Perancangan Strategi Mitigasi Resiko Supply Chain di PT Atlas Copco Nusantara dengan Metoda House of Risk

Transkripsi

1 . Perancangan Strategi Mitigasi Resiko Supply Chain di PT Atlas Copco Nusantara dengan Metoda House of Risk Retno Utari - NRM Dosen Pembimbing : Imam Baihaqi, PhD PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN PROYEK INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2014

2 Ḷatar Belakang Perusahaan yang ingin bertahan (minimal) dan berkembang, harus mulai waspada dan mau berubah dalam mengelola dan mengoperasikan supply chainnya agar dapat beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan. PT. Atlas Copco Nusantara (PTACN), perusahaan distributor yang bergerak dalam bidang pengembangan, pembuatan dan pemasaran kompressor, peralatan konstruksi dan tambang, peralatan perkakas dan sistem perakitan (assembly) juga perlu mengelola dengan baik produkproduk yang dipasarkannya, berupa alat-alat produk Atlas Copco dengan beberapa Allied Product, untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya dengan baik. PTACN sangat proakfit dalam melakukan : berbagai peluncuran produk baru (a.l. mobile boring machine, 18 tonne underground loader, water treatment facility) melakukan kerjasama (Petro Industrial) dan merger dengan perusahaan lain (PT Fluidcon Jaya),

3 Ḷatar Belakang PTACN perlu mengetahui faktor-faktor utama yang berpengaruh terhadap kelancaran supply chainnya, berupa : resiko-resiko yang mungkin terjadi, terdiri dari penyebab resiko dan kejadian resiko, serta strategi mitigasi resiko yang dapat diterapkan untuk menanggulangi penyebab resiko yang terjadi. Model Supply Chain PTACN dapat digambarkan sebagai berikut :

4 Permasalahan. & Tujuan Penelitian PERMASALAHAN Masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah identifikasi resiko potensial beserta penyebabnya dan bagaimana strategi pencegahannya dengan menggunakan metoda HOR. TUJUAN PENELITIAN Mengindentifikasi kejadian resiko yang berpotensi timbul dalam proses bisnis supply chain PTACN. Mengindentifikasi penyebab-penyebab yang mendorong timbulnya resiko yang terjadi di dalam proses bisnis PTACN. Merancang strategi mitigasi yang tepat sebagai upaya meminimalkan atau menghilangngkan resiko yang kemungkinan terjadi di PTACN.

5 Ṙuang Lingkup & Manfaat Penelitian RUANG LINGKUP Lingkup kajian pada penelitian yang akan dilaksanakan ini, dibatasi oleh hal-hal sebagai berikut : Studi kasus untuk penelitian ini di perusahaan PT Atlas Copco Nusantara (PTACN), yang berlokasi di Jakarta. Resiko yang dianalisis adalah resiko yang berkaitan dengan supply chain PTACN yang berlokasi di Jakarta, bagian hulu sampai hilir Respondennya adalah manager Supply Chain Management (SCM) dan manager Purchasing di PTACN. Metode pengambilan data dilakukan dengan cara wawancara

6 Ṙuang Lingkup & Manfaat Penelitian MANFAAT PENELITIAN Mengetahui resiko-resiko utama yang terjadi di PTACN dan strategi mitigasi resiko yang dapat diterapkan untuk menanggulangi resikoresiko tersebut. Implikasi manajerial diutarakan agar mitigasi resiko berhasil diterapkan.

7 Ḳajian Pustaka Supply Chain Management Supply Chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir atau konsumen (Pujawan dan Mahendrawathi, 2010). Strategi supply chain adalah kumpulan kegiatan dan aksi strategis disepanjang supply chain yang menciptakan rekonsiliasi antara apa yang dibutuhkan pelanggan akhir dengan kemampuan sumber daya yang ada pada supply chain tersebut (Pujawan dan Mahendrawathi, 2010). Supply Chain Management (SCM) merupakan pengelolaan rantai siklus yang lengkap mulai bahan mentah dari para supplier, ke kegiatan operasinal perusahaan, berlanjut ke distribusi sampai kepada pelanggan. Tujuan dari SCM adalah untuk memastikan sebuah produk berada pada tempat dan waktu yang tepat untuk memenuhi permintaan konsumen tanpa menciptakan stok yang berlebihan atau kekurangan.

