DATA MINING PENGARSIPAN DOKUMEN BERDASARKAN KONTRAK KERJA DENGAN METODE ALPHABETIC FILING SYSTEM (Studi Kasus: PT. Arina Multi Karya Medan)

Transkripsi

1 DATA MINING PENGARSIPAN DOKUMEN BERDASARKAN KONTRAK KERJA DENGAN METODE ALPHABETIC FILING SYSTEM (Studi Kasus: PT. Arina Multi Karya Medan) Rina Safitri Lubis (NPM : ) Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika STMIK Budi Darma Medan Jl. Sisingamangaraja No. 338 Sp. Limun Medan http : // rinarmk@yahoo.co.id ABSTRAK Kearsipan merupakan kumpulan dari dokumen dan dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen. PT. Arina Multikarya Medan adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang outsourcing. PT. Arina Multikarya Medan ini mempunyai karyawan (kontrak kerja) yang cukup banyak. Oleh karena karyawan yang cukup banyak, maka dokumen karyawan tersebut harus teroganisir dengan baik terutama dalam dokumentasi karyawan berdasarkan kontrak kerja. Maka penulis menggunakan metode alphabetic filing system yang dapat menunjukkan lokasi pengarsipan kontrak kerja. Alphabetic filing system adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem abjad dimulai dari huruf A-Z dan umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena dokumen sering dicari dan diminta melalui nama. Hasil sementara dari metode alphabetic filing system pada PT Arina Multikarya Medan adalah data karyawan berdasarkan abjad yaitu code A (Almunawara, Arni), code B (Bela), code D(Depi, Dewi,Dina), code E(Evauliana), code I(Ira), code K(Kerin, Kristin), code M (Meyarni, Mika), code P(Putri), code R(Rudini), code S(Sari, Serli, Siti), code T(Tina), code W(Wita) dan code Z(Zasmi). Kata Kunci: Arsip, Outsourcing, Alphabetic Filing System, WEKA. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Kearsipan merupakan kumpulan dari dokumen dan dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen. Proses ini sangat penting karena kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali, oleh karena itu kearsipan surat harus disimpan secara teratur dan berencana serta di upayakan untuk seminimal mungkin terjadinya kesalahan. Fasilitas akan sangat banyak membantu dari segi waktu dan semakin mempersempit masalah dalam proses kearsipan dokumen pada perusahaan. PT. Arina Multikarya Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang manajemen yang mempunyai peranan penting dalam menjalankan sebuah perusahaan khususnya perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan. Dalam pelaksanaanya perusahaan ini mempunyai karyawan yang cukup banyak guna mencapai tujuan dan fungsi perusahaan yang telah ditetapkan. Oleh karena karyawan yang cukup banyak, maka data karyawan tersebut harus teroganisir dengan baik terutama dalam dokumentasi karyawan. Untuk meningkatkan kinerja sumber daya manusia yang efektif dan efisien dibutuhkan suatu mekanisme, maksudnya adalah suatu kinerja dari sumber daya manusia yang tepat waktu dan tepat guna (menghemat waktu dan tenaga) untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem filling adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah penulis uraikan dapat dirumuskan masalah-masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem kearsipan dokumen PT Arina Multikarya Medan berdasarkan kontrak kerja? 2. Bagaimana menerapkan alphabetic filing system pada pengarsipan dokumen berdasarkan kontrak kerja? 1.3 Batasan Masalah Untuk menghindari penyimpangan pada penelitian ini maka penulis memberi batasan-batasan masalah sebagai berikut: 1. Data yang dibahas hanya pada pengarsipan dokumen berdasarkan kontrak kerja. 2. Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan adalah dengan menggunakan sistem abjad. 161

