BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. visi dan misi perusahaan, produk dan jasa yang diperjualkan, struktur organisasi

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1. Gambaran Umum Perusahaan Gambaran umum perusahaan akan menjelaskan tentang latar belakang perusahaan, visi dan misi perusahaan, produk dan jasa yang diperjualkan, struktur organisasi perusahaan, serta uraian tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi Profil Perusahaan PT. Prasetia Dwidharma berdiri pada tanggal 8 Agustus Bergerak dibidang jasa industri infrastruktur dan telekomunikasi. Walaupun tergolong perusahaan yang baru berdiri, perusahaan yang berlokasi di Komplek Cempaka Mas, Jakarta Pusat sudah mampu masuk ke dalam persaingan dalam bisnis konstruksi. Sejak awal berdiri sampai akhir desember 2009, PT. Prasetia Dwidharma sudah menangani lebih dari 250 project yang dibagi menjadi 3 tipe project yaitu new site, co-location site, dan maintenance site. Pada bulan april tahun 2009, PT. Prasetia Dwidharma mulai mengerjakan site acquisition Visi dan Misi Perusahaan Visi perusahaan adalah Menjadi Perusahaan Terkemuka dan Terpercaya dalam Bidang Kontraktor dan Telekomunikasi di Indonesia. Sedangkan misi perusahaan adalah Meningkatkan Quality, Cost & Delivery (QCD) dengan tujuan memberikan pelayanan terbaik dan menjadi mitra usaha yang baik kepada customer.

2 Strategi Bisnis Perusahaan Sebagai sebuah perusahaan yang ingin mengembangkan bisnisnya. PT Presetia Dwidharma memiliki strategi bisnis yang harus dicapai. Berikut ini strategi bisnis dari PT. Prasetia Dwidharma: 1. Melakukan Transparansi Progress on Site dengan customer. 2. Membangun sistem informasi untuk meningkatkan proses bisnis Kebijakan Mutu dan Motto Perusahaan PT. Prasetia Dwidharma memiliki suatu kebijakan dan motto yang digunakan untuk kemajuan perusahaannya. Hal tersebut dapat memancarkan karakter perusahaan dan memberikan arah untuk memberikan jasa yang terpercaya untuk kepuasan pelanggannya. 1. Kebijakan Mutu PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya dengan istilah The Prasetia Way a. Quality Is Our Priority Kualitas merupakan salah satu kata yang dijaga agar selalu melekat pada PT. Prasetia Dwidharma, baik dalam hasil pekerjaan pembangunan sampai dengan jasa pelayanan terhadap customer, warga dan pemerintah setempat. b. Our Focus Is Technology PT. Prasetia Dwidharma sangat menyadari betul bahwa kualitas yang baik tidak terlepas dari teknologi yang digunakan, maka dalam setiap proses bisnisnya PT. Prasetia Dwidharma selalu berusaha untuk menerapkan teknologi agar dapat mencapai kualitas pekerjaan yang diharapkan.

3 c. We Connect Everyone Melalui pembangunan tower yang memfasilitasi berbagai operator selular maka PT. Prasetia Dwidharma ikut turut serta untuk mengembangkan penyebaran informasi di Indonesia. 2. Motto perusahaan adalah Quality, quality, and quality Jasa yang Dihasilkan dan Customer PT. Prasetia Dwidharma PT. Prasetia Dwidharma memiliki fokus usaha pada jasa konstruksi Base Transceiver Station mulai dari perencanaan, konstruksi, mekanikal, dan elektrikal yang terdiri dari : 1. Konstruksi Base Transceiver Station Tower. 2. Pekerjaan Co-location Base Transceiver Station Tower. 3. Site Acquisition (SITAC). 4. Perbaikan dan Maintenance. 5. Instalasi radio PT. Prasetia Dwidharma sampai saat ini hanya mempunyai satu customer yaitu PT. Solusindo Kreasi Pratama yang biasa dikenal dengan nama Indonesia Tower Struktur Organisasi PT. Prasetia Dwidharma Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnisnya membutuhkan suatu struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut pada umumnya sebuah perusahaan mempunyai struktur organisasi yaitu sebuah kerangka hierarki yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu yang menyatakan adanya hubungan wewenang dan tanggungjawab antar bagian bagian yang

4 108 terdapat dalam perusahaan. Untuk menjalin kerjasama yang baik antar bagian dalam perusahaan perlu diketahui dengan jelas tugas dan tanggungjawab dari masing-masing bagian. Dengan struktur organisasi yang baik tentunya akan mendukung kegiatan bisnis perusahaan agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan karena masing-masing bagian dapat dimintai pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatannya sesuai dengan wewenang yang diberikan.

