Belianti. Kata kunci: administrative and archiving, Abstract

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN PADA PERWAKILAN BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL (BKKBN) PROPINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK Belianti Abstract Sistem Informasi STMIK Atma Luhur Pangkalpinang Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel This study was conducted to provide information services and improve performance in the field of administrative management and archiving to be more effective, rapid, accurate and efficient and minimize errors arising in handing the administration and archiving on environment Perwakilan Badan Kependudukan dan keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Province of Kepulauan Bangka Belitung The purpose of this study is to obtain the actual data so it can be found weaknesses in the old system, and corrected by using a new system, analysis used in building the new system is to use object oriented methods with tools UML (Unified Modeling Language) softwares, direct observation and interviews to related parties Analysis results and design which has been made is the need for a computerized system that the administration and archiving can be done with either and distribusion of correspondence in accordance with the rules and procedures that apply to Perwakilan Badan Kependudukan dan keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Province of Kepulauan Bangka Belitung. Kata kunci: administrative and archiving, 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemajuan teknologi informasi berkembang sangat cepat dan canggih diberbagai bidang perusahaan dan instansi-instansi pemerintah yang ada di seluruh pelosok tanah air ini. Teknologi informasi tersebut hadir disetiap pengguna untuk mempercepat pekerjaan agar dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Namun masih sedikit orang yang memanfaatkan teknologi informasi untuk dapat bekerja dengan lebih baik, menghasilkan keuntungan yang lebih banyak dalam jangka waktu yang panjang dan berkesinambungan, sehingga keuntungan dan kelancaran operasional perusahaan maupun instansi pemerintah sangatlah mempengaruhi berkembangnya suatu perusahaan dan instansi itu sendiri. Begitu halnya dengan kegiatan administrasi, yang akan selalu ada pada perusahaan besar maupun perusahaan kecil, baik itu lembaga pemerintahan maupun swasta. Kegiatan ini akan terlihat sebagai fungsi kantor yang menyediakan jasa informasi baik untuk keperluan internal ataupun eksternal kantor. Jasa informasi yang tersedia salah satunya meliputi kegiatan penanganan surat menyurat, baik itu surat masuk yang dimulai dari surat diterima sampai surat tersebut ditindak lanjuti sebagai bahan dasar pertimbangan hingga berkas tersebut menjadi arsip. Demikian juga pada penanganan surat keluar, dimulai sejak berkas berupa konsep lalu ditangani hingga dikirim. 1

2 Pada instansi atau perusahaan terkait yang sering menjadi kendala adalah penanganan surat masuk, sering kali pimpinan merasa surat yang menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan terselip atau hilang, sehingga transaksi yang seharusnya menguntungkan tidak terjadi. Penanganan surat menyurat yang baik sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja instansi dalam bidang tata usaha. Pada Perwakilan Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung, penanganan pengarsipan surat menyurat yang dilakukan selama ini masih menggunakan sistem manual dalam pencatatan ke dalam buku agenda. Sehingga penulis merasa perlu untuk melakukan Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan Pada Perwakilan Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung Dengan Metodologi Berorientasi Objek dengan tujuan agar proses pengarsipan surat dapat ditangani lebih efektif dan efisien. 1.2 Rumusan Masalah Penyusunan skripsi yang berjudul Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan Pada Perwakilan Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung Dengan Metodologi Berorientasi Objek, akan menguraikan bagaimana proses penanganan surat menyurat pada sistem informasi yang dirancang dan dikembangkan oleh penulis. Maka permasalahan yang dikaji dalam skripsi ini adalah : a. Kesulitan dalam menangani jumlah surat setiap harinya pada Perwakilan Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung, pengklasifikasian jenis surat dalam bentuk kode surat dan nomor surat. Dalam hal ini termasuk jugasurat menyurat yang ada pada Perwakilan Badan 1 Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung b. Kesulitan untuk menemukan kembali/pencarian (searching) surat dibutuhkan pada masa yang akan datang. 1.3 Batasan Masalah Dalam hal penulis melakukan pembatasan ruang lingkup masalah, hal ini dilakukan agar pembahasannya tidak menyimpang dari topik permasalahan tentang Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan Pada Perwakilan Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung Dengan Metodologi Berorientasi Objek. Batasan masalahnya adalah seputar penginputan, serta menampilkan kembali data-data surat yang sudah ada dalam bentuk laporan. 1.4 Metode Penelitian Metode penelitian adalah menggambarkan cara mengumpulkan informasi-informasi atau datadata yang diperlukan sebagai bahan untuk menyusun skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yaitu mendapatkan data dengan cara : 1) Observasi Kegiatan ini dilakukan untuk mengumpulkan data dengan cara pengamatan langsung dengan hal-hal yang berkaitan bahan masukan untuk penulisan skripsi ini. 2) Wawancara Mempelajari dan menganalisa sistem yang sedang berjalan serta mendapatkan data langsung dari sumbernya dengan tanya jawab, dan wawancara diharapkan informasi yang diperoleh benar-benar dapat dipertanggung jawabkan atas pernyataan yang diajukan. 3) Studi Kepustakaan