8 Ḳajian Pustaka SCOR Salah satu model supply chain berupa Supply Chain Operation References (SCOR), yang digunakan dalam lingkup industri sebagai alat diagnosa suatu SCM. Salah satu segmennya adalah proses modeling, yang kemudian dibagi lagi menjadi 5 proses manajemen / bisnis proses, yaitu : Plan (Perencanaan) Source (Sumber) Make (Produksi) Delivery (Pengiriman) Return (Pengembalian)

9 Ḳajian Pustaka Resiko Resiko dalam supply chain berpusat pada gangguan aliran dalam organisasi. Aliran-aliran ini berhubungan dengan informasi, material, produk dan biaya. Mereka tidak independen satu sama lain tetapi jelas saling berhubungan. Resiko mempunyai karakteristik : Ketidakpastian atas terjadinya suatu peristiwa Ketidakpastian yang bila terjadi akan menimbulkan kerugian. Resiko Supply Chain Resiko supply chain dalam bahasa sederhananya mengacu pada kemungkinan dan dampak ketidakcocokan antara penawaran dan permintaan. Adapun definisi resiko supply chain adalah suatu resiko dari aliran produk, material dan informasi dari supplier awal sampai pengiriman produk akhir kepada pelanggan.

10 Ḳajian Pustaka Supply Chain Risk Management (SCRM) SCRM dapat didefinisikan sebagai identifikasi dan pengelolaan resiko bagi supply chain, melalui pendekatan terkoordinasi diantara anggota supply chain, untuk mengurangi kerentanan supply chain secara keseluruhan. Strategi Mitigasi Resiko Supply Chain Strategi mitigasi resiko adalah strategi yang melangkahkan organisasi secara sengaja untuk berusaha mengurangi ketidakpastian yang teridentifikasi dari berbagai sumber resiko (Miller, 1992). Metoda-Metoda Resiko Supply Chain Banyak metoda yang dapat digunakan dalam resiko supply chain, seperti AHP, Fuzzy AHP, FMEA dan QFD, HOR, dan lain sebagainya.

11 Ḳajian Pustaka Quality Function Deployment (QFD) Quality Function Deployment (QFD) adalah metodologi dalam proses perancangan dan pengembangan produk atau layanan yang mampu mengintegrasikan suara-suara konsumen ke dalam proses perancangannya. Salah satu alat QFD adalah HOQ yang menyediakan sarana untuk mengenali hubungan antara kebutuhan pelanggan, Karakteristik teknik, karakteristik bagian, operasi proses, dan persyaratan produksi

12 Ḳajian Pustaka Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) FMEA adalah teknik analisis rekayasa untuk memastikan bahwa semua potensi kegagalan suatu produk telah dipertimbangkan dan dianalisis dalam hal mode kegagalan, penyebab terkait dan kemungkinan efek pada pelanggan. Yang diamati dalam FMEA berupa : Fungsi, Kegagalan, Effects, Penyebab, Kontrol. Kunci sukses FMEA adalah menjadi risk conscious" dan menjaga tim tetap fokus pada risiko. Dua pendekatan yang umum digunakan untuk penilaian risiko dengan kerangka FMEA adalah Risk Priority Number (Severity x Terjadinya x Detection) dan Critical Analysis Jadi, QFD dapat dilihat sebagai pembela kebutuhan pelanggan, sedangkan FMEA adalah pembela suara insinyur

13 Ḳajian Pustaka House of Risk (HOR) = Rumah Resiko Adalah kerangka yang dikembangkan, dengan menggabungkan ide-ide dasar dari dua alat yang terkenal: HOQ (penyebaran fungsi kualitas) dan FMEA (modus kegagalan dan analisis efek). Model pendekatan HOR bertujuan untuk mengidentifikasi resiko dan merancang strategi mitigasi untuk mengurangi probabilitas kemunculan dari penyebab resiko dengan memberikan tindakan pencegahan pada penyebab resiko. Model HOR ini menempatkan probabilitas terjadinya resiko berkaitan dengan penyebab resiko sedangkan untuk severity berkaitan dengan kejadian resiko.

14 Ḳajian Pustaka Dalam HOR juga mempertimbangkan hubungan korelasi antara kejadian resiko dan penyebab resiko. Nilai dari tingkat severity dari kejadian resiko, probabilitas dari penyebab resiko dan tingkat korelasi yang telah diperoleh akan digunakan untuk menghitung nilai aggregate risk potensial (ARP). Ada 2 tahapan dalam HOR, yaitu : - HOR1 digunakan untuk menentukan peringkat masing-masing agen risiko berdasarkan potensi agregat risiko mereka. - HOR2 untuk memprioritaskan tindakan proaktif perusahaan untuk mengejar usaha memaksimalkan efektivitas biaya dalam berurusan dengan agen risiko yang dipilih di HOR1 Karena sebagian besar masukan yang diperlukan dalam model didasarkan pada penilaian subjektif maka keterlibatan lintas fungsional diperlukan.