2 3. Bentuk data pengarsipan berdasarkan kontrak kerja diterapkan secara Linear 4. Sampel yang digunakan adalah data karyawan kontrak kerja tahun 2014 sebanyak 20 orang. 5. Menggunakan software WEKA. 1.4 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Adapun tujuan di laksanakan penelitian adalah sebagai berikut: 2 Untuk mengetahui pelaksanaan administrasi kearsipan dokumen berdasarkan kontrak kerja pada PT. Arina Multikarya Medan. 3 Untuk menerapkan sistem kearsipan dokumen berdasarkan kontrak kerja dengan menggunakan sistem alphabetic system Manfaat Penelitian Adapun manfaat di laksanakan penelitian adalah sebagai berikut: 1. Penulis mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya teknologi komputer. 2. Penulis bisa menerapkan sistem penyimpanan arsip dengan metode alphabetic filing system. 3. Mampu menciptakan motivasi yang positif untuk penulis dalam mengkaji dan menggali setiap perkembangan ilmu pengetahuan. 4. Mahasiswa mempunyai kemampuan untuk menerapkan pengetahuan serta keterampilan teknologi khususnya teknologi dibidang teknik informatika komputer yang dimiliki mahasiswa di dalam kegiatan dunia kerja. 5. Dapat menambah keterampilan dan wawasan dalam dunia usaha yang profesional dan handal. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Kearsipan Menurut Etimologi pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archival institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Sesuai dengan Undang-Undang (UU) Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi atau perusahaan, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi atau perusahaan. Untuk mengambil keputusan, arsip diolah baik secara manual atau komputer menjadi satu informasi yang dipakai dasar dalam pengambilan keputusan. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan antara lain : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan (Sumber : Jonner Hasugian :1). Fungsi arsip dibedakan menjadi: 1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (Sumber:Delisa Juliani dan Titiek Suliyati). 2.2 Metode Alphabetic Filing System Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada. Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system). Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system). Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena: 1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama. 2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama. 3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak. 4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun. 2.3 Istilah-istilah Dalam Sistem Abjad 162

3 Ada beberapa macam istilah yang perlu diketahui dalam filing sistem abjad. Beberapa macam istilah tersebut antara lain : 1. Judul/ caption. Dalam Kearsipan judul disebut juga heading atau caption, title atau nama. Judul/ caption merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam penyusunan dan penyimpanan arsip. Judul, caption atau nama bisa diambil dari nama orang, nama benda, nama tempat, nama organisasi, nama wilayah, nama pokok masalah (perihal) dalam surat. Untuk menentukan kode arsip, nama-nama atau judul tersebut harud diindeks terlebih dahulu. 2. Kode. Adalah tanda atau simbol yang tertulis atau yang ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah, nama benda atau nama pokok masalah) yang terkandung di dalam arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau kombinasi dari abjad dan angka tergantung pada sistem filing yang dipergunakan. 3. Koding Adalah aktivitas atau kegiatan menentukan atau memberikan kode pada arsip yang dapat dipergunakan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan penyimpanan arsip. Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat diberikan pada daftar indeks yang telah ditetapkan, sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan. 4. Indeks. Merupakan daftar atau tabel yang berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub pokok masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut susunan abjad atau nomor atau gabungan dari abjad dan nomor. Indeks berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan penting dalam pekerjaan filing karena dapat menetapkan kode arsip, atau tempat arsip disimpan menurut persoalan yang terkandung dalam arsip tersebut. 5. Mengindeks dan Mengabjad. Mengindeks merupakan cara untuk menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam susunan mana dokumen trsebut harus dimasukkan ke dalam file, selain itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file mana dokumen tersebut dapat ditemukan apabila diperlukan. Sedangkan mengabjad berarti menyusun nama atau caption atau judul-judul arsip menurut susunan abjad. Susunan Abjad dapat berupa susunan abjad huruf demi huruf, atau susunan abjad kata demi kata. 6. Dosir. Istilah dosir (bahasa Belanda : dosier) berarti kumpulan arsip yang mempunyai pokok masalah yang sama, yang ditempatkan pada suatu pokok masalah yang sama dan ditempatkan pada suatu tempat tertentu atau alat tertentu. Alat yang digunakan misalnya ordner, stofmap, snelhechter, dsb. (Sumber: H.M. Nawawi Dg. Sibali, 2010 : 1575). 3. ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Prosedur Pengolahan Arsip Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya perusahaan, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi perusahaan. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Prosedur penyimpanan arsip adalah: 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir. 4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. 5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. 3.2 Alur Surat Masuk Analisis struktur Perusahaan PT. Arina Multikarya Medan dilakukan dengan mengamati bagan struktur Perusahaan PT. Arina Multikarya Medan dan menganalisis peran setiap bagian dalam proses aliran arsip (surat masuk) dan dokumen Perusahaan PT. Arina Multikarya Medan. Aliran sistem kearsipan surat masuk Perusahaan PT. Arina Multikarya Medan adalah sebagai berikut : 163