5 Customer Relation Direktur Marketing PLN CME Direktur Utama Direktur Administration & Finance Finance Administrasi /Kasir Budget Control Accounting Accounting Tax Konselor HR & GA Human Resources Technical Advisor General Affairs Staff IT External & Govermment Relation Internal Audit Direktur Operational Logistic Staff Purchasing Aset Construction Sitac Project Officer Engineering Drawing & Design QC Radio Instalation & Maintenance Staff PDCA Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Prasetia Dwidharma

6 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut adalah uraian tugas dan tanggungjawab setiap bagian pada PT. Prasetia Dwidharma: Direktur Utama Bertanggung jawab untuk menjaga roda bisnis perusahaan agar terus berjalan dan tetap menghasilkan keuntungan. Merancang strategi bisnis agar perusahaan dapat berkompetitisi dengan para kompetitor dan mengambil keputusan yang krusial untuk masa depan perusahaan. Direktur Marketing Bertanggungjawab untuk mendapatkan order. Melakukan pendekatan dengan kandidat pelanggan agar dapat menggunakan jasa perusahaan. Direktur Keuangan Bertanggungjawab terhadap pengelolaan kas perusahaan mulai dari pengeluaran biaya sampai pemasukan. Direktur Operasional Bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan segala kegiatan bisnis agar berjalan sesuai dengan perencanaan. Konselor Sebagai tempat diskusi bagi para karyawan khususnya dalam masalah yang dihadapi didalam perusahaan dan masalah diluar perusahaan secara umumnya. Technical Advisor Bertanggungjawab untuk memberikan masukan kepada bagian operasional tentang bagaimana proses perencanaan pembangunan tower sampai tower itu dapat

7 digunakan. Mempunyai otoritas untuk mengkritik direksi apabila terjadi kekeliruan secara teknis dalam mengelola pengerjaan tower. External and Government Relation Mempunyai tanggungjawab dalam proses bisnis yang berhubungan dengan pemerintah setempat dan juga warga yang ada disekitar project. Agar tidak terjadi masalah pada saat pengerjaan tower. Internal Audit Bertanggungjawab penuh terhadap seluruh kegiatan bisnis perusahaan agar berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Mempunyai otoritas untuk mengkritisi sampai ke jajaran direksi. Staff Information Technology Bertanggungjawab terhadap dukungan sistem dan teknologi informasi pada kegiatan bisnis perusahaan. Staff Purchasing Bertanggungjawab terhadap semua proses pembelian baik itu material untuk konstruksi tower, asset tetap, alat tulis kantor, dll. Key Performance Indicator untuk staff ini adalah mendapatkan barang dengan harga serendah mungkin dengan kualitas barang yang sesuai standar Tahapan Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Bisnis Analisis Lingkungan Internal Bisnis Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan mencakup analisis terhadap Value Chain Service Business (Value Shop), analisis SWOT (Strength,

8 112 Weakness, Opportunity, Threat), analisis BSC (Balanced Scorecard), analisis CSF (Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator).

9 Analisis Value Chain Service Business (Value Shop) Gambar 3.2 Value Chain Services Business

10 114 Berdasarkan analisis value chain service business menurut Porter terbagi atas 2 jenis aktivitas yaitu: 1. Aktivitas Primer, yang terdiri dari: a. Business Acquisition Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari pelanggan dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan. Misalnya: Permintaan akan jasa. Kontrak pembangunan tower baru. Kontrak pekerjaan co-location tower. Kontrak pekerjaan maintenance tower. b. Problem Specification Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalah-masalah dapat diatasi atau tidak. Misalnya : Penentuan tarif jasa. Pengurusan izin mendirikan bangunan tower. Penentuan kontrak untuk pembangunan tower baru. Penentuan kontrak untuk pekerjaan co-location tower. Penentuan kontrak untuk pekerjaan maintenance tower. Penentuan jadwal kerja proyek. Pelaporan tentang kondisi aktual dilapangan.

11 c. Knowledge Application Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang sedang dihadapi perusahaan yang belum dapat diselesaikan, kemudian mencari solusinya dengan memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalan dan mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Contoh data yang dapat dipakai untuk Knowledge Application: Daftar pemasok Profil pelanggan Progress on site d. Allocation of Resources Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisa 5M (Man, Money, Material, Machine, Method) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat menggunakan dana dari kas perusahaan untuk pengembangan sistem. PT. Prasetia Dwidharma memiliki sumber daya manusia yang kompeten dalam bidangnya masing-masing. Setiap bagian memiliki tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. Pemanfaatan IT dalam perusahaan masih dalam ruang lingkup operasional. Untuk itu jika diterapkan strategi sistem dan teknologi informasi baru, para pengguna akan mudah dalam beradaptasi. Pengembangan strategi sistem dan teknologi informasi sudah didukung dengan ketersediaan staff IT pada perusahaan.

12 116 Dalam pengembangan bisnisnya, PT. Prasetia Dwidharma selama ini memperoleh sumber dana dari pemilik perusahaan dan peminjaman dari instansi keuangan. Untuk mendapat kepercayaan dari instansi keuangan dan mendapatkan investasi atau dana kemitraan, maka perusahaan harus meningkatkan jasa pelayanannya serta membina hubungan yang baik dengan pelanggan maupun mitra usahanya. Pengadaan material, Material yang dimaksud adalah bahan-bahan yang didapat dari supplier sebagai bahan baku untuk memenuhi kebutuhan konstruksi bangunan pada setiap site. Berikutnya adalah pengadaan alat alat yang dibutuhkan PT. Prasetia Dwidharma dalam menjalankan proses bisnisnya. diantaranya berupa genset, komputer, printer dan lainnya e. Marketing The Capability Kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan jasa-jasa baru dari perusahaan kepada pelanggannya. Perusahaan harus mensosialisasikan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka memenuhi kebutuhan pelanggannya, sehingga pelanggan tetap percaya untuk terus menggunakan jasa yang diberikan oleh perusahaan. f. Configure Solution Kegiatan perusahaan dalam membuat perencanaan untuk mengimplementasikan solusi yang dihasilkan, menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggungjawab dan waktu pengimplementasian. Rapat internal perusahaan.