3 Dilakukan dengan cara membaca bukubuku yang berkaitan dengan judul sekripsi ini. Penelitian kepustakaan ini secara teoritis sangat membantu didalam pembuatan skripsi ini. b. Analisa Sistem Salah satu pendekatan pengembangan sistem adalah pendekatan Analisa Object Oriented yang dilengkapi dengan alat-alat teknik pengembangan sistem sehingga hasil akhirnya akan di dapat sistem yang object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah : 1) Menganalisa sistem yang ada, yaitu memahami proses bisnis sistem yang sedang berjalan guna mengidentifikasikan permasalahan-permasalahan yang ada. 2) Analisa dokumen, yaitu menspesifikasikan masukan yang digunakan, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan, guna memahami kebutuhan akan dokumen-dokumen baru. Penulis menggunakan beberapa diagram Unified Modeling Language (UML) sebagai alat Bantu dalam menganalisa sistem untuk mendiskripsikan proses bisnis sistem yang sedang berjalan serta mendeskripsi konsep sistem baru yang akan dikembangkan dimana sistem baru tersebut tentunya dapat memberikan solusi-solusi dari pemasalahan yang ada serta memenuhi kebutuhan sistem. Beberapa diagram tersebut adalah : 1) Activity Diagram Activity Diagram digunakan untuk memodelkan alur kerja atau workflow sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas didalam suatu proses. 2) Analisa Dokumen Keluaran Analisa keluaran adalah analisa mengenai dokumen dokumen keluaran yang dihasilkan dari sebuah sistem. 3) Analisa Dokumen Masukan Analisa masukkan adalah bagian dari pengumpulan informasi tentang system yang sedang berjalan. Tujuan analisa masukkan adalah memahami prosedur berjalan. 4) Use Case Diagram Use Case Diagram digunakan untuk menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem atau actor. Use Case Diagram juga merupakan deskripsi fungsi sistem yang akan dikembangkan. 5) Use Case Description Use Case Description digunakan untuk mendeskripsikan secara rinci mengenai Use Case Diagram. c. Perancangan Sistem Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang ada, sehingga menghasilkan model baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat Bantu yang digunakan penulis dalam merancang sistem adalah : 1) Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram digunakan untuk menggambarkan hubungan antara data store yang ada dalam diagram arus data. 2) Logical Record Structure(LRS) Logical record structure berasal dari setiap entity yang diubah ke dalam bentuk sebuah kotak dengan nama entity berada 2

