PERATURAN BUPATI TANGERANG NOMOR 26 TAHUN 2009 TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN TANGERANG BUPATI TANGERANG,

Transkripsi

1 PERATURAN BUPATI TANGERANG NOMOR 26 TAHUN 2009 TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN TANGERANG BUPATI TANGERANG, Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan dan memperlancar penyelenggaraan Pemerintahanan dan pembangunan, perlu dilakukan penataan kearsipan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi, sehingga berdaya guna dan berhasilguna ; b bahwa sehubungan dengan hal tersebut huruf a diatas, maka tata kearsipan yang telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Bupati Tangerang Nomor 8 Tahun 2001 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang sudah tidak sesuai, sehingga perlu ditinjau kembali ; c. bahwa berdasarkan pertimbangan huruf a dan b diatas, maka dipandang perlu mengatur kembali Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang yang dituangkan dalam Peraturan Bupati. Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964 ) ; 2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 95, Tambahan Lembaran negara Nomor 4386 ) sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 156, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4479) ; 3. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2000 tentang Pembentukan Propinsi Banten (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 182, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4010) ; 4. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 93, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4472) ; 5. Undang-undang..

2 Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4437) sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 44, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4944) ; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151 ) ; 7. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor 4 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang (Lembaran Daerah Tahun 2001 Nomor 04, Tambahan Lembaran Daerah Nomor 0401) ; 8. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor Nomor 2 Tahu 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Tangerang (Lembaran Daerah Tahun 2008 Nomor 02, Tambahan Lembaran Daerah Nomor 0208). Memperhatikan : 1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah ; 2. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 160 Tahun 1980 tentang Standarisasi Alat Perlengkapan Kearsipan ; 3. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991 tentang Jadwal Retensi Arsip ; 4. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 14 Tahun 2001 tentang Standarisasi Jadwal Retensi Arsip Keuangan ; 5. Keputusan Bersama Kepala Arsip Nasional dengan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 02 Tahun 2000 dan Nomor 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri dan Pejabat Negara ; 6. Keputusan Kepala Kantor Arsip Nasional Nomor 01 A Tahun 2003 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan ; 7. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Nomor SE/01/1981 perihal Penanganan Arsip In-Aktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip ; 8. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip MEMUTUSKAN..

3 - 3 - MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN TtANGERANG. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Daerah Kabupaten Tangerang ; 2. Pemerintah Daerah adalah Bupati dan Perangkat Daerah sebagai unsur Penyelenggara Pemerintahan Daerah ; 3. Bupati adalah Bupati Tangerang ; 4. Kantor Arsip Daerah adalah Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang ; 5. Instansi adalah Dinas/Badan/Lembaga di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang ; 6. Unit Kearsipan adala Unit Kerja yang secara fungsional mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan menangani kearsipan pada Instansi yaitu Bagian/Sub Bagian Tata Usaha, Bagian/Sub Bagian/Urusan Umum, Sekretariat/Urusan Administrasi pada Instansi di tingkat Kabupaten ; 7. Unit Pengolah adalah bagian dari Unit Kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Organisasi, dilingkungan Instansi sebagai pencipta dan penggunaan arsip aktif ; 8. Arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksnaan kegiatan Pemerintah ; b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 9. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara ; 10. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara ; 11. Arsip..

4 Arsip Dinamis Aktif yang selanjutnya disebut arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung terus menerus dipelrukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara ; 12. Arsip Dinamis In Aktif yang selanjutnya disebut arsip in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi negara sudah menurun. BAB II TATA KEARSIPAN Pasal 2 Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah meliputi kegiatan-kegiatan : 1. Penciptaan Naskah Dinas dengan sarana Tata Naskah dan pengurusan/pengendalian Naskah Dinas dengan sarana kartu kendali ; 2. Penataan Arsip/Bekas dengan sarana klasifikasi 3. Klasifikasi Arsip ; 4. Penyusutan Arsip dengan sarana jadwal retensi Arsip ; 5. Pengelolaan Arsip Media Baru ; 6. Pengelolaan dan layanan informasi Arsip dengan menggunakan media computer ; 7. Pemeliharaan dan perawatan Arsip. BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Pasal 3 Dalam menunjang kelancaran penyelenggaraan Pemerintahan dan penyelamatan bahan pertanggungjawaban bagi Pemerintah Daerah, semua Instansi wajib menyelenggarakan tata kearsipan. Pasal 4 Tata Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, dilaksanakan berdasarkan petunjuk teknis sebagaimana tercantum dalam Lampiran I sampai dengan VIII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dengan Peraturan ini. Pasal 5 Masing-masing Instansi menyediakan sarana dan prasarana kearsipan sesuai kebutuhan dengan memperhatikan standarisasi dan persyaratan sesuai teknis peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pasal

5 - 5 - Pasal 6 (1) Penyusutan Arsip dilaksanakan dengan cara : a. Pemindahan Arsip yaitu : 1. Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Instansi, sekurang-kurangnya satu kali dalam 1 (satu) tahun. 2. Pemindahan Arsip dari Instansi ke Kantor Arsip Daerah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali dalam 2 (dua) tahun. b. Penyerahan Arsip Statis dari Pemerintah Daerah ke Arsip Nasional dilaksanakan sekurng-kurangnya satu kali dalam 10 (sepuluh) tahun. c. Pemusnahan Arsip yang tidak bernilai guna (2) Masing-masing Unit Kerja yaitu Bagian di Sekretariat Daerah, Bidang/Sub Dinas pada Instansi, dapat diadakan pusat penyimpanan Arsip Dinamis Aktif (Central File) yang berfungsi memberikan layanan informasi kepada Pimpinan di Unit Kerja yang bersangkutan. BAB IV PEMBINAAN Pasal 7 Dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan kearsipan dan penyelamatan bahan pertanggungjawaban penyelenggaraan Pemerintahan Daerah, dilakukan pembinaan kearsipan secara terpadu dibawah koordinasi Kantor Arsip Daerah. Pasal 8 Unit kearsipan pada masing-masing Instansi berkewajiban untuk melakukan pembinaan mengenai pengurusan surat, penataan, pemeliharaan dan perawatan, penginventarisasian dan pemindahan Arsip-arsip In-aktif ke Kantor Arsip Daerah serta melakukan koordinasi dengan unit Pengolah. Pasal 9 Selain pembinaan tentang Penyelenggaraan pelaksanaan Tata Kearsipan, dilakukan pula pembinaan terhadap Tenaga Kearsipan meliputi pemberian tunjangan, jaminan kesehatan, pendidikan dan pelatihan, jaminan karier dan pembinaan kepegawaian pada umumnya sesuai peratuan perundang-undangan yang berlaku. BAB V KETENTUAN PENUTUP Pasal 10 Dengan berlakunya Peraturan Bupati ini, maka Keputusan Bupati Tangerang Nomor 8 Tahun 2001 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang, dinyatakan tidak berlaku. Pasal..

6 Pasal 11 Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya dan memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Tangerang. Ditetapkan di Tigaraksa pada tanggal BUPATI TANGERANG Ttd. H. ISMET ISKANDAR Diundangkan di Tigaraksa pada tanggal SEKRETARIS DAERAH Ttd. H. HERMANSYAH BERITA DAERAH KABUPATEN TANGERANG TAHUN 2009 NOMOR 26