13 Prosedur dan standar dalam melaksanakan pekerjaan tower. Rancangan gambar tower. Perencanaan pekerjaan tower. g. Execute Solution Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para pelanggannya, tetapi kegiatan value chain service business tidak berhenti sampai disini. Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang diinginkan oleh pelanggan. Proses akuisisi lahan. Mobilisasi material. Pekerjaan konstruksi tower. Evaluasi pekerjaan dilapangan. Pekerjaan co-location tower. Maintenance tower. 2. Aktivitas Pendukung, yang terdiri dari: a. Technology Teknologi yang digunakan oleh PT. Prasetia Dwidharma meliputi penerapan teknologi terkomputerisasi pendukung support seperti e-hris (Sistem Absensi), FINA (Accounting). b. Human Resources

14 118 Pengaturan sumber daya manusia pada PT. Prasetia Dwidharma yang meliputi perekrutan, pelatihan, peningkatan kualitas sumber daya manusia, penggajian, kehadiran (absensi). c. Infrastucture Infrastruktur merupakan sarana dan prasarana yang diperlukan oleh perusahaan untuk menunjang kegiatan bisnis seperti gedung, daya listrik, transportasi, alat tulis kantor d. Administration Kegiatan yang berhubungan dengan pembelian, penagihan, dan keuangan yang meliputi proses pembuatan bukti proses-proses transaksi, pembuatan laporan-laporan yang berhubungan dengan perusahaan, customer, dan keuangan Analisis SWOT Merupakan analisis yang terdiri dari kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), serta ancaman (threats). Berikut merupakan hasil analisis SWOT dari PT. Prasetia Dwidharma: Faktor Strategi Internal a. Strength Dukungan financial yang kuat. Jasa pembangunan tower yang cepat dan berkualitas sesuai dengan standard pembangunan tower. Harga jasa yang kompetitif.

15 Mayoritas SDM berada pada usia produktif sehingga berpotensi untuk memberikan ide-ide kreatif dan inovatif. Komitmen dari top level manajemen untuk melakukan pemanfaatan SI / TI pada proses bisnis. b. Weakness PT. Prasetia Dwidharma merupakan perusahaan yang baru berdiri. Ketergantungan terhadap customer (single customer). Sulitnya mendapatkan informasi akurat mengenai proses dan status progress pembangunan tower. Lemahnya kontrol terhadap stok material Faktor Strategi Eksternal a. Opportunity Kebutuhan akan informasi dan komunikasi di masyarakat yang semakin meningkat. Adanya teknologi CDMA memungkinkan munculnya provider seluler baru. Kebutuhan setiap operator seluler untuk memperluas area jangkauan dan kualitas jaringan komunikasi. Perkembangan teknologi informasi dengan menggunakan internet. Persaingan antar supplier yang semakin ketat sehingga perusahaan mempunyai pilihan untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.

16 120 b. Threats Bisnis pembangunan BTS diperkirakan akan mengalami goncangan jangka waktu 10 tahun ke depan, karena diperkirakan sudah tidak tersedia lagi lahan untuk membangun di Indonesia. PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya dengan istilah Community Problem yaitu permasalahan yang terjadi dengan warga perihal masalah kompensasi lahan sampai pada konstruksi. Datangnya pesaing baru dari luar yang memiliki teknologi lebih canggih Analisis Matrisk SWOT Tabel 3.1 Matriks SWOT PT. Prasetia Dwidharma Strength Weakness IFAS 1. Dukungan financial yang kuat. 2. Jasa pembangunan tower yang cepat dan berkualitas sesuai dengan standard. 3. Harga jasa yang kompetitif. 4. Mayoritas SDM berada pada usia produktif sehingga berpotensi untuk memberikan ide-ide kreatif dan inovatif. 5. Komitmen dari top level 1. PT.Prasetia Dwidharama merupakan perusahaan yang baru berdiri 2. Ketergantungan terhadap customer (single customer). 3. Sulitnya mendapatkan informasi akurat mengenai proses dan status progress pembangunan tower.

17 EFAS manajemen untuk melakukan pemanfaatan SI / TI pada proses bisnis. 4. Lemahnya kontrol terhadap stok material. Opportunities Strategi SO Strategi WO 1. Kebutuhan akan informasi di masyarakat yang semakin meningkat. 2. Adanya teknologi CDMA 1. Memperluas cakupan jasa konstruksi pembangunan tower ke penyedia jasa layanan internet. (S1,O4) 2. Mengajukan penawaran ke calon pelanggan baru. 1. Memperkenalkan kualitas jasa dan eksistensi perusahaan ke pasar. (W1,W2,O2,O3,O4) 2. Membangun sistem memungkinkan (S2,S3,O2,O3,O4) untuk membantu munculnya provider 3. Membangun suatu sistem yang pengelolaan stok seluler baru. 3. Kebutuhan setiap operator seluler dapat memfasilitasi kegiatan bisnis antara supplier dengan perusahaan.(s4,s5,o5) material. (W4, O5) 3. Membangun sistem yang dapat membantu untuk memperluas area jangkauan dan kualitas jaringan komunikasi. 4. Perkembangan teknologi informasi dengan menggunakan manajemen mengelola projek.(w3,o3) dalam seluruh