4 diluar kotak dan atribut berada didalam kotak. 3) Relasi Relasi digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan model conceptual secara terperinci dengan adanya primary key dan foreign key. 4) Spesifikasi Basis Data Spesifikasi Basis Data digunakan untuk menjelaskan tipe data yang ada pada model conceptual secara detil. 5) Rancangan Dokumen Keluaran Rancangan keluaran merupakan informasi yang akan dihasilkan dari keluaran sistem yang dirancang. 6) Rancangan Dokumen Masukan Rancangan masukan merupakan data yang dibutuhkan untuk menjadi masukan sistem yang dirancang. 7) Rancangan Layar Program Rancangan tampilan merupakan bentuk tampilan sistem layar komputer sebagai antar muka dengan pemakai yang akan dihasilkan dari sistem yang dirancang. 8) Sequence Diagram Sequence diagram adalah suatu diagram UML yang memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan interaksi berupa pengiriman pesan (message) antar obyek dalam urutan waktu. 1.5 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang penanganan surat menyurat agar menjadi lebih efektif, cepat, akurat, dan efisien. b. Menciptakan manajemen surat menyurat yang memanfaatkan teknologi informasi yang ada, sehingga meminimalisasi kesalahan yang timbul dalam penanganan surat menyurat pada lingkungan Perwakilan Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung c. Dengan adanya sistem informasi ini, maka yang berhak melakukan pengaksesan terhadap surat menyurat pada lingkungan Perwakilan Badan Kependudukan Dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung adalah bagian/departemen yang dituju, sedangkan departemen/bagian lain yang tidak berhak tidak dapat mengakses surat menyurat tersebut secara sembarangan. 1.6 Sistematika Penulisan Hasil penelitian ini disajikan dalam bentuk laporan penelitian skripsi yang secara sistematis dalam bab per bab terdiri dari lima bab 2. LANDASAN TEORI 2.1 Definisi Sistem informasi Sistem kebanyakan dapat didefinisikan secara sederhana sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan. Akan tetapi, konsep umum sistem berikut ini memberikan konsep dasar yang lebih tepat untuk bidang Sistem Informasi. Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. (O brien 2006:29) Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain sebagai berikut : a. Komponen Sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen atau elemen yang saling berinteraksi, artinya komponen atau elemen yang saling bekerja sama dalam bentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian dari sistem. Setiap 3

5 subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem. Untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar. Batas suatu sistem menunjukkan lingkup (scope) dari sistem tersebut. c. Lingkungan luar (environtments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi dari sistem. d. Penghubung (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain untuk dapat berinteraksi membentuk suatu kesatuan. e. Masukan (input) Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan ke dalam sistem yang berupa masukan perawatan (maintenance input) dan keluaran sinyal (signal output). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal output adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. f. Pengolahan ( process ) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. g. Keluaran (output) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. h. Sasaran ( objective ) Suatu sistem harus mempunyai sasaran, karena sasaran sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan. Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadiankejadian (event) adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda atau orang yang benar-benar ada dan terjadi. Menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt., Ph.D. (2005) : Informasi (information) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Untuk dapat berguna maka informasi harus didukung oleh tiga pilar, yaitu sebagai berikut : a. Akurat (accurate) Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. b. Tepat waktu (Timeliness) Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. c. Relevan (Relevance) 4

