Akan segera diklarifikasi diperbaiki sesuai saran 2. KTS, New Persyaratan umum organisasi (4.1) 3. KTS, New Kompetensi SDM (6.2) Tindakan koreksi atas temuan AIM UKPA siklus 10 Tahun sebagian sudah dilaksanakan. Namun posisi status akhir temuan belum semuanya closed, karena bukti lampiran belum bisa ditunjukkan misalnya seperti buku pedoman. Struktur organisasi persyaratan lainnya telah dilengkapi, namun personal yang memegang/mengisi struktur organisasi masih diisi oleh individu yang sama (perangkapan jabatan) sehingga dikhawatirkan akan menganggu berjalannya manajemen organisasi kedepannya. Sistem evaluasi kinerja SDM perlu dibuat lengkap (Perlu dibuat sistem evaluasi yang lengkap bagaimana mengatasi masalah SDM) selain buku biru yang tela ada sebelumnya. Akan dilakukan pembahasan di tingkat top management PKH-UB Akan segera dibuat sistem evaluasi yang lengkap sesuai saran peraturan yang berlaku perbaikan tindakan koreksi atas temuan AIM UKPA Siklus 10 status akhir closed pembahasan dalam Rapat Evaluasi Hasil AIM Siklus 11 Sistem Evaluasi SDM bagi Dosen Staff Non-PNS selain buku biru melalui evaluasi tahunan yang closed Halaman 1 dari 13

2 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan mengacu pada standar penilaian DP3 4. KTS, New Proses pembelian (7.4) 5. KTS, New Pengukuran, analisis perbaikan (8.4) Belum ada mekanisme yang ditetapkan dalam hal pemeriksaan produk yang dibeli sesuai persyaratan/spesifikasi pembelian. Mekanisme tersebut hendaknya dituangkan dalam prosedur yang tetap, salah satunya terkait produk yang tidak sesuai. Analisis kepuasan pelanggan tindak lanjutnya tidak dilakukan sepenuhnya. Analisis hanya terfokus pada mahasiswa, misalnya dari catatan mahasiswa (1 preparat untuk 20 lebih praktikum, bukubuku perkuliahan kurang lengkap, buku tidak boleh dipinjam, dll). Segkan analisis kepuasan pelanggan yang terkait stakehorlders juga belum ada analisis yg komplit, termasuk respon atas hasil dari lokasi PKL mahasiswa. Akan ditentukan mekanisme dalam hal penerimaan barang/jasa dalam hal pemeriksaan langkah yang diambil sehubungan produk yang tidak sesuai Borang kepuasan stakeholders selain mahasiswa akan didokumentasikan dianalisis sesuai saran analisis pendokumentasian kuesioner kepuasan pelanggan terkait stakeholders akan digunakan dalam perbaikan kegiatan kerjasama. Halaman 2 dari 13

3 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan 6. KTS, New Visi, misi, motto (P.Prima) 7. KTS, New Sistem prosedur (P.Prima) 8. Obs Sarana prasarana (P.Prima) Motto layanan disosialisasikan belum disosialisasikan secara luas kepada pengguna layanan (stakeholders). Titiktitik lokasi tempat sosialisasi tidak terbukti ada barangnya. Seperti misalnya Diklinik, dibawah, diruang kantor (di lab) yang dilantai 4 perpustakaan belum ada bukti sosialisasi (banner). Sistem/prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan ditingkat fakultas belum dibentuk secara sistematis. Sarana prasarana yang tersedia kurang memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan, beberapa lampu penerangan diruangan (yang telah Sosialisasi tentang visi misi motto layanan prima akan dilakukan di tempat yang sudah ditentukan Sistem layanan pengaduan akan disusun mengacu sistem yang berlaku di UB dibuatkan MP sesuai yang berlaku di PKH Akan ditindaklanjuti di lokasi sesuai saran 25 Motto layanan yang disosialisasikan dalam bentuk banner telah dilengkapi pada tempat-tempat yang ditentukan Sistem layanan pengaduan pengguna layanan di PKH-UB dilakukan melalui e-complain Kotak Saran, serta telah dilengkapi Manual Prosedur perbaikan pada sarana-prasarana yang telah rusak Halaman 3 dari 13

4 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan putus) tidak segera diganti. 9. KTS New b Dosen yang tugas belajar 10. KTS, New a Upaya pelacakan perekaman data lulusan. 11. KTS, New b Penggunaan hasil pelacakan untuk SD=(0,75x5+1,25x0)/1=3,75. Dosen yang tugas belajar belum sangat baik, masih baik saja. Data tentang kelulusan belum ada Belum ada lulusan Seharusnya data yg benar: 5 orang studi S2 1 orang S3 (bu Rosita) sehingga SD= (0.75x5+1.25x0)/1= 5 Sampai, PS. PDH baru meluluskan 4 sarjana yang akan melanjutkan ke tingkat profesi, namun PKH sudah mengikutsertakan stafnya dalam tracer study tingkat UB (Wabid 1) Sampai hanya ada 4 lulusan yang masih melanjutkan ke jenjang profesi, 18 Data tentang tugas belajar diperbaruhi penambahan 1 orang dosen yang studi S3 seg menempuh Open open Halaman 4 dari 13