18 122 internet. 5. Persaingan antar supplier yang semakin ketat sehingga perusahaan mempunyai pilihan untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik. Threats Strategi ST Strategi WT 2. Bisnis pembangunan BTS diperkirakan akan 1. Melakukan negoisasi akusisi lahan dengan tidak merugikan kedua belah pihak sesuai 1. Menetapkan standar pekerjaan tower dan budaya kerja yang dapat mengalami peraturan pemerintah yang meningkatkan daya goncangan pada berlaku. (S1,T2) saing perusahaan. jangka waktu Melakukan perbaikan dan (W1,T3) tahun ke depan, pengembangan pada sistem karena diperkirakan yang sedang berjalan secara sudah tidak tersedia berkesinambungan.(s1,s4,s5, lagi lahan untuk T3) membangun di 3. Memperluas cakupan area Indonesia. fungsi bisnis sampai ke negara

19 3. PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya dengan istilah asing yang masih memiliki potensi dan kebutuhan dalam bidang layanan komunikasi. (S1,S2,S3,T1) Community Problem yaitu permasalahan yang terjadi dengan warga perihal masalah kompensasi lahan sampai pada konstruksi. 4. Datangnya pesaing baru dari luar yang memiliki teknologi lebih canggih Matriks IFAS dan EFAS Tabel 3.2 Matriks IFAS PT. Prasetia Dwidharma STRENGTH Strength & Weakness Bobot Rating B * R

20 Dukungan financial yang kuat. 0,1 3 0,3 2. Jasa pembangunan tower yang cepat dan 0, ,375 berkualitas sesuai dengan standard pembangunan tower.. 3. Harga jasa yang kompetitif. 0,15 3 0,45 4. Mayoritas SDM berada pada usia produktif 0, ,375 sehingga berpotensi untuk memberikan ide-ide kreatif dan inovatif. 5. Komitmen dari top level manajemen untuk 0, ,25 melakukan pemanfaatan SI / TI pada proses bisnis. Total Strength 0,625 1,75 WEAKNESS 1. PT.Prasetia Dwidharama merupakan 0,1 2 0,2 perusahaan yang baru berdiri 2. Ketergantungan terhadap customer (single 0, ,375 customer). 3. Sulitnya mendapatkan informasi akurat 0,1 2 0,2 mengenai proses dan status progress pembangunan tower. 4. Lemahnya kontrol terhadap stok material. 0,05 1 0,05 Total Weakness 0,375 0,825

21 Total Nilai IFAS 1,00 2,575 Tabel 3.3 Matriks EFAS PT. Prasetia Dwidharma OPPORTUNITY Opportunity & Threats Bobot Rating B * R 1. Kebutuhan akan informasi di masyarakat 0,15 3 0,45 yang semakin meningkat. 2. Adanya teknologi CDMA memungkinkan 0, ,375 munculnya provider seluler baru. 3. Kebutuhan setiap operator seluler untuk 0, ,375 memperluas area jangkauan dan kualitas jaringan komunikasi. 4. Perkembangan teknologi informasi dengan 0,1 2 0,2 menggunakan internet. 5. Persaingan antar supplier yang semakin 0,1 2 0,2 ketat sehingga perusahaan mempunyai pilihan untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.

22 126 Total Opportunity 0,6 1,6 THREATS 1. Bisnis pembangunan BTS diperkirakan 0, ,25 akan mengalami goncangan jangka waktu 10 tahun ke depan, karena diperkirakan sudah tidak tersedia lagi lahan untuk membangun di Indonesia. 2. PT. Prasetia Dwidharma menyebutnya 0,15 2 0,3 dengan istilah Community Problem yaitu permasalahan yang terjadi dengan warga perihal masalah kompensasi lahan sampai pada konstruksi. 3. Datangnya pesaing baru dari luar yang 0, ,25 memiliki teknologi lebih canggih. Total Threats 0,4 0,8 Total Nilai EFAS 1,0 2,4

23 Keterangan Rating: a. Faktor kekuatan dan peluan 1 = tidak baik 2 = kurang baik 3 = baik 4 = sangat baik b. Faktor kelemahan dan ancaman 1 = sangat baik 2 = baik 3 = kurang baik 4 = tidak baik Dilihat dari nilai total yang didapat dari tabel-tabel di atas dapat dilihat bahwa nilai total IFAS lebih besar dari EFAS yaitu Hal tersebut menggambarkan bahwa PT. Prasetia Dwidharma lebih memiliki posisi internal yang lebih kuat dibandingkan dengan eksternal Diagram SWOT Diagram SWOT ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Prasetia Dwidharma terhadap faktor strategi internal dan eksternal. Bagaimana posisi mereka dalam pemanfaatan kekuatan dan peluang yang ada untuk mengurangi atau mengatasi kelemahan dan ancaman yang yang ada. Setelah mengetahui nilai dari IFAS dan EFAS

24 128 maka dirancang sebuah diagram SWOT untuk mengetahui posisi dari PT. Prasetia Dwidharma dari perusahaan lain. Cara untuk mengetahuinya adalah dengan menghitung selisih antara IFAS dan EFAS: Tabel 3.4 Hasil selisih IFAS dan EFAS IFAS EFAS Kekuatan 1,75 Peluang 1.6 Kelemahan Ancaman 0.8 Nilai (x) Kekuatan-kelemahan Nilai (y) Peluang-ancaman 0,8 Dari perhitungan di atas, dapat disimpulkan bahwa posisi perusahaan pada titik koordinat (0.925, 0.8), dan digambarkan seperti di bawah ini: Gambar 3.3 Diagram SWOT PT. Prasetia Dwidharma