6 Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakianya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda. Nilai informasi bagi seorang pemakai ditentukan oleh keandalan (reliabilitas). Keluaran yang tidak didukung oleh ketiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage). Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu susunan dari orang, data, proses, dan teknologi informasi yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, memroses, menyimpan, dan menyediakan keluaran informasi yang diperlukan untuk mendukung suatu organisasi. Sistem informasi dapat digolongkan menurut fungsinya, antara lain adalah sebagai berikut ini:(whitten 2004:12) a. Transaction Processing System (TPS), suatu sistem informasi yang menangkap dan memproses data tentang transaksi bisnis. seperti pesanan (order), kartu catatan waktu, pembayaran, reservasi, dan sebagainya.(whitten 2004:12) b. Management Information System (MIS), suatu sistem informasi yang disediakan untuk menghasilkan laporan yang berorientasi pada manajemen yang berdasarkan pada proses transaksi dan operasi dari organisasi. Atau dengan kata lain menggunakan data transaksi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajer untuk menjalankan bisnis.(whitten 2004:12) c. Decision Support System (DSS), suatu sistem informasi yang membantu mengidentifikasi pengambilan keputusan yang mungkin atau menyediakan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen.(whitten 2004:12) d. Executive Information System (EIS), suatu sistem informasi yang mendukung perencanaan dan kebutuhan penilaian dari manajer eksekutif. EIS dikhususkan untuk kebutuhan informasi yang unik dari para eksekutif yang merencanakan bisnis dan menilai capaian rencana bisnis tersebut.(whitten 2004:13) e. Expert System (ES), suatu sistem informasi yang menangkap keahlian dari para pekerja dan kemudian menirukan keahlian tersebut untuk dimanfaatkan oleh orang yang tidak ahli.(whitten 2004:14) b. 6) Communications and Collaboration System, suatu sistem informasi yang memberikan peluang komunikasi yang lebih efektif antara para pekerja, mitra, pelanggan, dan para penyalur untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk bekerja sama. (Whitten 2004:14) a. Office Automation System, suatu sistem informasi yang mendukung cakupan luas dari aktivitas kantor yang disediakan untuk meningkatkan alur kerja (work flow) antara para pekerja dan membantu karyawan membuat dan membagi dokumen yang dapat mendukung aktivitas kantor sehari-hari. (Whitten 2004:14) Adapun kegiatan dari sistem informasi antara lain adalah: a. Input, Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. b. Proses, Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. c. Output, Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut. d. Penyimpanan, Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. e. Control, Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 5

7 2.2 Siklus Sistem Informasi Siklus merupakan putaran waktu yang di dalamnya terdapat rangkaian kejadian yang berulang-ulang secara tetap dan teratur. Siklus sistem informasi merupakan proses menghasilkan informasi harus melalui tahapan-tahapan yang dilakukan komputersebagai teknologi informasi. Tahapan tahapan tersebut terdiri atas Input proses output yang disebut sebagaisiklus sistem informasi. Artinya, bila tahap telah sampai pada output tersebut dapat dijadikan input kembali.dengan demikian dapat dikatakan bahwa informasi yang dihasilkan dapat pula dijadikan data kembali sebagai inputuntuk diproses selanjutnya. 2.3 Subsistem Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi adalah sebagai berikut: a. Perangkat Keras (Hardware), Terdiri dari komputer, peripheral, jaringan, dsb. b. Perangkat Lunak (Software), Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 2000, Linux, Unix, dll), Aplikasi (Akuntansi, database, dll), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk, dll), serta Bahasa (Java, VB, Delphi, C++, dll). c. Data, Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d. Prosedur, Dokumentasi prosedur / proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis. e. Manusia (Human), Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas. 2.4 Sistem Informasi Pengarsipan Surat Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Barthos, 2003: 36). Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya (2000 : 115). Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern misalnya telepon, telex, telegrap, radio, dan televisi. Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah. Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis. Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk menyampaikan informasi. Sistem Informasi Pengarsipan merupakan perangkat-perangkat yang saling berinteraksi dalam 6