4 Bagian Surat (input data surat masuk pada form agenda masuk) 3.3 Alur Surat Keluar Aliran sistem kearsipan surat keluar PT. Arina Multikarya Medan adalah sebagai berikut : Kasubag Tata Usaha : (mengecek data surat masuk dan meneruskan kepada General Manager) General Manager Mendisposisi Menandatangani surat OK Diperiksa Tidak General Manager(Mendispos isi Surat dengan mengisi Form Lembar Disposisi) General Manager Membuat konsep surat Menyerahkan konsep surat kepada BAGIAN SURAT Pengolah (Membaca Lembar Disposisi, memproses surat, dan memberi keterangan sudah diproses atau dalam proses, pada form lembar disposisi) Bagian Arsip (Menerima surat dari Pengolah dan menyimpan surat dalam folder sesuai dengan Klasifikasi Arsip pada Form Daftar Induk Arsip) OK Diperiksa BAGIAN SURAT Mengetik naskah kemudian minta tanda Gambar : 2 Alur Surat Keluar tangan pimpinan Mengagenda surat Gambar 2 Alur Surat Keluar Tidak Gambar 1 Alur Surat Masuk 3.4.Pengarsipan Dokumen Karyawan Berdasarkan Kontrak Kerja Tabel 1 Pengarsipan Dokumen Karyawan Berdasarkan Kontrak Kerja Code Nama Posisi Masa Kontrak Gaji Jam Kerja A B D E I K Almunawara Arni Bela Depi Dewi Dina Evauliana Ira Kerin 164

5 Kristin M P R S T W Z Meyarni Mika Putri Rudini Sari Serli Siti Tina Wita Zasmi 4. IMPLEMENTASI 4.1 Algoritma Pengarsipan dokumen berdasarkan kontrak kerja dengan metode AFS adalah diarsip mulai dari huruf A-Z. Input : Code, Nama. Proses : Code : masukan code (A, B, D, E, I, K, M, P, R, S, T, W, Z) Nama : masukan nama Output : Code : A : Almunawara, Arni clusterer output : 131. B : Bela clusterer output : 121. D : Depi, Dewi, Dina clusterer output : 141 S : Sari, Serli, Siti clusterer output : 114 E : Evauliana Siti I : Ira T : Tina K : Kerin W : Wita Kristin Z : Zasmi Gambar 3 Tampilan WEKA Code : A : Almunawara Arni M : Meyarni Mika B : Bela P : Putri Depi R : Rudini D : Dewi S : Sari Dina Serli Gambar 4 Memulai Kerja Pada WEKA 165

6 Gambar 5 Proses Dokumen Pada WEKA 1. Berdasarkan temuan hasil penelitian, disarankan kepada PT Arina Multikarya Medan hendaknya melakukan kegiatan penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar, selain merupakan aset suatu perusahaan, juga berguna sebagai bahan pengambilan keputusan organisasi pemerintah maupun swasta, karena dengan arsip/dokumen yang teratur dan benar pengambilan keputusan dapat dilakukan cepat dan tepat. 2. Disarankan kepada PT Arina Multikarya Medan hendaknya sistem penyimpanan arsip yang digunakan harus disesuaikan dengan jumlah volume dan jenis arsip, artinya sistem penyimpanan tidak terpaku pada satu sistem penyimpanan saja, 6. DAFTAR PUSTAKA Gambar 6 Hasil Clusterer Pada Urutan Nama A-Z Gambar 7 Hasil Pengarsipan Dokumen 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang telah penulis uraikan, maka penulis dapat menarik suatu kesimpulan yang sesuai dengan permasalahan dan hipotesis yang telah penulis kemukakan: 1. Dalam pengarsipan dokumen berdasarkan kontrak kerja dengan metode alphabetic filing system menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad. 2. Kesimpulan yang dapat diambil dari keseluruhan hasil penelitian ini dengan metode alphabetic filing system adalah sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad. 5.2 Saran [1] Delisa Juliani dan Titiek Suliyati. ( 2013). Studi Komparatif Efektivitas Sistem Pengarsipan Manual Dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Di Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Universitas Diponegoro Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan Volume 2, Nomor 3, Tahun 2013 Halaman 1-9 [2] Elva Rahmah. ( ). Dokumentasi dan kearsipan. Artikel: Program Studi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan. FBS Universitas Negeri Padang. [3] Erna Rosyanah. (2012). Analisis Sistem Kearsipan Surat Masuk Berdasarkan Alphabetic Filing System Menggunakan Sistem Klasifikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Bagian Sekretariat Di Badan Kesatuan Bangsa Perlindungan Dan Pemberdayaan Masyarakat Kota Bandung. [4] Fajar Astuti Hermawati. (2009). Data Mining. Penebit: Andi. Surabaya [5] H.M. Nawawi Dg. Sibali. (2010). Penerapan Sistem Kearsipan Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat. Jurnal Eksis Vol.6 No.2, Agustus 2010: [6] Jonner Hasugian. (2013). Pengantar Kearsipan. Digitized by USU digital library [7] Supri Anggi. (2008). Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara [8] tanggal akses 06 Juni 2014 [9] DU.KU/edukasi.net/SMK/ Sekretaris/ Kear sipan.sistem.abjad/, tanggal akses 06 Juni 2014). [10] content/uploads/2013/10/daftar-isian- Kontrak. doc, tanggal akses 06 Juni