25 Dari gambar di atas, dapat disimpulkan bahwa perusahaan berada pada kuadran satu yaitu berada pada strategi agresif. Dimana perusahaan memiliki kekuatan dan peluang. Dan dengan kekuatan yang dimiliki, perusahaan mampu memanfaatkan peluang yang ada untung mengembangkan bisnisnya Analisis Balanced Scorecard (BSC) 1. Financial Perspective Perspektif yang menggambarkan apakah penerapan strategi bisa mendatangkan manfaat ekonomis bagi perusahaan, karena kinerja keuangan menentukan kelangsungan hidup suatu perusahaan. Tabel 3.5 Financial Perspective BSC Financial Perspective Objectives Measure(s) Target Meningkatkan keuntungan Peningkatan total project Peningkatan total project 10% perusahaan Mengurangi biaya - Biaya pengiriman - Tidak adanya biaya operasional konstuksi perusahaan - Biaya pekerja konstruksi tambahan untuk pengiriman - Tidak adanya Lead Time pekerjaan 2. Internal Business Perspective

26 130 Perspektif ini berfokus pada kinerja proses internal yang mendorong bisnis perusahaan. T a b Internal Business Perspective Objectives Measure(s) Target emeningkatkan - Derajat kemiringan tower Tingkat kerusakan l kualitas produk - Ketahanan tower produk 0% Meningkatkan - Akurasi data Tingkat kesalahan data 3kualitas informasi - Relevansi data 0%. perusahaan - Waktu mendapatkan 6 informasi Menyelesaikan Iproject sesuai dengan - Waktu penyelesaian project Project selesai tepat waktu nperencanaan ternal Business Perspective BSC 3. Customer Perspective Perspektif ini berfokus pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan, termasuk pangsa pasar. Tabel 3.7 Customer Perspective BSC Customer Perspective Objectives Measure(s) Target Meningkatkan - Loyalitas pelanggan Penurunan jumlah

27 kepuasan pelanggan - Jumlah keluhan customer keluhan pelanggan 10% 4. Innovation and Learning Perspective Perspektif ini menggambarkan kinerja perusahaan di masa mendatang dan faktorfaktor yang mendukungnya. Tabel 3.8 Innovation and Learning Perspective BSC Innovation and Learning Perspective Objectives Measure(s) Target Menerapkan teknologi informasi ke dalam proses bisnis Kualitas informasi Tingkat kesalahan data 0% Meningkatkan Tingkat produktivitas Peningkatan kinerja dan kompetensi SDM karyawan kompetensi karyawan 10% Analisis Critical Success Factor (CSF) dan Key Performance Indicator (KPI) Analisis CSF dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

28 132 Tabel 3.9 Financial Perspective CSF dan KPI Financial Perspective Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI Meningkatkan - Total project Pemberian harga yang Peningkatan total keuntungan kompetitif project 10% perusahaan Mengurangi - Biaya pengiriman - Perencanaan - Tidak adanya biaya biaya - Biaya pekerja pengiriman material tambahan untuk operasional konstruksi tepat pengiriman konstuksi - Mengurangi Lead - Tidak adanya Lead perusahaan Time pekerjaan Time pekerjaan Tabel 3.10 Internal Business Perspective CSF dan KPI Internal Business Perspective Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI Meningkatkan - Derajat kemiringan Peningkatan kualitas Tingkat kerusakan kualitas produk tower produk produk 0% - Ketahanan tower Meningkatkan - Akurasi data Pengolahan Tingkat kesalahan kualitas - Relevansi data informasi yang tepat data 0% informasi - Waktu mendapatkan

29 perusahaan informasi Menyelesaikan Waktu penyelesaian Peningkatan Project selesai tepat project sesuai project koordinasi tim waktu dengan project perencanaan Tabel 3.11 Customer Perspective CSF dan KPI Customer Perspective Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI Meningkatkan - Loyalitas pelanggan - Menjalin Penurunan jumlah kepuasan - Jumlah keluhan kerjasama yang keluhan pelanggan pelanggan customer baik dengan 10% pelanggan - Menangani keluhan customer dengan cepat Tabel 3.12 Innovation and Learning Perspective CSF dan KPI Innovation and Learning Perspective Objectives Measure(s) Action(CSF) KPI

30 134 Menerapkan Kualitas informasi Pemanfaatan Tingkat kesalahan teknologi teknologi sesuai data 0% informasi dalam bisnis ke proses dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi Meningkatkan Tingkat produktivitas Peningkatan Peningkatan kinerja kompetensi SDM karyawan keahlian dan dan kompetensi pengalaman karyawan 10% karyawan Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Analisis lingkungan eksternal bisnis, merupakan analisis terhadap faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan. Analisis yang dilakukan mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis PEST dan analisis persaingan Porter Analisis Lingkungan Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi (PEST) Analisis ini dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor eksternal perusahaan yang dapat memberikan dampak bagi kegiatan bisnis perusahaan. Faktor-faktor disini meliputi: 1. Faktor Politik Secara langsung kondisi politik di Indonesia tidak mempengaruhi kegiatan bisnis PT. Prasetia Dwidharma. Walaupun terjadi transisi pemerintahan, perubahan