5 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan perbaikan: (1) proses pembelajaran. (2) penggalangan a. (3) informasi pekerjaan. (4) membangun jejaring. produk akhir PKH PS. PDH adalah dokter hewan seg menempuh 12. KTS, New c Pendapat pengguna (employer) lulusan terhadap kualitas alumni (ada 7 jenis kompetensi). Belum ada lulusan Sampai hanya ada 4 lulusan yang masih melanjutkan ke jenjang profesi, produk akhir PKH PS. PDH adalah dokter hewan seg menempuh Open Halaman 5 dari 13

6 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan 13. KTS, New Profil masa Belum ada lulusan Sampai hanya tunggu lulusan ada 4 lulusan yang masih open memperoleh pekerjaan yang pertama (RMT). melanjutkan ke jenjang profesi, produk akhir PKH PS. PDH adalah dokter hewan seg menempuh 14. KTS, New Profil kesesuaian big kerja big studi (keahlian) lulusan (PBS) Belum ada lulusan Sampai hanya ada 4 lulusan yang masih melanjutkan ke jenjang profesi, produk akhir PKH PS. PDH adalah dokter hewan seg menempuh open Halaman 6 dari 13

7 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan. KTS, New Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan akademik Jurusan/Program Studi dalam bentuk: (1) Sumbangan a. (2) Sumbangan fasilitas. (3) Keterlibatan dalam kegiatan akademik. (4) Pengembangan jejaring. (5) Penyediaan fasilitas untuk kegiatan akademik. Belum ada lulusan Sampai hanya ada 4 lulusan yang masih melanjutkan ke jenjang profesi, produk akhir PKH PS. PDH adalah dokter hewan seg menempuh open Halaman 7 dari 13

8 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan 16. KTS,New Partisipasi Belum ada alumni Sampai hanya lulusan alumni ada 4 lulusan yang masih open dalam mendukung pengembangan non-akademik Jurusan/Program Studi dalam bentuk: (1) Sumbangan a. (2) Sumbangan fasilitas. (3) Keterlibatan dalam kegiatan non akademik. (4) Pengembangan jejaring. (5) Penyediaan fasilitas untuk kegiatan non akademik. melanjutkan ke jenjang profesi, produk akhir PKH PS. PDH adalah dokter hewan, namun sudah ada komisariat IKA PKH- UB untuk mempersiapakan sebagai wadah alumni dalam mendukung program di PKH-UB seg menempuh 17. KTS,New 4.1 Pedoman tertulis tentang Rekrutmen PNS non PNS mengikuti sistem di UB, segkan utk non PNS Akan dipersiapkan dokumen tertulis tentang sistem Telah disusun Manual Prosedur Halaman 8 dari 13

9 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan sistem seleksi, perekrutan, yang dibiayai PKH dokumen tersedia, tetapi utk pemberhentiannya belum ada pemberhentian untuk dosen tetap non PNS di PKH-UB Pemberhentian Dosen Tenaga penempatan, Kependidikan sesuai Peraturan yang pengembangan, berlaku retensi, pemberhentian dosen tenaga kependidikan. 18. KTS, New a Dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 S3 yang big kompetensi PS KD1 = Persentase dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 Jumlah masih 48 % Akan menghitung kembali sesuai kesepakatan bahwa dosen tetap perbaikan penghitungan ulang Halaman 9 dari 13

10 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan S3 yang big kompetensi PS 19. KTS, New b Dosen tetap yang berpendidikan S3 yang big kompetensi PS KD2 = Persentase dosen tetap yang berpendidikan S3 yang big kompetensi PS 20. KTS, New c Dosen tetap yang memiliki jabatan lektor kepala Dosen tetap yang berpendidikan S3 yang big kompetensi PS masih 21,7% Dosen tetap yang memiliki jabatan lektor kepala guru besar yang big kompetensi PS masih 21,7% Akan menghitung kembali sesuai kesepakatan bahwa dosen tetap Akan menghitung kembali sesuai kesepakatan bahwa dosen tetap perbaikan penghitungan ulang perbaikan penghitungan ulang Halaman 10 dari 13

11 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan guru besar yang big kompetensi PS KD3 = Persentase Dosen tetap yang memiliki jabatan lektor kepala guru besar yang big kompetensi PS 21. KTS, New d Dosen yang memiliki Sertifikat Pendidik Profesional KD4 = Persentase dosen yang memiliki Sertifikat Pendidik Dosen yang memiliki Sertifikat Pendidik Profesional baru 21,7% Akan menghitung kembali sesuai kesepakatan bahwa dosen tetap perbaikan penghitungan ulang Halaman 11 dari 13

12 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan Profesional 22. KTS, New Persentase 6/49=0,12 Akan menghitung kembali sesuai jumlah dosen tidak kesepakatan bahwa dosen tetap perbaikan jumlah seluruh dosen (PDTT). tetap, terhadap penghitungan ulang 23. KTS, New Kegiatan dosen tetap yang big PS dalam seminar ilmiah/ lokakarya/ penataran/ workshop/ SP=(30+(76/4))/23=2,13. Belum sangat baik. Akan menghitung kembali sesuai kesepakatan bahwa dosen tetap perbaikan penghitungan ulang Halaman 12 dari 13

13 Tanggal : 18 September Auditee : Program Kedokteran Hewan Tanda tangan Auditee : Big yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Saran Tindakan Perbaikan pagelaran/ pameran/peragaan yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri. 24. KTS, New Reputasi keluasan jejaring dosen dalam big akademik profesi ada tapi kurang dari % Akan menghitung kembali sesuai kesepakatan bahwa dosen tetap perbaikan penghitungan ulang Halaman 13 dari 13