15 Ḳajian Pustaka. HOR 1 : Fase Identifikasi Resiko 1. Menilai dampak keparahan / severity dari kejadian resiko. 2. Mengidentifikasi agen-agen resiko dan menilai kecenderungan (likelihood / occurance) dari munculnya masing-masing agen resiko. 3. Kembangkan hubungan matriks, antara setiap penyebab resiko dan setiap kejadian resiko. 4. Menghitung ARP dari agen j. Formula yang diperoleh adalah:

16 Ḳajian Pustaka. 5. Merangking nilai ARP dengan Pareto Analysis, dan menentukan penyebab resiko utama yang perlu segera ditangani oleh perusahaan

17 Ḳajian Pustaka Formulanya sebagai berikut : HOR 2 Fase Penanganan Resiko 1. Mengambil rangking tertinggi dari nilai ARP hasil HOR1 (Pareto Analysis) 2. Identifikasi tindakan pencegahan 3. Menentukan besarnya korelasi antara tiap tindakan pencegahan dan penyebab resiko. 4. Menghitung nilai total efektifitas setiap tindakan pencegahan.

18 Ḳajian Pustaka. 5. Nilai tingkat kesulitan tampilan dalam setiap tindakan, Dk, dengan skala 3,4,5 6. Menghitung rasio efektifitas total terhadap tingkat kesulitan 7. Merangking nilai rasio efektifitas total terhadap tingkat kesulitan dengan Pareto Anaysis dan diambil nilai tertinggi 8. Tindakan pencegahan dari nomor 7 diatas merupakan prioritas perusahaan untuk dilakukan tindakan pencegahan / strategi mitigasi untuk menghilangkan penyebab resiko.

19 Ṃetode Penelitian METODA PENELITIAN

20 Ṃetode Penelitian Variabel yang diteliti : - Penyebab resiko - Kejadian resiko - Tindakan Pencegahan Responden dalam penelitian ini ada 2 responden : - SCM Manager - Purchasing Manager Dilakukan dengan cara wawancara

21 Ṃetode Penelitian Langkah-langkah penelitian : SCOR 1. Mengidentifikasi proses bisnis yang ada pada perusahaan PTACN melalui tahapan-tahapan SCOR (plan, source, make, deliver, return). 2. Kemudian mengidentifikasi kejadian resiko apa yang dapat terjadi pada setiap prosesnya. Data penelitian : HOR 1

22 Ṃetode Penelitian Data penelitian : HOR 2

23 .Hasil Penelitian dan Pembahasan 1. Kejadian Resiko yang telah Terindentifikasi + Nilai Severity

24 .Hasil Penelitian dan Pembahasan Hasil wawancara dengan responden perusahaan : SCM Manager dan Purchasing Manager, teridentifikasi 48 Kejadian Resiko yang terjadi di perusahaan

25 .Hasil Penelitian dan Pembahasan 2. Penyebab Resiko yang Terindetifikasi dan Nilai Probabilitas Hasil wawancara dengan responden perusahaan : SCM Manager dan Purchasing Manager, teridentifikasi 25 Penyebab Resiko yang terjadi di perusahaan

26 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan 3. Korelasi Kejadian Resiko dan Penyebab Resiko serta Nilai ARP (Aggregate Risk Potential) dan Perangkingannya

27 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan M

28 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan 4. Pareto Analisis penentuan Nilai ARP terbesar 5. Penentuan Nilai ARP terbesar Hasil wawancara dengan responden perusahaan : SCM Manager dan Purchasing Manager, teridentifikasi 6 (enam) ARP utama yang terjadi di perusahaan.