8 pengolahan data kearsipan untuk mencapai tujuan dari fungsi kearsipan, yaitu penyimpanan, penataan, pengelompokan, pengendalian dan pemeliharaan kearsipan. a. Fungsi Surat Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis, surat berperan dalam mencapai tujuan suatu instansi atau organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Menurut Barthos, surat memiliki fungsi sebagai berikut (2003 : 36) : 1) Wakil dari pengirim atau penulis 2) Bahan pembukti 3) Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut 4) Alat pengukur kegiatan organisasi 5) Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak) Dari uraian diatas mengenai fungsi surat, dapat disimpulkan bahwa surat dapat digunakan sebagai bukti yang paling akurat bila terjadi suatu permasalahan dengan pihak lain. b. Tujuan Surat Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan organisasi atau instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta ada hal lain yang menjadi tujuan surat pribadi atau individu yaitu : 1) Sebagai pemberitahuan. 2) Sebagai surat perintah. 3) Sebagai surat peringatan. 4) Sebagai surat permohonan atau permintaan. 5) Sebagai surat pengantar. 6) Sebagai surat perjanjian. 7) Sebagai surat laporan. 8) Sebagai surat keputusan. 9) Sebagai surat panggilan 10) Sebagai surat susulan Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek dengan UML Analisa sistem dapat dinyatakan sebagai pemisahan suatu hal dalam bagian bagian tertentu. Bagian-bagian tersebut kemudian dipelajari dan dievakuasi untuk mengetahui apakah terdapat caracara yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan manajemen. Analisa sistem adalah proses menentukan kebutuhan sistem apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah bagaimana sistem tersebut diimplementasikan. (Ariesto Hadi Sutopo, 2002:242): Konsep dasar berorientasi obyek mencapai kematangannya pada saat masalah analisis dan desain menjadi lebih diperhatikan dari pada masalah coding. Secara spesifik, pengertian berorientasi obyek (Ariesto Hadi Sutopo, 2002:3) berarti bahwa kita mengorganisasi perangkat lunak sebagai kumpulan dari objek tertentu yang memiliki struktur data dan perilakunya Unified Modelling Language Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi danjaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa-bahasa berorientasi obyek. Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah ada sebelumnya : Grady Booch OOD (Object-Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT (Object Modelling 7

9 Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (Object- Oriented Software Engineering). Cakupan UML diantaranya : Pertama, Gambar 4.3 Activity Diagram c. Nota Dinas UML menggabungkan konsep BOOCH, OMT, dan Kepala Bagian Staff Bagian Kepala Kantor Pegawai OOSE, sehingga UML merupakan suatu bahasa permodelan tunggal yang umum dan digunakan Perintahkan membuat Surat Keluar tanpa dan Surat Masuk Buat Surat Keluar dan Surat Masuk secara luas oleh para user ketiga metode tersebut dan Serahkan Surat Keluar Terima Surat Keluar bahkan para user metode lainnya. Kedua, UML Periksa Surat Keluar menekankan pada apa yang dapat dikerjakan dengan metode-metode tersebut. Ketiga, UML berfokus pada suatu bahasa permodelan standar, bukan pada proses standar. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Activity Diagram a. Surat Masuk Instansi Terima konfirmasi perbaiki Surat Keluar [Tidak Benar] Konfirmasi Surat Keluar harus Tanda tangan Surat Keluar diperbaiki serah Surat Keluar Gambar 4.4 Activity Diagram Surat Keluar berdasarkan [Benar] Menerima Surat Keluar Catat Surat Keluar kedalam agenda Surat Keluar Menyerahkan Surat Keluar Mendapat Surat Keluar d. Surat Tugas Serahkan Surat Masuk Terima Surat Masuk Kepala Bagian Staff Bagian Kepala Kantor Pegawai Perintah buat Buat Surat surat tugas Tugas Catat Surat Masuk kedalam Agenda Surat Masuk Serahkan Surat Tugas Terima Surat Tugas Periksa Surat Tugas [Tidak Benar] [Benar] Terima konfirmasi perbaiki surat tugas Konfirmasi Surat Tugas harus diperbaiki tanda tangan surat tugas serhakan surat tugas Menerima Surat Tugas Gambar 4.2 Activity Diagram Surat Masuk b. Catat Surat Tugas dalam Agenda Surat Tugas Menyerahkan Surat Tugas Mendapatkan Surat Tugas Kepala Kantor Kepala Bagian Serahkan Surat Masuk Terima Surat Masuk Melakukan disposisi Surat Masuk Gambar 4.5 Activity Diagram Surat Tugas e. Surat Serahkan Surat Masuk dan Terima Surat Masuk beserta 8

