SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR DENGAN METODE ALPHABETICAL FILING SYSTEM DAN CHRONOLOGIS SYSTEM

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR DENGAN METODE ALPHABETICAL FILING SYSTEM DAN CHRONOLOGIS SYSTEM (Studi Kasus : Dinas Perhubungan Kota Medan) Lukmanul Hakim Hrp [1], Syahril Efendi [2], Sajadin Sembiring [3] 1,2,3 Jurusan Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknik Harapan Jl. HM Joni No 70 C Medan penulis@gmail.com [1], doping1@gmail.com [2], doping2@gmail.com [3] Abstrak Dokumen arsip merupakan dokumen yang sangat berharga bagi instansi maupun perusahaan. Arsip dokumen dapat hilang baik oleh ulah manusia maupun peristiwa seperti kebakaran, kebanjira, dan sebagainya. Oleh karena itu perlu dibangun sebuah aplikasi untuk mengatasi permasalahan tersebut. Sistem informasi manajemen kearsipan adalah aplikasi yang dibangun untuk mengelola arsip secara digital. Dengan aplikasi ini dapat mempermudah dalam pencarian dokumen, tempat penyimpanan, dan menampilkan dokumen dalam bentuk softcopy. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan metode kearsipan Alphabetical Filing System dan Chronology System. Alphabetical Filing System adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sedangkan Chronologis System adalah sistem yang susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal, kata tangkap pada sistem ini yaitu tahun. Kata Kunci : Arsip, Alphabetical Filing System, Chronology System Abstract Archive document is a document that is very valuable for agencies and companies. Archived documents can be lost either by human activities or events such as fires, kebanjira, and so forth. Therefore, it is necessary to build an application to overcome these problems. Archival information management system is an application built for managing digital archives. With this application can simplify the search for documents, storage, and display documents in softcopy. This application is built using archival Alphabetical Filing System and Chronology System. Alphabetical Filing System is a system of storage and retrieval of records alphabetically. While Chronologis System is a system which records the arrangement is set based on time such as year, month, and date, said fishing on this system that year. Keywords : Archive, Alphabetical Filing System, Chronology System 1. Pendahuluan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (PP 28 Tahun 2012). Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah institusi. Semua kegiatan yang dilakukan oleh institusi tersebut, baik itu berupa proposal, suratmenyurat maupun dokumen-dokumen lain akan menjadi arsip. Informasi yang terekam tersebut merupakan bukti dan juga memori bagi institusi yang bersangkutan.arsipakan terus bertambah seiring berjalannya waktu serta semakin kompleksnya kegiatan dan fungsi institusi. Oleh karena itu, arsip perlu ditata dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan produktif demi kemajuan institusi. Tentu saja hal tersebut harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar sehingga arsip tetap terjaga keutuhan informasi maupun fisiknya. Sebelum teknologi informasi berkembang seperti saat sekarang ini, pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional. Hal ini tentu saja sangat merepotkan dan menyulitkan pihak pengelolah untuk melihat ataupun mengontrol data yang ada pada institusinya. Ada beberapa instansi juga dengan menggunakan filling cabinet, pegawai sering mengalami kesulitan ketika ingin mencari suatu arsip ketika diperlukan pada waktu-waktu tertentu. Karena harus mencari arsip yang 1