31 undang-undang, peraturan pajak dan peraturan daerah tidak akan memberikan dampak langsung terhadap permintaan bisnis dari pelanggan. Dengan semakin majunya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi khususnya di Indonesia, menyebabkan pemerintah menciptakan peraturan yang mengatur mengenai pembangunan tower. Pemerintah melalui menteri komunikasi dan infomasi (KOMINFO) mengeluarkan kebijakan mengenai pembangunan menara melalui peraturan terbaru Peraturan Menteri Kominfo No. 2/PER/M.KOMINFO/3/2008 tentang Pedoman Pembangunan dan Penggunaan Menara Telekomunikasi pasal 5 yang menyebutkan bahwa kini menara wajib digunakan secara bersama tanpa mengganggu pertumbuhan industri telekomunikasi. Hal ini menjadi landasan bahwa kini menara wajib digunakan oleh minimal 2 operator. Dengan kebijakan ini tentunya mempunyai dampak positif bagi perusahaan dalam memperoleh project dari pelanggan. 2. Faktor Ekonomi Kondisi ekonomi global yang tidak menentu memberikan kekhawatiran kepada para masyarakat dunia, perusahaan menjadi lebih berhati-hati dalam mengeluarkan keputusan mengenai pengeluaran. Dengan kondisi sekarang ini, kebutuhan masyarakat akan jaringan telekomunikasi yang semakin meluas menjadikan bisnis konstruksi tower perusahaan terus mengalami peningkatan yang menjanjikan dari tahun ke tahun. Beberapa perusahaan operator seluler berlomba-lomba untuk memperlebar sayap mereka dalam ruang lingkup jaringan telekomunikasi. Hal ini dinilai menguntungkan bagi perusahaan jasa dibidang konstruksi khususnya tower

32 136 untuk mendapatkan project, baik itu project untuk pekerjaan konstruksi tower baru, pekerjaan co-location untuk tower dan pekerjaan maintenance tower. 3. Faktor Sosial PT. Prasetia Dwidharma mempunyai pemahaman bahwa pelanggan, mitra usaha, pemerintah dan warga yang mempunyai hubungan langsung dengan kegiatan bisnis harus mendapat perlakuan khusus yang lebih dari sekedar hubungan bisnis semata. Kerjasama dengan pelanggan dan mitra usaha tidak hanya pada transaksi bisnis semata, akan tetapi PT. Prasetia Dwidharma secara terbuka menerima setiap saran dan kritik dari setiap elemen eksternal penunjang kegiatan perusahaan. Pelayanan merupakan kunci utama keberhasilan bagi perusahaan. Selain itu perusahaan selalu menjaga agar pada saat pembangunan sampai tower yang didirikan siap untuk digunakan tidak memberikan dampak negative bagi warga disekitar. Maka dengan adanya lingkungan kerja sama yang aman dan nyaman dapat memberikan kesejahteraan baik bagi perusahaan maupun lingkungan sekitar. 4. Faktor Teknologi Dengan berkembangnya teknologi yang semakin pesat membuat perusahaan untuk dapat bereaksi dengan sigap dalam beradaptasi. PT. Prasetia Dwidharma harus dapat mengikuti perkembangan teknologi, hal ini dikarenakan jasa yang ditawarkan perusahaan mempunyai hubungan langsung dengan bidang teknologi informasi. Mengingat trend sekarang teknologi informasi sudah mulai sering disebut dengan ICT (Information and Communication Technology). Hal ini menyebabkan pihak manajemen berfikir untuk mengimplementasikan strategi TI kedalam jasa pendirian sarana komunikasi tersebut. Selain itu perkembangan

33 teknologi yang begitu cepat dapat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan, saat ini banyak perusahaan yang berhasil menerapkan perkembangan teknologi sebagai penunjang kegiatan bisnis perusahaan, bahkan dapat dijadikan strategi untuk menciptakan suatu keunggulan bersaing Analisis Lima Daya Porter Analisis ini dilakukan untuk mengetahui keadaan lingkungan yang mencerminkan persaingan bisnis perusahaan. Dengan adanya gambaran ini, diharapkan perusahaan mampu untuk mengenali dan bertahan dalam persaingan. Berdasarkan hasil analisis, maka kekuatan lima daya porter yang terdapat pada PT. Prasetia Dwidharma adalah: Pendatang Baru PT. Supplier - UD.Jari Ranggon Indah - PT. Gunung Bintang Semesta - CV. Vreca Dwitunggal Solution - PT. Voksel Electric - PD. Surya Gemilang - TK. Sentosa Jaya - PT. Caturmukti Pratama - PD. Bintang Jaya Teknik - TK. Multi Abadi - CV. Tripple Jo Electric -PT. Jaya Teknik Pesaing - PT. Mekar Indah Teknologi - PT. Citra Yasindo Setia - PT Refconindo Bintang Sejahtera Customer PT. Solusindo Kreasi Pratama Subtitusi Gambar 3.4 Analisis Lima Daya Porter