10 Kepala Bagian Staff Bagian Kepala Kantor Pegawai Pendataan Transaksi Laporan Perintahkan buat surat keputusan Buat Surat serahkan Surat Terima Surat Gambar 4.8 Package Diagram a. Package Diagram Pendataan Periksa Surat [Tidak Benar] [Benar] Entry Data Instansi Terima konfirmasi surat keputusan diperbaiki Konfirmasi Surat harus diperbaiki tanda tangan Surat Serahkan Surat Menerima Surat Catat Surat kedalam agenda surat keputusan Entry Data Bagian Menyerahkan Surat Mendapat Surat Entry Data Pegawai Gambar 4.9 Use Case Proses Data Pegawai Gambar 4.6 Activity Diagram Surat b. Use Case Diagram Package Transaksi Entry Data Surat Masuk f. Surat Keluar Entry Data Kepala Bagian Staff Bagian Kepala Kantor Pegawai Perintahkan membuat Surat Keluar tanpa dan Surat Masuk Buat Surat Keluar dan Surat Masuk Entry Data Surat Keluar berdasarkan Serahkan Surat Keluar Terima Surat Keluar Periksa Surat Keluar Terima konfirmasi perbaiki Surat Keluar [Tidak Benar] [Benar] Konfirmasi Surat Keluar harus Tanda tangan Surat Keluar diperbaiki (from Pendataan) Entry Data Surat Tugas serah Surat Keluar Menerima Surat Keluar Catat Surat Keluar kedalam agenda Surat Keluar Menyerahkan Surat Keluar Mendapat Surat Keluar Entry Data Surat Entry Data Surat Keluar tanpa Gambar 4.11 Gambar 4.7 Activity Diagram Surat Keluar 3.2 Usecase Diagram Package Diagram Use Case Diagram Package Transaksi 9

11 c. Package Diagram Laporan Cetak Laporan Surat Masuk Cetak Laporan Cetak Laporan Surat Keluar berdasarkan Kepala Kantor (from Pendataan) Cetak Laporan Surat Tugas Cetak Laporan Surat Cetak Laporan Surat Keluar tanpa Gambar 4.12 Package Diagram Laporan 3.3 Entity Relationship Diagram Gambar 4.16 Rancangan Layar Entry Data Instansi 2) Rancangan Layar Entry Data Bagian Gambar 4.13 Entity Relationship Diagram 3.4 Rancangan Dialog Layar 1) Rancangan Layar Entry Data Gambar 4.17 Rancangan Layar Entry Data Bagian 3) Rancangan Layar Entry Data Pegawai Instansi 10

12 Gambar 4.18 Rancangan Layar Entry Data Pegawai 4) Rancangan Layar Entry Data Surat Masuk Gambar 4.20 Rancangan Layar Entry Data 6) Rancangan Layar Entry Data Surat Keluar berdasarkan Gambar 4.19 Rancangan Layar Entry Data Surat Masuk 5) Rancangan Layar Entry Data Gambar 4.21 Rancangan Layar Entry Data Surat Keluar Berdasrkan 7) Rancangan Layar Entry Data Surat Tugas 11

13 Gambar 4.24 Rancangan Layar Entry Data Surat Keluar Tanpa 10) Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Masuk Gambar 4.22 Rancangan Layar Entry Data Surat Tugas 8) Rancangan Layar Entry Data Surat Gambar 4.25 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Masuk 11) Rancangan Layar Cetak Laporan Gambar 4.23 Rancangan Layar Entry Data Surat 9) Rancangan Layar Entry Data Surat Keluar Tanpa Gambar 4.26 Rancangan Layar Entry Cetak Laporan 12) Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Keluar berdasarkan 12