2 dibutuhkan satu persatu pada filling cabinet secara manual. Selain itu dalam proses pembuatan laporan, sering terjadi kesalahan pencatatan. Karena harus memeriksa dan mencatat data arsip satu persatu secara manual. Semakin berkembangkan dunia digital, pada perlu dilakukan pembenahan terhadap arsip dengan cara membuat sebuah aplikasi arsip. Aplikasi arsip adalah aplikasi yang digunakan untuk mempermudah dalam tata kelola arsip, mencari arsip, dan menyimpannya secara digital. Untuk menyimpan arsip dibutuhkan database yang dapat menyimpan file-file arsip. Namun sebelumnya dilakukan proses scanning, yaitu proses mengubah file dokumen dari kertas menjadi file digital dalam bentuk file gambar. Aplikasi yang akan dibangun dirancang pada penelitian dengan menggunakan metode Alphabetical Filling System Dan Chronologis System. Metode ini digunakan untuk pengarsipan. Alphabetical Filing System adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini semua arsip diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi, atau kantor. Dalam menggunakan sistem abjad dibutuhkan mengindeks yaitu cara menemukan dan menentukan ciri/tanda dari sesuatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk/tanda pengenal untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan [1]. Sedangkan metode Chronologis System adalah sistem yang susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal, kata tangkap pada sistem ini yaitu tahun [1]. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraian di atas, yang menjadi rumusan masalah adalah manajemen arsip secara manual sangat tidak efektif dan efisien, karena membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang cukup besar dalam pengelolaannya. Sehingga diperlukan sebuah sistem yang berbasis komputer dalam pengelola arsip tersebut. Agar pembahasan dapat dilakukan sesuai kebutuhan pengguna, maka dalam penelitian ini penulis membatasi masalah yang akan dibahasadalah aplikasi hanya menangani pengarsipan untuk dokumen surat-menyurat dan file-file penting lainnya yang berbentuk file pdf ataupun file gambar seperti jpeg, tiff, dan file gambar lainnya, aplikasi dibangun berbasis web dengan menggunakan bahasa pemprograman PHP dan MySQL sebagai database tempat penyimpanannya, aplikasi hanya dapat digunakan oleh staff pegawai yang berwenang yang memiliki hak akses dalam aplikasi, aplikasi menggunakan metode Alphabetical Filling System dan Chronologis System dalam sistem penyimpanan kearsipan. Dengan mengacu pada identifikasi masalah maka tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan skripsi ini adalah membantu pengolahan data arsip, menyimpan data dalam bentuk file sehingga aman terhadap bencana yang tidak diinginkan seperti banjir ataupun kebakaran yang dapat menghilangkan data dokumen arsip tersebut, memudahkan proses pencarian data arsip dengan cepat dan akurat, terutama terhadap data arsip yang lama dan meningkatkan pelayanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan arsip tersebut. Adapun manfaat dari pembuatan perangkat lunak pada penelitian ini adalah dapat meningkatkan kinerja perusahaan ataupun instansi pemerintah dan swasta dalam pelayanan yang dilakukan dengan cepat dan akurat, serta sebagai bahan refrensi bagi peneliti selanjutnya agar dapat dikembangkan lagi. Bagi penulis, manfaat penelitian ini untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang tata kelola manajemen arsip. 2. Metodologi Penelitian Metodologi dalam penelitian ini adalah dengan melakukan pembelajaran literatur melalui landasan teori, menganalisis sistem, perancangan dan pengujian sistem. Dengan melakukan metode ini penulis dapat merancang sistem dengan terarah dan dapat dikerjakan sesuai target dari jadwal yang telah ditentukan. Dalam penelitian ini ada beberapa landasan teori yang digunakan untuk merancang aplikasi ini. Teoriteori yang akan dikemukakan merupakan dasardasar penulis untuk meneliti masalah-masalah yang akan dihadapi penulis pada pelaksanaan pengumpulan data dalam penelitian ini. Suatu system dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau variabel yang terorganisir dan saling tergantung satu sama lain. Secara umum pengertian system merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu [2]. Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin, dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan sistem, yaitu sistem yang lebih menekankan pada prosedur dan yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya. Sistem menurut pendekatan prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan sistem menurut pendekatan komponen atau elemennya adalah kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu [3]. Menurut Sutarman, Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama [4]. Sedangkan menurut Tatang Sutabri secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain, dan terpadu [5]. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. 2