34 138 Dari gambar di atas, dapat dijelaskan: a. Persaingan Industri Dalam menjalankan bisnisnya, PT. Prasetia Dwidharma harus menghadapi persaingan yang terjadi dalam lingkungan industri yang sejenis. Beberapa perusahaan yang menjadi pesaing PT. Prasetia Dwidharma adalah PT Mekar indah teknologi, PT. Citra Yosindo Setia, dan PT. Refcoindo Bintang Sejahtera. Keberadaan pesaing-pesaing tersebut cukup memberikan pengaruh yang besar bagi perusahaan. Oleh sebab itu perusahaan berusaha sebaik mungkin untuk dapat bertahan dalam persaingan, dengan terus meningkatkan keunggulan kompetitif yang dimiliki, seperti meningkatkan kualitas dari produk yang dihasilkan, menambah kapasitan produksi dan meningkatkan kualitas SDM yang dimiliki. b. Ancaman Pendatang Baru Munculnya perusahaan baru dapat menjadi ancaman bagi keberadaan PT. Prasetia Dwidharma. Pendatang baru merupakan perusahaan baru yang muncul dan bergerak di bidang usaha yang sejenis ataupun perusahaan lama yang mengembangkan usahanya ke bidang yang sejenis. Saat ini banyak perusahaanperusahaan baru yang bermunculan dengan masing-masing keunggulan. Perusahaan pendatang baru yang menjadi ancaman perusahaan dari luar negeri yang memiliki keunggulan teknologi dibanding perusahaan. c. Ancaman Produk Pengganti Dalam bisnis konstruksi BTS tower untuk kebutuhan telekomunkasi untuk saat ini tidak terdapat produk pengganti. Teknologi yang digunakan saat ini masih menggunakan BTS tower.

35 d. Kekuatan tawar menawar pemasok Untuk melakukan kegiatan bisnisnya dan untuk penyediaan material pembangunan tower, adapun diantaranya adalah PT. Bahrul Alam Persada, UD.Jari Ranggon Indah, PT. Gunung Bintang Semesta, CV. Vreca Dwitunggal Solution, PT. Voksel Electric, PD. Surya Gemilang, TK. Sentosa Jaya, PT. Caturmukti Pratama,PD. Bintang Jaya Teknik, TK. Multi Abadi, CV. Tripple Jo Electric dan PT. Jaya Teknik. Supplier yang bekerjasama dengan PT. Prasetia Dwidharma mencakup ke seluruh daerah Indonesia, karena tidak semua bahan baku yang dibutuhkan harus dikirim dari pusat. Hubungan dengan para supplier terjalin dengan baik karena perusahaan kita sangat mengutamakan pembayaran yang tepat waktu sehingga kepercayaan supplier terhadap perusahaan sangat tinggi, dengan adanya kepercayaan tersebut maka para supplier dapat memberikan pelayanan yang maksimal dan juga harga yang bersaing. e. Kekuatan tawar menawar pembeli Pelanggan dari PT. Prasetia Dwidharma adalah PT. Solusindo Kreasi Utama. Untuk memuaskan kebutuhan pelanggan, PT. Prasetia Dwidharma berusaha untuk menjaga dan meningkatkan kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan, seperti ketepatan pembangunan sesuia yang direncanakan, memiliki harga yang bersaing dengan para kompetitor. Hal tersebut diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik, sehingga loyalitas pelanggan dapat terjaga. Dalam hal ini pelanggan memiliki kekuatan tawar-menawar yang lebih besar dibanding PT. Prasetia Dwidharma, karena pelanggan yang menentukan perusahaan yang akan bekerjasama untuk memenuhi kebutuhan brake system Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI

36 140 Perkembangan teknologi belakangan berkembang begitu pesat, begitu juga dengan perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi. Perusahaan sangat menyadari bahwa peran teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk mendukung jalannya proses bisnis perusahaan. Perkembangan teknologi informasi tersebut harus dapat diikuti perkembangannya. Karena dengan pengimplementasian teknologi informasi yang tepat, dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari perusahaan. PT Prasetia Dwidarma yang bergeraka dalam bidang jasa konstruksi sangat mementingkan pelayanan dan kepercayaan terhadap para pelanggannya. Penerapan SI/TI dapat dilakukan dengan pengintegrasiaan aspek bisnis yang terdapat pada PT. Prasetia Dwidarma dengan menerapkan penggunaan internet yang telah banyak perusahaan mengimplementasikannya. Dengan adanya jaringan internet yang mudah dijangkau maka secara langsung mempengaruhi bisnis dari perusahaan Analisis Lingkungan Internal SI/TI Saat ini, pada PT.Prasetia Dwidharma telah menerapkan sistem informasi dibeberapa bagian. Bagian-bagian tersebut antara lain: bagian finance dan bagian human resource Aplikasi Terdapat dua aplikasi yang sudah diimplementasikan oleh perusahaan yakni aplikasi FINA dan aplikasi e-hris. 1. Aplikasi e-hris Aplikasi e-hris merupakan aplikasi berbasis web yang mendukung kegiatan bisnis perusahaan khususnya pada bidang kepegawaian. Fitur yang disediakan

37 oleh aplikasi e-hris sebenarnya cukup banyak, akan tetapi perusahaan baru mengimplentasi salah satu yakni sistem absensi. Aplikasi e-hris merupakan aplikasi opensource yang penggunaannya bebas dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Aplikasi Fina Aplikasi FINA merupakan aplikasi yang mendukung kegiatan bisnis perusahaan khususnya pada bidang keuangan. Menyediakan modul-modul penting yang digunakan oleh bagian keuangan dan akuntansi dalam menyimpan dan mengolah data menjadi sebuah laporan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Kedua aplikasi ini mempunyai kesamaan yaitu mempunyai arsitektur database yang terintegrasi dan mengadaptasi konsep client-server. Perbedaannya adalah e-hris harus diakses melalui browser sedangkan FINA harus menginstall aplikasi pada setiap client. Namun kelemahan dari implementasi kedua aplikasi ini adalah tidak terintegrasinya database kedua aplikasi ini yang pastinya akan berdampak buruk pada perusahaan ke depannya Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan Berikut adalah spesifikasi tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang terdapat di PT.Prasetia Dwidharma: Tabel 3.13 Spesifikasi hardware dan software pada PT. Prasetia Dwidharma Jenis Keterangan Jumlah