14 Gambar 4.27 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Keluar berdasarkan disposisi 13) Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Tugas Gambar 4.29 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat 15) Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Keluar Tanpa Gambar 4.28 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Tugas Gambar 4.30 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat keluar Tanpa a. 4.4 Rancangan Class Diagram (Entity Class) 14) Rancangan Layar Cetak Laporan Surat 13

15 SuratMasuk Instansi NoSM TglSM KdInstansi Bagian AsalSM NmInstansi KdBagian Perihal Kd Alamat NmBagian Telepon * tglterimasm 1 1 Tgl 1...* 1...* KetSM Instruksi FileSM Ubah() Ubah() Hapus() Get () Hapus() Get Bagian() Ubah() Get Instansi() 1 Hapus() 1 Get SuratMasuk() Serah Ket * SuratKeluar SK NoSK TglSK NoSk1 Perihal TglSk1 FileSK FileSK1 Ubah() Ubah() Hapus() Hapus() Get SuratKeluar() Get SK() 1 1 Pegawai Surat NmPegawai SuratTugas NoSkep Jenkel NoST TujuanSKep Jabatan TglST TglSKep Gol Nama Perihal 1...* 1...* AlPeg 1...* 1...* Perihal KetSKep NIP TglPelaksanaan FileSKep FileST Ubah() Get Surat() Hapus() Get SuratTugas() Get Pegawai() Punya Terima Ket KetST Gambar 4.32 Rancangan Class Diagram (Entity Class) 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan yang diterapkan pada Perwakilan Badan Kependudukan Keluaraga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung masih bersifat manual. Sehingga kesalahan baik di sengaja ataupun tidak sering terjadi dikarenakan kontrol dari sistem yang berjalan kurang baik. Sehingga dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer maka diharapkan dapat meningkatkan proses administrasi dan pengarsipan surat menyurat, serta informasi laporan-laporan di Perwakilan Badan Kependudukan Keluaraga Berencana Nasional (BKKBN) Propinsi Bangka Belitung lebih cepat, efisien dan efektif memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan. b. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer diharapkan kinerja kerja para pegawai dapat lebih baik serta melaksanakan tugas lebih disiplin. c. Dengan sistem berbasis komputer akan mempermudah dalam pembuatan transaksi dan laporan d. Meringankan pekerjaan dalam mengontrol data dan membuat hasil laporan kepada pimpinan. e. Semua data surat menyurat bisa tersimpan secara keseluruhan, sehingga kecil sekali kemungkinan adanya kehilangan data. f. Proses pencarian data sebelumnya dapat dilakukan dengan cepat sehingga tidak memerlukan waktu yang lama Saran Sehubungan dengan hal tersebut di atas, untuk dapat meningkatkan keberhasilan Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan, maka langkah yang diperlukan dalam membangun sistem komputerisasi ini sangatlah penting. Maka berikut adalah beberapa saran agar sistem informasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien : a. Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak komputer untuk menunjang Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan. b. Tersedianya sumber saya manusia yang dapat mengoperasikan, merawat serta mengembangkan sistem. c. Di beri pelatihan dan pendidikan cara menggunakan Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan d. Dibuat aturan serta prosedur yang jelas tentang pentingnya Sistem Informasi Administrasi dan Pengarsipan. e. Perlu adanya back up data guna mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. 14

16 DAFTAR PUSTAKA [Jogianto 2003] Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, Andi, Yogyakarta, 2003 [Munawar 2005] Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005 [O brien James A 2006 O brien, James A., Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat, [Raymond Mc Leod 2006] Raymond Mc Leod, Jr., Sistem Informasi Manajemen, Edisi 7, Jilid 1, PT. Prenhalindo, Jakarta, [Sutopo,Hadi,Ariesto Sutopo, Hadi, Ariesto, Analisis dan Desain Berorientasi Objek, 2002] Yogyakarta, J&J Learning, [Whitten,Jeffrey 2004] Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bently, Kevin C.Dittman. System Analysis and Design Methods. 6 th ed. New York : Mc Graw-Hill,