3 Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu di dalam dunia bisnis. Bisnis adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi [5]. Menurut Sutarman, Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya [4]. Menurut Situmorang, Data adalah things known or assumed, yang berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap [6]. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, maksud dari kalimat tersebut yaitu bahwa informasi sangat penting pada suatu organisasi. Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang [5]. Menurut Sutarman, Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima [4]. Dan menurut McLeod dalam Yakub, Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya [7]. Sistem informasi adalah suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan [8]. Kata arsip dalam bahasa belanda disebut dengan archief, dalam bahasa ingris disebut archive, dalam bahasa latin, arsip disebut dengan archivum, atau archium. Sedangkan dalam bahasa yunani disebut dengan arche yang berarti permulaan. Kata arche dalam bahasa yunani berkembang manjadi kata archia yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata arsipcheton yang berarti gedung pemerintahan [9]. Metode Alphabetical Filing System adalah metode penyimpanan arsip dengan menggunakan metode penyusunan secara abjad atau alfabetis (menyusun nama dalam urutan nama-nama mulai dari A dampai dengan Z). Sistem abjad lebih cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama organisasi, nama lokasi/tempat, nama benda dan masalah/subyek. Dalam menggunakan sistem abjad dibutuhkan mengindeks yaitu cara menemukan dan menentukan ciri/tanda dari sesuatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk/tanda pengenal untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan [10]. Chronological filing system adalah suatu sistem penyimpanan atau pencarian arsip dimana arsiparsip disusun berdasarkan urutan waktu (dari tanggal, bulan, tahun yang tertera di surat) yang dijadikan pokok/judul surat adalah tanggal, bulan, tahun dibuatnya surat tersebut [10]. Berikut algoritma metode alphabetic dan chronologi dalam bentuk Flowchart sistem. 1. Flowchart Sistem Metode Alphabetical Filing System Gambar 1. Flowchart Diagram Alphabetical Filing System 2. Flowchart Sistem Metode Chrolonogis System Gambar 2. Flowchart Sistem Chronologys System Flowchart Login adalah penjelasan proses login dengan menggunakan Flowchart sistem. Berikut adalah gambar Flowchart sistem login. 3

4 Gambar 3. Flowchart Login Input data adalah proses penginputan data dan penyimpanan data yang diinputkan ke dalam sistem. Untuk proses input data digambar Flowchart sistem berikut. Gambar 5. Flowchart Sistem Edit Data Hapus Data adalah kegiatan pengelolaan data untuk menghapus data dari sistem. Berikut proses Hapus Data dengan menggunakan Flowchart sistem. Gambar 4. Flowchart Sistem Input Data Edit data adalah proses pengelolaan data untuk mengubah data. Proses edit data ini digambarkan dalam bentuk flowchart sistem. Berikut gambar flowchart untuk edit data. Gambar 6. Flowchart Hapus Data 3. Hasil dan Pembahasan Dari perancangan yang dilakukan sebelumnya, maka hasil yang didapat akan dijelaskan pada sub bab ini mulai dari tampilan sampai dengan hasil yang didapat. 4

5 Halaman utama tampil ketika login berhasil dilakukan. Pada halaman ini terdapat beberapa menu untuk melakukan pengolahan data. Berikut tampilan halaman utama untuk administrator. Untuk menambahkan data surat keluar, pengguna dapat memilih tombol Tambah Data, untuk melihat secara detail surat keluar. Tombol Edit digunakan untuk mengedit data surat keluar dan tombol Hapus untuk menghapus data. Selain surat masuk dan surat keluar ada dokumen lainnya yang dapat dikelola pada sistem ini. Pada halaman ini pengguna dapat menambahkan data dokumen, mengedit dan menghapus, serta dapat melihat secara detail dokumen yang dipilih. Gambar 7. Tampilan Halaman Utama Halaman data surat masuk adalah halaman yang dapat digunakan untuk mengelola data surat masuk. Pada halaman ini pengguna