38 142 Hardware File Server Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz Memory : 2GB Harddisk : 500GB LAN card : 10/100 Mbps Monitor LCD 17 Inch Fina Server Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz Memory : 1GB Harddisk : 200GB LAN card : 10/100 Mbps Monitor LCD 17 Inch e-hris Server Processor : Inter Core2Duo 2.2 Ghz Memory : 1GB Harddisk : 200GB LAN card : 10/100 Mbps Monitor LCD 17 Inch Notebook Processor : Inter Core2Duo 2Ghz Memory : 1GB Harddisk : 200GB

39 LAN card : 10/100 Mbps VGA : Intel 4500 WiFi Layar 14 Inch DVDRW PC Client 19 Processor : Inter Core2Duo 1.8 Ghz Memory : 1 GB Harddisk : 200GB LAN card : 10/100 Mbps Monitor LCD 17 Inch DVDRW Printer 8 UPS 7 Switch / Hub 6 Modem / Router 1 Software Windows XP SP2 Windows 7 Autocad 2007 MS Office 2003&2007 Norton IS 2009 Fina Client

40 SDM Pada Departemen IT PT. Prasetia Dwidharma telah memiliki sumber daya manusia pada departemen IT sebanyak 3 orang yang mempunyai tugas untuk mendukung kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pemanfaatan teknologi dan sistem informasi didalam perusahaan. Pekerjaan yang dilakukan meliputi kegiatan pengembangan aplikasi dan support. Kompetensi yang dimiliki oleh para staff IT secara keseluruhan pada PT.Prasetia Dwidharma diantaranya: kemampuan untuk menganalisa kebutuhan sistem baik yang telah berjalan maupun yang akan dikembangankan, pengetahuan tentang server dan networking, kemampuan untuk membuat aplikasi dan website. Para personil IT dituntut untuk dapat bekerja secara individu maupun secara kelompok dalam mengerjakan tugasnya.

41 Arsitektur Jaringan Perusahaan 4 th Floor PROJECT & INFORMATION TECHNOLOGY 3 rd Floor PROJECT & ENGINEERING 3 rd Floor DIREKSI Printer Printer Switch Switch Switch File Server E-HRIS Server Wireless Router Access Point Internet 1 st Floor 2 nd Floor LOGISTIC FINANCE & ACCOUNTING 2 nd Floor HUMAN RESOURCE & GENERAL AFFAIR 2 nd Floor LOGISTIC & PURCHASING Printer Printer Printer Printer Switch Switch Switch Fina Server Gambar 3.5 Arsitektur Jaringan PT. Prasetia Dwidharma

42 Aplikasi Portfolio Perusahaan Saat Ini Analisis portfolio ini mengacu kepada suatu analisis yang digunakan untuk mengetahui aplikasi yang digunakan oleh perusahaan saat ini termasuk dalam kategori strategic, high potential, key operational atau support. Pemberian kategori tersebut dilihat dari kontribusi yang diberikan oleh masing-masing aplikasi kepada bisnis perusahaan. Aplikasi FINA Pertanyaan Ya/Tidak h. Apakah FINA menghasilkan keunggulan bersaing bagi bisnis perusahaan? i. Apakah FINA memungkinkan tercapainya tujuan bisnis yang spesifik dan/atau critical success factors? j. Apakah FINA mengatasi kendala bisnis yang berhubungan dengan pesaing? k. Apakah FINA menghindari resiko bisnis di masa depan agar tidak timbul dalam waktu dekat? l. Apakah FINA meningkatkan produktivitas bisnis dan mengurangi biaya? m. Apakah FINA memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan? n. Apakah FINA manfaatnya belum diketahui, tapi bisa jadi menghasilkan poin (a) atau (b) di atas? No No No No Yes Yes No 84

43 Aplikasi e-hris Pertanyaan Ya/Tidak a. Apakah e-hris menghasilkan keunggulan bersaing bagi bisnis perusahaan? b. Apakah e-hris memungkinkan tercapainya tujuan bisnis yang spesifik dan/atau critical success factors? c. Apakah e-hris mengatasi kendala bisnis yang berhubungan dengan pesaing? d. Apakah e-hris menghindari resiko bisnis di masa depan agar tidak timbul dalam waktu dekat? e. Apakah e-hris meningkatkan produktivitas bisnis dan mengurangi biaya? f. Apakah e-hris memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan? g. Apakah e-hris manfaatnya belum diketahui, tapi bisa jadi menghasilkan poin (a) atau (b) di atas? No No No No Yes Yes No Dari hasil analisis pertanyaan diatas maka dapat ditentukan bahwa Berikut aplikasi portfolio saat ini pada PT. Prasetia Dwidharma :

44 86 Tabel 3.14 Analisis Aplikasi Portfolio pada PT. Prasetia Dwidharma Strategic High Potential e-hris: - Sistem absensi FINA (Accounting) - General Ledger - Pembelian Key Operasional Support Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan saat ini dapat dilihat bahwa PT. Prasetia Dwidharma belum memiliki aplikasi yang bersifat Strategic atau High Potential. Selama ini fungsi SI/TI hanya sebagai pendukung dalam kegiatan yang bersifat support.