29 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan 5. Identifikasi Tindakan Pencegahan / Strategi Mitigasi Hasil wawancara dengan responden perusahaan : SCM Manager dan Purchasing Manager, teridentifikasi 17 Tindakan Pencegahan / Strategi Mitigasi yang dapat diterapkan di perusahaan

30 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan 7. Korelasi Nilai ARP utama (penyebab resiko utama) dengan Tindakan Pencegahan / Strategi Mitigasi

31 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan 8. Pareto Analisis penentuan Nilai ETDk terbesar 9. Penentuan Nilai ETDk terbesar Hasil wawancara dengan responden perusahaan : SCM Manager dan Purchasing Manager, memberikan 7 (tujuh) ETDk utama

32 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan Implikasi Manajerial Implikasi manajerial dimaksudkan untuk mengetahui apa yang dapat perusahaan lakukan agar strategi mitigasi dapat berjalan dengan baik, dan perusahaan dapat meningkatkan produktifitasnya dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumber daya yang ada. Penetapan tindakan pencegahan / strategi mitigasi utama ada 7, dan akan langsung diutarakan implikasi manajerial masing-masing. 1. Membangun distribution center yang menyetok barang-barang kritical (strategis) Pendistribusian stock-stock strategis dilakukan jika ada permintaan dari warehouse cabang-cabang ditempat lain.. Implikasi manajerial : Mempunyai sistem inventory control yang sangat baik sehingga pergerakan stock strategik dapat dipantau dengan baik.

33 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan Menetapkan level atau jumlah stock strategik yang optimum Bekerjasama dengan erat warehouse DC dan cabang agar pergerakan stock strategik terbuka dan diketahui bersama, sehingga distribusinya menjadi efektif dan efisien Kerjasama bersama supplier dalam penyediaan stock strategik (kontrak) Melakukan strategi Near Sourcing, yaitu bekerjasama dengan supplier yang secara fisik dekat dengan distribusi manufaktur OEM. (mengurangi lead time pengiriman barang) 2. SOP dijalankan secara lebih baik dengan memberikan Reward and Punishment yang sesuai Bertujuan agar karyawan tidak menyimpang dari ketentuan-ketentuan perusahaan.

34 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan Implikasi manajerial : Perusahaan menetapkan kepada seluruh karyawan untuk membaca kembali SOP masing-masing. Manajer mengontrol kegiatan diatas dan tambahan kontrol agar departemennya berjalan sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. Sikap tegas para manajer diperlukan dalam mengarahkan karyawannya melaksanakan SOP yang benar. Memasukkan ketaatan karyawan dalam menjalankan SOP kedalam sistem manajemen Reward (kriteria penilaian kinerja karyawan diakhir tahun, penentuan besaran upah karyawan) and Punishment (tindakan disipliner), agar karyawan disadarkan pentingnya menerapkan SOP ditempat kerja.

35 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan 3. Peramalan permintaan dan perencanaan inventory dilakukan secara bersama-sama (kolaboratif) Bertujuan agar inventory yang direncanakan dan diramalkan akan dibeli dan di stok berjumlah optimal / akurat sesuai kebutuhan perusahaan dan pelanggan Implikasi manajerial : Kerjasama kolaboratif dapat dilakukan jika semua pihak mempunyai pemahaman visi, misi dan arahan yang sama. Perusahaan inventory memerlukan suatu nilai budgeting tertetnu sebagai dasar pembelian inventory yang akan dilakukan oleh pihak supply chain Perlu adanya pihak yang mengkoordinasi perencanaan inventory di perusahaan (supply chain)

36 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan 4. Integrasi antar fungsi-fungsi dalam perusahaan ditingkatkan Sistem kerjasama lintas fungsi dalam perusahaan akan mempercepat selesainya suatu pekerjaan. Implikasi manajerial : Perusahaan menetapkan misi dan tujuan strategis perusahaan menjadi perekat yang mendorong terjadinya integrasi antara unit fungsional. Budaya perusahaan meningkatkan persatuan dan inovasi. Kepemimpinan yang bersifat strategis untuk mencapai integrasi lintas fungsional Sistem komunikasi berkualitas tinggi untuk memfasilitasi integrasi lintas fungsional.

37 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan Sistem komunikasi berkualitas tinggi untuk memfasilitasi integrasi lintas fungsional. Berbagi pengetahuan diantara anggota tim, membentuk sinergi diantara anggota tim di seluruh organisasi. 5. Pemenuhan stock yang dilakukan secara silang (cross fulfillment) dari warehouse lain Khususnya jika terjadi stock out dan diperlukan metoda transportasi transship, yaitu memindahkan barang dari satu alat angkut ke alat angkut lainnya. Implikasi manajerial : Penerapan inventory di distribution center yang optimal. Bekerjasama dengan warehouse cabang untuk mendapatkan angka inventory yang optimal