dapat menambahkan surat masuk, mengedit dan menghapus, serta dapat melihat secara detail dokumen yang dipilih. Gambar 8. Tampilan Halaman Data Surat Masuk Untuk menambahkan data surat masuk, pengguna dapat memilih tombol Tambah Data, untuk melihat secara detail surat masuk. Tombol Edit digunakan untuk mengedit data surat masuk dan tombol Hapus untuk menghapus data. Halaman data surat keluar adalah halaman yang dapat digunakan untuk mengelola data surat keluar. Pada halaman ini pengguna dapat menambahkan surat keluar, mengedit dan menghapus, serta dapat melihat secara detail dokumen yang dipilih. Gambar 10. Tampilan Halaman Data Dokumen Arsip Untuk menambahkan data dokumen arsip, pengguna dapat memilih tombol Tambah Data, untuk melihat secara detail surat keluar. Tombol Edit digunakan untuk mengedit data surat keluar dan tombol Hapus untuk menghapus data. Halaman pencarian merupakan halaman yang dapat digunakan untuk mencari dokumen yang diinginkan, baik surat masuk, surat keluar ataupun dokumen lainnya yang tersimpan. Pada pencarian dokumen dilakukan menggunakan dua metode yaitu Alphabetical Filing System dan Chronology Sistem. Gambar 11. Pencarian dengan Alphabetical Filing System Gambar di atas adalah gambar tampilan interface untuk pencarian dokumen dengan sistem alfabet. Yaitu melakukan pencarian berdasarkan nama dokumen dengan alfabetic system. Pengguna dapat menginputkan huruf awal atau kata yang dicari pada kotak pencarian dan tekan tombol Cari Data untuk melakukan proses pencarian. Jika data yang dicari ada maka akan menampilkan data dalam tabel. Gambar 9. Tampilan Halaman Data Surat Keluar 5

6 Gambar 12. Pencarian Data dengan Chronology System Pencarian data dengan Chronology System adalah pencarian arsip berdasarkan kronologi dari arsip tersebut. pencarian dilakukan terhadap tanggal kronologi arsip tersebut. Inputkan tanggal yang dicari pada kotak pencarian dan tekan tombol Cari Data. Jika data yang dicari ada, maka akan tampil pada tabel. 4. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil analisis, perancangan dan implementasi sistem adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi manajemen kearsipan merupakan suatu sistem pengolahan data dokumen yang memanfaatkan teknologi komputerisasi. 2. Aplikasi ini dibangun untuk mempermudah dalam tata kelola arsip. Dapat menghemat ruang dan waktu. 3. Sistem ini dibangun dengan menggunakan metode Alphabetical Filing System dan Chronology Sistem yaitu metode untuk manajemen kearsipan. Dengan menggunakan metode ini proses pencarian akan lebih cepat berdasarkan nama dan tanggal kronologi. 4. Dokumen dalam bentuk hardcopy dapat discan menggunakan scanner dan kemudian dapat diupload ke dalam sistem menggunakan aplikasi ini, agar dapat melihat dokumen tanpa harus mencari di tempat penyimpanan. 5. Aplikasi ini juga dapat menampilkan tempat penyimpanan dokumen sehingga jika ingin melakukan pencarian terhadap dokumen asli dapat dengan mudah dicari. [2] Gupta, Hitesh, 2011, Management Information System, New Delhi. International Book House. [3] Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2013, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu. Yogyakarta. [4] Sutarman, 2012, Pengantar Teknologi Informasi, Jakarta: Bumi Aksara. [5] Tata Sutabri, 2012, Analisis Sistem Informasi, Andi. Yogyakarta [6] Situmorang, 2010, Buku Analisis Data. Medan: Katalog Dalam Terbitan (KTD). [7] Yakub, 2012, Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu. [8] Agus Mulyanto, 2011, Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Pustaka Pelajar.Yogyakarta [9] Priansa, Donni Juni, 2014, Kesekretarisan, Bandung: Alfabeta. [10] Andry Rizki H, 2012, Aplikasi Absensi Pegawai berbasis Web Di Lingkungan Badan perpustakaan Arsip Dan pengembangan Sistem Informasi Kabupaten Bandung, Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia, Bandung Daftar Pustaka [1] Silfiyanti, 2015, Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif Pada Bagian Hukum Di Pengadilan Tinggi Padang, Program Studi Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan FBS Universitas Negeri Padang, Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 4, No. 1, September 2015, Seri C 6