38 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan Bekerjasama dengan rekanan logistics/3pl untuk memberikan bantuan penyimpanan barang atau parts di area rekanan logistics/3pl tersebut, semakin dekat tempatnya dengan perusahaan, semakin baik. Bekerjasama dengan pihak penyedia transportasi untuk dapat melakukan pengiriman emergency jika diperlukan 6. Pemberdayaan karyawan agar dapat mengerjakan pekerjaan multtasking Multitasking adalah kinerja nyata oleh seorang individu, menangani lebih dari satu tugas pada waktu yang sama. (baik / tidak baik) Implikasi Manajerial : Pimpinan tetap berpandangan terbuka untuk menambah jumlah karyawan yang mampu, untuk melakukan multitasking. Penyempurnaan Job description dan kesempatan pekerjaan tersebut dikerjakan oleh rekan karyawan lainnya.

39 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan Manager melakukan rotasi secara regular Memberikan pelatihan kepada karyawan, (formal / one on one coaching) 7. Pemenuhan barang di warehouse dilakukan secara dinamis, mengikuti kondisi barang (fast moving, slow moving dan obsolete). Seberapa sering diatur ulang, tentunya bergantung seberapa sering parts tersebut dibutuhkan oleh pelanggan. Implikasi manajerial : Melakukan kontrol terhadap penempatan barang di dalam warehouse dan melakukan stock take dengan efisien. Menggunakan sistem barcoding sehingga pendataan lokasi barang/parts sangat tepat, kesalahan lokasi dapat diminimalisir.

40 Ḣasil Penelitian dan Pembahasan Merubah sistem manual warehouse menjadi sistem bin alokasi otomatis dengan penggunaan alat pengambil dan penyimpan barang elektronis

41 .Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang diperoleh adalah: 1. Penggunaan metoda House of Risk terbukti sebagai solusi tepat untuk merancang strategi mitigasi terhadap penyebab resiko. 2. Penyebab resiko utama berdasarkan hasil penelitian ini menghasilkan 6 penyebab resiko yang harus diperhatikan, meliputi : A1 : Peningkatan permintaan yang signifikan A2 : Kekurangan dalam kapasitas supply A4 : PR mendesak dari user A7 : Ketergantungan pada satu supplier A11 : Masalah custom clearance A14 : Kedatangan kapal tidak tepat waktu 3. Sedangkan hasil 7 (tujuh) tindakan pencegahan utama / strategi mitigasi utama yang perlu dilakukan terlebih dahulu oleh perusahaan adalah :

42 .Kesimpulan dan Saran - PA3 : Membangun distribution center yang menyetok barang-barang kritical (strategis) - PA14 : SOP dijalankan secara lebih baik dengan memberikan Reward and Punishment yang sesuai - PA15 : Peramalan permintaan dan perencanaan inventory dilakukan secara bersama-sama (kolaboratif) - PA5 : Integrasi antar fungsi-fungsi dalam perusahaan ditingkatkan - PA4 : Pemenuhan stock yang dilakukan secara silang (cross fulfillment) dari warehouse lain - PA16 : Pemberdayaan karyawan agar dapat mengerjakan pekerjaan multtasking - PA13 : Pemenuhan barang di warehouse dilakukan secara dinamis, mengikuti kondisi barang (fast moving, slow moving dan obsolete).

43 .Kesimpulan dan Saran 4. Pelaksanaan strategi mitigasi resiko dapat disertai dengan penerapan implikasi manajerial sesuai dengan hasil korelasi penyebab resiko dan tindakan pencegahan, dimana dari penelitian ini banyak implikasi manajerial berkaitan dengan perlunya jumlah inventory yang optimum dengan peramalan dan perencanaan kolaboratif serta kecakapan para karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan mereka untuk mendukung terlaksananya keadaan inventory optimum tersebut. Saran Beberapa saran yang ingin diajukan agar penelitian ini dapat dilanjutkan ke tingkatan yang lebih baik lagi adalah : 1. Penelitian resiko ini diperluas meliputi seluruh perusahaan, dan tidak hanya Supply Chain saja.

44 .Kesimpulan dan Saran 2. Dengan memperluas cakupan penelitian sesuai point a. diatas, maka variabel-variabel peninjauan penyebab resiko, kejadian resiko dan tindakan pencegahan dapat diidentifikasi lebih detail kesemua bagian perusahaan. 3. Dengan demikian, jumlah responden juga perlu diperbanyak dan ada baiknya diambil dari pimpinan departemen dan beberapa orang yang berada pada posisi yang mengetahui dengan baik pekerjaan di dalam departemen dan perusahaan tersebut.

45 .